ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ



МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКИ,

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 30 июня 2014 года № 21-мпр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

{УТРАТИЛ СИЛУ:

приказ министерства жилищной политики, энергетики и транспорта Иркутской области от 25.05.2015 № 44-мпр}

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», в целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на постоянное хранение в областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Иркутской области» документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства транспорта Иркутской области, руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области, пунктом 9 Положения о министерстве транспорта Иркутской области, утвержденного постановлением Правительства Иркутской области от 7 июня 2013 года № 214-пп,

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства транспорта Иркутской области.

2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве министерства транспорта Иркутской области.

3. Настоящий приказ вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

Министр транспорта

Иркутской области

А.М. Сулейменов

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства

транспорта Иркутской области

30 июня 2014 года № 21-мпр

П О Л О Ж Е Н И Е

о постоянно действующей экспертной комиссии

министерства транспорта Иркутской области

1. Общие положения

1.1.  Постоянно действующая экспертная комиссия министерства транспорта Иркутской области (далее – Комиссия)  создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую документацию, а также фото-, видео- и фонодокументы, образующиеся в процессе деятельности министерства транспорта Иркутской области (далее - Министерство).

1.2. В своей работе Комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива, архивного агентства Иркутской области, областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Иркутской области», Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года № 199-уг, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее - Перечень), а также приказами и распоряжениями Министерства.

1.3. Комиссия является совещательным органом при министре транспорта Иркутской области (далее – Министр).

Решения Комиссии вступают в силу после их утверждения Министром.

В необходимых случаях решения Комиссии утверждаются после их предварительного согласования с областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Иркутской области» (далее - ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»).

1.4. Комиссию возглавляет первый заместитель Министра, ее секретарем является сотрудник управления бюджетного планирования, исполнения сметы и организационно-административного обеспечения Министерства     

Персональный состав Комиссия назначается распоряжением Министерства из числа сотрудников структурных подразделений Министерства.

В качестве экспертов к работе Комиссия могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов - представители ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

1.5. Положение о Комиссии утверждается приказом Министерства после согласования с ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

2. Основные задачи Комиссии

Основным задачами Комиссии являются:

2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формирования.

2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической и другой специальной документации.

3. Основные функции Комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссии выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с сотрудником Министерства, ответственным за архив Министерства и делопроизводства Министерства работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке проекта номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3.  Оказывает содействие и методическую помощь сотрудникам Министерства по инициативному документированию (записи старейших сотрудников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. На утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), а затем на согласование Министра:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

- перечни проектов, научно-техническая документация, по которым дела подлежат передаче на государственное хранение;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в Перечне.

3.4.2. На согласование ЭПК, а затем на утверждение Министра:

- сводную номенклатуру дел;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

3.4.3. На рассмотрение ЭПК:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4.4. На утверждение Министра:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1.).

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.3 Совместно с отделом организационно-административного обеспечения управления бюджетного планирования, исполнения сметы и организационно-административного обеспечения Министерства проводит для сотрудников Министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников Министерства в сфере делопроизводства.

4. Права Комиссии

Для выполнения возложенных задач и функций Комиссии имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать сотрудникам Министерства, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, рекомендации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений   Министерства письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях Комиссии руководителей структурных подразделений Министерства о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, являющихся государственной частью Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов представителей ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», сторонних организаций.

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать Министра по вопросам, относящимся к компетенции Комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять Министерство в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

5. Организация работы Комиссии

5.1. Комиссия взаимодействует с ЭПК, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. Комиссия работает по годовому плану, утвержденному Министром.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение Комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней с момента поступления.

5.4. Заседание Комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли не менее половины присутствующих на заседании членов Комиссии. Право решающего голоса имеют только члены Комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов Комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель Комиссии и Министр (в необходимых случаях по согласованию с ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»).

5.5. Ведение делопроизводства Комиссии хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых Комиссией решений возлагаются на секретаря Комиссии.

