Основная информация
| Дата опубликования: | 22 октября 2012г. |
| Номер документа: | RU38000201201769 |
| Текущая редакция: | 2 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Иркутская область |
| Принявший орган: | Архивное агентство Иркутской области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
Распоряжение аппарата
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 22 октября 2012 года № 14-апр
О КОМИССИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТОВ РОЗЫСКА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
Приказ архивного агентства Иркутской области от 12.11.2012 № 19-апр}
В целях организации контроля за сохранностью документов в государственных и муниципальных архивах Иркутской области, в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19, руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемое Положение о Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области.
2. Утвердить прилагаемый Регламент работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области.
3. Настоящий приказ вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.
Руководитель архивного агентства
Иркутской области
С.Г.Овчинников
УТВЕРЖДЕНО
приказом архивного агентства
Иркутской области
от 22.10.2012 г. № 14-апр
ПОЛОЖЕНИЕ
о Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области
Глава 1. Общие положения
1. Для решения вопросов о снятии с учета дел и документов, пути розыска которых исчерпаны, а также неисправимо поврежденных дел и документов, контроля за организацией и результатами проверки наличия и состояния фондов, розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации (далее - Архивного фонда РФ) в государственных и муниципальных архивах Иркутской области создается Комиссия по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области (далее – Комиссия).
2. В своей деятельности Комиссия руководствуется федеральным и областным законодательством, Положением об архивном агентстве Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 29 декабря 2009 года № 403/182-пп, Правилами организации хранения, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, архивного агентства Иркутской области (далее – архивного агентства), настоящим Положением.
3. Решения Комиссии, принятые в пределах ее компетенции, являются обязательными для исполнения государственными и муниципальными архивами Иркутской области.
4. Состав Комиссии определяется и утверждается руководителем архивного агентства.
В состав Комиссии входят: председатель – заместитель руководителя архивного агентства, курирующий вопросы учета и обеспечения сохранности документов; заместитель председателя, секретарь и члены Комиссии из числа специалистов архивного агентства, областных государственных архивов.
Глава 2. Основные задачи и функции Комиссии
5. Основными задачами Комиссии являются:
1) решение вопросов о снятии с учета дел Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах области;
2) контроль за результативностью и качеством работы по проверке наличия и состояния дел Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах области;
3) подведение итогов работы архивов области по проверке наличия и состояния дел и розыску необнаруженных дел.
4) методическое руководство деятельностью архивов области по проверке наличия и состояния дел, розыску необнаруженных дел.
Для реализации возложенных на нее задач Комиссия:
1) рассматривает предложения архивов области:
а) о снятии с учета дел Архивного фонда РФ, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел;
б) о снятии с учета неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ;
2) организует:
а) проверку деятельности архивов области по проведению проверки наличия и состояния дел и соблюдения установленных требований;
б) проверку правильности, полноты и качества документирования работ по проверке наличия и розыску необнаруженных дел;
в) проверку своевременности внесения в учетные документы сведений о проведении розыска необнаруженных дел, снятии их с государственного учета.
Глава 3. Права Комиссии
7. Комиссия имеет право:
1) принимать решения о снятии с учета дел Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах области, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел, а также неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ;
2) выносить рекомендации руководителям архивов области о продолжении или прекращении работ по проверке наличия и розыску необнаруженных дел Архивного фонда РФ;
3) вносить предложения по вопросам улучшения организационно-методического обеспечения работ по проверке наличия и состояния фондов;
4) возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, представленные на ее рассмотрение.
Глава 4. Организация работы Комиссии
Деятельность Комиссии предусматривается планами основных мероприятий архивного агентства. Руководство деятельностью Комиссии возлагается на ее председателя.
Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости и считаются правомочными, если на нем присутствует более половины ее списочного состава.
Заседания Комиссии протоколируются, протокол утверждается руководителем архивного агентства.
Решения Комиссии принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем Комиссии.
