Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов госуда...



ПРОЕКТ

Р О С С И Й С К А Я   Ф Е Д Е Р А Ц И Я

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р И К А З

От 26.06.2012 № 24

Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

Утратил силу. Приказом от 26.02.2015 №52

(Текст изменен)

{Изменен. Приказом от 30.07.2012 №30}

{Изменено Приказом от 06.08.2012 №32}

{Изменен. Приказом от 01.10.2013 №26}

{Изменен: Приказом от 11.11.2013 №29}

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»,  постановлением администрации Магаданской области от 16 декабря 2010 г. № 710-па «Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области»  п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент  предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» в новой редакции.

2. Признать утратившим силу приказ архивного отдела администрации Магаданской области от 27 апреля 2010 года № 21 «Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».

3. Направить приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

  5. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

И.о.начальника отдела

Т.М.Романова

УТВЕРЖДЕН

  приказом архивного отдела

администрации Магаданской

области от  26.06.2012   №   24

Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»

1. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Предметом регулирования настоящего административного регламента являются правоотношения, возникающие между  органами государственной власти, органами  местного самоуправления, гражданами, организациями, общественными объединениями и архивным отделом администрации Магаданской области, связанные с предоставлением государственной услуги по организации их  информационного обеспечения на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги  «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Магаданской области (далее – архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Магаданской области» (далее – ОГКУ «ГАМО»), иными  органами государственной власти, и  местного самоуправления, гражданами  и организациями (далее – органы и организации)  при предоставлении государственной услуги.

Круг заявителей

  2. Заявителями (пользователями) государственной услуги являются: граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства; органы государственной власти, органы местного самоуправления; организации и общественные объединения; юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

3. Государственная услуга по организации информационного обеспечения пользователей предоставляется архивным отделом администрации Магаданской области.

4.Место нахождения архивного отдела администрации Магаданской области и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр.К.Маркса, 60.

5.  Электронный адрес: magadanarchive@mail.ru,

сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru.

6.    Справочные телефоны:  тел: (8-4132) 65-12-78 тел./ факс – 65-13-99.

7. Прием граждан начальником архивного отдела и его заместителем осуществляется  по рабочим дням с 9.00 до 12.30,  с 14.00 до 17.30.

8. Место нахождения областного государственного казенного учреждения  «Государственный архив Магаданской области» и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К.Маркса, 60.

         Справочные телефоны: тел.: (8-413) 62-29-14, тел./факс- 62-80-33.

Прием граждан осуществляется  ежедневно с понедельника по четверг:  с 9.00 до 13.00, с 13.45 до 17.00. В пятницу прием осуществляется с 9.00 до 13.00, с 13.45 до 16.45.

9. Местонахождение, почтовый и электронный адрес, контактные телефоны архивных отделов  администраций районов Магаданской области указаны в Приложении № 1.

10. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится при личном обращении, по письменным обращениям, по телефону, по электронной почте, на информационном стенде архивного отдела, посредством использования сведений, размещенных в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте  архивного отдела администрации Магаданской области (www.magadanarchive.ru), в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru), в региональной информационной системе «Портал государственных услуг (функций) Магаданской области» (www.pgu.magadan.ru).

11. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица архивного отдела  дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения  обращений (запросов), связанных с информационным обеспечением пользователей.

12. При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления государственной услуги по информационному обеспечению пользователей ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

13. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям пользователей, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

14. При ответах на телефонные звонки  и устные обращения специалисты  архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок  должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти области, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся гражданину или представителю организации, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

  15. Информирование о ходе оказания государственной услуги осуществляется специалистами при личном контакте с юридическими и физическими лицами, а также с использованием почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.

  16. На информационных стендах размещается следующая   информация:   

    -  извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию государственной услуги;

-    извлечения из текста настоящего административного регламента;

- образцы оформления документов, необходимых для оказания государственной услуги;

  -   схема размещения специалистов и режим приема ими граждан;

   -  порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги;

   - порядок обжалования решений, действий и бездействия специалистов, ответственных за предоставление государственной услуги.

