ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МИНИСТЕРСТВОМ КУЛЬТУРЫ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО СОГЛАСОВАНИЮ (УТВЕРЖДЕНИЮ) ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ, АРХИВ...



Приложение

Министерство культуры Республики Хакасия

ПРИКАЗ

от 29.11.2010 № 104

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МИНИСТЕРСТВОМ КУЛЬТУРЫ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО СОГЛАСОВАНИЮ (УТВЕРЖДЕНИЮ) ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ, АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИЙ; ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, ПРИМЕРНЫХ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ, ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА, ТРЕБУЮЩИХ СОГЛАСОВАНИЯ (УТВЕРЖДЕНИЯ) УПОЛНОМОЧЕННОГО ОРГАНА

(утратил силу приказом Министерства культуры Республики Хакасия  от 07.06.2012 № 91, НГР RU19000201200481)

В соответствии с постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.06.2006 №169 «О программе административной реформы в Республике Хакасия в 2006-2010 годах» (с последующими изменениями), на основании требований Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и постановления Правительства Республики Хакасия от 11.10.2010 №514 «Об утверждении Временного порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти», ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению Министерством культуры Республики Хакасия государственной услуги по согласованию (утверждению) положений об экспертных комиссиях, архивах организаций; инструкций по делопроизводству, примерных номенклатур дел, иных документов в области архивного дела, требующих согласования (утверждения) уполномоченного органа.

3. Отделу по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия (Н.С. Григорьева) обеспечить:

государственную регистрацию утвержденного административного регламента в установленном порядке;

организацию работы по предоставлению государственной услуги в соответствии с положениями данного административного регламента;

размещение настоящего административного регламента на портале государственных услуг, предоставляемых органами государственной власти Республики Хакасия.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра – начальника отдела по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия Н.С. Григорьеву.

Министр С. Окольникова

УТВЕРЖДЕН

приказом Министра культуры

Республики Хакасия

29.11.2010 №104

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Министерством культуры Республики Хакасия государственной услуги по согласованию (утверждению) положений об экспертных комиссиях, архивах организаций; инструкций по делопроизводству, примерных номенклатур дел, иных документов в области архивного дела, требующих согласования (утверждения) уполномоченного органа

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению Министерством культуры Республики Хакасия государственной услуги по согласованию (утверждению) положений об экспертных комиссиях, архивах организаций; инструкций по делопроизводству, примерных номенклатур дел, иных документов в области архивного дела, требующих согласования (утверждения) уполномоченного органа (далее – государственная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Министерства культуры Республики Хакасия по работе с документами, представляемыми на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасии (далее – ЭПМК по делам архивов) юридическими лицами, организациями, учреждениями, предприятиями (далее организации), Государственным учреждением Республики Хакасия «Национальный архив Республики Хакасия», муниципальными архивами (далее - архивные учреждения республики).

1.2. Предоставление государственной услуги осуществляется непосредственно в помещении Министерства культуры Республики Хакасия.

Обеспечение исполнения государственной услуги осуществляют сотрудники отдела по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия в соответствии с должностными регламентами путем сбора и предварительной проверки правильности подготовки документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК по делам архивов, проведения организационных мероприятий по подготовке заседаний ЭПМК.

1.3. Место нахождения Министерства культуры Республики Хакасия и его почтовый адрес: ул. Крылова, 72, город Абакан, 655019, Республика Хакасия, а/я 708, 4 этаж.

Телефоны для получения справок: 8 (3902) 29-51-02, 29-51-41, 29-51-40.

Адрес электронной почты Министерства культуры Республики Хакасия: mk@r-19.ru .

1.4. Режим работы Министерства культуры Республики Хакасия размещается на странице Министерства на официальном портале органов государственной власти Республики Хакасии в сети Интернет и информационном стенде на 1 этаже в фойе здания, в котором размещается Министерство:

Понедельник – пятница: 9.00-18.00.

Суббота – воскресенье: выходной день.

Перерыв на обед: 13.00-14.00.

