Об утверждении административных регламентов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственной функции и предоставлению государственной услуги



МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ

1

АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

28 мая 2010 № 36

Об утверждении административных регламентов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственной функции и предоставлению государственной услуги

(утратил силу:

приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 05.06.2013 № 23, НГР: RU07000201300348)

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным Постановлением Правительства Кабардино-балкарской республики от 21 сентября 2006 года № 265-ПП, приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Административные регламенты:

-по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и законодательством срок»;

-по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

2. Начальникам управлений и отделов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики обеспечить исполнение административных регламентов Архивной службы КБР.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника административного управления Батырову М.М..

И.о.Руководителя

Архивной службы КБР

Н.И.Зумакулова

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 28 мая 2010 года № 36

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ОБЕСПЕЧЕНИЕ СВОЕВРЕМЕННОГО И ПОЛНОГО РАССМОТРЕНИЯ ИХ ОБРАЩЕНИЙ, ПОДАННЫХ В УСТНОЙ ИЛИ ПИСЬМЕННОЙ ФОРМЕ, ПРИНЯТИЕ ПО НИМ РЕШЕНИЙ И НАПРАВЛЕНИЕ ОТВЕТОВ В УСТАНОВЛЕННЫЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ СРОК»

I. Общие положения

1. Административный регламент (далее - Регламент) Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) по исполнению государственной функции «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством срок» (далее - государственная функция) определяет сроки и последовательность исполнения административных процедур, связанных с реализацией гражданином Российской Федерации (далее - гражданин) закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан должностными лицами АС КБР.

Положения настоящего Регламента распространяются на все письменные и устные, индивидуальные и коллективные обращения граждан и не распространяются на взаимоотношения граждан и АС КБР в процессе реализации ею иных государственных функций.

Для целей настоящего Регламента используются следующие термины:

«обращение гражданина» - письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в приемную АС КБР;

«должностное лицо» - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в АС КБР.

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Конституцией Кабардино-Балкарской Республики;

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Указом Президента Кабардино-Балкарской Республики от 31 марта 2006 года N 39-УП «Об утверждении порядка организации работы с обращениями граждан»;

Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 8 октября 2007 года N 247-ПП «Об Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики».

3. Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими АС КБР.

Если предмет обращения выходит за рамки непосредственной компетенции АС КБР, исполнение государственной функции может осуществляться во взаимодействии с иными органами исполнительной власти, к сфере деятельности которых относятся поставленные в обращении вопросы.

4. Конечным результатом исполнения государственной функции может являться:

письменный или устный ответ на все поставленные в обращении вопросы с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений;

необходимые действия, осуществленные в связи со всеми поставленными вопросами с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

5. Для консультации, информации по интересующему их вопросу граждане должны представить в АС КБР обращение в письменном виде, содержащее:

наименование адресата;

фамилию, имя, отчество гражданина;

почтовый адрес гражданина, на который должен быть выслан ответ либо уведомление о переадресации обращения, контактный телефон;

содержательную сторону обращения, т.е. изложение автором обращения сути предложения, заявления, жалобы;

подпись гражданина;

дату написания.

6. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

7. Письменное обращение с доставкой по почте или курьером направляется по почтовому адресу АС КБР:

360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13, Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики.

График работы: с 9.00 до 18.00, перерыв с 13.00 до 14.00, выходные - суббота, воскресенье;

телефон приемной - 42-60-68, факс - 42-60-68.

8. Электронные обращения направляются путем применения электронной почты на электронный адрес:  archives_kbr@mail.ru.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР «Архивы КБР» в сети Интернет: http: www. kbrarchive.ru.

9. Гражданин при устном обращении сообщает фамилию, имя, отчество, место жительства, суть предложения, заявления или жалобы.

