Об утверждении Административного регламента предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, организаций и обществ...



ПРИКАЗ

ПРИКАЗ

Управление архивами Свердловской области

от 30.10.2012 г. № 27-01-33/126

Об утверждении Административного регламента предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в новой редакции

Признает утратившим силу следующий документ:

приказ Управления архивами Свердловской области от 18.07.2012 № 27-01-33/65 (ru66000201200604)

Признан утратившим силу следующим документом:

приказ Управления архивами Свердловской области от 05.03.2013 № 27-01-33/38 (ru66000201300125)

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-О3 «Об архивном деле в Свердловской области» с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 15 июня 2009 года № 41-03 («Областная газета», 2009, 17 июня, № 173), от 9 октября 2009 года № 81-03 («Областная газета», 2009, 14 октября, № 303-307), от 23 декабря 2010 года № 114-03 («Областная газета», 2010, 25 декабря, № 469-470), от 23 мая 2011 года № 30-03 («Областная газета», 2011, 25 мая, № 175-177), постановлениями Правительства Свердловской области от 09.08.2011 г. № 1061-ПП «Об утверждении Положения об Управлении архивами Свердловской области» («Областная газета», 2011, 17 августа, № 299-301), от 16.11.2011 г. № 1576-ПП «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» («Областная газета», 2011, 25 ноября, № 441-442)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить Административный регламент предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в новой редакции (прилагается).

2.Признать утратившим силу приказ Управления архивами Свердловской области от 18.07. 2012 г. № 27-01-33/65 «Об утверждении административного регламента предоставления Управлением архивами Свердловской области
государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».

3.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой

И.о. начальника

Управления архивами

С.С. Кичигина

УТВЕРЖДЕН

приказом Управления архивами Свердловской области

«Об утверждении администрат регламента              предоставления

Управлением архивами Свердловской области государственной

услуги по организации информационного обеспечения граждан,

организаций и общественных объединений на основе документов

Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных

документов в новой редакции»

Административный регламент предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Раздел I. Общие положения

Административный              регламент предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений (далее - пользователи) на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) Управления архивами Свердловской области (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления архивами с областными государственными архивами, федеральными органами государственной власти, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при осуществлении предоставления услуги.

Государственная услуга предоставляется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; организаций и общественных объединений; юридических и физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

Граждане могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги:

по телефонам Управления;

путем направления письменного обращения почтой или передачей его

непосредственно в Управление;

путем направления письменного обращения электронной почтой;

при личном обращении;

на официальном сайте управления в сети Интернет;

на портале государственных услуг (функций) Свердловской области.

Место нахождения Управления архивами и его почтовый адрес: 620004, г. Екатеринбург, ул. Малышева, д. 101, 5 этаж, каб.533.

Электронный адрес Управления архивами: uprarc@uralarchives.ru;

Сайт Управления архивами «Архивная служба Свердловской области»: www.uralarchives.ru.

Справочные телефоны: (343) 374-07-35, 375-82-84.

Прием граждан должностными лицами Управления архивами осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным начальником Управления архивами и размещенным на официальном сайте Управления архивами «Архивная служба Свердловской области».

Информация              о месте нахождения, контактных телефонах и адресах подведомственных Управлению архивами областных государственных архивов содержится в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.

Сведения о месте нахождения муниципальных архивов в Свердловской области, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления архивами (http://www.uralarchives.ru).

При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица Управления дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением пользователей.

При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления государственной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

Государственная услуга по организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Заявители государственной услуги (пользователи)

Заявителями государственной услуги (пользователями) являются:

российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

организации и общественные объединения;

юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Наименования органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей осуществляет Управление. Работу по информационному обеспечению пользователей осуществляют органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов.

Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах подведомственных Управлению архивами областных государственных архивов содержится в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.

Сведения о месте нахождения муниципальных архивов в Свердловской области, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления архивами (http://www.uralarchives.ru).

При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя государственной услуги действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативно-правовым актом Свердловской области.

Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги являются:

информационные письма; архивные справки; архивные выписки; архивные копии; тематические перечни;

тематические подборки копий архивных документов; тематические обзоры архивных документов; ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации; уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

Срок предоставления государственной услуги

Запросы российских, иностранных граждан и лиц без гражданства; организаций и общественных объединений, юридических и физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия выступать от их имени о предоставлении информации, поступившие в Управление, в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем Управление сообщает пользователю.

