Основная информация
| Дата опубликования: | 30 декабря 2009г. |
| Номер документа: | RU19000200900589 |
| Текущая редакция: | 2 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Республика Хакасия |
| Принявший орган: | ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И НОВЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И НОВЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И НОВЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ПРИКАЗ
от 30.12.2009 № 260-29-пр
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И НОВЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
(с изменениями от 08.11.2010г., приказ Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия № 260-43-пр, НГР RU19000201000539)
(утратил силу приказом Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия от 07.06.2011г. № 260-11-пр, НГР RU19000201100286)
В рамках реализации Программы административной реформы в Республике Хакасия в 2006-2010 годах, утвержденной постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.06.2006 № 169 (с последующими изменениями), во исполнение распоряжения Председателя Правительства Республики Хакасия от 30.09.2009 № 153-рп «О графике разработки административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в IV квартале 2009 года» и в целях совершенствования работы с обращениями граждан ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить административный регламент Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан (приложение).
2. Заместителю председателя, начальнику информационно-аналитического отдела Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия Пустоваловой О.А.:
- разместить утверждённый административный регламент на официальном портале органов государственной власти Республики Хакасия;
- в установленном порядке направить в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия для соответствующей регистрации.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Председатель Е. Гейгер
Приложение
УТВЕРЖДЕН
приказом Государственного комитета
по информатизации и новым
технологиям Республики Хакасия
от « 30 » декабря 2009 г. № 260-29-пр
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан
1. Общие положения
1. Административный регламент Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Государственный комитет по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия (далее – Административный регламент), направлен на защиту прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы государственной власти Республики Хакасия и разработан в целях повышения качества исполнения Государственным комитетом по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия (далее - Госкомитет) государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее – функция по рассмотрению обращений граждан).
Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Госкомитет.
2. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005г. № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)»;
- Конституцией Республики Хакасия;
- Постановлением Правительства Республики Хакасия от 12.05.2009 № 142 «Об утверждении Положения о Государственном комитете по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия».
Рассмотрение обращений граждан осуществляется председателем Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия (далее - председатель Госкомитета) по вопросам, находящимся в компетенции деятельности Госкомитета.
Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, личный приём граждан.
II. Требования к порядку исполнения государственной функции
Порядок информирования населения об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
5. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете предоставляется сотрудниками Госкомитета:
- непосредственно у специалистов по направлениям;
- с использованием средств телефонной связи, электронной техники;
- посредством размещения в соответствующем разделе портала органов государственной власти Республики Хакасия в сети Интернет (http://www.r-19.ru), публикации в средствах массовой информации.
6. Сведения о месте нахождения, почтовом адресе Госкомитета, справочные телефоны изложены в приложении к настоящему Административному регламенту.
Требования к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, информация об установленных для личного приёма граждан днях и часах, в соответствии с утверждённым графиком, сообщаются по телефону и размещаются на портале органов государственной власти Республики Хакасия (http://www.r-19.ru).
7. При информировании о порядке осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения, специалисты Госкомитета обязаны подробно и в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Требования к помещению и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан
8. Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.
Вход в здание, где осуществляется государственная функция, оборудован пандусами, проходами, параметры которых делают возможным доступ в помещение заявителям с ограниченными возможностями (к примеру, на инвалидных колясках). Глухонемым, инвалидам по зрению и другим гражданам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается соответствующая помощь.
9. Рабочее место специалистов оборудуется средствами вычислительной техники и оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими организовать исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в полном объёме, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.
10. Места для проведения личного приёма граждан оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны.
11. Места ожидания личного приёма должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.
Условия, сроки и время личного приёма граждан
12. Личный приём граждан в Госкомитете ведет председатель. В случае невозможности председателя участвовать в приёме граждан по объективным причинам его заменяет заместитель председателя Госкомитета.
13. Техническую работу по организации и обеспечению личного приёма граждан председателем Госкомитета осуществляет специалист приёмной председателя Госкомитета.
14. Председатель Госкомитета ведёт приём граждан в соответствии с графиком приёма по четвергам второй и четвёртой недели текущего месяца с 15.00 до 17.00 часов (по предварительной записи).
15. Предварительная запись на личный приём граждан проводится специалистом приёмной председателя Госкомитета. Запись на приём начинается с первого рабочего дня текущего месяца и производится ежедневно с 9.00 до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00 часов.
16. Личный приём граждан производится с учётом числа записавшихся на приём, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на приём, как правило, не превышало 15 минут.
17. При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
18. При осуществлении личного приёма граждан, специалист приёмной председателя Госкомитета осуществляет заполнение регистрационных карточек в электронной базе данных системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело" (далее – система "Дело") на каждого гражданина, записавшегося на приём. В карточке указываются личные данные гражданина, его адрес и кратко излагается предмет обращения. При этом если гражданин не первый раз обращается в Госкомитет, осуществляется подборка документов по предыдущим его обращениям.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приёма, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений граждан.
19. При личном приёме могут не рассматриваться обращения гражданина по основаниям, указанным в п. 30 настоящего Административного регламента.
Требования к письменному обращению граждан
20. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия – Государственный комитет по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).
21. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия – Государственный комитет по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.
Текст электронного обращения должен быть читаем и корректен.