10. Информирование граждан об исполнении государственной функции в части, касающейся факта поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитов, наименовании управления, ответственного за его исполнение и т.п., осуществляет ведущий специалист-эксперт отдела по вопросам государственной службы, кадров, правового обеспечения и делопроизводства административного управления АС КБР (далее - специалист по работе с обращениями граждан) по телефону (866) 42-60-68. По указанному телефону предоставляется и иная справочная информация: контактные телефоны должностных лиц АС КБР, почтовые адреса, адреса электронной почты, месторасположение структурных подразделений,  которые находятся в ведении АС КБР. По другим вопросам, касающимся рассмотрения обращения по существу, информационно-справочная работа осуществляется в управлениях, ответственных за исполнение.

Предоставление информации по вопросам регистрации письменных обращений граждан осуществляется:

понедельник, вторник, среда, четверг - с 10.00 до 17.00;

пятница - с 10.00 до 13.00.

График приема граждан размещается на информационных стендах, находящихся при входе в здания АС КБР, в приемной Руководителя АС КБР, а также на официальном сайте АС КБР «Архивы КБР».

11. Сроки исполнения государственной функции.

Письменное обращение гражданина подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в АС КБР.

Письменное обращение, поступившее в АС КБР, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

В случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением гражданина о продлении срока его рассмотрения, а также, при необходимости, организации, направившей обращение.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию АС КБР, направляется руководителем АС КБР или его заместителем (далее - руководством АС КБР) в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

При направлении обращения гражданина на рассмотрение в другой исполнительный орган государственной власти или соответствующему должностному лицу, при необходимости, в указанных органах или у должностного лица запрашиваются документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

Обращения граждан, направленные вышестоящими организациями в АС КБР с контролем исполнения, рассматриваются в сроки, установленные контролирующими органами или в сроки, установленные руководством АС КБР. Если контролирующим органом срок не указан, то письма рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в течение 7 дней со дня его регистрации обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

12. В исполнении государственной функции может быть отказано по следующим основаниям:

в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в обращении обжалуется судебное решение (управлением, определенным в качестве ответственного исполнителя, в течение 7 дней со дня его регистрации оно возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения, при этом снимается копия обращения для последующего хранения его в деле);

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, при этом гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст письменного обращения не поддается прочтению (ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (исполнитель вправе предложить руководству управления принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в АС КБР. С этой целью исполнитель готовит служебную записку на имя Руководителя АС КБР, в которой обосновывает причину прекращения переписки с гражданином, а также проект письма в адрес автора обращения с аналогичным обоснованием. Руководитель АС КБР в случае согласия с предложением исполнителя подписывает письмо в адрес заявителя, а также ставит резолюцию «согласен» на служебной записке;

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в АС КБР либо его должностному лицу.

III. Административные процедуры

13. При регистрации и исполнении письменного обращения выделяют следующие административные процедуры и сроки:

прием и регистрация письменного обращения - 3 дня;

направление письменного обращения на рассмотрение в структурные подразделения АС КБР (ответственным исполнителям) - 7 дней со дня регистрации;

рассмотрение ответственным исполнителем письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа - 30 дней со дня регистрации.

14. Поступающие в АС КБР письменные обращения (бандероли, посылки) принимаются ведущим специалистом-экспертом отдела по вопросам государственной службы, кадров, правового обеспечения и делопроизводства административного управления АС КБР.

При приеме письменных обращений:

проверяется правильность адресности корреспонденции;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;

поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: «Письменного обращения к адресату нет», который прилагается к конверту.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.

15. Обращения граждан в форме электронных сообщений (далее - Интернет-обращения) поступают в АС КБР через официальный сайт или по электронной почте АС КБР путем заполнения заявителем необходимых реквизитов.

Интернет-обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

Основаниями для отказа в рассмотрении Интернет-обращения могут являться:

отсутствие адреса для ответа;

поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня;

невозможность рассмотрения обращения без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).

Письменный ответ АС КБР на Интернет-обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

16. Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан.

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

При регистрации проверяются установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. При необходимости проверяются поступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

Повторными считаются обращения, поступившие в АС КБР от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;

обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в журнале регистрации делается отметка «Повторное».

Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе «Ф.И.О.» указывается первый автор, например, Сидоров Б.В., два других автора (например, Петров А.А., Иванов В.В.), а также общее число авторов указываются в графе «Подписал». Такое обращение считается коллективным.