Особые мнения членов Комиссии отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
Секретарь Комиссии обеспечивает созыв Комиссии, организует предварительное ознакомление членов Комиссии с материалами, представленными на ее рассмотрение, доводит до сведения руководителей архивов области решения Комиссии, осуществляет учет и отчетность о работе Комиссии.
Руководитель архивного агентства
Иркутской области
С.Г.Овчинников
УТВЕРЖДЕН
приказом архивного агентства
Иркутской области
от 22.10.2012 г. № 14-апр
РЕГЛАМЕНТ
работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области
Глава 1. Общие положения
Комиссия архивного агентства по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области (далее – Комиссия) рассматривает результаты розыска дел, необнаруженных в течение не менее одного года при проверке наличия дел в хранилищах государственных и муниципальных архивах Иркутской области (далее – архивов области), принимает решения о снятии с учета дел Архивного фонда Российской Федерации (далее – Архивного фонда РФ), необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов, а также неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ, в том числе выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов.
Порядок рассмотрения результатов розыска необнаруженных дел и снятия с учета необнаруженных и неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ определен настоящим Регламентом.
Регламент разработан в соответствии с Методическими указаниями по организации проверки наличия и состояния дел и уточнению учетных документов в государственных архивах, утвержденными и введенными в действие приказами Главархива СССР и Главархива РСФСР от 10 мая 1977 года № 87 и 31 мая 1977 года № 47 и памяткой Росархива «О порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов» от 23 сентября 2004 года, Правилами организации хранения, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее – Правила).
Глава 2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение Комиссии
Все поступившие документы рассматриваются Комиссией в 3-месячный срок со дня поступления.
На рассмотрение принимаются документы, поступившие в архивное агентство не позднее, чем за две недели до заседания Комиссии.
Секретарь Комиссии передает поступившие документы в недельный срок со дня поступления на рассмотрение председателю Комиссии.
В соответствии с резолюцией председателя секретарь передает документы специалисту архивного агентства, курирующему архив области, представивший документы, для подготовки проекта решения в двухнедельный срок и знакомит с документами и проектом решения всех членов Комиссии.
Замечания по проекту решения представляются секретарю Комиссии, который знакомит с ними председателя Комиссии и специалиста архивного агентства, курирующего архив области, представивший документы, не позднее, чем за неделю до заседания Комиссии.
Для рассмотрения итогов проверки наличия и состояния фондов, решения вопроса о снятии с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, архивы области представляют в Комиссию следующие документы:
- сопроводительное письмо-справку;
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, оформленные в соответствии с требованиями приложения № 2 к Правилам;
- справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду;
- справка от учреждения-источника комплектования о причинах утраты (в случае утраты дел в организации, получившей дела во временное пользование);
- акт о завершении розыска дел (приложение № 1 к Регламенту);
- перечень документов, представленных к списанию (приложение № 2 к Регламенту);
- акт проверки наличия (копия).
Пакет документов, перечисленных в пункте 7 Регламента, направляется в Комиссию только в том случае, если исчерпаны все пути розыска необнаруженных дел, в хранилище отсутствуют неописанные дела и россыпь, фондовая принадлежность которой не определена.
{п.8 Регламента в редакции Приказа архивного агентства Иркутской области от 12.11.2012 № 19-апр}
Документы предоставляются в 2-х экземплярах и должны содержать исчерпывающие сведения о необнаруженных делах и действиях по их розыску. Дополнительные мотивы для снятия с государственного учета необнаруженных дел могут излагаться в сопроводительном письме.
Сопроводительное письмо-справка за подписью руководителя архива области должно содержать краткий анализ состояния работы по проверке наличия и розыску необнаруженных дел, примерный перечень вопросов приведен в приложении № 3 к Регламенту.
