Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции "Рассмотрение обращений граждан, органов и организаций по вопросам, входящим в компетенцию Департамента по культуре То...



ДЕПАРТАМЕНТ ПО КУЛЬТУРЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ № 142/01-07 от 30.07.2008 г.

Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан, органов и организаций по вопросам, входящим в компетенцию Департамента по культуре Томской области»

Утратил силу в соответствии с приказом Департамента по культуре и  туризму Томской области от 17.12.2012 г. №362/01-07

(ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Приказ Департамента по культуре Томской области от 21.03.2011 г. № 78/01-07)

В соответствии с Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления», Постановлением Администрации Томской области от 07.05.2008 № 87а «Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции «рассмотрение обращений граждан в Администрации Томской области»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие Административный регламент исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан, органов и организаций по вопросам, входящим в компетенцию Департамента по культуре Томской области» (Приложение 1).

2. Начальнику общего отдела Кадышевой Е.Г. довести Административный регламент до сведения государственных гражданских служащих Департамента и обеспечить контроль за его исполнением.

И.о. начальника Департамента

А.В. Матвеева

Исп. Кадышева Е.Г.

УТВЕРЖДЕН

приказом от 30.07.2008 № 142/01-07

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан, органов и организаций по вопросам, входящим в компетенцию Департамента по культуре Томской области»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан, органов и организаций (далее - обращений) по вопросам, входящим в компетенцию Департамента по культуре Томской области» (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений (далее - государственная функция), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственной функции, определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений.

Настоящий Административный регламент распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений физических лиц - граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; российских и иностранных юридических лиц; обособленных подразделений юридических лиц; их законных представителей, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;Ф

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Уставом (Основным Законом) Томской области;

Законом Томской области от 11 января 2007 года № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в органы государственной власти и органы местного самоуправления»;

Положением о Департаменте по культуре Томской области, утвержденным Постановлением Губернатора Томской области от 30.06.2007 № 91.

1.3. Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими Департамента по культуре Томской области (далее - Департамент).

1.4. Рассмотрение обращений включает в себя рассмотрение письменных обращений, в том числе поступивших по информационным системам общего пользования, устных обращений, поступивших в ходе личного приема, обращений, поступивших по телефону.

1.5. Результат исполнения государственной функции

1.5.1. Конечными результатами исполнения государственной функции являются:

- ответ на поставленные в обращении вопросы;

- уведомление о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- отказ в рассмотрении обращения по существу вопросов.

1.5.2. Процедура исполнения государственной функции завершается путем направления ответа, уведомления о переадресации письменного обращения или отказа по существу обращения и получения заявителем результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме.

2. Требования к условиям исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции

Информация о государственной функции предоставляется следующими способами:

непосредственно в здании (помещениях) Департамента;

с использованием средств массовой информации, телефонной связи;

посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети Интернет).

2.1.2. Местонахождение Департамента:

проспект Ленина,111, город Томск, 634069;

контактный телефон (телефон для справок): 8(3822) 51 21 30;

Интернет-адрес: http://depculture.tomsk.gov.ru;

адрес электронной почты: ila@cct.tomsk.gov.ru;

2.1.3. Сведения о графике (режиме) работы Департамента сообщаются по телефонам, а также размещаются в средствах массовой информации, на информационном стенде внутри здания.

2.1.4. На информационном стенде в помещении приемной начальника Департамента, в сети Интернет размещается следующая информация:

извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

текст административного регламента, блок-схема (приложение 1 к административному регламенту): полная версия - на Интернет-сайте Департамента;

график приема граждан начальником Департамента.

2.1.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения государственные гражданские служащие Департамента подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Департамента, фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок.

Государственные гражданские служащие Департамента, осуществляющие прием, консультирование, обязаны относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

2.1.7. Заявитель с учетом графика (режима) работы Департамента с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения:

- о должностных лицах Департамента, которым поручено рассмотрение обращения;

- о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- о невозможности рассмотрения обращения по существу с указанием оснований для этого (в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);

- о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого (в соответствии с п.2 статьи 12 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

2.2. Порядок получения консультаций (справок) об исполнении государственной функции

2.2.1. Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции предоставляются государственными гражданскими служащими Департамента, обеспечивающими исполнение государственной функции.