17. На официальном сайте архивного отдела администрации Магаданской области размещается следующая информация:

- месторасположение архивного отдела администрации Магаданской области, график приема должностными лицами архивного отдела, номера телефонов для получения информации по процедуре предоставления государственной услуги, адрес электронной почты архивного отдела;

- краткие сведения о порядке предоставления государственной услуги;

- текст настоящего административного регламента;

- извлечения из законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги.

18. На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются:

- порядок предоставления государственной услуги;

- адрес официального сайта архивного отдела;

- почтовый адрес, по которому осуществляется прием запросов о предоставлении государственной услуги архивным отделом;

- сведения о телефонных номерах для получения информации о предоставляемой государственной услуге;

- нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги;

- текст административного регламента с приложениями;

- график работы архивного отдела;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий, бездействия должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной  услуги

19. Государственная услуга  «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений (далее – пользователи) на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».

Организация информационного обеспечения пользователей включает в себя организацию исполнения поступающих в архивный отдел от российских и иностранных пользователей тематических запросов – о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

20. Предоставление государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений (далее – пользователи) на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»  осуществляет архивный отдел администрации Магаданской области.

При предоставлении государственной услуги архивный отдел администрации Магаданской области взаимодействует  с областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Магаданской области» и архивными отделами  администраций районов Магаданской области.

  Работу по информационному обеспечению пользователей осуществляют органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов.

  21.  Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресе подведомственного архивному отделу областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Магаданской области» содержится в п.8 настоящего административного регламента.

22. Сведения  о местонахождении, почтовых и электронных адресах, контактных телефонах архивных отделов  администраций районов Магаданской области указаны в Приложении № 1.

23.  При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя государственной услуги действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными  для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Магаданской области.

  Результат предоставления государственной услуги

24.  Результатом оказания государственной услуги могут являться:

- архивная справка – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

- архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

  - архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

   - информационное письмо – письмо, составленное на бланке архивного отдела или архива по запросу физического и юридического лица или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

  - тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

(абзац в ред. Приказа от 30.07.2012 №30)

      - тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива;

- тематический обзор – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме;

-     ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

-     рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

    -    уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

Срок предоставления государственной услуги

25. Запросы граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информации, поступившие в архивный отдел, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем сообщается пользователю.

26. При рассмотрении запросов органов государственной власти и местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций, архивный отдел дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок   из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного федеральным законодательством срока для ответа на запрос.

  Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, ОГКУ «ГАМО» рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки.

Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения сообщается при подаче заявления, а в случае сокращения срока – по указанному в заявлении телефону или электронной почте.

27. Обращения (запросы) организаций и общественных объединений о предоставлении информации рассматриваются в архивном отделе  в течение 30 дней со дня их регистрации.

   При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов ОГКУ «ГАМО» письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.

      28. Вид информационного документа, подготавливаемого специалистами по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Срок исправления технических ошибок, допущенных при  оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме обращения об ошибке в изложенной информации.

  29.  При поступлении в архивный отдел обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих  предоставление государственной услуги

30. Предоставление государственной услуги по организации    информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений  на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием  12.12.1993);

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ  «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

Постановление администрации Магаданской области от 16.12.2010 №  710-па «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области»;

Положение об архивном отделе администрации Магаданской области, утвержденное постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па;

Постановление администрации Магаданской области от 06.10.2011    № 719-па «О создании областного государственного казённого учреждения «Государственный архив Магаданской области» путем изменения типа существующего областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области»;

  Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Приказ архивного отдела  от 16.02.2012 № 10 «Об утверждении Положения о порядке досудебного (внесудебного) обжалования заявителем  решений и действий (бездействия) архивного отдела администрации Магаданской области, должностного лица либо государственного служащего архивного отдела при предоставлении государственных услуг»

(п.30 в ред. Приказа от 01.10.2013 №26)

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

31. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.

  Пользователь информацией имеет право обращаться  в архивный отдел с запросом как непосредственно, так и через своего представителя, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

32. В поступившем в архивный отдел обращении (запросе) пользователя должны быть указаны:

-  почтовый  адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной  почты пользователя для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса;

-  фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, государственного органа, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию;

- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

-    личная подпись гражданина;

-     дата отправления.

