ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПРОВЕРКИ, ОБРАБОТКИ, ОТПРАВКИ И ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ



РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Белгород

4 сентября 2008 года № 542-р

{УТРАТИЛ СИЛУ:

Распоряжение Губернатора Белгородской области от 21.03.2015 года № 161-рп, НГР: ru31000201500138}

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПРОВЕРКИ, ОБРАБОТКИ, ОТПРАВКИ И ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В целях совершенствования работы по проверке, обработке, отправке и хранению организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области:

1. Утвердить прилагаемый Регламент проверки, обработки, отправки и хранения организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области.

2.Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области О.Н. Полухина.

Губернатор Белгородской области Е. Савченко

Утвержден

распоряжением губернатора

Белгородской области

от 4 сентября 2008 года № 542-р

Регламент

проверки, обработки, отправки и хранения организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы по проверке, обработке, отправке и хранению организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области (далее - документы).

1.2. Настоящий Регламент разработан на основании Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03 марта 2003 года № 65-ст, Устава Белгородской области, распоряжения губернатора области от 25 мая 2004 года № 408-р «Об утверждении Положения об аппарате губернатора области», Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, утверждённой распоряжением губернатора области от 27 декабря 2006 года № 1135-р, постановления губернатора области от 06 ноября 2007 года № 140 «Об утверждении Регламента подготовки правовых актов губернатора и правительства Белгородской области».

2. Проверка и представление на подпись проектов организационно-распорядительных документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области

2.1. Проекты организационно-распорядительных документов разрабатываются в структурных подразделениях органов исполнительной

власти и государственных органов области (далее - структурные подразделения) в соответствии с установленным порядком.

2.2. Проекты документов принимаются на проверку в отделе организационно-распорядительных документов с 9.00 до 17.30 часов.

Проекты документов, поступившие на проверку после 17.30 часов, проверяются на следующий рабочий день.

2.3.Проект документа, распечатанный на бумаге форматом А4, с листом согласования, завизированным руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, поступает в отдел организационно-распорядительных документов (далее - отдел).

К проектам документов о внесении изменений и дополнений в ранее изданные документы прилагаются копии первоначально изданных документов.

2.4. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, регистрирует поступившие на проверку проекты документов в журнале учёта документов, поступивших на проверку.

Проекты документов проверяются в порядке очередности их представления на проверку.

2.5. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, проверяет проект документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, правилами орфографии и особенностями официально-делового стиля.

При наличии замечаний проект документа возвращается исполнителю для доработки, доработанный проект обязательно повторно вычитывается.

При отсутствии замечаний проект документа возвращается исполнителю для распечатки на бланке соответствующего вида документа и согласования со всеми заинтересованными сторонами.

2.6. Согласованный и завизированный руководителями органов исполнительной власти и государственных органов области, сторонних организаций проект документа на бланке установленной формы в одном экземпляре с листом согласования исполнитель передает сотруднику отдела, ответственному за проверку проектов документов.

К проекту документа, при необходимости разъяснения его положений, прилагается пояснительная записка.

Исполнитель, подготовивший проект документа, подписывает лист согласования, заполняет лист рассылки (прилагается), проставляет на листе рассылки подпись с указанием фамилии, имени, отчества, номер рабочего телефона и дату заполнения листа рассылки.

К объемным проектам документов прилагаются электронные версии документов.

2.7. Сотрудник отдела, ответственный за проверку проектов документов, осуществляет завершающую проверку проекта, проверяет наличие листа согласования и листа рассылки и при отсутствии замечаний проставляет штамп «Проверено», который включает подпись и дату, на оборотной стороне нижней части бланка документа. Передает проект документа начальнику отдела.

2.8. Начальник отдела проверяет представленный проект документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах области, Регламентом подготовки правовых актов губернатора и правительства Белгородской области, на наличие виз кураторов управления организационно-контрольной работы и административной реформы на листе согласования проектов постановлений губернатора и правительства области и распоряжений губернатора области о поощрениях.

