Об утверждении Порядка постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техни...



1

ДЕПАРТАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

30 июня 2016 № 8/НПА

г. Чита

Об утверждении Порядка постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации

( в редакции приказа Департамента государственного имущества и земельных отношений Забайкальского края от 20.08.2019 № 20/НПА)

В соответствии с пунктом 2.2 части 2 статьи 45 Федерального закона от 24 июля 2007 года № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости», Положением о Департаменте государственного имущества и земельных отношений Забайкальского края, утвержденным постановлением Правительства Забайкальского края от 29 декабря 2017 года № 585, приказываю:

(преамбула изложена в редакции приказа Департамента государственного имущества и земельных отношений Забайкальского края от 20.08.2019 № 20/НПА)

1. Утвердить прилагаемый Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (далее - Порядок постоянного хранения и использования учетно-технической документации).

2. Опубликовать настоящий приказ в уполномоченных органах печати и разместить в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте Департамента.

И.о.руководителя

А.В.Хосоев

УТВЕРЖДЕН

приказом Департамента

государственного имущества и

земельных отношений

Забайкальского края

от 30 июня 2016 г. № 8/НПА

ПОРЯДОК

постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации

1. Общие положения

1. 1. Технические паспорта, оценочная и иная хранившаяся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное) (далее - учетно-техническая документация) являются собственностью Забайкальского края. Отчуждение архивов учетно-технической документации не допускается.

1.2. Порядок предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений определяется Департаментом государственного имущества и земельных отношений Забайкальского края.

1.3. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется учреждением или организацией, заключившими с Департаментом государственного имущества и земельных отношений Забайкальского края договор хранения учетно-технической документации (далее - учреждение технической инвентаризации), в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.4. Учреждение технической инвентаризации осуществляет: ведение государственных реестров архивов учетно-технической документации; ежегодную инвентаризацию архивов учетно-технической документации.

1.5. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель учреждения технической инвентаризации в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком. Виновные в утрате или порче материалов обязаны возместить стоимость их восстановления.

1.6. В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го и на последнем этажах, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно иметь металлические с устройством сигнализации. По окончании рабочего дня помещение архива опечатывается.

1.7. Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел.

1.8. Для хранения статистической и алфавитной карточек (приложения 1, 2) в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками.

2. Материалы, подлежащие хранению

2.1. Единицей хранения является:

инвентарное дело на домовладение, состоящее из одного или нескольких основных зданий, расположенных на отдельном земельном участке; отдельно стоящее основное здание, границы земельного участка которого не обособлены;

инвентарные дела на другие объекты, учет которых ведется учреждением технической инвентаризации.

2.2. Постоянному хранению в архиве подлежат:

схематические планы городов, других поселений;

инвентарные дела на домовладения, основные здания;

инвентарные дела на объекты, учет которых ведется учреждением технической инвентаризации;

инвентарные книги;

реестровые книги;

реестры жилищного фонда;

алфавитные карточки собственников зданий, жилых помещений (квартир);

статистические карточки на домовладения, основные здания;

статистические отчеты о жилищном фонде;

книги учета инвентарных дел, переданных на хранение в государственные архивы;

иные документы, относящиеся к деятельности бюро технической инвентаризации.

2.3. Материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятии) для государственных и муниципальных, нужд сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы.

При этом в графе 4 книги (приложение 3) указываются все адреса, которые в свое время были присвоены зданию.

2.4. Учетно-техническая документация на упомянутые выше объекты, утратившая практический интерес: инвентарные планы кварталов и схематические планы городов (других поселений), а также иные материалы, которые согласно заключению (списку) местных органов культуры, архитектуры и градостроительства являлись объектами историко-культурного наследия, передаются в установленные сроки в государственные архивы (приложение 3).

2.5. В книге учета дел в отношении зданий, переданных в государственные архивы, указываются основание и дата передачи дел.

2.6. На титульных листах технических паспортов, находящихся в эксплуатации объектов, которые по заключению местных органов культуры, архитектуры и градостроительства являются памятниками истории и культуры следует вводить надпись (штамп) «принято на госохрану».

3. Порядок хранения документации

3.1. Хранящиеся в архиве материалы должны быть оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываются и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

3.2. Инвентарное дело на домовладение (здание) разделяется на три отдельно сброшюрованные в обложки группы документов.

3.3. К первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

технический паспорт на домовладение (здание);

план земельного участка;

поэтажный план здания;

экспликация к поэтажному плану.

3.4. Ко второй группе относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке, относящиеся к периоду до начала деятельности учреждений юстиции по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также информация, представляемая названным органом о праве собственности на объект.

3.5. К третьей группе - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризации), расположенные в указанной выше последовательности.

3.6. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку «Погашено. Дата. Подпись.»

3.7. Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.

3.8. Поступающие в архив материалы на жилищный фонд, регистрируются в инвентарных книгах по прилагаемым формам (приложение 4).

3.9. Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

3.10. Инвентарная книга на домовый фонд (приложение 4) первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу, другому поселению с разграничением их по фондам различного функционального назначения: жилищный фонд, здания соцкультбыта и здания производственного назначения. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный инвентарный номер проставляется в верхнем левом углу обложки дела.

