О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ ОТ 01 АПРЕЛЯ 2002 Г. № 18 «О СОЗДАНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ХАБАРО...



ПРАВИТЕЛЬСТВО ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПРИКАЗ

От 26 апреля 2011 года №29

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ ОТ 01 АПРЕЛЯ 2002 Г. № 18 «О СОЗДАНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ И УТВЕРЖДЕНИИ ЕГО РЕГЛАМЕНТА»

В целях приведения нормативных правовых актов управления по делам архивов Правительства Хабаровского края в соответствие с действующим законодательством

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ управления по делам архивов Правительства Хаба­ровского края от 01 апреля 2002 г. № 18 "О создании государственного Реестра уникальных документов Архивного фонда Хабаровского края и утверждении его Регламента" следующие изменения:

1.1. Название приказа изложить в следующей редакции:

"О создании Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края".

1.2. Пункт 2 изложить в следующей редакции "Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края".

1.3. Пункт 3 и 4 исключить.

1.4. Пункт 5 изложить в следующей редакции:

"Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края" возложить на консультанта отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений управления по делам архивов Правительства Хабаровского края Сорокину B.C.".

1.5. Пункт 7 изложить в следующей редакции:

«Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на консультанта отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений управления по делам архивов Правительства Хабаровского края Сорокину B.C.»

Начальник управления

Т.А. Шевчик

УТВЕРЖДЕНО

приказом управления

от 26.04.2011 № 29

ПОЛОЖЕНИЕ

о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Рос­сийской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и

библиотеках Хабаровского края

На территории Хабаровского края в архивных учреждениях, музеях и библиотеках хранятся уникальные документы регионального значения, которые по своей природе не отвечают требованиям, предъявляемым к уникальным документам, подлежащим включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральное архивное агентство, но представляют собой особую историческую и культурную значимость для Дальневосточного региона и Хабаровского края, в связи с чем подлежат специальному учету.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; постановлением Правительства РФ от 27.04.2001 № 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы ценности и контроля за вывозом культурных ценностей"; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"; Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 09 октября 2001 г. № 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию"; Законом Хабаровского края от 29.07.2005 № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела",

1.2. Положение устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края (далее  Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края).

1.3. Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края ведется управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее  управление по делам архивов) в целях централизованного государственного учета уникальных документов, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках края, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.

1.4. Регистрации и учету подлежат архивные документы, отнесенные к уникальным документам, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края независимо от форм собственности.

1.5. Уникальными для Хабаровского края являются документы, имеющие особую историческую ценность и культурную значимость для региона, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Дальнего Востока и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков.

1.6. Включение уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре уникальных документов Хабаровского края в порядке, определенном настоящим Положением.

2.              Выявление уникальных документов

2.1. Управление по делам архивов организует работу по выявлению уникальных документов, для включения в Государственный реестр. Непосредственно работу по выявлению уникальных документов ведут архивные учреждения, музеи и библиотеки Хабаровского края.

2.2. Работа по выявлению уникальных документов ведется параллельно с выявлением особо ценных документов в плановом порядке в соответствии с Методическими указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края (далее  Методические рекомендации) (Приложение 1).

2.3. Выявление уникальных документов осуществляется также при проведении экспертизы документов, заявленных к вывозу с территории Хабаровского края в порядке, определенном постановлением Правительства РФ от 27.04.2001 № 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы ценности и контроля за вывозом культурных ценностей".

3.              Описание уникальных документов

3.1. Описание уникальных документов производится в соответствии с Правилами описания уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края (далее  Правила описания уникальных документов) (Прило­жение 2), в листе учета и описания уникального документа (Приложение 3).

3.2. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.

4.              Экспертиза ценности уникальных документов

4.1. Экспертиза ценности уникальных документов производится в целях обоснования их включения в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края в соответствии с основными критериями определения уникальных документов, которые указанных в Методических рекомендациях.

4.2. Результаты экспертизы рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии (научного экспертнометодического совета (НЭМС) государственного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее  государственный архив), экспертнопроверочной комиссии (ЭПК) муниципальных архивных учреждений, экспертной фондовозакупочной комиссии государственного или муниципального музея, экспертной комиссии (ЭК) государственной или муниципальной библиотеки) и представляются на рассмотрение экспертнопроверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее  ЭПМК управления по делам архивов).

5.              Представление предложений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края

5.1.              В управление по делам архивов предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края представляют в срок до 01 сентября текущего года:

- государственный архив Хабаровского края;

- муниципальные архивы Хабаровского края;

- государственные, муниципальные музеи и библиотеки Хабаровского края.

5.2.              Предложения представляются после их рассмотрения соответствующими экспертными комиссиями в виде заполненных в 2х экземплярах листа учета и описания уникального документа по установленной форме на бумажном носителе и в электронном виде, составленного в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов (Приложения 2, 3); электронной копии документа; двух экспертных заключений, обоснованно подтверждающих уникальность документа; выписки из протокола заседания ЭК экспертной комиссии архивного учреждения, музея и библиотеки с соответствующим сопроводительным письмом.

