Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Кур...



Организации – источники комплектования

Приказ

Комитета по управлению архивами Курганской области

от 28 декабря 2010 года №92

Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции  по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, порядка учета таких документов, создания и хранения их страховых копий

г.Курган

(ПРИЗНАН УТРАТИВШИМ СИЛУ:

Приказ Комитета по управлению архивами Курганской области от 08.12.2011г. №70: НГР RU45000201100477)

В соответствии с постановлением Правительства Курганской области от 7 сентября 2007 года № 388 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительных органов государственной власти Курганской области, осуществляющих отраслевое либо межотраслевое управление»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции  по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, порядка учета таких документов, создания и хранения их страховых копий, согласно приложению к настоящему приказу.

2. Опубликовать настоящий приказ в областной общественно-политической газете «Новый мир».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета                                                                                                                                                                                                                                                                                      В.М. Ломакин

Приложение

к приказу Комитета по управлению архивами

Курганской области от 28 декабря 2010 года № 92

«Об утверждении Административного регламента

по исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной функции

по определению порядка отнесения документов Архивного

фонда Курганской области к уникальным документам

Архивного фонда Курганской области, входящим в

Государственный реестр уникальных документов

Архивного фонда Курганской области, порядка учета

таких документов, создания и хранения их страховых копий»

Административный регламент по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, порядка учета таких документов, создания и хранения их страховых копий

I. Общие положения

1. Административный регламент по исполнению Комитетом по управлению архивами Курганской области государственной функции по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области, порядка учета таких документов, создания и хранения их страховых копий (далее - Регламент), разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области (далее - Реестр), порядка учета таких документов, создания и хранения их страховых копий (далее - государственная функция) и определяет сроки, последовательность действий, а также порядок взаимодействия с другими организациями при осуществлении полномочий Комитета по управлению архивами Курганской области по исполнению государственной функции.

2. Исполнение государственной функции осуществляется Комитетом по управлению архивами Курганской области (далее - Комитет).

3. При исполнении государственной функции Комитет в целях получения документов взаимодействует с государственными архивами Курганской области, государственными музеями, библиотеками и иными организациями, в пользовании которых находятся документы Архивного фонда Курганской области.

4. Технологическое обеспечение государственной функции по определению порядка учета уникальных документов Архивного фонда Курганской области, создания и хранения их страховых копий осуществляется организационно-аналитическим отделом Комитета во взаимодействии с заявителями.

5. Комитет при исполнении государственной функции по определению порядка учета уникальных документов Архивного фонда Курганской области ведет специальный государственный учет в Реестре.

6. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

1) Конституцией Российской Федерации («Российская газета» от 25 декабря 1993 года № 237);

2) Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 года № 43 ст. 4169);

3) Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006 года № 19 ст. 2060);

4) приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 года № 20);

5) Законом Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области» («Новый мир» от 23 сентября 2005 года № 176);

6) постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 27 ноября 2006 года № 409 «Об утверждении Положения о комитете по управлению архивами Курганской области» («Новый мир» от 14 декабря 2006 года № 41);

7) постановлением Правительства Курганской области от 7 сентября 2007 года № 388 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительных органов государственной власти Курганской области, осуществляющих отраслевое либо межотраслевое управление» («Новый мир» от 21 сентября 2007 года № 66);

8) приказом Комитета по управлению архивами Курганской области от 20 мая 2002 года № 17 «О составе Научного совета при Комитете по управлению архивами Курганской области»;

9) приказом Комитета по управлению архивами Курганской области от 14 января 2003 года № 6 «Об экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК)»;

10) приказом Комитета по управлению архивами Курганской области от 2 июля 2008 года № 71 «Об утверждении списка уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области»;

11) Методическими рекомендациями по определению и описанию документов, подлежащих включению в Государственный Реестр уникальных документов Архивного Фонда Курганской области (одобрены решением Экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивами Курганской области от 30 ноября 2004 года, протокол № 11);

12) Памяткой по выявлению, учету, хранению и использованию уникальных документов в государственных архивах Курганской области (одобрена решением Экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивами Курганской области от 26 декабря 2005 года, протокол № 11);

13) иными нормативными правовыми актами и методическими рекомендациями в сфере архивного дела.

7. Результатом исполнения государственной функции является:

1) Решение Научного Совета Комитета (далее – Научный Совет) об отнесении архивных документов к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, либо об отказе в отнесении;

2) Включение уникального документа Архивного фонда Курганской области в Реестр;

3) Ведение государственными архивами Курганской области, государственными музеями, библиотеками и иными организациями, в пользовании которых находятся документы Архивного фонда Курганской области (далее - заявители), учета таких документов, создания и хранение их страховых копий в соответствии с Порядком, определенным в Памятке по выявлению, учету, хранению и использованию уникальных документов в государственных архивах Курганской области (приложение 1 к Регламенту).

8. В качестве получателей результата исполнения государственной функции выступают заявители.

От имени заявителей при взаимодействии с Комитетом, выступают официальные представители, либо иные лица, уполномоченные заявителями в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее – представители заявителей).

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

9. Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: 640000, г. Курган, ул. Комсомольская, 39, каб. 4 (приёмная).

Электронный адрес: arhiv@kurganobl.ru

Телефоны: (352-2) 42-53-46, 42-53-66

Факс: (352-2) 42-53-46

Официальный сайт: «Архивная служба Курганской области» в сети Интернет (http://archives.kurganobl.ru/).

10. График работы Комитета приводится в приложении 2 к Регламенту. 

11. Информирование заявителей по процедуре исполнения государственной функции производится:

1) по телефону;

2) по письменным обращениям;

3) по электронной почте;

4) посредством личного обращения представителя заявителя;

5) на официальном сайте Комитета «Архивная служба Курганской области».

12. Комитет, по вопросам исполнения государственной функции, предоставляет следующую информацию:

1) порядок составления и оформления документов;

2) сроки исполнения административных процедур;

3) контактные телефоны;

4) иная информация, имеющая непосредственное отношение к исполнению государственной функции.

13. Информирование по телефону осуществляется специалистами Комитета, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы.

14. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

15. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы Комитета).

16. При информировании о процедуре исполнения государственной функции по письменным обращениям заявителей ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтовым отправлением, по электронной почте или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

17. Информирование представителей заявителей при личном обращении осуществляется специалистами Комитета на рабочих местах в назначенный день в соответствии с графиком работы.

18. Прием может быть перенесен по инициативе представителя заявителя или специалиста Комитета на другой день или другое время.

19. На информационном стенде Комитета и на официальном сайте Комитета размещается следующая информация:

1) график работы Комитета;

2) номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Комитета, адрес официального сайта Комитета;

3) настоящий Регламент.

Сроки исполнения государственной функции

20. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 3 месяцев со дня регистрации документов в Комитете.

21. Сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для исполнения государственной функции указанны в разделе III Регламента.

22. Комитет информирует заявителя об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Реестр в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.

Документы, необходимые для исполнения государственной функции

23. Для исполнения государственной функции заявители представляют в Комитет с сопроводительным письмом следующие документы:

1) заявление с предложением об отнесении архивного документа к уникальным документам Архивного фонда Курганской области;

2) акт о завершении работы по выявлению уникальных документов по фонду (приложение 1 к Регламенту);

3) лист учета и описания уникального документа в 2 экземплярах (приложение 1 к Регламенту).

24. Заявители представляют в Комитет документы лично или посредством почтовой, курьерской связи.

25. Исполнение государственной функции осуществляется Комитетом бесплатно.

Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции

26. Комитет вправе отказать в исполнении государственной функции по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Реестр в случае непредставления всех необходимых документов, указанных в пункте 23 Регламента.

27. Оснований для отказа в исполнении государственной функции по определению порядка учета уникальных документов Архивного фонда Курганской области, создания и хранения их страховых копий не предусмотрено.

Требования к местам исполнения государственной функции

28. Центральный вход в здание, где располагается Комитет, оборудуется вывесками с указанием наименования Комитета.

29. Фасад здания оборудуется осветительными приборами, которые позволят ознакомиться с информационными табличками.

30. В помещениях Комитета размещается информационный стенд для ознакомления с информацией, указанной в Регламенте.

31. Кабинеты специалистов Комитета оборудуются информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, названия отдела, осуществляющего исполнение государственной функции.

III. Административные процедуры

32. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) Определение порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Реестр:

- прием и регистрация документов от заявителя, передача их на рассмотрение на заседании Научного Совета;

- организация рецензирования (экспертизы) представленных документов к обсуждению на заседании Научного Совета;

- рассмотрение документов на заседании Научного Совета;

- оформление результатов рассмотрения документов на заседании Научного Совета;

- включение документов в Реестр.

Порядок отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Реестр, указан в блок-схеме (приложение 3 к Регламенту).

2) Определение порядка учета уникальных документов Архивного фонда Курганской области, создания и хранения их страховых копий.

