ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ



МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ

РЕСПУБЛИКИ  КРЫМ

ПРИКАЗ

ОТ 26.03.2015 № 109

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ  В МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

(в редакции приказа от 26.02.2019 № 90)

В целях совершенствования и обеспечения единообразия при организации и ведении делопроизводства, а также осуществления контроля за исполнением документов в Министерстве труда и социальной зашиты Республики Крым, руководствуясь выпиской из протокола заседания экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым от 27.02.2015 № 2 п.2.2 (прилагается):

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию но делопроизводству (далее - Инструкция) в Министерстве труда и социальной защиты Республики Крым

2.              Руководителям структурных подразделений обеспечить выполнение требований инструкции в практической работе.

3.              Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Францишко Л. Ю.

Министр

Е. Романовская

МиМи

Приложение

к приказу Министерства труда и

социальной защиты  Республики Крым

от «26» марта 2015 г. № 109

(в редакции приказа  Министерства труда

и социальной защиты Республики Крым

от «26» февраля 2019 г. № 90

И Н С Т Р У К Ц И Я

по делопроизводству в Министерстве труда и социальной защиты  Республики Крым

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы со служебными документами (далее - документы) в Министерстве труда и социальной защиты Республики Крым (далее - Министерство), требования к организации работы с документами независимо от способа фиксации и воссоздания информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.

2. Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в Министерстве, осуществление делопроизводства по документам, которые содержат информацию с ограниченным доступом, осуществление делопроизводства по обращениям граждан определяются отдельными актами.

3. Технологии автоматизированной обработки задокументированной информации в Министерстве должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

4. Ответственность за организацию делопроизводства в Министерстве несет заместитель министра труда и социальной защиты Республики Крым, курирующий структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства, в соответствии с распределением функциональных обязанностей.               

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне документов, которые разрабатываются во исполнение заданий, определенных в нормативных правовых актах Российской Федерации, актах и поручениях Президента Российской Федерации, актах Правительства Российской Федерации, актах и поручениях Главы Республики Крым, Председателя Совета министров Республики Крым, Государственного Совета Республики Крым и Совета министров Республики Крым, федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти Республики Крым, а также ответов на обращения, за соблюдением процедуры согласования проектов актов отвечают заместители министра Министерства согласно распределению функциональных обязанностей.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях Министерства отвечают их руководители.

5. Организация делопроизводства в Министерстве возлагается на структурное подразделение Министерства по вопросам делопроизводства (далее – Отдел).

6. Основным заданием Отдела является обеспечение в Министерстве единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства.

Отдел  в соответствии с возложенными на него заданиями:

6.1. Разрабатывает инструкцию по делопроизводству в Министерстве и номенклатуру дел Министерства;

6.2. Осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

6.3. Организует документооборот;

6.4. Обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Министерства требований настоящей Инструкции и национальных стандартов;

6.5. Проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства;

6.6. Участвует во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в Министерстве;

6.8. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в Министерстве;

6.9. Обеспечивает соблюдение единых требований относительно подготовки документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

6.10. Проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

6.11. Организует сохранение документационного фонда Министерства и пользование им;

6.12. Инициирует и участвует в организации повышения квалификации работников Министерства по вопросам делопроизводства;

7. Организация делопроизводства в структурных подразделениях Министерства возлагается на уполномоченное лицо.

8. Поступившие на рассмотрение в Министерство документы, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном  законодательством Российской Федерации порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или ознакамливающихся с этой информацией.

9. С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению  (распространению) без разрешения Министра, первого заместителя министра,   заместителей министра (в соответствии с распределением функциональных обязанностей).

10. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за

соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у

них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Общие требования к созданию документов

11. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных

правил информация об управленческих действиях.

12. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым, Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях Министерства и должностными регламентами.

13. В Министерстве определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации о его деятельности.

По вопросам, которые представляют взаимный интерес и принадлежат к компетенции разных органов, могут создаваться общие документы.

14. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (решение, протокол и тому подобное), предопределяется правовым статусом органа, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

15. Классы управленческой документации определяются согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее – ОКУД).

Одним из классов управленческой документации, которая обеспечивает организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их расположения определяются ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

16. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно:

наименование учреждения – автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

17. При подготовке и оформлении документов могут применяться не только обязательные, но и другие реквизиты, если это отвечает назначению документа или способу его отработки.

18. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов.

19. Министерство осуществляет делопроизводство на русском языке.

20. Оформление документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

Бланки документов

21. Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, которые изготавливаются в соответствии с требованиями постановления Совета министров Республики Крым от 31 июля 2014 года                № 235 «Об утверждении требований к оформлению бланков исполнительных органов государственной власти Республики Крым, фасадных вывесок и информационных табличек на административных зданиях».

22. В Министерстве используют следующие бланки документов:

бланк для писем (приложение 2 к настоящей Инструкции);

бланк для приказов (приложение 3 к настоящей Инструкции).

23. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и тому подобное) и документы, которые создаются от имени нескольких органов, оформляются не на бланках.

Оформление реквизитов документов

24. Во время подготовки организационно-распорядительных документов работники Министерства оформляют их с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.

25. Наименование видов документов должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Дата документа

26. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности:

день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.

Дата приказа записывается арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018.

В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат без проставления нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 2 апреля 2018 года.

Позволяется употреблять слово «год» в сокращенном варианте «г.», например: 3 июня 2018 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и направлении его в дело).

27. На документе, выданном двумя или более учреждениями, указывается одна дата, которая отвечает дате последней подписи.

Регистрационный индекс документов

28. Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений – индексов, которые присваиваются документам во время их регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания и/или утверждения.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется индексами, которые применяются в Министерстве, в частности индексами по

номенклатуре дел.

Составные части регистрационного индекса отделяются одна от другой

правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, – поступающий или созданный в Министерстве.

Для поступающих документов регистрационный индекс состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или другого индекса, который применяется в Министерстве, например: 845/02-10, где 845 – порядковый номер, 02-10 – индекс дела по номенклатуре.

У отправляемого документа регистрационный индекс может размещаться в обратной последовательности – индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Министерстве) и порядковый номер, например: 02-10/258, где 02-10 – индекс дела по номенклатуре, 258 – порядковый номер.

С целью различия групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая состоит из букв, например: 120/02-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».

Если документ подготовлен двумя или более органами, регистрационный индекс включает индексы каждого из этих органов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 – для общих распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 – для общих писем.

Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка и вида документа.

В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для отправляемых документов

штрих-код включает регистрационный индекс и дату документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату

29. Для отправляемых документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке или в содержании документа.

Место составления или издания

30. Сведения о месте составления или издания отмечаются на всех документах, кроме писем.

Гриф ограничения доступа

31. Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно») оформляется в соответствии с соответствующими нормативными правовыми актами и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».

Адресат

32. Документы адресуются органу, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа органу или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:

Государственная Дума Федерального

Собрания Российской Федерации

Комитет по труду и социальной политике

Если документ направляется должностному лицу, наименование органа и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, при этом инициалы указывают

после фамилии, например:

Федеральное архивное агентство

Управление организации архивных услуг

Начальнику управления

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

г-ну Фамилия И.О.

г-же Фамилия И.О.

В случае, когда документ адресуется руководителю органа или его заместителю, наименование органа входит в состав наименования должности

адресата, которое приводится в дательном падеже, например:

Председателю Государственной Думы

Федерального Собрания Российской

Федерации

Фамилия И.О.

Если документ адресуется руководителям нескольких однородных органов, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям исполнительных органов

государственной власти

Республики Крым

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не проставляется. В случае направления документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата или адресат оформляется обобщенно.

Если служебное письмо адресуется организации, не входящей в утвержденный указатель рассылки, или физическому лицу, то сначала следует указывать полное или краткое наименование организации и реквизиты должности – для юридических лиц (фамилия, имя, отчество или инициалы частного лица), а затем – почтовый адрес, который печатается в следующей последовательности:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

почтовый индекс.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Яблочкова, д.8, кв.15,

г.Санкт-Петербург, А-49, 197049

В случае направления документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю и выделяются полужирным шрифтом.

Гриф утверждения документа

33. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), к полномочиям которого (которых) относится решение вопросов, приведенных в таком документе, или приказом Министерства. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное) утверждаются приказом Министерства.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения (приложение 5 к настоящей Инструкции).

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утвердило документ, даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр труда и социальной защиты

Республики Крым

подпись, инициал, фамилия

Дата

В случае, когда документ утверждается приказом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министерства труда и

социальной защиты Республики Крым

12 августа 2014 г. № 298

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Резолюция

34. Резолюция – это проставленная должностным лицом надпись на документе, которая содержит сжатое содержание принятого им решения относительно выполнения документа.

Резолюция состоит из таких элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является первое лицо, которому предоставляется право созвать других исполнителей и координировать их работу. Первым, как правило, указывается лицо, которое занимает высшую или равную должность.

На документах со сроками выполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюции пишутся непосредственно на документе, на свободных от текста полях (кроме поля документа, предназначенного для подшивки) либо на отдельных листах или специальных бланках, прилагаемых к документу, с

указанием регистрационного индекса и даты документа, которого она касается.

Заголовок к тексту документа

35. Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту документа должен содержать короткое изложение содержания документа и быть максимально сжатым. Заголовок формулируется работником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), позволяется продолжать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например, приказ (о чем?) о предоставлении отпуска; письмо (о чем?) об организации совещания; протокол (чего?) заседания аттестационной комиссии; должностная инструкция (кого?) главного специалиста.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В некоторых видах документов (например, протокол) заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

Текст документа

36. Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой

он был создан. Информация в тексте документа излагается сжато, грамотно, понятно и объективно. Документ не должен содержать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. Во время составления документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться того вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логично согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется во время составления положений, порядков, правил, распорядительных документов и писем.

Сплошной связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вступительной) части указывается основание, обоснование или цель

составления документа, во второй (заключительной) части – выводы, предложения, решения, просьбы. В отдельных случаях документ может после вступительной части содержать мотивировочную часть, в которой обосновывается позиция учреждения.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных

документов, указываются их реквизиты:

• наименование документа, наименование организации-автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа:

• наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и тому подобное) разделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой, а подпункты – арабскими цифрами со скобкой.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля, Номер на первой странице текста не проставляется.

Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В отдельных случаях разделы могут разделяться на главы, а также нумероваться римскими цифрами.

37. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному объему признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной – конкретные характеристики.

38. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с большой буквы, подзаголовки с маленькой буквы, если они представляют одно целое с заголовком, и с большой – если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и  подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются лишь общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и следующих страницах таблицы указываются номера граф.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия... постановляет», «собрание...решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их

структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «в состав управления входят...», «комиссия провела проверку...»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить...», «представляем на рассмотрение ...»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не  возражает...», «общество считает возможным...»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым...»,

«предлагаю рассмотреть...»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после

фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

- заключительная этикетная фраза:

С уважением

Отметки о наличии приложений

39. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.