Справка за подписью руководителя архива области о проведении розыска дел должна быть исчерпывающей с указанием в ней следующих сведений: номер, название, категория фонда, объем фонда по учетным документам, история фонда (дата поступления документов, состояние документов и качество их обработки, перечень работ, которые проводились с документами фонда, результаты проведения предыдущих проверок наличия), меры, принятые по розыску дел, отражение содержания необнаруженных дел в оставшихся на хранении делах, установленные и предполагаемые причины отсутствия дел, выводы.
Перечень документов, представленных к списанию, составляется по форме, представленной в приложении № 3 к Регламенту. В нем указывается общее количество дел и документов, предлагаемых к списанию, предполагаемая причина отсутствия дела и возможность восполнения содержащейся в нем информации, даются ссылки на подтверждающие документы (по возможности). Перечень подписывается руководителем архива области.
Для снятия с учета неисправимо поврежденных документов Архивного фонда РФ, в том числе и выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов, архивы области представляют в Комиссию:
- сопроводительное письмо;
- акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам);
- заключение о физическом состоянии документов.
14. В заключении о физическом состоянии документов необходимо указать: номер, название и категорию фонда; условия хранения; подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации; причины, приведшие к неисправимым повреждениям документов, наличие страховых копий неисправимо поврежденных документов.
15. Заключение составляется специалистом (реставратором) архива области и подписывается руководителем архива области.
Документы представляются в Комиссию только после рассмотрения их на экспертной комиссии архива с выпиской из решения экспертной комиссии.
Документы, поступившие в Комиссию не в полном комплекте, а также неправильно оформленные, к рассмотрению не допускаются.
Отказ Комиссии снять с учета необнаруженные, неисправимо поврежденные дела доводится до соответствующего архивного учреждения письменно с указанием причины отказа в течение 5 дней после заседания Комиссии.
Выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов доводятся до архивов области письменно в течение 10 дней после проведения заседания Комиссии.
Основанием для снятия с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов архивов области является распоряжение руководителя архива области, который издается на основании выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета
В картотеке необнаруженных документов за подписью ответственного за учет документов работника архива области делается отметка о снятии документов с учета с указанием номера и даты протокола Комиссии.
Во все учетные документы вносятся соответствующие изменения в установленном порядке.
Глава 3. Проведение заседаний Комиссии
23. Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости.
24. Повестка дня заседания составляется секретарем Комиссии и передается председателю и членам Комиссии за 2 дня до заседания.
25. На заседании Комиссии проекты решений обсуждаются, после чего принимаются путем голосования. Заседания Комиссии протоколируются секретарем Комиссии.
26. Протокол оформляется в течение месяца, подписывается председателем и секретарем Комиссии и представляется для утверждения руководителю архивного агентства.
27. Секретарь Комиссии осуществляет ведение централизованного учета дел Архивного фонда РФ, необнаруженных в ходе проверки наличия, и ежегодно отчитывается о работе Комиссии.
Руководитель архивного агентства
Иркутской области
С.Г.Овчинников
Приложение 1
к Регламенту работы Комиссии по
рассмотрению результатов розыска
необнаруженных дел Архивного фонда
Российской Федерации в
государственных и муниципальных
архивах Иркутской области
(название архивного учреждения)
Акт
от___________ № ___
о завершении розыска
необнаруженных дел Архивного
фонда Российской Федерации
Фонд № ___________________
Название фонда _________________________________________________
Комиссия в составе ____________________________________________________
_____________________________________________________________________
(должности, фамилии)
с______ по _____ 20___ г. была проведена проверка наличия и состояния дел и других документов фонда № ________________________________________
(название фонда)
В ходе проверки было установлено:
Имеются в наличии ___________________________________дел.
Не обнаружено ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
В ходе проведенного розыска:
Найдено в наличии ______________________________________ дел
Документально обосновано отсутствие ______________________ дел
Составлены акты о снятии с учета дел, пути розыска которых исчерпаны, на ______________________ дел.