6.              Включение документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края

6.1. Поступившие предложения подлежат рассмотрению на заседании ЭПМК управления по делам архивов, которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края.

Срок рассмотрения предложений о включении уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края не должен превышать двух месяцев со дня их регистрации в управлении по де­лам архивов.

Результатом рассмотрения предложения являются решения ЭПМК управления по делам архивов о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края и об отказе о включении.

6.2 . В случае принятия решения о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края ему в валовом порядке присваивается регистрационный номер, который проставляется в соответствующей графе листа учета и описания уникального документа, составленного в двух экземплярах на бумажном носителе и в электронном виде.

Ответственный за ведение Государственного реестра уникальных документов Хабаровского края включает информацию об уникальном документе в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края, который ведется в электронном виде и на бумажном носителе, направляет в соответствующие архивные учреждения, музеи и библиотеки Хабаровского края сопроводительное письмо управления по делам архивов с приложением выписки из протокола заседания ЭПМК управления по делам архивов и одного экземпляра листа учета и описания уникального документов на бумажном носителе с проставлением регистрационного номера по Государственному реестру уникальных документов Хабаровского края, даты и номера протокола заседания ЭПМК.

6.3. Первые экземпляры заполненных листов учета и описания уникальных документов хранятся единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру уникальных документов Хабаровского края, формируются в дело, которое со сроком хранения "постоянно" ежегодно включается в номенклатуру дел управления по делам архивов. Вторые экземпляры листов хранятся у собственника или владельца до­кумента.

6.4. В случае принятия решения об отказе в признании документа уникальным соответствующим архивным учреждениям, музеям и библиоте­кам Хабаровского края направляется выписка из протокола заседания ЭПМК управления по делам архивов и весь пакет представленных документов.

7. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации^ хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края

7.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа (публикация, экспонированиие), а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (смена собственника, изменение места хранения, реставрация, микрофильмирование и др.) регистрируются в Государственном реестре уникальных документов Хабаровского края.

7.2. Изменения вносятся на основании актов о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, составленных в произвольной форме, они составляются, подписываются и представляются в управление по делам архивов архивными учреждениями, музеями и библиотеками Хабаровского края.

7.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и Государственный Реестр уникальных документов Хабаровского края акты формируются в дело, которое со сроком хранения "постоянно" вносится в номенклатуру дел управлении по делам архивов.

8.1. Информация об уникальных документах Государственного реестра уникальных документов Хабаровского края является общедоступной, за ис­ключением сведений о собственниках уникальных документов, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края, дос­туп к которым осуществляется с согласия собственников.

8.2. Управление по делам архивов обеспечивает исполнение соответст­вующих запросов архивных учреждений, государственных и муниципальных музее и библиотек Хабаровского края на основе Государственного реестра уникальных документов Хабаровского края.

8.3.              Запросы исполняются бесплатно.

Приложение 1 к Положению о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края

Методические указания по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края

1. Общие положения

1.1. Методические указания предназначены для использования в работе по выявлению уникальных документов в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края. Методические указания могут использоваться также собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края.

1.2. Методические указания определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера, представляющих собой реликвии, утрата которых явилась бы невосполнимой потерей для истории и культуры Хабаровского края и в целом Дальневосточного региона. Предназначаются для организации их учета в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края (далее  Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края).

1.3. Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с самых ранних документов, имеющихся на хранении.

1.4. Объектом, включаемым в реестр, может быть отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов. В исключительных случаях в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края может быть включен комплекс документов, фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.

Включению в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края подлежат подлинные уникальные документы, которые прямо и непосредственно отражают события и явления, оказавшие определенное воздействие на развитие края; отражают жизнь и деятельность личностей, внесших значительный вклад в жизнь края, которые обладают бесспорным историкокультурным значением и, возможно, большой материальной ценностью.

1.5. Выявление уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края производят наиболее квалифицированные сотрудники и специалисты в области организации

2

использования, обеспечения сохранности и экспертизы ценности, описания документов.

1.6. Отбор производится первоначально по описям на особо ценные документы, а затем с обязательным изучением самих документов.

1.6.1. В целях обеспечения оптимального выявления уникальных документов, не зависящих от качества ранее произведенной работы по выявлению особо ценных документов (ОЦД), отбор уникальных документов производится независимо от ранее выявленных ОЦД.

2. Основные критерии определения уникальных документов.

2.1.              При отборе документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края применяются самостоятельные критерии, не совпадающие с критериями отбора особо ценных документов. При этом акцент делается не на ценности информации как таковой, не на принадлежности к фонду высокой категории, а на значимости документа для культуры Хабаровского края и Дальнего Востока, его реликвийности, мемо риальности, единственности, в своем роде по содержанию и месту в истории региона, высокой материальной ценности.

Под уникальностью понимается представляющее самостоятельное культурно-историческое значение и не воспроизводимое ни в какой копии и ни в каком либо другом документе единство материального носителя документа, его содержания, авторства (автографичности), соотнесение с конкретным историческим временем (явлением, событием, процессом, объектом), обусловившим появление данного документа.