При поступлении в Управление запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Управление архивами в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - государственная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-Ф3 «О государственном языке Российской Федерации»;

Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;

указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2005 г. № 375/584/352 «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел»;

Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» («Областная газета», 2005, 30 марта, № 82-84) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 15 июня 2009 года № 41-03 («Областная газета», 2009, 17 июня, № 173), от 9 октября 2009 года № 81-03 («Областная газета», 2009, 14 октября, № 303-307), от 23 декабря 2010 года № 114-03 («Областная газета», 2010, 25 декабря, № 469-470), от 23 мая 2011 года № 30-03 («Областная газета», 2011, 25 мая, № 175-177);

Закон Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» («Областная газета», 2008, 22 ноября, № 366-367) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 19 октября 2009 года № 81-03 («Областная газета», 2009,14 октября, № 303-307), от 27 декабря 2010 года № 122-03 («Областная газета», 2010,29 декабря, № 474-476), от 27 января 2012 года № 1-03 («Областная газета», 2012,28 января, № 32-35);

постановление Правительства Свердловской области от 29.10.2007 г. № 1053-ПП «О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области» ("Областная газета”, 2007, 3 ноября. №380-381);

постановление Правительства Свердловской области от 16.11.2011 г. № 1576-ПП «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;

приказ начальника Управления архивами Свердловской области от 20.06.2007 № 01-07-78р «Об утверждении Регламента Управления архивами Свердловской области».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативно-правовыми актами для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.

В запросе пользователя должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

почтовый и/или электронный адрес пользователя;

интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии; тематический перечень, тематический обзор документов);

личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

дата отправления.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Запрещается требовать от заявителя государственной услуги представлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и муниципальных органов и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.

Данные перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного информационного взаимодействия.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

Государственная услуга не предоставляется в следующих случаях:

если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя, ответ на обращение не дается;

если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителя Управления или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и адрес поддаются прочтению;

если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства. Начальник Управления или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращению переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

отсутствие у пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, Регламентом не установлены.

Порядок, размер и основание взимание государственной пошлины или

иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Государственная пошлина за предоставление государственной услуги не взимается.

Управление осуществляет предоставление государственной услуги по организации исполнения тематических запросов бесплатно.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется архивом в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении пользователя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. Сроки и стоимость работ определяются руководством архива в соответствии с утвержденным прейскурантом.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Срок ожидания заявителями в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 30 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Запрос заявителя государственной услуги, поступивший в Управление, подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления государственной услуги

Помещение для работников Управления, предоставляющих государственную услугу, должно соответствовать следующим требованиям:

наличие системы кондиционирования воздуха, средств пожаротушения и системы оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций;

наличие удобной офисной мебели;

оснащение рабочих мест работников достаточным количеством компьютерной и организационной техники, а также канцелярскими принадлежностями;

возможность доступа к справочным поисковым системам.

Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами для оформления документов.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для граждан. Места ожидания оборудуются стульями, столами с наличием в достаточном количестве бумаги формата А 4 и канцелярских принадлежностей для осуществления необходимых записей, оформления письменных обращений.

Требования к местам проведения личного приема заявителей:

прием заявителей должностными лицами Управления осуществляется в специально отведенном или приспособленном для этого помещении;

место для приема заявителя должно быть снабжено стулом, бумагой формата А4 и канцелярскими принадлежностями, должно иметь место для письма и раскладки документов.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан;

Визуальная и текстовая информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационном стенде, а также на Портале и официальном сайте Управления.

Оформление визуальной и текстовой информации о порядке предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному восприятию этой информации заявителями.

Показатели доступности и качества государственной услуги

Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

количество взаимодействия заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность;

соблюдения сроков рассмотрения запросов;

возможность получения информации по вопросам рассмотрения запроса, в том числе о ходе его рассмотрения;

полнота и качество ответа на запрос.

Заявитель государственной услуги на стадии рассмотрения его запроса Управлением имеет право:

представлять дополнительные материалы и документы по рассматриваемому обращению;

получать уведомление о направлении обращения в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решению или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения;

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Регламенту.