Правильно заполненный почтовый адрес необходим для направления ответа автору обращения.
22. Обращения граждан, поступающие для Госкомитета через официальный портал органов государственной власти Республики Хакасия, должны иметь заполненными все предусмотренные поля карточки электронного обращения, содержащие реквизиты обращающегося гражданина. Текст обращения должен быть читаем и корректен.
23. Факсимильное письменное обращение направляется по следующему телефонному номеру: 8 (3902) 299-902 и должно содержать все вышеперечисленные реквизиты.
Сроки исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
24. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного или устного обращения, если руководителем, рассмотревшим обращение, не установлен более короткий контрольный срок.
25. Председатель Госкомитета вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
26. В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению конкретного обращения может быть продлён, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.
27. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
28. Конечным результатом исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.
29. Результатом исполнения функции по рассмотрению устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приёма, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений по решению поставленных вопросов.
Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
30. Гражданин вправе получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением следующих случаев:
- если в письменном обращении не указаны: фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (анонимное обращение);
- если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
- обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
- если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу, с уведомлением о данном решении гражданина, направившего обращение.
31. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.
Отказ от рассмотрения обращения может быть дан заявителю и в ходе личного приёма, если ему ранее уже был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответственность сотрудников при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
32. Сотрудники Госкомитета, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Хакасия за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Персональная ответственность сотрудников закреплена в их должностных регламентах.
33. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в письмах и заявлениях граждан, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
34. При утрате исполнителем документов, содержащих письменное обращение гражданина, назначается служебное расследование, о результатах которого информируется председатель Госкомитета.
35. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту.
36. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан в установленном порядке сдать все числящиеся за ним документы (обращения, материалы и документы к ним) специалисту по делопроизводству Госкомитета.
III. Административные процедуры
Последовательность административных действий (процедур)
37. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные действия (процедуры):
- приём и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Госкомитет;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- рассмотрение обращений председателем Госкомитета, направление их на исполнение специалистам в соответствии с направлениями деятельности;
- постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;
- рассмотрение обращений граждан специалистами Госкомитета в соответствии с резолюцией председателя Госкомитета;
- рассылка уведомлений гражданам о направлении их обращений для принятия конкретных мер;
- продление срока рассмотрения обращений граждан в случае необходимости;
- личный приём граждан;
- оформление ответов на обращения граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.
Приём и первичная обработка письменных обращений граждан
38. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Госкомитет или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой, факсимильной связи, либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями в приёмную Госкомитета. Письменные обращения граждан могут быть пересланы также из других исполнительных органов государственной власти, государственных учреждений, осуществляющих отдельные функции государственного управления, (далее - государственные органы) или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.0
39. Обращения, направленные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, а также обращения граждан, направленные фельдсвязью из федеральных органов государственной власти, первоначально поступают специалисту, ответственному за приём корреспонденции в Госкомитете, регистрируются и в тот же день передаются председателю Госкомитета на рассмотрение.
Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие в Госкомитет по информационным каналам связи (электронная почта), распечатываются на бумажных носителях специалистом, ответственным за приём корреспонденции, и оформляются для рассмотрения председателем Госкомитета в установленном порядке как обычные обращения граждан.
40. Специалист, ответственный за приём документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;
- подкалывает к поступившему письму все прилагаемые документы при их наличии;
- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним, недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;
- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;
- письма, поступившие в Госкомитет ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.
41. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя председателя Госкомитета, его заместителей вскрываются специалистом, ответственным за приём корреспонденции, регистрируются и рассматриваются в порядке, аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в Госкомитет.
42. Результатом выполнения действий по приёму и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие, регистрация и передача поступивших писем на рассмотрение председателю Госкомитета.
Регистрация и аннотирование поступивших обращений
43. Все предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные в Госкомитет, переданные на исполнение Правительством Республики Хакасия или поступившие непосредственно в Госкомитет по факсу, электронной почте или доставленные напрямую гражданами, проходят обязательную регистрацию в день их поступления. Допускается, в случае большого количества поступивших документов, осуществлять их регистрацию в течение трёх последующих дней с момента поступления. Регистрация производится с использованием системы "Дело".
Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие компетентные органы.
44. Обращения граждан, направляемые в Госкомитет по подведомственности органами государственной власти Российской Федерации и Республики Хакасия, Председателем Правительства Республики Хакасия и его заместителями, Верховным Советом Республики Хакасия и его депутатами, Прокуратурой Республики Хакасия и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение председателю Госкомитета.
45. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приёме должностными лицами регистрируются и рассматриваются руководителями в установленном порядке и сроки, аналогично обычным обращениям граждан.
46. В случае если вопрос, поставленный в обращении, находится вне компетенции Госкомитета, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением об этом обратившегося гражданина.
Обращения, направленные не по территориальной принадлежности, решение по которым находится в ведении органов государственной власти других субъектов Российской Федерации, пересылаются в администрации данных субъектов.
47. Специалист, ведущий делопроизводство в Госкомитете, ответственный за регистрацию обращений граждан:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного письму. Регистрационный номер обращения состоит из индекса Госкомитета (260), префикса обращений граждан (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, присваиваемого системой «Дело» автоматически, например, 260-И-24 (обращение Иванова, порядковый номер регистрационной карточки - 24). В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- заполняет регистрационную карточку в системе «Дело», указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным.
Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов (регистрационный номер имеет вид «260-Кол – порядковый номер обращения»);
- отмечает тип доставки обращения в соответствующем поле регистрационной карточки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счёт заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа;
- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в регистрационную карточку. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- проставляет шифр темы согласно применяемому в системе «Дело» классификатору. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому их них;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворён полученным ответом;
- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;
- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, делает отметку о контрольности обращения.
48. Тексты писем, подготовленные на иностранном языке, предварительно переводятся. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Хакасское отделение Всероссийского общества слепых.
49. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является внесение данных о поступивших обращениях граждан (регистрация) в информационную систему «Дело» и подготовка каждого обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
Рассмотрение обращений граждан председателем Госкомитета и направление их на исполнение
50. Зарегистрированные специалистом, ведущим делопроизводство в Госкомитете, письма, жалобы и заявления граждан передаются председателю Госкомитета для рассмотрения.
51. Решение о направлении письма на рассмотрение в иные органы принимается исходя из содержания обращения с учетом следующих особенностей:
- в случае если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с установлением контрольного срока) в орган местного самоуправления Республики Хакасия, в ведении которого находится решение вопроса;
- в случае если вопрос находится в ведении исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, государственных учреждений, осуществляющих отдельные функции государственного управления, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Хакасия, регулирующими их деятельность, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с установлением контрольного срока) в соответствующий государственный орган;
- в случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в соответствии с резолюцией руководителя, рассмотревшего обращение, в течение трёх дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
52. Поручения (резолюции) председателя Госкомитета вводятся в систему «Дело». В журнале передачи документов электронной регистрационной карточки обращения фиксируется дата, время фамилия и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение.
Поручение должно содержать: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даётся поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя и дату. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
53. Контрольные сроки исполнения обращений граждан устанавливаются специалистом по делопроизводству в соответствии с законодательством в течение 30 дней, если более короткий срок не установлен резолюцией руководителя. Контрольные сроки отражаются в соответствующем поле электронной регистрационной карточки обращения, делается отметка о контроле.
54. В тексте резолюции (поручения) могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты её написания.
55. Если обращение гражданина переадресовывается на рассмотрение в иные органы государственной власти, специалистом, ведущим делопроизводство в Госкомитете, может быть оформлено сопроводительное письмо, которое подписывается председателем Госкомитета.
Одновременно с направлением обращения на исполнение заявителю направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Уведомления для писем, поступивших по электронным каналам связи, могут направляться заявителю по указанному электронному адресу.
56. Результатом выполнения действий по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете является передача зарегистрированных писем с резолюциями председателя Госкомитета специалистам для исполнения.
Рассмотрение обращений граждан специалистами Госкомитета
57. Поступившие в Госкомитет письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если резолюцией председателя Госкомитета не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.
58. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.
Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
59. Проект письма, завизированный ответственным исполнителем, в установленные сроки представляется для подписания председателем Госкомитета.
В случае если информацию об исполнении обращения гражданина необходимо направить в вышестоящий федеральный орган государственной власти, проект письма, завизированный председателем Госкомитета, в установленные сроки представляется в приёмную по работе с обращениями граждан для подписания Председателем Правительства Республики Хакасия, либо его заместителем и отправки в соответствующий орган государственной власти.
60. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения,
- вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- даёт письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
61. Должностное лицо, которому в установленном порядке направлен запрос о предоставлении дополнительной информации, необходимой для исполнения обращения, обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением таких, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
62. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в приёмную председателя Госкомитета, указывая при этом наименование исполнительного органа государственной власти республики, в который, по его мнению, следует направить данное обращение.
63. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
64. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п.30 настоящего Административного регламента.
65. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, специалист по делопроизводству, после ознакомления руководства с данным обращением направляет его в правоохранительные органы.
66. Результатом рассмотрения обращений граждан в Госкомитете является разрешение по существу поставленных в них вопросов, подготовка ответов заявителям, направление в уполномоченные государственные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.
Личный приём граждан
67. Приём граждан председателем Госкомитета осуществляется в соответствии с утверждённым графиком в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего личность гражданина.
Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приёма, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.
68. Специалист приёмной председателя Госкомитета приглашает прибывшего в приёмную гражданина на беседу, осуществляет заполнение электронных регистрационных карточек в системе «Дело»: вносит в базу данных сведения о гражданине – фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в Госкомитет, кратко излагается предмет обращения.
В случае повторного обращения специалист приёмной председателя Госкомитета осуществляет подборку всех имеющихся в архиве Госкомитета материалов, касающихся данного заявителя.
Подобранные материалы представляются председателю Госкомитета, ведущему личный приём.
69. Во время личного приёма председатель Госкомитета, ведущий приём, может принять решение о направлении заявителя для дальнейшего решения вопроса в соответствующий орган государственной власти республики, государственное учреждение либо в орган местного самоуправления по подведомственности поставленных в обращении вопросов.
70. Специалист приёмной председателя Госкомитета составляет краткую аннотацию обращения и по результатам личного приёма вносит информацию о рассмотрении обращения в систему «Дело».