Порядок учета уникальных документов Архивного фонда Курганской области, создания и хранения их страховых копий определен в Памятке по выявлению, учету, хранению и использованию уникальных документов в государственных архивах Курганской области (приложение 1 к Регламенту).

Прием и регистрация документов от заявителя, передача их на рассмотрение на заседании Научного Совета

33. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление в Комитет документов от заявителей.

34. Секретарь Научного Совета принимает (не позднее, чем за 5 рабочих дней до очередного заседания Научного Совета) представленные документы и проверяет их комплектность, правильность оформления.

35. При выявлении нарушений в составе или в оформлении документов, секретарь Научного Совета по телефону информирует заявителя, в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

36. В случае если по истечении 10 дней в адрес Научного Совета не поступят необходимые и правильно оформленные документы, секретарь Научного Совета готовит уведомление с обоснованием отказа в осуществлении государственной функции за подписью председателя Комитета, которое не позднее 3-х рабочих дней (с момента истечения срока ожидания) направляется заявителю.

37. Секретарь Научного Совета регистрирует поступившие материалы в день поступления в журнале регистрации.

38. Зарегистрированные документы направляются на рассмотрение председателю Комитета, после получения резолюции документы поступают в организационно-аналитический отдел Комитета.

Организация рецензирования (экспертизы) представленных документов к обсуждению на заседании Научного Совета

39. Основанием для начала исполнения административной процедуры является регистрация поступивших документов от заявителя.

40. Председатель Научного Совета организует рецензирование (экспертизу) поступивших документов членами Научного Совета.

41. Члены Научного Совета готовят заключения на представленные документы.

42. Срок подготовки заключений – не позднее 2 рабочих дней до дня заседания Научного Совета.

43. Рекомендованные к включению в Реестр документы эксперт вместе с заключением передает секретарю Научного Совета.

44. Секретарь Научного Совета формирует повестку дня очередного заседания Научного Совета не позднее, чем за 1 день до заседания, и передает весь комплекс рассматриваемых документов председателю Научного Совета.

Рассмотрение документов на заседании Научного Совета

45. Основанием для начала исполнения административной процедуры является определение председателем Научного Совета даты заседания Научного Совета.

46. Заседание Научного Совета проводится по мере необходимости.

47. По результатам рассмотрения документов на заседании Научного Совета оформляется протокол.

Оформление результатов рассмотрения документов

на заседании Научного Совета

48. Основанием для начала исполнения административной процедуры является принятие решения Научного Совета по результатам рассмотрения документов на заседании Научного Совета.

49. Секретарь Научного Совета в течение 10 рабочих дней со дня заседания Научного Совета оформляет, подписывает и передает председателю Научного Совета на подпись протокол Научного Совета.

50. Председатель Научного Совета в день получения протокола Научного Совета подписывает его.

51. Специалист, ответственный за делопроизводство, после подписания протокола Научного Совета, готовит проект приказа Комитета о включении документов в Реестр.

52. Секретарь Научного Совета в течение 3-х дней со дня утверждения протокола Научного Совета председателем Научного Совета готовит выписки из протокола Научного Совета.

Включение документов в Реестр

53. Основанием для начала исполнения административной процедуры является подписание приказа Комитета о включении документов в Реестр. 

54. Специалист Комитета, ответственный за ведение Реестра:

1) присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;

2) направляет заявителю один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственном реестру;

3) формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в Комитете. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Комитета со сроком хранения «Постоянно».

55. Специалист Комитета, ответственный за информатизацию и внедрение автоматизированных архивных технологий Комитета вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области».

IV. Порядок и формы контроля за исполнением

государственной функции

56. Контроль за исполнением государственной функции осуществляют председатель (заместитель председателя – начальник организационно-аналитического отдела) Комитета.

57. Проверки могут быть плановыми и неплановыми. Порядок и периодичность осуществления плановых проверок качества исполнения государственной функции устанавливаются планами работ Комитета. Внеплановые проверки проводятся по конкретному обращению заявителя.

58. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц исполняющих государственную функцию.

59. Специалисты Комитета, ответственные за исполнение государственной функции, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения административных процедур, за решения и действия, принимаемые в ходе исполнения государственной функции.

60. Персональная ответственность специалистов Комитета, ответственных за исполнение государственной функции, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

61. По результатам проверок, в случае выявления нарушений действующего законодательства, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции

62. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Реестр на основании настоящего Регламента (далее – жалоба) лично или письменно к председателю Комитета или к заместителю председателя – начальнику организационно-аналитического отдела Комитета.

63. В письменной жалобе указываются:

1) фамилия, имя, отчество (полное наименование) заявителя;

2) почтовый адрес;

3) предмет жалобы;

4) подпись;

5) дата.

64. Письменная жалоба поступившая в Комитет рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях председатель Комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя направившего жалобу.

65. Поступившее обращение заявителя с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц регистрируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в установленном порядке в день поступления и направляется на рассмотрение председателю Комитета.

66. Информация о порядке личного приема председателя Комитета, размещается на информационном стенде Комитета, а так же на официальном сайте Комитета.

67. Председатель Комитета:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя направившего жалобу;

2) вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на устранение нарушений, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

68. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

69. Ответ на жалобу не дается в случаях:

1) если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) если текст жалобы не поддается прочтению;

3) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членам его семьи;

4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

70. Если заявители не удовлетворены решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть направлена в Правительство Курганской области по адресу: ул. Гоголя, 56, г. Курган, 640024.

71. Действия (бездействие), осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Реестр на основании настоящего Регламента могут быть обжалованы заявителями в судебном порядке.

Приложение 1

к Административному регламенту

по исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной

функции по определению порядка отнесения

документов Архивного фонда Курганской области

к уникальным документам Архивного фонда

Курганской области, входящим в Государственный

реестр уникальных документов Архивного фонда

Курганской области, порядка учета таких документов,

создания и хранения их страховых копий

Комитет по управлению архивами Курганской области

Памятка

по выявлению, учету, хранению и использованию

уникальных документов в государственных архивах

Курганской области

Общие положения

Выявление уникальных документов, их специальный учет и описание осуществляется в целях создания особых условий хранения этих документов, как единственных в своем роде; представляющих особую историческую ценность и общекультурную значимость, не имеющих себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимых при утрате с точки зрения их значения и автографичности, создания условий для широкого информирования общества об их составе в целях популяризации среди населения, а также страхового фонда копий.

Настоящая Памятка подготовлена в развитие «Методических рекомендаций по определению и описанию документов, подлежащих включению в Государственный Реестр уникальных документов Архивного Фонда Курганской области» (Курган, 2004).

Памятка разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области», «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), «Регламентом государственного реестра уникальных документов Российской Федерации» (М.,2001), рассчитана на членов рабочих групп для выявления и описания уникальных документов АФ КО, сотрудников государственных архивов Курганской области, осуществляющих работу по обеспечению сохранности, учету и использованию документов.

В Памятке развиваются и конкретизируются отдельные виды работ по выявлению уникальных документов, их учету, хранению и использованию, осуществляемые в государственных архивах Курганской области.

В Памятке уточняется порядок создания копий фонда пользования на уникальные документы государственных архивов Курганской области, внесенные в ГР КО. Этот порядок отличается от установленного «Основными правилами…». Ввиду отсутствия специального оборудования, не создаются копии фонда пользования на пленочном носителе.

Памятка состоит из пяти разделов по отдельным направлениям работы с уникальными документами.

В Памятке не излагаются методические основы работы по выявлению, учету, описанию уникальных документов, которые являются общими для всех государственных архивов и приведены в «Основных правилах…».

В Памятке даются сноски на соответствующие приложения «Основных правил…».

1. Организационно-методическая основа выявления

уникальных документов

Государственного Реестра Курганской области

Выявление уникальных документов проводится в плановом порядке.

1.1. Для выявления уникальных документов приказом директора государственного архива Курганской области создается рабочая группа по выявлению и описанию уникальных документов Архивного фонда Курганской области, в рабочую группу входят наиболее квалифицированные и опытные специалисты.

Все заседания рабочих групп протоколируются.

Выявление уникальных документов осуществляется в соответствии с нормами времени и выработки на виды работ с уникальными документами, выполняемые в государственных архивах, и осуществляется по совокупности критериев, указанных в «Методических рекомендациях по определению и описанию документов, подлежащих включению в Государственный Реестр уникальных документов Архивного Фонда Курганской области».

1.2. Выявление уникальных документов проводится поэтапно.

1.2.1. На первом этапе определяются фонды для просмотра. Очередность работы с фондами определяется на заседаниях рабочих групп по согласованию с директором государственного архива Курганской области. Список фондов рассматривается ЭМК государственного архива и указывается в годовом плане работы архива.

Целесообразно начинать выявление с фондов, имеющих в своем составе особо ценные документы.

1.2.2. На втором этапе выявление уникальных документов проводится по описям документов в хронологической последовательности, в соответствии с номерами дел.

Анализ заголовков дел документов и текста документов позволяет наметить те из них, которые могут быть отнесены к категории уникальных.

