ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПОДГОТОВКИ И ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ ЗА ПОДПИСЬЮ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ И ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ



ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 6 марта 2007 года № 188-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПОДГОТОВКИ И ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ ЗА ПОДПИСЬЮ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ И ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ

В целях обеспечения правильности и грамотной подготовки исходящих служебных писем за подписью губернатора области и заместителей губернатора области:

1. Утвердить Регламент подготовки и обработки исходящих служебных писем за подписью губернатора области и заместителей губернатора области (прилагается).

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области О.Н. Полухина.

Губернатор Белгородской области Е. Савченко

УТВЕРЖДЕН

распоряжением губернатора

Белгородской области

от 6 марта 2007 г. № 188-р

РЕГЛАМЕНТ

подготовки и обработки исходящих служебных писем за подписью губернатора области и заместителей губернатора области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент подготовки и обработки исходящих служебных писем за подписью губернатора области и заместителей губернатора области определяет порядок ведения служебной переписки губернатора области и заместителей губернатора области.

1.2. Настоящий Регламент разработан на основании Федерального закона от 27 декабря 2002 года №184-ФЗ «О техническом регулировании», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03 марта 2003 г. №65-ст, Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области, утвержденной распоряжением губернатора области от 27 декабря 2006 года №1135-р (далее - Инструкция по делопроизводству).

2. Подготовка и проверка проекта исходящего служебного письма

2.1. Проекты исходящих служебных писем, подготавливаемых за подписью губернатора области и его заместителей (далее - проекты исходящих служебных писем), разрабатываются в структурных подразделениях органов исполнительной власти и государственных органов власти области (далее - структурные подразделения).

2.2. Проекты исходящих служебных писем проверяются, согласовываются с руководителями, полностью оформляются исполнителями, подготовившими документ, в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

2.3. Проекты исходящих служебных писем, адресованные руководителям федеральных органов власти, иностранных государств, органов судебной власти и прокурорского надзора, органов местного самоуправления муниципальных образований, общественных объединений и других организаций и учреждений, в обязательном порядке передаются для контрольной проверки в отдел делопроизводства управления информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области (далее - отдел делопроизводства).

2.4. Проекты исходящих служебных писем принимаются на проверку в отделе делопроизводства с 9.00 до 17.00 часов. Документы, поступившие на проверку после 17.00 часов, проверяются на следующий рабочий день.

2.5. Проекты исходящих служебных писем принимаются на проверку полностью оформленными в распечатанном виде в двух экземплярах (на служебном бланке и без него) и завизированными исполнителем, подготовившим документ, и руководителем структурного подразделения, в котором подготавливался документ.

Неправильно оформленные документы и документы без виз исполнителя, подготовившего документ, и руководителя структурного подразделения, в котором подготавливался документ, возвращаются исполнителю для доработки.

2.6. Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за проверку проектов исходящих служебных писем, регистрирует поступившие на проверку документы в журнале учета документов, поступивших на проверку.

2.7. Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за проверку проектов исходящих служебных писем, в проекте исходящего служебного письма проверяет: наличие всех необходимых реквизитов, правильность их оформления в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, правилами русского языка и документной лингвистики.

При наличии замечаний проект исходящего служебного письма возвращается исполнителю для доработки, повторной распечатки и представления в отдел делопроизводства для завершающей проверки.

При отсутствии замечаний сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за проверку проектов исходящих служебных писем, проставляет штамп «Проверено» на оборотной стороне каждого листа второго экземпляра документа, в штампе проставляются роспись и дата.

Исполнитель, подготовивший документ, проставляет роспись в журнале учета документов, поступивших на проверку.

3. Визирование проекта исходящего служебного письма

3.1. Проект исходящего служебного письма обязательно визируется исполнителем, подготовившим документ, и руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ.

Визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра проекта исходящего служебного письма ниже реквизита подписи губернатора области (его заместителя).

3.2. Проект исходящего служебного письма, подготовленного за подписью губернатора области, обязательно направляется в почту заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области для согласования и визирования.

Виза заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области также проставляется на лицевой стороне второго экземпляра проекта исходящего служебного письма ниже реквизита подписи губернатора области.

3.3. Полностью подготовленные и завизированные проекты исходящих служебных писем передаются на подпись в почту губернатора области или заместителей губернатора области через их помощников.

3.4. Подписанные руководителем исходящие служебные письма регистрируются секретарем соответствующей приемной и передаются на отправку.

4. Отправка исходящих служебных писем

4.1. Оба экземпляра служебного письма с подписью губернатора области или заместителей губернатора области передаются на отправку только через отдел делопроизводства и обязательно в незаконвертованном виде.

4.2. Сотрудниками отдела делопроизводства и отдела режима и секретного делопроизводства перед отправкой проверяется наличие штампа и виз, установленных данным регламентом.

5. Ответственность за подготовку исходящих служебных писем

5.1. Ответственность за подготовку, проверку и обработку проектов служебных документов, подготавливаемых за подписью губернатора области, заместителей губернатора области, руководителей структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов власти области, таких как: проекты соглашений, договоров, планов мероприятий, приветственных адресов и поздравлений, протоколов заседаний и совещаний, служебных писем, адресованных структурным подразделениям органов исполнительной власти и государственных органов области, документов внутренней переписки, несут ответственный исполнитель и руководитель структурного подразделения, в котором были подготовлены указанные документы.

5.2. Ответственность за служебные бланки, испорченные в процессе подготовки исходящего служебного письма, несет исполнитель, подготовивший документ.

5.3. Ответственность за смысловое содержание, соответствие названий организаций и Ф.И.О. руководителей фактически существующим, правильность специальных терминов и наименований, наличие всех установленных виз и штампов, своевременность подготовки и отправки служебного письма несут ответственный исполнитель и руководитель структурного подразделения, в котором было подготовлено письмо.