Об утверждении Положения и Регламента работы Экспертно-проверочной комиссии Госкомархива



1

РЕСПУБЛИКИ КРЫМ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПРИКАЗ

30 марта 2018 г. № 15-н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ И РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ ГОСКОМАРХИВА

(в редакции приказа от 25.02.2020 № 2-н)

В соответствии со статьей 7 Закона Республики Крым от 14.08.2014 № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым»,  подпунктом 6.6. Положения о Государственном комитете по делам архивов Республики Крым, утвержденного постановлением Совета министров Республики Крым от 29.11.2017 № 649,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить:

1.1.              Положение об Экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (приложение 1).

1.2.              Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (приложение 2).

Признать утратившими силу:

приказ Государственной архивной службы Республики Крым                   от 30.12.2014 № 55 «Об утверждении положения, регламента работы и состава Экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива»;

приказ Государственной архивной службы Республики Крым                  от 23.07.2015 № 96 «О внесении изменений в положение, регламент работы ЭПК Крымгосархива»;

приказ Государственной архивной службы Республики Крым                     от 14.12.2016 № 183 «О внесении изменения в Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым».

Отделу правового обеспечения, государственной гражданской службы, кадровой работы и противодействия коррупции (Мамутов В.Б.) обеспечить направление копии настоящего приказа в:

3.1. прокуратуру Республики Крым в электронном и бумажном видах.

3.2. Аппарат Совета министров Республики Крым в электронном виде в формате «pdf» и в виде текста в одном из следующих форматов: «doc», «docx», «odt», «rtf»  в 3-дневный срок после дня первого официального опубликования настоящего приказа с указанием сведений об источниках его официального опубликования.

Отделу информационного обеспечения, организации использования информации документов, общественных и межрегиональных связей                (Розанов П.П.) обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте Государственного комитета по делам архивов Республики Крым в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Государственного комитета по делам архивов Республики Крым Шарову Т.А.

Председатель                                                                      О.В. Лобов

1

Приложение  1

к приказу Государственного комитета по делам архивов Республики Крым                          от 30.03.2018 № 15-н.

ПОЛОЖЕНИЕ

об Экспертно-проверочной комиссии

Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Экспертно-проверочная комиссия Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее – ЭПК, комиссия) создается в целях рассмотрения следующих научно-методических и практических вопросов:

экспертизы ценности документов в архивах организаций Республики Крым в целях включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации;

определения в составе Архивного фонда Республики Крым особо ценных документов, в том числе уникальных;

экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах Республики Крым; архивных отделах (управлениях, секторах) администраций районов и городских округов Республики Крым, муниципальных архивах (далее – муниципальные архивные учреждения) и архивах организаций;

определения состава источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений;

комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, а также архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений (далее – организации – источники комплектования).

1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными и иными правовыми актами, принятыми Федеральным архивным агентством (далее – Росархив) или по его представлению иными федеральными органами исполнительной власти, Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, указами Главы Республики Крым, постановлениями и распоряжениями Совета министров Республики Крым, правовыми актами Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее – Госкомархив), решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК), а также настоящим Положением.

1.3. ЭПК является совещательным постоянно действующим органом, чьи решения вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК председателем Госкомархива.

1.4. Решения ЭПК, принятые в пределах ее компетенции и утвержденные в установленном порядке, являются обязательными для исполнения государственными и муниципальными архивами Республики Крым, органами государственной власти, местного самоуправления и организациями – источниками комплектования.

Решения и рекомендации комиссии, связанные с определением не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел сроков хранения документов, предложения по включению документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также предложения о внесении изменений в нормативные документы и методические пособия отраслевого  и межотраслевого значения, подлежат рассмотрению ЦЭПК в установленном порядке.

1.5. Состав ЭПК утверждается приказом председателя Госкомархива.

В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Госкомархива, государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений, членов экспертных комиссий органов государственной власти Республики Крым (по согласованию), членов экспертных комиссий государственных предприятий, учреждений Республики Крым (по согласованию), внештатные советники председателя Госкомархива (по согласованию).

Абзац в редакции приказа от 25.02.2020 № 2-н

1.6. Председателем ЭПК является заместитель председателя Госкомархива согласно распределению функциональных обязанностей.

Председатель осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, ведет заседания ЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач.

Председатель имеет право приглашать на заседания ЭПК и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению, специалистов архивных учреждений, других организаций в качестве консультантов и экспертов.

1.7. Заместителем председателя ЭПК назначается руководитель структурного подразделения Госкомархива по направлению деятельности.

1.8. Секретарь ЭПК назначается из числа сотрудников структурного подразделения Госкомархива.

Секретарь обеспечивает подготовку повестки дня заседаний ЭПК, а также своевременное  представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПК, их регистрацию и учет; ведет и оформляет протоколы заседаний ЭПК.