Анонимные запросы не рассматриваются.

   В запросе, составленном в письменной форме, указывается также наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляется запрос, либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица.

33. Запрещается требовать от заявителя государственной услуги представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

34. Запрещается требовать от заявителя  государственной услуги представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области и муниципальными правовыми актами.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

35. Основания для отказа в приеме документов на предоставление государственной услуги отсутствуют.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в  предоставлении государственной услуги

36.Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

   37. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

    - отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную  и иную охраняемую законом тайну  или конфиденциальную информацию. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

  38. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

(п. 38 в ред. Приказа от 11.11.2013 №29)

39. 39. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

(п. 39 в ред. Приказа от 11.11.2013 №29)

40. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

41.  В случае получения письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица архивного отдела, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Размер и способы взимания платы с заявителя при предоставлении государственной услуги

42. Архивный отдел осуществляет предоставление государственной услуги по организации  исполнения тематических запросов государственных органов или органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций,  бесплатно.

43. ОГКУ «ГАМО»  исполняет тематические запросы государственных органов и органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, бесплатно.

44. Информационное обеспечение граждан, организаций, общественных объединений осуществляется  ОГКУ «ГАМО»  бесплатно.

(п.44 в ред. Приказа от 06.08.2012 №32)

Максимальный  срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги

45. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги не должно превышать 15 минут. Время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или для получения консультации не должно превышать 15 минут.

(п.45 в ред. Приказа от 01.10.2013 №26)

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

46.  Запрос заявителя государственной услуги, поступивший в архивный отдел, в том числе в электронной форме, подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, местам ожидания и приема заявителей, размещению информации о порядке предоставления государственной услуги

47. Вход в здание, в котором располагается архивный отдел и  ОГКУ «ГАМО», оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, местонахождении и режиме работы архивного отдела и  ОГКУ «ГАМО».

48. В помещениях для работы с заявителями размещаются информационные стенды, содержащие:

- адреса архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области с указанием телефонных номеров и адреса электронной почты;

-   режим работы архивного отдела и  ОГКУ «ГАМО».

49.  Непосредственное взаимодействие специалистов архивного отдела, ОГКУ «ГАМО»  с  потребителями государственной услуги расположены на втором этаже здания, для лиц с ограниченными возможностями предусматривается возможность принятия  запроса  на первом этаже здания.

50. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы гражданских служащих, предоставляющих государственную услугу.

Места ожидания в очереди на получение результатов государственной услуги должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 2 мест.

51. Должностное лицо, предоставляющее государственную услугу, обязано предложить лицу воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих услугу, оборудуются компьютером (один компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по наличию архивных документов.

Должностным лицам архивного отдела и  ОГКУ «ГАМО»  выделяется бумага и канцелярские товары в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги. 

Показатели доступности и качества государственной услуги

52. Предоставление государственной услуги  осуществляется в здании (помещении) с учетом пешеходной доступности (не более 5 минут пешком) от остановок общественного транспорта. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела и  ОГКУ «ГАМО», оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Доступ потребителей результатов предоставления государственной услуги к парковочным местам является бесплатным.

53. Должностные лица архивного отдела обеспечивают:

  -  объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов заявителей государственной услуги;

   -  получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей государственной услуги документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

   -  принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

54. Качество предоставления государственной услуги характеризуется отсутствием:

- очередей на приеме документов от заявителей (представителей организаций) и выдаче результата предоставления государственной услуги;

-  жалоб на действия (бездействия) государственных служащих архивного отдела;

- жалоб на некорректное, невнимательное отношение гражданских служащих архивного отдела.

55. Основными требованиями к качеству рассмотрения поступивших в архивный отдел документов являются:

- достоверность представляемой заявителям информации о ходе рассмотрения  документов;

- полнота информирования заявителей о ходе предоставления государственной услуги;

- наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность принимаемого решения в отношении поступивших на рассмотрение документов  заявителя.

