Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Магаданской области государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, ном...



АДМИНИСТРАЦИЯ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Р О С С И Й С К А Я   Ф Е Д Е Р А Ц И Я

АРХИВНЫЙОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р И К А З

От 26.06.2012 № 25

Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Магаданской области  государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу  организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области»

Утратил силу. Приказом от 26.02.2015 №54

(Текст изменен)

{Изменен. Приказом от 30.07.2012 №30}

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010  г.  № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации Магаданской области от 16 декабря 2010 г. № 710-па «Об  утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов  предоставления государственных услуг в Магаданской области» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению архивным отделом государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области» в новой редакции.

2. Признать утратившим силу приказ архивного отдела администрации Магаданской области от 15.06.2010 № 34 «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу  организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области».

3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

5. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

И.о.начальника отдела

Т.М.Романова 

  УТВЕРЖДЕН

приказом архивного отдела

  администрации Магаданской

области

от   26.06.2012 №  25

Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Магаданской области  государственной услуги "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу  организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области"

Общие положения

Предмет регулирования Административного регламента

.

Предметом регулирования настоящего административного регламента являются правоотношения, возникающие между организациями – источниками комплектования архивных учреждений Магаданской области и архивным отделом администрации Магаданской области, связанные с предоставлением государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу.

Административный регламент разработан в целях повышения качества, открытости и доступности предоставления государственной услуги по  согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги, а также определяет стандарт предоставления государственной услуги, в том числе сроки и последовательность административных процедур при предоставлении государственной услуги.

  Круг заявителей

2. Заявителями  государственной услуги являются:  организации – источники комплектования архивных учреждений Магаданской области, государственные архивы, архивные отделы администраций муниципальных районов области, иные организации.

Требования к порядку информирования о  порядке предоставления государственной услуги

3. Государственная услуга по организации информационного обеспечения пользователей предоставляется архивным отделом администрации Магаданской области.

  4.Место нахождения архивного отдела администрации Магаданской области и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр.К.Маркса, 60.

5.  Электронный адрес: magadanarchive@mail.ru,

сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru.

  6.    Справочные телефоны:  тел: (8-4132) 65-40-93 тел./ факс – 65-13-99.

  7. Прием документов от организаций осуществляется по рабочим дням с 9.00 до 12.30,  с 14.00 до 17.30.

8. Место нахождения областного государственного казенного учреждения  «Государственный архив Магаданской области» и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К.Маркса, 60.

Справочные телефоны: тел.: (8-413) 65-10-71.

Прием представителей организаций осуществляется  ежедневно с понедельника по четверг:  с 9.00 до 13.00, с 13.45 до 17.00. В пятницу прием осуществляется с 9.00 до 13.00, с 13.45 до 16.45.

9. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится при личном обращении, по письменным обращениям, по телефону, по электронной почте, на информационном стенде архивного отдела, посредством использования сведений, размещенных в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»  на официальном сайте  архивного отдела администрации Магаданской области (www.magadanarchive.ru), в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru), в региональной информационной системе «Портал государственных услуг (функций) Магаданской области» (www.pgu.magadan.ru).

10. При консультировании представителей организаций по телефону должностные лица архивного отдела и ОГКУ «ГАМО»  дают исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги.

11. Информирование представителей организаций при личном обращении осуществляется сотрудниками архивного отдела и  ОГКУ «ГАМО» на рабочих местах в соответствии с графиками работы.

Сотрудники архивного отдела и  ОГКУ «ГАМО», ответственные за прием, обязаны принять представителя организации в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации на другой день или другое время.

В день назначенной встречи сотрудник архивного отдела или ОГКУ «ГАМО» обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю организации для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги.

12.  При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям организаций ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес организации или представителя организации – получателя государственной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

13. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес представителя организации в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

14. При ответах на телефонные звонки  и устные обращения специалисты  архивного отдела подробно и в вежливой форме информируют обратившихся представителей организаций  по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок  должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти области, в который позвонил  представитель организации, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся  представителю организации, должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

  15. На информационных стендах размещается следующая   информация:                                                                                                                                                                   

-  извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию государственной услуги;

-     извлечения из текста настоящего административного регламента;

- образцы оформления документов, необходимых для оказания государственной услуги;

-   схема размещения специалистов и режим приема ими представителей организаций;

-  порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования  решений, действий и бездействия специалистов, ответственных за предоставление государственной услуги.