1.5. Информация о государственной услуге предоставляется в отделе по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения в соответствующем разделе на странице Министерства культуры Республики Хакасия официального портала органов государственной власти Республики Хакасии www.r-19.ru .

1.6. Информирование представителей юридических лиц, организаций, архивных учреждений по процедуре исполнения государственной услуги по вопросам, связанным с подготовкой документов на ЭПМК по делам архивов производится по телефону; письменному запросу; электронной почте; посредством личного обращения.

1.7. При ответах на телефонные звонки сотрудник отдела по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует представителя юридического лица, организации, архивного учреждения республики по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

1.8. В случае если для подготовки ответа требуется дополнительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю юридического лица, организации, архивного учреждения республики обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для представителя время для устного информирования (с учетом графика работы Министерства культуры Республики Хакасия).

1.9. При информировании посредством личного обращения сотрудник отдела по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия обязан принять представителя юридического лица, организации, архивного учреждения в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Министерства.

1.10. При информировании организаций, учреждений по запросам в письменном виде ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется почтой в адрес юридического лица, организации, архивного учреждения республики.

1.11. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес юридического лица.

1.12. Все запросы, связанные с административными процедурами исполнения государственной услуги, подготовкой документов на ЭПМК по делам архивов, исполняются в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента обращения.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Государственная услуга по согласованию (утверждению) положений об экспертных комиссиях, архивах организаций; инструкций по делопроизводству, примерных номенклатур дел, иных документов в области архивного дела, требующих согласования (утверждения) уполномоченного органа.

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Органом исполнительной власти, предоставляющим государственную услугу, является Министерство культуры Республики Хакасия (далее - Министерство), уполномоченный в сфере архивного дела орган исполнительной власти Республики Хакасия.

Организация предоставления государственной услуги осуществляется Министерством культуры Республики Хакасия во взаимодействии с представителями юридических лиц, организаций, архивных учреждений республики, представляющих на рассмотрение ЭПМК по делам архивов документы, требующие согласования (утверждения) уполномоченного органа в сфере архивного дела.

2.3. Результаты предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги является решение ЭПМК по делам архивов о согласовании (утверждении) представленных документов (перечень представляемых на рассмотрение ЭПМК по делам архивов документов изложен в приложении к настоящему Административному регламенту). Решения ЭПМК оформляются по итогам проведения заседания в виде протокола, а также проставления на представленных на рассмотрение комиссии документах штампов о их согласовании (утверждении) ЭПМК по делам архивов.

В отдельных случаях, по запросу представителя юридического лица, организации, архивного учреждения, представивших на рассмотрение комиссии документы, секретарем ЭПМК готовится выписка из протокола заседания и направляется по почте либо нарочным заинтересованным органам и организациям.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

Исполнение государственной услуги осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации документов в отделе по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

2.5. Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:

− Конституция Российской Федерации («Собрание законодательства Российской Федерации», 2009, №4, ст.445);

− Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004, №43, ст.4169; 2006, №50, ст.5280; 2007, №49, ст.6079; 2008, №20, ст.2255);

− Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях по защите информации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448);

− Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Собрание законодательства Российской Федерации», 02.08.2010, №31, ст.4179);

− приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Российская газета», №89, 20.05.2009);

− приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.11.2007 №1322 «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральным архивным агентством государственной услуги «Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», 14.04.2008, №15);

− Основные правила работы архивов организаций (решение коллегии Росархива от 06.02.2002);

− Закон Республики Хакасия от 07.07.2005 № 45-ЗРХ «Об архивном деле в Республике Хакасия» («Вестник Хакасии» от 12.07.2005, №35);

− постановление Правительства Республики Хакасия от 28.05.2009 № 231 «Об утверждении Положения о Министерстве культуры Республики Хакасия» («Вестник Хакасии», от 11.06.2009, №37; от 14.05.2010 №32);

− постановление Правительства Республики Хакасия от 11.10.2010 № 514 «Об утверждении Временного порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия» («Вестник Хакасии», от 15.10.2010, № 74);

− положение об отделе по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия, утвержденное Министром культуры Республики Хакасия 22 сентября 2009 года;

− приказ Министра культуры Республики Хакасия от 11.09.2009 №72 «Об Экспертно-проверочной методической комиссии по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия».

