Об утверждении административного регламента Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по предоставлению государственной услуги



АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

30 июня 2010 №40

Об утверждении административного регламента Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по предоставлению государственной услуги

(утратил силу:

приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 05.06.2013 № 23, НГР: RU07000201300348)

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской республики от 21 сентября 2006 года № 265-ПП,

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Рассекречивание архивных документов по заявкам пользователей и предоставление доступа к ним».

2. Начальникам управлений и отделов Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики  обеспечить исполнение административного регламента Архивной службы КБР.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника административного управления Батырову М.М.

И.о.Руководителя

Архивной службы

Н.И.Зумакулова

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 30июня 2010 №40

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги: «Рассекречивание архивных документов по заявкам пользователей и предоставление доступа к ним»

I. Общие положения.

1. Административный регламент (далее Регламент) по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР) го­сударственной услуги по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей и предоставлению доступа к ним определяет сроки и последо­вательность действий (административных процедур) АС КБР.

2.  Предоставление государственной услуги осуществляется в соответ­ствии с:

Федеральным законом от 21.07.1993г. № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 06.10.1997г. № 131-ФЗ; от 30.06.2003г. № 86-ФЗ); «Переч­нем сведений, отнесенных к государственной тайне», утвержденным Указом Президента РФ от 30.11.1995г. (вред. Указа Президента РФ от 11.02.2006г. № 90);

ст. 24, 25 Федерального закона от 22. 10. 2004г. № 125 - ФЗ «Об архив­ном деле в Российской Федерации»;

Указом Президента РФ от 23.06.1992г. № 658 «О снятии ограничитель­ных грифах с законодательных и иных актах, служащих основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека»;

Положением о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС, утвержденным решением Межведомственной комиссии по защите го­сударственной тайны от 14.07. 2001г. № 75;

Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государ­ственных архивах и архивах государственных органов Российской Федера­ции, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел, утвержденным приказом Министерства культуры и массо­вых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Фе­дерации от 25.06.2006г. № 375/584 /352;

п. 5.2. «Правил организации хранения, комплектования, учета и ис­пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19;

3. Государственную услугу по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляет Архивная служба КБР (структурные подразделения: сектор по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС АС КБР (далее сектор), управление центрального го­сударственного архива -далее УЦГА; управление центра документации но­вейшей истории - далее УЦДНИ). При этом в функции УЦГА и УЦДНИ входит прием и рассмотрение заявок пользователей, проведение предвари­тельной экспертизы документов, подготовка заключения для Комиссии по рассекречиванию документов, хранящихся в Архивном фонде КБР (далее Комиссия) и техническое оформление результатов рассекречивания. Приня­тие решений о рассекречивании документов относится к компетенции Ко­миссии.

Предметом данной государственной услуги могут быть только доку­менты с истекшими, согласно действующему законодательству, сроками за­секречивания, созданные органами и организациями КПСС и другими орга­низациями и ведомствами Кабардино-Балкарской Республики (и предшест­вующих административно-территориальных единиц).

В компетенцию Комиссии не входит решение вопросов о рассекречи­вании документов федерального уровня, то есть созданных в деятельности ЦК КПСС, высших органов государственной власти и государственного управления СССР и РСФСР, Министерства обороны СССР и т.д.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги.

Порядок информирования о государственной услуге.

1. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется в виде организации доступа к рас­секреченным по заявке документам и научно - справочному аппарату к ним на общих основаниях.

2. Почтовый адрес Архивной службы КБР: 360000, г. Нальчик, ул. ГорькогоДЗ.

Телефоны структурных подразделений Архивной службы КБР, ответ­ственных за предоставление государственной услуги: сектора - 42-19-26; УЦГА- 42-60-67; УЦДНИ-47-40-53.

3. Информация по процедуре предоставления государственной услуги может предоставляться:

по письменным обращениям; по телефону;

на личном приеме.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превы­шающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По телефону и на личном приеме должностные лица обязаны дать не­обходимую информацию непосредственно в момент обращения. Прием про­водится в рабочие дни недели с 09.00 до 18.00 с перерывом с 13.00 до 14.00. Выходные дни - суббота, воскресенье.

