ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГРАЖДАНСКОГО СЛУЖАЩЕГО КОМИТЕТА РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ ПО АРХИТЕКТУРЕ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВУ И ВЕДЕНИИ ЕГО ЛИЧНОГО ДЕЛА



1

Комитет Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству

ПРИКАЗ № 48-од

23 ноября 2010 года                                                                                      г. Майкоп

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГРАЖДАНСКОГО СЛУЖАЩЕГО КОМИТЕТА РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ ПО АРХИТЕКТУРЕ И ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВУ  И ВЕДЕНИИ ЕГО ЛИЧНОГО ДЕЛА

В соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», Законом Республики Адыгея от 4 августа 2005 г. N 352 «О государственной гражданской службе Республики Адыгея» и Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», приказываю:

1. Утвердить:

1) положение об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству и ведении его личного дела, согласно приложению N 1;

2) список должностей государственных гражданских служащих Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных государственных гражданских служащих, согласно приложению N 2.

2. Установить, что Комитет Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству осуществляет ведение личных дел и личных карточек государственных гражданских служащих Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству (далее - гражданские служащие), ведение и хранение трудовых книжек гражданских служащих, а также хранение личных дел гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, в течение установленного срока с дальнейшей передачей в архив.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета                                                                               

О.И. Бакланова

Приложение № 1

к  приказу  Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству

от 23 ноября 2010 года № 48-од

Положение
об организации работы с персональными данными государственного гражданского

служащего Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству

и ведении его личного дела

1. Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству (далее - гражданский служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Федеральный закон N 79-ФЗ), Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ), Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации» (далее - Трудовой кодекс Российской Федерации), статьей 16 Закона Республики Адыгея от 4 августа 2005 г. N 352 «О государственной гражданской службе Республики Адыгея» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Адыгея.

2. В настоящем Положении используются основные понятия в соответствии со статьей 3 Федерального закона N 152-ФЗ.

3. Представитель нанимателя в лице Председателя Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству, а также кадровая служба обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в личных делах, от неправомерного использования или утраты.

4. Председатель Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству определяет лиц, уполномоченных на обработку персональных данных гражданских служащих, обеспечивающих обработку персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона N 79-ФЗ и Федерального закона N 152-ФЗ, других нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Адыгея и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

5. При обработке персональных данных гражданского служащего операторы обязаны соблюдать следующие требования:

1) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Адыгея, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Республики Адыгея (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству, учета результатов исполнения должностных обязанностей;

2) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

3) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные Федеральным законом N 79-ФЗ и Федеральным законом N 152-ФЗ персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

4) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

5) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного использования или утраты обеспечивается за счет средств Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству в порядке, установленном Федеральным законом N 79-ФЗ, Федеральным законом N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Адыгея;

6) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральными законами;

7) обеспечение конфиденциальности персональных данных, за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных;

8) в случае выявления недостоверных персональных данных гражданского служащего или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, или уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных гражданского служащего с момента такого обращения или получения запроса на период проверки;

9) в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных гражданского служащего, оператор на основании документов, представленных гражданским служащим, являющимся субъектом персональных данных, или его законным представителем, или уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов, обязан уточнить персональные данные и снять блокирование;

10) в случае выявления неправомерных действий с персональными данными, оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений, оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, а в случае если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган;

11) хранение персональных данных должно осуществляться по форме, позволяющей определить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, не более чем этого требуют цели их обработки. Данные подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

6. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации о государственной службе, о порядке выезда и въезда в Российскую Федерацию и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

7. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств осуществляется в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ.

8. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право:

1) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке персональных данных, в том числе автоматизированной;

2) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом N 152-ФЗ;

3) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также персональных данных, обработанных с нарушением Федерального закона N 79-ФЗ. Гражданский служащий при отказе оператора исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме в кадровую службу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

4) требовать от начальника кадровой службы уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных изменениях или исключениях;

5) обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке, если гражданский служащий, являющийся субъектом персональных данных, считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона № 152-ФЗ или иным образом нарушает его права и свободы.

9. Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом N 79-ФЗ и другими федеральными законами.

10. В соответствии со статьей 16 Закона Республики Адыгея от 4 августа 2005 г. N 352 «О государственной гражданской службе Республики Адыгея» и на основе персональных данных гражданских служащих в Комитете Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих.

11. Кадровая служба вправе подвергать обработке, в том числе автоматизированной, персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва.

12. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой.

13. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера, за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

14. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

1) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;

2) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

3) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

4) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

5) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

6) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

7) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

8) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

9) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

10) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении иной должности гражданской службы;

11) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

12) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

13) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

14) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;

15) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы;

16) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

17) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

18) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

19) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

20) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

21) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

22) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

23) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

24) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

25) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

15. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

16. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой на электронных носителях, который обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

17. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:

1) приобщение документов, указанных в пунктах 14 и 15 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих;

2) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

3) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом N 79-ФЗ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;

4) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

18. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленных настоящим Положением.

19. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган личное дело передается в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

20. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

21. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, за исключением гражданских служащих, указанных в пунктах 19 и 20 настоящего Положения, хранятся в кадровой службе в течение 10 лет со дня увольнения гражданского служащего с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится в кадровой службе, поступит на гражданскую службу вновь, личное дело подлежит передаче в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в кадровой службе в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Приложение 2

к  приказу  Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству

от 23 ноября 2010 года № 48-од

Список
должностей государственных гражданских служащих Республики Адыгея в Комитете Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных государственных гражданских служащих

N п/п

Должность

Право доступа

1

Специалист 1 разряда нормативно-правового отдела Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству

штат Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству

2

Консультант информационно-аналитического отдела Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству

штат Комитета Республики Адыгея по архитектуре и градостроительству

3

Члены и секретарь комиссии для рассмотрения вопросов предоставления государственным гражданским служащим Республики Адыгея единовременной выплаты на приобретение жилого помещения

кандидаты на получение единовременной субсидии на приобретение жилого помещения