В результате проведенной работы на ___________ г. в фонде № ______
_______________________________________________________________
имеется в наличии _______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
____________________________ _______________ _________________
Заведующий архивохранилищем подпись расшифровка подписи
____________________________ _______________ _________________
Руководитель архивного учреждения подпис расшифровка подписи
Приложение 2
к Регламенту работы Комиссии по
рассмотрению результатов розыска
необнаруженных дел Архивного фонда
Российской Федерации в
государственных и муниципальных
архивах Иркутской области
Перечень (дел) документов,
____________________________________________________________,
(название архивного учреждения)
необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов
и предлагаемых к списанию
№ п/п
№ и название фонда
№ описи
№ дела
Заголовок дела (документа)
Крайние даты
С какого времени числится необнаруженным
Предполагаемая причина отсутствия
1
2
3
4
5
6
7
8
ИТОГО: Кол-во фондов
Кол-во дел
Приложение 3
к Регламенту работы Комиссии по
рассмотрению результатов розыска
необнаруженных дел Архивного фонда
Российской Федерации в
государственных и муниципальных
архивах Иркутской области
Примерный перечень вопросов, которые должны быть отражены в сопроводительном письме-справке к материалам, представляемым на рассмотрение Комиссии
В какой период в государственном или муниципальном архиве проводилась и завершена ли сплошная проверка наличия и состояния дел.
С какого года в государственном или муниципальном архиве ведется цикличная проверка наличия и состояния дел.
Организационные, методические мероприятия по повышению качества и эффективности работы по проверке наличия и состояния фондов.
Практическая работа по розыску необнаруженных дел в данных фондах, ее результаты:
- количество необнаруженных дел по состоянию на _________, из них:
- количество найденных дел, пути их розыска;
- количество необнаруженных дел, отсутствие которых подтверждено документально;
- количество необнаруженных дел, оставленных к розыску;
- количество необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, и предлагаемых к списанию.
5. Меры по устранению причин, приведших к утрате (необнаружению) дел, намеченные к реализации и реализованные по результатам проведенного анализа.
Распоряжение аппарата
АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 22 октября 2012 года № 14-апр
О КОМИССИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТОВ РОЗЫСКА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
Приказ архивного агентства Иркутской области от 12.11.2012 № 19-апр}
В целях организации контроля за сохранностью документов в государственных и муниципальных архивах Иркутской области, в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19, руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемое Положение о Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области.
2. Утвердить прилагаемый Регламент работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области.
3. Настоящий приказ вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.
Руководитель архивного агентства
Иркутской области
С.Г.Овчинников
УТВЕРЖДЕНО
приказом архивного агентства
Иркутской области
от 22.10.2012 г. № 14-апр
ПОЛОЖЕНИЕ
о Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области
Глава 1. Общие положения
1. Для решения вопросов о снятии с учета дел и документов, пути розыска которых исчерпаны, а также неисправимо поврежденных дел и документов, контроля за организацией и результатами проверки наличия и состояния фондов, розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации (далее - Архивного фонда РФ) в государственных и муниципальных архивах Иркутской области создается Комиссия по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области (далее – Комиссия).
2. В своей деятельности Комиссия руководствуется федеральным и областным законодательством, Положением об архивном агентстве Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 29 декабря 2009 года № 403/182-пп, Правилами организации хранения, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, архивного агентства Иркутской области (далее – архивного агентства), настоящим Положением.
3. Решения Комиссии, принятые в пределах ее компетенции, являются обязательными для исполнения государственными и муниципальными архивами Иркутской области.
4. Состав Комиссии определяется и утверждается руководителем архивного агентства.
В состав Комиссии входят: председатель – заместитель руководителя архивного агентства, курирующий вопросы учета и обеспечения сохранности документов; заместитель председателя, секретарь и члены Комиссии из числа специалистов архивного агентства, областных государственных архивов.
