ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНО...



29.01.97. № 10

1

КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

от  23 ноября 2009 года № 79-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ  АРХИВНОГО ФОНДА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

УТРАТИЛ СИЛУ: приказ Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 03.12.2013 № 103-п

В соответствии с решением Республиканской комиссии по проведению административной реформы в Удмуртской Республике от 19.11.2009 г. 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемый Административный регламент исполнения Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов».

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника контрольно-инспекционного отдела Комитета Е.А. Белову.

Председатель Комитета Н.В. Тойкина

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО  УЧЁТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ И  ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

I. Общие положения

        1.1. Наименование государственной функции

        Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов (далее - государственная функция)

     1.2. В целях реализации настоящего Регламента используются следующие основные понятия:

Архивный фонд Удмуртской Республики – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа Удмуртской Республики, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Удмуртской Республики и составной частью Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

другие архивные документы - документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли;

учёт архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учётных документах.

1.3. Наименование государственного органа, исполняющего государственную функцию, и организаций, участвующих в исполнении государственной функции

        Исполнителем государственной функции по ведению государственного учёта документов Архивного фонда Удмуртской Республики (далее – АФ УР) и других архивных документов является Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет). 

1.4. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

        - Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253);

      - приказ Государственной архивной службы России от  11.03.1997  № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный номер № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, №17, 28.04.1997); 

         - приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер  № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

         - Закон Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике» («Известия Удмуртской Республики», 19.07.2005, № 102; 28.12.2006, спецвыпуск);

         - Закон Удмуртской Республики от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» («Известия Удмуртской Республики», 24.01.2006, № 9; 28.12.2006, спецвыпуск);

         - постановление Правительства Удмуртской Республики от 27.03.2006 № 28 «О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики» («Удмуртская правда», 19.04.2006, № 43; Собрание законодательства Удмуртской Республики, 15.05.2007, № 11).

1.5. Описание результатов исполнения государственной функции

Конечным результатом исполнения государственной функции являются:   

1.5.1. Сводные документы государственного учёта документов АФ УР и других архивных документов (далее – документы государственного учёта):

1.5.1.1. паспорт государственных архивов Удмуртской Республики на 1 января года, следующего за отчётным (Приложение 3 к настоящему Регламенту);

1.5.1.2. паспорт муниципальных архивов Удмуртской Республики на 1 января года, следующего за отчётным (Приложение 3 к настоящему Регламенту);

1.5.1.3. паспорт государственных музеев и библиотек Удмуртской Республики на  1 января года, следующего за отчётным (Приложение 3 к настоящему Регламенту);

1.5.1.4. сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, муниципальных  архивов              на 1 декабря отчётного года (Приложение 4 к настоящему Регламенту).

              1.5.2. Фондовый каталог Комитета.

1.5.3. Сводная учётная база данных общеотраслевого автоматизированного программного комплекса (далее – учётная база данных).

1.6. Описание юридических лиц, взаимодействующих с Комитетом при исполнении государственной функции

         При исполнении государственной функции осуществляется взаимодействие с государственными архивами Удмуртской Республики (далее – государственные архивы) и архивными управлениями, отделами и секторами органов местного самоуправления муниципальных образований  в Удмуртской Республике (далее – муниципальные архивы).

Списки государственных и муниципальных архивов приведены в приложениях 1 и 2 к настоящему Регламенту.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

2.1.1. Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: 426011, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Бородина, 21, каб. 301 (приёмная).

Электронные адреса:  comarch@udmnet.ru, komitet@gasur.izhnet.ru

Справочные телефоны: (341-2) 68-23-89,68-19-08, 68-39-98, 68-18-29

Факс: (341-2) 68-44-97  

График работы Комитета:

Понедельник-четверг

08.30 - 17.30 (перерыв с 12.30 до 13.18);

Пятница

08.30 – 16.30  (перерыв с 12.30 до 13.18);

Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни

выходные дни

   Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы государственных архивов приводятся в приложении 1 к настоящему Регламенту.

   Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы муниципальных архивов приводятся в приложении 2 к настоящему Регламенту.

   2.1.2. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется специалистами контрольно-инспекционного и организационно-аналитического отделов Комитета посредством личного обращения заинтересованного лица  непосредственно в Комитет; при обращении по телефону, в письменном виде по почте или электронным каналам связи.

              Для получения консультации о ходе исполнения государственной функции заинтересованное лицо обращается в Комитет лично; по телефону; в письменном виде по почте; в письменном виде по электронным каналам связи.

        2.1.2.1. Информирование или консультация при личном обращении в Комитет осуществляется специалистами контрольно-инспекционного и организационно-аналитического отделов Комитета, ответственными за данное направление деятельности (далее – ответственный сотрудник), на рабочем месте в соответствии с графиком работы Комитета.

Ответственный сотрудник обязан принять заинтересованное лицо в назначенный день. Приём может быть перенесён по инициативе заинтересованного лица на другой день или на другое время. В день назначенной встречи сотрудник, ответственный за приём, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации заинтересованному лицу для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения государственной функции. Ответственный сотрудник, осуществляющий устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

        2.1.2.2. Информирование или консультация по телефону осуществляется ответственными сотрудниками, указанными в пункте 2.1.2.1. настоящего Регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Комитета (пункт 2.1.1. настоящего Регламента).

         Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименовании Комитета. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует заинтересованное лицо по интересующим его вопросам.

         Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственный сотрудник, осуществляющий информирование или консультацию, предлагает  заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для заинтересованного лица время для личного обращения непосредственно в Комитет.

       2.1.2.3. Письменное информирование или консультация при обращении заинтересованного лица в Комитет осуществляется путём направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица. Председатель Комитета, а в его отсутствие  - заместитель, для подготовки ответа определяет ответственного исполнителя, в соответствии с его должностным регламентом. Ответ на обращение заинтересованного лица предоставляется в простой, чёткой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается председателем Комитета или его заместителем и направляется заинтересованному лицу в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

         2.1.2.4. При информировании или консультации по обращениям, направленным через официальные интернет - сайты, перечисленные в п. 2.1.4., ответ размещается на указанных сайтах в разделе «вопросы – ответы».