В случае если в результате личного приёма заявитель получил обоснованное и полное разъяснение по поставленным вопросам и председатель Госкомитета, ведущий приём, принял решение не проводить дальнейшую работу по данному обращению, специалист приёмной делает соответствующую отметку «Разъяснено» в базе данных системы «Дело».
71. Во время личного приёма председателем Госкомитета каждый гражданин имеет возможность изложить своё обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего своё письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приёма обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
72. По окончании приёма председатель Госкомитета, ведущий приём, доводит до сведения заявителя своё решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
В ходе личного приёма гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
73. Председатель Госкомитета, ведущий приём, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения данных во время личного приёма поручений.
74. После завершения личного приёма председателем Госкомитета и согласно его поручениям, зафиксированным в карточке личного приёма, специалист, ответственный за ведение делопроизводства в Госкомитете, оформляет рассылку документов, зафиксировав поручения в регистрационных карточках системы «Дело». Исполнителям поручений направляются копии карточек личного приёма с поручениями председателя Госкомитета, ведущего приём, с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов) либо готовится сопроводительное письмо к пакету документов заявителя, которое подписывается председателем Госкомитета, осуществляющим приём.
75. Материалы с личного приёма хранятся 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
76. Результатом личного приёма председателем Госкомитета является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие председателем Госкомитета решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.
Постановка обращений граждан на контроль
77. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, подготовки аналитических записок и информаций, выявления обоснованности принимавшихся ранее мер по обращениям граждан, поступавшим в Госкомитет неоднократно.
78. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Республике Хакасия, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан.
79. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе о рассмотрении обращений граждан, содержащие указание на необходимость подготовки ответа о результатах их рассмотрения. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения. Продление срока исполнения таких обращений производится председателем Госкомитета.
80. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять специалист по делопроизводству. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на исполнение проставляются отметки о контроле.
81. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
82. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
83. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет специалист по делопроизводству Госкомитета.
84. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.
Продление срока рассмотрения обращений граждан
85. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
86. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока, а также осуществляет подборку документов по данному обращению и представляет их председателю Госкомитета для принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения.
87. В случае принятия председателем Госкомитета решения о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель направляет заявителю уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Оформление ответов на обращения граждан
88. Ответы на обращения граждан подписывает председатель Госкомитета.
89. Текст ответа должен излагаться чётко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.
90. В ответе в федеральные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
91. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.
92. К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
93. Ответы заявителям и в федеральные органы печатаются на бланке Госкомитета в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в республиканских органах государственной власти, утверждённой Постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 № 304.
В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
94. Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Госкомитет по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по е-mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо-ответ за подписью должностного лица направляется гражданину по почте.
95. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
96. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по делопроизводству Госкомитета, где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в систему "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
97. Поступившие ответы из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций на запросы, связанные с рассмотрением обращения, регистрируются в системе "Дело", а затем направляются должностному лицу, делавшему запрос.
98. Списание «в дело» исполненных обращений осуществляется председателем Госкомитета. При этом отметка «в дело» проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.
99. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе, либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
100. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в Госкомитете.
Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений
101. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
102. Справочную работу по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан ведёт специалист, ответственный за регистрацию обращений граждан.
Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются устно при личном обращении или посредством справочного телефона.
103. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в органы государственной власти, местного самоуправления, государственные учреждения, непосредственному исполнителю в соответствии с поручением руководителя;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
104. Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день – с 9.00 до 16.00.
105. При получении запроса по телефону специалист, ответственный за регистрацию обращений граждан:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку сотрудник подготавливает ответ.
106. Во время разговора специалист должен произносить слова чётко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
107. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в Госкомитет по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.
108. По итогам полугодия и года специалист приёмной, ответственный за регистрацию обращений граждан, готовит статистические материалы и информационно - аналитические записки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их председателю Госкомитета.
109. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
IV. Порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан
110. Контроль за полнотой и качеством исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
111. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете, и принятием решений специалистами осуществляется заместителем председателя Госкомитета и специалистом по делопроизводству.
Текущий контроль осуществляется путём проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Хакасия. По итогам проверки составляется справка, которая представляется председателю Госкомитета.
Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается председателем Госкомитета.
112. Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения государственной функции в соответствии с их должностными регламентами.
V. Порядок обжалования действий по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете и решений, принятых по обращениям
113. Гражданин вправе обжаловать действия по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
Приложение
к Административному
регламенту
СВЕДЕНИЯ
о месте нахождения, почтовом адресе Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия, телефоны, справочная информация
Государственный комитет по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия располагается по адресу: 655017, Республика Хакасия, г.Абакан, просп. Ленина, дом 67, каб. 216а, 407.
Телефоны для справок: 8(3902) 299-902; 299-107.
Факс: 8(3902) 299-902.
Е-mail: gkinform@r-19.ru.
Время работы: ежедневно с 9 до 18 часов (выходной - суббота, воскресенье), перерыв - с 13 до 14 часов.
Время личного приёма граждан председателем Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия: четверг второй и четвёртой недели текущего месяца с 15 до 17 часов (по предварительной записи).
Сайт Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия размещён на портале органов государственной власти Республики Хакасия: http://www.r-19.ru/mainpage/authority/comitets/it.html.