Для выявления уникальных документов применяются следующие критерии:

2.2.              Подлинность документа.

Этот критерий является обязательным для всех документов, включаемых в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края. В виде исключения могут быть включенными в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края заверенные копии документов, когда известно, что подлинник не сохранился.

2.3.              Бесспорность культурноисторической значимости документа.

Критерий бесспорности культурно-исторической значимости предполагает оценку значения документа в качестве культурной ценности как таковой для жителей ДВ и не имеет в виду его научно - информационную или источниковую ценность с точки зрения сегодняшней исторической обстановки интересов исследовательских школ, возможностей использования и т.д. Этот критерий может применяться как к известным документам, так и к обнаруженным недавно.

Опубликованность документа  не препятствие для включения его в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края.

В рамках этого критерия должен учитываться объем документа: дарственная надпись известного человека не равноценна рукописи его письма, а письмо  автографу научного, публицистического или литературного произ­ведения.

В рамках критерия бесспорности культурно-исторической значимости может использоваться и понятие "первый", кроме того, должно учитываться влияние документа на последующий ход общественной, государственной, национальной, религиозной жизни.

2.4. Публичность документа.

Для включения в Государственный реестр уникальных документов Ха­баровского края документ должен быть открытым. В соответствии с этим критерием в реестр не могут быть включены документы, содержащие госу­дарственную тайну, или те, которые по каким либо другим существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы исследователям (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца).

Документы, которые могут быть отнесены к уникальным, могут быть выявлены среди секретных документов, но для включения в реестр они должны быть рассекречены.

2.5.Высокая материальная ценность документа.

Этот критерий выражается в страховой оценке документа (Приложение 4), которая не должна быть ниже его возможной аукционной цены. Определенная на основе формализованной шкалы страховая оценка уникального документа не является неизменной и может быть впоследствии уточнена при решении какого либо другого конкретного вопроса, например, при его непосредственном страховании для экспонирования на выставке.

Следует иметь в виду, что аукционные цены, на которых базируется формализованная шкала, ориентированы на начало 1990 годов и могут быть подвержены колебаниям.

2.6. Отношение документа к историческому событию.

В этом критерии на первое место ставится принадлежность документа к важному историческому событию, явлению, процессу. Документ должен не только отражать событие или быть одновременным ему, но непосредственно принадлежать ему, быть его неотъемлемой составной частью.

Включению в Государственный реестр уникальных документов Хаба­ровского края подлежат подлинные акты конституционного характера приговоры земских сборов, манифесты, кодексы, конституции, и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, опре­деляющие судьбу народов Хабаровского края, Дальнего Востока и России в целом, международные соглашения.

В эту группу могут войти документы, непосредственно относящиеся к событиям или объектам мирового значения области науки и техники, в которых зафиксированы крупные открытия и изобретения, кардинально повлиявшие на уровень культуры, в том числе и кинофотофонодокументы, которые иногда могут явиться единственными доказательствами явлений и процессов, включая и редкие природные явления, а также представляющие собой большую художественно-эстетическую ценность.

2.7.Отношение документов к исторической личности.

По этому критерию выявляются для включения в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края документы, относящиеся к личностям, которых можно причислить к классикам отечественной и региональной литературы, искусства, науки, а также документы крупных военачальников, национальных и народных героев. При этом следует также учитывать имена, возможно, не имеющие великого значения для России, но имеющие такое значение для других народов, документы которых могут быть в архивах (например: Матэ Залка, Пу И и др.).

По своему характеру это, прежде всего, должны быть автографы и другие подлинные документы, личные документы. В некоторых случаях это могут быть документы, имеющие к данному лицу не прямое, а косвенное отношение.

При использовании этого критерия не должна даваться этическая оценка личности. Акцент должен делаться на оценке человека как исторической личности. Эта оценка должна быть достаточно устоявшейся и общепризнанной и не зависеть от неоднократно менявшихся конъюнктурных оценок.

2.8.              Юридическое значение документа.

Этот критерий не всегда совпадает с критерием подлинности (не всякий подлинник имеет юридическую силу, и не всякий документ, имеющий юридическую силу, обязательно подлинник  это может быть дубликат, соответствующим образом заверенная копия). Для включения в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края подлинность желательна.

2.9.              Художественные и оформительские особенности документа.

Специфические (художественные, оформительские и другие внешние)

особенности документа могут существенно влиять на ценность документа, превращая его в уникальное, культурное явление, в том числе и художественно-эстетического характера.

По этому критерию следует учитывать также наличие уникальных печатей, художественных украшений различных грамот, договоров, дипломов, национальные и фольклорные особенности в их оформлении.

Наличие в оформлении документа драгоценных камней, металлов также должно быть учтено при отборе документов по этому критерию, но само по себе еще не является основанием для включения в Государственный ре­естр уникальных документов Хабаровского края.

Приложение 2 к Положению о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края

Правила описания уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края

Общие положения

Описание уникальных документов производится в листе учета и опи­сания уникального документа, который состоит из 4 разделов:

1. Описание документа.