Глава 2. Основные задачи и функции Комиссии
5. Основными задачами Комиссии являются:
1) решение вопросов о снятии с учета дел Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах области;
2) контроль за результативностью и качеством работы по проверке наличия и состояния дел Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах области;
3) подведение итогов работы архивов области по проверке наличия и состояния дел и розыску необнаруженных дел.
4) методическое руководство деятельностью архивов области по проверке наличия и состояния дел, розыску необнаруженных дел.
Для реализации возложенных на нее задач Комиссия:
1) рассматривает предложения архивов области:
а) о снятии с учета дел Архивного фонда РФ, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел;
б) о снятии с учета неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ;
2) организует:
а) проверку деятельности архивов области по проведению проверки наличия и состояния дел и соблюдения установленных требований;
б) проверку правильности, полноты и качества документирования работ по проверке наличия и розыску необнаруженных дел;
в) проверку своевременности внесения в учетные документы сведений о проведении розыска необнаруженных дел, снятии их с государственного учета.
Глава 3. Права Комиссии
7. Комиссия имеет право:
1) принимать решения о снятии с учета дел Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах области, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния дел, а также неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ;
2) выносить рекомендации руководителям архивов области о продолжении или прекращении работ по проверке наличия и розыску необнаруженных дел Архивного фонда РФ;
3) вносить предложения по вопросам улучшения организационно-методического обеспечения работ по проверке наличия и состояния фондов;
4) возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, представленные на ее рассмотрение.
Глава 4. Организация работы Комиссии
Деятельность Комиссии предусматривается планами основных мероприятий архивного агентства. Руководство деятельностью Комиссии возлагается на ее председателя.
Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости и считаются правомочными, если на нем присутствует более половины ее списочного состава.
Заседания Комиссии протоколируются, протокол утверждается руководителем архивного агентства.
Решения Комиссии принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем Комиссии.
Особые мнения членов Комиссии отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
Секретарь Комиссии обеспечивает созыв Комиссии, организует предварительное ознакомление членов Комиссии с материалами, представленными на ее рассмотрение, доводит до сведения руководителей архивов области решения Комиссии, осуществляет учет и отчетность о работе Комиссии.
Руководитель архивного агентства
Иркутской области
С.Г.Овчинников
УТВЕРЖДЕН
приказом архивного агентства
Иркутской области
от 22.10.2012 г. № 14-апр
РЕГЛАМЕНТ
работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области
Глава 1. Общие положения
Комиссия архивного агентства по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах Иркутской области (далее – Комиссия) рассматривает результаты розыска дел, необнаруженных в течение не менее одного года при проверке наличия дел в хранилищах государственных и муниципальных архивах Иркутской области (далее – архивов области), принимает решения о снятии с учета дел Архивного фонда Российской Федерации (далее – Архивного фонда РФ), необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов, а также неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ, в том числе выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов.
Порядок рассмотрения результатов розыска необнаруженных дел и снятия с учета необнаруженных и неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ определен настоящим Регламентом.
Регламент разработан в соответствии с Методическими указаниями по организации проверки наличия и состояния дел и уточнению учетных документов в государственных архивах, утвержденными и введенными в действие приказами Главархива СССР и Главархива РСФСР от 10 мая 1977 года № 87 и 31 мая 1977 года № 47 и памяткой Росархива «О порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов» от 23 сентября 2004 года, Правилами организации хранения, комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее – Правила).
Глава 2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение Комиссии
Все поступившие документы рассматриваются Комиссией в 3-месячный срок со дня поступления.
На рассмотрение принимаются документы, поступившие в архивное агентство не позднее, чем за две недели до заседания Комиссии.
Секретарь Комиссии передает поступившие документы в недельный срок со дня поступления на рассмотрение председателю Комиссии.
В соответствии с резолюцией председателя секретарь передает документы специалисту архивного агентства, курирующему архив области, представивший документы, для подготовки проекта решения в двухнедельный срок и знакомит с документами и проектом решения всех членов Комиссии.