По указанию председателя приглашает на заседание ЭПК не входящих в состав ЭПК экспертов государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, представителей организаций, направляет выписки из протоколов заседаний ЭПК заинтересованным лицам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭПК.

Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК.

1.9. ЭПК организует и проводит выездные заседания, совместные заседания с экспертно-методическими и экспертными комиссиями государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений.

1.10. ЭПК имеет бланк и штампы о регистрации, утверждении, согласовании и одобрении документов, предусмотренных пунктами 3.1., 3.2. и 3.3. настоящего Положения.

2. Основные задачи ЭПК

Основными задачами ЭПК являются:

2.1. Определение принципов и критериев формирования Архивного фонда Республики Крым, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации; определение состава документов, относящихся к Архивному фонду Республики Крым.

2.2. Рассмотрение вопросов оптимизации состава Архивного фонда Республики Крым, хранящихся в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях или подлежащих приему в эти архивы.

2.3.              Определение видов и состава источников комплектования государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений в Республике Крым.

2.4. Рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Крым, систематизации документов внутри архивного фонда организации - источника комплектования архива, определению и уточнению фондовой принадлежности архивных документов.

2.5.              Осуществление методического руководства и координации деятельности экспертно-методических и экспертных комиссий (далее – ЭМК, ЭК) государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, а также организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

3. Функции ЭПК

В соответствии со своими задачами, ЭПК осуществляет следующие основные функции:

3.1. Рассматривает и выносит решения об утверждении:

3.1.1. описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической документации, фото-, фоно-, видео-, электронных документов, личного происхождения (граждан), представленных государственными органами, органами местного самоуправления и организациями – источниками комплектования, а также составленных в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях;

3.1.2. актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях;

3.1.3. перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях на правах подлинников, представленных ЭМК, ЭК;

3.1.4. перечней документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемых организациями – источниками комплектования, представленных ЭМК, ЭК соответственно;

3.1.5. описей и перечней (номерников) особо ценных дел и документов государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно;

3.1.6. переработанных и (или) усовершенствованных описей дел государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно;

3.1.7. листов учёта и описания уникальных документов государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно;

3.1.8. перечней проектов (проблем, тем) научно-технической документации, подлежащей приему  в государственные и муниципальные архивы Республики Крым.

3.2. Рассматривает и выносит решения о согласовании:

3.2.1.              списков организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, изменений и дополнений к спискам;

3.2.2.              списков граждан – источников комплектования документами личного происхождения государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, изменений и дополнений к спискам;

3.2.3. списков возможных источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, изменений и дополнений к спискам;

3.2.4. примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций – источников комплектования, представленных ЭМК, ЭК государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений.

3.2.5. описей дел по личному составу органов государственной власти и местного самоуправления Республики Крым, а также территориальных органов федеральных органов Российской Федерации, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Республики Крым (при условии наличия нормативного правового акта, передающего полномочия по предметам ведения Российской Федерации и субъекта Российской Федерации и позволяющего осуществлять взаимодействие государственных органов, финансирующихся из бюджетов разных уровней) – источников комплектования, представленных ЭМК и ЭК;

3.2.5. описей дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения ликвидированных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления, представленных ЭМК и ЭК; 

3.2.6. списков фондов государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, предположительно содержащих особо ценные документы;

3.2.7. актов описания архивных документов, переработки описей дел в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях, представленных ЭМК и ЭК;

3.2.8. положений об экспертно-методических, экспертных комиссиях государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, а также организаций – источников комплектования.

3.2.9. положений об архивах организаций – источников комплектования;

3.2.10. актов о создании объединенных архивных фондов;

3.2.11. проектов методических и научно-исследовательских разработок, подготовленных Госкомархивом, государственными архивами Республики Крым и муниципальными архивными учреждениями и организациями – источниками комплектования по направлениям и видам работ в сфере архивного дела и делопроизводства;

3.2.12. предложений государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений о фондировании документов организаций – источников комплектования;

3.2.13. предложений по страховой оценке документов Архивного фонда Республики Крым, проводимой государственными архивами Республики Крым и муниципальными архивными учреждениями;

3.2.14. актов о неисправимых повреждениях архивных документов, представленных ЭМК, ЭК.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

3.3. Рассматривает и принимает решения об одобрении:

3.3.1. планов работы ЭПК на текущий год;

3.3.2. отчетов о работе ЭПК за текущий год.

3.4. Рассматривает и принимает решения:

3.4.1. о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Крым по предложениям государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, музеев, библиотек, и иных собственников уникальных документов.

3.4.2. о включении/исключении организаций в списки организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений.

