ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ КОМИТЕТА ЮСТИЦИИ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ



КОМИТЕТ ЮСТИЦИИ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 22 января 2019 г. № 21-ОД

ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ МЕТОДИЧЕСКОЙ КОМИССИИ КОМИТЕТА ЮСТИЦИИ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с Законом Псковской области от 13.01.2006 № 524-ОЗ «Об архивном деле в Псковской области», Положением о Комитете юстиции Псковской области, утвержденным постановлением Администрации области от 17.08.2009 № 308, и в целях организации проведения экспертизы ценности документов и принятия решений о включении их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также рассмотрения вопросов методического обеспечения деятельности Государственного казенного учреждения Псковской области «Государственный архив Псковской области» и муниципальных архивов Псковской области приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

Положение об экспертно-проверочной методической комиссии Комитета юстиции Псковской области;

Регламент работы экспертно-проверочной методической комиссии Комитета юстиции Псковской области;

Состав экспертно-проверочной методической комиссии Комитета юстиции Псковской области.

2. Признать утратившим силу приказ Главного государственного управления юстиции Псковской области от 05.05.2015 № 89-ОД «Об экспертно-проверочной и методической комиссии Главного государственного управления юстиции Псковской области».

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Комитета юстиции Псковской области В.П.Волкову.

Председатель Комитета

С.В.ШЕРСТОБИТОВ

Утверждено

приказом Комитета юстиции

Псковской области

от 22 января 2019 г. № 21-ОД

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертно-проверочной методической комиссии Комитета юстиции Псковской области

1. Общие положения

1.1. Экспертно-проверочная методическая комиссия (далее также - ЭПМК, комиссия) Комитета юстиции Псковской области (далее - Комитет) создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов, а также рассмотрения вопросов методического обеспечения деятельности Государственного казенного учреждения Псковской области «Государственный архив Псковской области» (далее - ГКУ ПО «ГАПО») и муниципальных архивов Псковской области (далее - муниципальные архивы).

1.2. ЭПМК является постоянно действующим совещательным органом. Функции, права и организация работы ЭПМК определяются настоящим Положением, которое утверждается приказом Комитета.

Решения ЭПМК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения председателем Комитета.

1.3. Персональный состав ЭПМК утверждается приказом Комитета.

В состав ЭПМК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа специалистов отдела контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Комитета (далее - отдел контроля Комитета), ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов. При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, являющихся источниками комплектования ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов (далее - источники комплектования) по согласованию с руководителями данных органов и организаций.

1.4. Председателем ЭПМК назначается начальник отдела контроля Комитета.

1.5. ЭПМК осуществляет свою работу во взаимодействии с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее - ЦЭК, ЭК) источников комплектования, а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Росархиве).

1.6. В своей работе ЭПМК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, решениями ЦЭПК при Росархиве, настоящим Положением.

1.7. Для выработки решений по вопросам, требующим специальных знаний, при ЭПМК создается группа экспертов, состав которой утверждается приказом Комитета по представлению председателя ЭПМК. Эксперты выступают содокладчиками членов ЭПМК по вопросам экспертизы ценности документов, отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, включения организаций и граждан в списки источников комплектования ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов, а также другим вопросам.

2. Функции ЭПМК

2.1. ЭПМК осуществляет следующие функции:

2.1.1. рассматривает и принимает решения об утверждении:

описей дел, документов постоянного хранения;

перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

оценочных описей, составленных ГКУ ПО «ГАПО» или муниципальными архивами на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;

описей копий архивных документов, хранящихся в ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивах на правах подлинников;

описей особо ценных дел, документов;

перечней номеров (номерников) особо ценных дел, документов;

переработанных описей дел, документов;

описей дел, документов, созданных ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальными архивами в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивах, не подлежащих хранению;

2.1.2. ЭПМК рассматривает и принимает решения о согласовании:

списков источников комплектования, изменений и дополнений к ним;

списков граждан, выступающих источниками комплектования ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов, изменений и дополнений к ним;

описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальными архивами по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в указанные архивы в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

примерных и индивидуальных номенклатур дел источников комплектования;

положений об архивах и экспертных комиссиях, иных нормативных правовых актов по архивному делу источников комплектования;

инструкций по делопроизводству источников комплектования;

актов об утрате документов в источниках комплектования;

актов о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования;

актов описания архивных документов в ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивах;

актов переработки и усовершенствования описей в ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивах;

положения об Экспертно-методической комиссии ГКУ ПО «ГАПО»;

