Об утверждении административного регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан исполнения государственной функции «Согласование нормативно-методических документов...



Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан

Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан

Приказ

25 ноября 2009 года № 98

Об утверждении административного регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан исполнения государственной функции «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций-источников комплектования Центральных государственных архивов Республики Башкортостан»

{ПРИЗНАН УТРАТИВШИМ СИЛУ приказом Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 14.01.2015 г. № 5}

Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Башкортостан 22.12.2009 года № 835

Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 (в ред. 02.10.2009 № 779) «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) (Собрание законодательства РФ, 21.11.2005, № 47, ст. 4933; Там же, 12.10.2009, № 41, ст. 4765),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить административный регламент Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан исполнения государственной функции «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций-источников комплектования Центральных, государственных архивов Республики Башкортостан» (Прилагается).

2. Аппарату Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан, дирекциям центральных государственных архивов Республики Башкортостан организовать внедрение в практику работы административного регламента исполнения государственной функции в части их касающейся.

3. Зарегистрировать административный регламент в Министерстве юстиции Республики Башкортостан в установленном порядке.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на аппарат Управления по дедам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.

Начальник Управления

А.А. Хисматуллин

Утвержден

Приказом Управления по делам архивов

при Правительстве

Республики Башкортостан

от 25 ноября 2009 г. № 98

Административный регламент Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан исполнения государственной функции «Согласование нормативно - методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций - источников комплектования Центральных государственных архивов Республики Башкортостан»

г. Уфа – 2009

Оглавление:

Наименование раздела, подраздела

№ л.л.

I. Общие положения

1-3

1.1. Наименование государственной функции

1-2

1.2. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции

2-3

1.3.Наименование государственного органа, исполняющего государственную функцию и организаций, участвующих в исполнении государственной функции

3

1.4. Описание заявителей

3

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

4-11

2.1. Порядок информирования о государственной функции

4-

2.1.1. Конечный результат исполнения государственной функции

4

2.1.2. Способы получения сведений о местах нахождения Управления по делам архивов РБ и организаций, осуществляющих государственную функцию

4

2.1.3. Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от источников комплектования, способах их получения от источников комплектования и порядок их представления

5

2.1.4. Справочные телефоны, почтовые и электронные адреса, адреса официальных сайтов и график работы Управления по делам архивов РБ, и организаций, осуществляющих государственную функцию.

5

2.1.5. Порядок получения консультаций по процедуре исполнения государственной функции

6-8

2.1.6. Требования к местам исполнения государственной функции

8-9

2.2. Условия и сроки исполнения государственной функции

9

2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции, в т.ч. отказа в рассмотрении документов

9-11

2.4. Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции

11

III. Административные процедуры

11-13

3.1. Прием и регистрация документов

11-12

3.2. Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК

12-13

3.3. Рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения

13

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

14-15

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принимаемых при исполнении государственной функции

15-16

Приложения;

№ приложения

Наименование приложения

1

Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы центральных государственных архивах Республики Башкортостан

2

Форма Заключения эксперта о качестве документа

3, 3-1, 3-2

Блок-схема исполнения государственной функции

4

Форма номенклатуры дел

5

Форма сопроводительного листа с заключением архива о качестве подготовки документов

Административный регламент Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан исполнения государственной функции «Согласование нормативно - методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций - источников комплектования Центральных государственных архивов Республики Башкортостан»

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций - источников комплектования Центральных государственных архивов Республики Башкортостан (далее - государственная функция)

В целях реализации настоящего административного регламента используются следующие основные понятия:

Архивный  фонд  Республики  Башкортостан  (далее - АФ РБ) - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа Республики Башкортостан, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Республики Башкортостан и составной частью Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

государственный архив Республики Башкортостан - государственное учреждение Республики Башкортостан, создаваемое Правительством Республики Башкортостан, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РБ, а также других архивных документов;

муниципальный архив Республики Башкортостан - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РБ, а также других архивных документов;

источники формирования Архивного фонда Республики Башкортостан (источники комплектования государственных, муниципальных архивов) - государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане (собственники или владельцы архивных документов), в процессе деятельности которых образуются документы АФ РБ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенные в  установленном порядке в списки источников комплектования;

Экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан (далее - ЭПК) - постоянно действующий совещательный орган, осуществляющий рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав АФ РБ, методическое руководство деятельностью центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК) и экспертных комиссий (далее - ЭК) учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования Центрального государственного архива общественных объединений Республики Башкортостан (ЦГАОО РБ) и Центрального государственного исторического архива Республики Башкортостан (ЦГИА РБ) - далее - центральные государственные архивы РБ;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

1.2. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

- Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан» (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан 2006 г., № 5 (227), ст.233);

- Постановление Правительства Республики Башкортостан от 23.07.2009 № 286 «Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан» (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 16.09.2009, № 18(312), ст. 1187);

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

- Приказом Управления по делам архивов при Правительстве РБ от 26.05.2009 № 53 «Об утверждении Регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан» (Зарегистрировано в Минюсте РБ 16.06.2009 № 694; Республика Башкортостан, № 182(26917), 23.09.2009);

- Приказ Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 30.06.2006 № 53 «Об утверждении положения об Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан;

- Приказ Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 30.06.2006 № 53 «Об утверждении Регламента ЭПК Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан.

1.3. Наименование государственного органа, исполняющего государственную функцию, и организаций, участвующих в исполнении государственной функции

Исполнителем государственной функции является Управление по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан (далее - Управление по делам архивов РБ).

Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется центральными государственными архивами путём рассмотрения и подготовки к согласованию ЭПК Управления по делам архивов РБ документов, указанных в пунктах 2.1.3. настоящего Регламента, представленных их источниками комплектования.

Центральные государственные архивы Республики Башкортостан участвуют в исполнении государственной функции также в форме привлечения их должностных лиц к работе в качестве экспертов-членов ЭПК Управления по делам архивов.

Списки центральных государственных архивов Республики Башкортостан приведены в приложении 1.

1.4. Описание заявителей

В качестве Заявителей (получателей результата исполнения государственной функции) выступают государственные органы и организации (в т.ч. негосударственные), включенные в установленном порядке в списки источников комплектования центральных государственных, архивов Республики Башкортостан (далее - источники комплектования).

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о государственной функции

2.1.1.Конечный результат исполнения государственной функции

Конечным результатом исполнения государственной функции является решение ЭПК Управления по делам архивов РБ:

- о согласовании инструкций по делопроизводству, примерных или индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах, центральных экспертных комиссиях (ЦЭК) или экспертных комиссия (ЭК) источников комплектования центральных государственных архивов Республики Башкортостан, оформленное в виде грифа согласования документа, расположенного ниже реквизита «Подпись» в правой нижней части последнего листа документа в соответствии с ГОСТ. P.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Министерства юстиции России данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

- об отказе в согласовании документов, перечисленных в пункте 2.1.3. настоящего Регламента, оформленное в виде Заключения эксперта о качестве документа (приложение 2), в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных, в пункте; 2.3.2. настоящего Регламента.

2.1.2. Способы получения сведений о местах нахождения Управления по делам архивов РБ и организаций, осуществляющих государственную функцию

Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется Управлением по делам архивов РБ, центральными государственными архивами РБ посредством личного обращения представителя источника комплектования непосредственно в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный архив Республики Башкортостан; при обращении по телефону, в письменном виде по почте; по электронным каналам связи.

Для получения консультации о ходе исполнения государственной функции источник комплектования обращается в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный архив Республики Башкортостан лично; по телефону; в письменном виде по почте; в письменном виде по электронным каналам связи.

2.1.3. Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от источников комплектования, способах их получения от источников комплектования и порядок их представления

Для исполнения государственной функции источники комплектования представляют в соответствующий центральный государственный архив РБ с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы на бумажном носителе:

- индивидуальную номенклатуру дел или проект примерной номенклатуры дел в 2-х экземплярах (приложение 4);

- инструкцию по делопроизводству в 2-х экземплярах;

- положение об архиве в 2-х экземплярах;

- положение о ЦЭК (ЭК) в 2-х экземплярах;

- выписку из протокола ЦЭК (ЭК) источника комплектования по этому вопросу, оформленную в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.1.4. Справочные телефоны, почтовые и электронные адреса, адреса официальных сайтов и график работы Управления по делам архивов РБ и организаций, осуществляющих государственную функцию

Место нахождения центрального аппарата Управления по делам архивов РБ и его почтовый адрес: 450077, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Ленина, 37, каб. 107 (приемная).