56.Максимальное количество взаимодействия заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги – не более двух, продолжительность взаимодействия – не более 30 минут.

57. Получение государственной услуги возможно в Магаданском областном государственном автономном учреждении «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее - многофункциональный центр) по принципу «одного окна» в соответствии с соглашением, заключенным между многофункциональным центром и архивным отделом администрации Магаданской области.

(п.57 в ред. Приказа от 01.10.2013 №26)

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах и электронной форме

(наименование в ред. Приказа от 01.10.2013 №26)

58. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте архивного отдела и на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

59. Обеспечение возможности для заявителей в целях получения государственной услуги предоставлять документы в электронном виде с использованием официального сайта архивного отдела и Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также возможности для заявителей получить государственную услугу путем подачи запроса, необходимого для предоставления государственной услуги, на бумажном носителе в Магаданское областное государственное автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг

(п.59 в ред. Приказа от 01.10.2013 №26)

60. Обеспечение при направлении заявителем обращения в форме электронного документа предоставления заявителю электронного сообщения, подтверждающего поступление обращения в архивный отдел.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Исчерпывающий перечень административных процедур при предоставлении государственной услуги

61. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

   - регистрация  обращений (запросов),   рассмотрение поступивших   обращений (запросов)  начальником архивного  отдела и передача на исполнение должностному лицу архивного отдела;

   - анализ тематики запросов пользователей, принятие решения о возможности исполнения запроса;

   -  направление  по результатам   рассмотрения  тематических запросов на исполнение  по принадлежности в ОГКУ «ГАМО», органы и организации;

-    подготовка и направление ответов пользователям.

Блок-схема последовательности действий архивного отдела по предоставлению государственной услуги по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов приведена в Приложении   № 2.

Последовательность действий должностных лиц архивного отдела при предоставлении государственной услуги

Регистрация обращений (запросов) пользователей и передача их на исполнение

62. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

63. Поступившие в архивный отдел письменные обращения (запросы) пользователей регистрируются должностным лицом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции архивного отдела, затем передаются на рассмотрение  начальнику архивного отдела.

Максимальный срок исполнения административного действия  - не более трех дней со дня получения запроса.

64. Депутатские запросы о предоставлении информации рассматриваются  начальником архивного отдела   в день поступления.

65.  При поступлении  в архивный отдел запроса пользователя по электронной почте, запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий архивного отдела по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется должностным лицом архивного отдела по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

66. Фиксация результата выполнения административной процедуры производится посредством внесения соответствующей записи в журнале регистрации запросов.

Учет  поступающих обращений (запросов) осуществляется в пределах календарного года.

     Обращению (запросу) присваивается порядковый номер в Журнале регистрации тематических запросов, который формируется в порядке возрастания и указывается в графе 1 Журнала. В графе 2 указывается дата регистрации, в графе 3 - номер и дата поступившего обращения (запроса),  в графе 4 – наименование органа  или организации, фамилия, имя, отчество заявителя. Адрес юридического или физического лица указывается в графе 5. Содержание запрашиваемой информации отражается в графе 6. В графе 7 указывается фамилия исполнителя,  в графе 8 – наименование выданного документа,  в графах 9,10 - количество листов документов (основного, приложений), в графе 11 – дата исполнения обращения (запроса). В последней 12 графе журнала  - примечание  может содержаться следующая информация:

-  положительный ответ,

-  отрицательный ответ;

-  ответ об отсутствии документов в архиве по запрашиваемой информации;

- рекомендация, куда следует обратиться для получения необходимой информации;

    -    о продлении срока исполнения обращения (запроса).

Анализ тематики обращений (запросов)

67. Должностное лицо  архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение обращений (запросов) пользователей, осуществляет анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся   в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) пользователей. При этом определяется:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную  и иную охраняемую законом тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты  сведений, содержащихся в обращении (запросе) пользователя,  необходимых для проведения поисковой работы;

     -  местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);

-  адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – 10 дней. 

Фиксация результата выполнения административной процедуры производится посредством принятия решения о возможности исполнения поступившего запроса  или направлении его по принадлежности.

