Об утверждении административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги «Выдача архивных справок или копий архивных документов ...



Документ признан утратившим силу на основании приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 6 июня 2012 года № 268.

Администрация Алтайского края

УПРАВЛЕНИЕ Алтайского края

         ПО КУЛЬТУРЕ И АРХИВНОМУ ДЕЛУ

ПРИКАЗ

25 октября 2011 года № 388

Об утверждении адми­нистративного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государствен­ной услуги «Выдача архивных справок или копий архивных документов социаль­но-правового характера гражданам и организациям»

{Изменения: приказ управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 31 октября 2011 года № 408.}

{Новая редакция с изменениями от 31 октября 2011 года.}

В связи с динамикой федерального законодательства  п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги «Выдача архивных справок или копий архивных документов социаль­но-право­вого характера гражданам и ор­ганизациям» (прилагается).

2. Признать утратившими силу приказы управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 04.09.2008 № 167 «Об утверждении административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги «Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям», от 04.06.2010 № 163 «О внесении изменений в административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги «Выдача архивных справок или копий архивных документов социаль­но-правового характера гражданам и организациям».

3. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя начальника управления, начальника отдела образования и кадровой политики Горобченко В.К.

Заместитель начальника

управления                                                                                                           Е.Е. Безрукова

УТВЕРЖДЕН

приказом управления Алтайского
края по культуре и архивному делу
от 25.10.2011   № 388

Административный регламент управления Алтайского края по культуре и архивному делу по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных справок или копий архивных документов социаль­но-правового характера гражданам и организациям»

I. Общие положения

Административный регламент по предоставлению управлением Алтай­ского края по культуре и архивному делу государственной услуги «Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового ха­рактера гражданам и организациям» (далее - «Регламент») разработан в це­лях повышения качества предоставления государственной услуги, информи­рованности граждан и организаций. Регламент определяет сроки и последо­вательность действий (административных процедур) управления Алтайского края по культуре и архивному делу (далее - «Управление»). Государственная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам (далее - «Заяви­тели»).

II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Выдача архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям.

2.              Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Данную государственную услугу предоставляет управление Алтайского края по культуре и архивному делу. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: 656049, г. Барна­ул, просп. Ленина, 41. Электронный адрес Управления: komcul@itt.ru. График работы Управления: понедельник – четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 17.00, перерыв на обед с 13.00 – 13.48. Суббота, воскресенье – выходные дни. Тел.: (3852) 248-943 (факс), (3852) 248-989.

В своей деятельности Управление взаимодействует с уполномоченной организацией Алтайского края, осуществляющей функции по организации деятельности по выпуску, выдаче и обслуживанию универсальных электронных карт  в части ведения регистра универсальных электронных карт (далее - УЭК), содержащего сведения о выданных на территории Алтайского края УЭК, эксплуатации программно-технического комплекса по работе с УЭК, обеспечения информационно-технологического взаимодействия государственных информационных систем при предоставлении гражданам Алтайского края государственных услуг с использованием УЭК {в редакции приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 31 октября 2011 года № 408.}.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является получение Заявителем архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера.

4. Сроки предоставления государственной услуги

Запросы Заявителей, поступившие в Управление, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Управления либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом Заявителя.

5. Правовые основания предоставления государственной услуги

  Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59 - ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

закон Алтайского края от 28.12.1994 №168 «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 08.10.2001 № 65-ЗС и от 12.20.2005 №66-ЗС);

постановление Администрации Алтайского края от 24.12.2009 № 537 «Об утверждении положения об управлении Алтайского края по культуре и архивному делу»;

                иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Алтайского края, а также настоящий Регламент.

6.              Перечень документов, предоставляемых Заявителем

6.1              При приеме Заявителей лицо, осуществляющее прием, ведет реги-
страцию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запраши-
ваемой информации, сроках и условиях предоставления услуги, а также про-
веряет наличие необходимых сведений в заявлении и документов, дающих
право на получение услуги:

паспорт заявителя;

свидетельство о браке (в случае изменения фамилии Заявителя);

трудовая книжка Заявителя (либо лица, о котором запрашиваются све­дения);

документ, подтверждающий родство Заявителя, запрашивающего све­дения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);

доверенность (при запросе сведений на других лиц, при запросе пред­ставителя организации).