2. Физическое состояние документа.

3. Место хранения документа.

4. Служебная информация.

Реквизиты "Регистрационный номер" и "Дата включения документа в Государственный реестр"  заполняются управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края после принятия решения о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края (далее  Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края).

Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000), номер соответственно арабскими цифрами в валовом порядке (1, 2 и т.д.)

Заполнение первого раздела " Описание документа"

1 . Реквизит "Название (заголовок) документа" указывается название документа, под которым он учтен в описи дел, документов, других основных учетных документах архива.

2. Реквизит "Самоназвание документа" указывается (устоявшееся, общепринятое) закрепившееся в научных исследованиях индивидуальное название документа  по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.

3. Реквизит "Вид документа" указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, приказ, договор, письмо и т. д.

4.              Реквизит "Автор документа" указывается автор (создатель) текста и документа  фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа и является общепринятым.

5. Реквизит "Дата (время создания документа)"_-заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом (00.00.0000).

6. Реквизит "Век" заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

7. Реквизит "Ориентировочная дата" указывается дата, установленная по косвенным данным, фиксируется в произвольной форме, например: "Не ранее 17.10.1922. не позднее 17.12 .1923" или "90ые годы 19 века", "1ая половина 19 века", "19 век".

8. Реквизит "Язык документа" указывается в соответствии с обще­принятыми наименованиями языков, например:

- старославянский

- церковно  славянский

- русский

- латинский

- китайский

- японский

- и т. д.

9.              Реквизит "Аннотация" излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия  с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").

Если речь идет о старопечатных книгах, то следует отразить вопрос об их экземплярности.

10. Реквизит "Историческая справка" включаются данные о проис­хождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

11. Реквизит " Наличие драгоценных металлов и камней"_ указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

12. Реквизит "Палеографические особенности"_ указывается способ написания документа (устав, полуустав, глаголица, кириллица и др.).

13. Реквизит "Печати"_ указывается наличие печатей, их вид, материал, оговаривается их сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

14. Реквизит "Художественные особенности оформления документа" отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр, подписей, надписей и других элементов, имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета и др.

15.              Реквизит "Собственность" указывается вид собственности:

- федеральная

- государственная субъекта федерации

- муниципальная

16.              Реквизит "Материальный носитель "  указывается материал, на который нанесена информация:

- бумага

- калька

- пергамент

- ткань

- кора (береста)

- чернобелая кинопленка на триацетате

- чернобелая кинопленка на нитрооснове

- цветная кинопленка на триацетате

- цветная пленка на нитрооснове

- дагерротип

- стекло

- черно-белая фотопленка на триацетатной основе

- черно-белая фотопленка на нитрооснове

- цветная фотопленка на триацетатной основе

- цветная фотопленка на нитрооснове

- магнитная пленка на триацетатной основе

- магнитная пленка на нитрооснове

17. Реквизит "Размеры "  указывается формат, размеры (в см.) документа (при необходимости  каждого (нескольких) листов документа).

18. Реквизит "Объем "  указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело, кинофильм, альбом, метраж (для кинодокументов) и др.

19. Реквизит "Физическое состояние "  указывается одна из сле­дующих характеристик состояния:

- хорошее

- удовлетворительное

              неудовлетворительное (указываются повреждения документа, в том числе степень угасания текста, другие особенности).

20.              Реквизит "Сведения о реставрации "  отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.

Заполнение третьего раздела "Место хранения документа"

21. Реквизит "Место хранения документа "  указывается официально принятое полное и в скобках сокращенное наименование архивного учреждения, музея, библиотеки.

22. Реквизит "Адрес места хранения документа "  указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа (архивного учреждения, музея, библиотеки).

23. Реквизит "Архивный шифр" указываются номера архивного фонда (коллекции), описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета, листов или кадров для документов, составляющих часть единицы хранения.

Заполнение четвертого раздела " Служебная информация"

24. Реквизит "Кем представлен документ указывается название архивного учреждения, музея, библиотеки, представившего предложения для включения документов в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края.

25. Реквизит "Протокол ЭПК (ЭК) указывается название совещательного органа (научного экспертно-методического совета (НЭМС) государственного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) муниципальных архивов края, экспертной фондово-закупочной комиссии государственного или муниципального музея, экспертной комиссии (ЭК) государственной или муниципальной библиотеки), рассмотревшего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Хабаровского края, дата и номер протокола заседания.

Реквизит "Протокол ЭПМК управления" указывается дата и номер протокола заседания ЭПМК управления по делам архивов Правитель­ства Хабаровского края.