Должностные лица Управления обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запросов заявителей государственной услуги;

получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей государственной услуги документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

Параметрами полноты и качества ответа на запрос являются:

наличие ответов на все поставленные в обращении вопросы;

четкость, логичность и простота изложения;

соблюдение при оформлении письменного ответа на обращения общепринятых правил, правил и стандартов делопроизводства.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

Обеспечение возможности получения заявителем государственной услуги информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Управления и на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Обеспечение при направлении заявителем государственной услуги запроса в форме электронного сообщения предоставления заявителю государственной услуги сообщения, подтверждающего поступления запроса в Управление.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Управления:

регистрация запросов пользователей, рассмотрение их руководством Управления архивами и передача на исполнение в профильное структурное подразделение;

анализ тематики запросов пользователей;

направление по результатам рассмотрения тематических запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

подготовка и направление ответов пользователям.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги приведена в приложении №2 к настоящему регламенту.

Регистрация запросов пользователей и передача их на исполнение

Основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги является поступления запроса пользователя в Управление.

Поступившие в Управление архивами письменные запросы пользователей регистрируются в структурном подразделении Управления архивами, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, представляются руководству Управления и передаются с резолюцией начальника Управления в профильное структурное подразделение в течение трех дней с момента поступления в установленном порядке.

Депутатские запросы, обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного собрания Свердловской области по вопросам их ведения, иных федеральных органов исполнительной власти и исполнительных органов государственной власти Свердловской области о предоставлении информации рассматриваются руководством Управления архивами в день поступления.

При поступлении в Управление запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий Управления по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником Управления по почте или по электронному адресу, указанному в запросе.

Результатом выполнения административной процедуры является передача запроса пользователя в профильное структурное подразделение Управления.

Сведения о выполнении административной процедуры фиксируется в системе документооборота и делопроизводства Управления.

Анализ тематики запросов

Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в профильное структурное подразделение Управления.

Руководитель профильного подразделения Управления обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.

Специалисты профильного структурного подразделения Управления осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Управлении архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запросов пользователей:

Управление письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе пользователя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

Результатом выполнения административной процедуры является определение:

правомочности получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

степени полноты сведений, содержащихся в запросе пользователя, необходимых для его проведения поисковой работы;

местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

адресов конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя.

Сведения о выполнении административной процедуры фиксируется в системе документооборота и делопроизводства Управления.

Направление запросов Управления архивами по запросам органов государственной власти на исполнение по принадлежности

Основанием для начала административной процедуры является определение местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Управление по итогам анализа тематики поступившего запроса органа государственной власти о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Управление письменно уведомляет автора запроса - орган государственной власти о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности в органы и организации.

Областные государственные архивы по результатам рассмотрения этой категории запросов, поступивших из Управления, готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляют их в Управление архивами.

Органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от Управления запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя или, в отдельных случаях, в адрес Управления.

Специалисты профильного структурного подразделения Управления анализируют полученные ответы из областных государственных архивов, иных органов и организаций, оценивают полноту полученной информации.

Специалисты профильного структурного подразделения Управления на основе ответов областных государственных архивов, в отдельных с луча ях, иных органов и организаций готовят информационное письмо с приложением поступивших из областных государственных архивов, иных органов и организаций информационных материалов: архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров, для ответа на обращение (запрос) органа государственной власти.

Результатом выполнения административной процедуры является подготовка информационного письма Управления с необходимыми информационными материалами в соответствующий орган государственной власти.

Сведения о выполнении административной процедуры фиксируется в системе документооборота и делопроизводства Управления.

Направление по результатам рассмотрения тематических запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности

Основанием для начала административной процедуры является определение местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

По итогам анализа тематики поступившего обращения (запроса) пользователя Управление подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности.

Областные государственные архивы, органы государственной власти Свердловской области, иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от Управления запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.

В случае необходимости Управление может запрашивать у организаций-исполнителей запросов Управления копии ответов о результатах рассмотрения обращений (запросов) пользователей.

Результатом административной процедуры является направление соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в областные государственные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

Сведения о выполнении административной процедуры фиксируется в системе документооборота и делопроизводства Управления.

Подготовка и направление ответов пользователям

Основанием для начала административной процедуры является направление запроса пользователя на исполнение по принадлежности в областные государственные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

Управление письменно уведомляет автора запроса о результатах рассмотрения и (или) направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

По результатам рассмотрения запроса органа государственной власти Управление направляет в соответствующий федеральный орган государственной власти информационное письмо с приложением поступивших из областных государственных архивов информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров или информационное письмо с обобщением запрашиваемой информации, выявленной в областных государственных архивах.

По итогам анализа запроса пользователя Управление:

дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;

при отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах информирует об этом автора запроса и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску.

Результатом административной процедуры является направление ответа пользователю. Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Сведения о выполнении административной процедуры фиксируется в системе документооборота и делопроизводства Управления.