проектов методических пособий, рекомендаций, инструкций, положений, памяток по вопросам экспертизы ценности и другим основным направлениям деятельности, подготовленных отделом контроля Комитета, ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальными архивами;

предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;

2.1.3. ЭПМК рассматривает:

предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

предложения организаций-источников комплектования ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

планы и отчеты о работе ЭПМК, планы и отчеты о работе Экспертно-методической комиссии ГКУ ПО «ГАПО»;

планы и результаты научно-исследовательской работы ГКУ ПО «ГАПО», в том числе вопросы, связанные с подготовкой архивных справочников, сборников документов и т.п.;

проекты учебных программ и пособий по повышению квалификации сотрудников ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов, архивов органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций;

иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов;

вопросы, связанные с практической работой по основным направлениям деятельности ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов;

2.1.4. координирует методическую деятельность ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов;

2.1.5. осуществляет работу по изучению, обобщению передового опыта в сфере архивоведения, документоведения, археографии и его внедрению в практику работы ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов.

3. Права ЭПМК

3.1. ЭПМК имеет право:

давать рекомендации в пределах своей компетенции ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальным архивам, организациям, выступающим источниками комплектования ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов по вопросам экспертизы ценности документов, а также другим направлениям их деятельности;

приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов, представителей органов и организаций, выступающих источниками комплектования ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов, научных и иных организаций;

не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

Утвержден

приказом Комитета юстиции

Псковской области

от 22 января 2019 г. № 21-ОД

РЕГЛАМЕНТ

работы экспертно-проверочной методической комиссии Комитета юстиции Псковской области

Экспертно-проверочная методическая комиссия (далее также - ЭПМК, комиссия) Комитета юстиции Псковской области (далее - Комитет) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПМК, утвержденного приказом Комитета.

1. Планирование работы ЭПМК

1.1. ЭПМК организует свою работу в соответствии с годовым планом и графиком проведения заседаний.

1.2. При разработке годового плана работы ЭПМК учитываются основные направления развития архивного дела в Псковской области, предложения Государственного казенного учреждения Псковской области «Государственный архив Псковской области» (далее - ГКУ ПО «ГАПО»), муниципальных архивов, членов ЭПМК.

1.3. Предложения к годовому плану работы ЭПМК представляются до 1 декабря текущего года председателю ЭПМК, который составляет проект плана. Проект годового плана рассматривается на последнем в году заседании ЭПМК, после чего утверждается председателем Комитета.

2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПМК

2.1. Организация подготовки всех вопросов, поступивших на рассмотрение ЭПМК, осуществляется секретарем и членами ЭПМК.

2.2. Ведение делопроизводства ЭПМК возлагается на секретаря ЭПМК.

2.3. Все документы представляются на рассмотрение ЭПМК не позднее чем за 10 дней до дня заседания. Документы, поступившие позже указанного срока, рассматриваются на следующем заседании.

2.4. Секретарь ЭПМК организует ознакомление с документами членов ЭПМК. Члены ЭПМК рассматривают документы до дня, предшествующего дню заседания. При необходимости срок рассмотрения продлевается. Имеющиеся замечания излагаются письменно в заключении и вместе с представленными документами передаются секретарю ЭПМК за день до дня заседания комиссии.

2.5. Поступающие на рассмотрение ЭПМК документы от ГКУ ПО «ГАПО», муниципальных архивов и других организаций должны быть оформлены с учетом действующих нормативных требований, а также в соответствии с Примерным перечнем основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета юстиции Псковской области, который приведен в приложении к Регламенту работы экспертно-проверочной методической комиссии Комитета юстиции Псковской области и является его неотъемлемой частью.

3. Подготовка и проведение заседаний ЭПМК

3.1. ЭПМК осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом и графиком проведения заседаний не реже одного раза в два месяца. Внеочередные заседания могут созываться в случаях возникновения вопросов, требующих безотлагательного решения.

3.2. ЭПМК может проводить выездные заседания в муниципальных районах области и крупных организациях-источниках комплектования, а также совместные заседания ЭПМК и центральных экспертно-проверочных комиссий (далее - ЦЭК) и экспертных комиссий (далее - ЭК) государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (по согласованию).

3.3. Проекты решений ЭПМК представляются секретарю комиссии не позднее чем за 3 дня до дня заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня в порядке исключения только с разрешения председателя ЭПМК.

3.4. Председатель ЭПМК принимает решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЭПМК. В этом случае сроки представления материалов и проекта решения устанавливаются председателем ЭПМК.

3.5. Специалисты Комитета, ГКУ ПО «ГАПО», муниципальных архивов, представляющие проекты решений ЭПМК, обязаны согласовать их со всеми заинтересованными лицами и организациями.

3.6. Проекты совместных решений ЭПМК и ЦЭК - ЭК организаций готовятся кураторами соответствующих организаций совместно с их представителями. Совместные решения оформляются датой их принятия на ЭПМК.

3.7. Ответственность за качество представляемых проектов решений и документов к ним, а также их обоснованность возлагается на исполнителей, внесших проект решения.

3.8. Повестка дня очередного заседания ЭПМК составляется секретарем ЭПМК и передается вместе с документами к заседанию председателю ЭПМК, а также направляется членам комиссии не позднее чем за 2 дня до дня заседания.

3.9. Время для докладов на заседаниях ЭПМК предоставляется в пределах 10 минут, для содокладов - до 5 минут.

3.10. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем комиссии. Протокол должен быть подписан председателем, секретарем комиссии и представлен на утверждение председателю Комитета в течение 25 дней после дня заседания.

3.11. Проекты решений ЭПМК доводятся до сведения присутствующих на заседании членов комиссии и обсуждаются, после чего проходит голосование по принимаемому решению.

Заседание ЭПМК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Решения ЭПМК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПМК.

3.12. Особые мнения членов ЭПМК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

3.13. Право решающего голоса имеют только члены ЭПМК. Приглашенные эксперты имеют право совещательного голоса.

3.14. Решения ЭПМК вступают в силу после утверждения протокола ЭПМК председателем Комитета.

4. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПМК

4.1. Вид контроля и сроки представления информации о выполнении решений ЭПМК (при необходимости) определяются в тексте решения.

Снятие с контроля решений ЭПМК осуществляется председателем ЭПМК.

Поставленные на контроль решения концентрируются в контрольно-справочной картотеке ЭПМК, которую ведет секретарь ЭПМК.

4.2. Секретарь ЭПМК организует оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков выполнения решений, систематически информирует ЭПМК о ходе их выполнения.

4.3. Решения ЭПМК, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов) доводятся до сведения заинтересованных организаций.

Приложение

к Регламенту работы ЭПМК

Комитета юстиции Псковской области

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета юстиции Псковской области

№ п/п

Вид документа, количество экземпляров

Приложение к основному документу, количество экземпляров

Примечание

1

Методические пособия, инструкции, рекомендации, памятки Комитета, ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов, 2 экз.

Рецензии членов ЭПМК, 2 экз.

2

Списки организаций-источников комплектования ГКУ ПО «ГАПО» и муниципальных архивов с пояснительной запиской, 2 экз.

Выписка из протокола ЭМК (для ГКУ ПО «ГАПО»), 2 экз.

3

Справка (экспертное заключение) ГКУ ПО «ГАПО», муниципального архива о включении организации в список источников комплектования, согласованная Экспертно-методической комиссией архива (для ГКУ ПО «ГАПО») и подписанная директором архива, подписанная уполномоченным лицом муниципального образования (для муниципального архива), 3 экз.

1. Историческая справка организации, 1 экз.;

2. Устав (положение) организации (копия), 1 экз.;

3. Номенклатура организации, 1 экз. (при ее отсутствии должен быть указан планируемый период представления на ЭПМК);

4. Проект соглашения о сотрудничестве в области архивного дела (для федеральных организаций), проект договора (для негосударственных и муниципальных организаций, органов местного самоуправления), 1 экз.

4

Справка (экспертное заключение) ГКУ ПО «ГАПО», муниципального архива об исключении организации из списка источников комплектования, согласованная Экспертно-методической комиссией архива (для ГКУ ПО «ГАПО») и подписанная директором архива, подписанная уполномоченным лицом муниципального образования (для муниципального архива), 1 экз.

1. Копия нормативного акта о прекращении деятельности организации (в случае ликвидации, реорганизации), 1 экз.;

2. Письмо организации на официальном бланке в произвольной форме об отказе от сотрудничества (только для негосударственных организаций) с гарантией обеспечения сохранности документов по личному составу, 1 экз.

5

Справка (экспертное заключение) ГКУ ПО «ГАПО», муниципального архива о необходимости внесения изменений в список источников комплектования, согласованная Экспертно-методической комиссией архива (для ГКУ ПО «ГАПО») и подписанная директором архива, подписанная уполномоченным лицом муниципального образования (для муниципального архива), 1 экз.

