О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ОТ 30.07.2004 № 76-РП



ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 13 августа 2018 г. № 34-рп

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ОТ 30.07.2004 № 76-РП

В целях совершенствования организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга:

1. Внести в распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 № 76-рп «Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга» следующие изменения:

1.1. В пункте 1 распоряжения слова «(далее - Типовая инструкция)» исключить.

1.2. Пункт 2 распоряжения изложить в следующей редакции:

«2. Исполнительным органам государственной власти Санкт-Петербурга до 31.12.2018 внести изменения в инструкции по делопроизводству в соответствующих исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга в соответствии с распоряжением и согласовать их с Архивным комитетом Санкт-Петербурга».

1.3. В пункте 1.3 Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной указанным распоряжением (далее - Инструкция), слова «и Ленинградской области» исключить.

1.4. Дополнить Инструкцию пунктом 1.9-1 следующего содержания:

«1.9-1. Разделы инструкции по прохождению документов, организации контроля разрабатываются исполнительными органами самостоятельно в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием исполнительного органа».

1.5. Раздел 2 Инструкции изложить в редакции согласно приложению № 1 к настоящему распоряжению.

1.6. В разделе 3 Инструкции:

1.6.1. Название подраздела 3.2 после слова «оформления» дополнить словами «и рассылки».

1.6.2. Дополнить пунктом 3.2.7 следующего содержания:

«3.2.7. Электронные копии правовых актов рассылаются в соответствии со списком рассылки посредством ЕСЭДД».

1.6.3. В абзаце десятом подраздела 3.3 слова «2-3 межстрочными интервалами» заменить словами «двумя межстрочными интервалами», слова «через 1-1,5 интервала» заменить словами «через один интервал».

1.6.4. Абзац одиннадцатый подраздела 3.3 дополнить словами «и отделяется от преамбулы и постановляющей (распорядительной) части акта одним межстрочным интервалом».

1.6.5. Дополнить подразделом 3.5 следующего содержания:

«3.5. Таблица

Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют:

на цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

на текстовые (содержат только текст);

на смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа).

Структура таблицы представлена ниже.

ГОЛОВКА (ШАПКА) ТАБЛИЦЫ

Заголовок строк

Заголовок граф

Заголовок граф

Подзаголовок графы

Подзаголовок графы

Подзаголовок графы

Подзаголовок графы

1

2

3

4

5

Подзаголовки строк

Строка

Строка

Строка

Строка

Строка

Строка

Строка

Строка

Строка

Строка

Строка

Строка

БОКОВИК

ПРОГРАФКА (ГРАФЫ)

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования показателей.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и графы, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

расположение текстовой содержательной части таблицы в прографке (не в головке или боковике);

правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, подзаголовков нижнего яруса головки (шапки) - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы.

При составлении номенклатуры дел исполнительного органа головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа, кроме случаев, когда подзаголовки грамматически подчинены заголовку. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг).

Справа над таблицей размещают слово «Таблица», после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят. Правила оформления приложений в виде таблиц даны в приложении № 11 к Инструкции».

1.7. Второе предложение абзаца одиннадцатого пункта 4.3 Инструкции изложить в следующей редакции:

«Образец оформления конверта международных почтовых отправлений дан в приложении № 12 к Инструкции».

1.8. В разделе 5 Инструкции:

1.8.1. Пункт 5.3 изложить в следующей редакции:

«5.3. Правовые акты и документы исполнительного органа изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники в виде файлов текстового процессора в форматах *.docx, *.doc, *.rtf, в виде файлов электронной таблицы в форматах *.xls, *.xlsx.

Правовые акты и документы исполнительного органа печатаются шрифтом Times New Roman размера № 12 через один межстрочный интервал».

1.8.2. Абзац первый пункта 5.4 изложить в следующей редакции:

«5.4. Текст документов, размещаемый на бланках формата A4, A5 и A6, печатается через один межстрочный интервал».

1.8.3. Абзац первый пункта 5.8 дополнить словами «, имеющих собственную нумерацию и систему сокращений».

1.8.4. В абзаце втором пункта 5.23 слова «Председателю Комитета по здравоохранению Ю.А.Щербуку» заменить словами: «Председателю Комитета по здравоохранению Дубине М.В.».

1.9. В абзаце третьем подраздела 6.1 Инструкции слова «согласно приложению № 12» заменить словами «в соответствии с образцом оформления телеграммы согласно приложению № 13».