         При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заинтересованного лица. Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.

         2.1.3. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, чёткость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.

         2.1.4. Сведения о месте нахождения и графике работы Комитета, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальных сайтах «Архивная служба Удмуртии» www.gasur.ru, а также «Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет» www.udmurt.ru, «Архивы России» в сети Интернет www.rusarchives.ru.

         Кроме того, на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» размещаются сведения о месте нахождения и графике работы государственных и муниципальных архивов; текст настоящего Регламента (полная версия); извлечения из законов и иных нормативных актов, регламентирующих деятельность по исполнению государственной функции.

        2.2. Сроки исполнения государственной функции

        Сроки составления в Комитете  сводных документов государственного учёта, указанных в п. 1.5.1.,  и сводных учётных баз данных устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти.

Государственные, муниципальные архивы ежегодно представляют в Комитет документы государственного учёта, учётную базу данных общеотраслевого автоматизированного программного комплекса, установленные нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти, в срок, установленный локальным распорядительным актом Комитета. Локальный распорядительный акт, устанавливающий сроки представления документов в Комитет, размещается на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии»   www.gasur.ru, его копия на бумажном носителе направляется  в государственные и муниципальные архивы.

       

        2.3. Перечень оснований для отказа в рассмотрении документов

         Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов является:

         - оформление представленных документов с нарушением требований Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённого приказом Государственной архивной службы России от  11.03.1997 № 11;

- оформление представленных документов с нарушением требований «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённого постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

- представление неполного комплекта и/или неполного количества экземпляров документов, указанных в пунктах 2.5., 2.6. настоящего Регламента;

- представление недостоверных сведений о составе и объёмах документов АФ УР и других архивных документов;

- наличие фактических ошибок в количественных показателях документов государственного учёта, учётной базы данных.

2.4. Требования к местам исполнения государственной функции

         2.4.1. Вход в здание, где располагается Комитет, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы Комитета; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в тёмное время суток. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.

2.4.2. Организация приёма документов в Комитете осуществляется ответственными сотрудниками, указанными в пункте 2.1.2.1. настоящего Регламента, на их рабочем месте в соответствии с графиком работы. Кабинеты ответственных сотрудников должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, названия отдела или фамилии, имени, отчества и должности ответственного сотрудника, осуществляющего исполнение государственной функции.

         Рабочее место сотрудника должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приёма документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

         2.4.3. В помещениях Комитета для заинтересованных лиц, ожидающих приёма, отводятся места, оборудованные стульями.

         2.5. Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, способах получения и порядке их представления

Для исполнения государственной функции государственный,  муниципальный архив представляет в Комитет с сопроводительным письмом, подписанным руководителем, следующие документы государственного учёта

2.5.1. на бумажном носителе:

2.5.1.1. паспорт государственного, муниципального архива на 1 января года, следующего за отчётным, в 1 экз. (Приложение 3 к настоящему Регламенту);

              - пояснительную записку к паспорту государственного, муниципального архива, оформленную с соблюдением требований ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённым постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст.

2.5.1.2. паспорт государственных музеев и библиотек Удмуртской Республики, осуществляющих постоянное хранение документов АФ УР, в 1 экз. (Приложение 3 к настоящему Регламенту);

- пояснительную записку к паспорту музеев и библиотек, оформленную с соблюдением требований ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённым постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст;

2.5.1.3. сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, муниципальных  архивов на                1 декабря отчётного года, в 1 экз. (Приложение 4 к настоящему Регламенту);

              - пояснительную записку к сведениям о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования, оформленную с соблюдением требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённым постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст.

2.5.1.4. сведения об изменениях в составе и объёме фондов государственного, муниципального архива на 1 января года, следующего за отчётным, в 1 экз. (Приложение 5 к настоящему Регламенту);

2.5.1.5. карточки фондов государственного, муниципального архива на вновь поступившие фонды, в 1 экз. (Приложение 6 к настоящему Регламенту);

              2.5.1.6. сведения об изменении в составе и объёме фондов музея, библиотеки  на 1 января года, следующего за отчётным (Приложение 5 к настоящему Регламенту), в 2-х экз.;

              2.5.1.7. карточки фондов музея, библиотеки на вновь поступившие фонды (Приложение 6 к настоящему Регламенту), в 2-х экз.;

              2.5.2. На электронных носителях дистрибутивы накопленных массивов учётной базы данных в 2-х экз., либо отправляет по электронной почте по адресу, указанному в п. 2.1.1.

2.6. Требования к исполнению государственной функции либо отдельных административных процедур в рамках исполнения государственной функции на бесплатной основе

         Комитет осуществляет исполнение государственной функции бесплатно.

III. Административные процедуры

             

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- приём и регистрация документов государственного учёта, учётных баз данных;   

- анализ документов государственного учёта и составление Сводных документов государственного учёта;

- внесение изменений в фондовый каталог;

- анализ учётных баз данных и обновление Сводной учётной базы данных общеотраслевого автоматизированного программного комплекса.

       Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении 7 к настоящему Регламенту.

3.1. Приём и регистрация документов государственного учёта,

учётных баз данных

3.1.1. Приём и регистрация документов государственного учёта:

3.1.1.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является представление государственным, муниципальным архивом в установленные сроки (пункт 2.2. настоящего Регламента) документов, указанных в пункте 2.5.1. настоящего Регламента в Комитет. Документы могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно сотрудником государственного, муниципального архива.

              3.1.1.2. Приём и регистрацию документов, указанных в пункте 2.5.1. настоящего Регламента, осуществляют сотрудники Комитета, ответственные за ведение делопроизводства.  Регистрация документов осуществляется в день их поступления. Документы регистрируются в электронной регистрационной базе данных и направляются на рассмотрение председателю Комитета.

3.1.1.3. После регистрации и рассмотрения председателем Комитета документы с резолюцией  передаются на исполнение соответствующему специалисту Комитета, определенному в приказе председателя Комитета ответственным исполнителем.

3.1.1.4. Ответственный исполнитель в течение 1 рабочего дня проверяет комплектность и правильность оформления поступивших документов.