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги.

Для предоставления государственной услуги органы власти и организации через архивные учреждения республики представляют в отдел по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия с сопроводительным письмом:

для согласования:

− положения о центральных экспертных комиссиях (экспертных комиссиях);

− положения об архивах организаций;

− инструкции по делопроизводству;

− примерные номенклатуры дел;

− иные документы в области архивного дела, требующие согласования уполномоченного органа (описи дел долговременного хранения, в том числе по личному составу; описи электронных документов; особо ценных дел; перечни номеров особо ценных дел (номерники); акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу организаций-источников комплектования архивных учреждений; акты описания (переработки) архивных документов; акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; проекты методических рекомендаций, памяток по вопросам архивного дела);

для утверждения:

− описи дел постоянного хранения (или их годовых разделов), образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования архивных учреждений республики;

− описи дел постоянного хранения, составленные архивами в ходе внутриархивных работ (описания архивных документов, переработки (усовершенствования) описей дел);

− описи видеодокументов, кинодокументов, фонодокументов, фонодокументов на магнитной пленке, фотодокументов, фотоальбомов;

− примерные перечни документов и перечни проектов, проблем (тем) научно-технической документации, подлежащих передаче на государственное хранение от организаций – источников комплектования архивов республики;

− перечни документов, подлежащих хранению на дисках;

− листы учета и описания уникальных документов.

Документы представляются на рассмотрение ЭПМК по делам архивов вместе со справочным аппаратом. Перечень необходимых сопроводительных документов (в зависимости от вида документов), количество экземпляров представлен в приложении к настоящему Административному регламенту.

Архивные учреждения Республики Хакасия представляют документы организаций-источников комплектования в отдел по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Основаниями для отказа в приеме представленных документов на рассмотрение ЭПМК по делам архивов, является оформление их с нарушениями требований, установленных нормативными правовыми актами в области архивного дела и делопроизводства, а также при представлении неполного комплекта документов либо в случае отсутствия экспертного заключения ответственного сотрудника архива или эксперта - члена ЭПМК.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является представление на рассмотрение ЭПМК по делам архивов документов, рассмотрение которых не относится к компетенции данной комиссии.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными актами

Государственная услуга по согласованию (утверждению) положений об экспертных комиссиях, архивах организаций; инструкций по делопроизводству, примерных номенклатур дел, иных документов в области архивного дела, требующих согласования (утверждения) уполномоченного органа предоставляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

Заседания ЭПМК по делам архивов проводятся, как правило, 1 раз в месяц. Максимальный срок предоставления государственной услуги не может превышать 30 дней.

2.11. Срок регистрации документов юридических лиц, организаций о предоставлении государственной услуги.

Прием и регистрацию документов, поступивших от юридических лиц, организаций, архивных учреждений республики осуществляет секретарь ЭПМК.

Регистрация поступивших на рассмотрение ЭПМК документов осуществляется в отделе по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия в день их поступления в специальных журналах.

Прием и регистрация документов на очередное заседание ЭПМК осуществляется не позднее чем за 10 рабочих дней до назначенной даты заседания.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга.

Прием представителей юридических лиц, организаций, архивных учреждений осуществляется в рабочих кабинетах отдела по делам архивов в соответствии с графиком работы Министерства. Для представителей юридических лиц, организаций, архивных учреждений предусмотрено рабочее место.

Для предоставления государственной услуги в отдел по делам архивов представляются оформленные в установленном порядке комплекты документов с сопроводительным письмом и в необходимом количестве экземпляров.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги

Показателями доступности и качества предоставляемой государственной услуги являются:

количество документов, рассмотренных на заседаниях ЭПМК по делам архивов, ед.;

количество документов, представленных на рассмотрение ЭПМК и согласованных (утвержденных) без замечаний при первом обращении в комиссию, ед.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональном центре и особенности предоставления государственной услуги в электронном виде

Государственная услуга по согласованию (утверждению) положений об экспертных комиссиях, архивах организаций; инструкций по делопроизводству, примерных номенклатур дел, иных документов в области архивного дела, требующих согласования (утверждения) уполномоченного органа, не предполагает реализацию через многофункциональный центр так, как потребителями данной услуги являются юридические лица (учреждения, организации), являющиеся организациями-источниками комплектования архивов республики. Предоставление услуги потребителям осуществляется через взаимодействие ЭПМК по делам архивов с архивами республики.

Реализация данной услуги в электронном виде осуществляется через взаимодействие секретаря ЭПМК по делам архивов с ответственными за данное направление деятельности работниками архивов республики по электронным каналам связи. Проекты документов, требующие согласования (утверждения) ЭПМК по делам архивов, с необходимыми сопроводительными документами, заверенные электронно-цифровой подписью ответственного работника архивного учреждения, по электронной почте направляются секретарю ЭПМК по делам архивов. Секретарь комиссии после регистрации документов направляет их по электронной почте членам ЭПМК для предварительного согласования.

На заседание ЭПМК представляются согласованные документы в распечатанном на бумажном носителе виде. Оформление штампов согласования (утверждения) документов осуществляется традиционным способом после рассмотрения документов на заседании ЭПМК по делам архивов. Рассылка согласованных (утвержденных) документов в архивы республики осуществляется в установленном порядке.

Данный раздел административного регламента условно описывает предоставление услуги в электронном виде, отдельные положения данного раздела административного регламента могут уточняться по мере развития информационных технологий в архивной отрасли республики и практической организации предоставление услуги в электронном виде.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Организация исполнения государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1. Прием, проверка и регистрация документов, поступивших от юридического лица, организации, архивного учреждения республики.

При приеме документов секретарь ЭПМК осуществляет предварительную проверку представленных документов. При выявлении в ходе проверки документов некомплектности и (или) несоответствий требованиям к оформлению документов в соответствии с нормативными актами, секретарь ЭПМК возвращает документы на доработку, о чем сообщает председателю ЭПМК по делам архивов. Документы, принятые без замечаний регистрируются в специальных журналах, как правило, в день поступления.

3.2. Направление секретарем ЭПМК представленных документов членам ЭПМК для предварительного просмотра, внесения замечаний и проставления на заключении отметки (визы) о возможности рассмотрения данных документов на заседании ЭПМК и рекомендуемом решении в отношении документов. Срок ознакомления с документами и подготовки визы не должен превышать 7 рабочих дней.

3.3. Подготовка секретарем ЭПМК повестки заседания, согласование даты проведения заседания, приглашение членов ЭПМК по делам архивов на заседание осуществляется не позднее, чем за 1 рабочий день до планируемой даты заседания ЭПМК по делам архивов.

3.4. Формирование и подготовка комплектов документов на заседание ЭПМК в соответствии с повесткой.

Административная процедура содержит сбор внесенных в повестку заседания документов, повторную проверку комплектности документов, наличие виз членов ЭПМК, сопроводительных документов.

3.5. Рассмотрение представленных документов непосредственно на заседании ЭПМК по делам архивов.

Заседания ЭПМК по делам архивов проводятся по мере необходимости, как правило, один раз в месяц. Непосредственно перед заседанием секретарь ЭПМК осуществляет информирование по телефону членов ЭПМК по делам архивов о дате, времени и месте проведения заседания.

Представление документов на заседании ЭПМК осуществляется секретарем комиссии либо членами ЭМПК.

3.6. Принятие решения о согласовании (утверждении) представленных документов или направлении их на доработку в соответствии с высказанными в ходе заседания замечаниями осуществляется коллегиально всеми членами ЭПМК.

По итогам заседания секретарем ЭПМК составляется протокол.

3.7. Оформление решений ЭПМК о согласовании (утверждении) документов. Решения ЭПМК оформляются в виде проставления соответствующих штампов на документах, в необходимых случаях оформляются выписки из протокола заседания ЭПМК по делам архивов.