Электронные адреса Управления по делам архивов РБ: gasrb.@gasrb.ru; basharchiv_aat@gasrb.ru.

Справочные телефоны: (347) 272-10-02, 272-74-51, 273-58-62.

Факс:(347)272-10-02.

График работы Управления по делам архивов РБ и центральных государственных архивов РБ:

Понедельник-четверг

09.00 - 18.00 (перерыв с 13.00 до 14 .00);

Пятница

09.00 - 16.45 (перерыв с 13.00 до 14.00);

Суббота, воскресенье,

нерабочие праздничные дни

выходные дни.

Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы центральных государственных архивов Республики Башкортостан приводятся в приложении 1.

2.1.5. Порядок получения консультаций по процедуре исполнения государственной функции

2.1.5.1. Для получения консультации о ходе исполнения государственной функции представитель источника комплектования обращается в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный архив РБ лично; по телефону; в письменном виде посредством почтовой связи; в письменном виде посредством электронных каналов связи.

2.1.5.2. Информирование представителя источника комплектования или консультация при личном обращении в Управление по делам архивов РБ осуществляется должностными лицами Управления по делам архивов РБ - членами ЭПК; в центральный государственный архив РБ – должностными лицами отдела комплектования Архивного фонда Республики Башкортостан, ведомственных архивов и делопроизводства, на рабочем месте в соответствии с графиками работы Управления по делам архивов РБ, центральных государственных архивов РБ (пункт 2.1.4. настоящего Регламента).

Должностное лицо, осуществляющее государственную функцию (далее - должностное лицо) обязан принять представителя источника комплектования в назначенный день. Приём может быть перенесён по инициативе представителя источника комплектования на другой день или на другое время. В день назначенной встречи должностное лицо, ответственное за приём, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации представителю источника комплектования для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения государственной функции. Должностное лицо, осуществляющее устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других должностных лиц.

2.1.5.3. Информирование или консультация представителя источника комплектования по телефону осуществляется должностными лицами, указанными в пункте 2.1.5.2, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Управления по делам архивов РБ, центральных государственных архивов РБ (пункт 2.1.4. настоящего Регламента).

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности лица, принявшего телефонный звонок; и наименовании организации. При ответах на телефонные звонки должностное лицо подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует представителя источника комплектования по интересующим вопросам.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющий информирование или консультацию, может предложить представителю источника комплектования обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для представителя источника комплектования время для личного обращения непосредственно в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный архив РБ.

2.1.5.4. Письменное информирование или консультация при обращении представителя источника комплектования в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный архив РБ осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения представителя источника комплектования за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении источника комплектования. Начальник Управления по делам архивов РБ, руководитель центрального государственного архива РБ определяет ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение источника комплектования предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается начальником Управления по делам архивов РБ, его заместителями, руководителем центрального государственного архива РБ и направляется источнику комплектования в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

2.1.5.5. При информировании или консультации по обращениям, направленным через официальные Интернет - сайты, ответ размещается на указанных сайтах в разделе «вопросы - ответы».

При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес источника комплектования. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.

2.1.5.6. Основными требованиями к информированию источника комплектования являются достоверность и полнота предоставляемой информации; четкость в изложении информации; наглядность форм предоставляемой информации; оперативность, удобство и доступность получения информации.

2.1.5.7. Если информация о порядке или ходе исполнения государственной функции, полученная в центральном государственном архиве РБ, не удовлетворяет источник комплектования, то он в письменном виде может обратиться в Управление по делам архивов РБ.

В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приёме документов или в процессе исполнения государственной функции представитель источника комплектования вправе обратиться к должностному лицу - руководителю центрального государственного архива, начальнику Управления по делам архивов РБ. В случае невозможности должностного лица принять представителя источника комплектования незамедлительно предусматривается возможность приёма по предварительной записи, которая производится в тот же день.

2.1.5.8. Сведения о месте нахождения и графике работы Управления по делам архивов РБ и центральных государственных архивов Республики Башкортостан, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления по делам архивов РБ: «ГАС РБ» - www qasrb.ru.