              3.1.1.5. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учёта ответственный исполнитель по телефону информирует об этом руководителя государственного, муниципального архива, представившего документы государственного учёта, с целью устранения выявленных недостатков.

              Государственный, муниципальный архив обязан устранить выявленные недостатки и представить исправленные документы не позднее 7 календарных дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.      

3.1.1.6. Если нарушения в течение 7 календарных дней не устранены, ответственный исполнитель возвращает представленные документы в государственный, муниципальный архив, разъясняет при этом в письменном виде содержание выявленных нарушений.

3.1.1.7. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности ответственный исполнитель проводит анализ представленных документов государственного учёта в соответствии с процедурами, определёнными в п.п. 3.2 – 3.3. настоящего Регламента.

3.1.2. Приём и регистрация учётных баз данных:

3.1.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является представление государственным, муниципальным архивом на электронных носителях, либо по электронной почте по адресу, указанному в п.2.1.1. настоящего Регламента, дистрибутивов накопленных массивов учётной базы данных.

3.1.2.2. Поступившие учётные базы данных государственных, муниципальных архивов передаются исполнителю, определённому в приказе председателя Комитета ответственным за проведение анализа учётных баз данных, обновление Сводной учётной базы данных (ответственный исполнитель). Ответственный исполнитель осуществляет регистрацию базы данных в день её поступления. Регистрация осуществляется в электронном виде.

3.1.2.3. Ответственный исполнитель в течение 3 рабочих дней проверяет правильность заполнения полей базы данных.

              3.1.2.4. При выявлении в ходе проверки неправильного или неполного заполнения полей базы данных государственного, муниципального архива ответственный исполнитель по телефону информирует об этом руководителя государственного, муниципального архива, представившего учётную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.

              Государственный, муниципальный архив обязан устранить выявленные недостатки и представить исправленную базу данных по электронной почте, на дискетах или компакт-дисках не позднее 7 календарных дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.

3.1.2.5. Если нарушения в течение 7 календарных дней не устранены, ответственный исполнитель возвращает представленный дистрибутив массива учётной базы данных в государственный, муниципальный архив, разъясняет при этом в письменном виде содержание выявленных нарушений.

3.1.2.6. Если поля базы данных заполнены правильно, ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учётной базы данных в соответствии с процедурами, определёнными в п. 3.4. настоящего Регламента.

3.2. Анализ документов государственного учёта и составление Сводных документов государственного учёта

              3.2.1. Ответственный исполнитель в течение 3 рабочих дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учёта, перечисленных в п.п. 2.5.1.1. -  2.5.1.3. настоящего Регламента.

              3.2.2. Если в ходе анализа выявлены ошибки в документах государственного учёта, ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 3.1.1.5. настоящего Регламента.

              3.2.3. Если ошибки не выявлены, после проведённого анализа документов государственного учёта ответственный исполнитель в течение 15 календарных дней составляет Сводные документы государственного учёта, указанные в п.1.4.1. настоящего Регламента.

              3.2.4. Сводные документы государственного учёта визируются ответственным исполнителем и представляются председателю Комитета для подписания.

              3.2.5. В соответствии с п. 2.4.2.2. Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11,  один раз в три года Сводные документы государственного учёта  с пояснительной запиской к ним направляются в Федеральное архивное агентство в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти.

3.3. Внесение изменений в  фондовый каталог

              3.3.1. Ответственный исполнитель в течение 3 рабочих дней анализирует правильность и сбалансированность показателей документов государственного учёта, перечисленных в п.п.  2.5.1.4. -  2.5.1.7. настоящего Регламента.

              3.3.2.  Если в ходе проверки выявлены ошибки в показателях документов государственного учёта, ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 3.1.1.5. настоящего Регламента.

              3.3.3.  Если ошибки не выявлены, ответственный исполнитель в течение 3 дней вносит  изменения в карточки фондов государственного, муниципального архива, музея, библиотеки на основании сведений об изменении в составе и объёме фондов государственных, муниципальных архивов, музеев, библиотек, а также вливания в фондовый каталог карточек фондов на вновь поступившие фонды.

3.4. Анализ учётных баз данных государственных, муниципальных архивов и обновление Сводной учётной базы данных общеотраслевого

автоматизированного программного комплекса

3.4.1. Ответственный исполнитель в течение 3 рабочих дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учётной базы данных.

3.4.2. Если в ходе анализа выявлены ошибки в показателях учётной базы данных, ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 3.1.2.4. настоящего Регламента.

3.4.3. Если ошибки не выявлены, после проведенного анализа учётной базы данных ответственный исполнитель в течение 3 рабочих дней вносит её информационный массив в Сводную учётную базу данных общеотраслевого автоматизированного программного комплекса.

3.4.4. Копия массива данных, накопленного в Сводной учётной базе данных, передаётся в Федеральное архивное агентство на электронных носителях в 2-х экземплярах или по электронной почте по адресу aat@archives.ru до 1 февраля года, следующего за отчётным, в порядке, установленном нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

         4.1. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции определены Положением о Комитете, утверждённым постановлением Правительства Удмуртской Республики от 27.03.2006 № 28 «О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики».

         4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют должностные лица Комитета, ответственные за организацию работы по исполнению государственной функции.

         4.3. Текущий контроль осуществляется путём проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения работниками Комитета, государственных и муниципальных архивов положений настоящего Регламента.

         4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав организаций, представляющих документы государственного учёта, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заинтересованных лиц, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.

         4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению организации, представляющей документы государственного учёта.

         4.6. Проведение проверки полноты и качества исполнения государственной функции председателем Комитета может быть поручено должностному лицу, либо рабочей группе, сформированной из сотрудников Комитета.

         4.7. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав организации, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принимаемых при исполнении государственной функции

       5.1. Организации, представляющие документы государственного учёта, могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц Комитета и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно к председателю Комитета или его заместителю.

       5.2. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись;

- дата.

       5.3. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

        5.4. Поступившие в Комитет жалобы регистрируются сотрудником, обеспечивающим приём и регистрацию почтовой корреспонденции, в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение председателю Комитета или его заместителю.