Приложение 3 к Положению о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края

ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер              ____________________

Дата включения документа в Государственный реестр________________________

1.Описание документа

Название (заголовок) документа              ____________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

Самоназвание документа__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Вид документа              _______________________________________

Автор документа              ________________________________________

Дата (время создания) документа__________________________________________

Век             

Ориентировочная дата              _________________________________________

Язык документа              ________________________________________

Аннотация              _________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Историческая справка____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней___________________________________

Палеографические особенности___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Печати______________________________________________________________________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Собственность              ___________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель              ____________________________________

Размеры               ____________________________________

Объем              ____________________________________

Физическое состояние              ____________________________________

Сведения о реставрации              ____________________________________

3.              Место хранения документа

Место хранения документа             

Адрес места хранения документа             

Архивный шифр: фонд №              , оп. №              ед. хр.№              , ед. уч.              ,л.л.

4.              Служебная информация

Кем представлен документ:             

Протокол ЭПК (ЭК) от                года №____________________

Протокол ЭПМК управления от              года №___________________

Приложение 4 к Положению о Государственном реестре уникальных документов Архивного Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края

Методика определения материальной ценности документов

Настоящая методика не предназначена для определения закупочных цен на документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях, музеях и библиотеках Хабаровского края или документов личного происхождения и базируется на аукционных ценах, которые являются основой для определения страховой оценки документов. Величина страховой суммы должна побуждать организацию, получающую ценные исторические документы для экспонирования или других целей, принимать все меры к тому, чтобы не допустить их утраты или повреждения.

В основу расчета цен на подлинные архивные документы, имеющие историческую или художественно-культурную ценность, положен принцип, применяемый на аукционах фирмы Сотби (Лондон). Эти цены устанавливаются в фунтах стерлингов (в 1993 г. 1 английский фунт стерлингов равнялся 1,5 долларам США). Средний темп инфляции фунта стерлингов равен 3% в год.

Например, если необходимо определить приблизительную цену документа в 2000 году, то зная интервал цены в 1990 году, можно предположить, что для категории ценных документов она окажется в интервале 1300  39000 ф. ст. (см. формализованную шкалу). За основу определения цены подлинного документа в формализованной шкале взяты аукционные цены 1990 года.

В сложившейся в Западной Европе системе категорий коммерческой оценки архивных документов существует следующее деление подлинных документов на категории в зависимости от их статистической редкости и исторической и художественно культурной ценности, которые могут быть представлены в виде следующей формализованной шкалы аукционных цен:

Категории оценки                                           Интервалы аукционных цен                                фирмы Сотби (Лондон)

__________________________________________________________________

1 .Уникальные                                             от 1 млн. до 10 млн. ф. ст.

2.Исключительно ценные                          от 100 тыс. до 1 млн. ф.ст.

3.Очень ценные                                           от 30 тыс. до 100 тыс. ф. ст.

4.Ценные                                                      от 1 тыс. до 30. тыс. ф. ст.

____________________________________________________________________________________________-

Настоящая методика составлена на основе работы "Принципы денежной оценки документов АФ РФ и их страхования", ВНИИДАД, М., 1993

Определение цены конкретного архивного документа производится пу­тем соотнесения с приведенной шкалой, тем самым выявляется интервал цен, в пределах которого находится возможная цена, и ее верхний интервал как возможная страховая оценка.

Для того чтобы пользоваться приведенной шкалой аукционных цен, необходимо соотнести с указанными в шкале категориями коммерческой оценки факторы оценки документа, указанные в приведенной ниже Классификационной схеме факторов. Последняя цифра каждого трехзначного или двухзначного индекса в Классификационной схеме факторов определяет ранг документа по данному фактору. Оценка документа в баллах (его общий ранг) рассчитывается путем деления суммы последних цифр каждого фактора на количество учтенных по отношению к данному документу факторов. В зависимости от полученного ранга документа его можно отнести к одной из групп, указанных в шкале аукционных цен. При этом к первой категории (уникальных) относятся документы, имеющие ранг от 1 до 1,5; ко второй категории (исключительно ценных) имеющие ранг от 1,6 до 2, к третьей категории (очень ценных) имеющие ранг от 2 до 2,6. Документы с рангом, превышающим 2,6 относятся к категории ценных.

Документы архивных учреждений, музеев и библиотек Хабаровского края, которые могут быть отнесены к уникальным, с точки зрения материальной оценки будут относиться ко 2 и 3 категориям формализованной шкалы аукционных цен.

Поскольку историко-культурная ценность наших документов несколько ниже тех, которые представляются к продаже с аукциона, для их оценки целесообразно пользоваться интервалами цен фирмы Сотби, уменьшенными в 3 раза.

Таким образом, шкала оценки для документов нашего региона будет сле­дующей (перевод долларов в рубли сделан из расчета: 1 доллар = 30 рублям).

_________________________________________________________________

Категории оценки                       Интервалы цен                               Ранг документа

1. Уникальные                   от 600 тыс.ф.ст. до 6 млн.ф.ст.                              от 1 до 1,5

                                             или  от 900 тыс. дол. до 9 млн. дол

                                               или от 27 млн. руб. до 270 млн. руб.

2. Исключительно ценные   от 60 тыс. ф. ст. до 600 тыс. ф. ст.                       от 1,6 до 2

                                             или 90 тыс. дол. до 900 тыс. дол.

                                             или от 2700 тыс. руб. до 27 млн. руб.

