ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ РЕГЛАМЕНТЕ АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ТЕРРИТОР...



23 декабря 2010 года № 01-04/77

1

Администрация Курской области

Архивное управление Курской области

ПРИКАЗ

«23» декабря 2010  г.   № 01-04/77

г. Курск

ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ РЕГЛАМЕНТЕ АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ТЕРРИТОРИИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ»

Утратил силу:

Приказом Архивного управления Курской области от 25.12.2014 № 01-06/72 (НГР RU46000201400700 от 30.12.2014)

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679 (с последующими изменениями и дополнениями), Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденным постановлением Администрации Курской области от 29.12.2008 г. № 417, и на основании решения комиссии по проведению административной реформы в Курской области (протокол от 15.12.2010 г. № 5)  ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент архивного управления Курской области по исполнению государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Курской области» (далее – Административный регламент).

2. Ввести в действие Административный регламент с 1 января 2011 года.

3. Заместителю начальника архивного управления Курской области – начальнику отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов С.П.Некрасовой:

  3.1. Обеспечить исполнение Административного регламента.

  3.2.  Проводить анализ практики применения Административного регламента и по результатам указанного анализа готовить и представлять начальнику архивного управления Курской области информацию ежегодно в срок не позднее 15 марта, начиная с 2011 года.

3.3. Организовать и обеспечить в срок до 30 декабря 2010 года:

  - размещение Административного регламента, утвержденного настоящим приказом, в сети Интернет на официальном сайте Администрации Курской области;

  - подготовку и размещение на информационном стенде информации, указанной в п.п.2.1.9 Административного регламента;

- подготовку необходимого количества экземпляров Административного регламента для передачи (направления) муниципальным архивам и музеям Курской области.

  3.4. Провести рабочее совещание с соответствующими должностными лицами государственных архивов Курской области по исполнению Административного регламента.

4. Директору государственного архива Курской области М.М.Литвиновой, директору государственного архива общественно-политической истории Курской области В.И.Хондарю, директору областного государственного архивного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Курской области» В.М.Шалобаевой:

  - обеспечить исполнение Административного регламента, утвержденного настоящим приказом, в части, касающейся полномочий архивных учреждений.

- разместить на информационном стенде архивного учреждения копию Административного регламента, утвержденного настоящим приказом.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника архивного управления Курской области – начальника отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов С.П.Некрасову.

Начальник архивного

Управления

В.Л.Богданов

УТВЕРЖДЕН

приказом начальника архивного

управления Курской области

от « 23 » декабря 2010 г. № 01-04/77

                                                                              

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

архивного управления Курской области по  исполнению

государственной  функции «Ведение государственного учета

документов Архивного фонда Российской Федерации на

территории Курской области»

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной  функции

                           

              Административный регламент  архивного управления Курской области по  исполнению  государственной  функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Курской области» (далее – Административный регламент) определяет последовательность и сроки  административных процедур и действий, осуществляемых  архивным управлением Курской области (далее – Архивуправление), порядок взаимодействия  между структурными подразделениями и должностными лицами,  а также взаимодействия с государственными и муниципальными архивами Курской области,  государственными и муниципальными музеями и библиотеками Курской области.  

             

1.2.  Наименование органа исполнительной власти области, непосредственно исполняющего государственную функцию

Государственную функцию  «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Курской области» (далее – государственная функция)  исполняет Архивуправление во взаимодействии с государственным архивом Курской области, государственным архивом общественно-политической истории Курской области, областным государственным архивным  учреждением «Государственный архив документов по личному составу Курской области» (далее –  государственные архивы Курской области), архивными отделами администраций муниципальных образований Курской области (далее – муниципальные архивы Курской области), государственными и муниципальными музеями и библиотеками Курской области (далее – музеи и библиотеки Курской области), организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области  (далее – организаций).

Административные процедуры и административные действия выполняют государственные гражданские служащие и работники Архивуправления, работники государственных архивов Курской области, муниципальные служащие  муниципальных архивов Курской области, работники музеев и библиотек Курской области, организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области.  

  Технологическое обеспечение исполнения государственной функции в Архивуправлении  осуществляется:

- должностным лицом отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов   – в части ведения документов государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Курской области;

- должностным лицом отдела бюджетного планирования и программного обеспечения  – в части ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Курской области.

1.3. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ)  («Российская газета», 21.01.2009, №7);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280, 2007, № 49, ст. 6079, 2008, № 20, ст. 2253);

Приказом Министерства культуры СССР от 17.07.1985 № 290 «Об утверждении Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР» (опубликован не был);

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 02.12.1998 № 590 «Об утверждении «Инструкции об учете библиотечного фонда» («Официальные документы в образовании», № 7, 2001);

Приказом Министерства культуры Российской Федерации № 167, Росархива № 13 от 14.03.2000 «Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения» (опубликован не был);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 года № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 21.11.2005, № 47, ст. 4933; 10.12.2007, № 50, ст. 6285; 2008, № 18, ст. 2063; 2009, № 41, ст. 4765);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении  Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007  № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.10.2007 №10291) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 05.11.2007 № 45);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 года № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте РФ 05.05.2009 г. регистрационный № 13893) (Российская газета, 20.05.2009, № 89);

Приказом Росархива от 11 марта 1997 года № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997, регистрационный № 1344) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 17, 1997 год);

Приказом Росархива от 17 ноября 1997 г. № 61 «О введении в действие Инструкции о порядке заполнения паспорта архива» (опубликован не был);

Приказом Росархива от 23 октября 2000 г. № 64 «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (опубликован не был);

«Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением коллегии Росархива 6 февраля 2002 г. (опубликованы не были);

Приказом Росархива от 12 октября 2006 г. № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20___ год» (документ не опубликован);

Законом Курской области от 21 декабря 2005 г. № 97 – ЗКО «Об архивном деле в Курской области» («Курская правда»,  № 263, 27.12.2005; № 202, 17.09.2009); 

Постановлением   Губернатора   Курской   области  от 7 октября 2010 г. № 385-пг «Об утверждении Положения об архивном управлении Курской области» («Курская правда», 14.10.2010, № 119);

Постановлением Администрации Курской области от 29 декабря 2008 г. № 417 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» («Курская правда», 21.01.2009, № 5-6);

              1.4. Описание результатов  исполнения государственной функции

Конечным результатом исполнения государственной функции является обеспечение организационной упорядоченности и возможности адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Юридическими фактами завершения исполнения государственной функции являются:

 Составление:

1) сводных (в рамках субъекта Российской Федерации):

              -  паспорта государственных архивов Курской области  по состоянию на 1 января  года, следующего за отчетным;

- паспорта муниципальных архивов Курской области по состоянию на 1 января  года, следующего за отчетным;

- паспорта  музеев и библиотек Курской области по состоянию на 1 января  года, следующего за отчетным;

2) объяснительных записок к указанным паспортам;

3) сведений о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования  государственных и муниципальных  архивов Курской области по состоянию на 1 декабря текущего года; 

4)  объяснительной записки к  указанным сведениям; 

 Ведение фондового каталога Архивуправления на бумажном носителе, пополнение и обновление базы данных программного комплекса «Фондовый каталог»;

 Предоставление сводных документов государственного учета, разъясняющих их документов и копий информационных массивов базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в Федеральное архивное агентство (Росархив).