3.5. Выносит рекомендации по итогам рассмотрения:

3.5.1. Предложений государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, ЭК организаций – источников комплектования, иных организаций об изменении или установлении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующими перечнями;

3.5.1. Предложений органов государственной власти Республики Крым и организаций об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

3.5.2.              Информаций о работе ЭМК, ЭК государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, ЭК органов государственной власти Республики Крым по вопросам, входящим в компетенцию этих комиссий;

3.5.3. Предложений о передаче архивных документов, находящихся в собственности Республики Крым в федеральную собственность Российской Федерации, собственность иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных организаций;

3.5.3.              Спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений и архивов организаций, возникающих между ЭМК, ЭК муниципальных архивных учреждений, ЭК органов государственной власти Республики Крым, организаций.

4. Права ЭПК

ЭПК имеет право:

4.1. Требовать от государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений соблюдения установленных Федеральным архивным агентством правил по вопросам экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Требовать соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения.

4.3. Информировать руководителей организаций – источников комплектования по вопросам деятельности их экспертных комиссий.

4.4. Запрашивать информацию, предложения и заключения государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений по конкретным вопросам экспертизы ценности документов, комплектования, учета, хранения, использования документов Архивного фонда Республики Крым.

4.5. Заслушивать на заседаниях ЭПК отчеты о работе ЭМК и ЭК о ходе подготовки документов к передаче на постоянное хранение, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Республики Крым, других архивных документов, о причинах утраты документов и по другим вопросам, входящим в компетенцию ЭПК.

4.6. Предоставлять ЭМК, ЭК государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений полномочия по определению в составе Архивного фонда Республики Крым особо ценных документов.

4.7. Предоставлять муниципальным архивным учреждениям полномочия по согласованию нормативно-методических документов (положений об ЭК и архивов организаций, номенклатур, инструкций по делопроизводству), описей дел по личному составу организаций – источников комплектования в целях обеспечения сохранности документов по личному составу, контроля над их своевременным упорядочением, оперативного приема на муниципальное хранение документов ликвидированных организаций.

4.8. Рекомендовать органам государственной власти и местного самоуправления Республики Крым и организациям принимать меры по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения и по личному составу, запрашивать письменные объяснения руководителей органов государственной власти и местного самоуправления Республики Крым и организаций о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.

4.9. Ставить перед руководством Госкомархива вопрос об инициировании привлечения к ответственности должностных лиц организаций – источников комплектования виновных в незаконном уничтожении документов Архивного фонда Республики Крым и по личному составу и нарушении правил обеспечения сохранности документов.

5. Организация работы ЭПК

5.1. Организация работы ЭПК осуществляется в соответствии с  регламентом работы ЭПК.

5.2. Председатель ЭПК планирует работу  комиссии.

5.3. Заседания ЭПК проводятся не реже одного раза в месяц в последнюю пятницу месяца или по решению председателя ЭПК в другой день, но не позднее окончания текущего месяца. Заседание ЭПК считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины ее состава.

5.4. Заседания ЭПК протоколируются, решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.

Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании ЭПК лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему в виде справок (информационных записок и т.д.).

5.5. Протоколы заседаний ЭПК подписываются председателем и секретарем ЭПК и утверждаются председателем Госкомархива.

5.6. Принятые решения доводятся до государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений, архивов организаций в виде выписок из протокола.

5.7. Работа в ЭПК сотрудников архивных учреждений предусматривается в планах работы по месту их основной деятельности и дополнительной оплате не подлежит.

1

Приложение 2

к приказу Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

от                     №     .

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ

Экспертно-проверочной комиссии

Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

Экспертно-проверочная комиссия Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее – ЭПК, комиссия) осуществляет свою деятельность на основании Положения об Экспертно-проверочной комиссии Государственного комитета по делам архивов Республики Крым и настоящего регламента работы ЭПК (далее – Регламент).

1. Организация работы ЭПК

ЭПК организует свою работу в соответствии с годовым планом работы, который составляется ежегодно согласно установленной форме (приложение 1). При составлении годового плана учитываются показатели годовых планов работы Государственного комитета по делам архивов Республики Крым (далее – Госкомархив), государственных архивов Республики Крым, архивных отделов (управлений, секторов) администраций районов и городских округов Республики Крым и муниципальных архивов (далее – муниципальные архивные учреждения) по упорядочению документов, графики упорядочения документов, предложения председателя и членов ЭПК, предложения архивов организаций – источников  комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений (далее – организации – источники комплектования).

Ежегодно на первом заседании ЭПК рассматривается годовой отчет о работе ЭПК, который составляется в текстовой форме в соответствии с разделами годового плана работы ЭПК, а также проект плана работы ЭПК, который, после его одобрения, утверждается председателем Госкомархива или иным уполномоченным им лицом.

1.1. Организация прохождения документов

1.1.1. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы должны быть оформлены в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (с изменениями от 16.02.2009 № 68) и должны иметь необходимое количество экземпляров в соответствии с перечнем основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПК (приложение 2).

Документы, которые представляются на рассмотрение ЭПК, могут быть доставлены непосредственно представителем организации, поступить по почте или с курьером.  Документы, представленные на рассмотрение ЭПК в электронной форме, к рассмотрению не принимаются.

Документы, направляемые на рассмотрение ЭПК, предоставляются секретарю комиссии с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации, с указанием всех представленных документов.

В случае представления документов для рассмотрения ЭПК архивным учреждением, к ним прилагаются экспертные заключения на представляемые документы с указанием сведений о рассмотрении документов экспертно-методическими (далее – ЭМК) и экспертными комиссиями (далее – ЭК) государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений.

Представленные документы в день их поступления регистрируются секретарем ЭПК в соответствующем журнале регистрации (приложение 9).

Зарегистрированные документы в течение 3-х дней после их поступления передаются секретарем ЭПК одному из экспертов комиссии для работы.

Документы, представленные на ЭПК без необходимого количества экземпляров, установленных настоящим Регламентом, или не имеющие необходимых реквизитов, к рассмотрению на ЭПК не принимаются и подлежат возврату в организацию с сопроводительным письмом на имя руководителя организации.

Документы рассматриваются ЭПК не позднее 30 дней со дня получения. При необходимости срок рассмотрения документов может быть увеличен по решению председателя ЭПК сроком до 3-х дней.

В случае вынесения решения ЭПК о доработке документов с учетом замечаний эксперта ЭПК, организация, представившая данные документы, имеет право исправить указанные замечания в течение 5-ти рабочих дней после состоявшегося заседания ЭПК. Если эксперт, рассматривавший данные документы, делает вывод, что замечания исправлены, то в экспертном заключении делается отметка об исправлении указанных замечаний, на основании которого в проект протокола заседания ЭПК вносятся соответствующие записи.

Ответственность за качество представленных на рассмотрение ЭПК документов возлагается на их составителей.

1.1.2. Председатель ЭПК:

- организует работу ЭПК в соответствии с годовым планом и отчитывается о проведенной работе;

- назначает дату, место и время проведения заседания ЭПК;

- принимает решение (в случае необходимости) о проведении внеочередного/выездного заседания, определяет его дату, место и время;

- принимает решение о рассмотрении незапланированного вопроса.

В случае отсутствия председателя его обязанности исполняет заместитель председателя ЭПК, который председательствует на заседании ЭПК.

1.1.3. Секретарь ЭПК:

- осуществляет приём и регистрацию полученных документов;

- осуществляет распределение поступивших документов среди членов ЭПК;

- проверяет наличие всех документов, их комплектность, правильность заполнения;

- обеспечивает своевременность подачи материалов;

- передаёт зарегистрированные документы членам ЭПК не позднее трех дней со дня их поступления;

- рассматривает документы в качестве эксперта ЭПК;

- осуществляет контроль за движением документов, представленных на рассмотрение ЭПК;

- готовит проект повестки дня заседания ЭПК, составляет список приглашенных лиц;

- оформляет проекты протоколов заседаний ЭПК (приложение 6), выписок из протокола заседания (приложение 7);

- осуществляет ведение и хранение учетных, плановых и отчетных документов ЭПК;

- проставляет грифы утверждения/согласования на рассмотренных членами ЭПК документах;

- информирует заинтересованные юридические лица о решениях ЭПК.

В случае отсутствия секретаря ЭПК его обязанности исполняет один из членов ЭПК по решению председателя ЭПК.

1.1.4. Члены ЭПК:

- рассматривают представленные на ЭПК документы;

- составляют на рассматриваемые документы экспертные заключения.

1.2. Подготовка и проведение заседания ЭПК

1.2.1. Документы представляются на рассмотрение ЭПК не позднее, чем за 7 рабочих дней до дня проведения заседания ЭПК. В случае если документы поступили позднее, их рассмотрение переносится на очередное заседание ЭПК.

1.2.2. Проект повестки дня заседания ЭПК, с учётом внесённых предложений, согласовывается председателем ЭПК и передается членам ЭПК на ознакомление не позднее, чем за 2 дня до соответствующего заседания ЭПК.

1.2.3. На заседание приглашаются председатели и члены ЭМК, ЭК организаций, муниципальных архивных учреждений (при необходимости), а также лица, ответственные за делопроизводство и архив организаций – источников комплектования, составители документов (при необходимости).

1.2.4. Выездные заседания ЭПК проводятся на базе государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений.

2. Порядок ведения протокола заседания ЭПК

и оформления выписки из него

2.1. Порядок ведения протокола заседания ЭПК

2.1.1. Результаты заседания ЭПК отражаются в протоколе. В течение       10 рабочих дней после заседания ЭПК протокол уточняется, выверяется согласно сделанным записям, редактируется и оформляется секретарем ЭПК.

Протокол составляется на основании заключений экспертов (приложения 3, 4. 5) и записей, сделанных непосредственно во время заседания. Протокол должен содержать записи всех докладчиков и участников. Протокол составляется в краткой форме, детальное описание документов вносится в заключение эксперта.

2.1.2. Протокол оформляется на общем угловом бланке Госкомархива (приложение 6).

Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

- название вида документа – ПРОТОКОЛ;

- дата протокола – дата  проведения заседания;

- номер (индекс) – присваивается согласно порядковому номеру заседания в пределах календарного года;

- место составления протокола – место проведения заседания;

- заголовок – вид коллегиальной деятельности (заседание Экспертно-проверочной комиссии);

- текст;

- подписи;

- гриф утверждения.

Протокол состоит из вступительной и основной частей.

2.1.2.1. Вступительная часть протокола.

Содержит фамилии, инициалы председателя и секретаря заседания, фамилии и инициалы постоянных членов ЭПК и приглашенных лиц в алфавитном порядке с обозначением их должностей, повестку дня.

В повестке дня заседания ЭПК перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания, закрепляют последовательность их рассмотрения и фамилии докладчиков.

Повестка дня формулируется четко, отображает сущность вопросов, которые рассматриваются. В повестку дня не включается пункт «Разное».

2.1.2.2. Текст основной части состоит из отдельных пунктов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых состоит из разделов:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Если в наличии есть текст выступления, после фамилии выступающего делается обозначение: (Текст доклада (выступления) прилагается).

В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются фамилии и инициалы в именительном падеже и краткое содержание выступления участников обсуждения. Содержание выступлений излагается от третьего лица.

В протоколе должны быть отражены все точки зрения по рассмотренным вопросам.

Если рассмотрение вопроса приостановлено и участники не получили слова, они передают председателю письменные выступления, предложения, которые прикладываются к протоколу.

В части «РЕШИЛИ» отражают принятое решение по рассматриваемому вопросу повестки дня.

Решения ЭПК принимаются отдельно по каждому вопросу (документу) большинством голосов. Решение должно быть конкретным и четко сформулированным.

Решения, состоящие из нескольких вопросов, делят на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Первая цифра соответствует номеру пункта повестки дня, другая – номеру принятого решения.

В случае рассмотрения на заседании проекта документа с целью одобрения, к протоколу прилагается проект документа, на нем проставляется реквизит одобрения с указанием номера и даты протокола.

Особые мнения членов ЭПК и приглашенных на заседание отображаются в протоколе после записи соответствующего решения или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к протоколу.

2.1.3. Вид контроля и сроки подачи информации (при необходимости) о выполнении решений ЭПК определяются в тексте самого решения.

Снятие с контроля решения ЭПК осуществляется председателем ЭПК.

Протокол подписывается председателем ЭПК или его заместителем (председательствующим) и секретарем ЭПК, утверждается председателем Госкомархива или иным уполномоченным им лицом.

2.2. Оформление выписки из протокола

2.2.1. По результатам рассмотрения на заседании ЭПК вопросов (документов) заинтересованным юридическим лицам при необходимости в течение 7 рабочих дней после утверждения протокола заседания ЭПК председателем Госкомархива или иным уполномоченным им лицом направляется выписка из протокола (приложение 7).

Выписка из протокола оформляется на общем угловом бланке Госкомархива и является точной копией части оригинала протокола, которая касается вопроса повестки дня, по которому делают выписку.

Из соответствующего протокола в выписку без изменения включают следующие реквизиты: «Наименование Госкомархива», «Дата документа», «Регистрационный номер (индекс) протокола», «Место составления», «Заголовок документа», «Гриф утверждения» с указанием наличия подписи председателя Госкомархива или иного уполномоченного им лица: проставляется слово «подпись». Вступительную часть переносят полностью, за исключением повестки дня, из которой переносят необходимый пункт или несколько пунктов, при этом оставляя порядковые номера этих пунктов без изменений. Из основной части текста протокола в выписку переносят только тот пункт или несколько пунктов, которые касаются соответствующих вопросов повестки дня.

В выписку из протокола переносят реквизит «Подпись»: на месте автографа проставляется слово «подпись», инициалы и фамилии председателя ЭПК и секретаря ЭПК.

2.2.2. Секретарь ЭПК делает отметку «В соответствии с оригиналом», подписывает выписку из протокола, указывает дату подписания и заверяет канцелярской печатью.

3. Учетные документы ЭПК

Секретарь ЭПК ведет следующие учетные документы:

-              журнал регистрации сопроводительных писем на документы, представленные на рассмотрение ЭПК (приложение 8);

- журнал регистрации документов, представленных на рассмотрение ЭПК (приложение 9);

-              журнал учета описей, утвержденных, согласованных ЭПК (приложение 10);

- журнал учета документов, утвержденных, согласованных, одобренных ЭПК (приложение 11);

- карточка учета фондообразователя, документы которого рассмотрены ЭПК (приложение 12).

3.1. Журналы регистрации документов

3.1.1. Сопроводительные письма на документы, представленные на рассмотрение ЭПК, в день их поступления регистрируются секретарем ЭПК в журнале регистрации  сопроводительных писем на документы, представленные на рассмотрение ЭПК (приложение 8).

3.1.2. Каждый документ, направленный на рассмотрение ЭПК, фиксируется в журнале регистрации документов, представленных на рассмотрение ЭПК (приложение 9).

3.2. Журналы учета документов, утвержденных, согласованных ЭПК

3.2.1. Для учета утвержденных, согласованных документов (описей дел, инструкций по делопроизводству, номенклатур, положений, актов, методических пособий и т.д.) секретарем ЭПК по установленной форме (приложение 11) ведутся в электронном виде следующие журналы учета документов:

- журнал учета утвержденных, согласованных документов, представленных государственными архивами Республики Крым;

- журнал учета утвержденных, согласованных документов, представленных муниципальными архивными учреждениями городских округов Республики Крым;

- журнал учета утвержденных, согласованных документов, представленных муниципальными архивными учреждениями районов Республики Крым.

3.2.2. В каждом журнале ежеквартально подсчитывается количество утвержденных, согласованных и одобренных документов по их видам, количество организаций, единиц хранения / единиц учета, статей, позиций.

В конце года в каждом журнале делается итоговая запись.

3.3. Журнал учета описей, утвержденных, согласованных ЭПК

Журнал учета описей, утвержденных, согласованных ЭПК, – один из основных видов учетных документов Госкомархива (приложение 10). Ведется в письменной форме на описи организаций  – источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, утвержденные и согласованные ЭПК.

3.4. Карточка учета фондообразователя,

документы которого рассмотрены ЭПК

3.4.1. Карточка учета фондообразователя, документы которого рассмотрены ЭПК, ведется с целью мониторинга состояния упорядочения и научно-технической обработки документов в результате проведенной экспертизы ценности документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях (приложение 12).

Карточки учета заводятся на каждое юридическое и физическое лицо, документы которого были утверждены/согласованы ЭПК.

Картотека используется для недопущения случаев повторной подачи документов на рассмотрение ЭПК, пропуска годовых разделов описей дел, иных неточностей.

3.4.2. Секретарь ЭПК вносит соответствующие записи в карточку после утверждения протокола ЭПК председателем Госкомархива или иным уполномоченным им лицом.

4. Экспертное заключение на документы,

представленные на рассмотрение ЭПК

4.1. Результатом рассмотрения членом ЭПК документа, представленного на ЭПК, является экспертное заключение.

Экспертное заключение составляется отдельно на номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, акты, положение об архиве организации, положение об ЭМК/ЭК, на документы об исключении/включении в список № 1 организаций – источников комплектования архивов, листы учета и описания уникального документа (приложение 3); описи дел организации (приложение 4) и описи дел, составленные в результате переработки или усовершенствования (приложение 5).

4.2. Экспертное заключение составляется членом ЭПК до дня заседания ЭПК в 2-х экземплярах и передается секретарю ЭПК вместе с рассмотренными документами в день заседания комиссии. В случае отсутствия эксперта ЭПК на заседании, экспертные заключения передаются секретарю ЭПК не позднее, чем за 3 рабочих дня до заседания.

4.3. Экспертное заключение должно быть четко сформулированным и аргументированным. В нем должны быть охарактеризованы для описей дел постоянного хранения и по личному составу: полнота информации в исторической справке или дополнении к исторической справке, предисловии к описям дел, полнота состава и качество заголовков дел, включенных в описи; для описей кино-, фото-, фоно-, видеодокументов: полнота информации в предисловии к описи, качество описания документов, включенных в описи.

4.4. Секретарь ЭПК проставляет на рассмотренных документах и экспертных заключениях к ним гриф утверждения/согласования с указанием номера и даты протокола ЭПК (только на документы, в отношении которых принято решение об утверждении /согласовании) и обеспечивает их передачу юридическим лицам, представившим данные документы.

4.5. В случае отсутствия полноты состава документов вместе с описями представляются пояснительные документы (акт об утрате или справка) за подписью руководителя организации – источника комплектования о причинах отсутствия документов, которые прилагаются к протоколу заседания ЭПК.

Приложение 1 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Государственный комитет по делам архивов Республики Крым

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

__________________ О.В. Лобов

______  ___________г.

ПЛАН РАБОТЫ

Экспертно-проверочной комиссии

на 20­­­____ год

№№

п/п

Основные направления работы

Количество

док-тов, статей, позиций

Срок исполнения

Исполнители

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

1. Организационная работа

1.1.

2. Методическая работа

2.1.

3. Работа по согласованию и одобрению номенклатур, описей дел,

актов об уничтожении документов

3.1.

4. Повышение квалификации

4.1.

Председатель              ЭПК                                                                                                  И. О. Фамилия

00.00.20__.

ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК Государственного

комитета по делам архивов Республики Крым

от ____________ 20____ г. № ______

Приложение 2 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Перечень основных документов,

представляемых на рассмотрение ЭПК

№ п/п

Виды основных документов

Количество экземпляров

Необходимые приложения к основному документу  (представляются с основным документом)

Примечание

1

2

3

4

5

1.