Министр транспорта

Иркутской области

А.М. Сулейменов

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства

транспорта Иркутской области

30 июня 2014 года № 21-мпр

П О Л О Ж Е Н И Е

об архиве министерства транспорта Иркутской области

1. Общие положения

1.1.  Документы министерства транспорта Иркутской области (далее – Министерство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую и культурную ценность, являющиеся областной государственной собственностью, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

1.2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве Министерства.

1.3. Архив Министерства образован в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области».

1.4. Архив Министерства создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.

1.5. Архив Министерства находится в помещении, расположенном по адресу: 664056, г. Иркутск, ул. Мухиной, д. 2 «А».

Архив Министерства возглавляет ответственный за архив, который назначается министром транспорта Иркутской области.

1.6. В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года № 199-уг (далее - Инструкция), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями Федерального архивного агентства Российской Федерации, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Иркутской области» (далее - ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»), настоящим Положением.

1.7. Круг обязанностей ответственного за архив определяется должностным регламентом (должностной инструкцией).

1.8. Контроль за деятельностью ответственного за архив осуществляет начальник управления бюджетного планирования, исполнения сметы и организационно-административного обеспечения – главный бухгалтер Министерства. 

1.9. Организационно - методическое руководство деятельностью ответственного за архив осуществляет ОГКУ ««Государственный архив Иркутской области».

2. Состав документов архива

В состав архива входят:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Министерства.

2.2. Документы по личному составу.

2.3. Печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива и документы, необходимые для справочной работы.

2.4. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и др.)

2.5. Документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников Министерства и имеющие историческую, культурную или иную ценность.

3. Задачи и функции ответственного за архив

3.1. Основными задачами ответственного за архив являются:

3.1.1. Комплектование законченными делопроизводством документами постоянного и долговременного хранения, дел по личному составу, образовавшимися в результате деятельности Министерства. 

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на хранение в ОГКУ ««Государственный архив Иркутской области».

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства.

3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

3.2.  В соответствии с возложенными на него задачами, ответственный за архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает, учитывает и хранит в специально оборудованных помещениях (металлических шкафах) законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года, Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 года № 33, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263, Инструкцией, и несет ответственность за их сохранность.

3.2.2. Совместно с сотрудниками структурных подразделений Министерства, ответственными за делопроизводство в соответствующих отделах Министерства контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях Министерства, принимает участие в составлении номенклатур дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3.2.3. Ежегодно (к 1 сентября) организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве Министерства.

3.2.4. Создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством документов, на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и экспертно-проверочная комиссия архивного агентства Иркутской области (далее –ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу.

3.2.5. После утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период.

3.2.6. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве.

3.2.7. Осуществляет подготовку документов для изготовления агентством страховых копий на особо ценные документы, создает страховой фонд особо ценных документов и фонд пользования, которые вместе с оригиналами передает на хранение в ОГКУ ««Государственный архив Иркутской области».

3.2 8. Организует использование документов:

- информирует руководство и сотрудников Министерства о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела для работы сотрудникам структурных подразделений Министерства;

- ведет учет использования документов;

- выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам.

3.2.9. Принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу Министерства.

3.2.9. Консультирует сотрудников Министерства по вопросам делопроизводства и архива.

3.2.10. Подготавливает и передает на госхранение документы постоянного хранения в в установленные сроки и в установленном порядке.

3.2.11. Ежегодно (к 1 декабря) представляет в ОГКУ ««Государственный архив Иркутской области» паспорт архива Министерства и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

4. Права ответственного за архив

Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях   Министерства.

4.2.  Запрашивать от сотрудников Министерства сведения, необходимые для работы с архивом.

4.3. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов наиболее квалифицированных сотрудников Министерства.

4.4. Требовать от сотрудников Министерства письменные объяснения причин отсутствия документов.

5. Ответственность ответственного за архив

5.1. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с законодательством.

Положение об архиве разработано в соответствии с Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 29 февраля 1988 года № 16 «С объявлением решения коллегии Главархива СССР от 20 января 1988 года «О типовых положениях об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств».

Министр транспорта

Иркутской области

А.М. Сулейменов