1.5. Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с действующим законодательством либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и организациями при исполнении государственной функции

Заявителями и лицами, выступающими от имени юридических лиц при взаимодействии с Архивуправлением при исполнении им государственной функции, является единоличный  исполнительный орган юридического лица, либо иные лица, уполномоченные на совершение соответствующих действий в установленном законодательстве порядке.

1.6. Терминология

Для целей настоящего Административного регламента используются следующие понятия:

учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

учетный документ – документ  установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве;

паспорт архива, музея (библиотеки) – основной документ  государственного учета установленной формы, включающий официальную информацию об  объеме,  состоянии, составе  и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, постоянно хранящихся в музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации, по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным;  

паспорт организации - источника комплектования архива - основной документ  государственного учета установленной формы, включающий официальную информацию об  объеме, состоянии, составе и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, временно хранящихся в организации - источнике комплектования  государственного и муниципального архива, по состоянию на 1 декабря текущего года;

объяснительная записка к паспорту архива, музея (библиотеки) – информация, в которой фиксируются  по всем позициям разделов паспорта специфические для конкретного архива особенности динамики  показателей об объеме,  состоянии, составе  и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сведений о документах основного фонда музея, библиотеки, в сравнении с ранее составленной объяснительной запиской к паспорту архива, музея (библиотеки» по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным;

сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования архивов –  основной документ государственного учета  установленной формы, включающий сводную официальную информацию с указанием конкретных  видов документации (управленческой, научно-технической, кинофотофоновидеодокументов, по личному составу)  о количестве организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области, объеме, состоянии, составе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся временно в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря текущего года;

пояснительная записка к сведениям о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях-источниках комплектования архивов – информация с указанием конкретных  видов документации (управленческой, научно-технической, кинофотофоновидеодокументов, по личному составу), в которой фиксируются  по всем позициям  разделов сведений особенности динамики  показателей о количестве организаций - источников комплектования архивов, количестве документов в единицах хранения, крайних датах и сроках подготовки этих документов к передаче в архивы  в сравнении с ранее составленной пояснительной запиской к сведениям о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования архивов по состоянию на 1 декабря текущего года;  

сведения об изменениях в составе и объеме фондов –  основной документ государственного учета, содержащий данные  по фондам, по которым произошли изменения в течение  года, следующего за отчетным (изменение названия фонда, его объема в связи с поступлением или выбытием документов), сведения о ликвидации учреждения с указанием даты ликвидации;

лист фонда – основной учетный документ, необходимый для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

программные комплексы  «Архивный фонд», «Фондовый каталог» -  программное обеспечение для ведения документов государственного учета и сводных документов государственного учета в электронной форме.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

2.1.1. Информация о порядке исполнения государственной функции размещается на официальном сайте Администрации Курской области в сети Интернет, в средствах массовой информации, на информационных стендах Архивуправления.

2.1.2. Место нахождения Архивуправления: г. Курск, ул. Ленина, д. 57.

2.1.3. Почтовый адрес для направления в Архивуправление документов и обращений по вопросам исполнения государственной функции: 305000, г. Курск, ул. Ленина, д.57.

2.1.4. Место приема документов и обращений: г.Курск, ул.Ленина, д.57, каб.6 (приемная) и каб.8.

2.1.5. График работы Архивуправления: понедельник – пятница: с 9.00 до 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00), суббота и воскресенье – выходные дни. В предпраздничные дни продолжительность времени работы Архивуправления сокращается на 1 час и прекращается на 1 час раньше.

Часы приема корреспонденции в Архивуправлении: понедельник – пятница – 10.00 – 12.00, 14.30 - 17.00.

Прием представителей государственных и муниципальных архивов Курской области, музеев и библиотек Курской области  в Архивуправлении по вопросам составления документов государственного учета и процедуре их представления  в  Архивуправление, а также разъяснения заполнения показателей по  всем разделам основных форм документов государственного учета,  осуществляют должностные лица отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов Архивуправления (каб.№8)  по следующему графику: понедельник – пятница, с 9.00 до 17.30 (перерыв с 13.00 до 14.00), суббота и воскресенье – выходные дни.

2.1.6. Телефоны Архивуправления для получения справок по входящей корреспонденции, связанной с исполнением государственной функции:

- (4712) 56-76-10 (по вопросам регистрации и отправки корреспонденции, осуществлении личного приема должностными лицами Архивуправления);

- (472) 56-76-11 (по вопросам исполнения государственной функции).

2.1.7. Электронный адрес для направления в Архивуправление электронных обращений по вопросам исполнения государственной функции: аrсhivupr-Kursk@yandex.ru.

2.1.8. Структурными подразделениями Архивуправления, осуществляющими исполнение государственной функции, являются:

отдел методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов (тел. (4712) 56-76-11);

отдел бюджетного планирования и программного обеспечения (тел. (4712) 56-67-16).

2.1.9. На информационном стенде в холле здания, в котором располагается Архивуправление, размещается следующая информация:

- о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты Архивуправления;

- о  графике (режиме) работы Архивуправления;

- номера кабинетов, где осуществляется информирование, консультации заявителей, в отношении которых исполняется государственная функция, и прием документов, необходимых для исполнения государственной функции, фамилии, имена, отчества и должности лиц, ответственных за информирование, консультирование и прием документов;

- процедура исполнения государственной функции (в текстовом виде и в виде блок-схемы);

- порядок обжалования решений, действий (бездействия) и решений, осуществляемых  (принятых)  должностными лицами  в рамках исполнения государственной функции;

- перечень причин для отказа в исполнении государственной функции.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

2.1.10. Для получения информации о порядке исполнения государственной функции заявители обращаются в Архивуправление:

- лично в устной или письменной форме;

- по телефону;

- в письменном виде почтой, электронной почтой, по факсу, посредством официального сайта в сети Интернет.

2.1.11. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется в устной или письменной форме. Основными требованиями к порядку информирования заявителей об исполнении государственной функции являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информирования;

- наглядность форм предоставления информации о процедуре;

- удобство и доступность получения информации о процедурах;

- оперативность предоставления информации об административных процедурах, необходимых для исполнения государственной функции.

2.1.12. Информирование заявителей осуществляется путем:

- индивидуального информирования в форме устного информирования (лично или по телефону) и письменного информирования (по почте или по электронной почте);

- публичного информирования.