Кроме того, на официальном сайте Управления по делам архивов РБ размещается текст настоящего Регламента (полная версия) по исполнению государственной функции.

На информационных стендах в помещениях центральных государственных архивов РБ размещается следующая информация:

- график работы архива;

- фамилии, имена, отчества руководителей центрального государственного архива РБ и Управления по делам архивов РБ;

- номера кабинетов, где осуществляются информирование, консультации представителей источников комплектования и приём документов, необходимых для исполнения государственной функции, фамилии, имена, отчества, должности ответственных сотрудников;

- номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Управления по делам архивов РБ и центрального государственного архива, адрес официального сайта;

- настоящий Регламент (без приложений);

- схема (блок - схема) последовательности действий при исполнении государственной функции (Приложение 3).

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

2.1.6. Требования к местам исполнения государственной функции

2.1.6.1. Вход в здание, где расположено Управление по делам архивов РБ, центральный вход в здания (помещения) центральных государственных архивов РБ должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования организации и режима работы; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в тёмное время суток. Рядом со зданиями должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.

2.1.6.2. Организация приёма документов в центральных государственных архивах РБ осуществляется должностными лицами, указанными в пункте 2.1.5.2. настоящего Регламента, на их рабочем месте в соответствии с графиком работы. Кабинеты должностных лиц должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, названия отдела или фамилии, имени, отчества и должность лица, осуществляющего исполнение государственной функции. Должностное лицо, осуществляющее приём представителей источников комплектования, обязан иметь бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Рабочее место должного лица должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормами. При организации приёма документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

2.1.6.3. В помещениях должны быть оборудованы места (информационные стенды) для ознакомления с информацией, указанной в п. 2.1.5.8. Представителям источников комплектования, ожидающим приёма, отводятся места, оборудованные стульями.

2.2. Условия и сроки исполнения государственной функции

Максимальный срок исполнения государственной функции не должен превышать 2 месяца со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от источника комплектования при дополнительном запросе.

Время ожидания приёма представителя источника комплектования при подаче документов и получении информации и документов не должно превышать 30 минут. Продолжительность приёма у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому представителю источника комплектования.

2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции, в т.ч. отказа в рассмотрении документов

2.3.1. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов является оформление представленных документов с нарушением требований:

- Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009, № 25, ст. 3060);

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД) или предоставление неполного количества экземпляров документов.

2.3.2. Основанием для отказа в получении результата исполнения государственной функции является несоответствие представленных документов требованиям следующих нормативных правовых актов:

- Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

- Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч.1), ст. 305);

- Федерального закона от 02.05.2006 № 59-фз «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 , № 19, ст.2060);

- Указа Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 23.09.2005 № 1111 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005,№ 39, ст.3925);

- Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009, № 25; ст. 3060);

- Закона Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан» (Ведомости Государственного Собрания - Курултая, Президента и Правительства Республики Башкортостан, 2006, № 5 (227), ст.233);

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академий наук», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20,14.05.2007);

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 27.09.2007, регистрационный номер № 10194 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 46, 12.11.2007);

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации  не нуждается - письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

- Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого Руководителем Федеральной архивной службы Российской Федерации 06.10.2000 (М., 2000);

- Отраслевых перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, утверждённых в установленном порядке;

- Положений, уставов источников - комплектования центральных государственных архивов Республики Башкортостан, утвержденных в установленном порядке;

- Типовых, примерных номенклатур дел, положений об архиве, ЦЭК (ЭК), утвержденных в установленном порядке.

2.4. Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции

Исполнение Управлением по делам архивов PБ государственной функции непосредственно, а также через подведомственные ему центральные государственные архивы РБ осуществляется бесплатно.

Порядок взаимодействия физических и юридических лиц с должностными лицами, исполняющими государственную функцию осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.

III. Административные процедуры

Блок-схема исполнения государственной функции представлена в Приложении 3.

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- приём и регистрация документов;

- подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК;

- рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения.

3.1. Приём и регистрация документов (приложение 3)

Основанием для начала исполнения государственной функции является представление источником комплектования документов, указанных в пункте 2.1.3 настоящего Регламента, в центральный государственный архив РБ. Документы могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем источника комплектования.