3.8. Согласованные (утвержденные) ЭПМК по делам архивов документы направляются секретарем в адрес юридических лиц, организаций, архивных учреждений, не позднее чем через 5 рабочих дней после оформления штампов согласования (утверждения).

3.9. Описание особенностей административных процедур в электронной форме будет осуществлено по результатам организации электронного взаимодействия между Министерством культуры Республики Хакасия и муниципальными архивами (архивными отделами) администраций муниципальных образований) в части обмена документами, заверенными электронно-цифровыми подписями ответственных лиц.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя:

текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений на заседаниях ЭПМК по делам архивов;

проведение проверок по выявлению и устранению нарушений прав юридических лиц, организаций, архивных учреждений (далее - заявителей), а также рассмотрению, принятию решений и подготовке ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц при предоставлении государственной услуги.

4.2. Текущий контроль осуществляется начальником отдела по делам архивов, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги и организацию работы ЭПМК по делам архивов, путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками отдела положений настоящего Административного регламента.

4.3. Проведение проверок по соблюдению прав заявителей осуществляется в плановом режиме или по конкретному обращению заявителя. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются специалисты Министерства культуры Республики Хакасия. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Министерства культуры Республики Хакасия, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих Министерства

5.1. Действия и решение ЭПМК по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия, принятые в рамках предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

5.2. Досудебное обжалование действий (бездействие) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, осуществляется в порядке, установленном постановлениями Правительства Республики Хакасия от 28.02.2008 №55 «О досудебном обжаловании в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия» (с последующими изменениями) и от 28.02.2008 №56 «Об апелляционной комиссии по досудебному обжалованию при Правительстве Республики Хакасия» (с последующими изменениями).

5.3. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) сотрудников отдела по делам архивов, решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее – жалоба), устно или письменно непосредственно к Министру культуры Республики Хакасия или его заместителям.

В письменной жалобе указываются:

− полное наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

− почтовый адрес;

− предмет жалобы;

− подпись и дата.

Срок рассмотрения поступившей жалобы не должен превышать 30 календарных дней со дня ее регистрации.

5.4. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу и привлечение к ответственности должностных лиц, сотрудников отдела по делам архивов, допустивших нарушения в ходе исполнения государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществлённых в соответствии с принятым решением.

5.5. Обращение заявителя считается исполненным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

Приложение

к Административному регламенту

Перечень

основных документов, представляемых на рассмотрение Экспертно-проверочной методической комиссии по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия

№ п/п

Виды документов

Кол-во экз.

Необходимые приложения к основному документу (представляются

одновременно с основным документом)

Примечание

1

2

3

4

5

1

Предложения ЭК источников комплектования об

изменении или установлении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных перечнями

2

1.1. Инициативный документ с обоснованием предлагаемых сроков хранения отдельных категорий документов, с приложением заключений специалистов;

1.2. Решение ЦЭК или ЭК организации по этому вопросу.

Рассматриваются в присутствии председателя ЦЭК территориального органа или ЭК организации

2

Описи дел постоянного хранения, представленные юридическими лицами, организациями, муниципальными архивами:

- на управленческую документацию;

- на кино, -фото, -фоно, видеодокументы;

- на научно-техническую документацию

4

2.1. Историческая справка фондообразователя;*

2.2. Лист

переименований;**

2.3. Список сокращенных слов;

2.4. Заключение

начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ») и члена ЭПМК.

* Для

организаций, предъявляющих описи дел впервые

** В случае изменения названия, реорганизации организации

3

Описи дел по личному составу

3

3.1. При отсутствии описи №1 представляются документы пп.2.1. – 2.4.