Коллективными считаются также обращения, подписанные членами одной семьи. В графе «Ф.И.О.» пишется: Сидоровы, Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров И.И., фамилии других членов семьи указываются в графе «Подписал» (Сидорова М.М.). В РКК делается отметка "Коллективное".

Обращения граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

В журнале регистрации в графе «Ф.И.О.» делается запись «Анонимное», а в графе «Адрес» указывается территория по почтовому штемпелю.

На анонимные письма, поступившие по электронной почте, заявителю сообщается, что анонимные письма не принимаются. Такие письма не распечатываются, не регистрируются и удаляются из электронной почты.

Если в указанном электронном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в электронном виде в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или в свободном от текста поле проставляется штамп АС КБР установленного образца с указанием даты регистрации обращения и регистрационного номера обращения.

17. Направление письменного обращения на рассмотрение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Основание для начала административной процедуры: регистрация письменного обращения в журнале регистрации.

Специалист по работе с обращениями граждан в зависимости от содержания в трехдневный срок направляет письменное обращение для резолюции руководителю АС КБР или его заместителю (далее - руководству АС КБР), а далее на основании резолюции в соответствующие структурные подразделения АС КБР для рассмотрения и ответа авторам обращений.

18. При направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

19. Обращение гражданина, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц АС КБР, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа гражданину. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

20. Рассмотрение ответственным исполнителем письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа.

Основание для начала административной процедуры: направление по принадлежности ответственному исполнителю письменного обращения.

21. Все обращения, поступившие в АС КБР, подлежат обязательному рассмотрению.

22. РКК на зарегистрированные обращения граждан хранятся в картотеке административного управления для ведения контроля за установленными сроками рассмотрения обращений.

В случаях, когда обращение гражданина направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям АС КБР, ответственным исполнителем является подразделение АС КБР, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право созыва соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа гражданину. Ответственный исполнитель изучает обращение гражданина, при необходимости делает с него копии и передает соисполнителям по обращению (далее - Соисполнители).

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю письменные предложения для включения в проект ответа заявителю или письменно сообщают об отсутствии указанных предложений.

Подготовка проекта ответа АС КБР осуществляется ответственным исполнителем. Проект согласовывается с соисполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись руководству АС КБР. Заявителю на одно его обращение направляется только один ответ АС КБР.

Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Обращения, поступившие с пометкой о срочности доставки: «Вручить немедленно» или «Срочно», рассматриваются руководством АС КБР незамедлительно.

В случае ошибочного направления обращения в структурное подразделение работник, ответственный за делопроизводство, в срок до 3-х дней с даты его регистрации в АС КБР возвращает его с пометкой руководителя структурного подразделения для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности.

Передача обращений граждан из одного управления в другое осуществляется только через специалиста по работе с обращениями граждан на основании резолюции руководителя АС КБР либо на основании соответствующей служебной записки, в которой указаны причина возврата и наименование управления, которому необходимо направить обращение для рассмотрения.

В случае разногласий между руководителями управлений АС КБР о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается руководителем АС КБР в соответствии с курируемыми направлениями деятельности.

23. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.

В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководством соответствующего управления АС КБР запрашиваются необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.

Результаты рассмотрения обращения сообщаются его автору, в необходимых случаях - в контролирующий орган.

Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.

Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.

В ответах контролирующему органу на письма, в которых указываются факты нарушения законодательства, в случаях их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений и в отношении виновных лиц.

Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

Ответы на первичные обращения граждан подписывают руководители структурных подразделений АС КБР.

Ответы на обращения граждан о несогласии с ранее направленными ответами, подписанными руководителями структурных подразделений, готовятся за подписью руководителя АС КБР.

Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и др.), если нет иного поручения контролирующего органа, возвращаются автору обращения заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

24. В структурном подразделении АС КБР исходящий регистрационный номер ответа на обращение состоит из регистрационного номера обращения в журнале регистраций АС КБР и индексов структурного подразделения и отдела, исполнившего обращение.

