Об утверждении административных регламентов Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственной функции и по предоставлению государственных услуг



АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

30 июня 2008 № 27

Об утверждении административных регламентов Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственной функции и по предоставлению государственных услуг

(утратил силу:

приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 05.06.2013 № 23, НГР: RU07000201300348)

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 21 сентября 2006 года № 265-ПП, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики и других архивных документов».

2. Утвердить прилагаемые:

- Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги по осуществлению экспертизы ценности документов

- Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации;

- Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги по исполнению запросов пользователей.

3. Начальникам управлений и отделов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики обеспечить исполнение административных регламентов Архивной службы КБР.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на и.о. заместителя руководителя Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики Н.И.Зумакулову.

Руководитель

Архивной службы

А.ХКаров

Утвержден

приказом Архивной службы

Кабардино-Балкарской Республики

от 30.06.2008 № 27

Административный регламент

по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации

I.Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой КБР государственной услуги по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации (далее-Регламент), определяет сроки и последовательность действий административных процедур Архивной службы КБР (далее - АС КБР), а также порядок взаимодействия АС КБР с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными архивами и организациями (далее организации) при осуществлении предоставления государственной услуги.

2. Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Положением об Архивной КБР службе утвержденным постановлением Правительства КБР от 08 октября 2007 года № 247- ПП;

«Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19.

3. Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляют управление документации органов государственной власти АС КБР, управление общественно-политической документации АС КБР, отдела социально-правовой документации АС КБР,(далее структурные подразделения АС КБР).

Непосредственное инициативное информирование и исполнение тематических запросов осуществляют соответствующие структурные подразделения АС КБР.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги Порядок информирования о государственной услуге.

1. Государственная услуга информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации, предоставляется в виде официальных писем АС КБР: инициативной информации;

исполненного тематического запроса.

2. Почтовый адрес АС КБР и управления документации органов государственной власти, предприятий и учреждений: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

- управления общественно-политической документации и отдела социально-правовой документации: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова,10.

Электронный адрес: archives .

Телефоны УДОГВПУ:

(866-2) - 42-02-00

УОПД: (866-2) - 47-40-64

ОСПД: (866-2)-40-63-18

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР: http: www. kbrarchive.ru.

Информация по процедурам исполнения тематических запросов может предоставляться: по телефону;

по письменным обращениям; по факсу;

по электронной почте. По телефону должностные лица АС КБР обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения тематических запросов государственных органов, организаций, граждан.

По письменным обращениям, в том числе полученным по факсу, ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 2 рабочих дней со дня поступления обращения.

3. Основанием для предоставления государственной услуги является:

памятная дата и/или знаменательное событие, послужившее основанием для подготовки инициативной информации. Информационное инициативное письмо - письмо, составленное на основании выявленной структурными подразделениями АС КБР информации к определенной дате или событию, связанному с историей юридического или физического лица;

письменный запрос (заявление) в адрес АС КБР и его структурных подразделений по определенной тематике.

В запросе (заявлении) указываются:

наименование организации, реквизиты, полные данные руководителя (для юридического лица);

фамилия, имя, отчество заявителя, адрес (для физического лица);

сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса:

- по истории госучреждения: название учреждения, место его нахождения, дата образования, даты деятельности, иные сведения;

- биографический запрос: фамилия, имя и отчество, год и место рождения, обучения, место работы, другие сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица;

- запросы по определенной теме, событию или факту: дата и место события или факта, иные сведения, необходимые для поиска документов по данной тематике.

Интернет-обращения государственных органов, организаций, граждан должны содержать следующие реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

изложение существа обращения;

реквизиты организации заявителя;

фамилия, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес места жительства;

электронный адрес;

дата отправления письма.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

4.Условия и сроки предоставления государственной услуги.

Инициативная информация направляется в адрес заинтересованных юридических или физических лиц за 3 месяца до памятной даты или знаменательного события.

