Об утверждении Порядка приема, распределения, обработки, хранения и использования обязательного экземпляра документов Республики Крым



УТВЕРЖДЕНА

1

      

Республика Крым

Министерство культуры

приказ

от 28 ноября 2017года

     № 247

г. Симферополь

Об утверждении Порядка приема, распределения,
обработки, хранения и использования обязательного

экземпляра документов Республики Крым

              В соответствии со статьями 83, 84 Конституции Республики Крым, статьями 2, 28, 41 Закона Республики Крым от 29 мая 2014 года № 5 – ЗРК
«О системе исполнительных органов государственной власти Республики Крым», статьями 1, 2 Федерального закона от 29 декабря 1994 года № 77 – ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», статьёй 2 Закона Республики Крым от 27 марта 2017 года № 368 – ЗРК/2017 «Об обязательном экземпляре документов», пунктом 19 «Плана мероприятий по реализации в Республике Крым в 2017 – 2018 годах Стратегии государственной культурной политики
на период до 2030 года», утвержденного распоряжением Совета министром Республики Крым от 11 апреля 2017 года № 356 –р,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Порядок приема, распределения, обработки, хранения
и использования обязательного экземпляра документов Республики Крым (прилагается).

2. Общедоступным библиотекам, наделенным правом получателей документов обеспечить выполнение  настоящего Порядка.

3. Государственному бюджетному учреждению культуры Республики Крым «Крымская республиканская универсальная научная библиотека
им. И.Я. Франко» оказывать консультационно-методическую помощь общедоступным библиотекам наделенным правом получателей документов
в выполнении настоящего Порядка.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя министра Т.А. Манежину.

Министр                                                                                            В. Новосельская

Согласовано:

Первый заместитель министра

  Заместитель начальника управления

Заведующий отделом

Заведующий сектором

     Т. Манежина

     А.Зубарев

     Е. Минкина

     Л. Лылова

                                                                                  Приложение

                                                                                  к приказу Министерства культуры

                                                                                  Республики Крым

                                                                                  от 28 ноября 2017 г. № 247

Порядок приема, распределения, обработки, хранения и использования

обязательного экземпляра документов Республики Крым

Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии со статьями 1, 2 Федерального закона от 29 декабря 1994 года № 77 – ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», статьей 2 Закона Республики Крым от 27 марта 2017 года № 368 – ЗРК/2017 «Об обязательном экземпляре документов»
(далее - Закон), пунктом 19 Плана мероприятий по реализации в Республике Крым в 2017 – 2018 годах Стратегии государственной культурной политики
на период до 2030 года», утвержденного распоряжением Совета министром Республики Крым от 11 апреля 2017 года № 356 – р.

1.2. Порядок устанавливает правила приема, распределения, обработки, хранения и использования обязательного экземпляра документов Республики Крым.

1.3. В настоящем Порядке применяются следующие понятия:

1) обязательный экземпляр документов Республики Крым (далее - обязательный экземпляр) - экземпляры изготовленных на территории Республики Крым или за ее пределами по заказу организаций, находящихся в ведении Республики Крым, различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями документов в соответствующие организации Республики Крым в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов»;

2) библиотечно-информационный фонд документов Республики Крым
(далее Фонд) - собрание всех видов документов, которое формируется на основе обязательного экземпляра документов Республики Крым.

Иные понятия используются в значении, определенном статьей 1 Федерального закона "Об обязательном экземпляре документов".

1.4. Виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра документов Республики Крым, определены в статье 5 Закона.

1.5. Посылки и бандероли с документами направляются производителями документов получателям документов в соответствии с почтовыми правилами Российской Федерации.

Обязанности получателя документов

2.1. В обязанности получателя документов входит:

2.1.1. осуществление контроля за полнотой доставки документов;

2.1.2. комплектование, регистрация и учет документов;

2.1.3. хранение и использование документов по профилю комплектования фондов;

2.1.4. копирование документов в целях информационного обслуживания граждан и организаций, осуществляется в соответствии с действующим законодательством;

              2.1.5. при обнаружении в содержании документов признаков экстремистской деятельности незамедлительно направлять информацию об указанных фактах
в соответствующие исполнительные органы государственной власти Республики Крым либо органы прокуратуры по месту нахождения получателя документов.

Приём документов

3.1. Из числа специалистов отдела комплектования и обработки литературы получателя документов приказом руководителя учреждения назначаются ответственные сотрудники осуществляющие прием, проверку, регистрацию, учет и распределение документов (далее – ответственные сотрудники учреждения).

3.2. При получении библиотекой документов от производителей документов, ответственные сотрудники учреждения в рабочие дни осуществляют приём, проверку, регистрацию и учет документов.

3.3. Документом, подтверждающим доставку и получение обязательного экземпляра документов, является акт о приеме документов и опись, приложенная к партии поставки. Опись составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр описи с подписью сотрудника, ответственного за прием, проверку, регистрацию, учет и распределение документов, и штампом библиотеки передается производителю документов.

