ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «СОГЛАСОВАНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ, АРХИВАХ...



ДЕПАРТАМЕНТ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р И К А З

От 30 апреля 2019 №81

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ОРГАНОВ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «СОГЛАСОВАНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЯХ, АРХИВАХ, НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ, ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И АРХИВНОМУ ДЕЛУ ОРГАНИЗАЦИЙ – ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ»

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением губернатора Магаданской области от 10 октября 2018 г. № 168-п «О структуре исполнительных органов государственной власти Магаданской области», постановлением Правительства Магаданской области от 10 июля 2014 г. № 570-пп «Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг в Магаданской области» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления департаментом административных органов Магаданской области государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области».

2. Признать утратившими силу:

- приказ министерства государственно-правового развития Магаданской области от 26 февраля 2015 г. № 54 «Об утверждении административного регламента предоставления министерством государственно-правового развития Магаданской области государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области»;

- приказ министерства государственно-правового развития Магаданской области от 09 июля 2015 г. № 154 «О внесении изменений в приказ министерства государственно-правового развития Магаданской области от 26 февраля 2015 г № 54»;

- приказ министерства государственно-правового развития Магаданской области от 08 июня 2018 г. № 112 «О внесении изменений в приказ министерства государственно-правового развития Магаданской области от 26 февраля 2015 г. № 54»;

- приказ министерства государственно-правового развития Магаданской области от 03 сентября 2018 г. № 198 «О внесении изменений в приказ министерства государственно-правового развития Магаданской области от 26 февраля 2015 г. № 54».

3. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

4. Отделу кадрово-организационной деятельности департамента административных органов Магаданской области обеспечить размещение:

- настоящего приказа на официальном сайте департамента административных органов Магаданской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

- текста административного регламента предоставления департаментом административных органов Магаданской области государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области» в региональной информационной системе «Открытый регион»;

- справочной информации, а также перечня нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области» в региональной информационной системе «Открытый регион».

Руководитель департамента

Н.А. Болгова

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу департамента административных органов

Магаданской области

от «    » _________ 2019 г. № ___

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления департаментом административных органов

Магаданской области государственной услуги «Согласование

положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел,

инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области»

Общие положения

Предмет регулирования Административного регламента

1. Предметом регулирования настоящего административного регламента являются правоотношения, возникающие между организациями – источниками комплектования архивных учреждений Магаданской области и департаментом административных органов Магаданской области (далее – Департамент), связанные с предоставлением государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу.

Административный регламент разработан в целях повышения качества, открытости и доступности предоставления государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги, а также устанавливает стандарт и порядок предоставления государственной услуги, определяет Департамент органом, уполномоченным на предоставление государственной услуги.

Круг заявителей

2. Государственная услуга предоставляется организациям – источникам комплектования архивных учреждений Магаданской области, государственным архивам, архивным отделам администраций муниципальных образований Магаданской области, иным организациям; физическим лицам, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, выступать от их имени (далее - заявители).

Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

       3. Информацию по вопросам предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, сведения о ходе предоставления государственных услуг заявители могут получить:

- на информационных стендах Департамента;

- с использованием средств телефонной связи;

- на официальном сайте Департамента

- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).

4. Справочная информация, включающая в себя место нахождения и график работы Департамента, его структурных подразделений, справочные телефоны архивного агентства Департамента, адреса официального сайта и электронной почты Департамента, а также архивных отделов администраций муниципальных образований Магаданской области размещается на его официальном сайте, в региональной информационной системе «Открытый регион» и в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», информационных стендах.

        5. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные обращения заявителей, требования к форме и характеру взаимодействия сотрудников Департамента с заявителями:

              1) При ответах на телефонные звонки (другие устные обращения) сотрудники Департамента подробно и в вежливой (корректной) форме дают исчерпывающую информацию по вопросам организации и предоставления государственной услуги. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

              2) Если сотрудник, принявший звонок, не может ответить на вопрос, самостоятельно, то он сообщает заявителю телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

6. Информирование представителей организаций при личном обращении осуществляется сотрудниками Департамента на рабочих местах в соответствии с графиками работы.

