Об утверждении Административного регламента исполнения Архивным управлением Томской области государственной функции «Осуществление контроля за исполнением органами местного самоуправления отдельных...



АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ № 33 от 27.05.2011 г.

Об утверждении Административного регламента исполнения Архивным управлением Томской области государственной функции «Осуществление контроля за исполнением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела»

Приказ признан утратившим силу в соответствии с приказом Департамента по культуре и туризму Томской области от 18.02.2014 г. № 034/01-09

В целях реализации Федерального закона Российской Федерации от 27 июня 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставлении государственных и муниципальных услуг», на основании согласования Департамента экономики Администрации Томской области от 29.03.2011 г.

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить Административный регламент исполнения Архивным управлением Томской области государственной функции «Осуществление контроля за исполнением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела».

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя начальника Архивного управления Томской области А.В.Сидоркина.

Начальник Управления

О.В.Зоркова

УТВЕРЖДЕН

Приказом Архивного управления

Томской области

от 27.05.2011 № 33

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения Архивным управлением Томской области государственной функции «Осуществление контроля за исполнением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела»

I Общие положения

1. Административный регламент исполнения Архивным управлением Томской области (далее - Архивное управление) государственной функции «Осуществление контроля за исполнением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела» (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области, а также за использованием предоставленных на эти цели финансовых средств, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного управления, а также порядок взаимодействия Архивного управления с органами местного самоуправления Томской области при исполнении данной государственной функции.

2. Порядок исполнения государственной функции разработан на основании Постановления Губернатора Томской области от 24.12.2007 № 165 «Об утверждении Положения об Архивном управлении Томской области».

Требования к порядку информирования о порядке исполнения государственной функции

3. Информация по процедурам исполнения государственной функции размещается непосредственно в помещении Архивного управления на информационном стенде, на электронном терминале, доводится во время личного приема, передается по телефону, обычной и электронной почте, а также размещается на официальных сайтах Администрации Томской области (www.tomsk.gov.ru) и Архивного управления Томской области (www.archupr.tomsk.gov.ru).

4. Местонахождение и почтовый адрес Архивного управления: 634009, г. Томск, ул. К. Маркса, 26.

5. На официальном сайте Архивного управления размещается следующая информация:

местонахождение Архивного управления;

график личного приема, включая личный прием заинтересованных лиц начальником и заместителем Архивного управления;

номера телефонов и адреса электронной почты государственных гражданских служащих Архивного управления, принимающих участие в исполнении государственной функции;

настоящий Административный регламент.

6. Вход в Архивное управление оформляется информационной табличкой, содержащей официальное наименование и режим работы Архивного управления.

7. Помещение для ожидания и личного приема оборудуются стульями, столами для оформления обращений, канцелярскими принадлежностями.

8. Рабочее место государственных гражданских служащих Архивного управления, осуществляющих личный прием, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к печатающим устройствам.

9. Настоящий Административный регламент подлежит опубликованию в соответствии с законодательством Российской Федерации и Томской области о доступе к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также в сети Интернет.

II. Стандарт исполнения государственной функции

Наименование государственной функции

10. Государственная функция - «Осуществление контроля за исполнением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела» (далее – государственная функция).

Наименование органа, исполняющего государственную функцию

11. Архивное управление исполняет государственную функцию.

12. Непосредственное исполнение государственной функции осуществляют государственные гражданские служащие Архивного управления: специалисты, курирующие муниципальный архив (архивный отдел) в соответствии с распоряжением Архивного управления о разграничении обязанностей (далее - кураторы) и главный специалист-экономист Архивного управления (далее - экономист).

Результат исполнения государственной функции

13. Результаты исполнения государственной функции:

1) при проведении выездных плановых и внеплановых проверок:

а) составление справки;

б) в случае выявления нарушений требований законодательства по вопросам осуществления органами местного самоуправления или должностными лицами отдельных государственных полномочий составление справки и предписания по устранению указанных нарушений, обязательных для исполнения органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления (форма предписания приведена в Приложении 1 к настоящему Административному регламенту);

2) при проведении анализа и проверки отчетной документации по осуществлению государственных полномочий в сфере архивного дела, предоставляемой органами местного самоуправления за каждый квартал – направление информационного письма о выполнении отдельных государственных полномочий органами местного самоуправления.

Нормативно-правовое регулирование исполнения государственной функции

14. Исполнение государственной функции регулируется:

1) Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

2) Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2003, № 40, ст. 3822);

3) Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 25.10.2004, № 43, ст. 4169);

4) Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007);

5) Законом Томской области от 11.11.2005 № 204-ОЗ «Об архивном деле в Томской области» («Официальные ведомости Государственной Думы Томской области» (сборник нормативных правовых актов), 23.11.2005, № 47 (108);

6) Законом Томской области от 10.11.2006 № 261-ОЗ (ред. от 04.03.2010) «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области» («Собрание законодательства Томской области», 29.11.2006, № 11(16);

7) Постановлением Администрации Томской области от 31.03.2009 № 53а «Об утверждении Положения о порядке расходования местными бюджетами субвенций из областного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области» («Собрание законодательства Томской области», 15.04.2009, N 4/1(45);

8) Постановлением Губернатора Томской области от 24.12.2007 № 165 «Об утверждении Положения об Архивном управлении Томской области» («Собрание законодательства Томской области», 31.12.2007, № 12 (29).

Условия о платности исполнения государственной функции

15. Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.

III. Состав, последовательность и сроки исполнения административных процедур

1. Последовательность административных процедур по проведению проверок

16. Административные процедуры, составляющие порядок осуществления Архивным управлением  государственной функции путем проведения проверок (согласно Приложению № 2 к настоящему Административному регламенту):

1) включение в годовой план проведения мероприятий по контролю за исполнением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области, а также за использованием предоставленных на эти цели средств;

2) направление письменного уведомления в орган местного самоуправления о проведении проверки;

3) проведение проверки и составление справки, в случае выявления нарушений требований законодательства составление предписания;

4) направление экземпляра справки, предписания в орган местного самоуправления;

5) осуществление контроля за исправлением выявленных нарушений.

Включение в ежегодный план работы Архивного управления мероприятий по исполнению государственной функции

17. Основанием для начала выполнения государственной функции является утверждение начальником Архивного управления ежегодного плана проведения мероприятий по контролю за исполнением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области, а также за использованием предоставленных на эти цели средств (далее – план проведения мероприятий).

18. В ежегодном плане проведения мероприятий указываются следующие сведения:

1) наименования проверяемого органа местного самоуправления;

2) сроки проведения плановой проверки.

19. Предложения по включению в ежегодный план проведения мероприятий конкретных органов местного самоуправления вносят кураторы.

20. Плановые проверки проводятся один раз в 3 года.

21. Внеплановые проверки проводятся в целях проверки выполнения указаний по исправлению выявленных нарушений, выданных по результатам проведения плановой проверки. Результаты исполнения указаний по исправлению выявленных нарушений отражаются органами местного самоуправления в годовом отчёте.

22. Утвержденный ежегодный план проведения мероприятий Архивного управления доводится до сведения посредством его размещения на официальном сайте Архивного управления в сети Интернет.

Проведение проверки и составление справки

23. Плановая и внеплановая проверки проводятся в форме выездных проверок.

24. По прибытии в орган местного самоуправления лица, ответственные за проведение проверки, проводят организационное совещание со специалистами органа местного самоуправления.

25. В рамках проведения проверки проверяется состояние дел по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области, а так же эффективность использования предоставленных на эти цели финансовых средств.

26. При проведении проверки лица, ответственные за проведение проверки, имеют право затребовать документы, относящиеся к предмету проверки и содержащие сведения, необходимые для принятия решений о соответствии (несоответствии) организации и состояния хранения, комплектования, учета и использования документов, относящихся к собственности Томской области, нормативным правовым актам в области архивного дела:

1) организационно-распорядительные документы;

2) отчетные документы;

3) информационно-справочные документы;

4) основные и вспомогательные учетные документы;

5) документы о работе и состоянии архивов организаций - наблюдательные дела организаций;

6) справочно-поисковые средства;

7) документы по рассмотрению запросов.

27. По итогам работы оформляется справка, которую подписывают лица, проводившие проверку.