3.1.1. Регистрация документов осуществляется в день их поступления.

3.1.2. Приём и регистрацию документов, осуществляют должностные лица отдела комплектования Архивного фонда Республики Башкортостан, ведомственных архивов и делопроизводства центрального государственного архива РБ.

3.1.3. Должностное лицо в течение 3 рабочих дней проверяет правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 2.3. настоящего Регламента.

3.1.3.1. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полном количестве экземпляров, должностное лицо готовит документы к согласованию в соответствии с административной процедурой «Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК».

3.1.3.2. При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.3. настоящего Регламента, должностное лицо информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений.

3.1.3.3. Если источник комплектования в течение 30 календарных дней представит документы надлежащим образом оформленные и в полном количестве экземпляров, повторно выполняется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.2. - 3.1.3.1. настоящего Регламента.

3.1.3.4. Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации источник комплектования не представит в центральный государственный архив РБ надлежащим образом оформленные и в полном количестве экземпляров документы, ответственный сотрудник не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему источнику комплектования по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования. При этом должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений.

3.2. Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК (приложение 3-1)

3.2.1. Должностное лицо центрального государственного архива РБ в течение 3 рабочих дней с момента регистрации документов составляет сопроводительный лист со своим заключением о качестве подготовки документов, указанных в пункте 2.1.3. настоящего Регламента, по каждому источнику комплектования (Приложение 5) и направляет документы руководителю центрального государственного архива РБ для вынесения вопроса на очередное заседание ЭПК.

3.2.2. Комплекс документов, указанных в пункте 2:3. и подготовленных в соответствии с пунктом 3.2.1. настоящего Регламента, с сопроводительным письмом за  подписью руководителя центрального государственного архива направляется секретарю ЭПК не позднее, чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПК.

3.2.3. Секретарь ЭПК, назначаемый приказом начальника Управления по делам архивов РБ из числа должностных лиц Управления по делам архивов РБ формирует повестку дня заседания ЭПК и организует рецензирование документов, указанных в пункте 2.3. настоящего Регламента, в соответствии с Регламентом работы ЭПК, утверждённым приказом начальника Управления по делам архивов РБ.

Рецензентами (экспертами) выступают члены ЭПК, ежегодно назначаемые приказом начальника Управления по делам архивов РБ.

3.2.4. Рецензенты в течение 4 рабочих дней проверяют представленные документы на соответствие нормативным правовым документам, указанным в пункте 2.3.1. настоящего Регламента, и составляют Заключение эксперта о качестве документа (Приложение 2).

3.3. Рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения (приложение 3-2)

3.3.1. Заседания ЭПК проводятся не реже 1 раза, в месяц (последний четверг каждого месяца).

3.3.2. Рассмотрение документов, указанных в пункте 2.3.1. настоящего Регламента, на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК, утверждённым приказом начальника Управления по делам архивов РБ.

3.3.3. Решение ЭПК оформляется секретарём ЭПК в течение 3 рабочих дней после утверждения протокола заседания начальником Управления по делам архивов РБ в соответствии с пунктом 1.5. настоящего Регламента.

3.3.4. Оформленные документы, указанные в пунктах 2.1.1. и 2.3.1 настоящего Регламента, в течение одного дня передаются секретарём ЭПК в центральные государственные архивы РБ для направления в адрес источников комплектования.

3.3.5. Если источник комплектования, которому решением. ЭПК отказано в получении результата исполнения государственной функции, в соответствии с пунктом 2.3.2. настоящего Регламента, представит в центральный государственный архив РБ доработанные документы, повторно выполняются административные процедуры, предусмотренные разделом III настоящего Регламента.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции определены Положением об Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления по делам архивов РБ и Регламентом работы ЭПК, утвержденным приказом Управления по делам архивов РБ от 30.06.2006 г. №53.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют должностные лица Управления по делам архивов РБ, центральных государственных архивов РБ, ответственные за организацию работы по исполнению государственной функции.

4.3. Текущий контроль осуществляется путём проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав источника комплектования, рассмотрение, принятие, решений и подготовку ответов на обращения представителя источника комплектования, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления по делам архивов РБ, центральных государственных архивов РБ.

4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления по делам архивов РБ) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению источника комплектования.

