Об утверждении Руководства по соблюдению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований, установленных законодательством об архивном деле



ГУБЕРНАТОР КАМЧАТСКОГО КРАЯ

Утратил силу приказом управления делами Правительства Саратовской области от 03.09.2020 № 326

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

ПРАВИТЕЛЬСТВА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 26 декабря 2019 года № 604

Об утверждении Руководства

по соблюдению юридическими лицами

и индивидуальными предпринимателями

обязательных требований, установленных

законодательством об архивном деле

(в редакции приказа управления делами Правительства Саратовской области от 11.03.2020 № 85)

В соответствии с пунктом 2 части 2 статьи 8.2 Федерального закона от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» приказываю:

1. Утвердить Руководство по соблюдению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований, установленных законодательством об архивном деле, согласно приложению.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя управляющего делами Правительства Саратовской области Брызгалина Ю. В.

Управляющий делами

П. Г. Точилкин

                            Приложение

к приказу управления делами

Правительства Саратовской области

от 26.12.2019 года № 604

Руководство по соблюдению юридическими лицами

и индивидуальными предпринимателями обязательных требований, установленных законодательством об архивном деле

Руководство по соблюдению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований, установленных законодательством об архивном деле (далее – Руководство), предназначено для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – архивные документы) на территории Саратовской области.

Обязательные требования к обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию архивных документов установлены следующими нормативными правовыми актами:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526;

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19;

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236 (далее – Перечень документов);

(пункт 4 изложен в редакции приказа управления делами Правительства Саратовской области от 11.03.2020 № 85)

5. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11 марта 1997 года № 11.

6. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 1 сентября 2017 года № 143.

Основные требования для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (организаций – источников комплектования государственных архивов Саратовской области) по соблюдению законодательства об архивном деле:

1. Основные требования по обеспечению сохранности архивных документов юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями:

1.1. Наличие помещений для хранения документов, отвечающих следующим требованиям:

не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях;

архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

архивохранилище должно быть отделено от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов;

в архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

архивохранилище (за исключением архивохранилища, располагающегося на охраняемой территории) оборудуется дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности, окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками;

1.2. Соблюдение нормативных условий хранения архивных документов:

оснащение архивохранилищ в достаточном количестве специальным оборудованием для хранения документов (стеллажи, металлические шкафы, архивные короба);

оборудование помещений архива средствами пожаротушения;

соблюдение охранного режима, обеспечивающего контроль доступа в архивохранилище и помещения архива;

соблюдение температурно-влажностного режима:

обеспечение оптимальных температурно-влажностных параметров, учет показаний приборов контроля температуры и влажности (для хранения архивных документов на бумажном носителе – температура 17-19 °C, относительная влажность 50-55 %);

соблюдение светового режима: наличие затемнения на окнах; наличие плафонов на лампах накаливания;

соблюдение санитарно-гигиенического режима, обеспечивающего  условия исключающие возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли;

1.3. Обеспечение сохранности архивных документов в течение установленных Перечнем документов сроков хранения, исключающее преждевременное уничтожение документов с временными сроками хранения;

2. Основные требования по обеспечению учета архивных документов:

2.1. Своевременное проведение упорядочения архивных документов (составление описей);

2.2. Ведение основных учетных документов (лист(ы) фонда(ов); реестр описей, в случае наличия нескольких описей); книга учета поступления и выбытия архивных документов);

3. Основные требования по комплектованию архивными документами:

3.1. Своевременная передача архивных документов из структурных подразделений в архив;

3.2. Проведение экспертизы ценности в соответствии с установленными сроками временного хранения;

4. Основные требования, связанные с использованием архивных документов:

4.1. Архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в организацию.