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И НОВЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И НОВЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ПРИКАЗ
от 30.12.2009 № 260-29-пр
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И НОВЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
(с изменениями от 08.11.2010г., приказ Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия № 260-43-пр, НГР RU19000201000539)
(утратил силу приказом Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия от 07.06.2011г. № 260-11-пр, НГР RU19000201100286)
В рамках реализации Программы административной реформы в Республике Хакасия в 2006-2010 годах, утвержденной постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.06.2006 № 169 (с последующими изменениями), во исполнение распоряжения Председателя Правительства Республики Хакасия от 30.09.2009 № 153-рп «О графике разработки административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в IV квартале 2009 года» и в целях совершенствования работы с обращениями граждан ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить административный регламент Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан (приложение).
2. Заместителю председателя, начальнику информационно-аналитического отдела Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия Пустоваловой О.А.:
- разместить утверждённый административный регламент на официальном портале органов государственной власти Республики Хакасия;
- в установленном порядке направить в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия для соответствующей регистрации.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Председатель Е. Гейгер
Приложение
УТВЕРЖДЕН
приказом Государственного комитета
по информатизации и новым
технологиям Республики Хакасия
от « 30 » декабря 2009 г. № 260-29-пр
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан
1. Общие положения
1. Административный регламент Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Государственный комитет по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия (далее – Административный регламент), направлен на защиту прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы государственной власти Республики Хакасия и разработан в целях повышения качества исполнения Государственным комитетом по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия (далее - Госкомитет) государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее – функция по рассмотрению обращений граждан).
Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Госкомитет.
2. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005г. № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)»;
- Конституцией Республики Хакасия;
- Постановлением Правительства Республики Хакасия от 12.05.2009 № 142 «Об утверждении Положения о Государственном комитете по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия».
Рассмотрение обращений граждан осуществляется председателем Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия (далее - председатель Госкомитета) по вопросам, находящимся в компетенции деятельности Госкомитета.
Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, личный приём граждан.
II. Требования к порядку исполнения государственной функции
Порядок информирования населения об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
5. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете предоставляется сотрудниками Госкомитета:
- непосредственно у специалистов по направлениям;
- с использованием средств телефонной связи, электронной техники;
- посредством размещения в соответствующем разделе портала органов государственной власти Республики Хакасия в сети Интернет (http://www.r-19.ru), публикации в средствах массовой информации.
6. Сведения о месте нахождения, почтовом адресе Госкомитета, справочные телефоны изложены в приложении к настоящему Административному регламенту.
Требования к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, информация об установленных для личного приёма граждан днях и часах, в соответствии с утверждённым графиком, сообщаются по телефону и размещаются на портале органов государственной власти Республики Хакасия (http://www.r-19.ru).
7. При информировании о порядке осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения, специалисты Госкомитета обязаны подробно и в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Требования к помещению и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан
8. Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.
Вход в здание, где осуществляется государственная функция, оборудован пандусами, проходами, параметры которых делают возможным доступ в помещение заявителям с ограниченными возможностями (к примеру, на инвалидных колясках). Глухонемым, инвалидам по зрению и другим гражданам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается соответствующая помощь.
9. Рабочее место специалистов оборудуется средствами вычислительной техники и оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими организовать исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в полном объёме, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.
10. Места для проведения личного приёма граждан оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны.
11. Места ожидания личного приёма должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.
Условия, сроки и время личного приёма граждан
12. Личный приём граждан в Госкомитете ведет председатель. В случае невозможности председателя участвовать в приёме граждан по объективным причинам его заменяет заместитель председателя Госкомитета.
13. Техническую работу по организации и обеспечению личного приёма граждан председателем Госкомитета осуществляет специалист приёмной председателя Госкомитета.
14. Председатель Госкомитета ведёт приём граждан в соответствии с графиком приёма по четвергам второй и четвёртой недели текущего месяца с 15.00 до 17.00 часов (по предварительной записи).
15. Предварительная запись на личный приём граждан проводится специалистом приёмной председателя Госкомитета. Запись на приём начинается с первого рабочего дня текущего месяца и производится ежедневно с 9.00 до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00 часов.
16. Личный приём граждан производится с учётом числа записавшихся на приём, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на приём, как правило, не превышало 15 минут.
17. При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
18. При осуществлении личного приёма граждан, специалист приёмной председателя Госкомитета осуществляет заполнение регистрационных карточек в электронной базе данных системы автоматизированного делопроизводства и документооборота "Дело" (далее – система "Дело") на каждого гражданина, записавшегося на приём. В карточке указываются личные данные гражданина, его адрес и кратко излагается предмет обращения. При этом если гражданин не первый раз обращается в Госкомитет, осуществляется подборка документов по предыдущим его обращениям.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приёма, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений граждан.
19. При личном приёме могут не рассматриваться обращения гражданина по основаниям, указанным в п. 30 настоящего Административного регламента.
Требования к письменному обращению граждан
20. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия – Государственный комитет по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).
21. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия – Государственный комитет по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.
Текст электронного обращения должен быть читаем и корректен.
Правильно заполненный почтовый адрес необходим для направления ответа автору обращения.
22. Обращения граждан, поступающие для Госкомитета через официальный портал органов государственной власти Республики Хакасия, должны иметь заполненными все предусмотренные поля карточки электронного обращения, содержащие реквизиты обращающегося гражданина. Текст обращения должен быть читаем и корректен.