По электронной почте переписку по вопросам рассекречивания доку­ментов по заявкам пользователей АС КБР не ведет.

4. Основанием для предоставления государственной услуги является мотивированная заявка пользователя в письменном виде в адрес АС КБР.

Заявка составляется в произвольной форме, но с обязательным указа­нием следующих сведений:

для физических лиц - фамилия, имя, отчество заявителя, год рождения, адрес, место работы, паспортные данные, гражданство, контактный телефон;

для юридического лица - название, адрес организации, ФИО руководи­теля и исполнителя, контактные телефоны. Запрос юридического лица дол­жен быть оформлен на фирменном бланке;

название фонда, виды и хронологические рамки документов с истек­шими сроками засекречивания, которые необходимы пользователю, тема его исследования;

цели использования документов, обоснование необходимости их экс­тренного рассекречивания;

перечень научных и иных работ пользователя, его участие в общест­венно значимых проектах по популяризации архивных документов и иные данные, подтверждающие компетентность пользователя и значимость ре­шаемых им задач.

Условия и сроки предоставления государственной услуги.

Заявка пользователя рассматривается в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) в 30-дневный срок с момента ее регистрации, в течение которого определяются возможности рассекречивания документов, изучается их объем, рассчитыва­ются трудозатраты на проведение экспертизы и подготовку заключений. С учетом объема работы, наличия бюджета рабочего времени и графика за­седаний Комиссии определяются сроки исполнения услуги, которые состав­ляют не менее 3 месяцев (при заявке до 20 дел);

не менее 6 месяцев (при заявке до 50 дел);

не менее 9 месяцев (при заявке до 100 дел).

При более объемных заказах заявленный фонд или комплекс докумен­тов включается в плановое рассекречивание следующего года (при условии поступления заявки до октября текущего года).

О результатах рассмотрения заявки и расчетных сроках рассекречива­ния заявитель информируется письменно.

Если Комиссия не полномочна рассекречивать запрашиваемые сведе­ния, АС КБР в месячный срок с момента поступления заявки направляет ее в

соответствующий государственный орган, полномочный рассматривать во­прос об их рассекречивании, и информирует об этом пользователя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Государственная услуга не предоставляется в случаях:

если пользователь не указал в заявке необходимые реквизиты и не обосновал необходимость срочного рассекречивания запрашиваемой инфор­мации;

если пользователь запрашивает рассекречивание документов, срок за­секречивания которых в соответствии с действующим законодательством еще не истек;

если пользователь запрашивает рассекречивание документов, содер­жащих конфиденциальную персональную информацию на третьих лиц, на доступ к которой он не имеет необходимых полномочий и которые, после снятия грифов секретности, перейдут в категорию несекретных документов ограниченного доступа;

если структурные подразделения АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) не имеют необходимого для сверхпланового рассекречивания бюджета рабочего вре­мени, или его лимит уже исчерпан.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению

государственной услуги.

Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется бесплатно.

III. Административные процедуры.

Описание последовательности действий при предоставлении

государственной услуги.

1. Организация предоставления государственной услуги включает в се­бя следующие административные процедуры АС КБР (УЦГА и УЦДНИ):

регистрация заявки;

проведение в установленном порядке экспертизы документов на пред­мет рассекречивания и подготовка заключения для Комиссии;

информирование пользователя о результате рассмотрения заявки;

техническое оформление результатов рассекречивания;

информирование пользователя о переводе заявленных документов на режим открытого доступа.

2. Поступившие в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) заявки пользователей на рассекречивание документов регистрируются в день поступления или на сле­дующий рабочий день. Регистрация заявки является юридическим фактом, служащим основанием для начала ее рассмотрения.

