Об утверждении административного регламента по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Росси...



УТВЕРЖДЕН

1

Р О С С И Й С К А Я  Ф Е Д Е Р А Ц И Я

АДМИНИСТРАЦИЯ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ПРИКАЗ

От 28 апреля 2010 года №23

Об утверждении административного регламента по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»

{Утратил силу: Приказом от 17.05.2012 №16}

(Текст изменен)

{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}

{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 19.08.2011 №24}

В связи с изменением структуры архивного отдела администрации Магаданской области в соответствии с постановлением администрации Магаданской области от 24.09.2009 № 475-па «О создании областного государственного учреждения «Государственный архив Магаданской области», в целях приведения нормативных актов в соответствие с действующим законодательством п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент по исполнению архивным отделом государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» в новой редакции.

2. Направить приказ на государственную регистрацию в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.

3. Признать утратившим силу приказ архивного отдела администрации Магаданской области от 10.11.2008 № 34 «Об утверждении административного регламента по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».

4. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник отдела

О.Е.Кононова

УТВЕРЖДЕН

приказом архивного отдела

администрации Магаданской области

от  28.04.2010 № 23

Административный регламент

по исполнению архивным отделом администрации Магаданской области государственной функции

"Ведение государственного учета документов Архивного фонда

Российской Федерации и других архивных документов"

{Изменен: Приказом Архивного отдела администрации Магаданской области от 05.08.2010 №40}

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - государственная функция).

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

● Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993)(с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФЗК, от 30.12.2008 № 7-ФЗК) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст.445; 2009, № 1, ст.1; 2009, № 1, ст.2);

● Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

● Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007)(в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) (Российская газета, № 89, 20.05.2009));

● Положением об архивном отделе администрации Магаданской области (утверждено постановлением администрации Магаданской области от 30.12.2009 № 715-па);

● Приказом архивного отдела от 02.04.2010 № 20 "Об утверждении Регламента внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области";

● Приказом архивного отдела от 21.12.2009 № 39 «Об утверждении Положения о порядке досудебного обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

Орган по исполнению государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется архивным отделом администрации Магаданской области (далее – архивный отдел).

Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется:

уполномоченными должностными лицами архивного отдела в части, касающейся ведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе Магаданской области:

- находящихся на постоянном хранении в государственных архивах Магаданской области и архивных отделах администраций муниципальных районов, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

- находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов.

Государственными архивами Магаданской области, архивными отделами администраций муниципальных районов Магаданской области в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации:

- находящихся на постоянном хранении в государственных архивах Магаданской области и архивных отделах администраций муниципальных районов, музеях, библиотеках и организациях академии наук;

- находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов.

4. Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления соответствующими органами и организациями в архивный отдел,  формы Сводных учетных документов государственного учета и перечень реквизитов Сводной учетной базы данных устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти – Федеральным архивным агентством.

II. Порядок информирования об исполнении

государственной функции

5. Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. К. Маркса, д.60.

6. Электронный адрес архивного отдела: magadanarchive@mail.ru

7. Телефоны:

уполномоченное должностное лицо архивного отдела: 8 (4132) 65-40-93;

факс: 8 (4132) 65-13-99.

8. Официальный сайт архивного отдела: www.magadanarchive.ru

9. График работы архивного отдела:

понедельник - четверг 9.00 - 17.45

пятница 9.00 - 17.30

суббота - воскресенье - выходные дни.

10. Информация о месте нахождения государственных архивов Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области указана в приложении № 1.

11. Информация об исполняемой архивным отделом государственной функции предоставляется непосредственно в помещении архивного отдела, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте.

12. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте по адресам архивного отдела, интернет-сайта Архивного отдела;

посредством личного обращения к должностным лицам архивного отдела.

13. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

14. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы).

15. При информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

16. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

17. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

18. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

19. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение соответствующим должностным лицам архивного отдела;

анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета уполномоченными должностными лицами;

анализ учетных баз данных и пополнение Сводной учетной базы данных уполномоченными должностными лицами в архивном отделе.

Блок-схема последовательности действий по исполнению архивным отделом государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" приведена в Приложении № 2.

Прием и регистрация документов государственного учета

20. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

21. После регистрации документы государственного учета и учетные базы данных поступают на исполнение должностным лицам архивного отдела в соответствии с пунктом 3 настоящего Регламента.

Анализ документов государственного учета и составление

Сводных документов государственного учета в архивном отделе

22. Должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции, передает поступившие документы исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета, подготовку Сводных документов государственного учета (далее – заместитель начальника).

23. Заместитель начальника проверяет комплектность, правильность оформления документов государственного учета.

24. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета заместитель начальника информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

25. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный отдел исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от заместителя начальника с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес архивного отдела по почте.

26. Заместитель начальника проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

27. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета заместитель начальника действует в соответствии с пунктом 24 настоящего Регламента.

28. После проведенного анализа заместитель начальника составляет Сводные документы государственного учета.

29. Заместитель начальника архивного отдела представляет завизированные Сводные документы государственного учета начальнику архивного отдела для подписания и направления в установленном порядке в Федеральное архивное агентство.