40. Приложения к документам могут быть следующих видов:

- приложения, которые утверждаются приказом;

- приложения, которые дополняют и/или поясняют содержание основного документа;

- приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

41. На приложениях, которые утверждаются приказами (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 33 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах приказа делается ссылка «согласно приложению» или «(прилагается)».

На приложениях к документам, которые утверждаются приказами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

Приложение 5

к приказу Министерства труда и

социальной защиты Республики Крым

от 07.08.2018  № 123

42. Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и тому подобное) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:

Приложение

к приказу Министерства труда

и социальной защиты Республики Крым

от 20.07.2014 № 295

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: «согласно приложению», «(приложение)», «в соответствии с приложением» или «(см. приложение)».

43. Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. В случае наличия нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: приложение 1, приложение 2 и тому подобное.

Все приложения к документам визируются работником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.

44. В случае, когда приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по такой форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

- если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве их экземпляров, например:

Приложения: 1. Справка о ходе выполнении поручения Правительства

                          Российской Федерации на 5 л. в 1 экз.;

    2. График погашения задолженности по заработной плате на 3     

        л. в 1 экз.

- если к документу прилагается другой документ, который имеет приложения, отметка о наличии приложения оформляется по такой форме:

Приложение: письмо Росархива от 20.05.2014 № 595/04-12 и приложение к 

                        нему, всего на 20 л. в 1 экз.

- в случае, когда документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:

Приложение: согласно описи на 3 л.

- если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по такой форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:   CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В приказах, договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в

скобках указывается: …(приложение) или …(приложение 1);

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение 2

к приказу Министерства труда и

социальной защиты Республики Крым

от 15.06.2018  № 112

Строки реквизита выравниваются по левому краю.

Если приложением к приказу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО «Профиль»

от 18.08.2018 N967

Подпись

45. Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в Положении о Министерстве, иных актах Министерства, положениях о структурных подразделениях Министерства, должностных регламентах, приказе (распоряжении) о распределении функциональных обязанностей между Министром, первым заместителем министра и его заместителями и тому подобное. В указанных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя и должностных лиц, которые уполномочены их подписывать.

46. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициал имени, фамилии, например:

Министр                                         подпись                              И. Фамилия

47. В случае направления документа одновременно нескольким органам одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры.

В случае направления документа одновременно нескольким подчиненным органам подписывается только оригинал, который остается в деле, а на места рассылаются заверенные Отделом его копии.

48. Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и тому подобное), двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц.

Например:

Министр                                            подпись                              И. Фамилия

Первый заместитель министра    подпись                              И. Фамилия

48. В случае подписания общего документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:

Министр труда и социальной защиты  Республики Крым

Министр строительства и архитектуры Республики Крым

подпись, И. Фамилия,

оттиск гербовой печати

подпись, И. Фамилия,

оттиск гербовой печати

49. Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе, например:

Председатель комиссии                       подпись                             И. Фамилия

Секретарь комиссии                             подпись                             И. Фамилия

50. В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициал имени, которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициал имени, фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа ставить предлог «За» или правостороннюю наклонную черту перед наименованием должности.

Добавление к наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).

51. Заверение электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи согласно законодательству.

52. Факсимильное воссоздание подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или другого копирования не допускается.

Визы и гриф согласования

53. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

54. Согласование может осуществляться как в Министерстве должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными организациями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза

включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

              Визирование документа осуществляется в следующем порядке: его непосредственными исполнителями, руководителем структурного подразделения исполнителя, руководителем управления, в случае если подразделение входит в состав управления, курирующим заместителем министра.

55. Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне  последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой

стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Министерстве.

56. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

О наличии замечаний обязательно сообщают лицу, которое подписывает документ.

57.  За содержание документа, который визируется несколькими лицами - подготовившими его исполнителями, такие лица несут ответственность согласно компетенции.

58. Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, он требует повторного визирования.

59. Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и органа, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер (индекс), например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры Республики Крым

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

60. Гриф согласования ставится ниже реквизита подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

61. В случае, когда содержание документа касается более трех органов, оставляется «Лист согласования», о чем в документе делается отметка на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

Лист согласования оформляется по форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Название проекта документа

Наименование должности подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

62. Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:

- с органами одинакового уровня и другими органами;

- с общественными организациями;

- с органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере;

- с органами высшего уровня.

Отпечаток печати

63. На документах, заверяющих права граждан и юридических лиц, на которых фиксируется факт затраты средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью Министерства.

Гербовая печать ставится также на договорах, удостоверениях, доверенностях.

Перечень других документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, указан в приложении 6 к настоящей Инструкции.

64. Оттиск печати, на которой указано наименование Министерства (без изображения герба), ставится на копиях документов, которые рассылаются в другие органы, и на размноженных экземплярах нормативных правовых документов и приказов в случае рассылки. Подпись в данном случае не воспроизводится.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он охватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «МП».

65. Приказом Министерства определяются порядок использования, место  хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение, а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.

Отметка о заверении копий документов

66. Министерство может удостоверять лишь копии тех документов, которые создаются в Министерстве, а также копии документов, выданных другими органами, в случаях, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта. Копия документа изготовляется и выдается только с разрешения министра, первого заместителя министра и заместителей министра.

В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, при решении вопросов относительно принятия граждан на работу, учебу, заверение их трудовых и других прав во взаимоотношениях с Министерством, а также при формировании личных дел работников Министерство может изготавливать копии документов, выданных другими органами (копии дипломов, свидетельств о получении образования и тому подобное).

Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.

67. Надпись о заверении документа состоит: из слова «ВЕРНО», наименования должности, личной подписи лица, которое удостоверяет копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и

проставляется ниже реквизита документа «Подпись», например:

ВЕРНО

Заведующий отделом делопроизводства и

по обращениям граждан                                        подпись, инициал имени, фамилия

Дата

Надпись о заверении копии скрепляется печатью с указанием на ней наименования Министерства (без изображения герба).

Заверение копий документов осуществляется руководителями структурных подразделений Министерства, в которых находятся (хранятся) оригиналы документов.

68. На копиях отправляемых документов, которые остаются в делах, текст бланков не воссоздается, а указываются лишь дата подписания документа и его регистрационный индекс.

На копиях отправляемых документов, которые остаются в делах, должны быть визы должностных лиц, с которыми они согласованы, и визы исполнителей.

Копия документа должна отвечать оригиналу.

Отметки о создании, выполнении документа, наличии его

в электронной форме и поступлении в Министерство

69. Фамилия работника, который создал документ, и номер его служебного телефона указываются на лицевой стороне в нижнем левом углу последнего листа документа, например:

Петренко 256 23 29  или  Петренко Елена Ивановна 256 23 29

70. После завершения работы с документом проставляется отметка о его выполнении. Отметка о выполнении документа свидетельствует, что работа над документом завершена и его можно приобщить к делу. Отметка может содержать слова: «В дело», номер дела, ссылки на дату и регистрационный индекс документа, который заверяет его выполнение, наименование должности, подпись и дату.

Если документ не требует письменного ответа, указываются короткие сведения о выполнении.

Подпись и дату отметки проставляет работник, который создал документ, или руководитель структурного подразделения. Указанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:

В дело

Письмо-ответ от 20.05.2018

№ 10/01/ N 03-802

В дело

Вопрос решен положительно

во время телефонного разговора

04.03.2018

должность, подпись, инициал

имени, фамилия

05.03.2018

должность, подпись, инициал

имени, фамилия

21.05.2018

При использовании системы электронного документооборота отметка об исполнении документа проставляется при исполнении резолюции.

71. Отметка о наличии копии документа в электронной форме содержит полное имя файла и его место хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка ставится на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: c:/otdel/proekt/2014/instr_1.doc.

72. Отметка о поступлении документа в Министерство проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевом поле в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита являются сокращенное наименование учреждения – получателя документа, регистрационный индекс, дата (в случае необходимости час и минуты) поступления документа.

Если корреспонденция не вскрывается в соответствии с пунктом 134 настоящей Инструкции, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).

В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным листом отметка ставится на сопроводительном листе.

В случае, если организация – автор документа подает Отделу документ вместе с его копией, на копии документа, которая возвращается организации – автору, регистрационный штамп не проставляется.

Составление некоторых видов документов

73. Приказы Министерства издаются как решение организационно-распорядительного  или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия издаются приказы:

- по основным вопросам деятельности Министерства;

- по административно-хозяйственным;

- по кадровым вопросам;

- о премировании и материальной помощи.

74. Проекты приказов по основным вопросам деятельности Министерства, административно-хозяйственным вопросам готовятся и представляются  структурными подразделениями Министерства по поручению Министра, первого заместителя министра, заместителей министра или по собственной инициативе.

Приказы по основным вопросам деятельности Министерства, административно-хозяйственным вопросам хранятся в Отделе.

Проекты приказов по кадровым вопросам  (о принятии на работу, освобождении, предоставлении отпуска, командировки и тому подобное) готовятся и хранятся в структурном подразделением Министерства по кадровым вопросам на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, трудовых договоров и других документов.

Проекты приказов о премировании работников Министерства,  руководителей государственных учреждений, относящихся к ведению Министерства и материальной помощи готовятся и хранятся в структурном подразделении Министерства по вопросам бюджетного планирования и финансирования.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными лицами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Ответственность за качественную подготовку проектов приказов по кадровым вопросам и согласование с заинтересованными лицами несет руководитель подразделения по кадровым вопросам.

75. Проекты приказов  по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются работником, который создал документ, руководителем структурного подразделения Министерства, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители заданий, содержащихся в нем, руководителями структурных подразделений  - в случае включения сотрудников подразделений в состав комиссий и т.п., руководителем правового подразделения, другими должностными лицами, которых касается документ, заведующим Отделом - с целью проверки соответствия приказов требованиям настоящей Инструкции.

Приложения к приказу подписываются Министром, первым заместителем министра, заместителями министра, ответственными, согласно распределению функциональных обязанностей, за организацию деятельности структурного подразделения, являющегося разработчиком.

76. Проекты приказов по кадровым вопросам визируются руководителем структурного подразделения по кадровым вопросам, а также в зависимости от видов приказов - по вопросам финансов и бухгалтерского учета, другими должностными лицами, которых касается документ.

77. Все проекты приказов Министерства подлежат согласованию (визированию) руководителем правового подразделения. Руководитель правового подразделения в течение 3 рабочих дней со дня поступления в подразделение проверяет на соответствие действующему законодательству проекты приказов, не являющихся нормативными правовыми актами, которые подаются на подпись руководству Министерства, визирует их при наличии всех необходимых виз руководителей заинтересованных структурных подразделений или лиц их замещающих. Порядок согласования проектов приказов нормативного правового характера определяется отдельным приказом Министерства.

При поступлении проекта приказа в правовое подразделение после 16.00 часов, отсчет срока начинается со следующего рабочего дня.

В случае несоответствия проекта приказа законодательству, такой проект визируется правовым подразделением с замечаниями и предложениями относительно законного разрешения вопроса.

Замечания и предложения излагаются на отдельном листе, о чем на проекте приказа делается соответствующая запись по такой форме: 

Начальник правового подразделения

(подпись)         (инициалы, фамилия)

Замечания и предложения прилагаются

(дата).

Правовое подразделение ведет учет подготовленных замечаний и предложений.

Замечания и предложения в обязательном порядке доводятся разработчиком проекта приказа до лица, которому проект подается на подпись.

Проекты приказов, которые предоставляются для подписания  Министру, визируются его заместителями в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа осуществляется внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными органами.

Если в процессе согласования к проекту приказа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию.

78. Приказы  подписываются Министром, а  в случае его отсутствия – должностным лицом, которое исполняет его обязанности.

После подписания приказа изменения к нему вносятся лишь путем издания нового приказа о внесении изменений.

79. Приказ оформляется на бланке приказа (приложение 3 к настоящей Инструкции). Содержание приказа кратко излагается в заглавии, которое начинается с предлога «О» и составляется с помощью отглагольного существительного  («Об утверждении…», «О введении…», «О создании..» ",) или существительного («Об итогах…»., «О мероприятиях…»).

Для напечатания заглавия используется курсивное начертание, шрифт Times New Roman размером 14 печатных пунктов. Не допускается при написании заглавия применение полужирного начертания. Заглавие в кавычки не заключается, точка в конце не ставится.

80. Текст приказа по вопросам основной деятельности Министерства  и по административно-хозяйственным вопросам состоит из двух частей –констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части указывается основание, обоснование или цель

издания приказа. Указанная часть может начинаться со слов «Во исполнение», «С целью» и тому подобное. Если приказ издается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указываются название вида этого документа, его автор, дата, номер и заголовок. Точка в конце констатирующей части не ставится.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки большими буквами без отступления от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.

Распорядительная часть разделяется на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть отмечены исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные (служебные) лица), конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения.

Исполнители могут быть названы также обобщенно, например: начальникам структурных подразделений».

При этом, как правило, не применяется написание неконкретных поручений, которые содержат слова: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и тому подобное.

81. Если приказом отменяется предыдущий приказ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу...».

Изменения, которые вносятся в приказ, оформляются отдельным приказом, которые должны иметь такой заголовок: «О внесении изменений в

приказ...», с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения. Распорядительная часть приказа начинается с такого пункта:

«1. Внести изменения в приказ …».

Далее отдельными подпунктами формулируются изменения к распорядительному документу, например:

«1) пункт 2 изложить в следующей редакции: ...»;

«2) пункт 3 исключить»;

«3) абзац второй пункта 4 дополнить словами ...».

Если изменения к приказу оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа указывается:

«1) Внести изменения в ... (прилагаются)».

82. Последний пункт распорядительной части в случае необходимости, может содержать решение о возложении на должностное лицо функций по контролю за выполнением приказа.

Должностное лицо, подготовившее приказ, анализирует ход исполнения приказа по каждому из поручений, и информирует о результатах должностное лицо, на которое возложен контроль, в установленные приказом сроки.

83. В приказы не может включаться пункт «Приказ довести до сведения….». Структурные подразделения, должностные (служебные) лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе (списке) рассылки, который составитель готовит вместе с проектом приказа.

Указатель (список) рассылки оформляется на отдельном листе с указанием даты издания, номера, названия приказа, а также структурных подразделений Министерства или должностных лиц, которым рассылается данный приказ (приложение 4).

Рассылку приказа согласно указателю (списку) рассылки осуществляет Отдел.

84. Приказы по кадровым вопросам оформляются в виде индивидуальных и сводных. В индивидуальных приказах содержится информация об одном работнике (сотруднике), в сводных - о нескольких, независимо от того, какие управленческие решения в отношении их принимаются (принятие на работу, назначение на должность, перевод на другую должность (работу), освобождение и тому подобное).

85. Содержание индивидуального приказа по кадровым вопросам  сжато излагается в заглавии, которое начинается с предлога «О», и составляется с помощью отглагольного существительного, например: «О назначении..», «О принятии…».  В сводных приказах может применяться обобщенное заглавие, например: «О кадровых вопросах», «О личном составе».

86. В тексте приказов по кадровым вопросам, как правило, констатирующая часть не указывается. 

87. Распорядительная часть приказа начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОСВОБОДИТЬ», «ОТПРАВИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ» и тому подобное. Далее указываются большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и маленькими - имя, отчество работника и текст приказа. В сводных приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.

88. В приказе о назначении или освобождении работника отмечаются полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений).

89. В каждом пункте приказа по кадровым вопросам указывается основание его издания (заявление работника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и тому подобное).

90. Общий  приказ организаций одного уровня оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров). Наименования организаций размещаются на  одном уровне, а название вида документа - посредине. Дата общего приказа должна быть единственной, отвечать дате последней подписи, а регистрационный индекс документа - состоять из регистрационных индексов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черточку в последовательности подписания приказа руководителями организаций. Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЕМ». Подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне и скрепляются гербовыми печатями этих органов.

Количество экземпляров общих приказов должно отвечать количеству органов, которые их издают.

91. Приказы  нумеруются в порядке их издания в пределах календарного года. Приказы по кадровым вопросам имеют отдельную порядковую нумерацию.

92. Ознакомление с приказом может осуществляться путем проставления на первом экземпляре приказа или на специальном бланке ознакомления указанными в нем лицами их подписи с указанием даты ознакомления. Также подтверждением ознакомления с приказом является подпись лица в журнале вручения копий приказов о получении экземпляра приказа.

Поручения

93. Проекты поручений готовятся и представляются структурным подразделением Министерства по поручению Министра, первого заместителя министра, заместителей министра или по собственной инициативе.

Поручения регистрируются и хранятся в Отделе.

Проекты поручений визируются работником, который его создал, руководителем структурного подразделения Министерства, в котором он создан, курирующим заместителем Министра, в случае если готовится поручение Министра. 

Должностное лицо, на которое возложена ответственность (контроль) исполнения поручения, анализирует ход исполнения поручения по каждому из пунктов, и информирует о результатах должностное лицо, подписавшее поручение, в установленные поручением сроки.

Протоколы

94. В протоколах фиксируется информация о ходе ведения заседаний, принятии решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и тому подобное. Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и

выступлений, справок, проектов решений и тому подобное.

95. Протоколы могут составляться в полной или сжатой форме. В протоколах, составленных в сжатой форме, фиксируются лишь принятые решения, а не ход обсуждения вопроса.

96. Протокол оформляется на бланке протокола (при наличии такого бланка), а в случае, когда бланки не предусмотрены, – на чистом листе бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) как с угловым (преимущественно), так и с продольным расположением реквизитов.

97. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание длилось несколько дней, то через тире отмечаются первый и последний день заседания.

98. Номер (индекс) протокола должен отвечать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего коллегиального органа: коллегии, научных, экспертных комиссий, советов, комиссий  и тому подобное. В реквизите «место заседания» указывается название населенного пункта, в котором состоялось заседание.

99. Заголовок к тексту протокола должен отображать вид заседания (совещание, собрание, конференция и тому подобное) или коллегиальной деятельности (комиссия, совет, коллегия, рабочая группа и тому подобное) и

включать название вида документа.

100. Текст протокола состоит из вступительной и основной частей.

Во вступительной части протокола указываются фамилии и инициалы (инициал имени) председателя или председательствующего, секретаря, приглашенных, а также присутствующих лиц.

В списке собравшихся указываются в алфавитном порядке сначала фамилии и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа без указания должностей, потом – приглашенных лиц с указанием должностей и в случае необходимости наименований учреждений. Если количество собравшихся превышает 15 человек, указывается их общее количество со ссылкой на список, который прилагается к протоколу.

Вступительная часть включает повестку дня – перечень рассмотренных

на заседании вопросов, которые размещены в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому вопросу. Повестка дня прилагается в конце вступительной части.

Слова «Повестка дня» печатаются без отступления от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога «О».

101. Основная часть протокола состоит из разделов, которые должны отвечать пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по такой схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ОДОБРИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Указанные слова печатаются большими буквами без отступления от границы левого поля. После слов ставится двоеточие.

102. После слова «СЛУШАЛИ» указывается текст выступления основного докладчика. Фамилия и инициалы (инициал имени) каждого докладчика печатаются с новой строки. Текст выступления излагается в третьем лице единственного числа.

Тексты или тезисы доклада и выступлений, оформленные как отдельные документы, в протокол не включаются. После сведений о докладчике ставится тире и отмечается: «Текст доклада (выступления) прилагается к протоколу».

103. После слова «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления тех лиц, которые участвовали в обсуждении доклада. Выступления оформляются в протоколе с указанием должностей, фамилий и инициалов (инициала имени)

выступающих в именительном падеже, а также с изложением содержания вопроса и ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

104. После слова «РЕШИЛИ» («ОДОБРИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фиксируется принятое решение по обсуждаемому вопросу повестки дня. Решение должно быть конкретным и включать составляющие, которые отвечают на такие вопросы: «кому?», «что сделать?» и «в какой срок?».

Решения, содержащие несколько вопросов, разделяют на пункты и  подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты нумеруются цифрами со скобкой.

105. В случае, если на заседании принимается решение об утверждении

(одобрении, согласовании) документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к протоколу в виде проектов без подписей составителей (авторов) и руководителей, утверждающих представленный документ, и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. На первом листе в правом верхнем углу документа указывается слово «Проект». При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами  (Приложение 1 к протоколу № 5 от 25.05.2018, Приложение 2 к протоколу № 5 от 25.05.2018). В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на данные приложения.

Реквизит «Отметка о наличии приложений» в конце текста протокола  не указывается.

106. Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе в Министерстве. Оригинал протокола хранится у секретаря коллегиального органа.

107. Некоторые протоколы заседаний (комитетов, методических, экспертных, научных советов и комиссий и тому подобное) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения.

108. Копии протоколов или выписки из них в случае необходимости заверяются печатью Отдела и направляются в случае необходимости  заинтересованным органам, должностным лицам, работникам. Список рассылки составляет и подписывает секретарь.

Служебные письма

109. Служебные письма составляются с целью обмена информацией между органами как:

ответы о выполнении заданий, определенных в актах федеральных органов власти, органов власти Республики Крым, поручениях высших должностных лиц;

ответы на выполнение поручений учреждений высшего уровня;

ответы на запросы других учреждений;

ответы на обращения граждан;

инициативные письма;

сопроводительные письма.

110. Служебные письма оформляются на специальном для писем бланке формата A4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает семи строк, возможно использование бланка формата А5 (210 х 148 миллиметров).

111. Письмо имеет такие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации отправляемой корреспонденции в Отделе Министерства.

112. Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров), должно иметь заголовок к тексту, которое отвечает на вопрос «о чем?».

113. Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и тому подобное, которые размещаются с абзаца.

114. Как правило, в письме затрагивается один вопрос.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: «просим сообщить…», «разъясняем, что...» или от третьего лица единственного числа – «Министерство информирует…», «Министерство считает целесообразным».

Текст также может излагаться от первого лица единственного числа – «прошу…», «предлагаю…».

Служебные письма подписываются в соответствии с пунктом 45 настоящей Инструкции. Гербовой печатью удостоверяются лишь гарантийные письма.

115. Служебное письмо визируется в соответствии с требованиями пункта 54 настоящей Инструкции.