        5.5. Председатель Комитета или его заместитель:

   - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в том числе в случае необходимости, с участием представителя организации;

        - определяет должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы;

   - в соответствии с действующим законодательством запрашивает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, в других органах государственной власти, местного самоуправления, у иных должностных лиц;

              - по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав и законных интересов организаций, представляющих документы государственного учёта, даёт письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

         5.6. Обращения организаций, представляющих документы государственного учёта, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

        5.7. Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета или его заместителем.

         5.8. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в Комитет. Организация, направившая обращение, уведомляется о данном решении.

         5.9. Ответ на жалобу не даётся, если:

              - в письменной жалобе не указаны сведения, приведённые в пункте 5.2. настоящего Регламента;

              - в письменной жалобе содержатся оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, членов его семьи;

              - текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем письменно сообщается организации, направившей жалобу.

         5.10. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

         5.11. Если организация, представляющая документы государственного учёта, не удовлетворена решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, если решение не было принято, жалоба может быть подана в:

        - Федеральное архивное агентство по адресу: Ильинка ул., д. 12, Москва, 103132; тел. (495)606-25-14,606-29-73; E-mail:rosarhiv@archives.ru;

        - Управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Приволжскому Федеральному округу (Управление Росохранкультуры) по адресу: Варварская ул., д. 32, Нижний Новгород, 603950; тел. (831)419-23-34; E-mail:rsoc52@rsoc.ru.

         5.12. В случае, если организация, представляющая документы государственного учёта, не удовлетворена результатами рассмотрения жалобы в инстанциях, указанных в пункте 5.11. настоящего Регламента, она может обжаловать принятое решение в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

              5.13. В соответствии с законодательством Российской Федерации организация, представляющая документы государственного учёта, чьи права были нарушены, вправе обратиться с жалобой непосредственно в органы, перечисленные в п.5.11. настоящего Регламента, а также в органы прокуратуры и суда.

Приложение 1

СВЕДЕНИЯ

о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы государственных архивов Удмуртской Республики

№ п/п

Наименование учреждения

Почтовый адрес, электронный адрес, контактный телефон, факс

График работы

1

2

4

5

ГУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (ГУ «ЦГА УР»)

Почтовый адрес: ул. Удмуртская, д. 264, г.Ижевск, Удмуртская Республика, 426034 

Телефон: (341-2) 72-11-28, 72-89-09

Факс:    (341-2) 72-11-28

ул. Камбарская, д. 17, г. Ижевск, 426072

Телефон: (341-2) 93-50-06, 93-50-08  

E-mail:cga@udmnet.ru, cga@gasur.izhnet.ru   

Пн.-чт. – 08.30 – 17.30;

Пт. – 08.30 – 16.30;

Перерыв – 12.30 – 13.18;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

ГУ «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики» (ГУ «ЦДНИ УР»)

Почтовый адрес: ул. Удмуртская, д. 264б, г.Ижевск, Удмуртская Республика, 426034         

Телефон: (341-2) 72-84-64, 72-84-23

Факс:    (341-2) 72-84-64

E-mail:cdni@udmnet.ru,                             cdni @gasur.izhnet.ru   

Пн.-чт. – 08.30 – 17.30;

Пт. – 08.30 – 16.30;

Перерыв – 12.30 – 13.18;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

ГУ «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» (ГУ «ГАСПД УР»)

Почтовый адрес: ул. Удмуртская, д. 264б, г. Ижевск,  Удмуртская Республика, 426034

Телефон: (341-2) 66-20-10, 72-84-90 (доб. 239)

Факс: (3412) 72-84-90  (доб. 239)     

E-mail: gspd@gaspd.izhnet.ru  

Пн.-чт. – 08.30 – 17.30;

Пт. – 08.30 – 16.30;

Перерыв – 12.30 – 13.18;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Приложение 2

СВЕДЕНИЯ

о месте нахождения контактных телефонах и адресах муниципальных архивов в Удмуртской Республике

№ п/п

Наименование учреждения

Почтовый адрес, электронный адрес, контактный телефон, факс

График работы

1

2

3

4

1.

Управление по делам архивов Администрации МО «Город  Воткинск»

Почтовый адрес: ул. Дзержинского, 6, г.Воткинск, Удмуртская Республика, 427442  

Телефон: (34145) 5-60-77  

Факс:    (34145) 5-17-11     

E-mail: votadmin@udm.net

Пн.-чт. – 08.30 – 17.30;

Пт. – 08.30 – 16.30;

Перерыв – 13.00 – 13.48;

Сб. – вс. - выходной 

2.

Архивное управление Администрации МО «Город Глазов»

Почтовый адрес:  ул. Пионерская, 1г, г. Глазов, Удмуртская Республика, 427627  

Телефон: (34141) 3-80-10, 3-80-20  

Факс:    (34141) 4-55-76  

Пн.-пт. – 08.00-17.00;

Перерыв – 12.00-13.00

Сб. – вс. – выходной

Приёмные дни–пн.,вт.,ср.

3.

Управление по делам архивов Администрации МО «Город Ижевск»

Почтовый адрес: ул. Пушкинская, 276, г.Ижевск, Удмуртская Республика, 426070  

Телефон: (3412) 72-45-78

Факс:    (3412) 72-84-94     

E-mail: sheff@izh.ru

Пн.-чт. – 08.30 – 17.30;

Пт. – 08.30 – 16.30;

Перерыв – 12.00 – 12.48;

Сб. – вс. - выходной 

- архивный отдел

Почтовый адрес: ул. Кирова, 108а, г. Ижевск, Удмуртская Республика, 426000  

Телефон: (3412) 43-16-14, 43-43-90  

E-mail: main@archotd.izh.ru

Пн.-чт. – 08.30 – 17.30;

Пт. – 08.30 – 16.30;

Перерыв – 12.00 – 12.48;

Сб. – вс. - выходной 

- архивный отдел документов по личному составу

Почтовый адрес: ул. Буммашевская, 25, г.Ижевск, Удмуртская Республика, 426060  

Телефон: (3412) 44-67-55     

E-mail: archls@izh.ru

Пн.-чт. – 08.30 – 17.30;

Пт. – 08.30 – 16.30;

Перерыв – 12.00 – 12.48;

Сб. – вс. - выходной 

4.