2.9. Начальник отдела регистрирует проект документа в журнале учета документов, представляемых на визу заместителю губернатора области и подпись губернатору области, и по согласованию с начальником управления передает проекты документов через помощника на визу заместителю губернатора области - руководителю аппарата губернатора области, завизированные проекты документов в приемную - на подпись губернатору области.

2.10. В случае непринятия проекта документа он возвращается исполнителю на доработку. В целях контроля его движения название проекта документа, наименование структурного подразделения, его подготовившего, резолюции губернатора области и заместителя губернатора области -руководителя аппарата губернатора области вносятся в электронную версию журнала учета проектов документов, представленных на визу заместителю губернатора области и подпись губернатору области, размещенного на сервере.

2.11. Принятые и изданные документы поступают в отдел организационно-распорядительных документов на регистрацию, обработку, отправку и хранение.

3. Регистрация, обработка, отправка и хранение документов губернатора, правительства области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области

3.1. Документы регистрируются по видам документов в журналах регистрации за соответствующий год сотрудником отдела, ответственным за отправку документов.

3.2. Зарегистрированные документы передаются сотрудником отдела, ответственным за отправку документов, в отдел машинописных и множительных работ управления информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области для копирования.

3.3. Копии документов на бумажных носителях, заверенные печатями отдела организационно-распорядительных документов, сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, распечатывает с указанием фамилии и инициалов руководителя, адреса получателя согласно листу рассылки,

проставляет на листе рассылки количество отправляемых экземпляров, подпись, дату и передает в отдел делопроизводства для отправки по почте.

3.4. Сотрудник отдела делопроизводства проверяет соответствие копий документов адресатам, наличие оттиска печати отдела организационно-распорядительных документов на копиях и проставляет на листе рассылки количество полученных экземпляров, личную подпись и дату получения копий документов.

3.5. Сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, сканирует подлинник документа, присваивает имя, сохраняет в папке электронных версий документов за соответствующий месяц и отправляет электронные версии документов по электронной почте согласно листу рассылки.

При наличии электронной версии документа, представленной исполнителем, сотрудник отдела сверяет её с подлинником документа, регистрирует, сохраняет в папке за соответствующий месяц и отправляет по электронной почте по листу рассылки.

3.6. После отправки электронной версии документа по электронной почте сотрудник отдела, ответственный за отправку документов, в листе рассылки проставляет дату отправки, отметку о направлении документа адресатам, личную подпись и её расшифровку.

3.7. Принятые документы хранятся в отделе организационно-распорядительных документов в папках по видам документов за соответствующий месяц и год до передачи их в архив управления информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области.

4. Заключительные положения

4.1. Ответственность за смысловое содержание проекта документа, соответствие названий организаций, наименований предприятий и учреждений фактически существующим, правильность написания фамилий и инициалов руководителей, специальных терминов, наличие установленных виз и дат визирования несут ответственный исполнитель и руководитель структурного подразделения, подготовивший проект документа.

4.2. Ответственность за соответствие проекта документа стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля, своевременную отправку документа адресатам по почте (копии на бумажных носителях) и по электронной почте несут специалисты отдела организационно-распорядительных документов.

4.3. Ответственность за составление листа рассылки несет исполнитель проекта документа.

Если документ направляется организациям, не входящим в утвержденный указатель рассылки, то исполнитель вносит в лист рассылки наименование этих организаций и их почтовые адреса.

Органы (организации) (их правопреемники) должны указываться исполнителем в листе рассылки для отправки документов, изменяющих или дополняющих ранее изданные акты.

4.4. Ответственность за своевременное обновление листа рассылки в соответствии с правовыми актами губернатора области об организационно-штатных изменениях в органах исполнительной власти, государственных органах области несут специалисты отдела организационно-распорядительных документов.

4.5. Выписки из документов и копии документов форматом А4 на бумажных носителях, не указанные в листе рассылки исполнителем, предоставляются по заявкам органов исполнительной власти и государственных органов области, подписанным руководителями, с указанием цели получения.

4.6. Ответственность за ежедневное прочтение документов, отправляемых по электронной почте из отдела организационно-распорядительных документов в структурные подразделения органов исполнительной власти и государственных органов области, несут сотрудники подразделений, согласно должностным обязанностям.