Документы к заседаниям коллегиальных органов

116. Подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов проводятся с целью осуществления полномочий, предусмотренных положениями об этих коллегиальных органах.

117. Заседания коллегиальных органов проводятся по мере необходимости или в соответствии с планом работы.

Компетенция (цели деятельности, характер и условия принятия решений), порядок работы, структура и состав, порядок формирования, функции, права и ответственность членов коллегиальных органов Министерства устанавливаются его локальными нормативными актами, за исключением состава и численности коллегии Министерства, которые утверждаются Советом министров Республики Крым.

118. Документы по вопросам, которые вносятся на рассмотрение коллегии Министерства, должны предоставляться не позднее, чем за пять дней до заседания, а в случае проведения внеочередного заседания – не позднее, чем за один день. Указанные документы содержат:

- докладную записку, адресованную коллегиальному органу (в случае необходимости), в которой обоснованно изложены вопросы с выводами и предложениями;

- проект решения, завизированный руководителями заинтересованных структурных подразделений, и документы к нему (аналитические справки, таблицы, диаграммы и тому подобное), завизированные их руководителями, а в случае необходимости – проект приказа;

- справку о согласовании проекта решения (распоряжения, постановления) с заинтересованными структурными подразделениями;

- список лиц, которые приглашаются на заседание коллегии;

- другие документы, необходимые для рассмотрения вопросов.

119. Документы, подготовленные для рассмотрения коллегиального органа, а также один экземпляр их копий хранятся у секретаря коллегиального органа или другого должностного лица, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа отдельно по каждому заседанию.

120. За своевременную и надлежащую подготовку документов для проведения заседаний коллегии отвечают руководители заинтересованных структурных подразделений Министерства.

121. Секретарь коллегиального органа или другое должностное лицо, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы коллегиального органа, осуществляет контроль за своевременным представлением документов на рассмотрение и проверяет их наличие в полном объеме и правильность оформления.

Документы, поданные с нарушением установленного порядка и сроков, к рассмотрению не принимаются.

122. Протоколы заседаний коллегиальных органов составляются с учетом требований, указанных в пунктах 94-108 настоящей Инструкции.

              123. Протоколы заседаний, подлинные экземпляры решений коллегиальных органов хранятся в Министерстве и по истечению срока сдаются в архив на постоянное хранение в установленном порядке. 

Документы о служебных командировках

124. В случае возникновения необходимости в направлении работника в командировку, руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, готовится докладная записка на имя Министра, в которой указывается, куда, на какой срок, с какой целью направляется работник.

Докладная записка передается в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа, а затем вместе с проектом приказа о командировке передается Министру, как правило, не позднее, чем за трое суток до начала командировки.

Регистрация командировок осуществляется структурным подразделением Министерства по кадровым вопросам в соответствии с Постановлением Государственного Совета Республики Крым от 03.09.2014 № 2467-6/14 «О порядке и условиях командирования лиц, замещающих государственные должности Республики Крым, депутатов Государственного Совета Республики Крым, государственных гражданских служащих Республики Крым и лиц, обеспечивающих деятельность органов государственной власти Республики Крым».

125. После возвращения из командировки работник в трехдневный срок информирует руководителя структурного подразделения об исполнении задания и подает авансовый отчет по установленной форме в структурное подразделение Министерства по вопросам финансов и бухгалтерского учета.

Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку, визируется руководителем структурного подразделения, после чего передается структурному подразделению Министерства по вопросам финансов и бухгалтерского учета.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ВЫПОЛНЕНИЕ

ДОКУМЕНТОВ

Требования относительно рационализации документооборота

126. Документооборот – это прохождение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения или отправления.

Документы независимо от способа фиксации и воссоздания информации проходят и прорабатываются в Министерстве на единых организационных и правовых принципах организации документооборота.

127. Эффективная организация документооборота предусматривает:

1) прохождение документов в Министерстве кратчайшим путем;

2) сокращение количества инстанций, к которым должны поступать документы (например, во время согласования);

3) одноразовость операций по отработке документов, избежание дублирования во время работы с ними;

4) централизацию, осуществление однотипных операций с документами в одном месте;

5) рациональное расположение структурных подразделений и рабочих мест.

128. Порядок документооборота регламентируется настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами.

129. Особенности организации электронного документооборота определяются настоящей Инструкцией с учетом требований нормативных правовых актов в этой сфере, а также характеристик технических и программных средств, функционирующих в Министерстве.

130. Организация документооборота в случае применения средств автоматизации делопроизводства должна обеспечить совместимость традиционного и автоматизированного способа отработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства.

Учет объема документооборота

131. Объем документооборота - это суммарное количество полученных

(поступающих) и созданных в Министерстве (внутренних, отправляемых) документов за определенный период (квартал, год).

132. Подсчет количества документов осуществляется по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу учета берется документ. Учет документов может осуществляться как в Министерстве              в целом, так и в каждом структурном подразделении Министерства. Отдельно подсчитываются обращения граждан. Результаты учета документов обобщаются Отделом.

Принятие и первичная обработка

документов, поступающих в Министерство

133. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, с использованием средств почтовой связи и электросвязи, а также курьерской и фельдъегерской службой.

Почтой и через курьерскую службу доставляется письменная корреспонденция, почтовые карточки, бандероли, мелкие пакеты, а также периодические печатные издания.

Фельдъегерской службой доставляется специальная корреспонденция. Каналами электросвязи доставляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы с применением электронной цифровой подписи и документы в электронной форме без электронной цифровой подписи (в отсканированной форме).

134. Все документы, поступающие в Министерство, принимаются централизованно в Отделе.

Рекомендованная, специальная и корреспонденция с объявленной ценностью принимается под расписку в журнале, реестре или сообщении о вручении.

В случае поступления корреспонденции с отметкой «Срочно» фиксируется не только дата, но и часы и минуты доставки. В случае повреждения конверта делается соответствующая отметка в почтовом реестре.

135. В Отделе Министерства раскрываются все конверты, за  исключением тех, которые имеют надпись «Лично».

136. Конверты хранятся и прилагаются к судебным документам и к документам в случае, когда лишь по конверту можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные  документы или установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, а также адресные ярлыки рекомендованных конвертов и пакетов.

В случае выявления отсутствия приложений, указанных в документе, или отдельных листов, а также ошибок в оформлении документа, что делает невозможным его выполнение (отсутствие подписи, оттиска печати, грифа утверждения и тому подобное), документ не регистрируется и отправителю направляется письменный запрос или ему сообщается об этом по телефону.

При этом на документе делается соответствующая отметка с указанием даты запроса (разговора по телефону), должности и фамилии лица, которому сделан запрос, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое осуществило запрос.

В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта, упаковки, что привело к невозможности прочтения текста документа, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю, другой хранится Отделе.

137. Направленные не по адресу документы возвращаются отправителю без их рассмотрения.

138. Факт и дата поступления документа в Министерство обязательно фиксируются по правилам, указанным в пункте 72 настоящей Инструкции.

139 Электронные носители информации обязательно передаются с сопроводительным листом. Во время принятия таких документов отрабатывается только сопроводительный лист.

140. В случае поступления документов, направленных телефаксом, проверяется общее количество листов и соответствие их количеству, указанному на первом листе, а также надлежащее качество печати. В случае

получения факсимильного сообщения не в полном объеме или при наличии текста ненадлежащего качества документ не регистрируется и об этом обязательно информируют отправителя.

Предварительное рассмотрение документов

141. Документы, адресованные руководству Министерства, а также такие, в которых не указано конкретное должностное лицо или структурное подразделение как адресат, подлежат предварительному рассмотрению в Отделе Министерства.

142. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления или в первый рабочий день, в случае поступления их в нерабочее время, в выходные и праздничные дни. Поручения органов высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

143. На стадии предварительного рассмотрения осуществляется отбор документов, которые не подлежат регистрации Отделом (приложение 7 к настоящей Инструкции).

Регистрация документов

144. Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которой фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с дальнейшей записью в указанной форме необходимых сведений о документе. Регистрация документов осуществляется с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.

145. Регистрация документов, которые поступили на рассмотрение Министра, первого заместителя министра, заместителей министра проводится централизованно Отделом.

Регистрация обращений граждан проводится Отделом.

     Регистрация и хранение приказов: по основным вопросам деятельности Министерства осуществляется Отделом, по кадровым вопросам и командировкам - структурным подразделением Министерства по кадровым вопросам, приказов о премировании и материальной помощи - структурным подразделением Министерства по вопросам бюджетного планирования и финансирования.

Регистрация договоров проводится структурным подразделением Министерства по вопросам бухгалтерского учета и отчетности.

Регистрация и хранение соглашений о сотрудничестве Министерства с органами социальной защиты субъектов Российской Федерации и соглашений о сотрудничестве (информационном взаимодействии), заключаемых Министерством с государственными органами, организациями проводится структурным подразделением Министерства по сводно-аналитической работе. 

Регистрации в структурных подразделениях Министерства подлежат также внутренние документы, созданные в Министерстве (справки, докладные записки, заявления и тому подобное).

146. Документы регистрируются только один раз: поступившие - в день

поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил после

16.00, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Документы с пометкой «Срочно», «Оперативно» регистрируются незамедлительно и передаются немедленно. Корреспонденцией с пометкой «Срочно» считаются документы, срок исполнения которых определѐн от одного часа до трех календарных дней.

В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой новый регистрационный индекс на документе не проставляется.

Документы регистрируются по группам в зависимости от названия, вида, автора и содержания документа.

147. Документы, которые передаются электронной почтой в отсканированной форме без электронной цифровой подписи, регистрируются

отдельно от других документов с указанием электронного адреса отправителя и адресата.

148. Оригинал документа, который поступил сразу после факсограммы

или электронной почтой в отсканированной форме, регистрируется в соответствующих регистрационных формах.

149. Во время регистрации документа присваивается условное обозначение – регистрационный индекс, который оформляется в соответствии с пунктом 28 настоящей Инструкции.

150. В Министерстве применяется автоматизированная (с использованием системы электронного документооборота «Диалог») форма регистрации документов.

151. При регистрации поступивших и отправляемых документов оформляется регистрационно-контрольная карточка, заполнение реквизитов которой указано в приложении 8 к настоящей Инструкции.

Организация передачи документов и их исполнение

152. Для обеспечения ритмичности работы и своевременного исполнения документов в Министерстве корреспонденция руководству и структурным подразделениям направляется в системе электронного документооборота «Диалог». Документы, вошедшие в Министерство на бумажных носителях, регистрируются в Отделе в «Автоматизированной системе контроля исполнительской дисциплины» и передаются на рассмотрение руководству министерства.

153. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение Министру, первому заместителю министра, заместителям министра в день их поступления или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время.

Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются немедленно.

154. Документы, рассмотренные министром, первым заместителем министра, заместителями министра, возвращаются с соответствующей резолюцией в Отдел, который осуществляет передачу документов на исполнение.

155. Документ, исполнителями которого являются несколько структурных подразделений, может быть передан исполнителям в порядке определения их в резолюции или одновременно в виде копий с передачей оригинала главному исполнителю, определенному в резолюции первым.

В случае внедрения электронного документооборота соисполнители получают документ в электронной форме, оригинал документа передается исполнителю, указанному в резолюции главным.