Исходящие регистрационные номера ответов на обращения, подписанные руководством АС КБР или управлений, присваиваются в управлениях, исполнивших обращения.

Перед передачей ответов заявителям на отправку работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство по обращениям граждан, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие и наличие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.

Материалы исполненного обращения с визовой копией ответа заявителю формируются в дела в управлении, определенном в качестве ответственного исполнителя, в соответствии с номенклатурой дел управления.

Обращения без принятого руководством управления решения об окончании их рассмотрения подшивать в дела запрещается.

Работник структурного подразделения, которому поручена работа с письменным обращением, после исполнения обращения заполняет аналитическую таблицу РКК.

Заполненная РКК с указанием исходящего номера и даты письменного ответа возвращается в административное управление для снятия с контроля исполнения письменного обращения.

25. Организация личного приема граждан.

Личный прием граждан руководителями структурных подразделений и специалистами АС КБР осуществляется в соответствии с графиком личного приема, утверждаемым руководителем АС КБР.

26. Проведение личного приема.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Граждане приглашаются на прием в порядке очередности.

Максимально допустимое время личного приема гражданина не должно превышать 20 минут.

Результаты приема заносятся в журнал личного приема.

Запись граждан на прием к руководителю АС КБР, его заместителю, начальникам структурных подразделений производится в рабочем порядке на основании заявлений граждан, а также по поручению руководителя АС КБР. Дата и время приема граждан определяется в соответствии с утвержденным графиком приема и с учетом фактического рабочего плана руководителя АС КБР и его заместителя.

Доведение информации о времени и месте приема до сведения граждан осуществляют соответствующие структурные подразделения.

В том случае, когда по вопросам, поставленным гражданином на личном приеме, требуется дополнительная проверка, руководитель, осуществляющий прием, дает поручение соответствующему структурному подразделению. После проведения проверки информация о принятых мерах направляется на ознакомление руководителю, осуществлявшему прием, с проектом ответа заявителю.

Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале личного приема граждан (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).

На личном приеме гражданин имеет право подать письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов и получить на него ответ в сроки, установленные законодательством для рассмотрения таких обращений.

На обращениях граждан, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка «С личного приема». Обращение передается в административное управление АС КБР. Рассмотрение таких обращений осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию АС КБР, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

27. По спорным вопросам и по жалобам на решения начальников структурных подразделений АС КБР граждан принимает лично руководитель АС КБР.

28. Анализ обращений граждан.

Начальники управлений АС КБР обеспечивают учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан, в том числе анализ следующих данных:

количество и характер рассмотренных обращений граждан;

количество и характер решений, принятых по обращениям граждан АС КБР в пределах ее полномочий;

количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.

Начальники управлений организуют учет и анализ вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков.

По итогам года структурные подразделения направляют в административное управление АС КБР доклад с обобщенными результатами анализа обращений граждан в АС КБР.

Административное управление обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам года и представляет соответствующий доклад руководителю АС КБР.

По итогам прошедшего квартала структурные подразделения направляют в административное управление информацию с обобщенными результатами анализа обращений граждан, поступивших в АС КБР из Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики.

Начальник административного управления обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам квартала и представляет соответствующий доклад руководителю АС КБР.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

29. Контроль за рассмотрением обращений осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.

Контроль за исполнением обращений граждан включает:

постановку поручений по исполнению обращений на контроль;

сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан;

снятие обращений с контроля.

Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется руководством структурного подразделения АС КБР, определенного в качестве ответственного исполнителя.

30. Начальник административного управления осуществляет особый контроль за исполнением обращений, поступивших в АС КБР из исполнительных органов государственной власти КБР с контролем исполнения, обращений, имеющих резолюции руководства АС КБР, а также осуществляет выборочный контроль исполнения любых обращений, поступивших на рассмотрение в АС КБР.

На обращениях граждан (сопроводительных письмах к ним), взятых на особый контроль, и на их РКК проставляется штамп «Контроль».

31. Начальник административного управления еженедельно направляет в управления АС КБР информацию об обращениях, срок рассмотрения которых истек. А также еженедельно информирует руководство АС КБР о ходе рассмотрения писем граждан подразделениями АС КБР.