Копия нормативного акта, на основании которого вносятся изменения в список источников комплектования, 1 экз.

6

Номенклатура дел организации, 2 экз.

1. Заявление установленной формы, 2 экз.;

2. Выписка из протокола ЦЭК-ЭК организации или гриф согласования на проекте номенклатуры, 2 экз.;

3. Заключение соответствующего архива на проект номенклатуры, 2 экз.

7

Положение об экспертной комиссии, архиве организации, инструкция по делопроизводству, иной нормативный акт по архивному делу организации, 2 экз.

1. Заявление установленной формы, 2 экз.;

2. Выписка из протокола ЦЭК-ЭК организации или гриф согласования на проекте документа, 2 экз.;

3. Заключение соответствующего архива на проект документа, 2 экз.

8

Опись (годовой раздел описи дел) с необходимым научно-справочным аппаратом; сдаточная опись дел личного происхождения с исторической справкой о фондообразователе, 3 экз.

1. Выписка из протокола Экспертно-методической комиссии ГКУ ПО «ГАПО» при поступлении описи от источника комплектования ГКУ ПО «ГАПО»; заключение начальника архивного отдела при поступлении описи от источника комплектования муниципального архива,

2 экз.

2. Справка об отсутствии документов (в случае необходимости) за подписью руководителя организации, предоставившей опись, с изложением причин отсутствия документов, 2 экз.

9

Акт об утрате документов в организации-источнике комплектования

1. Письмо с изложением причин утраты документов и результатов работы по проведению их розыска за подписью руководителя организации, 1 экз.;

2. Заключения членов ЭПМК, 2 экз.

10

Предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, представляемые заинтересованными организациями в виде инициативного документа с мотивированным обоснованием предлагаемых изменений, 2 экз.

Решение ЦЭК - ЭК организации по этому вопросу, 1 экз.

Утвержден

приказом Комитета юстиции

Псковской области

от 22 января 2019 г. № 21-ОД

СОСТАВ

экспертно-проверочной методической комиссии Комитета юстиции Псковской области

Волкова

Валерия Павловна

-

начальник отдела контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Комитета юстиции Псковской области - председатель комиссии

Соколова

Татьяна Алексеевна

-

начальник отделения страхового фонда и аудиовизуальных документов ГКУ ПО «ГАПО» - заместитель председателя комиссии

Егорова

Наталья Александровна

-

консультант отдела контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Комитета юстиции Псковской области - секретарь комиссии

Андреева

Ирина Ивановна

-

начальник отделения документов новейшей истории и по личному составу ГКУ ПО «ГАПО»

Васильева

Юлия Викторовна

-

архивист 1 категории отдела комплектования Архивного фонда и ведомственных архивов ГКУ ПО «ГАПО»

Васькова

Светлана Валентиновна

-

начальник отдела формирования, обеспечения сохранности и использования документов отделения страхового фонда и аудиовизуальных документов ГКУ ПО «ГАПО»

Гулина

Людмила Анатольевна

-

ведущий архивист отдела комплектования Архивного фонда и ведомственных архивов ГКУ ПО «ГАПО»

Зимина

Ирина Григорьевна

-

главный хранитель фондов ГКУ ПО «ГАПО»

Зиновьева

Полина Николаевна

-

архивист 1 категории отдела комплектования Архивного фонда и ведомственных архивов ГКУ ПО «ГАПО»

Ильина

Светлана Анатольевна

-

заместитель начальника отделения документов новейшей истории и по личному составу ГКУ ПО «ГАПО»

Исакова

Наталья Ивановна

-

заместитель директора по основной деятельности ГКУ ПО «ГАПО»

Киселева

Марина Александровна

-

начальник отдела обеспечения сохранности и формирования Архивного фонда отделения документов новейшей истории и по личному составу ГКУ ПО «ГАПО»

Кузьмин

Валерий Геннадьевич

-

директор ГКУ ПО «ГАПО»

Мудряк

Валентина Алексеевна

-

начальник отдела обеспечения сохранности дел и фондов ГКУ ПО «ГАПО»

Нестерова

Марина Петровна

-

главный архивист отдела обеспечения сохранности и формирования Архивного фонда отделения документов новейшей истории и по личному составу ГКУ ПО «ГАПО»

Хорошева

Галина Геннадьевна

-

архивист 1 категории отдела комплектования Архивного фонда и ведомственных архивов ГКУ ПО «ГАПО»

__________