3.11. Номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:

для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц - из порядкового номера по инвентарной книге;

для дел, группируемых по кварталам, - из дробного номера, числитель которого - инвентарный номер, знаменатель - номер города (района города), другого поселения (присвоенного условно) номер квартала и папки.

3.12. Инвентарные дела на домовладения (здания) отыскиваются в архиве по инвентарному номеру, который указывается в статистической или алфавитной карточках.

3.13. Погашенные инвентарные дела исключаются из инвентарной книги по данным обследования. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, объясняющая причину погашения дела.

3.14. При разделе одного земельного участка на два или несколько самостоятельных, с обособленными зданиями, за одним из них сохраняется инвентарный номер, а выделяемым присваиваются новые инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

3.15. Документы на общий земельный участок погашаются и оставляются в деле, которому сохранен прежний инвентарный номер.

3.16. Учет домовладений, зданий и помещений (квартир) производится путем ведения реестра жилищного фонда, расположенного на обслуживаемой учреждением технической инвентаризации территории по форме согласно приложению 5. Записи в реестре ведутся по мере проведения технической инвентаризации.

4. Ведение алфавитных и статистических карточек

4.1. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное здание и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

4.2. По каждому городу, другому поселению статкарточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

Примечание: Форма статистической карточки, куда вносятся данные технических паспортов, а также иные данные, разрабатывается учреждением технической инвентаризации.

4.3. Алфавитная карточка (приложения 1, 2) составляется на каждого собственника и предназначается для отыскания дела в архиве, когда местонахождение здания заранее неизвестно.

4.4. Алфавитные карточки размещаются в алфавитном порядке наименования собственников по городам, другим поселениям или учетным округам, определяемым органами исполнительной власти Забайкальского края. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования собственников.

4.5. Статистические и алфавитные карточки на снесенные здания погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей карточки и хранятся отдельно в том же порядке в течение трех лет.

5. Выдача и возврат дел. Инвентаризация архива

5.1. На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата материалов. Карточка хранится в деле, а при выдаче - остается на месте его хранения.

5.2. Кроме этого ведется журнал учета выданных дел по бригадам или отдельным исполнителям.

5.3. Карточки на материалы благоустройства и инженерные сети хранятся аналогично карточкам на материалы жилищного фонда, а на выданные дела - в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц (переулков).

5.4. Периодически, но не реже одного раза в год, а также при замещении должности работника архива, по согласованию с руководителем учреждения технической инвентаризации проводится инвентаризация, в результате которой выявляется наличие и полнота дел, имеющихся в архивохранилище, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.

5.5. На 1 января каждого года в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.

Приложение 1 к Порядку

постоянного хранения и

использования

учетно-технической

документации

Алфавитная карточка

1. Фамилия, имя, отчество, паспорт _________________________________

или юридическое лицо - по Уставу ___________________________________

2. Адрес жилого дома (здания) - город или др. поселение ________________

ул. _______________________________________________________________

3. Доля в общей собственности_______________________________________

4. Инвентарное дело № ______________________________________________

5. Квартал № ______________________________________________________

Дата заполнения _________ Подпись ___________

Приложение 2 к Порядку

постоянного хранения и

использования

учетно-технической

документации

Алфавитный журнал

Субъект права: для граждан - Ф.И.О., паспорт; для юридических лиц -по Уставу

Адрес,

местоположение

Доля при общей собственности

Инвентар

ный номер

№

квартала

Приме

чание

город или

другое поселение

улица, пер. и т.д.

номер дома

1

3

4

5

6

7

8

9

Приложение 3 к Порядку

постоянного хранения и

использования

учетно-технической

документации

Форма книги учета дел, переданных в государственные архивы

Дата пер-

вичной инвентаризации

Дата послед-него обследования

Реестро-

вый

номер

Город др.поселение,

улица (переулок),

дом №

Наименование собствен

ника

Документы, устанавливающие право

собственности, с указанием, кем, когда и за каким номером выданы

Долевое участие при

общей

собствен-

ности

Сведения об основном здании

Назна-

чение

Год пост-

ройки

1

2

3

4

5

б

7

8

9

Сведения об основном здании

Площадь

Действитель-

ная инвентаризаци-

онная стоимость,

руб.

Дата и причина погашения

Дата передачи документов

Примечание

общая

Площадь квартир

жилая

Этаж-

ность

Мате-

риал стен

Про-

цент изно-

са

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Приложение 4 к Порядку

постоянного хранения и

использования

учетно-технической

документации

Форма инвентарной книги на домовый фонд

Дата записи

Инвен тарный номер

Адрес,

местоположение

Фонд назначения

Приме чание

город или

другое поселение

улица, пер. и т.д.

номер дома

жилищный

соцкультбыт

Производ

ственный

1

2

3

4

5

б

7

8

9

Приложение 5 к Порядку

постоянного хранения и

использования

учетно-технической

документации

Реестр жилищного фонда, расположенного на территории, обслуживаемой учреждением технической инвентаризации

№ №

п/п

Дата записи

Инвентарный номер

Адрес, место

положение

Число жи

лых зданий

Число квар

тир в зда

ниях

Текущие изменения

Примечание

прибыло

убыло

Город или дру гое

посе

ление

Ули

ца, пер. и т.д.

Но

мер до ма

Коли

чество зда

ний

Коли

чество квар

тир

Коли

чество зда

ний

Коли

чество квар

тир

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13