В процессе работы по выявлению уникальных документов обязательно заполняются рабочие карточки на каждый выявленный документ (Приложение 1).

На карточку выносится название фонда, в котором хранится уникальный документ, архивный шифр дела, вид документа, дата создания документа, краткое содержание документа, язык документа, способ воспроизведения, публичность документа, подлинность. На обороте карточки под отметкой «Примечание» могут быть отражены и другие необходимые для работы сведения: палеографические особенности, наличие печатей, материальный носитель документа, потребность в реставрации и т.д.

Карточки систематизируются по порядку архивных шифров.

Впоследствии названная картотека может быть передана на хранение в отдел информационно-поисковых систем, может быть использована при проведении проверки физического состояния документов, в справочной, выставочной и других работах архива.

По окончании выявления уникальных документов по фондам рабочая картотека обсуждается на заседании членов рабочей группы.

1.2.3. На третьем этапе члены рабочей группы проводят анализ отобранных документов (предварительную экспертизу), консультируясь при необходимости со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин. В целях всесторонней и объективной оценки документы просматриваются полистно всеми членами рабочей группы.

Изучение документов целесообразно проводить по определенным группам документов или фондов, объединенных или связанных по тематическому и хронологическому признакам, ведомственной подчиненности и т.д. Для изучения степени повторяемости информации целесообразно передавать документы для изучения членами рабочих групп других государственных архивов Курганской области. Такой анализ документов дает возможность оценить каждый из них с точки его индивидуальной ценности, учесть степень повторяемости информации и вариантности в комплексе документов государственных архивов Курганской области.

По результатам предварительной экспертизы историко-культурной и научной ценности на отобранные документы руководителем рабочей группы составляются Листы учета и описания уникальных документов (Приложение 2), которые представляются на рассмотрение ЭМК государственного архива.

Экспертные заключения, составленные членами рабочей группы, также представляются на ЭМК государственного архива. Для их составления при необходимости привлекаются специалисты в соответствующих областях истории.

Помимо рассмотрения основных документов, подготовленных в процессе работы по выявлению уникальных документов, рабочая группа разрабатывает предложения о страховом копировании уникальных документов, об организации их специального хранения и выносят их на рассмотрение ЭМК и дирекции областного государственного архива Курганской области.

По результатам рассмотрения ЭМК составляется Акт о завершении работы по выявлению уникальных документов по фонду, который утверждается директором государственного архива Курганской области (Приложение 3). Акт представляется на заседание Научного Совета комитета по управлению архивами Курганской области. Итоговая запись в Акт вносится по результатам решения Научного Совета. Акт хранится в деле фонда в государственном архиве Курганской области.

Осуществление работ по целевому выявлению уникальных документов не предусматривает выявление отдельных уникальных документов при научно - технической обработке фондов, создании информационно - поисковых справочников, подготовке публикаций, выставок. В случае, когда специалисты соответствующих отделов, выявляют информацию об уникальных документах, ее представляют руководителям рабочих групп в рабочем порядке.

Учет и описание уникальных документов

и копий уникальных документов

В соответствии с п. 2 ст.13 Закона Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области» уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Курганской области. Учет ведется в комитете по управлению архивами Курганской области.

2.1. В государственных архивах ведется отдельный учет уникальных документов по следующим учетным документам:

1) Список фондов, содержащих уникальные документы. (Приложение 4).

Список фондов ведется для обеспечения суммарного учета фондов, содержащих уникальные документы. В него вносятся все фонды, в которых выявлены уникальные документы. (Приложение 4)

2) Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный Реестр уникальных документов Курганской области, которые составляются на выявленные уникальные документы (далее - ГР КО)(приложение 2).

Листы учета и описания хранятся в сейфе у специалиста, ответственного за учет в государственном архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись, которая фактически является перечнем уникальных документов. В описи ставится заверительная надпись, указывается номер фонда.

3) ПК «Архивный фонд», где в разделе «Дело» предусмотрено поле «Категории», где в списке значений имеется «Уникальное».

4) При отнесении документов к категории уникальных в описях дел и в описях особо ценных дел (ОЦД) дел в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляются отметки «Уникальное».

В итоговой записи к описи дел и описи ОЦ дел указывается общее количество уникальных единиц хранения, включенных в опись и оговаривается их передача на сейфовое хранение.

В других учетных документах (список фондов архива, листы фондов, дела фондов) отметка «Уникальное» проставляется к номеру фонда, номеру описи; она является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения.

2.2. Учет копий фонда пользования на уникальные документы ведется в «Книге учета поступлений фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на бумажном и электронном носителе» (Приложение № 36 к «Основным правилам…»).

