Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций в Департаменте труда и занятости населения Томской области



Министерство труда и социального развития Российской Федерации

ДЕПАРТАМЕНТ ТРУДА И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ

ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ № 207 от 24.12.2014 года

Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций в Департаменте труда и занятости населения Томской области

   В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления»

         

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций в Департаменте труда и занятости населения Томской области.

      2. Общему отделу (Шестакова):

       обеспечить официальное опубликование настоящего приказа не позднее 14 дней после его подписания;

      разместить настоящий приказ на официальном сайте Департамента в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» - http://www.trudtomsk.ru.

3. Комитету правового и кадрового обеспечения (Симонова) направить копию настоящего приказа и информацию о его официальном опубликовании в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Томской области.

           4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.    

Начальник Департамента                                                                                                         

С.Н.Грузных

Утвержден приказом  Департамента труда и занятости населения Томской области

    от  24.12.2014 № 207 

Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций

в Департаменте труда и занятости населения Томской области

Общие положения

1. Рассмотрение обращений граждан и организаций (далее - обращение) в Департаменте труда и занятости населения Томской области (далее - Департамент) осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления».

2. Рассмотрение обращений включает в себя рассмотрение обращений в письменной форме, в форме электронного документа, устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, в том числе в рамках проведения Дней Департамента в муниципальных образованиях Томской области, обращений, поступивших по телефону в ходе проведения «прямой линии», во время проведения «прямых эфиров» на радио и телевидении.

3. Письменные обращения, поступившие в Департамент, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

        В случаях, когда для рассмотрения обращения требуется запросить дополнительные материалы и документы, необходимые для рассмотрения обращения, а также в исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней начальником Департамента. В указанных случаях гражданину (организации), направившему (направившей) обращение, (далее - автор обращения) должен быть направлен промежуточный ответ с уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения и его причине.

Процедуры рассмотрения обращений

4. Рассмотрение обращений включает в себя следующие процедуры:

         прием и регистрация обращения;

         рассмотрение обращения начальником Департамента;

         рассмотрение обращения руководителем структурного подразделения Департамента (далее - руководитель структурного подразделения);

         рассмотрение обращения государственным гражданским служащим, ответственным за выполнение поручений по конкретному обращению (далее - исполнитель);

         оформление дела по обращению, хранение;

         анализ обращений граждан.

Прием и регистрация обращения

5. Прием и регистрация обращений (проверка правильности адресования корреспонденции, наличие приложений к обращению), определение содержания вопросов обращения, проверка истории обращений, направление обращения начальнику Департамента осуществляется специалистами общего отдела Департамента, ответственными за делопроизводство (далее – специалист, ответственный за делопроизводство).

6. Регистрация обращений осуществляется с использованием журнала регистрации обращений (далее - журнал), куда вносится следующая информация о приеме документов:

дата поступления обращения и входящий номер;

данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, либо об обратившейся организации: наименование;

номер поступившего документа и дата;

краткое содержание обращения;

количество листов;

информация о назначенном руководителе структурного подразделения и содержание резолюции;

роспись руководителя структурного подразделения за получение и возврат обращения, дата получения.

7. В случае если для рассмотрения обращения назначены несколько руководителей структурных подразделений, в журнале вносится информация обо всех назначенных руководителях.

8. Поручение по обращению может быть дано также руководителям подведомственных Департаменту учреждений. В этом случае специалист, ответственный за делопроизводство, направляет им копию обращения и резолюции по электронной почте, о чем делается отметка в журнале.

9. Совместное обращение двух и более заявителей по общему для них вопросу, а также обращение от имени трудовых коллективов, членов одной семьи, резолюции митингов и собраний, подписанные их организаторами и отвечающее требованиям, установленным к обращению действующим законодательством, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в журнале.

         10. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, принимаются к рассмотрению.

         11. На каждом поступившем обращении проставляется регистрационный штамп, где указываются порядковый номер и дата поступления.

Рассмотрение обращения

  12. Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:

  содержащие вопросы, которые не относятся к компетенции Департамента;

  содержащие вопросы, которые относятся к компетенции Департамента;

          содержащие вопросы, которые относятся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;

          повторные обращения, многократные обращения;

          обращения, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;

  анонимные обращения.

          13. Повторные обращения, как правило, ставятся на рабочий контроль независимо от того, к компетенции какого органа относится рассмотрение поставленного вопроса.

          14. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно в день регистрации направляется в территориальные органы федеральных органов государственной власти в соответствии с их компетенцией.

  15. Начальник Департамента по результатам ознакомления с текстом обращения и прилагаемыми  документами:

          определяет характер обращения, структурное подразделение Департамента, в компетенцию которого входит рассмотрение обращения;

готовит резолюцию и дает поручение руководителю структурного подразделения по ее исполнению. 

  16. По результатам рассмотрения обращения начальником Департамента специалист, ответственный за делопроизводство:

  вносит в журнал содержание резолюции, информацию о назначенном руководителе структурного подразделения;

  направляет обращение и прилагаемые к нему документы руководителю структурного подразделения.

В случае если в резолюции указаны несколько руководителей структурных подразделений, оригинал обращения и резолюция поступают тому руководителю структурного подразделения, который назначен начальником Департамента ответственным за рассмотрение обращения и указан в резолюции первым. Другим руководителям структурных подразделений, указанным в резолюции, специалист, ответственный за делопроизводство, направляет копию обращения и резолюции по электронной почте.

Проект ответа на обращение готовит структурное подразделение, руководитель которого указан в резолюции последним.

          17. Максимальный срок предварительной подготовки обращения на рассмотрение руководителю структурного подразделения – один рабочий  с момента регистрации обращения в журнале.