В справке указываются:

1) цели проведения проверки;

2) сроки проведения проверки;

3) фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего проверку;

4) наименование муниципального образования, в котором проводится проверка;

5) предмет проверки;

6) итоги проверки.

28. В случае выявления нарушений требований законодательства по вопросам осуществления органами местного самоуправления или должностными лицами отдельных государственных полномочий составляется предписание по устранению указанных нарушений, являющееся обязательным для исполнения органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления.

28. По окончании проверки справка, предписание предоставляется начальнику Архивного управления.

29. Экземпляр справки, предписания направляется главе соответствующего муниципального образования не позднее 10 дней с момента окончания проверки.

Осуществление контроля за исполнением предписания

30. Контроль за исполнением предписания осуществляется лицами, проводившими проверку при предоставлении органом местного самоуправления годовых отчётов, в соответствии с направлением деятельности.

31. В случае невозможности проверить исполнение предписания на основании годового отчёта, проводится внеплановая проверка.

2. Последовательность действий при проведении анализа и проверки отчетной документации

32. Проведение анализа и проверки отчетной документации органов местного самоуправления:

1) поступление в Архивное управление ежеквартальных отчетов о результатах выполнения государственных полномочий в сфере архивного дела;

2) проведение анализа, составление сводных ответов на основании предоставляемой информации;

3) направление информационного письма о выполнении отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела органам местного самоуправления.

Поступление в Архивное управление отчетов о результатах выполнения государственных полномочий в сфере архивного дела

33. Ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за квартальным, каждый муниципальный архив (архивный отдел) предоставляет отчет  о своей работе с архивными документами, относящимися к собственности Томской области, в Архивное управление (согласно Приложению № 3 к Административному регламенту), отчет об использовании финансовых средств, полученных из областного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области (согласно Приложению № 4 к Административному регламенту).

К отчету ответственное за его предоставление лицо прилагает информацию, в которой разъясняет все данные, занесенные в таблицы отчетов.

Проведение анализа, составление сводных отчетов на основании предоставленной информации

34. Ответственным лицом за анализ и составление отчетов о работе с архивными документами областной собственности, предоставляемых муниципальным архивом (архивным отделом), является куратор Архивного управления.

Сводная отчетность направляется начальнику Архивного управления в семидневный срок после получения всех отчетов муниципальных архивов.

35. Ответственным лицом за анализ и проверку отчетов об использовании финансовых средств, полученных из областного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области, является экономист Архивного управления.

Экономист составляет на основании поступившей информации сводный отчет об использовании финансовых средств муниципальными образованиями и передает его начальнику Архивного управления в течение 7 дней.

Сводный отчет предоставляется также в Департамент финансов Томской области. Срок предоставления отчетности устанавливает Департамент финансов Томской области.

Направление информационного письма о выполнении отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела органам местного самоуправления

36. На основании сводной отчетности о работе муниципальных архивов Томской области с архивными документами областной собственности и отчетности об использовании финансовых средств, полученных из областного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, составляются кураторами и экономистом направляются в соответствующие муниципальные органы информационные письма о выполнении отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела. Информационные письма содержат в себе указания на те нарушения, которые нужно устранить органу местного самоуправления, рекомендации, которые подлежат обязательному выполнению органами местного самоуправления.

37. Лица, ответственные за составление и направление информационных писем органам местного самоуправления: кураторы и экономист.

38. Ответственного за выполнение информационного письма назначает глава муниципального образования.

IV. Формы контроля за исполнением государственной функции

39. Текущий оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений исполнителем осуществляет начальник Архивного управления.

40. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение служебных проверок, выявление и установление нарушений прав органов местного самоуправления, принятие решений об устранении соответствующих нарушений. Для проведения проверки предоставления государственной функции распоряжением Архивного управления формируется комиссия, в состав которой включаются государственные служащие Архивного управления.

Результаты служебной проверки оформляются в виде заключения, в которой отмечаются выявленные недостатки, нарушения и указываются предложения по их устранению. Заключение подписывается всеми членами комиссии.