6.2              Для приема заявлений граждан и организаций (их представителей)
предусмотрены для заполнения следующие формы заявлений:

форма заявления о подтверждении стажа работы (льготного стажа) (приложение 1);

форма заявления о подтверждении размеров заработной платы (прило­жение 2);

форма заявления о подтверждении награждения (приложение 3); форма заявления о переименовании (приложение 4).

6.3  При обращении для предоставления государственной услуги с ис­пользованием УЭК заявителю необходимо представить УЭК {в редакции приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 31 октября 2011 года № 408.}.

7.              Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходи-
мых для предоставления государственной услуги:

непредставление одного или нескольких документов, указанных в пункте 8.1 Регламента;

несоответствие документов требованиям к оформлению: текст не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Уведомление об отказе в приеме документов с разъяснением причин отказа и указанием мер по представлению документов в соответствии с пунк­том 8.1 Регламента направляется сотрудником, ответственным за прием до­кументов Заявителю в течение 7 дней со дня регистрации комплекта доку­ментов.

8.              Перечень оснований для отказа в предоставлении государст-
венной услуги:

По запросам, поступившим в Управление, которые не могут быть ис­полнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам и органи­зациям направляется ответ о необходимости предоставления дополнитель­ных сведений.

9.              Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении го-
сударственной услуги

Предоставление услуги осуществляется без взимания платы с Заявите­лей.

10.              Максимальное время ожидания в очереди при подаче докумен-
тов на предоставление государственной услуги не должно превышать 30
минут.

11. Регистрация заявления и прилагаемых документов о предоставлении  государственной услуги осуществляется в день их подачи в Управление. По желанию Заявителя ему выдается копия заявления с отметкой ответственного сотрудника Управления о получении документов.

12. Требования к помещениям, в которых предоставляются государ­ственные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для пре­доставления государственной услуги

12.1. Государственная услуга предоставляется в здании, в котором нахо­дится Управление. Вход в здание располагается со стороны проспекта Лени­на и оборудован соответствующей вывеской.

Место нахождения и телефон структурного подразделения Управления, предоставляющего государственную услугу:

отдел образования и кадровой политики - 656049, г. Барнаул, просп. Ленина, 41, каб. 409;

бухгалтерия - 656049, г. Барнаул, просп. Ленина, 41, каб. 405.

12.2 Кабинет, в котором осуществляется приём заявлений и выдача документов, оборудован рабочими местами для сотрудников, местами для ожидания и приёма заявителей, местами для заполнения требуемых докумен­тов. В кабинете в достаточном количестве имеются бланки заявлений.

12.3 Рабочее место специалиста, осуществляющего прием документов от Заявителей, оборудуется персональным компьютером.

12.4 Информация о правилах исполнения государственной услуги пре­доставляется (размещается):

по письменным запросам;

по телефону;

по электронной почте;

при личном обращении граждан;

на официальном сайте;

на стенде в уголке для посетителей.

При информировании по письменным запросам ответ направляется по­чтой в адрес Заявителя в срок, не превышающий тридцати дней с момента регистрации письменного запроса. Ответ на письменный запрос направляет­ся по почтовому адресу, указанному в обращении.

При информировании по электронной почте (komcul@itt.ru) ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя в срок, не превышающий тридцати дней с момента регистрации за­проса.

В исключительных случаях, начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней, уведомив о продлении срока рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Прием граждан при личном обращении осуществляется:

в рабочие дни с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-30 в кабинетах № 405, 409 по просп. Ленина, 41,4 этаж.

В случае изменения режима работы Управления приказом Управления может быть установлен иной режим приема граждан.

При приеме граждан лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о сроках и условиях предостав­ления государственной услуги.

Формы заявлений можно получить у специалиста отдела образования и кадровой политики Управления. Формы заявлений размещаются также на официальном сайте Управления.

На стендах, а также в сети Интернет, размещается следующая инфор­мация:

  график приема граждан;             

полный перечень документов (государственных услуг), которые пре­доставляются Управлением;

наиболее часто задаваемые вопросы и ответы на них (с обновлением не реже одного раза в месяц);

фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответствен­ных за предоставление государственной услуги;

фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;

номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование граждан;

номера телефонов, адрес электронной почты Управления, перечень документов и образцы документов, необходимых для предос­тавления государственной услуги.