156. Факт передачи документов исполнителям фиксируется путем проставления соответствующей отметки в регистрационной форме с указанием информации об исполнителях, которым передан оригинал документа и его копии и посредством личной подписи руководителя структурного подразделения в журнале входящей корреспонденции.

157. Передача документа из одного структурного подразделения в другое осуществляется через Отдел, в котором был зарегистрирован документ. Документы, исполнение которых находится на контроле, передаются другим структурным подразделениям или другим исполнителям только с информированием об этом Отдела.

158. Передача документов в пределах структурного подразделения осуществляется через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

159. Ответственность за выполнение документа несут лица, указанные в приказе, резолюции министра, первого заместителя министра, заместителей министра, и работники, которым непосредственно поручено выполнение.

160. Главный исполнитель организует работу соисполнителей, в частности определяет сроки представления ими предложений, порядок согласования и подготовки проекта документа.

Соисполнители отвечают за подготовку на надлежащем уровне и своевременное представление главному исполнителю предложений.

В случае несвоевременного представления предложений соисполнителями главный исполнитель информирует об этом руководителя структурного подразделения, который представил поручение.

Информации соисполнителей, Отделом министерства передаются главному исполнителю документа для подготовки обобщенного ответа.

Если срок исполнения (предоставления информации, документов) главным исполнителем не определен, информация или документы представляются соисполнителями в 10-дневный срок.

Регистрация служебных (докладных) записок и других документов, составленных по инициативе структурных подразделений для внутреннего пользования, как правило, не проводится, их учет осуществляется в соответствующих структурных подразделениях Министерства.

161. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) министру, первому заместителю министра, заместителям министра.

162. Перед представлением проекта документа на подпись соответствующему руководителю работник, который подготовил документ, обязан проверить правильность его составления и оформления, ссылки на нормативные правовые акты, уточнить цифровые данные, наличие необходимых виз и приложений.

Документ подается на подпись вместе с документами, на основании которых он был составлен.

163. Если документ направляется в несколько органов, после его регистрации исполнитель организует изготовление необходимого количества

экземпляров.

164. Работник, ответственный за исполнение документа, в случае отпуска, командировки обязан передать другому работнику по согласованию со своим непосредственным руководителем все невыполненные документы и проинформировать Отдел о передаче документов, исполнение которых находится на контроле, другому исполнителю.

165. Оригиналы документов, имеющих служебную информацию ограниченного распространения, в обязательном порядке возвращаются в структурное подразделение Аппарата Совета министров  Республики Крым по вопросам делопроизводства.

Организация контроля за исполнением документов

166. Контроль за исполнением документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и надлежащего их выполнения.

167. Контроль осуществляется за исполнением всех зарегистрированных Отделом документов, в которых установлено задание, а также исполнение которых, подлежит обязательному контролю.

Организацию контроля за выполнением заданий, определенных в актах органов государственной власти, органов власти Республики Крым и поручениях высших должностных лиц, осуществляет заместитель министра в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

168. Непосредственный контроль за выполнением документов возлагается на Отдел.

169. Срок выполнения документа может устанавливаться в нормативном правовом акте или резолюции Министра, первого заместителя министра, заместителей министра. Если последний день срока выполнения документа приходится на нерабочий день, последним днем срока выполнения документа считается день перед нерабочим днем.

170. Сроки могут быть типичными или индивидуальными.  Типичные сроки выполнения документов устанавливаются законодательством. Сроки выполнения основных документов приводятся в приложении 9 к настоящей Инструкции. Индивидуальные сроки устанавливаются Министром, первым заместителем министра, заместителями министра. 

Конечный срок выполнения указывается в тексте документа или резолюции.

171. Если задание требует срочного выполнения, обязательно   указывается конкретный конечный срок выполнения.

172. Индивидуальный срок выполнения документа может быть изменен

лишь по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его

отсутствия – должностного лица, которое его замещает.

В случае необходимости срок выполнения документа может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позднее,

чем за пять рабочих дней до окончания установленного срока, а относительно документа, в котором не указан срок, – до окончания тридцатидневного срока от даты его регистрации, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

172. В случае изменения сроков выполнения проставляются новый срок, дата и подпись. Соответствующие изменения вносятся в регистрационно-контрольную карточку. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

174. Взятие документа на контроль осуществляется на основании резолюции Министра, первого заместителя министра, заместителей министра. Резолюции с формулировками «Представить», «Внести», «Доложить», «Информировать», «Подготовить» считаются контрольными и обязательными к исполнению.

175. Контроль за выполнением документов включает взятие документов на контроль, определение форм и методов контроля, проверку хода своевременного доведения документов до исполнителей, контроль за состоянием выполнения, учет, сбор и анализ промежуточной и итоговой информации по выполнению контрольных документов, выявление причин невыполнения и/или несвоевременного выполнения контрольных документов, информирование руководства Министерства о ходе и результатах выполнения контрольных документов, снятие документов с контроля, направление выполненного документа в дело.

176. Контроль за выполнением документов осуществляется с помощью

автоматизированной информационной системы (базы данных).

177. Проверка хода выполнения документов может проводиться на всех

этапах и в любое время прохождения документа до окончания срока его выполнения (предварительный контроль с помощью напоминаний).

В Министерстве функционирует система электронного документооборота, исполнителю направляется электронное сообщение о запланированной дате выполнения документа.

178. После выполнения документ снимается с контроля. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после выполнения заданий в полном объеме, запросов, уведомлений о результатах заинтересованным учреждениям и лицам или другого подтверждения выполнения.

Решение о снятии документа с контроля принимается министром, первым заместителем министра, заместителями министра, которым дано контрольное поручение. Данные о выполнении документа и снятии его с контроля вносятся в автоматизированную информационную систему (базу данных).

179. Датой выполнения заданий, определенных актами и поручениями Президента Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями, поручениями, протоколами совещаний Правительства Российской Федерации, письмами Администрации Президента Российской Федерации, письмами Управления Делами Президента Российской Федерации, письмами Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации,

парламентскими запросами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросами членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, актами Государственного Совета Республики Крым, письмами Председателя Государственного Совета Республики Крым, обращениями и запросами депутатов Государственного Совета Республики Крым, обращениями комитетов Государственного Совета Республики Крым, которыми даны конкретные задания Совету министров, письмами Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Крымском федеральном округе (касающимися выполнения актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации), актами и поручениями Совета министров, Главы Республики Крым, а, в случае, если Глава Республики Крым не совмещает свою должность с должностью Председателя Совета министров – Председателя Совета министров, считается дата регистрации соответствующих ответов в Отделе.

180. Информация о результатах выполнения взятых на контроль документов обобщается еженедельно и подается министру, первому заместителю министра и заместителям министра в виде сведений о невыполненных документах.

Информационно-справочная работа с документами

181. Информационно-справочная работа с документами заключается в поиске необходимых документов с использованием автоматизированных банков регистрационных данных.

182. В системе электронного документооборота поиск конкретного документа осуществляется по реквизитам (заголовок, название вида документа, дата принятия, номер документа, автор документа и тому подобное) или по контексту (ключевым словом или фразой). Поисковый запрос может иметь любую комбинацию реквизитов.

Отдел не реже одного раза в квартал проводит сверку наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, находящихся у исполнителей, с целью возврата их в структурное подразделение Аппарата по вопросам делопроизводства.

Порядок подготовки и отправления отправляемых документов

183. Отправляемые документы направляются адресатам с  использованием средств почтовой связи, электросвязи.

184. Подготовка документов для отправления почтовой связью осуществляется Отделом в соответствии с Правилами предоставления услуг почтовой связи.

185. С использованием средств электросвязи Отдел осуществляет передачу телеграмм, телефонограмм, электронных документов с применением электронной цифровой подписи и документов в отсканированной форме без электронной цифровой подписи.

Срочные телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы с применением электронной цифровой подписи и документы в отсканированной форме без электронной цифровой подписи направляются исполнителем.

186. В случае отправки документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи необходимо направлять также оригинал документа в бумажной форме.

187. Информационные, телекоммуникационные и информационно-телекоммуникационные системы должны обеспечивать защиту от несанкционированных действий, которые могут привести к случайным или преднамеренным изменениям или уничтожению информации.

188. Не допускается направление или передача документов без их регистрации в Отделе.

189. Отправка зарегистрированных документов осуществляется Отделом в день их поступления или не позднее следующего рабочего дня, после внесения их в реестр почтовых отправлений.

190.  Во время принятия от исполнителей отправляемых документов работники Отдела обязаны проверить:

- правильность оформления документа (состав и размещение в нем всех

реквизитов);

- наличие и правильность указания адреса;

- наличие на документе отметки о приложениях;

- наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к

нему;

- наличие виз на копии отправляемого документа, которая остается в деле;

- наличие сведений об исполнителе документа;

- наличие и полноту приложений;

- соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Отправляемые документы после подписания представляются в 2-х экземплярах: подлинник направляется адресатам, а копия с регистрационным номером возвращается исполнителям.

191. На оригиналах документов, которые подлежат возврату, в верхнем

правом углу первой страницы ставится штамп «Подлежит возврату».

192. Документы, которые направляются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковку).

193. Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с указанием адреса получателя и отправителя, которые изготавливаются заблаговременно машинописным или

печатным способом.

194. Документы, которые доставляются службой фельдъегеря, передаются адресатам под расписку в соответствующей книге.

195. Доотправка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, которое подписало документ.

196. Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать отправляемые документы и другие почтовые отправления в Отдел до 17.00.

IV. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Составление номенклатуры дел

197. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

198. Номенклатура дел предназначена для установления в Министерстве единого порядка формирования дел, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения

199. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 10 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (приложение 11 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел структурного подразделения на следующий (календарный) год разрабатывается не позднее 15 ноября текущего года должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Министерства, на основании документов по всем вопросам его деятельности с привлечением специалистов, которые работают в подразделении.

Сводная номенклатура дел Министерства составляется Отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическая помощь в составлении номенклатур дел предоставляется

Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым.

200. Сводная номенклатура дел Министерства согласовывается экспертной комиссией Министерства (далее – ЭК Министерства), затем согласовывается Экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее – ЭПК Госкомархива) один раз в пять лет или безотлагательно в случае изменения структуры, функций и характера работы Министерства, после чего утверждается Министром.

201. Сводная номенклатура дел Министерства составляется в трех экземплярах, на каждом из которых должен быть заполненный гриф согласования с Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым. Первый (неприкасаемый) экземпляр сводной номенклатуры дел хранится Отделе, второй – Отделом как рабочий, третий – направляется в Государственный комитет по делам архивов Республики Крым (далее – Госкомархив).

202. Сводная номенклатура дел Министерства ежегодно (не позднее декабря) уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

203. В номенклатуру дел включаются названия дел, которые формируются и отображают все участки работы, которые документируются в Министерстве, в частности дела постоянных и временно действующих комиссий, рабочих групп и тому подобное. В номенклатуру дел вносятся также названия дел, которые ведутся лишь в электронной форме.

204. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения Министерства (по штатному расписанию) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например: 06-12, где 06 – индекс самостоятельного

структурного подразделения, 12 – порядковый номер дела, или 04.1-07, где 4.1 – индекс отдела в составе управления, 07 – порядковый номер дела.