23. Факсимильное письменное обращение направляется по следующему телефонному номеру: 8 (3902) 299-902 и должно содержать все вышеперечисленные реквизиты.
Сроки исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
24. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного или устного обращения, если руководителем, рассмотревшим обращение, не установлен более короткий контрольный срок.
25. Председатель Госкомитета вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
26. В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению конкретного обращения может быть продлён, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.
27. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
28. Конечным результатом исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.
29. Результатом исполнения функции по рассмотрению устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приёма, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений по решению поставленных вопросов.
Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
30. Гражданин вправе получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением следующих случаев:
- если в письменном обращении не указаны: фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (анонимное обращение);
- если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
- обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
- если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу, с уведомлением о данном решении гражданина, направившего обращение.
31. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.
Отказ от рассмотрения обращения может быть дан заявителю и в ходе личного приёма, если ему ранее уже был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответственность сотрудников при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан
32. Сотрудники Госкомитета, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Хакасия за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Персональная ответственность сотрудников закреплена в их должностных регламентах.
33. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в письмах и заявлениях граждан, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
34. При утрате исполнителем документов, содержащих письменное обращение гражданина, назначается служебное расследование, о результатах которого информируется председатель Госкомитета.
35. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту.
36. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан в установленном порядке сдать все числящиеся за ним документы (обращения, материалы и документы к ним) специалисту по делопроизводству Госкомитета.
III. Административные процедуры
Последовательность административных действий (процедур)
37. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные действия (процедуры):
- приём и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Госкомитет;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- рассмотрение обращений председателем Госкомитета, направление их на исполнение специалистам в соответствии с направлениями деятельности;
- постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;
- рассмотрение обращений граждан специалистами Госкомитета в соответствии с резолюцией председателя Госкомитета;
- рассылка уведомлений гражданам о направлении их обращений для принятия конкретных мер;
- продление срока рассмотрения обращений граждан в случае необходимости;
- личный приём граждан;
- оформление ответов на обращения граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.
Приём и первичная обработка письменных обращений граждан
38. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в Госкомитет или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой, факсимильной связи, либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями в приёмную Госкомитета. Письменные обращения граждан могут быть пересланы также из других исполнительных органов государственной власти, государственных учреждений, осуществляющих отдельные функции государственного управления, (далее - государственные органы) или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.0
39. Обращения, направленные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, а также обращения граждан, направленные фельдсвязью из федеральных органов государственной власти, первоначально поступают специалисту, ответственному за приём корреспонденции в Госкомитете, регистрируются и в тот же день передаются председателю Госкомитета на рассмотрение.
Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие в Госкомитет по информационным каналам связи (электронная почта), распечатываются на бумажных носителях специалистом, ответственным за приём корреспонденции, и оформляются для рассмотрения председателем Госкомитета в установленном порядке как обычные обращения граждан.
40. Специалист, ответственный за приём документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;
- подкалывает к поступившему письму все прилагаемые документы при их наличии;
- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним, недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;
- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;
- письма, поступившие в Госкомитет ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.
41. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя председателя Госкомитета, его заместителей вскрываются специалистом, ответственным за приём корреспонденции, регистрируются и рассматриваются в порядке, аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в Госкомитет.
42. Результатом выполнения действий по приёму и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие, регистрация и передача поступивших писем на рассмотрение председателю Госкомитета.
Регистрация и аннотирование поступивших обращений
43. Все предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные в Госкомитет, переданные на исполнение Правительством Республики Хакасия или поступившие непосредственно в Госкомитет по факсу, электронной почте или доставленные напрямую гражданами, проходят обязательную регистрацию в день их поступления. Допускается, в случае большого количества поступивших документов, осуществлять их регистрацию в течение трёх последующих дней с момента поступления. Регистрация производится с использованием системы "Дело".
Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие компетентные органы.
44. Обращения граждан, направляемые в Госкомитет по подведомственности органами государственной власти Российской Федерации и Республики Хакасия, Председателем Правительства Республики Хакасия и его заместителями, Верховным Советом Республики Хакасия и его депутатами, Прокуратурой Республики Хакасия и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение председателю Госкомитета.
45. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приёме должностными лицами регистрируются и рассматриваются руководителями в установленном порядке и сроки, аналогично обычным обращениям граждан.
46. В случае если вопрос, поставленный в обращении, находится вне компетенции Госкомитета, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением об этом обратившегося гражданина.
Обращения, направленные не по территориальной принадлежности, решение по которым находится в ведении органов государственной власти других субъектов Российской Федерации, пересылаются в администрации данных субъектов.
47. Специалист, ведущий делопроизводство в Госкомитете, ответственный за регистрацию обращений граждан:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного письму. Регистрационный номер обращения состоит из индекса Госкомитета (260), префикса обращений граждан (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, присваиваемого системой «Дело» автоматически, например, 260-И-24 (обращение Иванова, порядковый номер регистрационной карточки - 24). В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- заполняет регистрационную карточку в системе «Дело», указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным.
Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов (регистрационный номер имеет вид «260-Кол – порядковый номер обращения»);
- отмечает тип доставки обращения в соответствующем поле регистрационной карточки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счёт заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа;
- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в регистрационную карточку. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- проставляет шифр темы согласно применяемому в системе «Дело» классификатору. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому их них;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворён полученным ответом;
- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;
- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, делает отметку о контрольности обращения.
48. Тексты писем, подготовленные на иностранном языке, предварительно переводятся. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Хакасское отделение Всероссийского общества слепых.
49. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является внесение данных о поступивших обращениях граждан (регистрация) в информационную систему «Дело» и подготовка каждого обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
Рассмотрение обращений граждан председателем Госкомитета и направление их на исполнение
50. Зарегистрированные специалистом, ведущим делопроизводство в Госкомитете, письма, жалобы и заявления граждан передаются председателю Госкомитета для рассмотрения.
51. Решение о направлении письма на рассмотрение в иные органы принимается исходя из содержания обращения с учетом следующих особенностей:
- в случае если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с установлением контрольного срока) в орган местного самоуправления Республики Хакасия, в ведении которого находится решение вопроса;
- в случае если вопрос находится в ведении исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, государственных учреждений, осуществляющих отдельные функции государственного управления, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Хакасия, регулирующими их деятельность, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с установлением контрольного срока) в соответствующий государственный орган;
- в случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в соответствии с резолюцией руководителя, рассмотревшего обращение, в течение трёх дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
52. Поручения (резолюции) председателя Госкомитета вводятся в систему «Дело». В журнале передачи документов электронной регистрационной карточки обращения фиксируется дата, время фамилия и инициалы должностных лиц, ответственных за исполнение.
Поручение должно содержать: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даётся поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя и дату. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
53. Контрольные сроки исполнения обращений граждан устанавливаются специалистом по делопроизводству в соответствии с законодательством в течение 30 дней, если более короткий срок не установлен резолюцией руководителя. Контрольные сроки отражаются в соответствующем поле электронной регистрационной карточки обращения, делается отметка о контроле.
54. В тексте резолюции (поручения) могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты её написания.
55. Если обращение гражданина переадресовывается на рассмотрение в иные органы государственной власти, специалистом, ведущим делопроизводство в Госкомитете, может быть оформлено сопроводительное письмо, которое подписывается председателем Госкомитета.
Одновременно с направлением обращения на исполнение заявителю направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Уведомления для писем, поступивших по электронным каналам связи, могут направляться заявителю по указанному электронному адресу.
56. Результатом выполнения действий по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете является передача зарегистрированных писем с резолюциями председателя Госкомитета специалистам для исполнения.
Рассмотрение обращений граждан специалистами Госкомитета
57. Поступившие в Госкомитет письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если резолюцией председателя Госкомитета не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.
58. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.
Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
59. Проект письма, завизированный ответственным исполнителем, в установленные сроки представляется для подписания председателем Госкомитета.
В случае если информацию об исполнении обращения гражданина необходимо направить в вышестоящий федеральный орган государственной власти, проект письма, завизированный председателем Госкомитета, в установленные сроки представляется в приёмную по работе с обращениями граждан для подписания Председателем Правительства Республики Хакасия, либо его заместителем и отправки в соответствующий орган государственной власти.
60. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения,
- вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- даёт письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
61. Должностное лицо, которому в установленном порядке направлен запрос о предоставлении дополнительной информации, необходимой для исполнения обращения, обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением таких, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
62. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в приёмную председателя Госкомитета, указывая при этом наименование исполнительного органа государственной власти республики, в который, по его мнению, следует направить данное обращение.
63. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
64. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п.30 настоящего Административного регламента.
65. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, специалист по делопроизводству, после ознакомления руководства с данным обращением направляет его в правоохранительные органы.
66. Результатом рассмотрения обращений граждан в Госкомитете является разрешение по существу поставленных в них вопросов, подготовка ответов заявителям, направление в уполномоченные государственные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.
Личный приём граждан
67. Приём граждан председателем Госкомитета осуществляется в соответствии с утверждённым графиком в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего личность гражданина.
Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приёма, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.
68. Специалист приёмной председателя Госкомитета приглашает прибывшего в приёмную гражданина на беседу, осуществляет заполнение электронных регистрационных карточек в системе «Дело»: вносит в базу данных сведения о гражданине – фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в Госкомитет, кратко излагается предмет обращения.
В случае повторного обращения специалист приёмной председателя Госкомитета осуществляет подборку всех имеющихся в архиве Госкомитета материалов, касающихся данного заявителя.
Подобранные материалы представляются председателю Госкомитета, ведущему личный приём.
69. Во время личного приёма председатель Госкомитета, ведущий приём, может принять решение о направлении заявителя для дальнейшего решения вопроса в соответствующий орган государственной власти республики, государственное учреждение либо в орган местного самоуправления по подведомственности поставленных в обращении вопросов.
70. Специалист приёмной председателя Госкомитета составляет краткую аннотацию обращения и по результатам личного приёма вносит информацию о рассмотрении обращения в систему «Дело».
В случае если в результате личного приёма заявитель получил обоснованное и полное разъяснение по поставленным вопросам и председатель Госкомитета, ведущий приём, принял решение не проводить дальнейшую работу по данному обращению, специалист приёмной делает соответствующую отметку «Разъяснено» в базе данных системы «Дело».