Тексты информационных материалов на стендах печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

12.5. Другая информация, необходимая должностным лицам и Заявите­лям.

Полный текст Регламента размещается на официальном сайте и ин­формационном стенде Управления, в удобном для посетителей месте.

13.              Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги

Показатели качества и доступности государственной услуги

Целевое значение показателя в

Целевое значение показателя в последующие годы

2010 г.

2011 г.

1. Своевременность

1.1. % (доля) случаев оказания услуги в установленный срок с момента сдачи документа

45-65 %

65-80 %

80-95 %

2. Качество

2.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных качеством процесса оказания услуги

40-50 %

50-70%

70-90 %

3. Доступность

3.1. % (доля) случаев правильно заполненных заявителем документов и сданных с первого раза

50-60 %

60-70 %

70-80 %

4. Процесс обжалования

4.1. % (доля) обоснованных жалоб, рассмотренных и удовлетворенных в установленный срок

50-65 %

65-75 %

75-85 %

4.2. % (доля) заявителей, удовлетворенных сроками обжалования

60-70 %

70-80 %

80-95 %

5. Вежливость

5.1. % (доля) заявителей, удовлетворенных вежливостью должностных лиц

60-70 %

70-80 %

80-90 %

III. Состав, последовательность выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения процедур в электронной форме

1. Последовательность действий предоставления государственной ус­луги отражена в схеме, приведённой в приложении 5 к Регламенту.

2. Ответственными за предоставление государственной услуги явля­ются заместитель начальника управления, начальник отдела образования и кадровой политики и главный бухгалтер (далее - «начальники отделов»), осуществляющие организацию работы по предоставлению государственной услуги.

3. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры: регистрация запросов и передача их на исполнение; анализ тематики поступивших запросов; направление запросов на исполнение;

подготовка, оформление и направление ответов гражданам и организа­циям (Заявителям).

4. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

5. После регистрации запросы передаются на рассмотрение начальни­кам отделов.

6. Рассмотренные заявления с резолюцией поступают непосредствен­но исполнителям.

7. Запросы, поступившие на имя начальника Управления, рассматри­ваются им непосредственно, после чего с его резолюцией направляются на­чальникам отдела.

8. При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направля­ется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке.

9.              Начальники отделов или лица, их замещающие, осуществляют ана-
лиз тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональ-
ных навыков и информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

возможность исполнения запроса.

10. По итогам анализа тематики поступивших запросов они распреде­ляются между исполнителями.

11. В случае если запрос не может быть исполнен, Заявителю направ­ляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых све­дений, необходимость предоставления дополнительных сведений для испол­нения запроса и т.д. При этом Заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения за­проса.

При отсутствии в Управлении документов, необходимых для исполне­ния запроса, составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия до­кументов, содержащих запрашиваемые сведения.

Отрицательные ответы, архивные справки, выписки высылаются в адрес Заявителей почтой. При отправке ответа Заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, выписки и первый экземпляр сопроводительно­го письма.

12. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина (организации) счита-
ется законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса
проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1.              Текущий контроль за совершением действий по предоставлению
государственной услуги, определенных административными процедурами,
и принятием решений осуществляется заместителем начальника Управления,
начальником отдела образования и кадровой политики.

2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником отдела образования и кадровой политики проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего регламента.

3.              Контроль за непосредственным предоставлением государственной
услуги отделом образования и кадровой политики и бухгалтерией Управления осуществляет начальник Управления.

4. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нару­шений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку отве­тов на обращения Заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

5. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нару­шений прав Заявителей к виновным лицам применяются меры ответственно­сти в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании го­довых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может прово­диться по конкретному обращению Заявителя.

7. Для проверки полноты и качества предоставления государственной услуги начальником Управления формируется рабочая группа, в состав кото­рой включаются государственные гражданские служащие Управления.

8. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и дей­ствий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

наименование государственного органа, в которое направляется пись­менное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должно­стного лица, либо должность соответствующего лица;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

уведомление о переадресации обращения;

изложение сути жалобы;                  личную подпись и дату.