Тематические запросы исполняются АС КБР в 30-дневный срок с момента их регистрации. С разрешения руководства АС КБР этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя.

5. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Запросы, поступившие в АС КБР, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений в течение 5 дней с момента регистрации, возвращаются гражданам или в организации их пославшие с указанием требуемых данных.

Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения не содержащие реквизитов организации или фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

6. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.

Тематические запросы органов государственной власти или органа местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, АС КБР рассматривает в первоочередном порядке.

Тематические и биографические запросы исполняются АС КБР бесплатно.

III. Административные процедуры Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.

1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

определение перечня памятных дат и знаменательных событий для составления инициативных информации;

составление инициативных информационных писем заинтересованным юридическим и физическим лицам;

регистрация тематических запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

направление ответов органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, гражданам (заявителям).

Составление инициативных информационных писем включает в себя:

изучение литературы, научно-справочного аппарата и документов АС КБР по теме инициативной информации;

выявление, отбор документов, аннотирование их содержания (при необходимости);

организация копирования документов (при необходимости);

написание текста информационного письма;

одобрение выявленной информации руководством, подписывающим ее;

направление по почте заинтересованному юридическому или физическому лицу, либо вручение на личном приеме.

3. Регистрация инициативной информации производится при ее отправлении предназначенному юридическому или физическому лицу.

4. Регистрация тематических запросов и передача их на исполнение. Поступившие в АС КБР письменные тематические запросы регистрируются в течение трех дней с момента их поступления уполномоченными специалистами АС КБР в установленном порядке.

Регистрация тематического запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

После регистрации, тематические запросы передаются руководителю или его заместителям (при отсутствии руководителя) в пределах их компетенции для написания резолюции, после чего с резолюцией материалы направляются в соответствующее структурное подразделение, ответственное за исполнение тематических запросов.

При поступлении интернет-обращения (запроса), он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению, либо отказ, осуществляется руководителем или его заместителями.

5.Анализ тематики поступивших запросов.

Руководитель структурного подразделения АС КБР, ответственного за исполнение тематических запросов, осуществляет анализ тематики поступивших тематических запросов с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося в структурных подразделениях АС КБР научно-справочного аппарата и справочно-информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в тематическом запросе и необходимой для его исполнения;

место нахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

По итогам анализа тематики поступивших запросов профильные запросы в день регистрации передаются исполнителям.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов:

определение круга архивных фондов, библиографии и проведение отбора необходимых для исполнения запроса архивных дел;

изучение литературы, научно-справочного аппарата и картотек, относящихся к теме запроса;

выявление и отбор архивных документов по теме запроса;

копирование документов (при необходимости);

составление текста ответа, архивной справки;

оформление копий архивных документов в соответствии с установленными правилами.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий:

проставление архивных штампов на копиях архивных документов (поисковых данных);

оформление подписи руководителем АС КБР;

регистрация архивных справок для выдачи заявителям на личном приеме или по почте.

Направление ответов государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, гражданам.

Исполненные тематические запросы АС КБР направляются заявителям по указанным ими адресам или вручает на личном приеме под роспись.

В случае поступления непрофильного тематического запроса АС КБР письменно уведомляет органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, граждан о направлении их запросов на исполнение в соответствующие организации.

При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в АС КБР выдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения и четко подпись получателя.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.

1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению

2. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В исключительных случаях руководитель, заместитель руководителя АС КБР или иное, уполномоченное на то должностное лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливаются законодательством Российской Федерации.

3. Заявитель в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

суть обжалуемого действия (бездействия);

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

4. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

АС КБР при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение; если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель АС КБР, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в АС КБР. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

5. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом АС КБР принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.

Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в ьшх вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

Утвержден

приказом Архивной службы

Кабардино-Балкарской Республики

от 30.06.2008 № 27

Административный регламент

по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги по исполнению запросов пользователей

1.Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики и ее структурными подразделениями: управлением документации органов государственной власти, предприятий и учреждений (УДОГВПУ), управлением общественно-политической документации (УОПД) и отделом социально-правовой документации (ОСПД) (далее - АС КБР) государственной услуги по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, определяет сроки и последовательность действий административных процедур АС КБР, а также порядок взаимодействия АС КБР с исполнительными органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, организациями и гражданами при осуществлении предоставления государственной услуги.

2. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключенной в Гааге 5 октября 1961 года;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

Положением об Архивной службе КБР», утвержденным Постановлением Правительства КБР от 08.10.2007 № 247-ПП «Об Архивной службе КБР».

3. Непосредственное исполнение запросов пользователей, исполнительных органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, других государственных органов, органов местного самоуправления осуществляют государственные архивы, муниципальные архивы и организации при наличии у них соответствующих документов.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги Порядок информирования о государственной услуге

1. Государственная услуга по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

2. Почтовый адрес:

- АС КБР и управления документации органов государственной власти, предприятий и учреждений: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

- управления общественно-политической документации и отдела социально-правовой документации: 360000, КБР, г.Нальчик,ул. Хуранова,10.

Электронный адрес: archives .

Телефоны УДОГВПУ: (866-2) - 42-02-00

УОПД: (866-2) - 47-40-64.

ОСПД: (866-2)-40-63-18

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР: http: www. kbrarchive.ru.

3. Информация по процедурам исполнения запросов может предоставляться:

по письменным обращениям;

по телефону;

по электронной почте.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По телефону гражданские служащие АС КБР обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам исполнения запросов пользователей.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня поступления обращения.

4. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес АС КБР и ее структурных подразделений.

В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество заявителя, год и место его рождения, адрес, а также сведения, необходимые для исполнения запроса:

об образовании - название и адрес учебного заведения, даты поступления и окончания;

о стаже работы - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Интернет-обращения граждан должны содержать следующие реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

изложение существа обращения;

фамилия, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес места жительства;

электронный адрес;

дата отправления письма.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

5. Условия и сроки предоставления государственной услуги. Запросы, пользователей, исполняются АС КБР и ее структурными подразделениями в 30-дневный срок с момента их регистрации. С разрешения руководства АС КБР этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Запросы, не относящиеся к составу архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где хранятся необходимые документы.

6. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Запросы, поступившие в АС КБР, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений в течение 5 дней с момента регистрации, возвращаются гражданам или организациям с указанием требуемых данных.

Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

7. Тематические запросы и запросы социально-правового характера, то есть, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно. Генеалогические запросы не исполняются.

III. Административные процедуры Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

1. Организация предоставления государственной услуги включает в

себя следующие административные процедуры АС КБР:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в государственные, муниципальные архивы или в организации по принадлежности.

Государственные, муниципальные архивы или организации, непосредственно хранящие архивные документы, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

направление ответов заявителям и информирование об исполнении АС КБР.

2. Регистрация запросов и передача их на исполнение.

Поступившие в АС КБР письменные запросы (заявления) регистрируются в течении трех дней с момента их поступления уполномоченными специалистами АС КБР в установленном порядке.

Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

После регистрации, запросы передаются руководителю или его заместителю (при отсутствии руководителя) в пределах его компетенции для написания резолюции. С резолюцией запросы передаются соответствующему специалисту АС КБР, ответственному за исполнение запросов.

При поступлении интернет-обращения (запроса), он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению, либо отказ осуществляется уполномоченным специалистом АС КБР, принимающим интернет-обращения.

3.Анализ тематики поступивших запросов.

Уполномоченный специалист АС КБР, ответственный за исполнение запросов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

4. По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течении семи дней со дня регистрации АС КБР направляет их со своим официальным письмом по принадлежности в:

государственные или муниципальные архивы;

другие органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершённых или готовящихся преступлениях докладываются руководству и пересылаются в соответствующие правоохранительные органы.