68. Архивный отдел письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе пользователя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

Направление  по результатам   рассмотрения  тематических запросов на исполнение  по принадлежности в ОГКУ «ГАМО», органы и организации

69. Архивный отдел по итогам анализа тематики обращений направляет их на исполнение по принадлежности в ОГКУ «ГАМО», органы и организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения обращений (запросов).

Если обращение (запрос) требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо архивного отдела   направляет в соответствующие организации копии обращения (запроса) с указанием о направлении ответа в адрес заявителя. 

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня.

Фиксация результата выполнения административной процедуры производится посредством подготовки сопроводительного письма в ОГКУ «ГАМО»,  органы и организации с приложением соответствующих документов.

70. ОГКУ «ГАМО» по результатам рассмотрения тематических запросов, поступивших из архивного отдела, готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляет их в архивный отдел.

71. Организации, исполняющие полученные из архивного отдела запросы, по итогам выявления запрашиваемой информации, готовят информационные материалы, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя.

(в ред. Приказа от 30.07.2012 №30)

72. В случае необходимости архивный отдел может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов пользователей.

  Подготовка и направление ответов пользователям

73. Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса о рассмотрении и (или) направлении запроса на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

74.  Должностное лицо архивного отдела:

  -   анализирует полученные ответы из ОГКУ «ГАМО», иных органов и организаций, оценивает полноту полученной информации;

-  готовит информационное письмо или информационное письмо с приложением поступивших из ОГКУ «ГАМО» информационных материалов (информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок  копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов), для ответа на запрос пользователя;

-  при отсутствии запрашиваемых сведений в ОГКУ «ГАМО» информирует об этом автора обращения (запроса) и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

  - направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;

- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

75.  Рассмотрение  обращения (запроса) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

   Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – 15 дней.

        Фиксация результата выполнения административной процедуры производится посредством внесения  соответствующей отметки об исполнении запроса.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений

76. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

  77. Текущий  контроль  за предоставлением  государственной услуги осуществляется в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения документов, анализа  их содержания,  а также  хода и результатов их рассмотрения.

  78. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения  специалистами положений настоящего административного регламента  и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

79. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами осуществляется должностным лицом архивного отдела, ответственным за организацию работы по ее предоставлению.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

80. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению  организации.

81. Плановые проверки проводятся на основании приказов начальника архивного отдела.

    Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, установленные формы отчетности по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу.

82. Решение о проведении внеплановой проверки полноты и качества предоставляемой услуги принимается начальником архивного отдела в следующих случаях:

      - в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги;

     - обращений заявителей с жалобами на нарушения их законных прав и интересов действиями (бездействием) государственных служащих архивного отдела, отвечающих за предоставление государственной услуги.

   83. Результаты проверки полноты и качества предоставления государственной услуги оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

  84. При выявлении в ходе текущего контроля нарушений регламента или требований иных нормативных  правовых актов Российской Федерации в архивном отделе принимаются меры по устранению таких нарушений.

Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

85. Государственные служащие архивного отдела, осуществляющие полномочия по предоставление государственной услуги, несут ответственность за действие (бездействие) и принимаемые (осуществляемые) решения в ходе предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации и их должностными регламентами.

Порядок и формы  контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

86. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в архивный отдел, а также путем обжалования действий (бездействия) и решений, принимаемых в ходе исполнения административного регламента, в  вышестоящий орган государственной власти - администрацию Магаданской области.

  Организации могут контролировать  предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте архивного отдела и через Справочно-информационный Портал  государственных  и муниципальных услуг (функций) Магаданской области.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела, предоставляющего государственную услугу

Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

87. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых должностными лицами архивного отдела  в ходе предоставления государственной услуги.

(абзац в ред. Приказа от 06.08.2012 №32)

Обжалование решений и действий (бездействия), осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственных услуг,  не заменяет собой обжалование указанных действий (бездействия) и решений в судебном порядке и не предшествует ему и может применяться наравне с ним по усмотрению заявителя.