4.6. Проведение проверки полноты и качества исполнения государственной функции может быть поручено начальником Управления по делам архивов РБ должностному лицу, либо из должностных лиц Управления по делам архивов РБ и центральных государственных архивов РБ может быть сформирована рабочая группа.

4.7.Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав источника комплектования, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.8.Представители источников комплектования центральных государственных архивов РБ имеют право присутствовать на заседании ЭПК при рассмотрении своих документов.

4.9. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей по исполнению административных процедур и соблюдение требований регламента при исполнении государственной функции должностные лица несут персональную ответственность. Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с действующим законодательством.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принимаемых при исполнении государственной функции

5.1. Источники комплектования (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно:

- на действия должностных лиц центральных государственных архивов РБ - руководителю соответствующего центрального государственного архива РБ или в Управление по делам архивов РБ;

- на действия должностных лиц Управления по делам архивов РБ - начальнику Управления по делам архивов РБ или его заместителю.

5.2. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование центрального государственного архива РБ, организации - источника комплектования (в случае обращения от имени юридического лица) либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного ; представителя, гражданина - собственника или владельца архивных документов;

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись;

-дата.

5.3. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

5.4. Поступившие в Управление по делам архивов РБ, центральный государственный архив РБ жалобы регистрируются должностным лицом, обеспечивающим приём и регистрацию почтовой корреспонденции, в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение начальнику Управления по делам архивов РБ или его заместителю, руководителю центрального государственного архива РБ соответственно.

5.5. Начальник Управления по делам архивов РБ или его заместитель, руководитель центрального государственного архива РБ:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в том числе в случае необходимости, с участием уполномоченного представителя источника комплектования;

- определяет должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы;

- запрашивает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, в других органах государственной власти,

местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов источника комплектования, даёт письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.6. Обращения источников комплектования, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

5.7. Ответ на жалобу подписывается начальником Управления по делам архивов РБ или его заместителями, руководителем центрального государственного архива РБ.

5.8. В случае, если в письменном обращении источника комплектования содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления по делам архивов РБ, руководитель центрального государственного архива РБ вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с источником комплектования по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в Управление по делам архивов РБ. Источник комплектования, направивший обращение; уведомляется о данном решении.

5.9. Ответ на жалобу не дается, если в письменной жалобе не указаны сведения, приведенные в пункте 5.2. настоящего Регламента.

5.10. Обращение представителя источника комплектования считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

5.11. Если источник комплектования не удовлетворён решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, если решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Башкортостан.

5.12. В случае, если источники комплектования не удовлетворены результатами рассмотрения жалоб в инстанции, указанной в пункте 5.11. настоящего Регламента, они могут обжаловать принятое решение в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Приложение 1

к Административному регламенту Управления по делам

архивов при Правительстве Республики Башкортостан

исполнения государственной функции

«Согласование нормативно-методических документов

по организации деятельности архивов и служб

документационного обеспечения управления

организаций-источников комплектования

Центральных государственных архивов

Республики Башкортостан»

Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы центральных государственных архивов Республики Башкортостан

№№

Наименование архива

Почтовый адрес, электронный адрес, контактный телефон, факс

График работы

1

2

3

4

1

Центральный государственный архив общественных объединений Республики Башкортостан (ЦГАОО РБ)

Почтовый адрес:

ул.Советская,7 г.Уфа., Республика Башкортостан, 450077, код: 8-347

тел./факс: 273-47-61

тел.: 272-91-81, 273-39-65

Адрес электронной почты:

e-mail:

yldashbaev uh@gasrb.ru - директор,

cgaoorb@gasrb.ru - приёмная,

cgaoorb aat@gasrb.ru - гл.специалист по ААТ

Пн.-чт.-9.00-18.00;

Пт.-9.00-16.45;

Перерыв -13.00-14.00;

Сб., вс, нерабочие праздничные дни - выходные дни

2

Центральный государственный исторический архив Республики Башкортостан (ЦГИА РБ)

Почтовый адрес:

ул.К.Маркса,4 г.Уфа., Республика Башкортостан, 450025, код: 8-347

тел./факс: 272-04-13

тел.: 276-56-09, 272-16-65, 272-41-96

Адрес электронной почты:

e-mail:

cgiarb@gasrb.ru- приёмная,

cgiarb aat@,gasrb.ru - канцелярия,

sairanov@gasrb.ru - гл.инженер-электроник

Пн.-чт.-9.00-18.00;