16.  На официальном сайте архивного отдела администрации Магаданской области размещается следующая информация:

- месторасположение архивного отдела администрации Магаданской области, график приема должностными лицами архивного отдела, номера телефонов для получения информации по процедуре предоставления государственной услуги, адрес электронной почты архивного отдела;

- краткие сведения о порядке предоставления государственной услуги;

- текст настоящего административного регламента;

- извлечения из законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги.

17. На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются:

- порядок предоставления государственной услуги;

- адрес официального сайта архивного отдела;

- почтовый адрес, по которому осуществляется прием запросов о предоставлении государственной услуги архивным отделом;

- сведения о телефонных номерах для получения информации о предоставляемой государственной услуге;

- нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги;

- текст административного регламента с приложениями;

- график работы архивного отдела;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий, бездействия должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

18. Государственной услугой является согласование положений об экспертных комиссиях,  архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения, по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу  организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области (далее - организаций), государственных архивов, архивных отделов администраций муниципальных  районов области.

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

    

19. Предоставление государственной услуги осуществляется архивным отделом администрации Магаданской области (далее – архивный отдел).    

Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется экспертно-проверочной методической комиссией при архивном отделе (далее – ЭПМК), в состав которой входят: председатель, секретарь, члены ЭПМК из числа специалистов архивного отдела, областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Магаданской области» (далее – ОГКУ «ГАМО»).

   20. При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя государственной услуги действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными  для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Магаданской области.

Результат предоставления государственной услуги

21. Конечным результатом предоставления государственной услуги организациям, государственным архивам, архивным отделам администраций муниципальных районов области является:

        21.1. Решение ЭПМК:

  -  о согласовании положений об экспертной комиссии организации, архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений области, оформленные с учетом требований постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 № 25, ст. 3060) в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

      -  об утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении дел к уничтожению  – в виде грифа утверждения, расположенного ниже реквизита «Подпись» в правой части последнего листа или в верхней  правой части первого листа описи (для описей дел постоянного хранения, составленных в архиве) в соответствии с  Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

       21.2. Решение ЭПМК об отказе согласования (утверждения) (возвращении на доработку) документов по архивному делу и делопроизводству, оформленного в виде выписки из протокола заседания ЭПМК.

  Срок предоставления государственной услуги

22.Предоставление государственной услуги осуществляется по запросу организации - получателя государственной услуги в течение 30 дней со дня поступления запроса в архивный отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.

Информация о сроке завершения рассмотрения представленных организацией документов  сообщается при их приеме на рассмотрение, а в случае сокращения срока – по указанному в сопроводительном письме телефону или электронной почте.

Перечень нормативных  правовых актов, регулирующих  предоставление государственной услуги

23. Предоставление государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях,  архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения, по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу  организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области, государственных архивов, архивных отделов администраций муниципальных  районов области осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в редакции от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253); 2010, № 19, ст.2291; № 31, ст.4196);

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ (в редакции от 06.04.2011)  «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2011, № 15, ст.2038);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 30.05.2011, №22, ст. 3169).

Постановление администрации Магаданской области от 16.12.2010 №  710-па «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области»;

Положение об архивном отделе администрации Магаданской области, утвержденное постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па;

  Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059)(Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) (Российская газета, № 89, 20.05.2009));

Приказ архивного отдела  от 16.02.2012 № 10 «Об утверждении Положения о порядке досудебного (внесудебного) обжалования заявителем  решений и действий (бездействия) архивного отдела администрации Магаданской области, должностного лица либо государственного служащего архивного отдела при предоставлении государственных услуг».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

24. Для получения государственной услуги организации, государственные архивы, архивные отделы администраций муниципальных районов области представляют в архивный отдел с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, проекты документов по делопроизводству и архивному делу, требующих согласования (утверждения), включая:

проекты списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в том числе источников комплектования научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной  документацией государственной, муниципальной, частной и иных форм собственности, изменения и дополнения к спискам;

методические рекомендации, пособия и другие материалы по результатам исследований вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций;

примерные перечни документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы области, изменения и дополнения к перечням;

перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая  документация по которым подлежит передаче на государственное хранение от организаций – источников комплектования;