   Предмет досудебного (внесудебного)  обжалования

88. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) архивного отдела должностного лица архивного отдела, принятое или осуществленное им в ходе предоставления государственной услуги.

(в ред. Приказа от 30.07.2012 №30)

89. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2)  нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствие с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами  субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

(пп. 5 в ред. Приказа от 30.07.2012 №30)

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области;

7) отказ архивного отдела, должностного лица либо государственных служащих архивного отдела, предоставляющих государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток  и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги  документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Основание для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

90. Поступление жалобы на решения и действия (бездействия) архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц архивного отдела, является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.

Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы

91.  Жалоба  подается в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа в архивный отдел администрации Магаданской области. 

92. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта архивного отдела, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

93. Жалоба, подающаяся заявителем в порядке досудебного (внесудебного) обжалования, государственной пошлиной не облагается и рассматривается бесплатно.

94. В соответствии с Регламентом внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области личный прием граждан осуществляется начальником или заместителем начальника архивного отдела. Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан на информационных стендах, интернет-сайте архивного отдела www.magadanarchive.ru.

В случае, если во время приема заявителя решение вопросов по жалобе невозможно, принимается письменное обращение.

95. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте нахождения заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела,  должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего или специалиста. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

96. Прием и регистрация жалоб осуществляется государственным служащим архивного отдела в соответствии с должностным регламентом и соответствующим приказом архивного отдела о возложении обязанности по регистрации обращений граждан.

97. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

98. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействия) должностных лиц архивного отдела, осуществляющих полномочия по предоставлению государственной услуги:

-   начальнику архивного отдела администрации Магаданской области;

- заместителю губернатора Магаданской области, курирующему деятельность архивного отдела;

-   губернатору Магаданской области.

Сроки рассмотрения жалобы

99. После регистрации жалоба подлежит рассмотрению начальником архивного отдела в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, предоставляющего государственную услугу в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

100. Заявитель вправе в подтверждение своих доводов приложить к жалобе документы либо их копии, а также получить в архивном отделе информацию и документы для обоснования и рассмотрения жалобы.

Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения

101.  Основания для отказа в рассмотрении жалобы отсутствуют. 

102. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

Результат досудебного (внесудебного)  обжалования

    103. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

104. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 103 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе, и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

105. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом  98 настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

   Приложение № 1

Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах архивных отделов администраций районов Магаданской области, предоставляющих государственную услугу по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район»: ул. Ленина, д.4, пос. Ола, Магаданская область, 685910, телефон:      (8-413-41)257-14; электронный адрес: arxiv.ola.raion@mail.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования «Омсукчанский район»: ул. Ленина, 2, пос. Омсукчан, Магаданская область, 686412, телефон: (8-413-46) 916-74; электронный адрес: arhiv-omsuk@mail.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования «Северо-   Эвенский район»: ул. Мира, 1, пос. Эвенск, Магаданская область, 686430, телефон: (8-413-48) 221-12; электронный адрес:  arhiv.evenska@mail.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования «Среднеканский район»: ул. Дзержинского, 1, пос. Сеймчан, Магаданская область, 686160, телефон: (8-413-47) 947-59;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Сусуманский район»: ул. Первомайская, 1, г. Сусуман, Магаданская область, 686310, телефон: (8-413-45) 223-23; электронный адрес:      arhiv-ssm@mail.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования       «Тенькинский район»: ул. Горняцкая, 37, пос. Усть-Омчуг, Магаданская область, телефон: (8-413-44) 227-21; электронный адрес: archiv_tenka@rambler.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования «Хасынский район»: ул. Ленина, 76, пос. Палатка, Магаданская область, телефон: (8-413-42) 936-95;электронный адрес: arhiv_adm-xr@rambler.ru

Архивный отдел администрации муниципального образования   «Ягоднинский район»: ул. Школьная, 1, пос. Ягодное, Магаданская область, телефон: (8-413-43) 221-80; электронный адрес: yagodnoe_arhive@regadm.magadan.ru

Приложение № 2

Блок-схема последовательности действий архивного отдела  по предоставлению государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»