Замечания по проекту решения представляются секретарю Комиссии, который знакомит с ними председателя Комиссии и специалиста архивного агентства, курирующего архив области, представивший документы, не позднее, чем за неделю до заседания Комиссии.
Для рассмотрения итогов проверки наличия и состояния фондов, решения вопроса о снятии с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, архивы области представляют в Комиссию следующие документы:
- сопроводительное письмо-справку;
- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, оформленные в соответствии с требованиями приложения № 2 к Правилам;
- справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду;
- справка от учреждения-источника комплектования о причинах утраты (в случае утраты дел в организации, получившей дела во временное пользование);
- акт о завершении розыска дел (приложение № 1 к Регламенту);
- перечень документов, представленных к списанию (приложение № 2 к Регламенту);
- акт проверки наличия (копия).
Пакет документов, перечисленных в пункте 7 Регламента, направляется в Комиссию только в том случае, если исчерпаны все пути розыска необнаруженных дел, в хранилище отсутствуют неописанные дела и россыпь, фондовая принадлежность которой не определена.
{п.8 Регламента в редакции Приказа архивного агентства Иркутской области от 12.11.2012 № 19-апр}
Документы предоставляются в 2-х экземплярах и должны содержать исчерпывающие сведения о необнаруженных делах и действиях по их розыску. Дополнительные мотивы для снятия с государственного учета необнаруженных дел могут излагаться в сопроводительном письме.
Сопроводительное письмо-справка за подписью руководителя архива области должно содержать краткий анализ состояния работы по проверке наличия и розыску необнаруженных дел, примерный перечень вопросов приведен в приложении № 3 к Регламенту.
Справка за подписью руководителя архива области о проведении розыска дел должна быть исчерпывающей с указанием в ней следующих сведений: номер, название, категория фонда, объем фонда по учетным документам, история фонда (дата поступления документов, состояние документов и качество их обработки, перечень работ, которые проводились с документами фонда, результаты проведения предыдущих проверок наличия), меры, принятые по розыску дел, отражение содержания необнаруженных дел в оставшихся на хранении делах, установленные и предполагаемые причины отсутствия дел, выводы.
Перечень документов, представленных к списанию, составляется по форме, представленной в приложении № 3 к Регламенту. В нем указывается общее количество дел и документов, предлагаемых к списанию, предполагаемая причина отсутствия дела и возможность восполнения содержащейся в нем информации, даются ссылки на подтверждающие документы (по возможности). Перечень подписывается руководителем архива области.
Для снятия с учета неисправимо поврежденных документов Архивного фонда РФ, в том числе и выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов, архивы области представляют в Комиссию:
- сопроводительное письмо;
- акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам);
- заключение о физическом состоянии документов.
14. В заключении о физическом состоянии документов необходимо указать: номер, название и категорию фонда; условия хранения; подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации; причины, приведшие к неисправимым повреждениям документов, наличие страховых копий неисправимо поврежденных документов.
15. Заключение составляется специалистом (реставратором) архива области и подписывается руководителем архива области.
Документы представляются в Комиссию только после рассмотрения их на экспертной комиссии архива с выпиской из решения экспертной комиссии.
Документы, поступившие в Комиссию не в полном комплекте, а также неправильно оформленные, к рассмотрению не допускаются.
Отказ Комиссии снять с учета необнаруженные, неисправимо поврежденные дела доводится до соответствующего архивного учреждения письменно с указанием причины отказа в течение 5 дней после заседания Комиссии.
Выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов доводятся до архивов области письменно в течение 10 дней после проведения заседания Комиссии.
Основанием для снятия с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов архивов области является распоряжение руководителя архива области, который издается на основании выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета
В картотеке необнаруженных документов за подписью ответственного за учет документов работника архива области делается отметка о снятии документов с учета с указанием номера и даты протокола Комиссии.
Во все учетные документы вносятся соответствующие изменения в установленном порядке.
Глава 3. Проведение заседаний Комиссии
23. Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости.