предложения архивных и других организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;

спорные вопросы экспертизы ценности и фондирования документов организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Магаданской области;

описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации;

описи дел по личному составу;

номенклатуры дел организаций;

акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

документы на снятие с учета неисправимо поврежденных документов Архивного фонда Российской Федерации;

документы для снятия с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны;

инструкции по делопроизводству организаций;

положения об экспертных комиссиях организаций;

положения об архивах организаций;

списки фондов, предположительно содержащих особо ценные документы, описи и номерники особо ценных документов, хранящихся в ОГКУ «ГАМО», муниципальных архивах, архивах организаций – источников комплектования;

листы учета и описания уникальных документов ОГКУ «ГАМО», муниципальных архивов области, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

25. Запрещается требовать от заявителя государственной услуги представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

26. Запрещается требовать от заявителя  государственной услуги представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области и муниципальными правовыми актами.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в  приеме документов, необходимых  для предоставления государственной услуги

27. Основания для отказа в приеме документов на предоставление государственной услуги отсутствуют.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

28.Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

29. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов по существу является оформление представленных документов с нарушениями требований постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 № 25, ст. 3060) Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

30. Основанием для отказа в согласовании документа является несоответствие представленного документа требованиям следующих нормативных правовых актов:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в редакции от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253); 2010, № 19, ст.2291; № 31, ст.4196);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст.4196);

  Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ ( в редакции от 06.04.2011)  "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448, 2010, № 31, ст.4196; 2011, № 15, ст.2038);

        Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства, 2000, N 52, часть I, ст. 5021);

       Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов государственной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305);

  Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009 № 25, ст. 3060);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", зарегистрированного в Минюсте России 06.03.2007 N 9059;

   Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 29.06.1992 N 151 "О Примерном положении о центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации", зарегистрированного в Минюсте России 28.07.1992 N 19;

       Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК);

Размер и способы взимания платы с заявителя при предоставлении государственной услуги

        31. Архивный отдел осуществляет предоставление государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях,  архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения, по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу  организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области, бесплатно.

Максимальный  срок ожидания в очереди при подаче документов на предоставление государственной услуги

       32. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов на предоставление государственной услуги не должно превышать 10 минут. Время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или для получения консультации не должно превышать 15 минут.

Срок регистрации документов заявителя о предоставлении государственной услуги

33.  Документы заявителя государственной услуги, поступившие в архивный отдел на рассмотрение, в том числе  в электронной форме, подлежат обязательной регистрации в день поступления.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга местам ожидания и приема заявителей, размещению информации о порядке предоставления государственной услуги

34. Вход в здание, в котором располагается архивный отдел и  ОГКУ «ГАМО», оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, местонахождении и режиме работы архивного отдела и  ОГКУ «ГАМО».

35. В помещениях для работы с заявителями размещаются информационные стенды, содержащие режим работы архивного отдела и  ОГКУ «ГАМО».

36.  Непосредственное взаимодействие специалистов архивного отдела  с  потребителями государственной услуги осуществляется на   втором этаже здания, для лиц с ограниченными возможностями – представителей организаций, предусматривается возможность принятия  документов  на первом этаже здания.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы гражданских служащих, предоставляющих государственную услугу.

Места ожидания в очереди на получение результатов государственной услуги должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 2 мест.

37. Должностное лицо, предоставляющее государственную услугу, обязано предложить лицу воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих услугу, оборудуются компьютером (один компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме предоставлять  государственную услугу.

Должностным лицам архивного отдела выделяется бумага и канцелярские товары в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги. 

Показатели доступности и качества государственной услуги

38. Предоставление государственной услуги  осуществляется в здании (помещении) с учетом пешеходной доступности (не более 5 минут пешком) от остановок общественного транспорта. На территории, прилегающей к месторасположению архивного отдела и  ОГКУ «ГАМО», оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Доступ потребителей результатов предоставления государственной услуги к парковочным местам является бесплатным.

39. В целях соблюдения установленных сроков  предоставления государственной услуги  имеется  необходимое и достаточное количество государственных служащих, принимающих участие в предоставлении государственной услуги, а также помещений, в которых осуществляется прием документов от заявителей.

40. Должностные лица архивного отдела обеспечивают   объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение документов заявителей государственной услуги.