1.10. В пунктах 6.4, 8.3 и 8.26 Инструкции слова «сети Интернет» заменить словами «сети «Интернет».

1.11. Раздел 7 Инструкции изложить в редакции согласно приложению № 2 к настоящему распоряжению.

1.12. В пункте 9.10 Инструкции слова «согласно приложению № 24» заменить словами «согласно приложению № 27».

1.13. Приложения № 1 - 24 к Инструкции исключить.

1.14. Дополнить Инструкцию приложениями № 1 - 27, изложив их в редакции согласно приложениям № 3 - 29 к настоящему распоряжению.

2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Говорунова А.Н.

Губернатор Санкт-Петербурга

Г.С.Полтавченко

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

2. Общие требования к оформлению документов

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в исполнительных органах, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в исполнительных органах, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

2.1.3. Наименование исполнительного органа - автора документа

Наименование исполнительного органа является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть Губернатор Санкт-Петербурга, Правительство Санкт-Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, исполнительные органы, должностные лица.

Сокращенное наименование исполнительного органа приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении об исполнительном органе. Сокращенное наименование указывается в скобках и помещается ниже полного наименования или за ним.

Если документ подготавливается совместно двумя и более исполнительными органами, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования исполнительных органов следует печатать на чистом листе бумаги и располагать на одном уровне.

2.1.4. Наименование структурного подразделения исполнительного органа - автора документа

Если автором документа является структурное подразделение исполнительного органа, его наименование указывается и располагается ниже наименования исполнительного органа.

2.1.5. Наименование должностного лица - автора документа

Наименование должностного лица - автора документа используется на бланках должностных лиц и располагается под наименованием исполнительного органа. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

2.1.6. Справочные данные об исполнительном органе

Справочные данные об исполнительном органе включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.1.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование исполнительного органа, наименование структурного подразделения, наименование должности).

2.1.8. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя и более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в зависимости от документа может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования документа.

Регистрации подлежат все создающиеся в исполнительных органах документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению № 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документов каждого из этих исполнительных органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.11. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок.

Место составления (издания) в документе не указывается, если оно включено в состав наименования исполнительного органа.

Например: Комитет по инвестициям Санкт-Петербурга.

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями.

2.1.12. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу), на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись «Для служебного пользования», которая дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в исполнительных органах грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна»), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

                                            Для служебного пользования

                                            Экз. N 1

2.1.13. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок).

Адресатом документа может быть исполнительный орган, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

При адресовании документа исполнительному органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                            Администрация Губернатора

                                            Санкт-Петербурга

                                            Секретариат

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, его инициалы указываются после фамилии.

Например:

                                            Председателю

                                            Законодательного Собрания

                                            Санкт-Петербурга

                                            Макарову В.С.

При адресовании документа в несколько однородных исполнительных органов или в несколько структурных подразделений одного исполнительного органа их следует указывать обобщенно.

Например:

                                            Администрациям районов

                                            Санкт-Петербурга

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 (далее - Правила), а также Реестром наименований элементов улично-дорожной сети (за исключением автомобильных дорог федерального значения), элементов планировочной структуры, расположенных на территории Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 № 117.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите «Справочные данные об исполнительном органе»):

наименование адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется исполнительному органу, в реквизите «Адресат» указывается его наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                            Комитет по благоустройству

                                            Санкт-Петербурга

                                            Караванная ул., д. 9, литера А,

                                            Санкт-Петербург, 191023

При адресовании документа должностному лицу указывают наименование исполнительного органа, фамилию и инициалы, почтовый адрес; при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                            Председателю Архивного комитета

                                            Санкт-Петербурга

                                            Соколову С.А.

                                            Таврическая ул., д. 39,

                                            Санкт-Петербург, 191015

                                            Калинину И.П.

                                            Садовая ул., д. 5, кв. 12,

                                            г. Липки, Киреевский р-н,

                                            Тульская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Комитет по информатизации

и связи

kis@gov.spb.ru

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: (по списку).

2.1.14. Гриф утверждения документа

Утверждение документа - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только с даты его утверждения.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты утверждения.

Например:

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Председатель

                                        Комитета по государственному заказу

                                        Санкт-Петербурга

                                        Личная подпись           Д.И.Сачков

                                        17.05.2018

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ                               УТВЕРЖДАЮ

Председатель                            Председатель

Жилищного комитета                      Комитета по информатизации и связи

Личная подпись          В.В.Шиян        Личная подпись           Д.П.Чамара

17.05.2018                              17.05.2018

При утверждении документа (устава, инструкции, положения, правил) постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера.