Учет поступления копий фонда пользования осуществляется на основании Заказов на копирование уникальных документов (Приложение № 55 к «Основным правилам…») и Актов приема-передачи копий уникальных документов на особое хранение (Приложение 5).

По «Книге учета поступлений фонда пользования …» единицам хранения присваиваются учетные номера в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности).

За единицу хранения и копий фонда пользования на бумажной основе (ксерокопий) принимается комплекс листов копий документов, подшитых в одну обложку, т.е. скопированное дело.

За единицу хранения копий фонда пользования на электронном носителе принимается носитель (например, лазерный диск). За единицу учета - электронный образ уникального дела.

Архивным шифром единицы учета фонда пользования независимо от вида носителя является архивный шифр скопированного с дела с добавлением индекса «ФП» (фонд пользования).

Учет копий фонда пользования аудиовизуальных документов производится в соответствии с отраслевыми методическими документами.

3. Организация создания копий уникальных документов

в государственных архивах Курганской области

На уникальные документы, внесенные в ГР КО, независимо от их формы собственности и места хранения в соответствии с п.6 ст.11 Закона Курганской области от 7 сентября 2005 года № 71 «Об архивном деле в Курганской области» и «Методическим рекомендациям по определению и описанию документов, подлежащих включению в Государственный Реестр уникальных документов Архивного Фонда Курганской области» создается страховой фонд и фонд пользования (не позднее, чем через 3 месяца с момента включения уникального документа в ГР КО). Копии уникальных документов создаются с применением имеющихся в государственном архиве Курганской области технических средств.

Организационно – методическое руководство копированием, сканированием, фотографированием, контроль за созданием копий фонда пользования осуществляет руководитель рабочей группы.

3.1. Подготовка уникальных дел к проведению работ по созданию копий страхового фонда осуществляется непосредственно в отделе, обеспечивающем сохранность документов и включает в себя: выемку дел, проверку поисковых данных и сверку заголовков дел с описью, проверку нумерации листов, уточнения заверительных надписей.

При подготовке дел проверяется также физическое состояние документов: выявляются документы с малоконтрастным и угасающим текстами; документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической работы. Работа по улучшению физического состояния дел проводится отделами копирования, реставрации и переплета документов на основании специального Заказа (Приложение № 21 к «Основным правилам…»), сделанного сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов.

3.2. Методом копирования с помощью копировального аппарата создаются копии уникальных документов на бумажной основе.

Работу по ксерокопированию осуществляют сотрудники отделов копирования, реставрации и переплета документов на основании соответствующего заказа.

Ксерокопии дел подшиваются в твердые обложки, на которые выносится архивный шифр дела с добавлением отметки «уникальное». Обложка копии оформляется соответственно оригиналу.

3.3. Методом сканирования при помощи сканера с дальнейшей обработкой изображений создается электронная копия на уникальные документы.

3.4. Электронные копии уникальных дел форматом больше A3 создаются методом фотографирования при помощи цифрового фотоаппарата и методом видеосъемки при помощи цифровой видеокамеры.

Процесс создания электронной копии документа состоит из 2-х основных этапов:

- создание графических электронных образов архивных документов;

- разработка информационно – поисковой системы.

3.5. Исполнители и руководитель рабочей группы несут персональную ответственность за сохранность уникальных документов в течение всего времени копирования.

3.6. При проведении работ по созданию копий фонда пользования на уникальные документы архивные дела расшивке не подлежат.

4.Организация и условия хранения

уникальных документов и копий фонда пользования

4.1. В целях обеспечения длительной сохранности дела с оригиналами уникальных документов изымаются из состава фондов и подлежат обособленному хранению: при наличии помещения – в отдельном хранилище; при отсутствии помещения - в общем архивохранилище, но отдельно от остальных документов в металлическом сейфе. На обложке дел ставится отметка «Уникальное».

4.2. Передача уникального документа в отдельное хранилище производится в соответствии с приказом директора государственного архива Курганской области по Актам приема-передачи копий фонда пользования на особое хранение.

4.3. На место изъятого документа (дела) в архивную коробку вкладывается копия уникального документа на бумажном носителе (ксерокопия) или карта - заместитель (Приложение № 3 к «Основным правилам…»), в том случае, когда на уникальный документ создана электронная копия. На архивной коробке проставляется отметка «Уникальное».

4.4. Электронные копии, записанные на CD – RW носителе, размещаются обособленно в архивной коробке, на которой указываются архивные шифры скопированных дел с добавлением отметки «Уникальный документ» и учетный номер единицы хранения копий по Книге учета копий уникальных документов. Каждая единица хранения электронного документа должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки.

Технические характеристики условий хранения документов на электронном носителе изложены в соответствующих отраслевых нормативных документах.

4.5. Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится ежегодно. Обеспыливание проводится по мере необходимости.

Проверка физического состояния копий уникальных документов на электронном носителе проводится в плановом порядке один раз в 5 лет или после каждого цикла его использования.

5.Порядок использования уникальных документов

Экспонирование на выставках, многократное копирование и использование оригиналов уникальных документов не допускается.

5.1. Для работы пользователей в читальный зал выдаются копии уникальных документов.

5.2. Порядок выдачи из хранилищ копий уникальных документов на бумажной основе (ксерокопий) идентичен порядку выдачи документов, не относящихся к категории уникальных, и определен действующими нормативно - методическими документами.

5.3. Выдача копий фонда пользования на уникальные документы на электронном носителе осуществляется с разрешения директора архива, оформляется Требованием на выдачу документов (Приложение № 20 к «Основным правилам…») и регистрируется в Книге выдачи документов фонда пользования копий уникальных документов  Приложение № 6).

В графах «Фонд», «Опись», «Ед.хр.» указывается архивный шифр сканированного дела. В графе «Примечания» - отметка «фонд пользования», название вида носителя (например, лазерный диск) и учетный номер единицы хранения копии уникального документа по Книге учета копий фонда пользования Уникальных документов (Приложение 7).

5.4. Выдача подлинников дел с отметкой «уникальное» в читальный зал производится в исключительных случаях (при необходимости изучения внешнего вида дела или документа) и только с письменного разрешения директора.

5.5. В выставочной работе архива используются только сканированные копии уникальных документов, а для документов с палеографическими особенностями – факсимильные копии (муляжи).

Список сокращенных слов

АФ КО – Архивный фонд Курганской области

ГР КО – Государственный Реестр уникальных документов Курганской области

ЭМК - экспертно-методическая комиссия

ОЦД  - особо ценные документы

Приложение 1

ГУ «_______________

_____________________»

РАБОЧАЯ КАРТОЧКА НА УНИКАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

Название фонда

(документа)_________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Ф. №_______________ Оп. № _______________  Д.№ ___________  лл._____________

Вид документа _____________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Краткое содержание документа _____________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Язык документа ____________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Способ воспроизведения___________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Лицевая сторона рабочей карточки на уникальный документ

Публичность документа____________________________________________________

____________________________________________________________________________

Подлинность_______________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Примечание________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(палеографические особенности, наличие штампов, печатей, материальный носитель документа, потребность в реставрации и т.д.)

Дата создания документа__________________________________________________

____________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________                          

составитель (должность, подпись, расшифровка подписи)

Дата заполнения карточки__________________________________________________

Оборотная  сторона рабочей карточки на уникальный документ

Приложение 2

ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ

УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Учетные и описательные характеристики

Регистрационный номер_______________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр______________________________

Название (заголовок) документа_________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Самоназвание документа ______________________________________________________

Вид документа_______________________________________________________________

Автор документа_____________________________________________________________

Дата (время создания) документа________________________________________________

Век_________________________________________________________________________

Ориентировочная дата_________________________________________________________

Язык документа______________________________________________________________

Аннотация___________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Историческая справка _________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Палеографические особенности ________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Печати______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа______________________________

____________________________________________________________________________

Опубликованность документа___________________________________________________

____________________________________________________________________________

Экспонирование______________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Собственность_______________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Владелец документа__________________________________________________________

____________________________________________________________________________

2.Место хранения документа

Место хранения документа_____________________________________________________

Адрес места хранения документа_______________________________________________

Архивный шифр: фонд №________, оп.№_________, ед. хр.№___________, лл.(кк.)________

3.Физические характеристики документа

Материальный носитель информации____________________________________________

____________________________________________________________________________

Размеры документа___________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Объем документа_____________________________________________________________

Физическое состояние документа________________________________________________

Потребность в реставрации_____________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Реставрация документа: год__________________ организация_______________________

____________________________________________________________________________

ф.и.о. (полностью) реставратора________________________________________________

4.Служебная информация

Кем составлен документ_______________________________________________________

Протокол ЭПК от __________________________________    года №___________________

Протокол ЦЭПК Росархива от ________________________  года №___________________

5 «Изменения»

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Форма Листа учета и описания уникального документа

Приложение 3

УТВЕРЖДАЮ

Директор ГУ

«_______________Курганской области»

____________________________ ФИО

                                                                                      (подпись)

                                                                 ________________________________

                                                                 (дата)

      АКТ

___________№____________

     (дата)

о завершении работы по выявлению

уникальных документов

в фонде__________________

_________________________

    (номер и название фонда)

В течение __________ г. проведено выявление уникальных документов.