3. Очень ценные                     от 20 тыс. ф. ст. до 60 тыс. ф. ст.                         2,1 до 2,6

                                           или 30 тыс. дол. до 90 тыс. дол.

                                            или от 900 тыс. руб. до 2700 млн. руб.

4. Особо ценные                    от 600 ф. ст. до 20 тыс. ф. ст.                                   2,7 до 3

                                            или 900 дол. до 30 тыс. дол.

                                            или от 27 тыс. руб. до 900 тыс. руб.

5. Ценные                              от 60 ф. ст. до 600 ф. ст.                                             более 3

                                               или 90 дол. до 900 дол.

                                            или от 2700 руб. до 27000 руб.

Пример расчета материальной ценности документов и определения их общего ранга:

№  Название документов                                            ФАКТОРЫ

                                        номнал      адресат     информ. насыщен.               подлинность

1. Ультиматум генерала      5                3                              1+2            2                              1

Терехина                 (1.1.5.)      (2.1.3)                   (3.1.1.)       (3.3.2)

(4.1.)

                                     3                                            1                  2

                                (1.2.3.)                                     (3.2.1.)        (3.4.2.)

2. Удостоверение                2                 3                            1                                                   1

А.К. Флегонтова               (1.6.2.)      (2.1.3.)                   (3.2.1.)

(4.1.)

Продолжение таблицы

№ Хронологич.  Внешние         новизна           сохранность         общий ранг       денежная

     Принадл        Художеств.                                 Документа                                       оценка

                 особенности

.

1.     1                            3                        2                   1            1                  2

      (5.1.)                   (6.3.)                (7.2.)             (9.1.1.)   (9.2.1.)          (31:15)

                                                                                   2            2

                                                                                (9.3.2.)   (9.4.2.)

2.    1                           1                         2                   2              2                1,7

      (5.1.)                 (6.1.)                 (7.2.)             (9.1.2.)    (9.3.2.)         (17:10)

                                                                                   2

                                                                               (9.4.2.)

_________________________________________________________________

Дополнительная графа введена в связи с тем что, в архивных учреждениях края нет документов, которые соответствуют 1 категории предложенной шкалы. Оценка стоимости документов будет начинаться с 2 категории

Классификационная схема факторов, определяющих категорию коммерческой оценки документов

1.НОМИНАЛ

1.1.              Акты государственной власти и управления

1.1.1. Основной закон. Конституция. Хартия, статут. Декларация. Духовная грамота монарха (великого князя).

1.1.2. Закон. Указ. Декрет. Государственный договор. Грамота. Соглашение. Постановление. Манифест. Конвенция. Универсал. Ярлык. Послание. Высочайше утвержденное мнение (Государственного Совета и др.). Учреждение (образование). Повеление. Резолюция. Обращение (к народу). Трактат. Рескрипт. Пакт. Уложение. Судебник.

1.1.3. Директива. Устав. Правила. Положение. Наказ. Наставление. Приказ. Инструкция. Реляция. Циркуляр. Записная книга указов. Верительная грамота. Доклад всеподданнейший. Нота. Доношение. Разрядная книга.

1.1.4. Доклад. Журнал (книга) заседаний. Протокол. Стенограмма. Представление. Определение (приговор). Рапорт. Телеграмма. Шифротелеграмма.

1.1.5. Предписание. Предложение. Записка. Известие. Доклад. Докладная записка. Ведение. Донесение. Официальное письмо, отношение. Лист. Резолюция. Приговор (решение). Распоряжение. Бюллетень по выборам. Запрос депутатский. Регламент.

1.2.              Документы отраслевой и общественной деятельности

1.2.1. Соглашение. Протокол. Воззвание. Послание. Обращение. Стенограмма. Контракт. Лицензия. Резолюция. Устав. Формуляр исторический. Договор.

1.2.2. План. Программа. Титульный список. Баланс. Отчет. Динамические ряды. Аналитический обзор. Указание. Инструкция. Директивное указание. Лоция.

1.2.3.              Деловое письмо. Сводка. Сведения, обзор. Инструкция. Петиция.

1.2.4. Информация. Справка. Заявление. Прошение. Челобитная. Теле­грамма, шифротелеграмма, телекс. Листовка.

1.2.5. Экспертные, служебные и др. акты. Список лиц, должностей, номенклатуры. Протокол обследования. Бюллетень, информация о деятельности. Карточка учетная. Журнал.

1.3.              Документы творческой деятельности

1.3.1. Летопись. Рукопись (авторская) научного труда, литературного и музыкального произведения, доклада, трактата. Либретто. Патент, свидетельство на изобретение, открытие.

1.3.2. Дневник. Мемуары, воспоминания. Записная книжка.

1.3.3. Переписка. План произведения, программа исследования.

1.3.4. Конспект, записи лекций, учебная тетрадь.

1.3.5.              Афиша, программа, пригласительный билет, буклет. Список

книг.

1.4.              Судебные акты

1.4.1.              Следственное дело. Фильтрационное дело.

1.4.2. Приговор. Приговорная грамота. Протокол. Запись приговор, выписка. Сказка.

1.4.3. Письмо. Акты судебно-медицинской экспертизы. Список (перечень) дел.

1.5.              Имущественные документы

1.5.1.              Грамота на владение. Духовная грамота. Завещание. Дарственная запись. Земельная книга (шнуровая). Кадастр.

1.5.2.              Крепостной акт. Межевая книга. Межевая запись.

1.5.3. Книга описная, переписная, окладная, писцовая. Купчая. Закладная. Заемное письмо. Книга учета капиталов, имущества. Роспись имущества. Список сумм. Заемный, закладной акт. Акт ущерба. Роспись (список) людей (мастеровых и т.д.). Договор.

1.5.4. Рапорт о денежных сборах. Приговор хозяйственный. Ведомость, книга платежная. Письмо.

1.6.              Биографические и родословные документы

1.6.1. Завещание. Духовная грамота. Клятвенная запись. Метрическая запись. Родословие. Гербовник. Хроника. Жалованная грамота. Шертная грамота. Присяга на верность.

1.6.2. Метрика. Паспорт. Патент на службу, чин. Послужной (формулярный, именной) список. Удостоверение. Мандат. Свидетельство. Список посемейный. Ревизская сказка. Личное дело. Диплом об образовании. Карточка учетная. Фотография портретная. Аттестат. История болезни.

1.6.3. Автобиография. Анкета. Переписной лист (книга). Заявление. Прошение, челобитная. Запись сговорная. Бюллетень о здоровье, акт медицинской экспертизы. Жизнеописание (житие).

1.6.4. Переписка. Адрес, письмо, телеграммы поздравительные или связанные с другими биографическими событиями.

1.7.              Наградные документы

1.7.1. Грамота. Свидетельство, удостоверение или другой документ о награждении орденом, медалью, присвоении почетного звания.

1.7.2. Документ о награждении именным оружием, ценным подарком, вручении приза. Мнение.

1.7.3. Выписка из наградного документа. Почетная грамота. Похвальный лист.

1.8.              Изобразительные документы

1.8.1. Карта, схема. План. Чертеж. Рисунок. Проект. Эскиз. Негатив фо­тодокумента первого поколения. Картограмма. Плакат. Лоция.

1.8.2. Набросок. Оттиск печати. Фотография. Фотоальбом. Негативкопия.

2. АВТОРАДРЕСАТ[1]

2.1.              Власть и управление.

2.1.1. Носитель высшей государственной власти. Монарх (великий князь, царь, король, император, хан, султан...член правящей династии. Представительное собрание, Дума, Конгресс, Парламент, Верховный Совет... Глава представительной власти  председатель, спикер... Избираемый глава государства  президент. Глава правящей партии.

2.1.2. Правительство. Совет Министров. Кабинет министров. Комитет министров. Сенат. Глава правительства  председатель, премьер.

2.1.3. Орган центрального отраслевого управления  министерство, департамент, коллегия, комитет, управление, правление, генеральный штаб, служба. Министр, директор департамента, председатель комитета, главноначальствующий, главнокомандующий, главноуправляющий...

2.1.4. Орган (учреждение) регионального и местного управления  Совет, исполнительный комитет, правление.... Председатель, губернатор, наместник, командующий.

2.1.5. Трудовой коллектив (совет), сход, собрание, комитет и другой орган самоуправления. Граждане. Представители сословий.

2.2.              Дипломатические представительства

2.2.1. Посольство. Полномочная делегация. Посол. 2.2.2.Представительство, посланник, делегация, специальное представитель­ство. Миссия.

2.2.3 .Консульство. Консул.

2.3.              Общественнополитические и общественные движения и организации

2.3.1. Съезд, конференция, собор (в том числе церковный), пленум. По­литбюро. Центральный комитет. Лидер партии, организации, движения. Высший церковный иерарх, руководитель конфессии. Национальный коми­тет.

2.3.2. Руководитель, вождь революции, восстания, мятежа, бунта, переворота... Национальный герой (войны, революции, восстания), лицо, проявившее себя в чрезвычайных обстоятельствах. Церковный иерарх. (См. дополнительный фактор).

2.4.              Деловой мир

2.4.1. Концерн, ассоциация, объединение, крупное издательство, центральный банк, биржа. Председатель, управляющий, генеральный директор. Выдающийся представитель делового мира. (См. дополнительный фактор).

2.4.2. Фирма, биржа, банк, предприятие. Директор, бизнесмен, банкир, менеджер.

2.4.3. Частное лицо, владелец предприятия, трудовой коллектив. 2.5. Творческий мир

2.5.1. Выдающийся представитель культуры, науки, искусства, литературы. Съезд, конференция. (См. дополнительный фактор).

2.5.2. Союз, объединение, ассоциация, группа, ее руководящий (координирующий) орган.