71. Во время личного приёма председателем Госкомитета каждый гражданин имеет возможность изложить своё обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего своё письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приёма обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
72. По окончании приёма председатель Госкомитета, ведущий приём, доводит до сведения заявителя своё решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
В ходе личного приёма гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
73. Председатель Госкомитета, ведущий приём, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения данных во время личного приёма поручений.
74. После завершения личного приёма председателем Госкомитета и согласно его поручениям, зафиксированным в карточке личного приёма, специалист, ответственный за ведение делопроизводства в Госкомитете, оформляет рассылку документов, зафиксировав поручения в регистрационных карточках системы «Дело». Исполнителям поручений направляются копии карточек личного приёма с поручениями председателя Госкомитета, ведущего приём, с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов) либо готовится сопроводительное письмо к пакету документов заявителя, которое подписывается председателем Госкомитета, осуществляющим приём.
75. Материалы с личного приёма хранятся 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
76. Результатом личного приёма председателем Госкомитета является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие председателем Госкомитета решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.
Постановка обращений граждан на контроль
77. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, подготовки аналитических записок и информаций, выявления обоснованности принимавшихся ранее мер по обращениям граждан, поступавшим в Госкомитет неоднократно.
78. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Республике Хакасия, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан.
79. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе о рассмотрении обращений граждан, содержащие указание на необходимость подготовки ответа о результатах их рассмотрения. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения. Продление срока исполнения таких обращений производится председателем Госкомитета.
80. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять специалист по делопроизводству. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на исполнение проставляются отметки о контроле.
81. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
82. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
83. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет специалист по делопроизводству Госкомитета.
84. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.
Продление срока рассмотрения обращений граждан
85. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
86. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока, а также осуществляет подборку документов по данному обращению и представляет их председателю Госкомитета для принятия решения о продлении срока рассмотрения обращения.
87. В случае принятия председателем Госкомитета решения о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель направляет заявителю уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Оформление ответов на обращения граждан
88. Ответы на обращения граждан подписывает председатель Госкомитета.
89. Текст ответа должен излагаться чётко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.
90. В ответе в федеральные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
91. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.
92. К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
93. Ответы заявителям и в федеральные органы печатаются на бланке Госкомитета в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в республиканских органах государственной власти, утверждённой Постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 № 304.
В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
94. Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Госкомитет по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по е-mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо-ответ за подписью должностного лица направляется гражданину по почте.
95. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
96. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по делопроизводству Госкомитета, где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в систему "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
97. Поступившие ответы из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций на запросы, связанные с рассмотрением обращения, регистрируются в системе "Дело", а затем направляются должностному лицу, делавшему запрос.
98. Списание «в дело» исполненных обращений осуществляется председателем Госкомитета. При этом отметка «в дело» проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.
99. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе, либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
100. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в Госкомитете.
Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений
101. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
102. Справочную работу по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан ведёт специалист, ответственный за регистрацию обращений граждан.
Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются устно при личном обращении или посредством справочного телефона.
103. Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в органы государственной власти, местного самоуправления, государственные учреждения, непосредственному исполнителю в соответствии с поручением руководителя;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
104. Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день – с 9.00 до 16.00.
105. При получении запроса по телефону специалист, ответственный за регистрацию обращений граждан:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку сотрудник подготавливает ответ.
106. Во время разговора специалист должен произносить слова чётко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
107. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в Госкомитет по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.
108. По итогам полугодия и года специалист приёмной, ответственный за регистрацию обращений граждан, готовит статистические материалы и информационно - аналитические записки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их председателю Госкомитета.
109. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
IV. Порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан
110. Контроль за полнотой и качеством исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
111. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете, и принятием решений специалистами осуществляется заместителем председателя Госкомитета и специалистом по делопроизводству.
Текущий контроль осуществляется путём проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Хакасия. По итогам проверки составляется справка, которая представляется председателю Госкомитета.
Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается председателем Госкомитета.
112. Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения государственной функции в соответствии с их должностными регламентами.
V. Порядок обжалования действий по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан в Госкомитете и решений, принятых по обращениям
113. Гражданин вправе обжаловать действия по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
Приложение
к Административному
регламенту
СВЕДЕНИЯ
о месте нахождения, почтовом адресе Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия, телефоны, справочная информация
Государственный комитет по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия располагается по адресу: 655017, Республика Хакасия, г.Абакан, просп. Ленина, дом 67, каб. 216а, 407.
Телефоны для справок: 8(3902) 299-902; 299-107.
Факс: 8(3902) 299-902.
Е-mail: gkinform@r-19.ru.
Время работы: ежедневно с 9 до 18 часов (выходной - суббота, воскресенье), перерыв - с 13 до 14 часов.
Время личного приёма граждан председателем Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия: четверг второй и четвёртой недели текущего месяца с 15 до 17 часов (по предварительной записи).
Сайт Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия размещён на портале органов государственной власти Республики Хакасия: http://www.r-19.ru/mainpage/authority/comitets/it.html.
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | Хакасия № 11 от 26.01.2010 с. 6-7 |
| Рубрики правового классификатора: | 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, 020.050.000 Обращения, заявления и жалобы граждан |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