         Специалисты Департамента, ответственные за прием, обязаны принять представителя организации в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя организации на другой день или другое время.

                     7. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям организаций ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой, или по факсу в адрес организации или представителя организации – получателя государственной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

8. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес представителя организации в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

9. Наименование государственной услуги – государственная услуга по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области (далее - организаций).

   Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

                  10. Предоставление государственной услуги осуществляет Департамент.    

           Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется экспертно-проверочной методической комиссией при архивном агентстве Департамента (далее – ЭПМК), в состав которой входят: председатель, секретарь, специалисты архивного агентства Департамента, областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Магаданской области» (далее – ОГКУ «ГАМО»).

             

Результат предоставления государственной услуги

         11. Конечным результатом предоставления государственной услуги организациям, государственным архивам, архивным отделам администраций муниципальных образований Магаданской области является:

        11.1. Решение ЭПМК:

       -  о согласовании положений об экспертной комиссии организации, архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений области, оформленные с учетом требований постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 22 июня 2009 г. № 25, ст. 3060) в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

      -  об утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении дел к уничтожению – в виде грифа утверждения, расположенного ниже реквизита «Подпись» в правой части последнего листа или в верхней  правой части первого листа описи (для описей дел постоянного хранения, составленных в архиве) в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

       11.2. Решение ЭПМК об отказе согласования (утверждения) (возвращении на доработку) документов по архивному делу и делопроизводству, оформленного в виде выписки из протокола заседания ЭПМК.

Срок предоставления государственной услуги

12. Предоставление государственной услуги осуществляется по запросу организации – получателя государственной услуги в течение 30 дней со дня поступления запроса в Департамент, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.

        Информация о сроке завершения рассмотрения представленных организацией документов сообщается при их приеме на рассмотрение, а в случае сокращения срока – по указанному в сопроводительном письме телефону или электронной почте.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

13. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях,  архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения, по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области, государственных архивов, архивных отделов администраций муниципальных районов области размещается на официальном сайте Департамента в информационной системе «Открытый регион» и в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

        14. Для получения государственной услуги организации, государственные архивы, архивные отделы администраций муниципальных районов области представляют в Департамент с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, проекты документов по делопроизводству и архивному делу, требующих согласования (утверждения), включая:

проекты списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в том числе источников комплектования научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документацией государственной, муниципальной, частной и иных форм собственности, изменения и дополнения к спискам;

методические рекомендации, пособия и другие материалы по результатам исследований вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций;

примерные перечни документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы области, изменения и дополнения к перечням;

перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение от организаций – источников комплектования;

предложения архивных и других организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;

спорные вопросы экспертизы ценности и фондирования документов организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Магаданской области;

описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации;

описи дел по личному составу;

номенклатуры дел организаций;

акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

документы на снятие с учета неисправимо поврежденных документов Архивного фонда Российской Федерации;

документы для снятия с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны;

инструкции по делопроизводству организаций;

положения об экспертных комиссиях организаций;

положения об архивах организаций;

списки фондов, предположительно содержащих особо ценные документы, описи и номерники особо ценных документов, хранящихся в ОГКУ «ГАМО», муниципальных архивах, архивах организаций – источников комплектования;

листы учета и описания уникальных документов ОГКУ «ГАМО», муниципальных архивов  Магаданской области, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

15. Запрещается требовать от заявителя государственной услуги:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, и (или) подведомственных государственным органам организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных услуг»;

представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением следующих случаев:

а) изменение требований нормативных правовых актов, касающихся предоставления государственной услуги, после первоначальной подачи заявления о предоставлении государственной услуги;

б) наличие ошибок в заявлении о предоставлении государственной услуги и документах, поданных заявителем после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги и не включенных в представленный ранее пакет документов;

в) истечение срока действия документов или изменение информации после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги;

г) выявление документально подтвержденного факта (признаков) ошибочного или противоправного действия (бездействия) должностного лица Департамента при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, о чем в письменном виде за подписью руководителя департамента административных органов Магаданской области, уведомляется заявитель, а также приносятся извинения за доставленные неудобства;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, утвержденный постановлением Правительства Магаданской области от 29 мая 2014 г. № 437-пп «Об утверждении Перечня услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления исполнительными органами государственной власти Магаданской области государственных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг».

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме

документов, необходимых для предоставления государственной услуги

16. Действующее законодательство не содержит оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления

или отказа в предоставлении государственной услуги

              17. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

18. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов по существу является оформление представленных документов с нарушениями требований:

постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

приказа министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

19. Основанием для отказа в согласовании документа (документов) является несоответствие представленного документа (документов) требованиям следующих нормативных правовых актов:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 

Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов государственной власти»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;

Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 29 июня 1992 г. № 151 «О Примерном положении о центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации»;

Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

              Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»;

              Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»;

Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».

Перечень услуг, которые являются необходимыми

и обязательными для предоставления государственной

услуги, в том числе сведения о документе (документах),

выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими

в предоставлении государственной услуги

20. Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания государственной

пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление

государственной услуги 

21. Департамент осуществляет предоставление государственной услуги по согласованию положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения, по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций – источников комплектования архивных учреждений Магаданской области бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов на предоставление государственной услуги

22. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов на предоставление государственной услуги составляет 10 минут. Максимальное время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или для получения консультации составляет 15 минут.

Срок и порядок регистрации документов заявителя

на предоставление государственной услуги

23. Документы заявителя государственной услуги, поступившие в Департамент на рассмотрение, в том числе в электронной форме, подлежат обязательной регистрации в день поступления.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к местам ожидания и приема заявителей, размещению информации о порядке предоставления государственной услуги, в том числе к обеспечению условий доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

24. Прием заявителей осуществляется в рабочих кабинетах Департамента, которые соответствуют комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

25. Рабочие кабинеты оборудованы табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием (консультацию) заявителей.

26. Рабочие места специалистов, осуществляющих прием заявителей оборудованы персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

27. В целях организации беспрепятственного доступа инвалидов (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников) к месту предоставления государственной услуги им обеспечиваются:

условия беспрепятственного доступа к объекту (зданию, помещению), в котором предоставляется государственная услуга, а также для беспрепятственного пользования транспортом, средствами связи и информации;

возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположены объекты (здания, помещения), в которых предоставляется государственная услуга, а также входы в такие объекты и выходы из них, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам (зданиям, помещениям), в которых предоставляется государственная услуга с учётом ограничений их жизнедеятельности;

дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля;

допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

допуск собаки-проводника на объекты (здания, помещения), в которых предоставляется государственная услуга;

оказание инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими государственной услуги наравне с другими лицами.

В случае невозможности полностью приспособить объект с учётом потребности инвалида ему обеспечивается доступ к месту предоставления государственной услуги.

28. Для ознакомления заявителей с порядком предоставления государственной услуги присутственные места оборудуются информационными стендами.

На информационных стендах размещается следующая информация:

- текст настоящего регламента с приложениями (перечень документов, необходимых для получения государственной услуги, а также требования, предъявляемые к этим документам);

- график приема граждан;

-порядок обжалования решений, действий или бездействия специалистов, ответственных за предоставление государственной услуги.

29. Размещение информации на информационных стендах, официальном сайте Департамента, Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) обеспечивается с учётом условий доступности для инвалидов.

Показатели доступности и качества предоставления

государственной услуги

30. Показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

наличие исчерпывающих сведений о месте, порядке и сроках предоставления государственной услуги на информационных стендах, информационных ресурсах Департамента, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций);

наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги, в целях соблюдения установленных Административным регламентом сроков предоставления государственной услуги;

возможность направления документов для предоставления государственной услуги посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской и электронной связи;

возможность получения результата предоставления государственной услуги почтовой связью;

возможность получения заявителем информации о порядке и ходе предоставления государственной услуги с использованием средств телефонной связи, электронной почты.

              31. Качество предоставления государственной услуги характеризуется:

              наличием специалистов с уровнем квалификации, необходимым для надлежащего исполнения административных процедур, предусмотренных настоящим Регламентом;

              отсутствием очередей на приеме документов от заявителей (представителей организаций) и выдаче результата предоставления государственной услуги;

              отсутствием нарушений сроков предоставления государственной услуги;

отсутствием жалоб на действия (бездействия) государственных служащих Департамента;

              отсутствием жалоб на некорректное, невнимательное отношение гражданских служащих Департамента.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги по экстерриториальному принципу и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

32. В случае, если заявители (их представители) подают свои запросы в Департамент при личном обращении, их запросы принимаются немедленно и регистрируются в день подачи.

33. При поступлении в Департамент запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и регистрируется в течение одного рабочего дня. В дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником Департамента по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

34. Предоставление государственной услуги в электронной форме не предусмотрено.

35. Получение государственной услуги через многофункциональный центр не предусмотрено.

35.1. Предоставление государственной услуги по экстерриториальному принципу не предусмотрено.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур

в электронной форме

36. Организация предоставления государственной услуги предполагает осуществление следующих административных процедур:

- прием и регистрация документов, поступивших от организаций, государственных архивов, архивных отделов администраций городских округов и передача их на исполнение;

- подготовка заключения на представленные документы к согласованию (утверждению), рассмотрение заключения на заседании ЭПМК, согласование (утверждение).

      Прием и регистрация документов, поступивших от организаций
и передача их на исполнение

          37. Документы, указанные в пункте 14, могут быть доставлены в Департамент посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской и электронной связи.

38. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, государственных архивов, архивных отделов администраций городских округов на рассмотрение ЭПМК, осуществляет секретарь ЭПМК.

        Максимальный срок исполнения административного действия – в течение одного рабочего дня со дня поступления документов на рассмотрение.

                   39. Секретарь ЭПМК, ответственный за регистрацию документов, не позднее рабочего дня, следующего за днём регистрации, определяет члена ЭПМК, ответственного за подготовку заключения на представленный документ и направляет ему зарегистрированный комплект документов на исполнение.

       Максимальный срок исполнения административного действия – в течение одного рабочего дня со дня поступления документов на рассмотрение.

              40. Ответственный исполнитель (член ЭПМК) проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 18 настоящего Регламента.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 5 рабочих дней со дня передачи документов ответственному исполнителю.

41. Если поступившие документы надлежаще оформлены и представлены в полной комплектности, член ЭПМК готовит документы к согласованию (утверждению) в соответствии с административной процедурой «Подготовка заключения на представленные документы к согласованию (утверждению), рассмотрение заключения на заседании ЭПМК, согласование (утверждение)».

42. При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления член ЭПМК информирует об этом исполнителя организации, государственного архива, архивного отдела администрации городского округа по телефону.

43. В случае, если по истечении 30 дней организация, государственный архив, архивный отдел администрации городского округа не представят в адрес Департамента необходимые документы, то осуществляются следующие административные действия:

43.1. Член ЭПМК готовит письменное уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги и направляет его председателю ЭПМК.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 3 рабочих дней со дня передачи документов ответственному исполнителю.

43.2. Председатель ЭПМК визирует документы и направляет их секретарю ЭПМК.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 2 рабочих дней со дня получения уведомления.

43.3. Секретарь ЭПМК направляет его получателю государственной услуги по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 3 рабочих дней со дня проставления визы на уведомлении.

44. В случае, если в течение 30 дней получатель государственной услуги представил комплект документов, то повторно выполняется данная административная процедура.

Подготовка заключения на представленные документы к согласованию (утверждению), рассмотрение заключения на заседании ЭПМК, согласование (утверждение)

45. Член ЭПМК проверяет соответствие представленного (представленных) на согласование документа (документов) по делопроизводству и архивному делу на соответствие основаниям для отказа в согласовании (утверждении) документов (документов), указанным в пункте 19 настоящего Регламента.

       Максимальный срок исполнения административного действия – не более 10 рабочих дней со дня получения документов на рассмотрение.

46. Если представленный (представленные) документ (документы) соответствует (соответствуют) требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 17 настоящего Регламента, член ЭПМК готовит заключение на рассматриваемый документ (документы) и представляет документ (документы) с заключением секретарю ЭПМК.