Описи дел постоянного хранения:

- на управленческую документацию;

- на научно-техническую документацию (НТД);

- на фотодокументы;

- на документы личного происхождения

4

3

3

3

1.1.Историческая справка, дополнение к исторической справке или предисловие к описи.

1.2. Титульный лист описи.

1.3. Список сокращенных слов, употребляемых в описи. 

1.4. Оглавление

1.5. Заключение на опись организации

1.6. См. п. 1.1. – 1.5.

1.7. См. п. 1.1. – 1.3.

1.8. Заключение на опись

1.9. См. п. 1.1. – 1.3.

1.10. Заключение на опись.

При значительном объеме описи

Представляют члены ЭМК, ЭК государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений

2.

Описи дел по личному составу

2

2.1. См. п. 1.1. – 1.5.

Представляют члены ЭМК, ЭК государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений

3.

Примерные перечни документов,  подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемые в государственные и муниципальные архивы

1

3.1. Заключение

4.

Примерные номенклатуры дел

2

4.1. Заключение

5.

Индивидуальные номенклатуры дел

2

5.1. Заключение

6.

Инструкции по делопроизводству

2

6.1. Заключение

7.

Положения об экспертных комиссиях организаций

2

7.1. Заключение

8.

Положения об архивах организаций

2

8.1. Заключение

9.

Акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

2

9.1. Заключение

Представляются государственными архивами Республики Крым и муниципальными архивными учреждениями

10.

Акты о неисправимых повреждениях архивных документов

2

10.1. Заключение

10.2. Справка с пояснением причин и указанием характера повреждений

11.

Акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; акты об утрате документов

2

11.1. Заключение

11.2. Акт проверки наличия дел.

11.3. Справка об организации розыска дел и причинах утраты

12

Акты описания архивных документов с приложением описи

2

12.1. Заключение

13.

Акты переработки  описи с приложением описи

2

13.1. Заключение

14.

Акты о создании объединенных архивных фондов

2

14.1. Заключение

15.

Акты страховой оценки документов

2

15.1. Заключение

16.

Списки организаций - источников комплектования, изменения к спискам организаций - источников комплектования архивных учреждений Республики Крым

3

16.1. Справка руководителя архивного учреждения о включении/исключении

16.2. Копия учредительного документа (устав, положение)

16.3. Документ о ликвидации организации или письмо об отказе от сотрудничества.

17.

Лист учета и описания уникального документа

2

17.1. Справка об отнесении документа к числу уникальных.

17.2. Заключение эксперта.

17.3. Цифровая копия (фотография) документа, отнесенного к уникальному

Приложение 3 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Экспертное заключение

на документ, представленный на рассмотрение ЭПК

Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

(государственный архив Республики Крым / муниципальное архивное учреждение, подавшее документ)

_______________________________________________________________________________

(название учреждения (фондообразователь), Список № ___)

____________________________________ ___________________________________________

____________________________________________________________________

(кем   составлен   документ)

Название документа, №, год (годы), количество ед.хр./ед.уч. (статей, позиций) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сведения о наличии приложений к документу, их номера, год (годы)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сведения о результатах рассмотрения на заседании ЭМК/ЭК ___________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(название организации, дата, № протокола заседания)

Анализ состава и содержания документа ____________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заключение эксперта ЭПК _________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Эксперт ЭПК

_____________________________     ________________           __________________________

                      должность                                                 подпись                                      расшифровка подписи

Дата ________________                             Протокол заседания ЭПК   _________№______п._____

Приложение 4 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Экспертное заключение

на описи, представленные на рассмотрение ЭПК

Государственного комитета по делам архивов Республики Крым

(государственный архив Республики Крым / муниципальное архивное учреждение, подавшие документ)

_______________________________________________________________________________

(название учреждения (фондообразователь), Список № ___)

_______________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(кем  проведено упорядочение документов)

Историческая справка (дополнение к  исторической справке, предисловие к описи) за годы: ________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Опись дел постоянного хранения / по личному составу

№ _________ за_________________________гг.__________________________________ед.хр.

№ _________ за_________________________гг.__________________________________ед.хр.

№ _________ за_________________________гг.__________________________________ед.хр.

Сведения о наличии приложений к документу, их номера, год (годы)_____________________

________________________________________________________________________________

Сведения о результатах рассмотрения на заседании ЭМК / ЭК __________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(название организации,  дата, № протокола заседания)

Анализ состава и содержания документа ____________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заключение эксперта ЭПК _________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Эксперт ЭПК

_____________________________     ________________           __________________________

                      должность                                                 подпись                                      расшифровка подписи

Дата ________________                             Протокол заседания ЭПК   _________№______п._____

Приложение 5 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Экспертное заключение

на усовершенствованные/переработанные описи, представленные на рассмотрение ЭПК Государственного комитета по делам архивов

Республики Крым

по описям фонда  № ________

________________________________________________________________________________

(название фонда)

             

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(государственный архив Республики Крым / муниципальное  архивное учреждение, подавшие документ)

(усовершенствование / переработка описи)

Историческая справка (дополнение к  исторической справке, предисловие к описи) за годы: ________________________________________________________________________________

Опись дел постоянного хранения / по личному составу

№ _________ за_________________________гг.__________________________________ед.хр.