Представляются вместе с описями дел по основной деятельности

4

Переработанные и

усовершенствованные описи дел, хранящихся в архивных учреждениях Республики Хакасия

3

4.1. Историческая справка к фонду;

4.2. Акт переработки (усовершенствования) описи;

4.3. Старая опись;

4.4. Переводная таблица шифров;

4.5. Заключение члена ЭПМК

5

Описи дел, прошедших научно-техническую обработку в архивных учреждениях республики:

- личного происхождения;

- кино, -фото, -фоно, видеодокументов

3

5.1. Историческая справка фондообразователя;

5.2. Акт описания;

5.3. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и не представляющих исторической ценности;*

5.4. Сдаточная опись;

5.5. Заключение начальника архивного отдела, муниципального архива (далее архивного отдела) (специалиста ГУРХ «НАРХ») и члена ЭПМК

* Не вошедшие в опись документы фондов личного происхождения к уничтожению не отбираются, а возвращаются владельцу по акту

6

Описи объединенных архивных фондов (ОАФ)

3

6.1. Предисловие к ОАФ и исторические справки фондообразователей;

6.2. Акт о создании ОАФ;

6.3. Описи дел фондов, вошедших в состав ОАФ;

6.4. Переводная таблица шифров;

6.5. Заключение члена ЭПМК

7

Описи особо ценных документов

2

7.1. Заключение начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ») и члена ЭПМК

8

Типовые и примерные номенклатуры дел

2

8.1. Решение ЦЭК (ЭК) республиканской организации;

8.2. Методические рекомендации по применению номенклатуры дел (проект совместного письма Министра культуры РХ (или лица, исполняющего его обязанности) и

(руководителя республиканской

организации)

9

Номенклатуры дел организаций списка комплектования ГУРХ «НАРХ», архивных отделов

2

9.1. Заключение начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ») и члена ЭПМК

При наличии типовых и

примерных

номенклатур дел учреждений, списков

комплектования муниципальных архивов,

индивидуальные номенклатуры

согласовываются только с

начальником

архивного отдела

10

Предложения о внесении организаций в Список комплектования

2

10.1. Историческая справка организации с указанием места и значения в отрасли;

10.2. Копия устава или Положения с указанием формы собственности;

10.3. Справка начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ») об изучении состава документов в организации;

10.4. Номенклатура дел организации

11

Предложения об исключении из Списка источников комплектования

2

11.1. Документ о ликвидации, реорганизации или письмо руководителя с отказом от сотрудничества с изложением мотивов отказа;

11.2. Акт приема-передачи документов на государственное хранение (в случае ликвидации);

11.3. Развернутое заключение начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ») с приложением оснований для исключения из Списка и указанием крайних дат и мест хранения документов организации

12

Акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

2

12.1. Заключение начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ»)

13

Акты о выделении к уничтожению документов и дел учреждений, имеющих в перечнях отметку «ЭПК»

1

13.1. Выписка из протокола ЭК учреждения;

13.2. Заключение начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ») с изложением сведений о составе и полноте документов, отобранных на постоянное хранение

14

Акты об утрате и гибели документов, находящихся на ведомственном хранении

2

14.1. Акт проверки наличия документов;

14.2. Справка руководителя организации по розыску документов, о причинах утраты или гибели документов, мерах, принятых к дальнейшей сохранности документов и к виновным;

13.3. Заключение начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ») о ходе розыска, возможности восполнить утраченную информацию за счет оставшихся документов

Рассматриваются в присутствии руководителя или председателя ЭК организации

15

Графики согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций в архивные учреждения республики

2

16

Инструкции по делопроизводству организаций-источников комплектования архивных учреждений республики

2

16.1. Заключение начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ»)

17

Положение об архиве организации

2

17.1. Решение ЦЭК (ЭК) организации;

17.2. Заключение начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ»)

18

Положение о ЦЭК (ЭК) организации

2

18.1. Решение ЦЭК (ЭК) организации;

18.2. Заключение начальника архивного отдела (специалиста ГУРХ «НАРХ»)

19

Проекты методических пособий по вопросам комплектования, экспертизы ценности, организации делопроизводства, разработанные отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия, ГУРХ «НАРХ»

2

19.1. Справка с обоснованием необходимости разработки или переработки пособия и указанием круга его применения

20

Предложения о решении спорных вопросов по отбору документов на постоянное хранение

1

20.1. Справка или письмо с изложением существа спора;

20.2. Заключение членов и экспертов ЭПМК.