После регистрации запрос рассматривается руководством АС КБР и передается в сектор. Должностное лицо за организацию рассекречивания до­кументов передает запрос на исполнение в структурные подразделения (УЦГА и УЦДНИ), где запрос изучается должностными лицами, ответст­венными за планирование и исполнение работ по рассекречиванию. Заве­дующий сектором докладывает предложения структурных подразделений руководителю АС КБР, который на их основании выносит письменную ре­золюцию на заявке пользователя с указанием возможности, сроков рассекре­чивания заявленных документов. Данная резолюция является юридическим фактом для начала работы по рассекречиванию документов. О принятом ре­шении зав. сектором письменно информирует заявителя в 10-дневный срок с момента вынесения резолюции.

АС КБР при необходимости уведомляет заявителя о предоставлении им дополнительных сведений для исполнения запроса.

3. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей исполняется должностными лицами АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), имеющими необходимые полномочия для выполнения этого вида работы, в установленном нормативно-методическими документа­ми порядке.

Информация о ходе рассекречивания относится к категории служебной информации и до пользователя не доводится.

После получения решения Комиссии и проведения технического оформления результатов рассекречивания зав. сектором докладывает руко­водству АС КБР о выполнении заявки и информирует об этом пользователя. Предоставление доступа к рассекреченным документам осуществляется на общих основаниях в структурных подразделениях АС КБР (УЦГА и УЦД­НИ), ответственными за обслуживание пользователей в читальном зале и ра­боту по использованию документов. При этом доступ к рассекреченной кон­фиденциальной персональной информации ограничивается в соответствии с действующим законодательством.

4. Максимальный срок выполнения действия не лимитируется и зави­сит от объема работы и штатно-технических возможностей АС КБР. Мини­мальный срок выполнения услуги составляет не менее 3 месяцев.

5. Должностные лица АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственные за предоставление государственной услуги по рассекречиванию документов по заявкам пользователей, могут принять решение:

- о приоритетном исполнении заявки в зависимости от ее целей и об­щественного значения;

- о неполном (частичном) исполнении заявки с учетом возможностей архивов и характера документов;

- о приостановлении, продлении или прекращении выполнения заяв­ки, если в процессе экспертизы дел будет установлено наличие в них:

документов, требующих дополнительных процедур, не зависящих от АС КБР;

документов федерального уровня;

документов с конфиденциальной персональной информацией, не подлежащей конвертованию или обособлению иными способами;

документов в ветхом состоянии, требующих реставрации или ремон­та перед их использованием.

Порядок и формы контроля за совершением действия и принятием решений.

Текущий контроль за предоставление государственной услуги осу­ществляется должностными лицами, ответственными за организацию работ по проведению рассекречивания в структурных подразделениях, путем за­слушивания вопроса на совещаниях, оформления отчетов и информации о результатах рассекречивания.

Общий контроль за исполнением услуги осуществляется руково­дством Архивной службы КБР путем плановых и внеплановых проверок и подготовки заключений на отчеты структурных подразделений УЦГА и УЦДНИ.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента.

1. Пользователь может обратиться с жалобой на действия (бездейст­вие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной ус­луги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц УЦГА и УЦДНИ могут быть обжалованы: в Архивной службе КБР;

в Федеральном архивном агентстве (Росархив); в судебном порядке.

2. При обращении пользователя в письменной форме срок рассмот­рения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации.

3. Заявитель в своем письменном обращении указывает наименова­ние органа или ФИО должностного лица, которому адресовано обращение, а также свои фамилию, имя, отчество, паспортные данные, почтовый адрес (для юридического лица - соответствующие реквизиты), суть жалобы и (или) предложений, ставит личную подпись и дату.

4. Если в письменном обращении не указаны фамилия, имя, отчест­во и адрес заявителя, ответ на обращение не дается.

Обращение не рассматривается и ответ на него не дается, если текст обращения не поддается прочтению; если обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения и угрозы.

Если в письменном обращении содержится вопрос, по которому заявителю ранее многократно давались письменные ответы, и при этом в об­ращении не приводятся новые доводы, руководство АС КБР вправе принять решение о прекращении переписки и уведомить об этом заявителя.

5. По результатам рассмотрения обращения руководством АС КБР принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об от­казе в удовлетворении обращения, о чем заявитель информируется письмен­но.

Блок-схема № 1

последовательности действий по предоставлению государственной услуги по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей и предоставлению доступа к ним.