3.4. Ответственные сотрудники учреждения, получившие документы в день их поступления:

3.4.1. вскрывают бандероли с документами;

3.4.2. проверяют бандероли на предмет комплектности, наличия сопроводительных документов и отсутствия дефектов в документах, каковыми следует считать: пропуск отдельных страниц или тетрадей в книжном блоке, наличие не пропечатанных или перевернутых страниц, не скрепленных или скрепленных не в должном порядке листов, а также небрежную обрезку, брак
в переплете, механические повреждения машиночитаемого носителя и другие дефекты препятствующее полноценному использованию документа;

3.4.3. регистрируют документы путём внесения соответствующей информации в журнал регистрации и учёта документов, с присвоением соответствующего номера и даты регистрации;

3.4.4. на сопроводительном документе производителя в правом нижнем углу лицевой страницы проставляют соответствующий регистрационный штамп,
в котором указывают номер и дату регистрации.

3.5. В случае обнаружения дефектов в предоставленных документах обязанность производителя документов считается не исполненной, в связи, с чем ответственные сотрудники учреждения:

3.5.1. составляют акт дефектности документов (далее - акт);

3.5.2. документ регистрируют с отметкой о составлении вышеуказанного акта;

3.5.3. содержимое бандероли направляют обратно отправителю заказным письмом либо заказной бандеролью с соответствующим сопроводительным письмом;

3.5.4. конверт (упаковку) поступившей бандероли подшивают к акту
и оставляют на хранение в отделе комплектования и обработки литературы получателей документов в соответствии со сроками хранения;

3.5.5. по требованию производителя документов или курьера ему предоставляется справка об отказе в приёме документов с указанием соответствующей причины.

3.6. По запросу получателя документов производитель документов заменяет дефектный экземпляр в месячный срок со дня направления ему соответствующего запроса, путем дополнительного предоставления документа.

3.7. Прием документов, направленных получателю дополнительно, проводится в том же порядке, что и первичный прием документов.

3.8. В случае недоставки, несвоевременной и неполной доставки документов ответственные сотрудники учреждения представляют сведения о допущенных нарушениях в соответствующие исполнительные органы государственной власти Республики Крым.

Распределение документов

4.1. Фонд распределяется по назначению и принципам хранения
в следующие подразделения получателей документов:

4.1.1. все первые экземпляры печатных изданий и официальных документов Фонда, передаются в отделы книгохранения получателей документов;

4.1.2. все вторые и третьи экземпляры печатных изданий и официальных документов, поступившие в качестве обязательного экземпляра Республики Крым, передаются в соответствующие фонды читальных залов получателей документов;

4.1.3. в случае поступления документов несоответствующих профилю
и специфике комплектования получателей документов, третьи обязательные экземпляры документов Республики Крым перераспределяются в библиотеки Республики Крым через обменные фонды республиканских библиотек
в соответствии с действующим законодательством.

Обработка, хранение и использование документов

5.1. Документы, поступившие в качестве обязательного экземпляра, подлежат библиографической и технической обработке.

5.2. На каждом документе проставляется штамп «Обязательный экземпляр»: в книгах, брошюрах и журналах – на титульном листе и/или обложке; на газетах, плакатах и других листовых изданиях - в верхней части первой полосы.

5.3. Расстановка Фонда в отделах книгохранения осуществляется
в соответствии с таблицами библиотечно-библиографической классификации (ББК) по систематически – алфавитному принципу.

5.4. Фонд используется для библиотечно-информационного обслуживания пользователей библиотек, копирования и репродуцирования, а также перевода
в электронный вид с учетом соблюдения действующего законодательства.

5.5. Обязательный экземпляр документов отдела книгохранения используется в случае отсутствия на месте (выдачи пользователю) второго
и третьего экземпляров документов в профильных читальных залах, для:

5.5.1. копирования и репродуцирования документов в целях библиотечно-информационного обслуживания граждан и организаций Российской Федерации
в соответствии с действующим законодательством;

5.5.2. научных целей: изучения книгоиздательской практики и истории региона как части национальной истории Российской Федерации;

5.5.3. обеспечения информационных запросов организаций, выполняющих функции государственной регистрации и учета различных видов документов;

5.5.4. обеспечения информационных запросов производителей документов;

5.5.5. перевода в электронный вид с учетом соблюдения законодательства Российской Федерации;

5.5.6. подготовки библиографических баз данных и обеспечения открытого доступа к ним, в том числе через информационно – телекоммуникационные сети;

5.5.7. издания библиографических указателей, списков, содержащих информацию о документах, поступивших в качестве обязательного экземпляра документов Республики Крым.

5.6. Все издания, поступающие в Фонд получателей документов как обязательный экземпляр, подлежат индивидуальному и суммарному учету
в соответствии с Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077.

5.7. Каждый получатель документов осуществляет суммарный
и индивидуальный учет самостоятельно.

5.8. Сведения для государственного статистического учета Фонда передаются ежеквартально получателями документов в Государственное бюджетное учреждение культуры Республики Крым «Крымская республиканская универсальная научная библиотека им. И. Я. Франко» - центральную библиотеку Республики Крым.

5.9. Первый обязательный экземпляр документов Республики Крым
и издания краеведческой тематики, подлежат постоянному (бессрочному) хранению.

5.10. Хранение второго и третьего обязательного экземпляра документов Республики Крым осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

5.11. Контроль за использованием и хранением Фонда осуществляют исполнительные органы государственной власти Республики Крым, органы местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым