ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ...



УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

ОТ 29 ИЮНЯ 2012 ГОДА №54

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД, ОФОРМЛЕНИЯ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ИНОСТРАННЫЕ ГОСУДАРСТВА»

{Утратил силу: приказ комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов 23.07.2015 №88-п}

{Изменения в редакции приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13.11.2013 №98}

В целях приведения правовых актов управления по делам архивов Правительства Хабаровского края в соответствие с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", постановлением Правительства Хабаровского края от 29 апреля 2011 г. №117-пр "Об утверждении порядков разработки, экспертизы и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Хабаровского края",

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

2. Признать утратившим силу приказ правления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13 июля 2010 г. №  29 "Об утверждении административного регламента управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

3. Консультанту отдела научно-методической и правовой работы управления по делам архивов Правительства Хабаровского края Кузьмицкой Л.С.:

3.1. В установленные сроки направить копию приказа в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области и в прокуратуру Хабаровского края.

3.2. Направить приказ в управление печати и телерадиовещания Правительства Хабаровского края для опубликования в Собрании законодательства Хабаровского края.

4. Ведущему инженеру отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений управления по делам архивов Правительства Хабаровского края Никулину В.А. направить в установленном порядке вышеназванный приказ для  размещения на официальном сайте Правительства Хабаровского края и обеспечить его размещение на сайте "Архивы Хабаровского края".

Начальник управления

Т.А. Шевчик

УТВЕРЖДЕН

приказом управления

по делам архивов

Правительства

Хабаровского края

от 29.06.2012  № 54

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Административный регламент управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества работы по организации исполнения запросов граждан Российской Федерации и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом, и определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее – Управление), а также порядок взаимодействия Управления с федеральными органами государственной власти, федеральными государственными архивами, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями всех организационно-правовых форм и форм собственности (далее – органы и организации) при предоставлении государственной услуги.

Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

1.2. Круг заявителей

Заявителями на предоставление государственной услуги "Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее – государственная услуга) являются проживающие за рубежом граждане Российской Федерации, иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее – заявители).

От имени заявителей могут выступать лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

1.3.1. Информация о местах нахождения и графике работы, справочных телефонах, официальных сайтах и электронных адресах органов исполнительной власти края, предоставляющих государственную услугу, способы получения информации о местах нахождения и графиках работы государственных органов, обращение в которые необходимо для предоставления государственной услуги

1.3.1.1. Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется:

непосредственно в Управлении, в краевом государственном казенном учреждении "Государственный архив Хабаровского края", в краевом государственном казенном учреждении "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края" (далее – государственные архивы края);

путем использования средств телефонной, почтовой и (или) электронной связи;

посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет), публикации в средствах массовой информации.

1.3.1.2. Почтовый адрес и место нахождения Управления: ул. Запарина, д. 75, г. Хабаровск, 680002. Телефон (факс) приемной: (4212) 32-57-06.

Сведения о местонахождении, графиках работы, контактных телефонах, адресах электронной почты государственных архивов края приведены в Приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты муниципальных архивов Хабаровского края, которым направляются запросы заявителей при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса заявителя, приведены в Приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

1.3.1.3. Способы получения информации о местонахождении, графиках работы Управления и государственных архивов края, адресах муниципальных архивов Хабаровского края, которым направляются запросы заявителей при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса заявителя, контактных телефонах (телефонах для справок):

- в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.gosuslugi.ru;

- в региональной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг Хабаровского края" www.27.gosuslugi.ru;

- на официальном интернет - сайте Управления "Архивы Хабаровского края" http://archive.khabkrai.ru (далее – официальный сайт Управления);

- на информационных стендах Управления, государственных архивов края.

1.3.1.4. График работы Управления:

понедельник - пятница с 9.00 до 18.00

обеденный перерыв с 12.00 до 13.00

выходные дни - суббота, воскресенье, праздничные дни.

В предпраздничные дни продолжительность времени работы Управления сокращается на 1 час.

1.3.2. Справочные телефоны Управления

Справочные телефоны Управления (4212) 32-57-06 (факс), (4212) 45-00-24 (специалисты Управления, осуществляющие информирование по вопросам предоставления государственной услуги).

1.3.3. Адрес официального сайта Управления в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, содержащего информацию о предоставлении государственной услуги – http://archive.khabkrai.ru, адрес электронной почты Управления – archiv@adm.khv.ru

{в редакции приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13.11.2013 №98}

1.3.4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги

1.3.4.1. Заявитель имеет право на получение сведений о ходе предоставления государственной услуги по телефону, на личном приеме, по адресу электронной почты, указанному в подпункте 1.3.3 пункта 1.3 настоящего Административного регламента, а также с использованием региональной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Хабаровского края" www.27.gosuslugi.ru и федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.gosuslugi.ru.

1.3.4.2. Информацию по вопросам предоставления государственной услуги можно получить:

- самостоятельно путем ознакомления с информацией, размещенной на сайте Управления http://archive.khabkrai.ru, а также с использованием региональной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Хабаровского края" www.27.gosuslugi.ru и федеральной государственной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" www.gosuslugi.ru;

- через индивидуальное консультирование при обращении лично, по телефону, в письменной или электронной форме.

Заявитель имеет право на выбор способа получения информации.

1.3.4.3. Личный прием заявителей по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в помещении Управления:

- специалистами Управления, ответственными за предоставление государственной услуги, в соответствии с графиком (режимом) работы Управления, контактные телефоны (4212) 32-57-06 (факс), (4212) 45-00-24;

- заместителем начальника Управления - начальником отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений – по четвергам с 17 час. 00 мин., контактные телефоны (4212) 32-53-55, (4212) 32-46-93;

- начальником Управления – по вторникам с 17 час. 00 мин., контактный телефон (4212) 45-00-25.

1.3.4.4. Информация на личном приеме, по телефону предоставляется заявителю в часы приема согласно графику работы Управления, государственных архивов края.

Специалист Управления, ответственный за предоставление государственной услуги (далее – специалист), обязан принять заявителя в день обращения. Прием может быть перенесен на другой день или другое время по просьбе или с согласия заявителя.

При прибытии заявителя специалист обязан его встретить и проводить к своему рабочему месту.

1.3.4.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалист оперативно, подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившегося заявителя по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Управления, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) специалиста, принявшего телефонный звонок.

При информировании специалист ссылается на нормативные правовые акты Российской Федерации и Хабаровского края.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) другому должностному лицу Управления, должностному лицу государственного архива края, в компетенции которого находится рассмотрение указанного вопроса, или же обратившемуся заявителю должен быть сообщен номер телефона, по которому он может получить необходимую информацию.

В случае если для информирования требуется продолжительное время, специалист может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

1.3.4.6. При информировании по вопросу предоставления государственной услуги по письменному обращению заявителя ответ излагается в простой, четкой и понятной форме и направляется в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения, в виде почтового отправления в адрес заявителя, проживающего в государстве-участнике СНГ, или в адрес Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее – МИД России) (Консульский департамент МИД России, 1-й Неопалимовский пер., дом 12,г. Москва, 119200) – для направления заявителю, проживающему в иностранном государстве, за подписью начальника Управления либо лица, исполняющего его обязанности, с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

1.3.4.7. При информировании по вопросу предоставления государственной услуги на обращения, поступившие по электронной почте, если заявителем не указан почтовый адрес, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

Информация по обращению, направленному через официальный сайт Управления, размещается на сайте в разделе "Обратная связь" в подразделе "Гостевая книга".

1.3.5. Порядок, форма и место размещения информации о предоставлении государственной услуги, в том числе на стендах, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, на официальном сайте Управления

1.3.5.1. На официальном сайте Управления http://archive.khabkrai.ru, в региональной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг Хабаровского края" (www.27.gosuslugi.ru), в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru) размещаются:

- текст настоящего Административного регламента;

- краткая информация о предоставлении государственной услуги, документах, необходимых для её предоставления;

- сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты, графике работы Управления;

- сведения о местонахождении, графике работы, контактных телефонах, адресах электронной почты государственных архивов края;

- сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты муниципальных архивов Хабаровского края, которым направляются запросы заявителей при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

- график приема руководством Управления заявителей, номера кабинетов, фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих предоставление государственной услуги;

- справочные телефоны, по которым осуществляется консультирование по порядку предоставления государственной услуги;

- форма анкеты-заявления о предоставлении государственной услуги;

- реквизиты для уплаты государственной пошлины за проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов;

- образец заполнения платежного документа об уплате установленной пунктом 48 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации государственной пошлины за проставление апостиля.

1.3.5.2. На информационном стенде Управления, государственных архивов края размещаются следующие информационные материалы:

- текст настоящего Административного регламента;

- краткая информация о предоставлении государственной услуги, документах, необходимых для её предоставления;

- сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты, официального сайта и графике работы Управления;

- сведения о местонахождении, графике работы, контактных телефонах, адресах электронной почты государственных архивов края;

- сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты муниципальных архивов Хабаровского края, которым направляются запросы заявителей при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

- информация о графике приема заявителей руководством Управления, государственных архивов края, номерах кабинетов с указанием фамилии, имени, отчества и должности лиц, осуществляющих предоставление государственной услуги;

- справочные телефоны, по которым осуществляется консультирование по порядку предоставления государственной услуги;

- форма анкеты-заявления о предоставлении государственной услуги;

- реквизиты для уплаты государственной пошлины за проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов;

- образец заполнения платежного документа об уплате установленной пунктом 48 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации государственной пошлины за проставление апостиля;

- выдержки из нормативных правовых актов по наиболее актуальным вопросам предоставления государственной услуги.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги – "Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

2.2.1. Государственная услуга предоставляется Управлением.

2.2.1.1. В предоставлении государственной услуги участвуют государственные архивы края.

Список государственных архивов края, непосредственно участвующих в предоставлении государственной услуги, приведен в Приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

2.2.1.2. Список муниципальных архивов Хабаровского края, которым направляются запросы заявителей при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса заявителя, приведен в Приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

2.2.2. При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги, а также действий, связанных с обращением в иные государственные органы, организации.

2.2.3. При предоставлении государственной услуги:

Управление:

- осуществляет информирование по вопросам предоставления государственной услуги;

- осуществляет прием запросов от получателей государственной услуги для ее предоставления;

- организует исполнение запросов, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом;

государственные архивы края:

- осуществляют информирование по вопросам предоставления государственной услуги;

- осуществляют прием запросов от получателей государственной услуги для ее предоставления;

- исполняют запросы, связанные с реализацией законных прав и свобод граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги в зависимости от вида запроса являются архивные справки, архивные выписки и архивные копии.

Кроме того, результатом исполнения государственной услуги может быть уведомление заявителя:

- об отсутствии запрашиваемой информации в государственных архивах края и рекомендации по ее дальнейшему поиску;

- о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в государственные архивы края или муниципальные архивы Хабаровского края, государственные и муниципальные архивы других субъектов Российской Федерации (в зависимости от предполагаемого места хранения документов), а также в органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Срок предоставления государственной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса.

2.4.1.1. Поступившие в Управление запросы в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.

2.4.1.2. Поступившие в Управление, государственные архивы края запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней со дня их регистрации возвращаются заявителю с сообщением о необходимости уточнения и (или) дополнения запроса необходимыми для его исполнения сведениями в адрес:

- МИД России в случае проживания заявителя в иностранном государстве;

- заявителя в случае его проживания в государстве-участнике СНГ;

- органов и организаций, их направивших.

2.4.1.3. Запросы, поступившие в государственные архивы края, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

2.4.1.4. В случаях, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", срок рассмотрения запроса может быть продлен на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

2.4.1.5. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в государственных архивах края архивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

2.5. Правовыми основаниями предоставления государственной услуги являются:

Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, №1, ст. 1, № 4, ст. 445);

Конвенция, отменяющая требования легализации официальных иностранных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 03.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.07.2000 № 117-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 32, ст. 3340; 2009, № 52 (1 ч.), ст. 6450);

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235);

Закон СССР от 24.06.1991 № 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 27, ст. 784);

Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации официальных иностранных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 мая 2012 г. №566 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной ус­луги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляе­мых в иностранные государства" (Бюллетень нормативных актов федераль­ных органов исполнительной власти, №11, 18 марта 2013 г.);

{в редакции приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13.11.2013 №98}

Приказ Министерства иностранных дел Российской Федерации №10489, Министерства юстиции Российской Федерации №124 от 29 июня 2012 г. "Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставление государственной услуги по истребованию личных документов" ("Российская газета", №194, 24 августа 2012 г.).

{в редакции приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13.11.2013 №98}

Закон Хабаровского края от 29.09.2005 № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2005, № 10 (39);

постановление Правительства Хабаровского края от 14.05.2005 № 48-пр "Об утверждении Положения об управлении по делам архивов  Правительства Хабаровского края" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2005, № 5 (34).

постановление Правительства Хабаровского края от 29 апреля 2011 г. №117-пр "Об утверждении порядков разработки, экспертизы и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, а также порядков запроса документов и (или) информации, подготовки и направления ответа на запрос о предоставлении документов и информации, необходимых для исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Хабаровского края" (Собрание законодательства Хабаровского края, 2011, №4, ч. 2, №10, ч. 1; 2012, №2; 2013, №1).

{абзац введен приказом управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13.11.2013 №98}

2.6. Документы, необходимые для предоставления государственной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя.

2.6.1.1. В случае необходимости проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, -  платежный документ об уплате установленной пунктом 48 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации государственной пошлины за проставление апостиля (предоставляется заявителем при личном получении архивных справок, архивных выписок, архивных копий государственной услуги).

2.6.2. Письменный запрос должен содержать:

наименование органа, в который направляется запрос, либо фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества (последнее – при наличии) родителей (для справки о рождении);

об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) – название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах – сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса, либо адрес электронной почты;

подпись заявителя и дату.

2.6.3. Запрос оформляется заявителем в произвольной форме либо по выбору заявителя может быть оформлен на бланке анкеты-заявления, приведенной в Приложении № 3 к настоящему Административному регламенту.

Бланк анкеты-заявления размещается на официальном сайте Управления, портале государственных и муниципальных услуг Хабаровского края, едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).

2.6.3.1. Заявитель вправе приложить к запросу ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

2.6.3.2. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя представления:

- документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных услуг.

2.8. Предусмотренные в пункте 2.6 настоящего Административного регламента документы, необходимые для предоставления государственной услуги, за исключением документов, предусмотренных в подпункте 2.6.1.1 пункта 2.6 настоящего Административного регламента, могут быть поданы заявителем в форме электронных документов.

Рассмотрение запроса, полученного в электронной форме, осуществляется в том же порядке, что и рассмотрение запроса, полученного от заявителя лично или по почте.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов для предоставления государственной услуги

Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не имеется. Документы подлежат приему в обязательном порядке.

2.10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.10.1. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

- отсутствие в запросе исходных сведений,  по которым возможно осуществить поиск информации для его исполнения;

- отсутствие в запросе фамилии заявителя и почтового адреса (адреса электронной почты), по которому должен быть направлен ответ;

- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих  конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;

- отсутствие платежного документа об уплате установленной пунктом 48 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации государственной пошлины за проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов.

2.10.2. Если запрос не поддается прочтению, ответ на него не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение начальнику Управления либо лицу, исполняющему его обязанности, директору государственного архива края либо лицу, исполняющему его обязанности, о чем в течение 7 дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.10.3. Если ответ по существу запроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.11. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении услуги

2.11.1. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и получении результата предоставления таких услуг

2.12.1. Время ожидания в очереди для подачи запроса о предоставлении государственной услуги не более 15 минут.

{в редакции приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13.11.2013 №98}

2.12.2. Время ожидания в очереди для получения результата предоставления государственной услуги не более 15 минут.

{в редакции приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13.11.2013 №98}

2.13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя

2.13.1. Запросы о предоставлении государственной услуги, поданные заявителем лично, направленные почтовым отправлением или  по электронной почте, регистрируются в день их поступления в Управление, в государственные архивы края, участвующие в предоставлении государственной услуги.

2.13.2. Запросы, поступившие по электронной почте в выходные и праздничные дни, регистрируются в течение первого рабочего дня, следующего за днем их поступления.

2.13.3. При поступлении запроса по информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальный сайт Управления (интернет-обращения) с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса, заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Принятый к рассмотрению запрос распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

2.14. Требования к местам предоставления государственной услуги

Для ожидания приема и оформления запросов заявителям в Управлении и государственных архивах края отводятся места, оснащенные стульями, столами, оборудованные информационными стендами с образцами заполнения анкеты-заявления. На столах находятся писчая бумага и канцелярские принадлежности (шариковые ручки), анкеты-заявления.

Рабочие места специалистов, осуществляющих предоставление государственной услуги, оборудуются компьютерами и оргтехникой.

2.15. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

открытость информации о государственной услуге;

своевременность предоставления государственной услуги;

точное соблюдение требований законодательства и настоящего Административного регламента;

соответствие информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке, архивной копии, сведениям, которые запрашивает заявитель;

вежливость и корректность должностных лиц Управления и работников государственных архивов края.

Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги также определяются по результатам опросов заявителей, путем проведения контрольных мероприятий, а также устанавливаются на основании анализа анкет заявителей, поступивших в Управление через официальный сайт, отзывов о предоставлении государственной услуги, поступивших посредством почтовой и электронной связи.

2.16. При непосредственном обращении в Управление, государственные архивы края заявитель взаимодействует с лицами, осуществляющими предоставление государственной услуги, не более двух раз: при подаче запроса и при получении результатов предоставления государственной услуги.

2.16.1. Продолжительность взаимодействия при подаче запроса не должна превышать 10 минут, при получении результатов предоставления государственной услуги – 15 минут.

2.16.2. При направлении запроса почтовым отправлением или по электронной почте непосредственного взаимодействия заявителя с лицами, осуществляющими предоставление государственной услуги, не требуется.

2.16.3. Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

2.16.4. Информация о ходе предоставления государственной услуги представляется заявителю по телефону, по электронной почте, через официальный сайт Управления, портал государственных и муниципальных услуг Хабаровского края, единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).

2.17. Порядок, основание и размер взимаемой государственной пошлины за предоставление государственной услуги

2.17.1. Поступившие из-за рубежа запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

2.17.2. При предоставлении государственной услуги в случае личного обращения заявителя или  лица, имеющего право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения его заявителем в установленном порядке полномочиями выступать от его имени при предоставлении государственной услуги, за получением архивной справки, архивной выписки или архивной копии, направляемой в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, на основании пункта 48 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации взимается государственная пошлина за проставление апостиля, которая составляет 1500 рублей за каждый документ.

2.17.3. Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица выдается заявителю на руки после уплаты государственной пошлины.

2.18. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления данной государственной услуги, не предусмотрено.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Состав административных процедур

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры, осуществляемые Управлением, государственными архивами края:

прием (регистрация) запроса и передача его на исполнение;

анализ тематики поступившего запроса;

направление запроса на исполнение в муниципальные архивы Хабаровского края, органы и организации по принадлежности;

подготовка ответа заявителям;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (в случае необходимости);

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Административная процедура – проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях – исполняется только Управлением.

Последовательность действий при предоставлении государственной услуги представлена в блок-схеме, которая приведена в Приложении № 4 к настоящему Административному регламенту.

Ответственными за предоставление государственной услуги в Управлении являются государственные гражданские служащие Управления, обязанности которых по предоставлению государственной услуги закреплены должностным регламентом.

В государственных архивах края ответственными за предоставление государственной услуги являются работники государственных архивов края, обязанности которых по предоставлению государственной услуги закреплены должностной инструкцией.

3.2. Прием (регистрация) запроса и передача его на исполнение

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя в Управление, государственные архивы края с запросом и документами, предусмотренными пунктом 2.6 настоящего Административного регламента.

Запрос и документы, необходимые для предоставления государственной услуги, представляются на бумажных носителях или в форме электронного документа:

лично, либо лицом, уполномоченным на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации;

по почте;

с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3.2.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Запрос, поступивший в Управление, государственные архивы края, подлежит обязательной регистрации в день его поступления.

Регистрация запросов в Управлении осуществляется специалистом Управления, ответственным за делопроизводство.

Регистрация запросов в государственных архивах края, участвующих в предоставлении государственной услуги, осуществляется уполномоченными на регистрацию запросов специалистами.

На запросе заявителя проставляется регистрационный штамп, с указанием даты регистрации запроса и регистрационного номера. 

Поступивший в Управление и прошедший регистрацию запрос в тот же день направляется на рассмотрение начальнику Управления (должностному лицу, исполняющему его обязанности) для наложения резолюции, после чего передается специалисту Управления, ответственному за предоставление государственной услуги, для анализа тематики.

Поступивший в государственный архив края и прошедший регистрацию запрос в тот же день направляется на рассмотрение директору государственного архива края (должностному лицу, исполняющему его обязанности) для наложения резолюции, после чего передается работнику государственного архива края, ответственному за предоставление государственной услуги, для анализа тематики.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры – 1 рабочий день.

3.3. Анализ тематики поступившего запроса

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса на рассмотрение специалисту Управления (работнику государственного архива края).

Специалист Управления, ответственный за предоставление государственной услуги, работник государственного архива края, анализирует тематику поступившего запроса, при этом определяет:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

3.3.2. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 7 дней со дня регистрации запроса.

3.4. Направление запроса на исполнение в муниципальные архивы Хабаровского края, органы и организации по принадлежности

3.4.1. По итогам анализа тематики поступившего запроса в течение 7 дней со дня его регистрации специалист Управления, ответственный за предоставление государственной услуги, готовит письмо за подписью начальника Управления либо лица, исполняющего его обязанности, о направлении запроса или его копии по принадлежности:

в государственные архивы края;

в муниципальные архивы Хабаровского края;

в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

3.4.2. В случае направления Управлением письма в государственные архивы края, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса, специалист Управления, ответственный за предоставление государственной услуги, контролирует исполнение данного запроса.

3.4.3. В случае если запрос требует исполнения несколькими муниципальными архивами Хабаровского края, органами и организациями, письмо направляется в соответствующие муниципальные архивы Хабаровского края, органы и организации с приложением копии запроса, анкеты с указанием на необходимость направления ответа в адрес Управления.

3.4.4. В случае поступления запроса в государственный архив края, работник государственного архива края, ответственный за предоставление государственной услуги,  по итогам анализа тематики поступившего запроса и в случае отсутствия на хранении в государственном архиве края документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 7 дней  со дня регистрации, готовит письмо за подписью директора государственного архива края либо лица, исполняющего его обязанности, о направлении запроса или его копии по принадлежности в муниципальные архивы Хабаровского края, органы и организации, имеющие на хранении данные документы.

3.4.5. Критерием принятия решения о направлении запроса заявителя на исполнение в муниципальные архивы Хабаровского края, органы и организации по принадлежности являются имеющиеся сведения о местонахождении в них документов, необходимых для исполнения запроса.

3.4.6. При выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения запроса, специалист Управления либо работник государственного архива края в течение 7 дней письменно уведомляет заявителя об их недостаточности для поиска информации и о предоставлении заявителем сведений, необходимых для предоставления государственной услуги. 

3.4.7. Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 7 дней со дня регистрации запроса.

3.5. Подготовка ответа заявителям

3.5.1. Управление при направлении запроса на исполнение в государственные архивы края, муниципальные архивы Хабаровского края, органы и организации Хабаровского края и Российской Федерации письменно уведомляет об этом заявителя.

3.5.2. Исполнение запроса осуществляется государственными архивами края при наличии у них на хранении документов, необходимых для исполнения запроса.

3.5.3. Ответ готовится в виде:

письменного уведомления МИД России, заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

письменного уведомления МИД России, заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного в МИД России, заявителю;                архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

3.5.4. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений,  в ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемую архивную справку, архивную выписку или архивную копию.

3.5.5. Критерием принятия решения о подготовке положительного либо отрицательного ответа заявителю является наличие в государственных архивах края документов, необходимых для исполнения запроса, либо их отсутствие соответственно.

3.5.6. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.5.7. При поступлении запроса от заявителя в форме электронного документа ответы на него, за исключением архивной справки, архивной выписки, архивной копии, могут быть направлены на электронный адрес, указанный в запросе.

3.5.8. Продолжительность данной административной процедуры не превышает 30 дней со дня регистрации запроса.

3.6. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.6.1. Государственные архивы края, исполняющие полученные из Управления и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

3.6.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3.6.3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

3.6.4. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного архива.

3.6.5. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

3.6.6. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

3.6.7. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

3.6.8. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.

3.6.9. Архивная справка оформляется на бланке изготовившего её органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

3.6.10. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

  3.6.11. Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

3.6.12. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

3.6.13. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.

3.6.14. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

3.6.15. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д.

3.6.16. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.6.17. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

3.6.18. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

3.6.19. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.6.20. Критерием принятия решения о подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий является наличие документов, отвечающих существу запроса.

3.6.21. Продолжительность данной административной процедуры не должна превышать 30 дней со дня регистрации запроса.

3.7. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

3.7.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – апостиля.

3.7.2. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.7.3. Специалист Управления, ответственный за предоставление государственной услуги, в течение 3 рабочих дней со дня представления архивных справок, архивных выписок и архивных копий государственными архивами края, муниципальными архивами Хабаровского края, иными органами и организациями, расположенными на территории Хабаровского края (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), проставляет на данных документах апостиль.

3.7.4. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных архивов края и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения в Управление, с представлением образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

3.7.5. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте архивной справки, архивной выписки и архивной копии на лицевой или оборотной их стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с заверяемым документом.

3.7.6. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

3.7.7. Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

3.7.8. Отметка о проставлении апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях вносится в Журнал регистрации проставления апостиля.

3.7.9. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

3.7.10. Критерием принятия решения о проставлении апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях является необходимость совершения такой процедуры, установленная международным законодательством.

3.7.11. Критерием принятия решения об отказе в проставлении апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях в случае личного обращения заявителя либо лица, наделенного заявителем в установленном порядке полномочиями выступать от его имени при предоставлении государственной услуги, является отсутствие платежного документа об уплате установленной пунктом 48 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации государственной пошлины за проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов.

3.7.12. Максимальный срок исполнения процедуры – 3 рабочих дня.

3.8. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

3.8.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, высылаются Управлением, государственными архивами края, без проставления апостиля по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

3.8.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, вместе с запросами направляются Управлением, государственными архивами края в МИД России.

3.8.3. В случае исполнения запроса несколькими органами и организациями (подпункт 3.4.3 пункта 3.4 настоящего Административного регламента) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо отрицательные ответы Управление с сопроводительным письмом направляет в МИД России.

3.8.4. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Управление вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей (кроме документов, подготовленных государственными архивами края, муниципальными архивами Хабаровского края).

3.8.5. После проставления апостиля Управление направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

3.8.6. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в архивные учреждения или организации могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке (заверенные апостилем документы выдаются на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля).

3.8.7. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.8.8. Продолжительность данной административной процедуры не должна превышать 30 дней со дня регистрации запроса.

3.9. Предоставление государственной услуги в электронной форме

3.9.1. Предоставление государственной услуги с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), портала государственных услуг Хабаровского края,  в электронном виде не осуществляется.

3.9.2. Через единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), портал государственных услуг Хабаровского края возможно осуществление следующих административных процедур:

- предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге.

3.9.3. Посредством использования электронной почты и официального сайта Управления возможно осуществление в электронном виде следующих административных процедур:

- предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;

- подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и прием запроса и документов;

- получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги. 

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Должностные лица, участвующие в предоставлении государственной услуги, несут персональную ответственность за исполнение административных процедур и соблюдение сроков, установленных настоящим Административным регламентом.

4.2. Текущий контроль за соблюдением специалистом Управления, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется начальником Управления либо лицом, исполняющим его должностные обязанности, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента.

4.3. Для текущего контроля используются сведения, полученные в электронной базе документооборота Управления, служебная корреспонденция, устная и письменная информация специалистов Управления и др.

4.4. Периодичность проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента – 1 раз в квартал.

4.5. Управление в лице специалиста Управления, ответственного за организацию работы по предоставлению государственной услуги, осуществляет контроль за соблюдением государственными архивами края требований настоящего Административного регламента.

4.6. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя установленную Управлением ежемесячную отчетность государственных архивов края о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции Управления решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления и государственных архивов края.

4.7. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми.

4.8. На основании решения начальника Управления проводятся внеплановые проверки.

4.9. Внеплановая проверка может проводиться по решению начальника Управления по конкретному обращению.

4.10. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.11. По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Управления, а также должностных лиц и государственных гражданских служащих Управления

5.1. Заявитель вправе в досудебном (внесудебном) порядке обжаловать решения и действия (бездействия) Управления, государственных архивов края, их должностных лиц, государственных гражданских служащих и специалистов (далее – субъекты обжалования), принятые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги.

5.2. Подача и рассмотрение жалоб на решения и действия (бездействие) субъектов обжалования осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", с учетом особенностей подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Хабаровского края и их должностных лиц, государственных гражданских служащих, установленных Порядком разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства края 29 апреля 2011 г.  117-пр "Об утверждении порядков разработки, экспертизы и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, а также порядков запроса документов и (или) информации, подготовки и направления ответа на запрос о предоставлении документов и информации, необходимых для исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Хабаровского края".

5.3. Жалоба может быть направлена по почте, при помощи факсимильной связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта Управления, портала государственных услуг Хабаровского края, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. К жалобе заявителем могут быть приложены документы (при наличии), подтверждающие его доводы, либо их копии. Заявитель также вправе обращаться с просьбой об истребовании таких документов.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.5. Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа субъектов обжалования в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Жалобы на решения, принятые начальником Управления, подаются Губернатору Хабаровского края, Председателю Правительства края.

При обжаловании решений и действий (бездействия) должностных лиц и специалистов государственных архивов края, заявитель может подать жалобу по своему усмотрению в государственный архив края или в Управление.

5.7. В случае если в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и (или) почтовый адрес (электронный адрес), по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.8. При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Управление вправе отказать в удовлетворении жалобы и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.9. Если в жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

5.10. В случае если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение об отказе в удовлетворении жалобы при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

5.11. В случае если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.12. По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:

- об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Управлением или государственным архивом края опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Хабаровского края, а также в иных формах;

- об отказе в удовлетворении жалобы.

5.13. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по жалобе,  заявителю в письменной форме или по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения его жалобы.

5.14. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.15. Если заявитель  не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, действия (бездействие) Управления  могут быть обжалованы в вышестоящие органы в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Главный специалист отдела

научно-методической и правовой

работы управления по делам

архивов Правительства

Хабаровского края

Л.А. Панченко

Приложение № 1

к Административному регламенту

управления по делам архивов

Правительства Хабаровского края

по предоставлению государственной

услуги "Организация исполнения

запросов граждан Российской Федерации,

иностранных граждан, а также лиц без

гражданства, связанных с реализацией

их законных прав и свобод, оформления

в установленном порядке архивных

справок, направляемых в

иностранные государства"

СПИСОК

государственных архивов Хабаровского края, участвующих в предоставлении государственной услуги

№ пп

Наименование

архивного учреждения

Сведения о месте нахождения, графике работы, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах

1.

Краевое государственное казенное учреждение                    "Государственный архив                  Хабаровского края"

Дм. Нагишкина ул., 4а,

г. Хабаровск, 680000

понедельник – пятница с 8.30 до 17.30

суббота, воскресенье – выходной

обеденный перерыв

с 12.00 до 13.00

тел./факс (84212) 30-51-15

тел.          (84212) 22-76-14

gakhk@archiv.khv.ru

2.

Краевое государственное

казенное учреждение              "Архив документов по личному составу органов государственной власти Хабаровского края"

Запарина ул., 76,

г. Хабаровск, 680000

понедельник – пятница с 8.30 до 17.30

суббота, воскресенье – выходной

обеденный перерыв

с 12.00 до 13.00

пятница – не приемный день

тел.           (84212) 75-42-30

тел./факс. (84212) 75-42-31

                           75 42 32

archiv-ls@mail.ru

Приложение № 2

к Административному регламенту

управления по делам архивов

Правительства Хабаровского края

по предоставлению государственной

услуги  "Организация исполнения

запросов граждан Российской Федерации,

иностранных граждан, а также лиц без

гражданства, связанных с реализацией

их законных прав и свобод, оформления

в установленном порядке архивных

справок, направляемых в

иностранные государства"

СПИСОК

муниципальных архивов Хабаровского края, которым направляются запросы заявителей при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса заявителя

{в редакции приказа управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от 13.11.2013 №98}

№ пп

Наименование

архивного учреждения

Сведения о месте нахождения, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах

Архивный отдел администрации Амурского муниципального района

Мира пр., 32а,                                           г. Амурск, Хабаровский край, 682640

тел.  (842142) 2-12-22                        

                         2-42-80

факс (842142) 2-04-28

archiv@mail.amursk.ru

Муниципальный архив

администрации Аяно-Майского муниципального района

Советская ул., 8, с. Аян,

Хабаровский край, 682571

тел.  (842147) 21-1-31

факс (842147) 21-1-03

arhiv_ayan@mail.ru

Муниципальный архив

администрации Бикинского муниципального района

Советский пер., 2,

г. Бикин,  Хабаровский край, 682970

тел.   (842155) 2-13-51

факс (842155) 2-11-33

adm_archiv@bikinadm.kht.ru

Архивный отдел администрации Ванинского                         муниципального района

Мира пл., 1, п. Ванино,

Хабаровский край, 682860

тел./факс  (842137) 5-51-24

тел.                           5-52-24

archiv@vanino.org

arhiv1@admvan.ru

Муниципальный архив администрации Верхнебуреинского муниципального района

Центральная ул., 49,

п. Чегдомын,

Хабаровский край, 682030

тел.   (842149) 5-30-93

факс (842149) 5-41-26

arhiv.vbr@yandex.ru

arhiv8411@mail.ru

Сектор по делам архивов

администрации Вяземского муниципального района

Коммунистическая ул., 15, г. Вяземский,

Хабаровский край, 682950

(для почты –                           Коммунистическая ул., 8)

тел./факс   (842153) 3-13-73

vzmarhiv@vzm.kht.ru

Муниципальное архивное

учреждение "Комсомольский-на-Амуре городской архив"

Мира пр., 10,

г. Комсомольск-на-Амуре, 681015

тел. (84217) 25-22-42                                 

                     54-15-64

тел./факс  (84217) 25-24-35

kmsarxiv@yandex.ru

arhivmira10@mail.ru

Архивный отдел администрации Комсомольского муниципального района

Краснофлотская ул., 32б, г. Комсомольск-на-Амуре, 681000

тел.  (84217) 54-05-96

факс (84217) 54-45-17

archive.akmr@raion.kms.ru

archive1.akmr@raion.kms.ru

Сектор по делам архивов администрации муниципального района имени Лазо

Октябрьская ул., 92б,

п. Переяславка,

Хабаровский край, 682910

тел.  (842154)  21-4-44

                       21-1-94

факс (842154) 21-6-36

arxiv_adm_lazo@mail.ru

Муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив Николаевского района"

Сектор по работе с документами по личному составу в структуре муниципального учреждения

Приамурская ул., 129,

г. Николаевск-на-Амуре, 682469

Приамурская ул., 128,

г. Николаевск-на-Амуре, 682469

тел./факс  (842135) 2-40-45

arhiv@nikol.ru

тел.  (842135) 2-41-55

Сектор районного архива

администрации Нанайского муниципального района

Калинина ул., 81,

с. Троицкое, Хабаровский край, 682350

тел./факс (842156) 4-22-55

nanai_arch@mail.ru

Муниципальный архив администрации муниципального района имени Полины Осипенко

Амгуньская ул., 72,

с. имени Полины Осипенко, Хабаровский край, 682380

тел./факс (842144) 21-8-59

arhiv_po@mail.ru

Архивный отдел администрации Охотского муниципального района

Ленина ул., 18,                              п. Охотск, Хабаровский край, 682480

(для почты – Ленина ул., 16)

тел./факс (842141) 9-27-57,                  тел. (842141) 9-17-98

arhivoxt@mail.ru

Архивный отдел администрации Советско-Гаванского муниципального района

Полины Осипенко ул., 5а, г. Советская Гавань, Хабаровский край 682803

тел.  (842138) 4-37-29,                                       

                        4-37-45

факс (842138) 4-51-12

arhiv@mail.sovgav.ru

Сектор по делам архивов

администрации Солнечного муниципального района

Ленина пр., 23,                     п. Солнечный,

Хабаровский край, 682711

тел.  (842146) 2-30-92,                

                        2-42-87

факс (842146) 2-30-95

mas.chernyaeva@mail.ru arxivsln@mail.ru

Муниципальный архив

администрации

Тугуро-Чумиканского

муниципального района

Советский пер., 3,

п. Чумикан,

Хабаровский край, 682560

тел.  (842143) 91-5-32

факс (842143) 91-5-25

tanya@chumikan.khv.ru

Архивный отдел

администрации Ульчского муниципального района

30 лет Победы ул., 50,

с. Богородское,

Хабаровский край, 682400

тел.  (842151) 5-14-06,                                    

                        5-18-34

факс (842151) 5-16-73

arxiv@bgr.kht.ru

Архивный отдел управления делами администрации города Хабаровска

Калинина ул., 110,

г. Хабаровск, 680028

тел. (4212) 32-79-22,                            

                   32-52-97

тел/факс (4212) 57-71-00

archive110@yandex.ru

Муниципальное казенное                  учреждение "Хабаровский                    городской центр хранения                      документов"

Уссурийская ул., 6,

г. Хабаровск, 680020

тел./факс (84212) 21-73-41            

                               32-65-40             тел. 21-27-47, 57-77-57

centrhd@mail.ru

"одно окно":

тел./факс (84212) 21-19-89

тел.                        21-25-02      

ardussu@mail.ru

Отдел по делам архивов

администрации Хабаровского муниципального района

Центральная ул., 6,

с. Тополево,                               Хабаровский район,

Хабаровский край,

680510

тел./факс (4212)  49-62-31

arhiv@khabrayon.ru

Муниципальное казенное учреждение "Центр хранения документов отрасли "Образование"

Ленина ул., д. 25,

г. Хабаровск, 680000                        

тел. (4212) 31-31-62                          arhivobrazovanie@mail.ru

Приложение № 3

к Административному регламенту

управления по делам архивов

Правительства Хабаровского края

по предоставлению государственной услуги 

"Организация исполнения запросов

граждан Российской Федерации,

иностранных граждан, а также лиц

без гражданства, связанных с реализацией

их законных прав и свобод, оформления

в установленном порядке архивных

справок, направляемых в

иностранные государства"

                                                                                                 наименование органа, куда направляется запрос

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки по документам архивных учреждений Хабаровского края

1.

Фамилия, имя, отчество лица (последнее при наличии), о котором запрашивается архивная справка (в случае смены фамилии указать фамилию на период запрашиваемой информации)

2.

Дата, место рождения лица, о котором запрашивается архивная справка

3.

О чем запрашивается архивная справка:

- о подтверждении стажа работы, в т.ч.

с вредными условиями, в районах Крайнего Севера или приравненных к нему районах (нужное подчеркнуть)

с     _____________________

           (число, месяц, год)                                

по   ____________________­­_

           (число, месяц, год)

- о предоставлении сведений

о заработной плате

с     _____________________

            (число, месяц, год)

по   _____________________

            (число, месяц, год)

- о подтверждении награждения

вид награды

дата награждения

другое

4.

Полное наименование предприятия, учреждения (на период работы), его ведомственная принадлежность, местонахождение.

Указать последующие переименования организации

5.

Кем, в какой должности работали

6.

Ответ (нужное подчеркнуть):

направить по почте

(указать наименование организации или фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя, почтовый адрес, телефон)

выдать на руки

Дата заполнения анкеты-заявления

Подпись заявителя

Примечание:

     Для граждан, запрашивающих справку о другом лице, в случае личного обращения за ней  в архив, требуется доверенность, оформленная в установленном порядке

Приложение № 4

к Административному регламенту

управления по делам архивов

Правительства Хабаровского края

по предоставлению государственной услуги 

"Организация исполнения запросов

граждан Российской Федерации,

и иностранных граждан, а также лиц

без гражданства, связанных с реализацией

их законных прав и свобод, оформления

в установленном порядке

архивных справок, направляемых в

иностранные государства"

Блок – схема

последовательности действий управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок,  направляемых в иностранные государства"

Запрос заявителя

Начало предоставления государственной услуги

Регистрация запроса (в день поступления)

Рассмотрение запроса начальником управления

Передача запроса на исполнение

нет

Анализ тематики поступившего запроса.

Принятие решения о возможности исполнения запроса

(в течение 7 дней со дня регистрации запроса)

да

Возврат запроса в Росархив или в организации, их направившие, или заявителям с сообщением об отсутствии запрашиваемых сведений или о предоставлении дополнительных сведений для исполнения запроса

Направление запроса на исполнение

Государственные архивы края 

Муниципальные архивы Хабаровского края,

иные органы и организации

Проверка сведений и исполнение запроса

Проверка сведений и исполнение запроса одного заявителя несколькими органами и организациями и направление ответа в адрес Управления

Подготовка информации об отсутствии запрашиваемых сведений

Исполнение запроса и                подготовка архивных            справок, архивных выписок, архивных копий

Направление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информации об отсутствии запрашиваемых сведений в адрес Управления

Подготовка архивных справок, архивных выписок, архивных копий

Требующие проставления апостиля

Не требующие проставления апостиля

Не требующие проставления апостиля

Требующие проставления апостиля

Направление

в управление

Подготовка управлением ответа заявителю

Направление в управление

Проставление апостиля (при необходимости) (в течение 3 рабочих дней)

Отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий либо информации об отсутствии запрашиваемых сведений

Заявителям, проживающим в странах СНГ

В МИД России

в Росархив

Выдача на руки заявителю

Предоставление государственной услуги завершено