  18. Обращение с резолюцией начальника Департамента и прилагаемыми документами поступает руководителю структурного подразделения.

          19. Руководитель структурного подразделения по результатам ознакомления с резолюцией начальника Департамента, текстом обращения и прилагаемыми документами:

          ставит в журнале роспись за получение обращения и дату его получения;

          определяет исполнителя;

          дает необходимые поручения.

          20. Обращение с резолюцией начальника Департамента, визой руководителя структурного подразделения и прилагаемыми документами поступают к исполнителю.

  21. Рассматриваемые обращения относятся к категориям предложений, заявлений или жалоб.

          22. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:

          запросить дополнительную информацию в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления;

          пригласить на личную беседу автора обращения, запросить у него дополнительную информацию;

          инициировать проведение внеплановой документарной или выездной проверки.

           23. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления исполнителем подготавливается запрос.

           Запрос должен содержать данные об обращении, по которому запрашивается информация; вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация; вид запрашиваемой информации; содержание запроса. 

           24. В случае необходимости получения дополнительной информации у автора обращения, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу. Приглашение осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами.

            25. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

            26. В случае многократных обращений исполнитель готовит ответ о прекращении переписки с автором обращения по данному вопросу при одновременном наличие следующих условий:

            в письменном обращении содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

     в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

            27. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, исполнитель готовит письмо о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении, уведомляет автора обращения о переадресации обращения.

             28. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

             29. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, то исполнитель готовит сообщение автору обращения о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

             30. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

     ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано и будет сделано), должно быть указано куда (кому) было адресовано обращение (при рассмотрении в порядке переадресации);

     если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

     в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

     31. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение является:

     оформление проекта ответа с нарушением установленной формы, противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа действующему законодательству;

     необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения, ответ дан не на все вопросы обращения.

     32. В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

     устранить выявленные нарушения;

     провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.

     33. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты меры, дан письменный ответ автору обращения. 

34. Ответ на обращение визируется руководителем структурного подразделения и подписывается начальником Департамента.

Оформление дела по обращению, хранение

35. Специалист, ответственный за делопроизводство, направляет подписанный начальником Департамента ответ. По желанию автора обращения ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен по почте, электронной почтой.

36. Специалист, ответственный за делопроизводство, формирует дело по обращению, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, поступившие ответы, справки.

37. Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата ответа автору обращения.

38. Обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.

39. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.         Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в них в соответствии с датами рассмотрения обращения.

40. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается общим отделом Департамента в течение одного года, после чего они передаются на хранение в архив Департамента. По истечении пяти лет хранения в архиве документы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии Департамента.

В случае неоднократного обращения уничтожение документов происходит по истечении пяти лет с момента последнего обращения.

Анализ обращений

41. Аналитическая работа по обращениям ведется общим отделом Департамента во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Департамента.

42. Анализ поступивших в Департамент обращений (характер обращений, статистические данные) проводится по итогам полугодия, года.

43. При необходимости на основании отдельных поручений начальника Департамента, его заместителей, руководителей структурных подразделений готовится информация об обращениях за определенный временной период, а также по конкретной тематике.

Работа с устными обращениями

44. Организация личного приема граждан осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-03 «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления».

45. Личный прием граждан осуществляют начальник Департамента и его заместитель (далее – должностное лицо Департамента).

46. Устные обращения подлежат регистрации в день проведения личного приема.

47. Специалист общего отдела, исполняющий обязанности секретаря  приемной Департамента, при организации личного приема граждан:

            проверяет у гражданина документ, удостоверяющий его личность;

            заполняет учетную карточку приема граждан.

            При необходимости передает историю обращений гражданина должностному лицу Департамента, осуществляющему личный прием.

            48. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется специалистом общего отдела, исполняющий обязанности секретаря приемной Департамента, с учетом даты и времени обращения посетителя.

49. Должностное лицо Департамента, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение гражданина, при необходимости дает соответствующие поручения, которые фиксируются в учетной карточке приема граждан.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в учетной карточке приема граждан.

В остальных случаях должностным лицом Департамента дается соответствующее поручение о рассмотрении обращения и подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.

Во время личного приема должностным лицом Департамента не допускается рассмотрение служебных вопросов.

Во время личного приема гражданин имеет право сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

В ходе личного приема гражданину на основании пункта 6 статьи 13 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

50. Должностное лицо Департамента во время командировок (поездок), дней Департамента в муниципальных образованиях Томской области проводит личные приемы граждан непосредственно по месту жительства.

51. Устные обращения граждан могут также поступать при проведении «прямых эфиров» на радио и телевидении, «прямых линий» по телефону.

При поступлении устного обращения в ходе «прямого эфира», «прямой линии» по телефону, по которому требуются лишь разъяснения поставленных вопросов, ответ дается непосредственно в «прямом эфире», по телефону.

52. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица Департамента, ведущего личный прием («прямой эфир», «прямую линию» по телефону), гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

53. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в общем порядке.

54. Ответ гражданину дается за подписью должностного лица Департамента, проводившего личный прием.

55. Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема, своевременностью и качеством исполнения поручений, данных в результате личного приема, осуществляет должностное лицо Департамента.

Контроль за порядком рассмотрения обращений

56. Контроль за порядком рассмотрения обращений осуществляется:

начальником общего отдела Департамента;

руководителем структурного подразделения.

57. Специалист, ответственный за делопроизводство, несет персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, направление ответов автору обращения.

58. Начальник Департамента, руководитель структурного подразделения несет ответственность за прекращение переписки, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого ответа.

59. Исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

60. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

61. Ответственность за своевременное рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан, возлагается на должностное лицо Департамента, проводившего прием.