41. Качество предоставления государственной услуги характеризуется отсутствием:

- очередей на приеме документов от заявителей (представителей организаций) и выдаче результата предоставления государственной услуги;

-  жалоб на действия (бездействия) государственных служащих архивного отдела;

- жалоб на некорректное, невнимательное отношение гражданских служащих архивного отдела

42. Основными требованиями к качеству рассмотрения поступивших в архивный отдел документов являются:

- достоверность представляемой заявителям информации о ходе рассмотрения  документов;

- полнота информирования заявителей о ходе предоставления государственной услуги;

- наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность принимаемого решения в отношении поступивших на рассмотрение документов заявителя.

43.Максимальное количество взаимодействия заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги – не более двух, продолжительность взаимодействия – не более 30 минут.

44. Получение государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

45. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте архивного отдела и на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

46. Обеспечение возможности для заявителей в целях получения государственной услуги предоставлять документы в электронном виде с использованием официального сайта архивного отдела и Единого портала государственных и муниципальных услуг.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,  требования к порядку  их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур

в электронной форме

47. Организация предоставления государственной услуги предполагает осуществление следующих административных процедур:

- прием и регистрация документов, поступивших от организаций, государственных архивов, архивных отделов администраций муниципальных районов области и передача их на исполнение;

- подготовка заключения на представленные документы к согласованию (утверждению), рассмотрение заключения на заседании ЭПМК, согласование (утверждение).

  Прием и регистрация документов, поступивших от организации, и передача их на исполнение

  Блок-схема административной процедуры представлена в Приложении 1.

  48. Документы, указанные в пункте 24 , могут быть доставлены в архивный отдел  посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи.

49. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, государственных архивов, архивных отделов администраций муниципальных районов области на рассмотрение ЭПМК, осуществляет секретарь ЭПМК.

Максимальный срок исполнения административного действия – в течение одного рабочего дня со дня поступления документов на рассмотрение.

Фиксация результата выполнения административного действия  производится путем внесения  записи о поступивших на рассмотрение документах в соответствующий журнал.

50. Секретарь ЭПМК, ответственный за регистрацию документов, не позднее рабочего дня, следующего за регистрацией, определяет члена ЭПМК, ответственного за подготовку заключения на представленный документ и направляет ему зарегистрированный комплект документов на исполнение.

     Максимальный срок исполнения административного действия – в течение одного рабочего дня со дня поступления документов на рассмотрение.

Фиксация результата выполнения административного действия  производится путем внесения   соответствующей отметки в журнале регистрации о члене комиссии – эксперте, ответственном за рассмотрение поступивших документов.

51. Ответственный исполнитель (член ЭПМК) проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов в соответствии с   п. 29.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 5  рабочих дней со дня передачи  документов ответственному исполнителю.

52. Если поступившие документы надлежаще оформлены и представлены в полной комплектности, член ЭПМК готовит документы к согласованию (утверждению)  в соответствии с административной процедурой "Подготовка заключения на представленные документы к согласованию (утверждению), рассмотрение заключения на заседании ЭПМК, согласование (утверждение)".

53. При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления член ЭПМК информирует об этом исполнителя организации, государственного архива, архивного отдела администрации муниципального района области  по телефону.

54. В случае, если по истечении 30 дней организация, государственный архив, архивный отдел администрации муниципального района области  не представят в адрес архивного отдела необходимые документы, то осуществляются следующие административные действия:

54.1.  Член ЭПМК готовит письменное уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги и направляет его председателю ЭПМК.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 3  рабочих дней со дня передачи  документов ответственному исполнителю.

Фиксация результата выполнения административного действия  производится  посредством принятия решения о предоставлении (отказе в предоставлении) государственной услуги в форме подготовки уведомления.

54.2. Председатель ЭПМК визирует документы и направляет их секретарю ЭПМК.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 2  рабочих дней со дня получения уведомления.

Фиксация результата выполнения административного действия  производится путем  проставления визы на уведомлении.

54.3. Секретарь ЭПМК  направляет его получателю государственной услуги по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 3 рабочих дней со дня проставления визы на уведомлении.

Фиксация результата выполнения административного действия  производится путем проставления отметки о направлении уведомления в  соответствующем журнале.

55. В случае, если в течение 30 дней получатель государственной услуги представил комплект документов, то повторно выполняется данная административная процедура.

Подготовка заключения на представленные документы  к согласованию (утверждению), рассмотрение заключения на заседании ЭПМК, согласование (утверждение)

      Блок-схема административной процедуры представлена в Приложении 2.

56.  Член ЭПМК проверяет соответствие представленных документов по делопроизводству и архивному делу на согласование на соответствие основаниям для отказа в согласовании (утверждении) документов, указанным в  пункте 30.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 10  рабочих дней со дня получения документов на рассмотрение.

57. Если представленные документы соответствует требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 30 настоящего Регламента, член ЭПМК готовит  заключение на рассматриваемый документ и представляет документ с заключением секретарю ЭПМК.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 15  рабочих дней со дня получения документов на рассмотрение.

Фиксация результата выполнения административного действия  производится путем проставления отметки о направлении уведомления в  соответствующем журнале.

      58. Заседания ЭПМК проводятся не реже 1 раза в месяц.

      59. Заключения на представленные документы представляются экспертами секретарю ЭПМК в 2-х экземплярах.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 8  рабочих дней  до дня заседания комиссии.

Фиксация результата выполнения административного действия  производится путем проставления  соответствующей отметки  о получении  заключения в  соответствующем журнале.

60. Председатель ЭПМК принимает решение о внеплановом рассмотрении вопроса на заседании ЭПМК.

     61. При необходимости, члены ЭПМК, совместно с представителями организаций, готовят проекты совместных решений ЭПМК и ЭК.

62. Повестка дня очередного заседания ЭПМК составляется секретарем ЭПМК. Повестка дня и материалы передаются председателю ЭПМК, членам ЭПМК, консультантам не позднее, чем за 4 дня до заседания.

63. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем комиссии. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем.

64. Секретарь ЭПМК готовит  решения в виде выписок из протокола и передает их на подпись председателю ЭПМК.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 1 рабочего дня, следующего после дня заседания комиссии.

Фиксация результата выполнения административного действия  производится посредством подготовки выписок из протокола.

  65. Председатель ЭПМК подписывает выписки из протокола, согласовывает (утверждает) представленные документы и передает документы секретарю ЭПМК для подготовки их к отправке получателю государственной услуги, представившему документы.

     Согласование (утверждение) оформляется в соответствии с пунктом 21.1.

66. Ответственный исполнитель в течение 5-ти рабочих дней после согласования вносит сведения о согласовании (утверждении) документов по архивному делу в учетную базу данных подразделения ОГКУ «ГАМО».

67. Секретарь ЭПМК направляет согласованный (утвержденный) документ в адрес получателя государственной услуги с сопроводительным письмом, подписанным начальником архивного отдела.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 1 рабочего дня, следующего после согласования (утверждения) документов председателем комиссии.

68. При выявлении в ходе проверки несоответствия представленного документа требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 30 настоящего Регламента, член ЭПМК уведомляет по телефону об имеющихся замечаниях исполнителя организации, в случае необходимости согласовывает дату и время проведения консультаций для обсуждения и устранения имеющихся несоответствий.

69. В случае, если в течение 30 дней получатель государственной услуги представил доработанный проект документа по архивному делу, то повторно выполняется данная административная процедура.

70. В ином случае осуществляются следующие административные действия:

      70.1. Член ЭПМК  в течение 3-х рабочих дней докладывает председателю ЭПМК результаты рассмотрения представленного документа, готовит письменное заключение с обоснованием отказа в согласовании (утверждении) документа, в котором даются ссылки на нормативные правовые акты (пункты, статьи), указываются причины, послужившие основанием для принятия такого решения. Заключение оформляется на специальном бланке архивного отдела и направляет председателю ЭПМК.

   70.2. Председатель ЭПМК в течение 2-х рабочих дней визирует документы и направляет их секретарю ЭПМК.

70.3. Секретарь ЭПМК не позднее рабочего дня, следующего за поступлением документов, направляет документы получателю государственной услуги по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений

71. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

72. Текущий  контроль  за предоставлением  государственной услуги осуществляется в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения документов, анализа их содержания,  а также хода и результатов их рассмотрения.

73. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения  специалистами положений настоящего административного регламента  и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

74. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами осуществляется должностным лицом архивного отдела, ответственным за организацию работы по ее предоставлению.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

   75. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению  организации.

    76. Плановые проверки проводятся на основании приказов начальника архивного отдела.

    Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, установленные формы отчетности по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу.

   77. Решение о проведении внеплановой проверки полноты и качества предоставляемой услуги принимается начальником архивного отдела в следующих случаях:

  - в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги;

- обращений заявителей с жалобами на нарушения их законных прав и интересов действиями (бездействием) государственных служащих архивного отдела, отвечающих за предоставление государственной услуги.

  78. Результаты проверки полноты и качества предоставления государственной услуги оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

79. При выявлении в ходе текущего контроля нарушений регламента или требований иных нормативных  правовых актов Российской Федерации в архивном отделе принимаются меры по устранению таких нарушений.

Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

80. Государственные служащие архивного отдела, осуществляющие полномочия по предоставление государственной услуги, несут ответственность за действие (бездействие) и принимаемые (осуществляемые) решения в ходе предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации и их должностными регламентами.

Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

.

81. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в архивный отдел, а также путем обжалования действий (бездействия) и решений, принимаемых в ходе исполнения административного регламента, в  вышестоящий орган государственной власти - администрацию Магаданской области.

Организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте архивного отдела и через Справочно-информационный Портал  государственных  и муниципальных услуг (функций) Магаданской области.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела, предоставляющего государственную услугу

Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

82. Организации имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых должностными лицами архивного отдела  в ходе предоставления государственной услуги. 

Обжалование решений и действий (бездействия), осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственных услуг,  не заменяет собой обжалование указанных действий (бездействия) и решений в судебном порядке и не предшествует ему и может применяться наравне с ним по усмотрению заявителя.

  Предмет досудебного (внесудебного)  обжалования

83. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) архивного отдела должностного лица архивного отдела, принятое или осуществленное им в ходе предоставления государственной услуги.

(в ред. Приказа от 30.07.2012 №30)

84. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2)  нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствие с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами  субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

(пп. 5 в ред. Приказа от 30.07.2012 №30)

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области;

7) отказ архивного отдела, должностного лица либо государственных служащих архивного отдела, предоставляющих государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток  и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги  документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

85. Поступление жалобы на решения и действия (бездействия) архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц архивного отдела, является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.

Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы

86.  Жалоба  подается в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа в архивный отдел администрации Магаданской области. 

87. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта архивного отдела, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

88. Жалоба, подающаяся заявителем в порядке досудебного (внесудебного) обжалования, государственной пошлиной не облагается и рассматривается бесплатно.

89. В соответствии с Регламентом внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области личный прием граждан осуществляется начальником или заместителем начальника архивного отдела. Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан на информационных стендах, интернет-сайте архивного отдела www.magadanarchive.ru.

В случае, если во время приема заявителя решение вопросов по жалобе невозможно, принимается письменное обращение.

90. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее -  при наличии),  сведения о месте нахождения заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела,  должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего или специалиста. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

91. Прием и регистрация жалоб осуществляется государственным служащим архивного отдела в соответствии с должностным регламентом и соответствующим приказом архивного отдела о возложении обязанности по регистрации обращений граждан.

92. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

93. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействия) должностных лиц архивного отдела, осуществляющих полномочия по предоставлению государственной услуги:

-   начальнику архивного отдела администрации Магаданской области;

- заместителю губернатора Магаданской области, курирующему деятельность архивного отдела;

-   губернатору Магаданской области.

Сроки рассмотрения жалобы

94. После регистрации жалоба подлежит рассмотрению начальником архивного отдела в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, предоставляющего государственную услугу в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

95. Заявитель вправе в подтверждение своих доводов приложить к жалобе документы либо их копии, а также получить в архивном отделе информацию и документы для обоснования и рассмотрения жалобы.

Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения

96.  Основания для отказа в рассмотрении жалобы отсутствуют.

97. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

Результат досудебного (внесудебного)  обжалования

98. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

99. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 98 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе, и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

100. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 93 настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

                                                                         Приложение № 1

1. Блок-схема

административной процедуры «Прием и регистрация документов, поступивших от организаций и передача их на исполнение»

                                        

                                         

             

                      

                      

    Приложение № 2

2.Блок-схема

административной процедуры «Подготовка заключения на представленные к согласованию (утверждению) документы, рассмотрение заключения на заседании ЭПМК, согласование (утверждение)»

                                                                                                                                                                         1