Личная ответственность за исполнение обращений в установленные сроки возлагается на руководство управлений АС КБР.

32. Обращения, поставленные на особый контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля после полного рассмотрения поставленных в обращении вопросов и направления соответствующих ответов по существу заявителям и контролирующим органам.

Для снятия с контроля исполнения обращений структурные подразделения направляют в административное управление заполненные РКК.

Датой снятия с контроля является дата отправления окончательного ответа заявителю и в контролирующий орган.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

33. Руководство управлений должно регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения обращений граждан, принимать меры по устранению причин нарушений.

Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения государственной функции

34. Авторы обращений в АС КБР имеют право на письменное внесудебное обжалование действий (бездействия) и решений, осуществленных (принятых) должностными лицами АС КБР, зафиксированных в полученных ими письменных ответах.

Жалобы, обусловленные ответами, подписанными начальниками управлений, либо заместителем руководителя АС КБР, направляются руководителю АС КБР.

35. Обращение подается в письменной форме либо при личном приеме.

При обращении в письменной форме гражданин в обязательном порядке указывает фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица АС КБР, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает его суть, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

36. Жалобы не рассматриваются по существу в случаях обжалования отказов в исполнении государственной функции по основаниям, предусмотренным пунктом 12 настоящего Административного регламента. Автору направляется соответствующее уведомление.

37. Рассмотрение жалобы начинается после ее получения исполнителем. Срок рассмотрения жалобы не может превышать 30 дней со дня ее регистрации в АС КБР и завершается датой письменного ответа заявителю.

В случае необходимости длительных действий, связанных с рассмотрением жалобы, срок может быть продлен не более чем на 30 дней. Об этом уведомляется ее автор.

38. Заявитель вправе получать устную информацию о ходе рассмотрения жалобы по телефону (866) 42-60-68 или (866) 42-04-13, а также соответствующую письменную информацию по письменному запросу.

39. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции, вышестоящее должностное лицо, руководитель АС КБР:

признает правомерными действия (бездействие) и решения в ходе исполнения государственной функции;

признает действия (бездействие) и решения неправомерными и определяет меры, которые должны быть приняты с целью устранения допущенных нарушений.

Результатом рассмотрения жалобы может быть полное, частичное удовлетворение заявленных претензий либо отказ в их удовлетворении с обоснованием причин.

40. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц АС КБР, решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции, в суде в порядке и сроки, установленные Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.

1

Блок-Схема

последовательности административных процедур исполнения государственной функции «организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством срок»

Утвержден приказом

Архивной службы КБР

от 28 мая 2010 года № 36

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД, ОФОРМЛЕНИЯ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ИНОСТРАННЫЕ ГОСУДАРСТВА»

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Административный регламент Архивной службы КБР по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Архивной службы КБР (далее – АС КБР), а также порядок взаимодействия Архивной службы КБР с органами местного самоуправления и организациями (далее – органы и организации), при предоставлении государственной услуги.

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

Наименование  органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляет АС КБР, во взаимодействии с Росархивом и Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляют органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992;

Закон СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу»;

Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов»;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Конституция Кабардино-Балкарской Республики;

Республиканский закон от 12.01.2009 г. №3-РЗ «Об архивном деле в КБР»

Положение «Об Архивной службе КБР», утвержденное постановлением Правительства КБР от 08.10. 2007 год  №247-ПП.

Результаты предоставления государственной услуги

4. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляются российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем АС КБР, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Описание заявителей

5. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

6. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется АС КБР.

7. Местонахождение АС КБР и его почтовый адрес: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

Официальный сайт АС КБР:www. kbrarchive.ru.

Электронный адрес:  http:archives_kbr@mail.ru

8. Телефоны структурного подразделения АС КБР, предоставляющего государственную услугу: (88662) 42-60-67, 47-40-53, 42-63-18, факс 42-60-68.

8. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении;

на официальном сайте АС КБР.