№ _________ за_________________________гг.__________________________________ед.хр.

№ _________ за_________________________гг.__________________________________ед.хр.

Анализ состава и содержания документа:____________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заключение эксперта ЭПК: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Эксперт ЭПК

_____________________________     ________________           __________________________

                      должность                                                 подпись                                      расшифровка подписи

Дата ________________                             Протокол заседания ЭПК   _________№______п._____

                                                                 Приложение 6 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

У Т В Е Р Ж Д А Ю

Председатель

Государственного комитета       по делам архивов                Республики Крым

_________________О.В. Лобов

____  ____________20 ____г.

                  ПРОТОКОЛ

           ______________№  ____

      г. Симферополь

               заседания ЭПК

Председатель – Фамилия И. О.

Секретарь – Фамилия  И. О.

Присутствующие: члены ЭПК: (фамилии и инициалы членов ЭПК в алфавитном порядке)

Приглашенные: (в алфавитном порядке фамилии и инициалы, должности (с указанием названия учреждения) лиц, приглашенных на заседание)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.              (формулируются вопросы, указываются инициалы, фамилия и должность докладчика)

2.              …

2.1. …

1. (вопрос из повестки)

СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы – (содержание выступления от третьего лица или отметка о наличии доклада в виде приложения)

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы и должность выступающего – (содержание выступления от третьего лица)

РЕШИЛИ:

(формулируется решение)

Председатель                                          подпись                                                   И. О. Фамилия

Секретарь                                                        подпись                                                        И. О. Фамилия

Приложение 7 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

У Т В Е Р Ж Д А Ю

Председатель

Государственного комитета       по делам архивов                Республики Крым

       подпись     О.В. Лобов

____  ____________20 ____г.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

_______________№  ____

г. Симферополь

заседания ЭПК

Председатель – Фамилия И. О.

Секретарь – Фамилия  И. О.

Присутствовали члены ЭПК: (фамилии и инициалы в алфавитном порядке)

Приглашенные: (в алфавитном порядке фамилии и инициалы, должности (с указанием названия учреждения) лиц, приглашенных на заседание

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2.              (вопрос, указываются инициалы, фамилия и должность докладчика)…

2.1.  (в соответствии с протоколом)

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель                                          подпись                                                        И. О. Фамилия

Секретарь                                                        подпись                                                        И. О. Фамилия

В соответствии с оригиналом

Должность, секретарь ЭПК                                                               И. О. Фамилия

дата

1

Приложение 8 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Журнал регистрации сопроводительных писем на документы, представленные на рассмотрение ЭПК

Входящий номер

Дата регистрации

Исходящие дата и номер документа

Отправитель

Примечание

1

2

3

4

5

Приложение 9 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Журнал  регистрации документов,  представленных на рассмотрение ЭПК

№№ п/п

Дата поступления

Откуда поступил документ

Название организации (фондообразователя),

его местонахождение

Название

документа (№, год(ы)

Кол-во ед.хр./ед. уч. (статей, позиций)

Дата передачи на рассмотрения

Фамилия

эксперта

Решение ЭПК

Отметка о возврате

Дата и № сопроводительного письма

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Документы, представленные на заседание ЭПК № ___

Приложение 10 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Журнал учёта описей, утвержденных, согласованных ЭПК

№

п/п

Откуда поступили документы

Дата и № протокола заседания ЭПК

Название организации (фондообразователь),

его местонахождение

Наименование описи

(№, год (годы))

Количество ед.хр./ ед.уч.

Ф.И.О. эксперта

Кем упорядочены, заметки

пост. хр.

лич. сост.

1

Приложение 11 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Журнал учёта документов, утвержденных, согласованных ЭПК

№

п/п

Наименование архива

Наименование документа

(№, год (годы))

Название организации (краткое)

Количество ед.хр./ ед.уч.

Дата и номер протокола ЭПК

Заметки

Статей/ позиций

пост. хр.

лич. сост.

1

1

_________________________________

(Республика Крым, муниципальный район/городской округ)

_______________________________________________________________________

(название организации)

№ протокола, дата

Положения

Инструкция по делопроизводству

Номенклатура дел

Описи

Акты

Эксперт

год

кол-во статей

№

годы

кол-во

дел

годы

кол-во

дел/поз.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Приложение 12 к Регламенту

работы ЭПК Госкомархива

Карточка учета фондообразователя, документы которого рассмотрены ЭПК