Лицами, ответственными за индивидуальное устное информирование в Архивуправлении, являются:

заместитель  руководителя Архивуправления, осуществляющий индивидуальное устное информирование;

должностное лицо отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов Архивуправления, осуществляющий в соответствии с должностным регламентом индивидуальное устное информирование заявителей;

должностное лицо отдела бюджетного планирования и программного обеспечения Архивуправления, осуществляющее в соответствии с должностным регламентом индивидуальное устное информирование заявителей.

Заместитель  руководителя,  должностные лица указанных структурных подразделений Архивуправления, осуществляющие в соответствии с должностным регламентом индивидуальное устное информирование, должны принять все необходимые  меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Время ожидания заявителя при индивидуальном устном информировании не может превышать 30 минут.

При индивидуальном устном информировании (по телефону или лично)  должностные лица, осуществляющие индивидуальное устное информирование, дают ответ самостоятельно в течение не более 20 минут.    

Должностные лица, осуществляющие индивидуальное устное информирование, должны корректно и внимательно относиться к заявителям (представителям заявителя) не унижая их чести и достоинства. Информирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

  Индивидуальное письменное информирование при обращении заявителей (представителей заявителя) в Архивуправление осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или  по электронной почте.

  Заместитель  руководителя, осуществляющий письменное информирование, или уполномоченное им должностное лицо в соответствии со своей компетенцией определяет непосредственного исполнителя для подготовки письменного ответа.

  Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности лица, подписавшего ответ, а также фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя.

  Ответ направляется в письменном виде, электронной почтой, в зависимости от способа обращения заявителя  за информацией и указанного в обращении адреса.

  При индивидуальном письменном информировании ответ направляется заявителю  в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

  Индивидуальное письменное информирование направляется по почте по адресу заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации письменного обращения, и должно содержать: ответы на поставленные вопросы, должность, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя. Ответ подписывается должностным лицом, осуществляющим письменное информирование, или уполномоченным им должностным лицом.

  Индивидуальное письменное информирование (через официальный сайт) осуществляется путем направления электронного письма на адрес электронной почты представителя юридического лица и должно содержать: ответы на поставленные вопросы, должность, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя, адрес электронной почты. Ответ на обращение направляется на адрес электронной почты заявителя в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации электронного обращения.

  

   2.2.  Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Максимальный срок исполнения государственной функции составляет 25 рабочих дней со дня поступления документов, перечень которых установлен в пп.2.5.2, 2.5.3 настоящего Административного регламента.

2.2.2. Время ответа на телефонный звонок не должен   превышать 30 минут.

При информировании посредством личного обращения  должностные лица Архивуправления обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

При информировании по письменному обращению ответ направляется по почте. Оформление ответа  и  его направление заявителю по почте  осуществляется в  течение 3-х  рабочих дней. При информировании по электронной почте  ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении,  в течение 1 рабочего дня.

2.2.3. Прием и регистрация документов, перечень которых установлен в пп.2.5.2, 2.5.3 настоящего Административного регламента, осуществляется в день их поступления в Архивуправление. Максимальный срок действий по приему и регистрации документов не должен превышать 10 мин. на 1 комплект документов.

2.2.4. Проверка комплектности представленных государственными и муниципальными архивами Курской области, музеями и библиотеками Курской области и их соответствие требованиям к оформлению и содержанию осуществляется соответствующим должностным лицом Архивуправления в течение 3 рабочих дней со дня их получения.

2.2.5. Анализ, обработка документов государственного учета и разъясняющих их документов на бумажных носителях, составление сводных документов государственного учета, разъясняющих их документов осуществляется соответствующим должностным лицом Архивуправления в течение 10 рабочих дней со дня их получения.

2.2.6. Проверка соответствия копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд», созданных государственными и муниципальными архивами Курской области, требованиям настоящего Административного регламента, выполняется соответствующим должностным лицом Архивуправления в течение 3 рабочих дней со дня получения электронных носителей.

2.2.7. Анализ копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд», и объединение описаний архивных фондов государственных и муниципальных архивов Курской области в базы данных «Фондовый каталог» осуществляется соответствующим должностным лицом Архивуправления в течение 5 рабочих дней со дня получения электронных носителей.

2.2.8. Устранение недостатков документов на бумажных и электронных носителях, их исправление и повторное представление государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками Курской области осуществляется в течение 7 дней со дня их извещения.

2.2.9. Направление сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов,  а также копий информационных массивов  базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в Федеральное архивное агентство осуществляется в течение 1 рабочего дня.

2.3. Перечень оснований для приостановления исполнения   государственной функции либо для отказа в исполнении государственной функции

Основаниями для отказа в осуществлении должностными лицами Архивуправления, ответственными за исполнение государственной функции, включения учетных сведений из учетных документов, представленных государственными и муниципальными архивами Курской области, музеями и библиотеками Курской области, в сводные документы государственного учета, а также объединения описаний архивных фондов государственных и муниципальных архивов Курской области в базу данных «Фондовый каталог» являются:

- предоставление неполного  комплекта  документов, перечень которых установлен в пп.2.5.2 и пп.2.5.3 настоящего Административного регламента;

          - несоответствие представляемых документов государственного учета требованиям к оформлению и содержанию, установленных в п. 2.7 настоящего Административного регламента.

2.4. Требования к местам исполнения государственной функции

  2.4.1. Помещения для приема представителей юридических лиц включают места для информирования, приема заявителей и должны соответствовать санитарным правилам и нормам. 

  Помещения для приема представителей юридических лиц  оборудуются местами общего пользования (туалетной комнатой), гардеробом, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

   На видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и сотрудников.  Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.

   Место для приема представителей юридических лиц  должно быть снабжено стульями, иметь место для письма и раскладки документов.

  2.4.2. Рабочие места специалистов, осуществляющих государственную функцию, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции в полном объеме.

2.4.3. Должностные лица, ведущие прием представителей юридических лиц,  обеспечиваются личными карточками (бейджами) с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Рабочее место указанного должностного лица оснащается настенной вывеской или настольной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.5. Информация о перечне необходимых для исполнения  государственной функции  документов, требованиях к их оформлению и порядке их представления

2.5.1. Организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области представляют в соответствующие  государственные и муниципальные архивы Курской области на бумажном носителе:

- паспорт архива организаций  по состоянию на 1 декабря текущего года, в 1 экземпляре.

2.5.2. Государственные и муниципальные архивы Курской области представляют в Архивуправление следующие документы:

на бумажном носителе:

- сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации или его заместителем на имя руководителя Архивуправления;

- паспорт архива по состоянию на 1 января  года, следующего за отчетным, в 1 экземпляре;

- объяснительную записку к указанному паспорту в 1 экземпляре;

- карточки фондов на поступившие в течение года фонды в 1 экземпляре;

- листы фондов в 1 экземпляре;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, в 1 экземпляре;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования  архива по состоянию на 1 декабря текущего года в 1 экземпляре;

- пояснительную записку к сведениям о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования в 1 экземпляре;

на электронном носителе:

- копии информационных массивов базы данных «Архивный фонд» по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

2.5.3. Музеи и библиотеки Курской области представляют в Архивуправление следующие документы на бумажном носителе:

- сопроводительное письмо, подписанное руководителем  или его заместителем на имя руководителя Архивуправления;

- паспорт музея (библиотеки)  по состоянию на 1 января  года, следующего за отчетным, в 1 экземпляре;

- объяснительную записку к паспорту музея  (библиотеки) в 1 экземпляре.

2.5.4. Документы государственного учета по форме и содержанию должны соответствовать нормативно установленным формам учетных документов:

паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря текущего года,  оформляется согласно Приложениям  4, 4а, 4б, 5 (в зависимости  от состава документов, образующихся в деятельности организаций) к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденному приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (далее – Регламент);

паспорт архива по состоянию на 1 января  года, следующего за отчетным, представляемый государственными и муниципальными архивами Курской области, музеями и библиотеками Курской области, оформляется согласно  Приложению 1 к Регламенту;

карточка фонда оформляется согласно Приложению 2 к Регламенту;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, оформляются согласно Приложению 3 к Регламенту;

сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива по состоянию на 1 декабря текущего года оформляются согласно Приложению 6 к Регламенту;

лист фонда оформляется согласно приложению № 28 к приказу Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

  информационные массивы базы данных «Архивный фонд» должны содержать элементы описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов в электронном виде, указанные в Приложении 1 к настоящему Административному регламенту.

2.5.5. Государственные и муниципальные архивы Курской области заполняют показатели паспорта архива  в соответствии с Инструкцией о порядке заполнения паспорта архива, утвержденной приказом Росархива от 17.11.1997 г. № 61 «О введении в действие Инструкции о порядке заполнения паспорта архива».

Музеи и библиотеки Курской области заполняют показатели паспорта музея, библиотеки в соответствии с Инструкцией по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения, утвержденной приказом Министерства культуры Российской Федерации № 167, Росархива № 13 от 14.03.2000 г.

2.5.6. Организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области ежегодно представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы Курской области документы, перечисленные в п.п.2.5.1 настоящего Административного регламента, ежегодно к 30 декабря отчетного года.   

2.5.7. Государственные и муниципальные архивы Курской области представляют в Архивуправление документы государственного учета и разъясняющие их документы  ежегодно в следующие сроки:

- паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива,  объяснительную записку к паспорту, пояснительную записку к сведениям – в начале года, следующего за отчетным, в календарные дни, установленные Архивуправлением в графике представления архивами Курской области годовых отчетов и  документов государственного учета;

- карточки фондов, листы фондов, сведения об изменениях  в составе и объеме фондов, копии информационных массивов базы данных «Архивный фонд»  в электронном виде – не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным.

2.5.8. Музеи и библиотеки Курской области представляют в Архивуправление документы, перечисленные в п.п.2.5.3 настоящего Административного регламента, ежегодно не позднее 20 января года, следующего за отчетным.

2.5.9. Сводные документы государственного учета, обозначенные в абзаце 3 п.1.4 настоящего Административного регламента, подготовленные Архивуправлением направляются в Федеральное архивное агентство (Росархив) 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.  Копии информационных массивов базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» направляется в Росархив ежегодно вместе с годовым отчетом не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным. Копии информационных массивов базы данных  «Архивный фонд», созданных государственными и муниципальными архивами Курской области, после их анализа и обработки в Архивуправлении направляются в Росархив по его требованию о представлении не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.

2.5.10. В документах государственного учета, представляемых в Архивуправление, не должно содержаться подчисток, приписок, зачеркнутых слов, вклеек и иных исправлений. Документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.

2.7. Требования к исполнению государственной функции либо отдельных административных процедур в рамках исполнения государственной функции в соответствии с действующим законодательством на платной (бесплатной) основе

Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности административных действий при исполнении государственной функции

3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

              прием документов государственного учета, разъясняющих их документов,  копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» их регистрация;

анализ, обработка документов государственного учета и разъясняющих их документов, ведение фондового каталога Архивуправления на бумажном носителе, подготовка информации к годовому отчету, составление сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов;

           анализ  копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» и объединение описаний архивных фондов  государственных и муниципальных архивов Курской области в  программный комплекс  «Фондовый каталог»;

направление годового отчета, сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов,  а также копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» и копий информационных массивов  базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в Федеральное архивное агентство.

3.1.2. Блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции приведена в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Прием документов государственного учета, разъясняющих их документов,  копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» их регистрация

3.2.1. Основанием для начала административных действий по приему  и регистрации документов, необходимых для исполнения государственной функции, является поступление в Архивуправление документов, перечень которых установлен в пп.2.5.2, 2.5.3 настоящего Административного регламента.

Государственные и муниципальные архивы Курской области вправе передавать через своего представителя электронные носители, содержащие информационные массивы базы данных  «Архивный фонд», непосредственно должностному лицу отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственному за исполнение государственной функции, без их регистрации.

3.2.2. Прием и регистрация документов осуществляется должностным лицом Архивуправления, ответственным за прием и регистрацию документов, в день поступления  документов в Архивуправление. Максимальный срок выполнения действий по приему и регистрации документов не должен превышать 10 мин. на один комплект документов.              

3.2.3. Должностное лицо Архивуправления, ответственное за прием и регистрацию документов, регистрирует в журнале регистрации входящей корреспонденции сопроводительное письмо к представляемым документам, ставит на письме регистрационный штамп с указанием даты и входящего номера.

3.2.4. После регистрации документы в тот же день передаются руководителю (в его отсутствие - заместителю руководителя) Архивуправления для наложения соответствующей резолюции. 

3.2.5. Должностное лицо Архивуправления, ответственное за прием и регистрацию документов, после получения документов от руководителя Архивуправления в течение 30 минут передает их должностным лицам Архивуправления, ответственным за исполнение государственной функции, в соответствии с резолюцией руководителя Архивуправления.

3.3. Анализ, обработка документов государственного учета и разъясняющих их документов, ведение фондового каталога Архивуправления на бумажном носителе, подготовка информации к годовому отчету, составление сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов

3.3.1. Основанием для начала административных действий по анализу, обработке документов государственного учета и разъясняющих их документов, ведению фондового каталога Архивуправления на бумажном носителе, подготовке информации к годовому отчету, составлению сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов является поступление документов на бумажном носителе, перечень которых установлен в пп.2.5.2, 2.5.3 настоящего Административного регламента, к должностному лицу отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов,  ответственному за исполнение государственной функции в Архивуправлении.

3.3.2. Должностное лицо отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов,  ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, в течение 3 рабочих дней со дня получения документов:

- проверяет комплектность документов и их соответствие требованиям к оформлению, изложенным в п.п.2.5.4, 2.5.5 настоящего Административного регламента;

- устанавливает наличие оснований для приостановления исполнения государственной функции или для отказа в исполнении государственной функции (отдельных административных процедур).

3.3.3. Если при проверке документов выявлены основания для приостановления исполнения государственной функции или отказа в исполнении государственной функции (отдельных административных процедур),  должностное лицо отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов,  ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, в день выявления извещает должностное лицо государственного или муниципального архива Курской области, музея (библиотеки) Курской области, подготовившее документы (по телефону либо при личном посещении Архивуправления данным лицом), о нарушении требований настоящего Административного регламента и запрашивает у него отсутствующие при представлении документы  либо документы, приведенные в соответствие с требованиями настоящего Административного регламента.

Соответствующее должностное лицо государственного или муниципального архива Курской области, музея (библиотеки) Курской области в течение 7 (семи) дней со дня извещения сотрудником Архивуправления обязано:

устранить выявленные недостатки представленных в Архивуправление документов;

представить (лично или посредством почтовой связи) отсутствующие при первичном представлении документы  либо документы, приведенные в соответствие с требованиями настоящего Административного регламента.

По запросу указанного выше сотрудника Архивуправления для соблюдения сроков выполнения административных процедур документы могут быть направлены по факсу, по электронной почте, что не исключает последующее представление оригиналов запрашиваемых документов лично или посредством почтовой связи.

После получения отсутствующих при первичном представлении документов  либо документов, приведенных в соответствие с требованиями настоящего Административного регламента, должностное лицо отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов,  ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, выполняет действия в соответствии с п.п.3.3.4 настоящего Административного регламента.

В случае непредставления должностным лицом государственного или муниципального архива Курской области, музея (библиотеки) Курской области запрашиваемых документов сотрудник Архивуправления обращается к директору государственного архива (главе администрации муниципального образования), руководителю музея (библиотеки) с тем же запросом  и предложением о привлечении виновного должностного лица к дисциплинарной ответственности. Данный запрос выполняется в течение 3-х дней.

3.3.4. В случае, если поступившие документы государственного учета соответствуют всем требованиям, установленным в настоящем Административном регламенте,  должностное лицо отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов,  ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня поступления документов:

3.3.4.1. Ежегодно:

1) проводит анализ  полноты и сбалансированности всех показателей, указанных в документах государственного учета;

2) изучает информацию, содержащуюся в объяснительных и пояснительных записках к документам государственного учета, листах фонда;

3) сопоставляет данные, содержащиеся в документах государственного учета и разъясняющих их документах, с данными, отраженными в годовых отчетах государственных и муниципальных архивов, выявляет противоречия и принимает меры по их устранению в порядке, предусмотренном в п.п.3.3.3 настоящего Административного регламента;

4) готовит информацию о государственном учете и представляет ее заместителю руководителя Архивуправления для рассмотрения и включения ее в годовой отчет Архивуправления по основным направлениям деятельности, подлежащий направлению в Росархив;

5) включает карточки фондов  государственных  и муниципальных архивов Курской области в фондовый каталог Архивуправления на бумажном носителе.

3.3.4.2. Раз в три года:

1) осуществляет действия, указанные в п.п.3.3.4.1 настоящего Административного регламента;

2) составляет сводные паспорта (на бумажном носителе и в электронном виде) государственных архивов Курской области,  муниципальных архивов Курской области, музеев и библиотек Курской области по состоянию на 1 января  года, следующего за отчетным, путем включения учетных сведений из паспорта каждого государственного или муниципального архива, музея или библиотеки в показатели сводных паспортов;

3) готовит объяснительные записки к сводным паспортам государственных архивов Курской области,  муниципальных архивов Курской области, музеев и библиотек Курской области;

4) составляет (на бумажном носителе и в электронном виде) сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования  государственных и муниципальных  архивов Курской области по состоянию на 1 декабря текущего года путем включения учетных показателей сведений о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях -источниках комплектования каждого государственного или муниципального архива в показатели сводных сведений;

5) готовит объяснительные записки к сведениям о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования  государственных и муниципальных  архивов Курской области;

6) визирует документы, указанные в п.2) – 5) настоящего подпункта, готовит сопроводительное письмо к ним и передает пакет документов на рассмотрение заместителю руководителя Архивуправления.

3.3.5. Заместитель руководителя Архивуправления в течение 3 рабочих дней со дня получении документов, перечисленных в п.п.3.3.4 настоящего Административного регламента, рассматривает их, и в случае отсутствия замечаний к ним составляет годовой отчет, визирует сводные документы государственного учета и передает указанный пакет документов на подпись руководителю Архивуправления.

3.3.6. В случае выявления в подготовленных должностным лицом отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов,  ответственным за исполнение государственной функции в Архивуправлении, неточностей, ошибок, передает в день выявления представленные документы указанному должностному лицу для внесения соответствующих изменений и доработки.

3.3.7. Должностное лицо отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов,  ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, после получения пакета документов, указанного в п.п.3.3.6 настоящего Административного регламента, в течение 1 рабочего дня дорабатывает документы, вносит в них изменения, передает повторно заместителю руководителя Архивуправления.

3.3.8. Заместитель руководителя Архивуправления в день получения повторно представленных документов выполняет действия, изложенные в п.п.3.3.5 настоящего Административного регламента.

3.4. Анализ  копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» и объединение описаний архивных фондов  государственных и муниципальных архивов Курской области в базу данных «Фондовый каталог»

3.4.1. Основанием для начала административных действий по           анализу  копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» и объединению описаний архивных фондов  государственных и муниципальных архивов Курской области в  программный комплекс  «Фондовый каталог»  является поступление электронных носителей, содержащих информационные массивы базы данных  «Архивный фонд»,  представленных государственными и муниципальными архивами Курской области, к должностному лицу отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственному за исполнение государственной функции в Архивуправлении.

3.4.2. Должностное лицо отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, в течение 3 рабочих дней со дня получения электронных носителей:

- проверяет  соответствие  копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд», созданных государственными и муниципальными архивами Курской области, требованиям, изложенным в абзаце восьмом п.п.2.5.4 настоящего Административного регламента;

- устанавливает наличие оснований для приостановления исполнения государственной функции или отказа в исполнении государственной функции (отдельных административных процедур).

3.4.3. Если при проверке копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» выявлены основания для приостановления исполнения государственной функции или отказа в исполнении государственной функции (отдельных административных процедур),  должностное лицо отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, в день выявления извещает ответственное должностное лицо государственного или муниципального архива Курской области (по телефону либо при личном посещении Архивуправления данным лицом) о нарушении требований настоящего Административного регламента и запрашивает у него новые электронные носители с указанной информацией взамен поврежденных (не по вине сотрудника Архивуправления) или информационные массивы базы данных «Архивный фонд», приведенные в соответствие с требованиями настоящего Административного регламента.