В случае необходимости, в подтверждение своих доводов Заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

3. В случае подачи жалобы в форме электронного документа Заявитель в обязательном порядке указывает:

свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной фор­ме.

Заявитель вправе приложить к такой жалобе необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и ма­териалы или их копии в письменной форме.

4. Начальник Управления:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием Заявителя, направившего жалобу или его законного представителя;

              вправе запрашивать, в том числе в электронном форме, необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за ис­ключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интере­сов Заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 № 59 - ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Рос­сийской Федерации».

5. Ответ на жалобу подписывается начальником Управления (в его от­сутствие - уполномоченным лицом).

6. Ответ на жалобу, поступившую в Управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

7. Ответ на жалобу, поступившую в Управление в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в жалобе или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе.

8. Письменная жалоба, поступившая в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня ее регистрации.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса,
предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006
№ 59 - ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Феде-
рации» начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы
не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения Зая-
вителя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия гражданина, напра­вившего жалобу, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

9. Управление при получении письменной жалобы, в которой содер­жатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оста­вить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить Заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления пра­вом.

10. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не да­ется, о чем сообщается Заявителю, направившему жалобу, в течение 7 дней с момента ее регистрации, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

11. Если в жалобе Заявителя содержится вопрос, на который ему мно­гократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направ­ляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должно­стное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управ­ление. О данном решении уведомляется Заявитель, направивший обращение.

12. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жа­лобы направляется Заявителю не позднее 7 дней с момента регистрации жа­лобы.

13. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изло­женных в жалобе на действия (бездействия) и решения должностных лиц, от­ветственных за выполнение административного действия, принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, виновное должностное лицо привлекается к ответственности.

Заявители вправе обжаловать действия (бездействия) должностных лиц Управления и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке в соответствии с действующим законодательст­вом.

             

Приложение 1

     Начальнику управления Алтай­ского края по культуре и архивному делу

от             

фамилия, имя, отчество заявителя

_________________________________________________

либо наименование организации и фамилия, имя, отчество и должность ее представителя

проживающего (ей) по адресу (либо местона­хождение организации)

___________________________________________

индекс, район, город, село

____________________

улица, дом, квартира

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу подтвердить стаж работы (льготный стаж) гражданина (нки) фамилия, имя, отчество, год рождения

Место работы:             

название организации, ее подчиненность, производство, цех, должность

в период                

указать годы работы

Подпись             

Дата             

Приложение 2

Начальнику управления Алтайского края по культуре и архивному делу

от             

фамилия, имя, отчество заявителя

---------------------------------------------------------------------------

либо наименование организации и фамилия, имя, отчество и должность ее представителя

___________________________________________

проживающего (ей) по адресу (либо местонахо­ждение организации)

      __________________________________

индекс, район, город, село

                                                                                                          _______________________

улица, дом, квартира

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу подтвердить заработную плату гражданина (нки)             

фамилия, имя, отчество, год рождения

Место работы:             

название организации, ее подчиненность, производство, цех, должность

в период             

указать годы работы

Подпись             

Дата             

Приложение 3

Начальнику управления Алтайского края по культуре и архивному делу

от             

фамилия, имя, отчество заявителя

---------------------------------------------------------------------------

либо наименование организации и фамилия, имя, отчество и должность ее представителя

___________________________________________

проживающего (ей) по адресу (либо местонахо­ждение организации)

      __________________________________

индекс, район, город, село

                                                                          _______________________

улица, дом, квартира

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу подтвердить награждение гражданина (нки)             

фамилия, имя, отчество, год рождения
Название награды             

Место работы в период награждения:             

название организации, ее подчиненность,

производство, цех, должность
Год награждения:             

Подпись             

Дата             

Приложение 4

Начальнику управления Алтайского края по культуре и архивному делу

от             

фамилия, имя, отчество заявителя

-----------------------------------------------------------------------

либо наименование организации и фамилия, имя, отчество и должность ее представителя

___________________________________________

проживающего (ей) по адресу (либо местонахо­ждение организации)

      __________________________________

индекс, район, город, село

                                                                                                            _______________________

улица, дом, квартира

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить справку о переименовании             

В период с              по              (указать годы)

Подпись             

Дата             

Приложение 5

Блок-схема прохождения административных процедур при предоставлении государственной услуги