ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ВОЛГОГРАДСКО...



34-2010-139

ПРИКАЗ

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

22 октября 2010г. №139

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

«Волгоградская правда», №214 от 17.11.2010г.

Изменения и дополнения:

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 20.01.2011г. №6, НГР: ru34000201100013

Утратил силу - Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №43, НГР: ru34000201200302

В соответствии с Федеральным Законом от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 №679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) и во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 18.05.2006 №554 «О проведении административной реформы в Волгоградской области в 2006-2010 годах», руководствуясь Положением о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области,

приказываю:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги «Обеспечение сохранности документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов».

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Комитета Сигаева С.С.

Председатель Комитета

Л.И. Будченко

УТВЕРЖДЕН

Приказом председателя

Комитета по управлению

архивами Администрации

Волгоградской области

от 22.10.2010г. №139

Административный регламент

по предоставлению государственными архивами Волгоградской области государственной услуги «Обеспечение сохранности документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов»

1.Общие положения

1. Административный регламент предоставления государственными архивами Волгоградской области государственной услуги «Обеспечение сохранности документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов» определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) государственных архивов Волгоградской области (далее - государственные архивы), а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления государственной услуги.

Государственная услуга включает в себя требования к порядку и качеству предоставления государственных услуг по обеспечению сохранности, режима хранения документов, находящихся на хранении в государственных архивах, выдачи дел для использования ретроспективной информации для обеспечения потребностей общества.

Получатели государственной услуги (пользователи)

2. Получателями государственной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, предприятия) и физические лица.

Требования к порядку предоставления государственной услуги

3. Порядок предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- организация хранения архивных документов в архивохранилищах;

- реставрация, восстановление поврежденных документов;

- выдача архивных документов из архивохранилищ;

- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;

- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

4. Информирование о порядке предоставления государственной услуги производится на официальном Internet-сайте архива, на странице Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области в разделе Портала администрации Волгоградской области ( ARH@,VOLGANET.RU).

5. По письменному запросу заинтересованного лица ответ направляется ему в письменном виде, электронной почтой либо через Internet-сайт в зависимости от способа обращения за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении этого заинтересованного лица.

6. Местонахождение государственных архивов:

Государственное учреждение «Государственный архив Волгоградской области» (ГУ «ГАВО»), почтовый адрес: Коммунистическая ул., д.ЗО,г.Волгоград, 400131, телефон:(8-442) 30-99-06; E-mail: volgogosarhv@coltel.ru.

Государственное учреждение «Центр документации новейшей истории Волгоградской области» (ГУ ЩЩИВО), почтовый адрес: Дымченко ул., 16,г.Волгоград , 400005, телефон: (8-442) 23-43-03; E-mail: gu cdnivo@vlpost.ru.

Государственное учреждение «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области» (ГУ «ГАДСПЗГВО», почтовый адрес: Дымченко ул., 16 ,г.Волгоград 400005, телефон: (8-442) 23-71-74; E-mail: gu dspz@mail.ru.

7. График работы государственных архивов:

понедельник - четверг 8.00 - 17.00

пятница 8.00- 16.00

суббота - воскресенье - выходные дни

8. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения пользователя;

- на странице Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области в разделе Портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru.

Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

9. «0беспечение сохранности документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов».

10. Настоящий стандарт устанавливает основные требования к объему и качеству предоставления государственных услуг по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, обеспечения режима хранения документов в государственных архивах Волгоградской области

11 .Для целей настоящего стандарта применяются следующие термины и определения:

стандарт качества оказания государственной услуги - перечень требований к оказанию государственной услуги, включающий характеристики процесса оказания, формы, содержания данной услуги и ( или) результаты оказания государственной услуги, значимые для потребителей государственной услуги;

потребители государственной услуги — физические и (или) юридические лица, в интересах которых осуществляется оказание государственной услуги;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Архивный фонд Волгоградской области - составная часть Архивного фонда Российской Федерации, исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия национальностей, народностей и этнических групп, проживающих на территории Волгоградской области;

Государственные архивы Волгоградской области - государственные учреждения, создаваемые администрацией Волгоградской области, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

обеспечение сохранности архивных документов — комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

дело (единица хранения)- физически обособленные архивный документ или архивные документы, заключенный(е) в обособленную папку, обложку.

реставрация документов — комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов.

учет документов - определение количества и состава документов Архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов в архиве в установленных единицах и отражение этого количества и состава в учетных документах.

особо ценные документы- документы, имеющие непреходящую культурно- историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

техническая обработка дел - комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов.

проверка наличия и состояния дел - проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной и технической обработки.

страховой фонд - совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации.

фонд пользования - совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов.

Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

12. Предоставление государственной услуги по обеспечению сохранности документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов осуществляется государственными архивами.