Основные требования для муниципальных архивов (муниципальных учреждений)  по соблюдению законодательства об архивном деле:

1. Основные требования к организационно-правовым основам работы муниципальных архивов:

а) наличие структурного подразделения в составе администрации района, на которое возложены функции по хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов или образование муниципального учреждения, являющегося юридическим лицом и исполняющим функцию муниципального архива;

б) разработка организационно-правовых документов, определяющих деятельность муниципальных архивов (положение о структурном подразделении, устав муниципального учреждения), должностных инструкций. Должны быть отражены все направления деятельности муниципальных архивов, в должностных инструкциях - рационально распределены обязанности. Прейскуранты на платные услуги в муниципальных архивах должны соответствовать положениям законодательства об архивном деле (в части обязательного исполнения социально-правовых запросов на бесплатной основе).

2. Основные требования по обеспечению сохранности архивных документов:

2.1. Соблюдение требований к зданиям и помещениям:

размещение помещений архива в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых) от опасных в пожарном отношении объектов и промышленных объектов, загрязняющих воздух;

наличие достаточных площадей архивохранилищ для обеспечения ежегодного комплектования архива архивными документами;

изолирование помещений архивохранилищ от других помещений архива;

исключение газового и  печного отопления;

архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

2.2. Соблюдение противопожарного режима:

своевременная обработка огнезащитным составом деревянных стеллажей;

оборудование помещений архивохранилищ пожарной сигнализацией;

наличие сотрудников, ответственных за пожарную безопасность;

2.3. Соблюдение охранного режима:

разработка инструкции об охранном режиме;

оборудование помещений архивохранилищ охранной сигнализацией;

учет ключей от служебных помещений архива в специальном журнале;

определение порядка опечатывания помещений архивохранилищ и порядка доступа сотрудников в архивохранилища;

наличие дверей с повышенной технической укрепленностью;

наличие распашных решеток на окнах первых этажей при необходимости;

2.4. Соблюдение температурно-влажностного режима:

обеспечение оптимальных температурно-влажностных параметров, учет показаний приборов контроля температуры и влажности (для хранения архивных документов на бумажном носителе – температура 17-19 °C, относительная влажность 50-55 %).

2.5. Соблюдение светового режима:

наличие затемнения на окнах;

наличие плафонов на лампах накаливания;

2.6. Соблюдение требований, связанных с оборудованием помещений средствами хранения, размещением документов, порядком нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок, топографированием, оформлением ярлыков:

наличие достаточного количества стеллажей с учетом перспективы комплектования;

все дела должны быть увязаны в связки или первичные средства хранения (короба), короба и связки должны иметь ярлыки с полным архивным шифром;

наличие нумерации на всех стеллажах, шкафах и полках;

наличие пофондовых и постеллажных топографических указателей;

2.7. Соблюдение требований, связанных с проверкой наличия и состояния архивных документов:

своевременное проведение плановой (1 раз в 10 лет) и внеочередной (в случае смены заведующих или в результате обстоятельств, при которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы);

              своевременное подведение итогов проверки наличия и состояния архивных документов и оформление ее результатов  (акты проверки наличия, о технических ошибках, об обнаружении, о неисправимом повреждении и прочее);

предоставление итогов на рассмотрение комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел в государственных и муниципальных архивах Саратовской области управления делами Правительства Саратовской области;

организация розыска архивных документов (в случае необходимости);

выявление и учет физического (технического) состояния архивных документов в книге или картотеке физического состояния архивных документов;

2.8. Соблюдение требований при выдаче архивных документов:

ведение книг выдачи сотрудникам и пользователям, а также  во временное пользование дел и описей раздельно по архивохранилищам постоянного хранения и по личному составу;

оформление требований на выдачу дел из архивохранилищ;

заполнение карт заместителей и листов использования дел;

контроль за выдачей дел и описей (периодическая выверка журналов выдачи дел из архивохранилищ и во временное пользование организациям);

3. Основные требования по обеспечению учета документов:

ведение основных учетных документов раздельно по архивохранилищам постоянного хранения и по личному составу (книга учета поступления документов; список фондов; листы фондов; описи дел, документов; реестр описей дел, документов; дела фондов);

своевременное внесение изменений в учетные документы (по итогам проверки наличия и состояния архивных документов, по результатам приема, по результатам выбытия);

наличие порядка и схемы учета архивных документов.

4. Основные требования по комплектованию архивными документами:

ведение списка организаций–источников комплектования муниципального архива с учетом включения в него учреждений, в которых формируются документы постоянного хранения, имеющие научное, историческое и культурное значение;

согласование списка организаций – источников комплектования муниципальных архивов с экспертно-проверочной комиссией управления делами Правительства Саратовской области;

взаимодействие с организациями – источниками комплектования муниципальных архивов в целях ведения учета архивных документов, находящихся на стадии ведомственного хранения;

организация своевременного приема дел на постоянное хранение в муниципальный архив;

проведение ежегодной паспортизации ведомственных архивов, ведение сводной ведомости учета архивных документов в организациях-источниках комплектования муниципальных архивов,  заполнение сведений о состоянии хранения архивных документов в организациях-источниках комплектования муниципальных архивов;

проведение семинаров с организациями-источниками комплектования муниципальных архивов и их документирование (наличие программы семинаров, текстов лекций);

ведение наблюдательных дел организаций – источников комплектования муниципальных архивов (наличие в наблюдательном деле документов, характеризующих правовой статус и деятельность архива: положение об экспертной комиссии и архиве, приказ о назначении ответственного за архив, номенклатура дел, описи, акты проверки наличия, обнаружения и необнаружения дел и прочее);

5. Основные требования, связанные с использованием архивных документов:

5.1. Соблюдение требований при организации исполнения запросов:

прием запросов;

регистрация запросов независимо от способа получения;

организация раздельной регистрации социально-правовых и тематических запросов;

наличие оснований (фонд, опись, дело, лист) и адресатов в архивных справках;

наличие вторых экземпляров предоставленных архивных справок, наличие сопроводительных писем к представленным архивным выпискам и копиям;

5.2. Соблюдение требований при предоставлении архивной информации пользователям читального зала:

регистрация пользователей читального зала и учет посещений читального зала (ведение журнала учета);

ведение личных дел пользователей (наличие заявления или письма от организации о допуске для работы в читальном зале, анкета пользователя, требование на выдачу дел из архивохранилищ);

5.3. Соблюдение требований при использовании архивных документов:

составление тематико-экспозиционных планов при подготовке архивных документов;

формирование документов по проведению информационных мероприятий: экскурсий по архиву, уроков, лекций (тексты выступлений, перечень использованных дел, тематическая подборка документов).

Отсутствие необходимых организационных действий по организации хранения архивных документов в соответствии с указанными обязательными требованиями ведет к нарушениям законодательства в сфере архивного дела и ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации.

В целях соблюдения обязательных требований, предусмотренных Руководством, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям необходимо: планировать финансовые затраты на материально-техническое содержание архива; обеспечивать повышение профессиональных навыков сотрудников архива; осуществлять взаимодействие с архивной службой Саратовской области.

Контроль за соблюдением основных нормативных требований в сфере законодательства об архивном деле осуществляет управление делами Правительства Саратовской области, реализуя государственную функцию по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Саратовской области, путем проведения плановых и внеплановых проверок (далее – Проверки).

По выявленным в результате Проверок нарушениям управление делами Правительства Саратовской области принимает следующие меры реагирования:

1. Фиксирование выявленных нарушений (составление акта проверки);

2. Установление состава мероприятий, направленных на устранение выявленных нарушений, и сроков выполнения (составление предписания);

3. Составление протоколов об административном правонарушении (статья 13.20, часть 2 статьи 13.25, часть 1 статьи 19.4, часть 1 статьи 19.4.1, часть 1 статьи 19.5, статьи 19.6, 19.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях), при наличии состава административного правонарушения.