Консультации предоставляются по вопросам:

- требований к оформлению письменного обращения;

- требований к заявителю, пришедшему на прием;

- места и графика личного приема начальника Департамента для рассмотрения устных обращений;

- порядка и сроков рассмотрения обращений;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

2.2.3. Основными требованиями при консультировании являются:

- компетентность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования.

2.2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств массовой информации, информационных систем общего пользования (в том числе сети Интернет, почты и телефонной связи, электронной почты).

2.3. Требования к присутственным местам

2.3.1. Прием граждан осуществляется в рабочем кабинете начальника Департамента.

2.3.2. Присутственные места включают места для ожидания, информирования, приема заявителей.

2.3.3. Помещения Департамента должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».

Присутственные места оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.3.4. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.

2.3.5. Присутственные места должны иметь туалет со свободным доступом к нему в рабочее время.

2.3.6. В период с октября по май в местах ожидания размещаются специальные напольные и (или) настенные вешалки для одежды.

2.3.7. Исполнение государственной функции осуществляется с соблюдением мер по защите прав инвалидов, определенных действующим законодательством.

(п. 2.3.7 введен приказом Департамента по культуре Томской области от 21.03.2011 г. № 78/01-07)

2.4. Требования к местам для информирования

Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются:

информационными стендами;

стульями и столами для оформления документов.

2.5. Требования к местам для ожидания граждан

2.5.1 Место для ожидания приема граждан должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.

2.5.2. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах, начальником Департамента одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

2.6. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении письменного обращения

3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация обращения;

рассмотрение обращения начальником Департамента;

рассмотрение обращения государственным гражданским служащим, ответственным за выполнение поручений по конкретному обращению (далее - исполнитель);

оформление дела по обращению, хранение;

анализ обращений граждан.

3.1.2. Прием и регистрация обращения

Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения гражданина в Департамент.

3.1.2.2. Обращение может поступить в Департамент одним из следующих способов:

доставлено лично гражданином;

доставлено нарочным;

почтовым отправлением;

посредством факсимильной связи;

специальной связью;

по электронной почте;

передано по телефону.

3.1.2.3. Прием обращений осуществляется государственными гражданскими служащими общего отдела Департамента.

Для приема обращений в форме электронных обращений (Интернет-обращений) применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями, включающих в себя фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, и в случае не заполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять его обращение. Ответ на обращение, поступившее в Департамент в форме электронного документа, направляется б форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

(абз. 2 п. 3.1.2.3. в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 21.03.2011 г. № 78/01-07)

3.1.2.4. Первичная обработка и регистрация обращений (проверка правильности адресования корреспонденции, наличие приложений к обращению, в том числе документов, фотографий, денежных знаков), чтение, определение содержания вопросов обращения, проверка истории обращений гражданина, формирование электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, направление обращения начальнику Департамента осуществляется государственными гражданскими служащими общего отдела в течение 2-х рабочих дней с даты поступления в Департамент.

Регистрация обращений осуществляется с использованием сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений граждан.

При регистрации в «журнал документов» электронной базы данных вносится следующая информация о поступившем обращении:

- дата поступления обращения;

- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

- данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество;

- данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;

- тема (темы) обращения;

Датой поступления считается дата, указанная на штампе Департамента.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных.

Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же физического или юридического лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством 30-дневный (календарный) срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные (два раза и более) - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны ответы по существу соответствующими компетентными органами.

(п. 3.1.2.4. в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 21.03.2011 г. № 78/01-07)

3.1.2.5. На стадии предварительной обработки поступивших обращений начальник общего отдела Департамента (далее - начальник отдела) отбирает обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»:

- обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения;

- обращения, текст которых не поддается прочтению;

- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по  поставленным вопросам;

- обращения, в которых обжалуются судебные решения.

По первой названной группе обращений начальник общего отдела сообщает гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

По второй и третьей названным группам обращений начальник отдела готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу вопросов и направляет его вместе с обращением начальнику Департамента на подпись, далее для отправки заявителю, о чем делается отметка в «журнале документов» базы данных.

Максимальный срок подготовки и отправки уведомления - 7 дней со дня регистрации обращения.

(п. 3.1.2.5. в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 21.03.2011 г. № 78/01-07)

3.1.2.6. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течении семи дней со дня регистрации возвращаются гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

(п. 3.1.2.6. в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 21.03.2011 г. № 78/01-07)

3.1.2.7. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, принимаются к рассмотрению.

3.1.3. Рассмотрение обращения начальником Департамента

3.1.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения вместе с приложениями к начальнику отдела.

3.1.3.2. Начальник отдела рассматривает вопрос об отнесении к компетенции Департамента рассмотрения вопросов, содержащихся в обращении, и наличии оснований для переадресации обращения. Принимает решение о возвращении заявителю вложенных в конверт подлинников документов, денежных знаков, подарков. По результатам предварительного рассмотрения обращения готовит предложения начальнику Департамента о поручениях по рассмотрению обращения.

Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:

- содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию Департамента;

- содержащие вопросы, которые относятся к компетенции Департамента;

- повторные обращения;

- многократные обращения (три и более раз);

-обращения, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;

- анонимные обращения.

По каждому обращению начальник отдела готовит проект резолюции, в том числе предложение о постановке обращения на контроль.

3.1.3.3. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно в день регистрации направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

(п. 3.1.3.3. в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 21.03.2011 г. № 78/01-07)

3.1.3.4. По многократным обращениям начальник отдела на основании истории обращения рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения и готовит предложение о прекращении переписки по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:

- в письменном обращении содержится вопрос, на который многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

- в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Предложение о прекращении переписки может быть также подготовлено и государственным гражданским служащим, ответственным за выполнение поручения, непосредственно при рассмотрении обращения.

Окончательное решение о прекращении переписки принимает начальник Департамента, о чем заявителю направляется уведомление.

3.1.3.5. Анонимные обращения направляются начальником Департамента должностным лицам согласно их сфере деятельности для ознакомления.

3.1.3.6. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, начальник отдела готовит:

- сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении;

- уведомление гражданину, направившему обращение, о переадресации обращения.

3.1.3.7. В случае, когда начальник отдела затрудняется в определении органа власти, к компетенции которого относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов, он вправе обратиться за консультацией к начальнику Департамента или к начальнику отдела по работе с обращениями граждан Администрации Томской области.

3.1.3.8. Начальник отдела передает поступившие обращения вместе с подготовленными проектами поручений (резолюциями, сопроводительными письмами на переадресацию обращений и необходимыми приложениями) на рассмотрение и согласование начальнику Департамента, который:

- определяет исполнителей, характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;

- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место.

3.1.3.9. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких структурных подразделений Департамента, начальник Департамента в своей резолюции указывает должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения.

3.1.3.10. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в подведомственное областное государственное учреждение, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией начальника Департамента исполнитель готовит письмо гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решения или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

3.1.3.11. Если ответ, по существу поставленного в обращении вопроса, не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, то по решению (в соответствии с резолюцией) начальника Департамента исполнитель готовит сообщение заявителю о невозможности дать ответ, по существу поставленного в обращении вопроса, в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Сообщение, подписанное начальником Департамента, направляется заявителю.

3.1.3.12. По результатам рассмотрения обращения государственный гражданский служащий общего отдела:

вносит в базу данных содержание резолюции, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;

направляет обращения и прилагаемые к ним документы исполнителям.

Максимальный срок предварительной подготовки обращений на рассмотрение должностному лицу - 2 рабочих дня с момента регистрации обращения в Департаменте.

3.1.4. Рассмотрение обращения исполнителем

3.1.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения с резолюцией начальника Департамента и прилагаемыми документами исполнителю.

3.1.4.2. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении.

В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.

При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:

- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;

- наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящихся к компетенции Департамента;

- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;

- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.

По результатам рассмотрения предложения заявителю готовится ответ. Если предложение не принято, заявитель извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.

Максимальный срок работы с обращением, отнесенным к категории предложений, от регистрации до направления ответа гражданину- 30 календарных дней.

3.1.4.3. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:

- выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов о недостатках в работе Департамента.

Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.

Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действие (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям действующего законодательства.

Для этого исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные гражданином, запрашивает дополнительные материалы.

В случае признания заявления обоснованным, в ответе заявителю приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов и недостатков в работе.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

3.1.4.4. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:

- определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов заявителя (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);

- устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;

- определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;

- организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан в пределах своей компетенции.

В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению, в ответе заявителю указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.

В случае признания жалобы, не подлежащей удовлетворению, в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.

3.1.4.5.В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:

- запросить необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, в том числе в электронной форме;

- пригласить на личную беседу гражданина, запросить у него дополнительную информацию;

- инициировать проведение проверки. Проведение проверки осуществляется в пределах полномочий по осуществлению внутреннего контроля (проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц) или контрольно-надзорных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством.

(п. 3.1.4.5. в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 21.03.2011 г. № 78/01-07)

3.1.4.6. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, других организациях исполнителем подготавливается запрос.

Запрос должен содержать:

- данные об обращении, по которому запрашивается информация;

- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;

- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу - не более 15 календарных дней.

Запрос подписывается начальником Департамента, давшим поручение исполнителю по рассмотрению обращения. Запрос направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или организацию.

3.1.4.7. В случае необходимости получения дополнительной информации у заявителя, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации, исполнитель может пригласить заявителя на личную беседу.

Приглашение заявителя на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее, чем за пять дней до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа заявителя (или неявки при наличии подтверждения о приглашении заявителя предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой заявителя на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение заявителя для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

3.1.4.8. При установлении исполнителем невозможности явки заявителя на личную беседу по уважительным причинам (состояние здоровья, семейные обстоятельства, отсутствие средств у заявителя на оплату проезда, отсутствие транспортной доступности), исполнителем принимается решение о выезде по месту нахождения заявителя для беседы и получения дополнительных материалов.

Заявитель уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.

В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы.

3.1.4.9. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через начальника Департамента.

3.1.4.10. В случае необходимости исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения начальника Департамента выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.

3.1.4.11. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

3.1.4.12 Письма, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений.

Письма с просьбами о личном приеме рассматриваются в соответствии с порядком рассмотрения письменных обращений.

3.1.4.13. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный в общем отделе Департамента, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

3.1.4.14. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений по обращениям, поступившим из Администрации Томской области. Если обращение, направленное исполнителю на рассмотрение по компетенции, ставилось соответствующим должностным лицом Администрации Томской области на контроль, исполнитель должен направить в его адрес информацию о результатах рассмотрения обращения в установленные сроки, либо направить копию ответа, данного заявителю.

Должностное лицо Администрации Томской области, давшее поручение по обращению:

- рассматривает предоставленную информацию о рассмотрении обращения, подписывает ответ заявителю (в орган, обратившийся в интересах заявителя);

- дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения;

- определяет вид и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан;

- при необходимости (в ответе содержится информация о том, что работа будет продолжена, ответ дан не на все вопросы) ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль.

3.1.4.15. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение является:

оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;

противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;

ответ дан не на все вопросы обращения.

3.1.4.16. В случае возврата проекта ответа, исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

устранить выявленные нарушения;

провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.

3.1.4.17. Решение об окончании рассмотрения обращения, поставленного на контроль, принимает должностное лицо Администрации Томской области, которым было дано поручение по данному обращению.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все, поставленные в нем вопросы, приняты меры, дан письменный ответ заявителю (лицу, органу, обратившемуся в интересах заявителя).