Пт.-9.00-16.45;

Перерыв -13.00-14.00;

Сб., вс, нерабочие праздничные дни - выходные дни

Приложение 2

к Административному регламенту Управления по делам

архивов при Правительстве Республики Башкортостан

исполнения государственной функции

«Согласование нормативно-методических документов

по организации деятельности архивов и служб

документационного обеспечения управления

организаций-источников комплектования

Центральных государственных архивов

Республики Башкортостан»

Управление по делам архивов

при Правительстве Республики

Башкортостан

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

______________________________________________

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

___________№______

г.Уфа

о качестве ________________________________________________________________________________________________________________

(название документа)

_____________________________________________________________________________________________________________________________

Предлагаю: _______________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________

Член ЭПК

___________________________

(подпись)

_______________________________________________

(расшифровка подписи)

Форма Заключения эксперта о качестве документа

Формат А4 (297 х 210)

Приложение 3

к Административному регламенту Управления по делам

архивов при Правительстве Республики Башкортостан

исполнения государственной функции

«Согласование нормативно-методических документов

по организации деятельности архивов и служб

документационного обеспечения управления

организаций-источников комплектования

Центральных государственных архивов

Республики Башкортостан»

Блок-схема исполнения государственной функции «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления организаций-источников комплектования Центрального государственного исторического архива Республики Башкортостан»

{текст блок-схемы содержится в федеральном регистре на бумажном носителе}

Блок-схема административной процедуры «Прием и регистрация документов»

{текст блок-схемы содержится в федеральном регистре на бумажном носителе}

Приложение 3-1

Блок-схема административной процедуры «Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК»

{текст блок-схемы содержится в федеральном регистре на бумажном носителе}

Приложение 3-2

Блок-схема административной процедуры «Рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения»

{текст блок-схемы содержится в федеральном регистре на бумажном носителе}

Приложение 4

к Административному регламенту Управления по делам

архивов при Правительстве Республики Башкортостан

исполнения государственной функции

«Согласование нормативно-методических документов

по организации деятельности архивов и служб

документационного обеспечения управления

организаций-источников комплектования

Центральных государственных архивов

Республики Башкортостан»

Наименование источника

комплектования

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

наименование должности руководителя

00.00.0000      № _______

подпись

Расшифровка

подписи

______________________________________

(место составления)

На ____________ год

Дата

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части и № статей по перечню)

ПРИМЕЧАНИЕ

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Дата

Виза зав. архивом

(лица, ответственного за архив)

подпись

Расшифровка

подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Управления по

делам архивов при Правительстве

Республики Башкортостан

от ________ № __________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

По срокам хранения

Всего

в том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10  лет включительно)

■              *-.      ,

ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

подпись

Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности,

передавшего сведения

Дата

подпись

Расшифровка подписи

Форма номенклатуры дел

Формат А4 (210 x 297)

Приложение 5

к Административному регламенту Управления по делам

архивов при Правительстве Республики Башкортостан

исполнения государственной функции

«Согласование нормативно-методических документов

по организации деятельности архивов и служб

документационного обеспечения управления

организаций-источников комплектования

Центральных государственных архивов

Республики Башкортостан»

_______________________________________________________________________________________________________________________

(название государственного архива)

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

(полное название источника комплектования)

Представляет на согласование (нужное подчеркнуть):

- номенклатуру дел на _____ год, количество дел ________

- примерную номенклатуру дел

- инструкцию по делопроизводству

- положение об архиве

- положение о ЦЭК (ЭК)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ АРХИВА

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

ФИО ЭКСПЕРТА _________________________________________________________________________________________________________

ЗАМЕЧАНИЯ ЭКСПЕРТА (краткие)

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

РЕШЕНИЕ ЭПК

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

Форма сопроводительного листа с заключением архива

о качестве подготовки документов.

Формат А4 (120 х 297)

{ВНЕСЕН: Спиренкова О.В. 11.01.2010 г.;

ОТФОРМАТИРОВАН: Овчинникова А.В. 27.01.2010 г.; 18.03.2010 г.}