5. АС КБР письменно уведомляет граждан о направлении их запросов на исполнение в соответствующие организации.

При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются заявителям организациями, непосредственно исполняющими запрос.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги в АС КБР, осуществляется должностным лицом АС КБР, ответственными за предоставление государственной услуги.

АС КБР осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными и муниципальными архивами путем проведения проверок. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов АС КБР) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц АС КБР, государственных и муниципальных архивов

Результаты проверок оформляются в виде заключений, справок или актов, в которых отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения регламента

1. Обжалование действия (бездействия) и решений по выполнению государственной услуги осуществляется в порядке и сроки, необходимые для исполнения запросов.

Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц АС КБР, государственных и муниципальных архивов могут быть обжалованы:

в высший исполнительный орган государственной власти Кабардино-Балкарской Республики;

в исполнительный орган местного самоуправления КБР;

руководителю АС КБР;

в судебном порядке.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

АС КБР при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение; если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель АС КБР, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в АС КБР. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

2. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом АС КБР принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.

Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

Утвержден

приказом Архивной службы

Кабардино-Балкарской Республики

от 30.06.2008 № 27

Административный регламент

по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики и других архивных

документов»

I. Общие положения Наименование государственной функции

1. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - государственная функция).

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Положением об Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики, утвержденным постановлением Правительства КБР от 08.10.2007 № 247-ПП;

Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

Орган по исполнению государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР).

Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется:

АС КБР в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, находящихся на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

Управлением документации органов государственной власти, предприятий и учреждений (далее - УДОГВПУ), управлением общественно-политической документации (далее - УОПД) в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов.

4. Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления соответствующими органами и организациями в АС КБР и Росархив, формы Сводных учетных документов государственного учета и перечень реквизитов Сводной учетной базы данных устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти.

Порядок информирования об исполнении государственной функции

5. Почтовый адрес:

- АС КБР и управления документации органов государственной власти, предприятий и учреждений: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

- управления общественно-политической документации: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова,10.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru. Телефоны (866-2) - 42-60-68, (866-2) - 47-40-53.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР: http: www. kbrarchive.ru.

Факс: (866-2) 42-60-68.

Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефонам АС КБР и ее управлений;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте по адресам АС КБР, сайта "Архивы КБР";

- посредством личного обращения в АС КБР.

6. При ответах на телефонные звонки специалисты АС КБР и ее управлений подробно со ссылками на соответствующие нормативньге правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

7. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалисты АС КБР и ее управлений, осуществляющие устное информирование, могут предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы отделов).

8. При информировании посредством личного обращения специалисты АС КБР и ее управлений обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы управлений.

9. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

Ю.При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

11.Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

II. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

12. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение в соответствующие структурные подразделения АС КБР; - анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в АС КБР; о анализ учетных баз данных в АС КБР; о анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в АС КБР.

Прием и регистрация документов государственного учета и передача их в структурные подразделения АС КБР

13.Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет подразделение АС КБР, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции. 14.После регистрации документы государственного учета и учетные базы данных поступают на исполнение в АС КБР и ее управления в соответствии с пунктом 3 настоящего Регламента.

Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета

15.Документы поступают исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета, подготовку Сводных документов государственного учета (далее - Ответственный исполнитель).

16. Ответственный исполнитель осуществляет внутреннюю регистрацию документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.

17. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в АС КБР исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес АС КБР.

18. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

19.При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 17 настоящего Регламента.

20.После проведенного анализа Ответственный исполнитель составляет Сводные документы государственного учета.

21. Сводные документы государственного учета визируются Ответственным исполнителем и представляются Руководителю АС КБР для визирования.

22.После визирования документы передаются в подразделение АС КБР, обеспечивающее прием и отправку корреспонденции для отправки Сводных документов государственного учета в Росархив.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

23.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определяются Регламентом Федерального архивного агентства.

24. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют руководители структурных подразделений АС КБР.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании административного регламента

25.Физические и юридические лица (далее - Заявители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в АС КБР или непосредственно к Руководителю АС КБР или его заместителю. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя организации);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата. 26.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

27.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

28.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов. 29.Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Кабардино-Балкарской Республики.

Утвержден

приказом Архивной службы

Кабардино-Балкарской Республики

от 30.06.2008 № 27

Административный регламент

по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги по осуществлению экспертизы ценности документов

1.Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой КБР (далее - АС КБР) государственной услуги по осуществлению экспертизы ценности документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской федерации, определяет сроки и последовательность действий административных процедур АС КБР, а также порядок взаимодействия АС КБР с государственными, муниципальными архивами, собственниками или владельцами архивных документов.

2. Предоставление государственной услуги по осуществлению экспертизы ценности документов осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства КБР от 08.10.2007 года № 247 - ПП.

3. Непосредственное осуществление экспертизы ценности документов в АС КБР проводится экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) АС КБР. Полномочия и порядок деятельности ЭПК определяется соответствующим положением.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги Порядок информирования о государственной услуге

1. ЭГЖ рассматривает научно-методические и практические вопросы по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также осуществляет научно-методическое руководство работой экспертных комиссий муниципальных архивов и иных организаций.

ЭПК является совещательным органом, общее руководство работой ЭГЖ осуществляет руководитель АС КБР.

В состав ЭГЖ АС КБР входят: председатель, секретарь, члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов АС КБР.

При ЭПК может создаваться группа экспертов, состав которой утверждается приказом руководителя АС КБР по представлению председателя ЭГЖ.

Результатом исполнения услуги является утверждение перечней документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы, согласование номенклатур и описей дел, одобрение списков организаций источников комплектования.

2. Почтовый адрес:

- АС КБР 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13. Электронный адрес: archives kbr@mail.ru. Телефоны АС КБР : (866-2) - 42-02-00

(866-2) - 42-60-68.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР: http: www. kbrarchive.ru.

3. АС КБР осуществляет предоставление государственной услуги бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.

1. Поступающая на рассмотрения ЭГЖ АС КБР документация рассматривается в течение одного месяца. Секретарь ЭПК рассылает документы на рецензирование членам ЭГЖ, которые рассматривают ее в течение недели со дня получения.

При наличии замечаний к документам прилагается развернутое заключение рецензентов. Документы с замечаниями передаются разработчику на доработку.

Доработанные и оформленные документы передаются секретарю ЭПК АС КБР за три дня до заседания.

2. Заседания ЭПК АС КБР проводятся не реже одного раза в месяц.

Председатель ЭПК может принимать решения о внеплановом проведении заседания. При необходимости могут проводится выездные заседания ЭПК.

Повестку дня заседания и все подготовленные к заседанию материалы передаются секретарем ЭПК руководству АС КБР, членам ЭПК и участникам заседания за два дня до его проведения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем ЭПК и утверждается руководителем АС КБР в течение 15 дней после заседания. Особые мнения членов и участников ЭПК отражаются в протоколе и прилагаются к нему.

3. Проекты решений ЭПК АС КБР выносятся на обсуждение членов и участников ЭПК принимаются их общим голосованием. Заседание ЭПК (кроме выездного) считается правомочным, если в нем принимает участие более половины состава. При разделении голосов решение принимается руководителем АС КБР.

В течение трех дней после заседания проекты решений редактируются и подписываются председателем. Решения ЭПК АС КБР вступают в силу после утверждения руководителем АС КБР и являются обязательными для исполнения.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.

Вид контроля и сроки предоставления информации о выполнении решения ЭПК АС КБР определяются в решении, в случаи их отсутствия устанавливается председателем ЭПК.

Секретарь ЭПК организует текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принимает необходимые меры по предупреждению нарушений сроков исполнений решений ЭПК.

Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.