Результат предоставления государственной услуги

13. Результатом предоставления государственной услуги является проведение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению установленных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

Срок предоставления государственной услуги

14. Предоставление государственной услуги осуществляется на постоянной основе.

Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

15. Предоставление государственной услуги по обеспечению сохранности документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов (далее - государственная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации;

- Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 1993г. №5485-1 «О государственной тайне»

- Закон Волгоградской области от 31.12.2009 №1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»;

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2001 №19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007;

- Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998г. №51;

- Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (М, 2007);

- Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах М.,2006;

- Нормативные правовые документы Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области;

- Нормативные правовые документы государственного архива, утвержденные приказами директора;

- Устав государственного архива.

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

16. 0снованием для предоставления государственной услуги является акт приема-передачи документов на хранение, акт приема на хранение документов личного происхождения.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

17. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги служит отсутствие акта приема-передачи документов на хранение.

Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги

18. Государственные архивы осуществляют предоставление государственной услуги бесплатно, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами в сфере архивного дела.

Срок принятия документов на государственное хранение

19. Срок принятия документов на государственное хранение не должен превышать 3-х месяцев после окончания ведомственного хранения документов в архиве организации.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

20. 3дание, в котором предоставляется государственная услуга, должно быть оборудовано:

охранно-пожарной сигнализацией; средствами пожаротушения;

средствами оказания первой медицинской помощи.

21. Ожидающие прием заявители располагаются в фойе государственного архива, которое оборудовано столом, стульями, настольной лампой, бумагой и ручками для записи информации.

22. Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств.

23. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудованы компьютерами ( 1 компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

24. Организация приема по информированию о предоставлении государственной услуги осуществляется специалистами государственного архива на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.

Показатели доступности и качества государственной услуги

25. Получатели должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией, включающей сведения о наименовании и местонахождении архива, оказывающего услугу, режиме работы, перечне оказываемых услуг, изменениях в деятельности.

26. Порядок получения доступа к государственной услуге:

- консультации даются по всем видам связи: лично, по телефону, факсу, почтовой связи, электронной почте;

- личные консультации даются без очереди, при необходимости часы приема граждан для консультаций согласуются по телефону.

27. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- правовая база, на основании которой ведутся прием и хранение архивных документов;

- требования к оформлению документов, передаваемых на государственное хранение;

- требования к составлению и рассмотрению описей дел постоянного и долговременного сроков хранения;

- порядок приема на государственное хранение.

Размещение информации в местах предоставления услуги:

28. В архиве должна размещаться полная информация об услуге на информационных стендах, доступных для всех посетителей:

- характеристика услуги, область ее предоставления и правила пользования;

- наименование стандартов в области архивного дела, требованиям которых должны соответствовать услуги;

- возможность влияния потребителя на качество услуги;

- доступные средства для эффективного общения работников архива с потребителями (режим работы архива, номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заинтересованных лиц; номера телефонов контролирующих органов, почтовые адреса, адреса электронной почты, официальных сайтов учреждения).

29. Информирование о порядке предоставления государственной услуги производится на официальном Internet-сайте архива, на странице Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области на портале администрации Волгоградской области ( ARH@VOLGANET.RU).

Размещение информации в сети Интернет:

30. В сети Интернет на сайте архивных учреждений Волгоградской области и на сайте Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области должны быть размещены и поддерживаться в актуальном режиме:

- информация о наименовании, адресе и контактных телефонах государственных архивов;

- перечень услуг, оказываемых государственными архивами, в том числе платных (с указанием цен);

- текст стандарта государственной услуги;

- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

- бланки (формы) акта приема-передачи, заявления о приеме;

- режим приема граждан, организаций;

- перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

- информация о способах доведения получателями государственной услуги своих отзывов, замечаний и предложений о работе государственного архива, оказывающего услугу.

Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

31. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- организация хранения архивных документов в архивохранилищах;

- реставрация, восстановление поврежденных документов;

- выдача архивных документов из архивохранилищ;

- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;

- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

Последовательность действий при предоставлении государственной услуги отражена в блок-схеме.

Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

32. Нормативные условия хранения архивных документов в государственных архивах обеспечиваются созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в зданиях и помещениях государственных архивов, а также применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

33. Состав, расположение, оборудование помещений архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии.

34. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы, Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологический и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

35. Противопожарный режим в здании архива регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

36. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

37. Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

38. Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, предусматривающих в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также директор архива и его заместители. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 °С, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

39.Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения аудиовизуальных и электронных документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице:

Вид документа

Температура, град. С

Относительная влажность воздуха, %

черно-белые

цветные

черно-белые

цветные

Документы на кинопленке:

нитрооснова

не выше +10

не выше -5

40-50

40-50

безопасная основа

не выше +15

не выше -5

40-50

40-50

фотодокументы:

стекло

не выше +15

не выше -5

40-50

40-50

пленка

не выше +15

не выше -5

40-50

40-50

фотобумага

не выше +15

не выше -5

40-50

40-50

документы на

+8-+18

45-65

магнитной

ленте и

дисковых

носителях

В архивохранилище с нерегулируемым климатом осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/- 5 °С и относительной влажности воздуха 50 +/- 20%.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), по нормам: при комнатной системе - одна контрольная точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

40. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы размещаются в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк, на рабочих столах - 100 лк.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В архивохранилище с нормативным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

41. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативными для них режимами хранения.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

42. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, на каждую опись дел, документов отдельно. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1) и другие акты.

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Директор архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем (муниципальным архивом).

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 2), и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

43. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

- устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

- восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

- воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

- архивные документы на магнитной ленте:

- очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

- замене пересохших и покоробленных склеек;

- оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2 - 2,5 м;

- перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Целевые реставрационно-восстановительные работы проводятся с учетом годового плана работы государственного архива.

44. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе (приложение №3).

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов (приложение №4).

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

полистную проверку архивных дел .

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

45. Сроки выдачи архивных документов

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива

до трех месяцев - фондообразователям;

до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.

Выдача особо ценных документов осуществляется на срок не более двух недель.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения директора архива.

46. Оформление выдачи архивных документов

Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.

Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, который визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилище до истечения срока его хранения.

Срок выполнения административной процедуры - 2 дня.

(Абзац 5 пункта 46 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 20.01.2011г. №6, НГР: ru34000201100013.)

Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.

47.Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

С учетом возможных чрезвычайных ситуаций (объявление степеней готовности гражданской обороны, введение в действие планов гражданской обороны, объявление режима чрезвычайного положения, пожары, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на деятельность государственных архивов и др.) государственные архивы разрабатывают планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Выполнение в государственных архивах мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется руководителем государственного архива, технический контроль осуществляет работник государственного архива в соответствии с приказом руководителя государственного архива.

Формы контроля за исполнением административного регламента

48. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется директором архива, либо уполномоченным лицом, назначаемым приказом директора.

49. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги осуществляет начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов.

Организация работы осуществляется постоянно.

(Абзац 2 пункта 49 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 20.01.2011г. №6, НГР: ru34000201100013.)

50. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Проверки проводятся по конкретному обращению пользователя, содержащего жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

(Абзац 2 пункта 50 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 20.01.2011г. №6, НГР: ru34000201100013.)

51. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

52. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми (в случае обращения пользователя, содержащего жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц (пункт 52 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 20.01.2011г. №6, НГР: ru34000201100013).

53. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в полугодовых и годовых отчетах работы государственных архивов Волгоградской области (пункт 53 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 20.01.2011г. №6, НГР: ru34000201100013).

54. Исключен - Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 20.01.2011г. №6, НГР: ru34000201100013.

55. Пользователь может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента.

56. Действия (бездействие) и решения специалистов государственных архивов могут быть обжалованы:

- Руководителю государственного архива;

- Председателю Комитета;

- в судебном порядке.

57. Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество,

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись, дату.

58. В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

59. Руководитель государственного архива:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

60. Ответ на жалобу подписывается руководителем государственного архива, его заместителями.

61. Ответ на жалобу, поступившую в государственный архив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

62. Письменная жалоба, поступившая в государственный архив, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации жалобы.

63 .В исключительных случаях руководитель государственного архива, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.

64. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

65. Государственный архив при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

66. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

67. Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Комитет. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.

Личный прием граждан председателем Комитета, руководителями государственных архивов осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан:

График личного приема граждан председателя Комитета:

второй, четвертый понедельник месяца с 16.00 до 17.00 час. Предварительная запись осуществляется по телефону: 30-99-21

График личного приема директора Государственного учреждения «Государственный архив Волгоградской области»:

понедельник, среда, пятница с 10.00 до 12.00 час.

График личного приема директора Государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Волгоградской области»: вторник, четверг с 10.00 до 12.00 час.

График личного приема директора Государственного учреждения «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области»:

понедельник, вторник, четверг с 10.00 до 12.00 час.

Предварительная запись осуществляется по телефонам, указанным в пункте 6 настоящего административного регламента.

Информация о графике личного приема размещается на информационных стендах в Комитете и государственных архивах.

При личном приеме содержание обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

(Абзацы пункта 67 введены Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 20.01.2011г. №6, НГР: ru34000201100013.)