При наличии в деле томов (частей) индекс ставится на каждом томе, например: т.1, т.2 и тому подобное.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должно четко в сжатой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела.

Не разрешается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «поступающая корреспонденция», «отправляемая корреспонденция» и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

При формулировке заглавий дел учитываются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основе отдельного признака или группы признаков.

Заголовок дела состоит из элементов, которые размещаются в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал, книга и тому подобное) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и тому подобное); автор документов (наименование органа, структурного подразделения); корреспондент или адресат (наименование органа, которому адресованы или от которого поступили документы); краткое содержание документов дела (вопрос, по которому формируется дело); название региона (территории), с которым связано содержание документа; дата (период), к которой относятся документы дела; указание на наличие копий документов по делу (в случае необходимости).

В заголовках личных (персональных) и других дел, которые содержат документы по одному вопросу, связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин «дело», например: «Личное дело», «Персональное дело».

В заголовках дел, которые содержат документы по одному вопросу, не

связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин «документы», а после него в скобках отмечаются основные виды документов дела, например: «Документы (планы, анкеты, справки) о проведении осмотра состояния делопроизводства и архивного дела в высших учебных заведениях».

Термин «документы» употребляется также в заголовках дел, которые содержат документы – приложения к какому-либо нормативно-правовому акту или распорядительному документу органа.

В заголовках дел, предназначенных для группирования документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например: «Приказы Министерства труда и социальной защиты Республики Крым».

В заголовках дел, которые содержат переписку, указываются корреспондент и краткое содержание документов, например: «Переписка с Министерством финансов об утверждении и изменении штатного расписания».

В заголовках дел, которые содержат переписку с корреспондентами, однородными по характеру деятельности, такие корреспонденты не перечисляются, а указывается их обобщенное наименование, например:

«Переписка с органами местного самоуправления по вопросам обеспечения социальной защиты населения».

В заголовках дел, которые содержат переписку с разными корреспондентами, такие корреспонденты не указываются, например:

«Переписка об организации семинара по повышению квалификации работников кадровых служб».

В заголовках дел, которые содержат планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полугодие, год), в котором планируется создание документов, или период их фактического выполнения, например:

1. План основных организационных мероприятий на 2018 год;

2. Отчет об использовании бюджетных средств за 2018 год.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, формулируется  общий заголовок дела, а потом в случае необходимости – заголовок каждого дела.

При размещении заглавий дел в номенклатуре учитывается важность документов, включенных в дело, их взаимосвязь. В начале размещаются заголовки дел, содержащие документы, которые поступили от органов высшего уровня, далее – содержащие организационно-распорядительную документацию, планово-отчетную документацию, переписку, учетно-справочные виды документов. В каждой из этих групп документы также размещаются с учетом важности и сроков хранения.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце календарного года.

В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню документов со сроками хранения.

В графе 5 «Примечание» ставятся отметки о переходящих делах; о делах, которые ведутся в электронной форме; о должностных лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел в Отдел или в соответствующее архивное учреждение.

205. В конце года номенклатура дел закрывается с итоговой записью об их количестве.

Формирование дел

206. Формирование дел – это группирование выполненных документов  дела в соответствии с номенклатурой дел.

207. При формировании дел следует придерживаться следующих общих правил:

1) вкладывать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

2) группировать в дела документы, исполненные в течение одного календарного года, за исключением переходящих дел (ведутся в течение нескольких лет), личных дел;

3) вкладывать в дела только оригиналы или в случае их отсутствия – заверенные в установленном порядке копии документов;

4) не допускать вложения в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, которые подлежат возврату;

5) группировать отдельно в дела документы постоянного и временного

сроков хранения;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм  толщиной).

208. Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке.

209. Положения, правила, инструкции и тому подобное, утвержденные приказами Министерства, группируются вместе с указанными документами.

210. Приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по общим вопросам, по кадровым вопросам (личному составу) группируются в разные дела. Приказы по кадровым вопросам (личному составу) группируются в соответствии с их видами и сроками хранения.

211. Поручения органов высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности Министерства. При небольшом количестве таких документов они группируются в одно дело. Внутри дела документы систематизируются по дате поручений.

212. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в дела   отдельно от проектов этих документов.

213. Переписка группируется по содержанию и корреспондентам и систематизируется в хронологическом порядке: документ-ответ размещается за документом-запросом.

214. Личные дела сотрудников Министерства формируются структурным подразделением Министерства по кадровым вопросам в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Личные дела уволенных сотрудников Министерства передаются специалисту Министерства, на которого в соответствии с должностным регламентом возложена работа с архивными документами (далее – Специалист), по истечении двух лет со дня увольнения.

215. Расчетно-платежные сведения (лицевые счета) работников систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а сведения на выплату денег (сведения о начислении заработной платы) должны быть сформированы помесячно за год.

216. Методическое руководство и контроль за формированием дел в Министерстве и его структурных подразделениях осуществляются Отделом.

Хранение документов

217. Документы со времени создания (поступления) и до передачи Отделу, хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Министерства и работники в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.

218. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение 12). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле и проставляется пометка «В архив», которая заверяется подписью руководителя структурного подразделения Министерства, сдающего документы в архив. Внутренняя опись в дело не подшивается, а вкладывается.

Для дел переписки временного (до 10 лет) срока хранения составляется краткий перечень (регистрационный номер и дата регистрации) документов, включенных в дело.

219. В кабинетах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности розыска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел отмечаются индексы по номенклатуре.

220. Выдача дел постоянного хранения во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Министерства осуществляется Отделом. Факт выдачи дела фиксируется в журнале регистрации выдачи документов из архива.  В журнале отражается фамилия лица, получившего дело, дата выдачи, дата его возвращения, подпись лица, которое выдало и приняло дело.

              Дело выдается не более чем на один месяц.

221. Изъятие документов из дела постоянного хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документов допускается с разрешения Министра, с обязательным оставлением в деле заверенных должным образом копий и составлением акта о выдаче подлинника.

V. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ ДЛЯ АРХИВНОГО

ХРАНЕНИЯ

Экспертиза ценности документов

222. Подготовка документов к передаче на хранение в Отдел включает, наряду с формированием и оформлением дел, работу по проведению экспертизы ценности документов, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

223. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится на основании:

- Закона Республики Крым от 14.08.2014 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым»;

- типового перечня документов с указанием сроков их хранения;

- номенклатуры дел Министерства;

- нормативно-методических документов Госкомархива.

224. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится:

на стадии делопроизводства – при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Отдел;

в Отделе министерства – в процессе подготовки к передаче дел на государственное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Министерстве создается ЭК Министерства.

ЭК создается приказом Министерства из числа наиболее квалифицированных и опытных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель Отдела.

Председателем ЭК министерства назначается один из заместителей министра, в соответствии с распределением функциональных обязанностей. Задачи, функции и права ЭК, порядок ее работы определяются положением, которое утверждается приказом Министерства. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Госкомархива.

225. Основными задачами ЭК министерства являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии

делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии

подготовки их к передаче в Отдел;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к  передаче на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение.

226. Основными функциями ЭК министерства являются:

- организация ежегодного отбора дел для передачи на государственное

хранение и для выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- рассмотрение и вынесение на согласование ЭПК Госкомархива проектов номенклатур дел министерства, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК Госкомархива предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в  Министерстве.

227. ЭК Министерства проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Заседания ЭК Министерства протоколируются. Решения ЭК министерства вступают в силу после утверждения Министром.

228. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, совместно с членами ЭК Министерства под методическим руководством Госкомархива.

229. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Отдел, отбор документов с временными (до 10 лет) сроками хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Министерства, правильность определения сроков хранения дел.

230. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, незаверенные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными (до 10 лет) сроками хранения.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих  постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из состава этих дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел с отметкой «ЭПК», содержащих оставшиеся в них документы временного (до 10 лет) хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел министерства.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, незаверенные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными (до 10 лет) сроками хранения.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются  полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из состава этих дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел с отметкой «ЭПК», содержащих оставшиеся в них

документы временного (до 10 лет) хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Министерства.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Отдел проводит экспертизу ценности поступивших документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством Госкомархива.

231. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы их ценности, которая проводится ЭК Министерства.

На первом этапе экспертизы электронных документов Отдел совместно с отделом по вопросам автоматизации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное (до 10 лет) хранение, перечень утверждается ЭК Министерства.

232. По результатам экспертизы ценности документов в Министерстве составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 13 к настоящей Инструкции), а также опись дел постоянного (приложение 14 к настоящей Инструкции), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 14 к настоящей Инструкции) и по личному составу (приложение 14 к настоящей Инструкции).

Составление описи дел

233. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше

10 лет) хранения и на дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

ЭПК Госкомархива утверждает описи на дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу.

Указанные описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК Министерства одновременно. Согласованные ЭК Министерства описи и акты утверждаются министром только после утверждения ЭПК Госкомархива описей дел постоянного хранения, после чего Министерство имеет право уничтожать дела, включенные в указанные акты.

234. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений Министерства, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

235. Госкомархив проверяет правильность отбора на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное (до 10 лет) хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Дела и документы, включенные в акт о выделении дел к уничтожению, могут быть уничтожены в установленном порядке и другими способами, о чем должна быть составлена соответствующая справка и заполнен соответствующий раздел акта.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за делопроизводство, и дата.

Например: «Уничтожено. См. акт от _______ № ___. Инициалы, фамилия».

236. Для обеспечения комплектования архива Министерства на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи документов, поступающих в Отдел.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении Министерства описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Отдела. По этим описям документы передаются в Отдел. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Министерства, которую готовит Отдел и по которой оно сдает дела на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной

форме (приложение 12 к настоящей Инструкции) в трех экземплярах и представляются в  Отдел не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения  Министерства  имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела (тома, части);

- примечание.

237. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, каждый том или часть вносятся в опись под отдельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию  Отделом;

- графы описи оформляются в соответствии со сведениями,  указанными на обложке (титульном листе) дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о

делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описания «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением Министерства со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий документов и т.п.

Опись дел структурного подразделения Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем структурного подразделения Отдела и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства.

238. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными (до 10 лет) сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию, если обнаружено, что дело сформировано неправильно.

239. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также

основания внесенных изменений.

240. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости – оглавление, указатели, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

241. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись с указанием количества (цифрами и прописью) дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также

оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

242. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется не менее чем в трех экземплярах.

243. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК Министерства, в случае согласования в грифе согласования описи указывается дата и номер протокола ЭК Министерства.

Согласованные годовые разделы сводной описи направляются на рассмотрение ЭПК Госкомархива в сроки, установленные графиком предоставления описей дел на рассмотрение ЭПК, но не позднее чем через два года.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК Госкомархива допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

После утверждения годового раздела описи ЭПК Госкомархива, раздел

утверждается Министром, затем первый экземпляр годового раздела в качестве контрольного передается в соответствующее архивное учреждение, второй прилагается к протоколу ЭК Министерства, третий остается в Отделе.

244. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в деятельности структурных подразделений министерства.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствуют систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление и список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, одобряется ЭК министерства и утверждается Министром.

245. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется руководителем структурного подразделения министерства по кадровым вопросам и одобряется ЭК Министерства, согласовывается с ЭПК Госкомархива, после чего утверждается Министром.

246 Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного, временного (свыше

10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК министерства одновременно с описями дел.

Акты утверждаются Министром после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК Госкомархива.

Акты о выделении дел Министерства к уничтожению хранятся постоянно.

Оформление дел

247. Оформление дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусматривает нумерацию листов в деле, составление (в случае необходимости) внутренней описи документов (приложение 12 к настоящей Инструкции) дела, наличие удостоверяющей надписи дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела, подшивку или переплет дела, оформление реквизитов обложки дела.

248. Документы временного (до 10 лет) хранения, сформированные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не проводится, за исключением первичной бухгалтерской документации.

249. Дела с грифом «Для служебного пользования», личные и отдельные группы дел постоянного хранения, названия которых не полностью раскрывают содержание (дела, которые содержат постановления, распоряжения, приказы, решения и тому подобное), должны иметь размещенное в начале дела внутреннее описание документов в деле.

250. Реквизиты обложки дела оформляются по установленной форме:

указываются наименование организации, структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках. Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой.

Делопроизводственный номер (индекс) дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов. На делах постоянного хранения указывается: «Хранить постоянно».

После окончания делопроизводственного года в заголовки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заглавий дел на обложке содержанию подшитых документов, вносятся в случае необходимости в заголовок дела дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности и тому подобное).

251. Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; в деле, в котором имеются документы за более ранние годы, чем год формирования дела, под датой делается надпись «Есть документы за ... годы».

252. На обложках дел, которые состоят из нескольких томов (частей), проставляются даты первого и последнего документов каждого тома (части). В случае указания точной календарной даты проставляется число, месяц и год. Число и год указываются арабскими цифрами, месяц пишется словом.

253 На обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи, дела) после включения дел в сводную опись и по согласованию с Отделом.

До этого архивный шифр проставляется карандашом.

254. В случае изменения наименования Министерства (его структурного подразделения) в течение периода, который охватывает документы дела, или передачи дела в другой орган (структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование, а предыдущее берется в скобки.

255. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко черными светостойкими чернилами или пастой. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дела.

Порядок передачи дел в Отдел министерства

256. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, передаются в Отдел не позднее трех лет после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится по описям дел.

257. Передача дел в Отдел осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Министром.

258. Прием-передача каждого дела осуществляется работником Отдела в присутствии работника структурного подразделения, который передает упорядоченные и оформленные дела.

В конце каждого экземпляра описи работник Отдела расписывается в принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и прописью) переданных дел и проставляет дату. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

При обнаружении отсутствия дел составляется акт. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

259. Сверенные с описью дела увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

260. Отдел обеспечивает хранение архивных документов и передачу документов, которые принадлежат Архивному фонду Республики Крым, после окончания установленных предельных сроков их хранения в Отделе для постоянного хранения в соответствующее архивное учреждение.

Заместитель министра                                                                      Е.Лось

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

ТРЕБОВАНИЯ

к оформлению документов, которые изготавливаются

с помощью печатных средств

1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

Для печатания текста документов используется шрифт Times New  Roman размером 13-14 печатных пунктов. Разрешается использовать шрифт размером 8-12 печатных пунктов для реквизита «Фамилия исполнителя и номер его телефона», сносок, объяснительных надписей к отдельным элементам текста документа или его реквизитов и тому подобное.

При составлении служебных писем, таблиц, анкет допускается использование шрифтов:

Arial N 12-13;

Verdana N 12-13;

Calibri N 14.

При подготовке документов допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту», «подпись» полужирным шрифтом (прямой или курсив).

2. Текст документов на бумаге формата А4 (210 х 297 миллиметров) рекомендовано печатать через 1-1,5 межстрочных интервала, а формата А5 (148 х 210 миллиметров) – через 1 межстрочный интервал.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого  правого полей документа).

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части  реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются один от другого через 1,5 межстрочного интервала.

Реквизиты документа отделяются один от другого через 1,5-3 межстрочных интервала.

3. Название вида документа печатается большими буквами.

4. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне

последней строки названия должности.

5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита текста) – 75 миллиметров.

Если заглавие к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его разрешается продолжать до границы правого поля. Точка в конце заглавия не ставится.

6. Во время оформления документов следует придерживаться таких отступов от границы левого поля документа:

12,5 миллиметра – для абзацев в тексте;

92 миллиметра – для реквизита «Адресат»;

104 миллиметра – для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу»;

125 миллиметров – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен

иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительного хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

7. Не делается отступ от границы левого поля для реквизитов «Дата документа», «Заголовок к тексту документа», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка о выполнении документа и направления его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», удостоверения надписи «Согласно оригиналу», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они размещаются на одном уровне вертикальными строками. Первый гриф – от границы левого поля; второй – через 104 миллиметра от границы левого поля.

9. Если в тексте документа содержится ссылка на приложения или на документ, который стал основанием для его издания, слова «Приложение» и

«Основание» печатаются от границы левого поля, а текст к ним – через 1 межстрочный интервал.

10. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посредине верхнего поля документа на

расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без указания слова «страница» и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

11. Текст документов постоянного хранения печатается на одной  стороне листа.

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

РЕСПУБЛIКА КРИМ

МIНIСТЕРСТВО

ПРАЦІ ТА СОЦIАЛЬНОГО

ЗАХИСТУ

295011, м. Сiмферополь,

вул. Крилова, 7,

тел. (3652) 54-94-50

e-mail: kanc@mtrud.rk.gov.ru

РЕСПУБЛИКА КРЫМ

МИНИСТЕРСТВО

ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ

ЗАЩИТЫ

295011, г. Симферополь,

ул. Крылова, 7,

тел. (3652) 54-94-50

e-mail: kanc@mtrud.rk.gov.ru

КЪЫРЫМ

ДЖУМХУРИЕТИНИНЪ

ЭМЕК ВЕ ИЧТИМАИЙ КЪОРУВ НАЗИРЛИГИ

295011, Симферополь шеэри,

Крылов сокъ, 7,

тел. (3652) 54-94-50

e-mail: kanc@mtrud.rk.gov.ru

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

                                                                              

РЕСПУБЛИКА КРЫМ

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ

МIНIСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦIАЛЬНОГО ЗАХИСТУ

ЭМЕК ВЕ ИЧТИМАИЙ КЪОРУВ НАЗИРЛИГИ

П Р И К А З

от ___________ 2018 № _____                                                          г. Симферополь

             

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ

к приказу Министерства труда и социальной защиты Республики Крым

от ___________ №______

Первый заместитель министра труда и социальной защиты Республики Крым – 1 экз.;                                                                                                  

Заместители министра труда и социальной защиты Республики Крым – по 1 экз.;

Управление …(указываются заместители министра и наименования структурных подразделений Министерства, на которых распространяется приказ, количество экземпляров).

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, которые утверждаются

с проставлением грифа утверждения

1. Акты (готовности объекта к эксплуатации; списания; нвентаризации;

экспертизы; изъятия дел для уничтожения; передачи дел; ликвидации учреждений и т.п.).

2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.п.).

3. Отчеты (о деятельности структурного подразделения Министерства, командировке и т.п.).

4. Сметы расходов (на содержание Министерства, помещений, сооружений;

на капитальное строительство и т.п.).

5. Номенклатуры дел.

6. Нормативы (расходование сырья, материалов, электроэнергии; технологическое проектирование; численность работников и тому подобное).

7. Описи дел.

8. Перечни (типовых, ведомственных (отраслевых) документов со сроками хранения и тому подобное).

9. Планы (работы структурных подразделений Министерства, комиссий, рабочих групп и т.п.).

10. Регламенты (должностные, коллегиальных органов и др.).

11. Программы (финансово-экономические; проведения работ и мероприятий; командировок и т.п.).

12. Протоколы заседаний коллегиальных органов (при необходимости).

13. Расценки на выполнение работ.

14. Положения (о структурных подразделениях Министерства, о премировании, аттестации и др.).

15. Структура.

16. Формы унифицированных документов.

17. Штатные расписания.

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью

1. Акты (выполненных работ, списания, экспертизы, финансовых проверок; изъятия дел для уничтожения; передачи дел и т.п.).

2. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использования бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной зарплате и тому подобное).

3. Договоры (о материальной ответственности, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений; о выполнении работ и тому подобное).

4. Документы (справки, удостоверения и тому подобное), которые удостоверяют права граждан и юридических лиц.

5. Доверенности (поручения) на получение товарно-материальных ценностей, бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и т.п.

6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.п.).

7. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.п.).

8. Заявки (на оборудование, изобретения и т.п.).

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, которые имеют право осуществлять финансово-хозяйственные операции.

10. Сметы расходов (на содержание Министерства; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию по договору; на капитальное строительство и т.п.).

11. Письма гарантийные (на выполнение работ, предоставление услуг и

т.п.).

12. Номенклатуры дел.

13. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; о премировании).

14. Протоколы.

15. Реестры (чеков, бюджетных поручений).

16. Спецификации (изделий, продукции и тому подобное).

17. Общие документы, подготовленные двумя и более учреждениями.

18. Положения о структурных подразделениях Министерства.

19. Титульные списки.

20. Трудовые книжки.

21. Штатные расписания.

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства*

1. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

2. Информации, поступившие к сведению.

3. Учебные планы, программы (копии).

4. Прейскуранты (копии).

5. Научные отчеты по темам.

6. Письма о разрешении на командировки.

7. Протоколы заседаний консультативных, совещательных и других вспомогательных органов, созданных Советом министров Республики Крым.

8. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые статистические отчеты.

9. Справки, брошюры, книги, обзоры, бюллетени, листки, плакаты, листовки, газеты, журналы, высылаемые в порядке взаимной информации и

обмена опытом работы.

10. Поздравительные письма, открытки и приглашения.

11. Формы статистической отчетности.

12. Договоры

13. Заявления (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска и т.п.)

14. Рекламные издания, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

_________________

* Документы, отмеченные в пунктах 6, 13, 14, подлежат специальному учету в структурных подразделениях Министерства (по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, по кадровым вопросам).

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

ПОРЯДОК

заполнения реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Реквизиты

Объяснения по заполнению

Название вида документа

заполняется в соответствии с названием документа, который регистрируется. Во время регистрации писем графа не заполняется

Автор

(корреспондент)

во время регистрации документа, который поступил, указывается наименование учреждения (лица) – автора документа. Во время регистрации документа, который направляется, указывается наименование учреждения (лица) – корреспондента.