В этом случае должностное лицо Администрации Томской области снимает обращение с контроля, списывая с визой «В дело» ответы, полученные от исполнителей, либо подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.

3.1.4.18. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления, другому должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся заявителю (письменно, в личной беседе, по телефону) и обоснованием необходимости продления сроков.

Сокращенные сроки рассмотрения обращений могут устанавливаться, если обращение не требует проверки или наоборот требует срочного вмешательства, а также в иных случаях в соответствии с действующим законодательством.

3.1.5. Оформление дела по обращению, хранение

3.1.5.1. Государственный гражданский служащий общего отдела Департамента направляет заявителю в порядке делопроизводства подписанный начальником Департамента ответ. По желанию заявителя ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен по почте, электронной почтой.

3.1.5.2. Государственный гражданский служащий общего отдела Департамента формирует дело по обращению заявителя, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, поступившие ответы, справки, вносит в базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения.

Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата ответа заявителю, дата отправки ответа на запрос корреспондента или дата списания с визой «В дело» ответа, полученного от исполнителя.

Максимальный срок рассмотрения обращения с момента его регистрации не может превышать 30 календарных дней за исключением случаев, предусмотренных законом, с уведомлением об этом заявителя.

Обращения, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается общим отделом Департамента в течение пяти лет, после чего уничтожаются в установленном порядке либо передаются на государственное хранение.

3.1.6. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях

Аналитическая работа по обращениям ведется общим отделом Департамента во взаимодействии с отделом по работе с личными обращениями граждан Комитета по общим вопросам Администрации Томской области.

Анализ поступивших в Департамент обращений (характер обращений, статистические данные, динамика показателей) проводится по итогам полугодия, года. Информация о результатах рассмотрения обращений заявителей за подписью начальника Департамента направляется в отдел по работе с личными обращениями граждан Комитета по общим вопросам Администрации Томской области.

В соответствии с отдельными поручениями начальника Департамента готовится информация об обращениях, поступающих из определенного муниципального образования Томской области, за определенный временной период, а также по конкретной тематике.

3.2. Последовательность административных действий (процедур) при личном приеме граждан

3.2.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация устного обращения;

- рассмотрение устного обращения начальником Департамента;

- рассмотрение устного обращения исполнителем;

- контроль и оформление дела по устному обращению;

- анализ устных обращений граждан.

3.2.2. Регистрация устного обращения

3.2.2.1. Основанием для начала исполнения функции является устное обращение гражданина к начальнику Департамента, государственным гражданским служащим общего отдела.

Устные обращения граждан могут также поступать при проведении «прямых эфиров» на радио и телевидении, разговоров по телефону.

3.2.2.2. Государственный гражданский служащий общего отдела Департамента, обеспечивающий организацию рассмотрения устных обращений:

- проверяет у гражданина документ, удостоверяющий личность, документ, подтверждающий полномочия представителя физического или юридического лица;

- заносит сведения в базу данных.

3.2.2.3. Устные обращения, поступившие в ходе «прямого эфира», телефонного разговора, государственный гражданский служащий ответственный за организацию и проведение «прямого эфира», направляет для регистрации и контроля в общий отдел Департамента.

Максимальный срок передачи обращений на регистрацию - три рабочих дня с даты проведения «прямого эфира».

3.2.3. Рассмотрение устного обращения начальником Департамента

3.2.3.1. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется государственным гражданским служащим, обеспечивающим организацию приема, с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося, удаленности места проживания от областного центра, даты и времени обращения посетителя.

3.2.3.2. На личном приеме граждан, который ведет начальник Департамента, могут присутствовать государственные гражданские служащие, в компетенцию которых входит обсуждаемый вопрос.

По итогам приема начальник Департамента при необходимости дает соответствующие поручения, которые фиксируются в журнале учета приема граждан.

3.2.3.3. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета приема граждан. В остальных случаях начальником Департамента дается соответствующее поручение о рассмотрении обращения и подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов

Во время личного приема начальником граждан не допускается рассмотрение служебных вопросов.