Архивный отдел Администрации МО «Город  Можга»

Почтовый адрес: ул. Казанская, 28, г. Можга, Удмуртская Республика, 427790  

Телефон: (34139) 4-17-09  

Факс:    (34139) 3-19-29

e-mail: mozarh@udmnet.ru

Пн.-пт. – 08.00 – 17.00;

Перерыв – 12.00-13.00

Сб. – вс. – выходной

5.

Управление по делам архивов Администрации МО «Город Сарапул»

Почтовый адрес: ул. Труда, 39, г. Сарапул, Удмуртская Республика, 427960  

Телефон: (34147) 2-22-13, 4-02-06  

Факс:    (34147) 4-02-06

E-mail: sar-archiv@udmnet.ru

Пн.-чт. – 08.30-17.30;

Пт. – 08.30 – 16.30;

Перерыв – 12.00-12.48;

Сб. – вс. – выходной;

Приёмные дни – пн.-чт. с 09.00 до 17.00, пт – с 9-00 до 16-00

6.

Архивный сектор Администрации МО «Алнашский  район»

Почтовый адрес: ул. Комсомольская, 8, с.Алнаши, Удмуртская Республика, 427780  

Телефон: (34150) 3-24-02

Факс:    (34150) 3-13-39

Е-mail: alnachiadm@udmnet.ru

Пн.-пт. – 08.00-17.00;

Перерыв – 12.00-13.00

Сб. – вс. – выходной

7.

Архивный отдел Администрации МО «Балезинский район»

Почтовый адрес: ул. Кирова, 2, п. Балезино, Удмуртская Республика, 427550  

Телефон: (34166) 2-15-85  

Факс:    (34166) 2-28-09 

Е-mail: raion2@udm.net           

Пн.-чт. – 07.48-17.00;

Пт. – 07.48-16.00;

Перерыв – 12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

8.

Архивный отдел Администрации МО «Вавожский район»

Почтовый адрес: ул. Интернациональная, 45а, с. Вавож, Удмуртская Республика, 427310  

Телефон: (34155) 2-12-90  

Факс:    (34155) 2-14-84

Е-mail: vav@udm.net

Пн.-чт. – 08.00-17.00;

Пт. – 08.00-16.00;

Перерыв – 12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

9.

Архивный отдел Администрации МО «Воткинский район»

Почтовый адрес: ул. Азина, 203, г. Воткинск, Удмуртская Республика, 427441  

Телефон: (34145) 5-22-83, 5-20-14  

Факс:    (34145) 5-18-25

Е-mail: votkinsk@udmnet.ru

Пн.-чт. –08.00-17.00;

Пт. – 08.00-16.00;

Перерыв – 12.00-12.48;

Сб. – вс. - выходной

10.

Архивный отдел Администрации МО «Глазовский район»

Почтовый адрес: ул. Кирова, 10а, г.Глазов, Удмуртская Республика, 427621  

Телефон: (34141) 5-41-28  

Факс:    (34141) 4-25-75

Пн.-пт. – 08.00-17.00;

Перерыв – 12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

11.

Архивный сектор Администрации МО «Граховский район»

Почтовый адрес: ул. Ачинцева, 3, с.Грахово, Удмуртская Республика, 427730  

Телефон: (34163) 2-18-33  

Факс:    (34163) 2-17-45

Е-mail: grahadmin@udmnet.ru

Пн.– 08.00-17.00;

Вт. - пт. – 08.00-16.00;

Перерыв – 12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

12.

Сектор по делам архивов  Администрации МО «Дебесский район»

Почтовый адрес: ул. Советская, 88, с.Дебессы, Удмуртская Республика, 427060  

Телефон: (34151) 2-18-56  

Факс:    (34151) 2-14-38  

Пн.-пт. – 08.00-16.30;

Перерыв – 12.00-13.30;

Сб. – вс. – выходной

13.

Архивный отдел Администрации МО « Завьяловский район»

Почтовый адрес: ул. Калинина, 29, с.Завьялово, Удмуртская Республика, 427000  

Телефон: (3412) 62-08-84  

Факс:    (3412) 62-12-70

Е-mail: zavadm@udmnet.ru

Пн.-чт. – 07.45-17.00;

Пт. – 07.45-16.00;

Перерыв – 12.00-13.00

Сб. – вс. – выходной

Приёмные дни – пн., чт. – 09.00-16.00

14.

Архивный отдел Администрации МО «Игринский район»

Почтовый адрес: ул. Советская, 29, п.Игра, Удмуртская Республика, 427145  

Телефон: (34134) 4-16-62  

Факс:    (34134) 4-22-38

Пн.-чт. –08.00-17.00;

Пт. –08.00-16.00;

Перерыв – 12.00-12.48;

Сб. – вс. – выходной

Неприёмный день – среда

15.

Архивный отдел Администрации МО «Камбарский район»

Почтовый адрес: ул. Советская, 18, г.Камбарка, Удмуртская Республика, 427950  

Телефон: (34153) 3-07-24 (соединить с N 134)  

Факс:    (34153) 3-07-24   

Пн.-чт. – 08.30-17.30;

Пт. – 08.30-16.30;

Перерыв – 13.00-14.00;

Сб. – вс. – выходной

16.

Архивный отдел Администрации МО «Каракулинский район»

Почтовый адрес: ул. Каманина, 10, с.Каракулино, Удмуртская Республика, 427920  

Телефон: (34132) 3-12-53  

Факс:    (34132) 3-13-44     

E-mail: karnet@udm.net

Пн.-пт. – 08.00-17.30;

Перерыв – 12.00-13.30;

Сб. – вс. – выходной

17.

Архивный отдел Администрации МО «Кезский район»

Почтовый адрес: ул. Кооперативная, 12, п. Кез, Удмуртская Республика, 427560  

Телефон: (34158) 2-19-06  

Факс:    (34158) 2-11-39

Пн.-чт. – 08.00-17.15;

Пт. –08.00-16.00;

Перерыв – 12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

Приёмные дни – ср., пт.