V. Порядок внесудебного обжалования действий (бездействия) должностных лиц Архивного управления, а также принимаемых ими решений при исполнении государственной функции

41. Обжалование действий (бездействия) и решений кураторов, экономиста осуществляются путем обращения к начальнику Архивного управления.

42. Обжалование действий (бездействия) и решений начальника Архивного управления осуществляется путем обращения в высший исполнительный орган государственной власти Томской области – Администрацию Томской области.

43. Требования к оформлению жалобы, порядок приема и регистрации, порядок и сроки рассмотрения, основания для отказа в рассмотрении жалобы устанавливаются Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», п. 13 Постановления Администрации Томской области от 28.01.2011 № 18а «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг», Приказом Архивного управления от 20.12.2010 № 93 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан в Архивном управлении Томской области и подведомственных ему учреждениях».

Приложение № 1

к Административному регламенту

«Осуществление контроля за исполнением

органами местного самоуправления

отдельных государственных полномочий»

АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРЕДПИСАНИЕ

Архивного управления Томской области № ___

______________________                                                                                   « ___ » ___________ 20__ г.

(место вынесения предписания)                                                                             (дата вынесения предписания)

__________________________________________________________________

(наименование муниципального образования)

____________________________________________________от «___» ____________ 20_  № _

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Ф.И.О. должностного лица, проводившего проверку)

В целях устранения выявленных в ходе проверки  нарушений ________________________________________________________________________________

(наименование муниципального образования)

необходимо выполнить следующие мероприятия:

№

п/п

Наименование мероприятия

Срок

исполнения

                                                                                                                Предписание вынес:

(дата)

(подпись)

(Ф.И.О. должностного лица, проводившего проверку)

Предписание для исполнения получил:

(дата)

(подпись)

(Ф.И.О. должностного лица, получившего предписание)

Приложение № 2

к Административному регламенту

«Осуществление контроля за исполнением

органами местного самоуправления

отдельных государственных полномочий»

БЛОК-СХЕМА

исполнения Архивным управлением Томской области государственной функции

Приложение № 3

к Административному регламенту

«Осуществление контроля за исполнением

органами местного самоуправления

отдельных государственных полномочий»

ОТЧЕТ

о работе муниципальных архивов (архивных отделов) Томской области

с архивными документами областной собственности

за ___ квартал ___ года

№ п/п

Название муниципального архива

(архивного отдела)

Правовой акт, принятый

органом местного

самоуправления по

исполнению

государственных

полномочий в сфере

архивного дела (вид, дата,

номер, наименование акта)

Количество дел

областной

собственности,

принятых в

муниципальный архив

(архивный отдел)

Количество дел областной

собственности, утвержденных

или согласованных

экспертно-проверочной

комиссией Архивного

управления Томской области

Количество закартонированных дел

Количество исполненных запросов

Количество согласо­ванных

номенкла­тур дел

постоянного хранения

поличному составу

постоянного хранения

поличному составу

постоянного хранения

поличному составу

темати­ческих

генеа­логи­ческих

соци-

ально-

право-

вых

Примечание: в случае осуществления иной работы с архивными документами, являющимися областной собственностью, указать их виды, например, оказание методической помощи организациям (название, виды помощи); обеспыливание, проверка наличия, переработка и усовершенствование описей, проведение выставок и др.

ФИО

Должность

Дата

Подпись

Приложение № 4

к Административному регламенту

«Осуществление контроля за исполнением

органами местного самоуправления

отдельных государственных полномочий»

ОТЧЕТ

об использовании финансовых средств, полученных из областного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий по хранению,

комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области (наименование муниципального образования)

за ___квартал ____ года

Наименование расходов

Годовые ассигнования

Финансирование за отчетный период

Исполнение за отчетный период

% использования денежных средств за отчетный период

Причины неиспользования денежных средств

1

2

4

5

6

7

211 Заработная плата

213 Начисления на оплату труда

223 Коммунальные расходы

225 Услуги по содержанию имущества

226 Прочие услуги

310 Увеличение стоимости основных средств

340 Увеличение стоимости материальных запасов

ИТОГО:

Глава муниципального образования              подпись              ФИО

Главный бухгалтер              подпись              ФИО

Должностное лицо, ответственное

за составление формы              подпись              ФИО

Дата