При поступлении устного обращения в ходе «прямого эфира», телефонного разговора, по которому требуются лишь разъяснения поставленных вопросов, ответ дается непосредственно в «прямом эфире», по телефону.

3.2.3.4. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию начальника Департамента, ведущего личный прием («прямой эфир», разговор по телефону), гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.2.3.5. Во время личного приема гражданин имеет право сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

3.2.3.6. В ходе личного приема гражданину на основании п.6 ст.13 Федерального закона от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.3.7. Начальник Департамента во время командировок (поездок) при необходимости может проводить личные приемы граждан непосредственно по месту жительства.

Все административные процедуры при проведении выездных личных приемов соответствуют данному разделу административного регламента.

3.2.4. Рассмотрение устного обращения исполнителем

3.2.4.1. Рассмотрение устного обращения и подготовка письменного ответа осуществляются в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 3.1.4.1 - 3.1.4.6, 3.1.4.9 - 3.1.4.11 и 3.1.4.13 данного административного регламента.

3.2.4.2. Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема граждан, своевременностью и качеством исполнения поручений, данных в результате личного приема, возлагается на начальника общего отдела Департамента.

3.2.4.4. Подготовленный исполнителем ответ на обращение, поступившее в ходе личного приема (письменное обращение, переданное во время личного приема) передается на подпись начальнику Департамента.

3.2.4.5. Рассмотрение обращений, поступивших по «прямому эфиру», в ходе телефонного разговора, осуществляется в соответствии с административными процедурами, изложенными в пунктах 3.2.4.1.-3.2.4.4 данного административного регламента.

3.2.5. Контроль и оформление дела по устному обращению

3.2.5.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление подготовленного исполнителем проекта ответа по обращению гражданина на рассмотрение начальнику Департамента.

3.2.5.2. Начальник Департамента дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения, определяет вид и порядок привлечения к ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан.

3.2.5.3. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение может являться:

- оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;

- противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

- необходимость дополнительного рассмотрения обращения;

3.2.5.4. В случае возврата проекта ответа, исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

- устранить выявленные нарушения;

- провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов.

3.2.5.5. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает начальник Департамента, проводившее прием.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы, на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ гражданину.

3.2.5.6. Государственный гражданский служащий общего отдела Департамента направляет гражданину в порядке делопроизводства подписанный ответ. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен ему по почте, электронной почтой.

3.2.5.7. Государственный гражданский служащий общего отдела Департамента вносит в журнал учета приема граждан информацию о результатах рассмотрения обращения.

Обращения заявителей, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в деле в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где располагаются в соответствии с порядковыми номерами.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается общим отделом в течение пяти лет, после чего они в соответствии с заключением экспертной комиссии Департамента либо уничтожаются в установленном порядке, либо передаются на государственное хранение.

3.3. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в устных обращениях (личный прием, «прямой эфир», разговор по телефону) осуществляется в соответствии с п.3.1.6. данного административного регламента.

4. Контроль исполнения государственной функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, принятие решений.

Внутренний контроль по исполнению государственной функции осуществляется начальником Департамента, начальником общего отдела Департамента.

4.2. Государственные гражданские служащие общего отдела несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращения.

Начальник общего отдела Департамента несет персональную ответственность за наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращении переписки, за организацию и контроль исполнения поручений начальника Департамента, данных по рассмотрению обращений граждан.

Начальник Департамента несёт персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого ответа.

Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Персональная ответственность государственных гражданских служащих Департамента закрепляется в соответствующих положениях должностных регламентов.

5. Порядок внесудебного обжалования действий (бездействия) должностного лица Департамента, а также принимаемых им решений в ходе исполнения государственной функции

5.1 Гражданин вправе обжаловать решения, действия (бездействия), нарушающие его права и свободы в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Томской области от 11.01.2007 № 5-ОЗ «Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления

(п. 5.1. в редакции приказа Департамента по культуре Томской области от 21.03.2011 г. № 78/01-07)