Соответствующее должностное лицо государственного или муниципального архива Курской области в течение 7 (семи) дней со дня извещения сотрудником Архивуправления обязано представить новые электронные носители с указанной информацией взамен поврежденных или информационные массивы базы данных «Архивный фонд», приведенные в соответствие с требованиями настоящего Административного регламента.

После получения запрошенных материалов должностное лицо отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, выполняет действия в соответствии с п.п.3.4.4 настоящего Административного регламента.

В случае непредставления должностным лицом государственного или муниципального архива Курской области запрашиваемых материалов сотрудник Архивуправления обращается к директору государственного архива  с тем же запросом  и предложением о привлечении виновного должностного лица к дисциплинарной ответственности. Данный запрос выполняется в течение 3-х дней.

3.4.4. В случае если поступившие  копии информационных массивов базы данных  «Архивный фонд», составленных государственными и муниципальными архивами Курской области, соответствуют всем требованиям, установленным в настоящем Административном регламенте,  должностное лицо отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, в течение 5 рабочих дней со дня поступления электронных носителей:

1) проводит анализ  полноты и сбалансированности всех  элементов описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов Курской области;

2) принимает меры по устранению ошибочных показателей в порядке, определенном в п.п.3.4.3 настоящего Административного регламента;

3) объединяет описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов Курской области в базу данных программного комплекса «Фондовый каталог»;

4) создает копии информационных массивов базы данных «Фондовый каталог».

3.4.5.  Должностное лицо отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, после осуществления административных действий, указанных в п.п.3.4.4 настоящего Административного регламента, извещает в течение рабочего дня руководителя Архивуправления (его заместителя) о подготовке копии информационных массивов базы данных «Фондовый каталог»  и готовности копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» к направлению в Росархив.

3.5. Направление годового отчета, сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов, а также копий информационных массивов  базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в Федеральное архивное агентство

3.5.1.               Основанием для начала административных действий по  направлению годового отчета либо годового отчета с приложением сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов в Федеральное архивное агентство является получение  должностным лицом Архивуправления, ответственным за прием и регистрацию документов, сопроводительного письма, годового отчета, либо сопроводительного письма, годового отчета с приложением сводных документов государственного учета, и разъясняющих их документов,  на бумажном носителе, подписанных руководителем Архивуправления (его заместителем). 

3.5.2.  Должностное лицо  Архивуправления, ответственное за прием и регистрацию  документов, после получения документов, указанных в п.п. 3.5.1 настоящего Административного регламента, в течение 1 рабочего дня:

- регистрирует их в журнале регистрации исходящей корреспонденции;

- проставляет в подлиннике сопроводительного письма исходящий номер и дату регистрации;

- делает ксерокопии направляемых писем и прилагаемых к ним документов и подшивает их в соответствующее дело;

- передает оформленные документы, подлежащие отправке в Росархив по электронной почте, должностному лицу Архивуправления, ответственному за прием и отправку документов по электронной почте;

- после их возвращения от должностного лица Архивуправления, ответственного за прием и отправку документов по электронной почте, вкладывает подлежащие направлению в Росархив документы  в конверт, наклеивает на него установленное количество марок и передает его в соответствующее почтовое отделение для отправки.

3.5.3.  Должностное лицо Архивуправления,  ответственное за прием отправку документов по электронной почте, после получения подлинников документов, указанных в п.п. 3.5.1 настоящего Административного регламента, на бумажном носителе и тех же документов в электронном виде в течение 1 рабочего дня:

- осуществляет отправку документов в Росархив по адресу электронной почты;

- возвращает подлинники полученных документов на бумажном носителе должностному лицу  Архивуправления, ответственному за прием и регистрацию  документов.

3.5.4.   Основанием для начала административных действий по  направлению копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» и копий информационных массивов  базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в Федеральное архивное агентство является получение должностным лицом отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственным за исполнение государственной функции в Архивуправлении, в устной форме распоряжения руководителя Архивуправления (его заместителя) об их отправке.

3.5.5. Должностное лицо отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственное за исполнение государственной функции в Архивуправлении, в течение 1 рабочего дня осуществляет  отправку копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» и копий информационных массивов  базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в Росархив по адресу электронной почты.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением

государственной функции

Контроль за исполнением государственной функции осуществляется в следующих формах:

- текущий контроль;

- плановые и внеплановые проверки полноты и качества исполнения ответственными должностными лицами положений настоящего Административного регламента, нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции.

              4.1. Порядок осуществления  текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений ответственными лицами

4.1.1 Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами Административного регламента, по выполнению государственной функции и принятием решений осуществляет   заместитель руководителя Архивуправления. 

4.1.2. Заместитель руководителя Архивуправления при рассмотрении документов, подготавливаемых должностным лицом отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов и должностным лицом отдела бюджетного планирования и программного обеспечения, ответственных за исполнение государственной функции в Архивуправлении,  проводит контроль качества выполненных административных действий по исполнению государственной услуги.

4.1.3. Критериями, характеризующими положительно качество выполненных административных действий по исполнению государственной услуги, являются:

- количество выявленных ошибок, неточностей, противоречий в документах, представленных государственными и муниципальными архивами Курской области, музеями и библиотеками Курской области;

- соблюдение последовательности административных действий, их соответствие требованиям настоящего Административного регламента;

- соблюдение установленных сроков по выполнению административных действий;

- отсутствие жалоб заявителей на действия (бездействие) должностных лиц.

4.1.4. Критериями, характеризующими отрицательно качество выполненных административных действий по исполнению государственной услуги, являются:

- наличие признанных в установленном порядке обоснованными жалоб на незаконность действий (бездействия) должностных лиц;

- неполное выявление ошибок, неточностей, противоречий в документах, представленных государственными и муниципальными архивами Курской области, музеями и библиотеками Курской области;

- несоблюдение требований настоящего Административного регламента.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции

   4.2.1. Плановые проверки полноты и качества исполнения государственной функции государственными и муниципальными архивами Курской области, музеями и библиотеками Курской области проводятся в соответствии с ежегодно утверждаемым  планом работы Архивуправления при осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации с периодичностью не чаще одного раза в три года.

4.2.2. Внеплановые проверки полноты и качества исполнения государственными и муниципальными архивами Курской области, музеями и библиотеками Курской области государственной функции проводятся по решению руководителя Архивуправления в случаях:

поступления жалоб на исполнение государственной функции;

выявления нарушений порядка и сроков выполнения административных процедур, установленных настоящим Административным Регламентом, при плановой проверке.

4.2.3. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции государственными и муниципальными архивами Курской области, музеями и библиотеками Курской области формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие и работники Архивуправления, представители государственных и муниципальных архивов Курской области. Состав комиссии утверждается приказом руководителя Архивуправления.

4.2.4. Проверка осуществляется посредством выборочного рассмотрения документов (учетных документов государственных и муниципальных архивов, организаций – источников их комплектования, наблюдательных дел организаций – источников комплектования указанных архивов, карточек учета работы с организациями – источниками комплектования указанных архивов) на предмет соответствия исполнения государственной функции требованиям законодательства об архивном деле Российской федерации и настоящего Административного регламента.

4.2.5. Результаты проверки оформляются в виде акта, который составляется в двух экземплярах. В нем отмечаются информация об устранении недостатков, выявленных по результатам предыдущей проверки, выявленные в ходе данной проверки недостатки и нарушения порядка и сроков выполнения административных процедур, о предполагаемых комиссией мерах по устранению выявленных недостатков и нарушений.

  Один экземпляр акта направляется руководителю государственного архива Курской области, в котором проводилась проверка (главе администрации муниципального образования – при проверке муниципального архива), руководителю музея (библиотеки) Курской области.

Результаты плановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции обобщаются и систематизируются отделом методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов.

4.3. Ответственность государственных служащих Архивуправления и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции

Государственные гражданские служащие Архивуправления, муниципальные служащие администраций муниципальных образований Курской области и должностные лица  областных государственных архивных учреждений,  несут ответственность за решения и действия, принимаемые (осуществляемые) в процессе исполнения государственной функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, о муниципальной службе, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за исполнением государственной функции

4.4.1.Устанавливаются следующие требования к порядку и формам контроля за исполнением государственной функции:

проведение текущего контроля не реже двух раз в год;

проведение текущего контроля в форме плановых и внеплановых проверок;

участие в проведении текущего контроля представителей граждан, их объединений и организаций.

4.4.2. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и (или) юридических лиц действиями (бездействием) должностных лиц Архивуправления, участвующих в исполнении государственной функции, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4.3. Контроль полноты и качества исполнения государственной функции со стороны Федерального архивного агентства включает в себя рассмотрение годовых отчетов Архивуправления и документов государственного учета.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица,

а также принимаемого им решения при исполнении

государственной функции

5.1. Граждане и юридические лица – источники комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области  имеют право на обжалование решений, принятых в ходе исполнения государственной функции, действий (бездействия) государственных гражданских служащих и работников Архивуправления, муниципальных служащих администраций муниципальных образований Курской области и должностных лиц  государственных архивов Курской области в досудебном порядке путем обращения непосредственно к руководителю (заместителю руководителя) Архивуправления, к заместителю Губернатора Курской области – Управляющему делами Администрации Курской области или в суд в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Государственные и муниципальные архивы Курской области, музеи и библиотеки Курской области имеют право на обжалование решений, принятых в ходе исполнения государственной функции, действий (бездействия) государственных гражданских служащих и работников Архивуправления в досудебном порядке путем обращения непосредственно к руководителю (заместителю руководителя) Архивуправления, а в случае, если не удовлетворены решением, принятым руководителем Архивуправления, - к заместителю Губернатора Курской области – Управляющему делами Администрации Курской области.

5.2. Лица, указанные в п. 5.1 настоящего Административного регламента, могут обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию).

5.3. Обращение, жалоба (претензия) в письменной форме должны содержать следующую информацию:

наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации; должность, фамилия, имя и отчество государственного (муниципального) служащего, работника (при наличии сведений), действия (бездействие) и решения которого обжалуется;

существо обжалуемого действия (бездействия) и решения.

Дополнительно в обращении, жалобе (претензии) могут указываться причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием) и решением, обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации, либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия) и решения, а также иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

  К обращению, жалобе (претензии) могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные обстоятельства. В таком случае заявителем приводится перечень прилагаемых документов.

  Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения обращения, жалобы (претензии), отсутствуют или не приложены, заявитель в пятидневный срок уведомляется (письменно, с использованием средств телефонной или факсимильной связи, либо по электронной почте) о том, что рассмотрение обращения, жалобы (претензии) и принятие решения будут осуществляться без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

В случае, если в обращении, жалобе (претензии) содержится просьба об истребовании документов, имеющих существенное значение для рассмотрения, которые отсутствуют у заявителя, то должностные лица Архивуправления, рассматривающие обращение, жалобу (претензию), вправе запросить необходимые документы

5.4. Обращения рассматриваются уполномоченными должностными лицами  Архивуправления и Администрации Курской области в течение 30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения (жалобы (претензии)).

   Обращения, содержащие жалобы (претензии) на нарушение  должностными лицами органа,  исполняющего государственную функцию, требований к служебному поведению государственного гражданского служащего, на коррупционные проявления при принятии решений в ходе исполнения государственной функции, осуществлении действий или бездействия, рассматриваются уполномоченными должностными лицами Архивуправления и Администрации Курской области в течение 15 календарных дней со дня регистрации письменного обращения,  жалобы (претензии)).

   В случае если по обращению, жалобе (претензии) требуется провести расследование, проверку или обследование, срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней по решению должностного лица органа, в который поступило обращение, жалоба (претензия). О продлении срока рассмотрения заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

5.5. По результатам рассмотрения обращения, жалобы (претензии) должностное лицо Архивуправления принимает решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным обжалованного действия (бездействия) и решения, либо об отказе в удовлетворении требований.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.

5.6. Обращение, жалоба (претензия) не рассматривается в следующих случаях:

  отсутствия сведений об обжалуемом действии (бездействии) и решении (в чем выразилось, кем принято), о  наименовании органа или организации заявителя, почтовом адресе, по которому должен быть направлен ответ;

  если предметом обращения, жалобы (претензии) является решение, принятое в судебном порядке;

  содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу сотрудника Архивуправления, а также членов его семьи;

  текст письменного обращения не поддается прочтению;

  содержится вопрос, на который заявителю многократно (более 3 раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства.

  Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения, жалобы (претензии) направляется заявителю не позднее 30 календарных дней с момента ее регистрации.

              5.7. Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных действиях (бездействии) и решениях государственных (муниципальных) служащих и работников органов и организаций, участвующих в исполнении государственной функции, нарушении положений настоящего Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики по номерам следующих телефонов: 56-76-10, 56-76-11 и по электронной почте:  аrсhivupr-Kursk@yandex.ru.

Сообщение заявителя должно содержать информацию, указанную в п.5.3 настоящего Административного регламента, а также  сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

  5.8. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе на действия (бездействие) и решения должностных лиц органов и организаций, участвующих в исполнении государственной функции, принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции, руководитель Архивуправления принимает меры по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.

  5.9. В случае, если заявители не удовлетворены решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы (претензии), или решение не было принято в установленный срок, жалоба (претензия) может быть подана в Федеральное архивное агентство Министерства культуры Российской Федерации по адресу: ул.Ильинка, д. 12, г.Москва, 103132. 

  5.10. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц органов и организаций, участвующих в исполнении государственной функции, в судебном порядке  (Ленинский районный суд г.Курска, районные (городские) суды по месту жительства гражданина, Арбитражный суд Курской области) в соответствии с нормами Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации или Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в течение трех месяцев со дня, когда стало известно заявителю о нарушении его прав.