18.

Архивный отдел Администрации МО «Кизнерский район»

Почтовый адрес: ул. Центральная, 2, с. Кизнер, Удмуртская Республика, 427710  

Телефон: (34154) 3-33-30  

Факс:    (34154) 3-14-98 

Е-mail: kizner-adm@udm.net

Пн.-пт. – 08.00-17.00;

Перерыв – 12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

Приёмные дни – пн., ср.

19.

Архивный отдел Администрации МО «Киясовский район»

Почтовый адрес: ул. Красная, 2, с. Киясово, Удмуртская Республика, 427840  

Телефон: (34133) 2-23-31  

Факс:    (34133) 2-24-30 

Е-mail: kiyasad@udm.net

Пн. – 08.00 – 17.00;

Вт. - пт. – 08.00-16.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

20.

Архивный сектор Администрации МО «Красногорский район»

Почтовый адрес: ул. Ленина, 60, с.Красногорье, Удмуртская Республика, 427650  

Телефон: (34164) 2-10-69  

Факс:    (34164) 2-16-00  

Е-mail: krasno2@udm.net

Пн. – 08.00 – 17.00;

Вт. - пт. – 08.00-16.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

21.

Архивный отдел Администрации МО «Малопургинский район»

Почтовый адрес: пл. Победы, 1, с. Малая Пурга, Удмуртская Республика, 427820  

Телефон: (34138) 4-10-55  

Факс:    (34138) 4-16-84 

Е-mail: mal-purga@udmnet.ru

Пн. – 08.00 – 17.00;

Вт. - пт. – 08.00-16.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

Приёмные дни – пн., ср.

22.

Архивный отдел Администрации МО «Можгинский район»

Почтовый адрес: ул. Короленко, 52, г.Можга, Удмуртская Республика, 427790  

Телефон: (34139) 3-19-34  

Факс:    (34139) 3-17-04

Пн. Пт. – 08.00 – 17.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

23.

Архивный отдел Администрации МО «Сарапульский район»

Почтовый адрес: ул. Лермонтова, 17, с.Сигаево, Сарапульский район, Удмуртская Республика, 427990  

Телефон: (34147) 2-52-35

Е-mail: archsa@udm.net

Пн. – 08.00 – 17.00;

Вт. - пт. – 08.00-16.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

24.

Архивный сектор Администрации МО «Селтинский район»

Почтовый адрес: ул. Юбилейная, 3, с.Селты, Удмуртская Республика, 427270  

Телефон: (34159) 3-11-41  

Факс:    (34159) 3-19-84

Пн. - пт. – 08.00-16.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

25.

Архивный отдел Администрации МО «Сюмсинский район»

Почтовый адрес: ул. Советская, 45, с.Сюмси, Удмуртская Республика, 427370  

Телефон: (34152) 2-11-46  

Факс:    (34152) 2-10-40

Е-mail: sumsi-adm@udm.net

Пн. – 08.00 – 17.00;

Вт. - пт. – 08.00-16.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

26.

Архивный отдел Администрации МО «Увинский район»

Почтовый адрес: ул. Советская, 68, п.Ува, Удмуртская Республика, 427260  

Телефон: (34130) 5-11-39  

Факс:    (34130) 5-19-73 

Е-mail: Adminuva@udmnet.ru

Пн. – пт. – 08.00 – 17.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

27.

Архивный отдел Администрации МО «Шарканский район»

Почтовый адрес: ул. Ленина, 10, с.Шаркан, Удмуртская Республика, 427070  

Телефон: (34136) 2-11-71  

Факс:    (34136) 2-11-65 

Е-mail: shark@udmnet.ru 

Пн. - пт. – 08.00-16.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

28.

Архивный отдел Администрации МО «Юкаменский район»

Почтовый адрес: ул. Первомайская, 9, с.Юкаменское, Удмуртская Республика, 427680  

Телефон: (34161) 2-13-92  

Факс:    (34161) 2-16-37

Пн.- пт. – 07.48-16.30;

Перерыв –12.00-13.30;

Сб. – вс. – выходной

29.

Архивный отдел Администрации МО «Якшур-Бодьинский район»

Почтовый адрес: ул. Пушиной, 69, с. Якшур-Бодья, Удмуртская Республика, 427100  

Телефон: (34162) 2-15-67  

Факс:    (34162) 2-14-54

Е-mail: BodiAadm@yandex.ru

Пн.-чт. – 08.00 – 17.00;

Пт. – 08.00-16.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

30.

Архивный сектор Администрации МО «Ярский район»

Почтовый адрес: ул. Советская, 57, п. Яр, Удмуртская Республика, 427500  

Телефон: (34157) 4-13-92  

Факс:    (34157) 4-11-08   

E-mail: yarraion@udmnet.ru

Пн.-пт. – 08.00 – 17.00;

Перерыв –12.00-13.00;

Сб. – вс. – выходной

Приёмные дни – пн.,вт.,чт.

Приложение 3

Приложение 1 к Регламенту государственного учета документов  Архивного фонда Российской Федерации

_________________________________

    Наименование и адрес получателя

Кем представляется ________________________________________________

                                                                наименование и адрес

_________________________________________________________________

                                                отчитывающейся организации

Паспорт ____________________________________________________________

_________________________________ ___________ архива на 1 января 200_ г.

               (название архива, музея, библиотеки)

1. Состав и объем архивных документов

Показатели

Код

строки

Кол-во

фондов

Кол-во ед. хр.

Кол-во ед. хр. принятых на временное хранение

Всего

В том числе

внесенных в описи

секретных *

учтенных особо ценных

А

Б

1

2

3

4

5

6

Док-ты на бум. основе. Всего

101

в т.ч.

Управленческая документация

102

Док-ты личного происхождения

103

Х

НТД

104

Документы по личному составу

105

Х

Кинодокументы

106

Фотодокументы

107

Фонодокументы

108

Видеофонограм-мы

109

МЧД

110

Микроформы на правах подлин-ников

111

Х

Итого:

112

________________________

*Сведения гр.4 представляются отдельно в установленном порядке.