24. Повестка дня заседания составляется секретарем Комиссии и передается председателю и членам Комиссии за 2 дня до заседания.
25. На заседании Комиссии проекты решений обсуждаются, после чего принимаются путем голосования. Заседания Комиссии протоколируются секретарем Комиссии.
26. Протокол оформляется в течение месяца, подписывается председателем и секретарем Комиссии и представляется для утверждения руководителю архивного агентства.
27. Секретарь Комиссии осуществляет ведение централизованного учета дел Архивного фонда РФ, необнаруженных в ходе проверки наличия, и ежегодно отчитывается о работе Комиссии.
Руководитель архивного агентства
Иркутской области
С.Г.Овчинников
Приложение 1
к Регламенту работы Комиссии по
рассмотрению результатов розыска
необнаруженных дел Архивного фонда
Российской Федерации в
государственных и муниципальных
архивах Иркутской области
(название архивного учреждения)
Акт
от___________ № ___
о завершении розыска
необнаруженных дел Архивного
фонда Российской Федерации
Фонд № ___________________
Название фонда _________________________________________________
Комиссия в составе ____________________________________________________
_____________________________________________________________________
(должности, фамилии)
с______ по _____ 20___ г. была проведена проверка наличия и состояния дел и других документов фонда № ________________________________________
(название фонда)
В ходе проверки было установлено:
Имеются в наличии ___________________________________дел.
Не обнаружено ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
В ходе проведенного розыска:
Найдено в наличии ______________________________________ дел
Документально обосновано отсутствие ______________________ дел
Составлены акты о снятии с учета дел, пути розыска которых исчерпаны, на ______________________ дел.
В результате проведенной работы на ___________ г. в фонде № ______
_______________________________________________________________
имеется в наличии _______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
____________________________ _______________ _________________
Заведующий архивохранилищем подпись расшифровка подписи
____________________________ _______________ _________________
Руководитель архивного учреждения подпис расшифровка подписи
Приложение 2
к Регламенту работы Комиссии по
рассмотрению результатов розыска
необнаруженных дел Архивного фонда
Российской Федерации в
государственных и муниципальных
архивах Иркутской области
Перечень (дел) документов,
____________________________________________________________,
(название архивного учреждения)
необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов
и предлагаемых к списанию
№ п/п
№ и название фонда
№ описи
№ дела
Заголовок дела (документа)
Крайние даты
С какого времени числится необнаруженным
Предполагаемая причина отсутствия
1
2
3
4
5
6
7
8
ИТОГО: Кол-во фондов
Кол-во дел
Приложение 3
к Регламенту работы Комиссии по
рассмотрению результатов розыска
необнаруженных дел Архивного фонда
Российской Федерации в
государственных и муниципальных
архивах Иркутской области
Примерный перечень вопросов, которые должны быть отражены в сопроводительном письме-справке к материалам, представляемым на рассмотрение Комиссии
В какой период в государственном или муниципальном архиве проводилась и завершена ли сплошная проверка наличия и состояния дел.
С какого года в государственном или муниципальном архиве ведется цикличная проверка наличия и состояния дел.
Организационные, методические мероприятия по повышению качества и эффективности работы по проверке наличия и состояния фондов.
Практическая работа по розыску необнаруженных дел в данных фондах, ее результаты:
- количество необнаруженных дел по состоянию на _________, из них:
- количество найденных дел, пути их розыска;
- количество необнаруженных дел, отсутствие которых подтверждено документально;
- количество необнаруженных дел, оставленных к розыску;
- количество необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, и предлагаемых к списанию.
5. Меры по устранению причин, приведших к утрате (необнаружению) дел, намеченные к реализации и реализованные по результатам проведенного анализа.
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | Портал "Нормативные правовые акты в Российской Федерации" от 05.01.2019 |
| Рубрики правового классификатора: | 120.030.040 Архивный фонд. Архивы (см. также 200.030.040) |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