Приложение № 1

к Административному регламенту архивного

управления Курской области по исполнению

государственной функции «Ведение государственного

учета документов Архивного фонда  Российской

Федерации на территории Курской области»

Элементы описания архивных фондов государственных и

муниципальных архивов в электронном виде, которые должны

содержать информационные массивы базы данных «Архивный фонд»

1. В формате ПК «Архивный фонд» (3-я версия):

В режиме «Архивист»:

              Раздел  ФОНД: поля экрана №№  1-3, поля «Историческая справка» и «Аннотация» экрана № 4,

              раздел  ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ: все поля,

              раздел ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ: все поля,

              раздел НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ: все поля,

              раздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ: все поля,

              раздел ОПИСЬ: все поля экранов №№ 11-12,

              раздел ДЕЛО: все поля экрана № 17;

В режиме АДМИНИСТРАТОР:

              раздел РЕКВИЗИТЫ АРХИВА: все поля,

              раздел ПАСПОРТ: все поля.

2. В формате ПК «Архивный фонд» (4-я версия):

2.1. В режиме АРХИВИСТ:

2.1.1. Раздел ФОНД:

закладка «Общие сведения»:

- номер фонда,

- полное и сокращенное название фонда,

- тип и вид фонда,

- тип документации фонда,

- тип носителей документации фонда,

- характеристика секретности и доступ к документам фонда,

- исторический период,

- категория фонда,

- источник поступления и основание поступления документов,              

- собственность,

- срок хранения,

- движение,

- даты документов,

- количество описей;

закладка «Объем: трад. носители»: все поля для фондов, содержащих документы на традиционных носителях;

закладка «Объем: эл. носители»: все поля для фондов, содержащих документы на электронных носителях;

закладка «НСА1»: поля «Историческая справка» и «Аннотация»;

закладка «Доп. инф.»:

              - раздел ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ ФОНДА: все поля,

              - раздел НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ: все поля,

- раздел ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ: все поля;

2.1.2. Раздел ОПИСЬ:

закладка «Общие сведения»:

              - номер описи,

              - видовой состав описи,

              - тип описи,

              - тип документации описи,

              - тип носителей документации описи,

              - характеристика секретности и доступ к документам описи,

              - категория описи,

              - источник поступления и основание поступления документов,

              - срок хранения,

              - движение,

              - даты документов,

              - количество экземпляров описи;

закладка «Объем: трад. носители»: все поля для описей, содержащих                документы на электронных носителях;

закладка «Объем: эл. носители: все поля  для описей, содержащих документы на электронных носителях;

закладка «Акты и топографирование»: все поля раздела АКТЫ;

2.1.3. Раздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ:

              - номер акта,

              - дата акта,

              - тип акта,

              - движение,

              - объект движения,

              - объем;

2.1.4. Раздел ЕД.ХР./ЕД.УЧ.:

закладка «Общие сведения»:

              - номер ед.хр./ед.уч.,

              - заголовок,

              - кол-во листов,

              - тип документации,

              - тип носителя,

              - характеристика секретности и доступ,

              - категория,

              - даты документов;

закладка  «Акты»: все поля раздела АКТЫ;

              2.2. В режиме АДМИНИСТРАТОР:

раздел АРХИВ: все поля,

раздел ПАСПОРТ АРХИВА: все поля.

1

Приложение № 2

к Административному регламенту архивного управления Курской области по исполнению

государственной функции «Ведение государственного

учета документов Архивного фонда  Российской

Федерации на территории Курской области»

                                                                     

БЛОК-СХЕМА

                                                  последовательности действий при исполнении государственной функции

Начало исполнения государственной функции: Поступление  в государственные и муниципальные архивы Курской области документов государственного учета от организаций – их источников комплектования (ежегодно до 30 декабря отчетного года)

Представление государственными и муниципальными архивами Курской области, музеями и библиотеками Курской области документов государственного учета, разъясняющих их документов в Архивуправление (в начале года, следующего за отчетным, в календарные дни, установленные Архивуправлением, не позднее 20 января, не позднее 1 февраля – в зависимости от вида документа)

Прием документов государственного учета, разъясняющих их документов,  копий информационных массивов баз данных  «Архивный фонд» их регистрация  (в день поступления, 10 мин. на регистрацию 1 комплекта документов). Передача поступивших документов руководителю Архивуправления для наложения соответствующей резолюции (незамедлительно после регистрации)

Передача после наложения резолюции руководителя Архивуправления  документов  государственного учета должностным лицам Архивуправления, ответственным за исполнение государственной функции (30 мин.)

Проверка должностными лицами Архивуправления, ответственными за исполнение государственной функции, комплектности и соответствия документов, требованиям к оформлению и содержанию, изложенным в  Административном регламенте,   соответствия  копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд», созданных государственными и муниципальными архивами Курской области, требования  настоящего Административного регламента, а также устанавливают наличие оснований для приостановления исполнения государственной функции или отказа в исполнении государственной функции (отдельных административных процедур) (3 дня)

Выявлены основания для отказа в осуществлении должностными лицами Архивуправления, ответственными за исполнение государственной функции, отдельных административных процедур

Документы соответствуют установленным требованиям

  Анализ, обработка документов государственного учета и разъясняющих их документов, ведение фондового каталога Архивуправления на бумажном носителе, подготовка информации к годовому отчету, составление сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов; (10 рабочих  дней)

Анализ  копий информационных массивов базы данных  «Архивный фонд» и объединение описаний архивных фондов  государственных и муниципальных архивов Курской области в  программный комплекс  «Фондовый каталог»

(5 рабочих дней)

Извещение должностного лица, подготовившего документы, запрос отсутствующих при первичном представлении документов  либо документов (информационных массивов базы данных «Архивный фонд»), приведенных в соответствие с требованиями Административного регламента, новых электронных носителей (в день выявления оснований для отказа)

Не представление  запрашиваемых документов и материалов в установленный срок

Извещение руководителя Архивуправления о подготовке копий массивов баз данных ПК «Архивный фонд» и ПК «Фондовый каталог» для направления в Росархив (1 рабочий день)

Осуществление административных действий, аналогичных тем, которые производятся в случаях, когда документы соответствуют установленным требованиям

Устное распоряжение руководителя Архивуправления об отправке   копий массивов баз данных ПК «Архивный фонд» и ПК «Фондовый каталог» в Росархив (в день извещения)

             

Представление  руководителю Архивуправления сопроводительного письма, годового отчета, сводных документов государственного учета, и разъясняющих их документов,  на бумажном носителе, и их подписание (1 рабочий день)

Исполнение государственной функции завершено

Регистрация  подписанных руководителем Архивуправления сопроводительного письма, годового отчета по основным направлениям деятельности, сводных документов государственного учета, и разъясняющих их документов, направление указанных документов в Росархив по почте и по электронной почте (1 рабочий день)