Анализ показателей учетных баз данных и обновление

Сводной учетной базы данных в архивном отделе

30. Должностное лицо архивного отдела, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции передает поступившие учетные базы данных специалисту архивного отдела, ответственному за проведение анализа учетных баз данных, обновление Сводной учетной базы данных (далее - Ответственный исполнитель).

31. Ответственный исполнитель проверяет структуру, правильность заполнения учетных баз данных.

32. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.

33. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный отдел исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя.

34. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных с верной структурой и правильно заполненной.

35. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 32 настоящего Регламента.

36. После проведенного анализа учетной базы данных Ответственный исполнитель вносит ее информационный массив в Сводную учетную базу данных.

37. Сводная учетная база данных направляется в установленном порядке в Федеральное архивное агентство.

Порядок и формы контроля за совершением действий

и принятием решений

38. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определяются Регламентом архивного отдела администрации Магаданской области.

39. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют должностные лица архивного отдела.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых  и принимаемых в ходе исполнения Регламента

40. Заявитель вправе обжаловать действие (бездействие) должностных лиц архивного отдела в досудебном или судебном порядке.

41. Действия (бездействие) и решения, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе исполнения административного регламента государственными гражданскими служащими архивного отдела  могут быть обжалованы заявителями путем направления жалоб в адрес  архивного отдела администрации Магаданской области.

42. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично, в письменной форме или в форме электронного документа или направить письменное обращение, жалобу.

(п.42 в ред. Приказа от 19.08.2011 №24)

43. В соответствии с Регламентом внутренней организации архивного отдела администрации Магаданской области личный прием граждан осуществляется начальником или заместителем начальника архивного отдела. Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан на информационных стендах, интернет-сайте архивного отдела www.magadanarchive.ru.

В случае, если во время приема заявителя решение вопросов по жалобе невозможно, принимается письменное обращение.

44. Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

В жалобе могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты заявителя, иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

45. Письменная жалоба рассматривается начальником архивного отдела, в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 календарных дней с уведомлением об этом заявителя, направившего жалобу, в течение двух календарных дней с момента принятия решения.

46. Обращение, поступившее в архивный отдел в форме электронного документа, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои  фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Ответ на обращение, поступившее в архивный отдел или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении

(п.46 введен Приказом от 19.08.2011 №24)

47. Архивный отдел:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

2) по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

48. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

49. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

50. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

(абзац в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)

Абзац исключен. – Приказом от 05.08.2010 №40.

(пункт 49 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)

51. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, начальник архивного отдела вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.

52. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

(абзац в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)

Абзац исключен. – Приказом от 05.08.2010 №40.

(пункт 51 в редакции Приказа от 05.08.2010 №40)

53. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела  вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.

54. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Максимальный срок выполнения действия 15 календарных дней.

55. При рассмотрении обращения заявителя на обжалование действий  (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения административного регламента, с целью выявления и устранения нарушений прав заявителя, архивным отделом могут проводиться проверки.

Проверки осуществляются на основании приказов архивного отдела.

56. Для проведения проверки формируется комиссия, председателем которой является начальник архивного отдела, членам комиссии – специалисты архивного отдела, ответственные за  предоставление государственной услуги.

57. Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с   Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Магаданской области, иным нормативными правовым актами Магаданской области, приказами архивного отдела.

58. Результат рассмотрения жалобы направляется заявителю в виде письменного ответа на фирменном бланке письма архивного отдела за подписью руководителя.

59. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию Магаданской области по адресу: пл. Горького, 6, г. Магадан, 685000;

Дальневосточное Управление Росохранкультуры по адресу: ул. Ленина, 4, г. Хабаровск, 680000;

Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, 12, г. Москва, 103132.

60. Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

(нумерация п.47-60 в ред. Приказа от 19.08.2011 №24)

Приложение № 1

Сведения о месте нахождения государственных  архивов

Магаданской области и архивных отделов администраций муниципальных районов Магаданской области

Областное государственное учреждение «Государственный архив Магаданской области»: пр. К. Маркса, 60, г. Магадан, 685000, телефон: 8 (413-2) 62-29-14; факс 8 (413-2) 62-80-33;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район»: ул. Ленина, д.4, пос. Ола, Магаданская область, 685910, телефон: 8 (413-41)257-14;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Омсукчанский район»: ул. Ленина, 2, пос. Омсукчан, Магаданская область, 686412, телефон: 8 (413-46) 916-74;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Северо-Эвенский район»: ул. Мира, 1, пос. Эвенск, Магаданская область, 686430, телефон: 8 (413-48) 221-12;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Среднеканский район»: ул. Дзержинского, 1, пос. Сеймчан, Магаданская область, 686160, телефон: 8 (413-47) 947-59;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Сусуманский район»: ул. Первомайская, 1, г. Сусуман, Магаданская область, 686310, телефон: 8 (413-45) 223-23;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Тенькинский район»: ул. Горняцкая, 37, пос. Усть-Омчуг, Магаданская область, телефон: 8 (413-44) 227-21;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Хасынский район»: ул. Ленина, 76, пос. Палатка, Магаданская область, телефон: 8 (413-42) 936-95;

Архивный отдел администрации муниципального образования «Ягоднинский район»: ул. Школьная, 1, пос. Ягодное, Магаданская область, телефон:  8 (413-43) 221-80.

Приложение № 2

Блок-схема

последовательности действий по исполнению архивным отделом государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"