Примечания:

Показатели

Код строки

Количество ед. учета

Всего

в том числе внесенных в описи

А

Б

2

3

Кинодокументы

106

Фонодокументы

108

Видеофонограммы

109

МЧД

110

Микроформы на правах подлинников кадров)

111

Док-ты л/п, не внесенные в описи (док-тов)

103

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Показатели

Код 

строки

Количество ед. хр.

Количество ед. хр.

скопированных для страхового фонда

имеющих фонд пользования

кол-во кадров негатива

кол-во ед. хр. страхового фонда

А

Б

1

2

3

4

Док-ты на бум. Основе. Всего

201

В т.ч.

Управленческая документация

202

Док-ты личного происхождения

203

НТД

204

Документы по личному составу

205

Х

Х

Х

Кинодокументы

206

Х

Фотодокументы

207

Х

Фонодокументы

208

Х

Видеофонограммы

209

Х

МЧД

210

Х

Микроформы на правах подлинников

211

Итого:

212

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам 

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Показатели

код строки

Кол-во описей (книг учета и описания)

Закаталогизировано

Создано баз данных о составе и содержании документов

Всего

Из них в полном комплекте

Кол-во фондов

Кол-во ед. хр., ед. уч.

Кол-во составленных карточек

кол-во

БД

Информ. объем (в Мбайт)

Всего

Из них в полном комплекте

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Док-ты на бум. основе. Всего

301

в т.ч.:

Управленческая документация

302

Док-ты личного происхождения

303

НТД

304

Документы по личному составу

305

Кинодокументы

306

Фотодокументы

307

Фонодокументы

308

Видеофо- нограммы

309

МЧД

310

Микроформы на правах подлинников

311

Итого:

312

3.2. Справочно-информационные издания:

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Изданные справочники

Всего:

314

в т.ч.:

Путеводители, краткие справочники по фондам

315

Других типов

316

По административно- территориальному делению

317

По истории учреждений

318

   _____

* Только для  кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Книги и брошюры

401

Газеты

402

Журналы

403

Др. виды печатной продукции

404

5. Условия хранения документов

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Зданий (помещения) архива. Всего:

501

в т.ч.: специальные

502

приспособленные

503

Протяженность стеллажных полок (в пог. м). Всего:

504

в т.ч. металлических

505

деревянных

506

смешанных

507

Степень загруженности (в %)

508

Оснащенность зданий сигнализацией (в %): охранная

509

пожарная

510

Закартонировано ед. хр.

511

Руководитель ___________________     ____________________

                                  подпись                       расшифровка подписи

" __ " _____________

______________________________

фамилия и телефон  исполнителя

Приложение 4

Приложение 6 к Регламенту   государственного учета документов  Архивного фонда Российской Федерации

Кому представляется ___________________________________

                                                      наименование и адрес

_____________________________________________________

                                             получателя

Кем представляется ____________________________________

                                                   наименование и адрес

_____________________________________________________

                          отчитывающейся организации

СВЕДЕНИЯ

о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, муниципальных архивов Удмуртской Республики на 1 декабря 20__ года

1. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию

Показатели

Код строки

Всего

Из них имеют

Согласованные с архивными учреждениями

Помещения для хранения документов

Штатных работников

Полностью подготовили документы к передаче на постоянное хранение (утвердили описи на ЭПК архивного учреждения)

Номенклатуры дел

Инструкции по делопроизводству

А

Б

1

2

3

4

5

6

Общее количество организаций

101

В т.ч. количество негосударственных организаций

102

Количество организаций профиля комплектования госархивов (всего)

103

В т.ч. количество негосударственных организаций профиля комплектования госархивов

104

Количество организаций профиля комплектования районных, городских архивов (всего)

105

В т.ч. количество негосударственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов

106

Количество объединенных ведомственных архивов

107

Х

Х

Х

Количество архивов по личному составу при администрациях

108

Х

Х

Х

Примечание: 1. Сведения строк 107, 207 не включаются в сведения строк 101–106, 201–206.

2. В сведения строк 108, 208 не включаются сведения об архивах документов по личному составу при администрациях, вошедших в систему Федеральной архивной службы.

3. В сведения строк 207–208 включаются данные о документах только организаций – списков источников комплектования государственных, районных и городских архивов.

2. Сведения об управленческой документации

Показатели

Код строки

Документы постоянного хранения

Документы по личному составу

Образуется в год дел постоянного хранения

Всего
единиц
хранения

Крайние даты

Из них внесены в описи, утвержденные ЭПК арх. учр.

Крайние даты

Хранится сверх установленного срока

Всего ед. хранения

Из них внесены в описи, согласованные ЭПК

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Во всех организациях

201

В т.ч. в негосударственных организациях

202

В организациях профиля комплектования госархивов (всего)

203

В т.ч. в негосударственных организациях профиля комплектования госархива

204

В организациях профиля комплектования районных, городских архивов (всего)

205

В т.ч. в негосударственных организациях профиля комплектования районных, городских архивов

206

В объединенных ведомственных архивах

207

В архивах документов по личному составу при администрациях

208

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

3. Сведения об организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно-технической документацией

Показатели

Код строки

Количество организаций

Количество единиц хранения (томов, папок)* 

Всего

Имеющих помещения
для хранения документов

Имеющих штатных работников архива

Всего

Крайние даты

Из них внесено в описи,утвержденные ЭПК арх. учр.

Крайние даты

Хранится сверх установленного срока

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации

301

в т.ч. негосударственные

302



* Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 равняется 1 папке.