47.1 Максимальный срок исполнения административного действия – не более 15 рабочих дней со дня получения документов на рассмотрение.

47.2 Заседания ЭПМК проводятся не реже 1 раза в месяц.

47.3 Заключения на представленные документы представляются экспертами секретарю ЭПМК в 2-х экземплярах.

47.4 Максимальный срок исполнения административного действия – не более 8 рабочих дней до дня заседания комиссии.

47.5 Председатель ЭПМК принимает решение о внеплановом рассмотрении вопроса на заседании ЭПМК.

                    При необходимости, члены ЭПМК, совместно с представителями организаций, готовят проекты совместных решений ЭПМК и ЭК.

48. Повестка дня очередного заседания ЭПМК составляется секретарем ЭПМК. Повестка дня и материалы передаются председателю ЭПМК, членам ЭПМК, консультантам не позднее, чем за 4 дня до заседания.

                    49. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем комиссии. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем.

                  50. Секретарь ЭПМК готовит решения в виде выписок из протокола и передает их на подпись председателю ЭПМК.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 1 рабочего дня, следующего за днём проведения заседания комиссии.

51. Председатель ЭПМК подписывает выписки из протокола, согласовывает (утверждает) представленные документы и передает документы секретарю ЭПМК для подготовки их к отправке получателю государственной услуги, представившему документы.

Согласование (утверждение) оформляется в соответствии с пунктом 11.1 настоящего Регламента.

52. Ответственный исполнитель в течение 5-ти рабочих дней после согласования вносит сведения о согласовании (утверждении) документов по архивному делу в учетную базу данных подразделения ОГКУ «ГАМО».

53. Секретарь ЭПМК направляет почтой согласованный (утвержденный) документ в адрес получателя государственной услуги с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Департамента.

Максимальный срок исполнения административного действия – не более 1 рабочего дня, следующего после дня согласования (утверждения) документов председателем комиссии.

              54. При выявлении в ходе проверки несоответствия представленного документа (представленных документов) требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 19 настоящего Регламента, член ЭПМК уведомляет по телефону об имеющихся замечаниях исполнителя организации, в случае необходимости согласовывает дату и время проведения консультаций для обсуждения и устранения имеющихся несоответствий.

55. В случае, если в течение 30 дней получатель государственной услуги представил доработанный проект документа (документов) по архивному делу, то повторно выполняется данная административная процедура.

56. В ином случае осуществляются следующие административные действия:

                56.1. Член ЭПМК в течение 3-х рабочих дней докладывает председателю ЭПМК результаты рассмотрения представленного документа (представленных документов), готовит письменное заключение с обоснованием отказа в согласовании (утверждении) документа (документов), в котором даются ссылки на нормативные правовые акты (пункты, статьи), указываются причины, послужившие основанием для принятия такого решения. Заключение оформляется на бланке и направляется председателю ЭПМК.

                   56.2. Председатель ЭПМК в течение 2-х рабочих дней визирует документы и направляет их секретарю ЭПМК.

56.3. Секретарь ЭПМК не позднее рабочего дня, следующего за поступлением документов, направляет документы получателю государственной услуги по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации.

IV. Формы контроля за исполнением

административного регламента

57. Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений административного регламента должностными лицами Департамента.

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением

и исполнением ответственными должностными лицами положений

административного регламента и иных нормативных правовых

актов, устанавливающих требования к предоставлению

государственной услуги, а также принятием ими решений

58. Текущий контроль за исполнением государственной услуги осуществляется в целях обеспечения качественного и своевременного рассмотрения документов, анализа их содержания, а также хода и результатов их рассмотрения.

                     59. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к порядку предоставления государственной услуги.

                     60. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, осуществляется должностным лицом Департамента, ответственным за организацию работы по ее исполнению.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

61. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании планов работы Департамента) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению организации.

62. Плановые проверки проводятся на основании приказов руководителя департамента административных органов Магаданской области.

Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, установленные формы отчетности по исполнению государственной услуги должны подвергаться анализу. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в три года.

63. Решение о проведении внеплановой проверки полноты и качества предоставления государственной услуги принимается руководителем департамента административных органов Магаданской области в следующих случаях:

      - в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к порядку предоставления государственной услуги;

     - обращений заявителей с жалобами на нарушения их законных прав и интересов действиями (бездействием) государственных служащих Департамента, отвечающих за исполнение государственной услуги.

64. Результаты проверки полноты и качества предоставления государственной услуги оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

65. При выявлении в ходе текущего контроля нарушений настоящего Регламента или требований иных нормативных правовых актов Российской Федерации Департаменте принимаются меры по устранению таких нарушений.

Ответственность должностных лиц за решения

и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими

в ходе предоставления государственной услуги

66. Государственные служащие Департамента, осуществляющие полномочия по предоставлению государственной услуги, несут ответственность за действие (бездействие) и принимаемые (осуществляемые) решения в ходе предоставления государственной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации и их должностными регламентами.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением

государственной услуги, в том числе со стороны граждан,

их объединений и организаций

67. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

68. Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков предоставления государственной услуги.

69. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в Департамент, а также путем обжалования действия (бездействия) и решений, принятых в ходе исполнения Регламента в вышестоящие органы государственной власти. 

70. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Департамента, официальный сайт Правительства Магаданской области.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования

решений и действий (бездействия) Департамента,
а также его должностных лиц

71. Заявитель имеет право на обжалование решений и действий (бездействия) в ходе предоставления государственной услуги в досудебном порядке.

Предмет досудебного обжалования

              72. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) Департамента, должностных лиц и (или) государственных гражданских служащих Департамента, принятое или осуществленное ими в ходе предоставления государственной услуги.

              73. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов или информации либо осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, в том числе настоящим административным регламентом для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, в том числе настоящим административным регламентом, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Магаданской области, в том числе настоящим административным регламентом;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, в том числе настоящим административным регламентом;

7) отказ Департамента, должностного лица либо государственных служащих Департамента, предоставляющих государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений;

8) нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления государственной услуги;

9) приостановление государственной услуги, если основания приостановления не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами Магаданской области, в том числе настоящим административным регламентом;

10) требование у заявителя при предоставлении государственной услуги документов или информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением случаев, предусмотренных абзацем четвертым пункта 15 настоящего административного регламента.

Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения

74. Основания для приостановления рассмотрения жалобы и отказа в рассмотрении жалобы отсутствуют. 

Основания для начала процедуры досудебного

(внесудебного) обжалования

              75. Поступление жалобы на решения и действия (бездействия) Департамента, должностных лиц Департамента, предоставляющих государственную услугу, является основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования. 

             

Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы

76. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме. 

              Жалоба может быть направлена по почте, через МФЦ, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Департамента, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), а также может быть принята при личном приеме заявителя.

77. Жалоба должна содержать:

              1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

              2) фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

              3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

              4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть предоставлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном порядке

              78. Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействие) должностных лиц Департамента, осуществляющих полномочия по предоставлению государственной услуги руководителю департамента административных органов Магаданской области.              

Жалобы на действия (бездействие) и решения, принятые руководителем департамента административных органов Магаданской области, направляются губернатору Магаданской области.

Сроки рассмотрения жалобы

79. Жалоба, поступившая в Департамент, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Департамента в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Права заинтересованных лиц на получение

информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

              80. Заявитель вправе в подтверждение своих доводов приложить к жалобе документы либо их копии, а также получить в Департаменте информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования

81. По результатам рассмотрения жалобы Департамент принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги официальных документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Магаданской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

82. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе, и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

82.1. В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе заявителю, указанном в пункте 82 настоящего административного регламента, дается информация о действиях, осуществляемых Департаментом, в целях незамедлительного устранения выявленных нарушений при оказании государственной услуги, а также приносятся извинения за доставленные неудобства и указывается информация о дальнейших действиях, которые необходимо совершить заявителю в целях получения государственной услуги.

82.2. В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе заявителю, указанном в пункте 82 настоящего административного регламента, даются аргументированные разъяснения о причинах принятого решения, а также информация о порядке обжалования принятого решения.

83. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.