9. По телефону должностные лица АС КБР обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

10. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

11. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

12. Личный прием граждан осуществляется руководителем АС КБР, заместителями Руководителя, другими должностными лицами по адресу: г. Нальчик, ул. Горького, 13 и Хуранова,10 ежедневно в течении рабочего дня.

13. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на официальном сайте АС КБР.

Основание для предоставления государственной услуги

14. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос, или запрос заявителя по электронной почте в адрес АС КБР.

15. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

16. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Сроки предоставления государственной услуги

17. Поступившие в АС КБР запросы в течение 2 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в структурные подразделения АС КБР, представляющих государственную услугу, в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.

18. Поступившие в АС КБР, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

19. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.

20. Запросы, поступившие в АС КБР и муниципальные архивы, иные организации исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства этот срок может быть продлен.

21. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

22. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.

23. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

24. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.

25. Если запросы, не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение Руководителю АС КБР о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

26. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

27. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

28. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры АС КБР:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

подготовка ответов заявителям;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

29. Органы и организации, исполняющие запросы, получаемые из АС КБР, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

подготовка ответов заявителям;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях АС КБР;

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

30. Поступившие в АС КБР из  Росархив и МИД России, или непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются в структурном подразделении АС КБР, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются в профильное структурное подразделение в течение 1 дня со дня поступления в установленном порядке.

31. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

32. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству АС КБР, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.

Анализ тематики поступивших запросов

33. Государственные гражданские служащие профильного структурного подразделения АС КБР осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в АС КБР научно-справочного аппарата и информационных материалов.

34. В результате анализа определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

35. Срок исполнения данной административной процедуры – 3 дня.

Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации

36. По итогам анализа тематики поступивших запросов АС КБР направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

в республиканские  органы государственной власти;

в муниципальные  архивы;

в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

37. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, АС КБР направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес АС КБР.

38. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, АС КБР при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

Подготовка ответов заявителям

39. Подготовку ответов заявителям осуществляет АС КБР, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления Росархива или  МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

письменного уведомления Росархива или  МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного в Росархива или  МИД России или заявителю;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

40. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

41. Органы и организации, исполняющие полученные от АС КБР и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

42. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

43. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

44. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

45. АС КБР проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории Кабардино-Балкарской Республики (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

46. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

47. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, не должен превышать 1 рабочий день со дня представления документов.

48. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

49. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются АС КБР, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

50. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются АС КБР, другими органами и организациями в Росархив или  МИД России.

51. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, АС КБР с сопроводительными письмами направляет в Росархив или  МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

52. После проставления апостиля, АС КБР направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в Росархив или  МИД России.

53. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

54. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Порядок осуществления текущего контроля

55. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Регламентом АС КБР.

56. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами АС КБР, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

57. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

58. АС КБР осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги..

59. Контроль за исполнением государственной услуги включает в себя установленную АС КБР ежемесячную отчетность структурных подразделении  о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц АС КБР.

60. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы АС КБР) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

61. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие АС КБР.

62. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность государственных служащих

63. В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги

64. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

Все плановые проверки, должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа, должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте АС КБР «Архивы КБР».

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

65. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

66. Действия (бездействие) и решения должностных лиц АС КБР могут быть обжалованы:

Руководителю АС КБР;

в Правительстве КБР;

в судебном порядке.

67. Действия (бездействие) и решения иных органов, организаций могут быть обжалованы:

в вышестоящие по подчиненности организации;

в судебном порядке.

68. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

69. Руководитель АС КБР;

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

70. Ответ на жалобу подписывается руководителем АС КБР, его заместителем.

71. Ответ на жалобу, поступившую в АС КБР, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

72. Письменная жалоба, поступившая в АС КБР, рассматривается в течение 10 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель АС КБР вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 10 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

73. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

74. АС КБР при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

75. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель АС КБР, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в АС КБР. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Приложение №1

Блок-схема№1

последовательности действий АС КБР по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов

Приложение №2

Блок - схема №2

последовательности действий органа, организации по исполнению поступивших из-за рубежа запросов