Раздел IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) пользователей в Управлении определены "Регламентом Управления архивами Свердловской области".

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами Управления архивами, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Управление осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги областными государственными архивами.

Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы Управления) и внеплановыми, в том числе, по конкретному обращению пользователя.

Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Управления архивами, а также его должностных лиц

Заинтересованные лица вправе обжаловать решения и действия (бездействие) Управления архивами, а также должностных лиц и государственных гражданских служащих Управления архивами, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги, в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:

решения Управления архивами или должностных лиц Управления архивами, принятые в ходе предоставления государственной услуги;

действия (бездействие) Управления архивами или должностных лиц Управления архивами, осуществленные в ходе предоставления государственной услуги.

Жалоба на решения, действия (бездействие) заместителя начальника Управления архивами, руководителя структурного подразделения, государственного гражданского служащего подается в Управление архивами и адресуется начальнику Управления архивами (лицу, его замещающему).

Жалоба на решения, действия (бездействие) Управления архивами или начальника Управления архивами направляется в Правительство Свердловской области - Председателю Правительства Свердловской области по адресу: г. Екатеринбург, пл. Октябрьская, 1.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта, Портала, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в Управление архивами.

Срок рассмотрения письменной жалобы не должен превышать пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления архивами, должностного лица Управления архивами, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений

в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Заявитель в жалобе в обязательном порядке указывает:

наименование органа, в который направляет жалобу, либо фамилию, инициалы соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления архивами, должностного лица Управления архивами, либо государственного служащего Управления архивами;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления архивами, должностного лица Управления архивами, либо государственного служащего Управления архивами.

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и что указанные документы не содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Ответ на жалобу по существу поставленных в ней вопросов не дается в случае, если:

в жалобе не указаны фамилия заявителя, почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, либо реквизиты заявителя или указанный адрес не поддаются прочтению;

в жалобе обжалуется судебное решение, при этом жалоба в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, ее направившему, с разъяснением порядка обжалования данного судебного акта;

жалоба содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В этом случае заявителю может сообщаться о недопустимости злоупотребления правом;

текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и не приводятся новые доводы или обстоятельства. При этом начальник Управления архивами (лицо, его замещающее) вправе принять решение о прекращении переписки, о чем сообщается заявителю с указанием причин прекращения переписки;

ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. При этом заявителю жалобы сообщается о невозможности дать ответ по существу в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

По результатам рассмотрения жалобы начальником Управления архивами (лицом, его замещающим) принимается решение об удовлетворении либо частичном удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении с обоснованием причин.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

Приложение 1

к Административному регламенту

Информация о месте нахождения, почтовых и электронных адресах, контактных телефонах государственных архивов Свердловской области

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Государственный архив Свердловской области»

620014, г. Екатеринбург, ул.Вайнера,17, (343)376-31-03, 376-31-05 e-mail: vl7@gaso-ural.ru сайт: http://gaso-ural.ru/

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области»

620151, г. Екатеринбург, ул. Пушкина, 22, тел./ф.: (343)371-98-82,371-54-53

e-mail: cdooso@epn.ru

сайт: http://cdooso.ru, партархив.рф

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области» 620151, г. Екатеринбург, просп. Ленина, 34, тел. (343)371-58-98

e-mail: arhiv@epn.ru

сайт: Ьир://госархив-гааосо.рф/,http://gaaoso.ru/

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»

620017, г. Екатеринбург, ул. Артинская, 4, тел.(343)216-96-12, 216-96-11 e-mail: Gosarhivl@yandex.ru сайт: http://gadlsso.ru/

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Государственный архив Свердловской области в городе Ирбите»

623850, г. Ирбит, ул. Камышловская, 16, тел. (34355) 3-83-52 e-mail: gosarhiv-irbit@bk.ru

сайт: 1тр://госархив-ирбит.рф/

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области

«Государственный архив Свердловской области в городе Красноуфимске» 623300, г. Красноуфимск, ул. Пролетарская, 84, тел. (34394)7-59-10, 5-17-40 e-mail: gosarhiv@mail.ru сайт: http://krufarhiv.ru/

Государственное учреждение Свердловской области «Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области»

623400, г. Каменск-Уральский, ул. Карла Маркса, 39, тел. (3439)34-15-33 e-mail: gusogantsdso@mail.ru сайт: http://gantsdso.ru

Приложение № 2

Блок-схема 1 последовательности действий по предоставлению государственной услуги по организации исполнения и исполнению тематических запросов

(*) - Кроме органов государственной власти Свердловской области