Приложение №1

_____________________

  (название архива)

            АКТ                               УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________                       Директор ____________________

  (дата)                                                 (название архива)

о неисправимых повреждениях                   Подпись           Расшифровка

архивных документов                                             подписи

                                              Дата

                                              Фонд N ___________

Название фонда ____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо поврежденными

┌────┬──────┬──────┬──────────────┬────────┬─────────────────┬────────────┐

│ N  │Номер │Номер │  Заголовок   │Крайние │Количество листов│  Сущность  │

│п/п │описи │ ед.  │ поврежденной │  даты  │(время звучания, │ и причины  │

│    │      │ хр.  │   ед. хр.    │        │     метраж)     │повреждения │

├────┼──────┼──────┼──────────────┼────────┼─────────────────┼────────────┤

│ 1  │  2   │  3   │      4       │   5    │        6        │     7      │

├────┼──────┼──────┼──────────────┼────────┼─────────────────┼────────────┤

│    │      │      │              │        │                 │            │

│    │      │      │              │        │                 │            │

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _________________________ ед. хр.

                                                  (цифрами

                                                 и прописью)

Начальник отдела __________________________________________________________

                            (подпись, расшифровка подписи)

Заведующий архивохранилищем _______________________________________________

                                    (подпись, расшифровка подписи)

Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду __________________

___________________________________________________________________________

Эксперты: _________________________________________________________________

               (наименование должностей экспертов, подписи,

                        расшифровка подписей, дата)

_______________ __________________________________

(N и дата приказа директора архива о снятии неисправимо

поврежденных архивных документов с учета)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование

должности

работника                     Подпись                   Расшифровка подписи

Дата

Приложение №2

ФОРМА

АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ

Формат А4 (210 x 297)

_____________________

  (название архива)

            АКТ                               УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________                       Директор ____________________

  (дата)                                                 (название архива)

о необнаружении архивных                      Подпись           Расшифровка

документов, пути розыска                                        подписи

которых исчерпаны                             Дата

                                              Фонд N ___________

В   результате   _____________________   установлено   отсутствие  в  фонде

перечисленных  ниже  архивных  документов.  Предпринятые  архивом  меры  по

розыску  положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным

снять с учета:

┌────┬────────┬──────┬───────────┬─────────┬───────────────┬──────────────┐

│ N  │ Номер  │Номер │ Заголовок │ Крайние │  Количество   │Предполагаемые│

│п/п │ описи  │ ед.  │  ед. хр.  │  даты   │ листов (время │   причины    │

│    │        │ хр.  │           │         │   звучания,   │  отсутствия  │

│    │        │      │           │         │    метраж)    │              │

├────┼────────┼──────┼───────────┼─────────┼───────────────┼──────────────┤

│ 1  │   2    │  3   │     4     │    5    │       6       │      7       │

├────┼────────┼──────┼───────────┼─────────┼───────────────┼──────────────┤

│    │        │      │           │         │               │              │

│    │        │      │           │         │               │              │

Итого _____________________________________________________________ ед. хр.

                      (цифрами и прописью)

    Содержание   утраченных   архивных  документов  может   быть   частично

восполнено следующими ед. хр.:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Начальник отдела              Подпись                   Расшифровка подписи

Заведующий архивохранилищем   Подпись                   Расшифровка подписи

Заместитель директора-

главный хранитель             Подпись                   Расшифровка подписи

_____________ _____________________________________________________________

(N и дата приказа директора архива о снятии с учета необнаруженных архивных

документов, пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование

должности

работника                     Подпись                   Расшифровка подписи

Дата

Приложение №3

    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов

                                   (цифрами и прописью)

с N ________________ по N ________________

       в том числе:

     литерные номера листов _______________________________________________

  пропущенные номера листов _______________________________________________

                            _______________________________________________

  + листов внутренней описи _______________________________________________

┌─────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐

│  Особенности физического состояния  │           Номера листов           │

│         и формирования дела         │                                   │

├─────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│                  1                  │                 2                 │

├─────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│                                     │                                   │

│                                     │                                   │

Наименование

должности

работника                     Подпись                   Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 4

______________________

  (название архива)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № _________________ Опись № _______________ Дело № ___________________

Заголовок дела ____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

┌─────────────┬────────────┬───────────────┬──────────────┬───────────────┐

│    Дата     │Кому выдано:│   Характер    │    Номера    │ Подпись лица, │

│использования│  фамилия,  │ использования │использованных│использовавшего│

│             │  инициалы  │ (копирование, │    листов    │     дело      │

│             │(разборчиво)│   выписки,    │              │               │

│             │            │   просмотр    │              │               │

│             │            │    и др.)     │              │               │

├─────────────┼────────────┼───────────────┼──────────────┼───────────────┤

│      1      │     2      │       3       │      4       │       5       │

├─────────────┼────────────┼───────────────┼──────────────┼───────────────┤

│             │            │               │              │               │

│             │            │               │              │               │