2.5.3. Деятель культуры, науки, искусства, литературы. Писатель, журналист и другой представитель творческой профессии

3.              ИНФОРМАЦИОННАЯ НАСЫЩЕННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ

3.1.              Значимость отраженных в документе событий, явлений

3.1.1. Связанные с возникновением принципиально новой ситуации (существенными изменениями) в жизни общества, государства, династии, семьи (вопросы войны и мира, стихийные бедствия и чрезвычайные происшествия, коренные преобразования; рождения, смерти, смена власти; изобретения, открытия, премьеры, вернисажи и т.д.). (См. дополнительный фактор).

3.1.2. Связанные с текущими или незначительными (частными) событиями, явлениями.

3.2.              Время события

3.2.1.              Период особого, чрезвычайного значения, чрезвычайных природных явлений (война, революция, стихийное бедствие, реформы, смена властии т.п.)

3.2.2.              Период стабильности, обычного течения жизни.

3.3.              Маргиналии

3.3.1. На основном тексте имеются пометы, резолюции, отметки, рисунки, инициалы и т.п. авторов, предусмотренные факторами 2.1.1., 2.1.2., 2.2.1., 2.3.1.,2.3.2„ 2.4.1., 2.5.1.

3.3.2. Имеются пометы авторов, предусмотренные факторами 2.1.З., 2.1.4., 2.1.5., 2.2.2., 2.3.3., 2.4.2., 2.4.3., 2.5.3.

3.3.3.              Без помет.

3.4.              Уровень сложности документа

3.4.1. Многоаспектная (многообъектная) информация, структуированный документ (сложное построение с внутренней систематизацией).

3.4.2. Фиксирован отдельный факт, явление, событие; простое построение документа, без внутренней структуры.

4.              ПОДЛИННОСТЬ

4.1.              Автограф, оригинал.

4.2.              Подлинник размноженный (равноценный), заверенная копия со всеми атрибутами юридической достоверности.

4.3.              Копия, оттиск без юридического удостоверения. (Оценке для включения в реестр подвергаются лишь документы, соответствующие факто РУ 4.1.).

5.              ХРОНОЛОГИЧЕСКАЯ ПРИНАДЛЕЖНОСТЬ ДОКУМЕНТА

5.1. Документ создан во время события, явления.

5.2. Ретроспективный документ, создан в значительно более поздний период. (Оценке для включения в реестр подвергаются лишь документы, соответствующие фактору 5.1.).

6.              ВНЕШНИЕ ХУДОЖЕСТВЕННЫЕ ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТА

6.1. Наличие особо ценных материалов в оформлении (золото, кожа, бархат, парча, драгоценные и полудрагоценные камни и металлы); редкий носитель (пергамент, береста и др.).

6.2. Наличие особых реквизитов (подвесные печати, миниатюры, художественные заставки, орнаменты, рисунки и т.п.).

6.3.              Без особых отличий.

7.              НОВИЗНА ИНФОРМАЦИИ

7.1.              Документ ранее неизвестен; был секретным (конфиденциальным); публикуется впервые.[2]

7.2.              Документ мало известен, раритет, редко публиковался.

7.3.              Документ многократно опубликован, широко известен специалистам и общественности.

9. СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТА[3]

9.1.              Сохранность текста

9.1.1.              Ясно читаемый, четкий, без признаков повреждения.

9.1.2. С частичными неисправностями, реставрированный, но допускающий полное прочтение.

9.1.3. Имеющий значительные повреждения текста, реставрированный с неполностью восстановленным текстом.

9.2.              Сохранность носителя

9.2.1.              Полная сохранность, отсутствие дефектов.

9.2.2. Частичное, незначительное повреждение, полностью восстановленное реставрацией.

9.2.3. Значительные повреждения, с неполным восстановлением после реставрации.

9.3. Режим хранения

9.3.1. Необходимость особых условий хранения (специальный температурновлажностный режим, специальное оборудование, сейфовое хранение и т.д.), специальные средства хранения (футляры, боксы, особые обложки...).

9.3.2. Стандартные условия и средства хранения.

94. Степень риска в связи с перемещением документа

9.4.1.              Высокая (вероятность ущерба от смены температур новлажностного режима; политической или природной нестабильности в регионе; авиаперевозок; необходимость специальной охраны...)

9.4.2. Средняя (возможность незначительного отрицательного влияния при смене температурновлажностного режима...).

9.4.3. Низкая (постоянное пребывание в одном температурновлажностном режиме, исключающем причинение ущерба, гарантированная сохранность).

Дополнительный фактор

Прибавляется к рангу факторов 2.3.2., 2.3.3., 2.4.1., 2.5.1., 3.1.1. соответствующие цифры определителя уровня, масштаба, значимости документа:

мировой, международный-1

национальный, государственный

межотраслевой, межрегиональный-2

отраслевой, региональный-3

местный, групповой-4

семейный, личный, не установленный-5

[1]Фактор учитывается как по отношению к основному тексту документа, так и к резолюциям, пометам и другим маргиналиям

[2]Под публикацией имеется в виду любая форма и способ доведения информации документа до широких кругов (сообщение по радио и телевидению, экспонирование на выставке, опубликование в прессе и т.д.)

[3]Фактор "в.Уровень спроса на информацию документа" при оценке документов для включения в реестр не учитывается.