Сведения о кинофотофонодокументах

Виды организаций

Код
стро

ки

Количество организаций, состоящих на учете в архивных учреждениях

Количество единиц хранения

Всего

Из них имеют

Всего

Крайние даты

Из них внесено в описи, утвержденные ЭПК архивного учреждения

Хранится сверх установленного срока

Помещения для хранения документов

Штатных работников

Начальная

Конечная

Всего

Крайние даты

Начальная

Конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации, хранящие кинодокументы (всего)

401

В т.ч. негосударственные организации, хранящие кинодокументы

402

Организации, хранящие фотодокументы (всего)

403

В т.ч. негосударственные организации, хранящие фотодокументы

404

Организации, хранящие фонодокументы (всего)

405

В т.ч. негосударственные организации, хранящие фонодокументы

406

Организации, хранящие видеозаписи (всего)

407

В т.ч. негосударственные организации, хранящие видеозаписи

408

5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов*

Показатели

Код
строки

Количество единиц хранения

Всего

Крайние даты

Из них внесено в описи, книги учета и описания

Крайние даты

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

Научно-техническая документация

502

Кинодокументы

503

Фотодокументы

504

Фонодокументы

505

Видеозаписи

506

Документы на машинных носителях

507



Код
стро-
ки

Количество организаций

Всего

Из них имеют

Помещения для хранения док-тов

Штатных
работников

А

1

2

3

501

“____” _________________ 20___ г.

___________________________

Руководитель

______________________________

    Фамилия и телефон исполнителя

*  Заполняется только Росархивом.

Приложение 5

Приложение 3 к Регламенту государственного учета документов   Архивного фонда Российской Федерации

______________________________

название архива, музея, библиотеки

СВЕДЕНИЯ

об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01.20__ г.

п\п

№

фондов

Категория

Название фонда

Поступило

выбыло

Общее количество ед.хр. в фонде на 01.01.20__ г.

Имеющих страховые копии ед.хр.

Примечание

Название описи, аннотация документов

годы

Название описи, аннотация документов

годы

Внесённых в описи ед.хр.

Неописанных ед.хр./

документов

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Итого: за __________ поступило ______ фондов, _______________ ед.хр./документов

                                  выбыло      ______ фондов, _______________ ед.хр./документов         

               созданы страховые копии на ______________ ед.хр.

На 01.01.20__ г.  в архиве по списку фондов числятся с №___ по № ___  фондов,

    в том числе:  номеров, числящихся в наличии ___________ фондов, ____________ ед.хр./документов

                         номеров, переданных и объединённых (номера которых занимать нельзя) _______ фондов

                         утраченных ___________ фондов

                         свободных номеров ___________________________________________

Директор                     ____________                            __________________________

                                         подпись                                            расшифровка подписи

Приложение 6

Приложение 2 к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Карточка фонда

┌────────────┬────────────┬──────────────────────┬──────────────────────┐

│Дата первого│Дата получе-│Место хранения фонда  │N фонда               │

│поступления │ния карточки│                      │                      │

│фонда       │фонда       │                      │                      │

├────────────┼────────────┼──────────────────────┼──────────────────────┤

│            │            │                      │категория             │

├────────────┼────────────┼──────────────────────┼──────────────────────┤

│            │            │                      │форма собственности   │

├────────────┼────────────┼──────────────────────┼──────────────────────┤

│            │            │                      │срок хранения (только │

├────────────┼────────────┼──────────────────────┤для негосударственной │

│            │            │                      │части АФ РФ)          │

└────────────┴────────────┴──────────────────────┴──────────────────────┘

┌───────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┐

│Крайние даты каждо-│       Название фонда                              │

│го названия фонда  │                                                   │

├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤

│                   │                                                   │

├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤

│                   │                                                   │

├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤

│                   │                                                   │

├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤

│                   │                                                   │

├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤

│                   │                                                   │

├───────┬───────────┴───────────────────┬───┬───┬────┬────┬────┬───┬────┤

│объем  │годы                           │   │   │    │    │    │   │    │

│фонда  ├───────────────────────────────┼───┼───┼────┼────┼────┼───┼────┤

│на 1   │кол-во ед.хр./документов       │   │   │    │    │    │   │    │

│января ├───────────────────────────────┼───┼───┼────┼────┼────┼───┼────┤

│       │в т.ч. неописанных ед.хр./до-  │   │   │    │    │    │   │    │

│       │кументов                       │   │   │    │    │    │   │    │

│       ├───────────────────────────────┼───┼───┼────┼────┼────┼───┼────┤

│       │имеющих страховые копии ед.хр. │   │   │    │    │    │   │    │

└───────┴───────────────────────────────┴───┴───┴────┴────┴────┴───┴────┘

                    Оборотная сторона карточки фонда

┌───────────────────────┬─────┬─────┬───────────────────────┬─────┬─────┐

│Название описи, анно-  │Нач. │Кон. │Название описи, анно-  │Нач. │Кон. │

│тация документов       │годы │годы │тация документов       │годы │годы │

├───────────────────────┼─────┼─────┼───────────────────────┼─────┼─────┤

│                       │     │     │                       │     │     │

├───────────────────────┼─────┼─────┼───────────────────────┼─────┼─────┤

│                       │     │     │                       │     │     │

├───────────────────────┼─────┼─────┼───────────────────────┼─────┼─────┤

│                       │     │     │                       │     │     │

├───────────────────────┼─────┼─────┼───────────────────────┼─────┼─────┤

│                       │     │     │                       │     │     │

├───────────────────────┼─────┼─────┼───────────────────────┼─────┼─────┤

│                       │     │     │                       │     │     │

├───────────────────────┼─────┼─────┼───────────────────────┼─────┼─────┤

│                       │     │     │                       │     │     │

└───────────────────────┴─────┴─────┴───────────────────────┴─────┴─────┘

                    Прежний N фонда ________________

Примечание: _____________________________________________________________

Дата: _______________ Должность _____________ Подпись ___________________

Приложение 7

Блок-схема исполнения государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов»

Условные обозначения

Начало или завершение административной процедуры

Операция, действие, мероприятие

Срок исполнения

Возврат к операции, действию, мероприятию

Блок-схема административной процедуры

«Приём и регистрация документов государственного учёта, учётной базы данных»

Приложение  7-1

Блок-схема  административной процедуры «Анализ документов государственного учёта и составление Сводных документов государственного учёта»

Приложение  7-2

Блок-схема  административной процедуры «Внесение изменений в фондовый каталог»

Приложение  7-3

Блок-схема  административной процедуры «Анализ учётных баз данных и обновление Сводной учётной базы данных общеотраслевого автоматизированного  программного комплекса»