В результате на рассмотрение Научного совета при Комитете по управлению архивами Курганской области представлено:

Номер описи

Количество ед. хр. (ед. учета)

Кол-во документов

Архивные цифры

Примечание

1

2

3

4

5

Всего выявлено __________________________________ ед.хр. (ед.уч.)

____________________________________________________ документов

решение Научного совета при Комитете по управлению архивами Курганской области

№ __________от _____________

Наименование должности            подпись                   Расшифровка подписи

(Дата)

Форма акта о завершении работы по выявлению уникальных документов в фонде

Приложение 4

Список фондов, содержащих уникальные документы

№ п/п

Номер фонда

Название фонда

Номера описей, в которых содержатся уникальные документы

Примечание

1

2

3

4

5

Итого на 01.01….г. _______________________________________фондов

(цифрами и прописью)

Главный хранитель фонда                   _______________  П.П. Петрова

                                                                             (подпись)

__________

(дата)

Форма списка фондов, содержащих уникальные документы

Приложение 5

_____________________________________

(директор государственного

архива Курганской области)

Подпись         Расшифровка подписи

Дата                Печать

Акт

__________ № __________

(дата)

приема – передачи

копий фонда пользования

уникальных документов

на особое хранение

Сдал ________________________________________________________________

Принял ______________________________________________________________

Основание ___________________________________________________________

№ пп

Количество передаваемых ед. хр. копий

фонда пользования

Количество

листов, Мб

Примечания

1

2

3

4

Всего _______________________________________________________________________

(ед. хранения копий фонда пользования цифрами и прописью)

____________________________________________________________________________

(листов, Мб цифрами и прописью)

Сдал:

Должность                                            подпись                                 Расшифровка подписи

Дата                    

Принял:

Должность                                            подпись                                 Расшифровка подписи

Форма Акта приема – передачи копий фонда пользования

уникальных документов на особое хранение

Приложение 6

___________________________________________________________________________________

(Название государственного архива Курганской области)

Начата _______________________

Окончена_______________________

Книга выдачи копий

фонда пользования уникальных документов

__________________________________________________________________

№

пп

Дата

выдачи

Фонд

№___

Опись

№___

Ед. хр.

№___

Кому выдано

Расписка в получении

Расписка в возвращении, дата

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Форма книга выдачи копий

фонда пользования уникальных документов

Приложение 7

Книга учета копий фонда пользования уникальных документов

Номера ед. хр. Фонда пользования

Номера ед. уч. Фонда пользования

Дата поступления

Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копирования

Номера фонда

Номера описей

Количество дел, включенных в ед.хр. фонда пользования

Вид носителя

Объем фонда пользования

Примечание

Количество листов

Количество Мб

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Всего поступило за 200_ год  ___________________________________________________ ед. хр. фонда пользования

(цифрами и прописью)

на ____________________________________________________________________________ дел

(количество скопированных дел цифрами и прописью)

Должность                                                             подпись                                                                                        Расшифровка подписи

____________

     (дата)

Форма книги учета копий фонда пользования уникальных документов

Приложение 2

к Административному регламенту по

исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной

функции по определению порядка отнесения

документов Архивного фонда Курганской области

к уникальным документам Архивного фонда

Курганской области, входящим в Государственный

реестр уникальных документов Архивного фонда

Курганской области, порядка учета таких документов,

создания и хранения их страховых копий

График работы Комитета

День недели

Время приема

Понедельник

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Вторник

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Среда

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Четверг

с 08.00 до 17.00

(обеденный перерыв 12.00-12.45)

Пятница

с 08.00 до 15.00

Суббота

Воскресенье

выходной

Приложение 3

к Административному регламенту по

исполнению Комитетом по управлению

архивами Курганской области государственной

функции по определению порядка отнесения

документов Архивного фонда Курганской области

к уникальным документам Архивного фонда

Курганской области, входящим в Государственный

реестр уникальных документов Архивного фонда

Курганской области, порядка учета таких документов,

создания и хранения их страховых копий

БЛОК-СХЕМА

описания последовательности действий по исполнению Комитетом государственной функции по определению порядка отнесения документов Архивного фонда Курганской области к уникальным документам Архивного фонда Курганской области, входящим в Реестр