Разрешается применение сокращенного наименования учреждения

Дата документа

дата, которая проставляется на документе учреждением-автором, переносится в регистрационно-контрольную карточку (далее – карточка) с использованием цифр в такой последовательности: число, месяц, год (число и месяц указываются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя арабскими цифрами)

Индекс документа

индекс, присвоенный документу учреждением-автором, переносится в карточку из документа, который поступил или направляется

Дата поступления

дата поступления документа в учреждение переносится в карточку из регистрационного штампа

Индекс

индекс, присвоенный поступающему документу учреждением-получателем, переносится во время регистрации поступления в карточку из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами

Заголовок документа

или короткое содержание

переносится заголовок, сформулированный в документе. В случае отсутствия заголовка в документе он формулируется соответствии с правилами

Резолюция

переносится в карточку из документа основное содержание поручения, фамилия автора и дата резолюции

Ответственный

исполнитель

фамилия, инициалы ответственного исполнителя

переносятся из резолюции, в случае надобности указывается номер телефона

Сроки выполнения

проставляется число, месяц, год (число и месяц отмечаются двумя парами арабских цифр, год –

четырьмя арабскими цифрами). Во время регистрации инициативного документа проставляется ожидаемая дата поступления ответа

Отметка о выполнении

короткая запись о том, как решен вопрос по существу, или дата и индекс документа-ответа

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

СРОКИ

выполнения основных документов

1. Поручения и указания Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний под руководством и поручения Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, по которым Министерство является главным исполнителем, исполняются в сроки, установленные непосредственно в данных документах, если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом считается дата подписания.

2. Если срок в указанных в пункте 1 настоящего приложения контрольных документах не определен, их выполнение осуществляется в течение одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце данное число отсутствует, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания документа. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. В случае, если в тексте документа вместо даты исполнения или периода времени имеется пометка «срочно», документ подлежит исполнению в 3-дневный срок, «оперативно» – в 10-дневный срок.

Срок исполнения документов с пометкой «срочно» не продлевается и не корректируется.

Предложения о корректировке сроков исполнения документов с  пометкой «оперативно» должны направляться в Правительство Российской Федерации в течение одного рабочего дня – даты регистрации документа как входящей корреспонденции в Отделе министерства.

Главный исполнитель поручения, данного во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, представляет в Правительство Российской Федерации доклад об исполнении поручения за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя (заместителя Председателя) Правительства Российской Федерации не указан иной срок исполнения, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и информации о соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок.

3. Информация о результатах выполнения заданий, определенных поручениями и указаниями Президента Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями, поручениями, протоколами совещаний Правительства Российской Федерации, письмами Администрации Президента Российской Федерации, письмами Управления Делами Президента Российской Федерации, письмами Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, письмами Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации (касающихся выполнения актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации), в соответствии с которыми Министерство определено соисполнителем, представляется органу государственной власти, определенному данными документами главным исполнителем задания, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, за подписью руководителя (заместителя руководителя) соответствующего органа.

4. Исполнительные органы государственной власти Республики Крым, органы местного самоуправления муниципальных образований, Министерство, определѐнные соисполнителями контрольных заданий в соответствии с резолюциями (поручениями) руководства Совета министров, представляют главным исполнителям заданий соответствующую информацию не позднее чем за 14 календарных дней до истечения срока выполнения задания (указанный срок может быть сокращен по согласованию с главным исполнителем задания).

Исключение составляют документы, срок исполнения которых менее четырнадцати дней. Такие документы исполняются в день регистрации документа в соответствующем органе государственной власти, определенном

соисполнителем задания.

5. Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных, совещательных органов при Правительстве Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской

Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя (заместителей Председателя) Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в актах Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.

6. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный срок поручений, указанных в данном документе, главный исполнитель не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока представляет в Правительство Российской Федерации обоснованные предложения по корректировке срока исполнения.

Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложение по его корректировке представляется в Правительство Российской Федерации не позднее 30 дней со дня подписания поручения.

В случае, если поручение не выполнено в установленный срок, - главный исполнитель поручения в течение трех дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство Российской Федерации объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

7. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатские запросы), направленные из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, рассматриваются в соответствии с резолюцией к документу, сроки указываются в тексте документа либо устанавливаются законодательством.

8. Парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, направленные из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, рассматриваются в соответствии с резолюцией к документу, сроки указываются в тексте документа либо устанавливаются законодательством.

9. Письма комитетов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, направленные из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, рассматриваются в соответствии с резолюцией к документу, сроки указываются в тексте документа либо устанавливаются законодательством.

10. Должностное лицо, которому направлен запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос), должно дать ответ на него в письменной форме не позднее 30 дней со дня регистрации запроса Отделом министерства или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом,  которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

11. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, должно дать на него ответ в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или в письменной форме не

позднее чем через 15 дней со дня регистрации парламентского запроса Отделом министерства или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.

Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

12. Письмо комитета Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации рассматривается в течение 30 дней от даты регистрации документа как исходящей корреспонденции, если иной срок не указан в самом документе.

13. Ответ на запрос Государственного Совета Республики Крым дается

должностным лицом, которому адресован запрос Государственного Совета Республики Крым, в устной (на заседании Государственного Совета Республики Крым) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня регистрации запроса как входящей корреспонденции или в иной, установленный Государственным Советом Республики Крым срок.

14. Акты Главы Республики Крым, Совета министров, Председателя Совета министров исполняются в сроки, установленные непосредственно в акте. Если срок не определен - акты Главы Республики Крым, Совета министров, Председателя Совета министров исполняются в течение тридцати

календарных дней от даты их регистрации.

15. Срок исполнения акта Совета министров может быть продлен (изменен) Главой Республики Крым, Председателем Совета министров, первым заместителем Председателя Совета министров, заместителем Председателя Совета министров - руководителем Аппарата Совета министров по предложениям (при наличии согласований) должностных лиц, на которых возложен контроль за выполнением, на основании информации главных исполнителей заданий либо Отдела министерства.

16. Срок исполнения акта либо поручения Главы Республики Крым, Председателя Совета министров может быть продлен (изменен) Главой Республики Крым, Председателем Совета министров с учетом информации, представленной на его имя главным исполнителем документа.

В случае, если Глава Республики Крым не совмещает свою должность с

должностью Председателя Совета министров, срок исполнения акта либо поручения Главы Республики Крым может быть продлен (изменен) Главой Республики Крым с учетом информации, представленной на имя главным исполнителем документа, акта либо поручения Председателя Совета министров соответственно, Председателем Совета министров Республики Крым с учетом информации, представленной на его имя главным исполнителем документа.

17. Ответ на запрос депутата Государственного Совета Республики Крым направляется не позднее чем через 15 календарных дней со дня его получения или в иной согласованный с депутатом срок.

Если для подготовки ответа на депутатский запрос необходимо провести проверку (проверки), изучить дополнительные материалы, ответ на

депутатский запрос может быть дан не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения указанного запроса. При этом руководитель органа или должностное лицо, к которым обращен запрос, обязаны проинформировать Государственный Совет Республики Крым о причинах увеличения срока подготовки ответа.

18. Ответ на обращение депутата Государственного Совета Республики

Крым направляется не позднее 20 календарных дней со дня получения обращения.

19. Протест прокурора рассматривается в десятидневный срок со дня регистрации его в Отделе министерства.

Представление прокурора рассматривается в тридцатидневный срок со дня регистрации его в Отделе министерства.

20. Телеграммы, в которых затрагиваются вопросы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно.

Документы с пометкой «срочно» рассматриваются в течение семи календарных дней.

21. Срок исполнения документа может быть продлен (изменен) лишь с

согласия органа (должностного лица), который его установил, по обоснованному ходатайству, которое подается не позднее чем за пять рабочих дней до окончания установленного для исполнения срока.

22. Обращения граждан рассматриваются не более одного месяца со дня их поступления, а те, которые не требуют дополнительного изучения –безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления.

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(наименование структурного подразделения)

на _______________ год

Индекс дела

Заголовок дела
(части¸ тома)

Количество дел (томов)

Срок хранения и №№ статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                                                        Подпись      Инициалы, Фамилия

Министр                                                                                      Подпись      Инициалы, Фамилия

«___»___________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО

Заведующий Отделом                                                                          Подпись       Инициалы, Фамилия

«___»___________ 20__ г.

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

Наименование учреждения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя

Подпись         Расшифровка подписи

Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________№ _________

на ________ год
г.Симферополь

Индекс дела

Заголовок дела
(части¸ тома)

Количество дел (томов)

Срок хранения и №№ статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                                            Подпись      Инициалы, Фамилия

Виза руководителя Отдела

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Министерства

___________ № _______

Протокол ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым

___________ № _______

              Итоговая запись категории и количества дел, заведенных
в _______ году в Министерстве

По срокам хранения

Всего

В том числе:

таких, которые переходят

со знаком «ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Продолжение приложения 11

Временного
(до 10 лет включительно)

Вместе

Наименование должности
руководителя структурного
подразделения  по делопроизводству                             Подпись Инициалы, Фамилия

Дата

Итоговые ведомости переданы Отделу 

Наименование должности лица,

ответственного за передачу ведомостей                            Подпись Инициалы, Фамилия

Дата

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

Архив за ___________ г.                                            __________________________

                                                                                            (наименование подразделения)

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

дела переписки № _______________ том № _______________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Кем внесено

Дата документа

№ документа

№ раздела

и содержание  вопроса

Кол-во листов раздела

Примечание

Сдал ________________________________________"____"____________________г.

                            (подпись, Инициалы, Фамилия)

Принял в архив _______________________________"____"____________________г.

                                          (подпись, Инициалы, Фамилия)

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым

Наименование структурного подразделения министерства

Акт

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного подразделения Министерства

Подпись         Расшифровка подписи

Дата

___________№ _________

_______________

(место составления)

О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

На основании              

                                   (название и выходные данные перечня документов с указанием

             

сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-практической ценности и утратившие практическое значение документы              

             

                                      (наименование структурного подразделения Министерства)

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дела

Дата дела или крайние даты дела

Номера описей (номенклатур) за год (годы)

Индекс дела (тома, части) в соответствии с номенклатурой или № дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

Всего __________________________ дел за _____________________ годы

(цифрами и прописью)

описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены, а личного происхождения - согласованы с ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым

(протокол от ________________ № __________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                                                        Подпись     Расшифровка подписи

Продолжение приложения 13

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК Министерства

от ______________ № _________

Документы в количестве             

                                    (цифрами и буквами)

дел весом _______________ кг сданы в              

                                                                         (наименование

________________________________ на переработку по приемо-сдаточной

организации)

накладной от _________________ № __________

Наименование должности лица,

сдавшего документы                                                        Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве труда и

социальной защиты Республики Крым,

Министерства труда и социальной защиты Республики Крым____________________________________________

(наименование учреждения)

______________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ
                                                               Наименование должности руководителя
                                                               структурного подразделения
                                                               Подпись                   Расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ №
_________________________________

№ п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части), статья по их перечню[*]

Приме-чание

В опись включено ______________________ дел

с № ________________ по № __________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности
составителя описи                                                        Подпись                Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Заведующий отделом

Подпись                                                                                    Расшифровка подписи

Продолжение приложения 14

Передал ____________________________________________________ дел

(цифрами и буквами)

и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек

(цифрами и буквами)

к документам.[*]

Наименование должности лица

структурного подразделения                                          Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Принял ____________________________________________________ дел

(цифрами и буквами)

и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек

(цифрами и буквами)

к документам.

Заведующий Отделом                                     Подпись     Расшифровка подписи

Дата

[*] Графа шестая опускается в описях дел постоянного хранения

[*]