Например:

                                      УТВЕРЖДЕНО

                                      распоряжением

                                      Комитета по культуре Санкт-Петербурга

                                      от 02.04.2018 N 5-рг

Наименование исполнительного органа, включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, содержится в приложении № 2 к Инструкции.

2.1.15. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора». Заголовок составляет автор документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?) что?

Например:

О создании аттестационной комиссии;

Должностной регламент главного специалиста.

2.1.16. Текст документа

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения. Отдельные правила написания официальных наименований приведены в приложении № 5 к Инструкции. В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В подписи документа инициалы ставятся перед фамилией.

2.1.17. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, справках, актах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам).

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №):

Приложение:    1. Положение   о   Морском    совете    при    Правительстве

                  Санкт-Петербурга на 3 л. в 1 экз.

               2. Состав Морского совета при Правительстве Санкт-Петербурга

                  на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор от 31.03.2018 № 27 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывается. Количество экземпляров указывается одним из двух способов в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель), отметка о приложении оформляется следующим образом:

    Приложение:                     DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, дополнительно может указываться объем в байтах.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагается слово «Приложение», выравнивается по левому краю и указываются данные распорядительного документа в дательном падеже (его вид, дата и регистрационный номер).

Например:

                                            Приложение N 3

                                            к распоряжению

                                            Губернатора Санкт-Петербурга

                                            от 14.01.2017 N 8-рг

Если распорядительный документ имеет только одно приложение, то оно не нумеруется. При наличии двух и более приложений они нумеруются с использованием знака №.

2.1.18. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных исполнительными органами, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

                                         СОГЛАСОВАНО

                                         Председатель

                                         Комитета финансов Санкт-Петербурга

                                         Личная подпись   А.А.Корабельников

                                         09.02.2018

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, то оформляется по следующей форме:

                                         СОГЛАСОВАНО

                                         Письмо Комитета

                                         по здравоохранению

                                         от 26.02.2018 N 01/18-1025/17-1-1

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается». Лист согласования оформляется следующим образом:

                             ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

                              Положение о...

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО

Председатель                                Председатель

Комитета финансов                           Комитета по здравоохранению

Санкт-Петербурга

Личная подпись      А.А.Корабельников       Личная подпись       М.В.Дубина

14.04.2018                                  14.04.2018

2.1.19. Виза

Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа. Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица исполнительного органа с содержанием проекта документа.

Проект документа визируется исполнителем и заинтересованными в издании документа должностными лицами.

Виза включает должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату подписания.

Например:

                       Председатель

                                            Жилищного комитета

                                            Личная подпись         В.В.Шиян

                                            25.02.2018

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Допускается полистное визирование документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования, при этом указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

                                           Замечания прилагаются

                                            Председатель

                                            Жилищного комитета

                                            Личная подпись         В.В.Шиян

                                            25.02.2018

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.1.20. Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа, под отметкой о наличии приложения.

Например:

    Председатель

    Комитета по образованию         Личная подпись          Ж.В.Воробьева

При использовании бланка документа этот же реквизит оформляется следующим образом:

        Председатель Комитета           Личная подпись          Ж.В.Воробьева

Допускается при печатании реквизита «Подпись» центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

   Губернатор

Санкт-Петербурга                    Личная подпись          Г.С.Полтавченко

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

    Председатель                            Председатель

    Комитета финансов                       Комитета по социальной политике

    Санкт-Петербурга                        Санкт-Петербурга

    Личная подпись    А.А.Корабельников     Личная подпись    А.Н.Ржаненков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

    Заместитель начальника

    Секретариата Администрации

    Губернатора Санкт-Петербурга -

    начальник отдела

    документационного обеспечения       Личная подпись    А.Н.Архангельский

    Начальник сектора служебной

    документации отдела документационного

    обеспечения Секретариата

    Администрации Губернатора

    Санкт-Петербурга                    Личная подпись        С.М.Васильева

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе комиссии.

Например:

    Председатель комиссии               Личная подпись         В.А.Каблуков

    Заместитель

    председателя комиссии               Личная подпись    А.Н.Архангельский

    Секретарь комиссии                  Личная подпись             Е.А.Стук

    Члены комиссии:                     Личная подпись        С.М.Васильева

                                        Личная подпись          Л.П.Гаркуша

                                        Личная подпись         Н.Н.Матвеева

Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

Например:

    Исполняющий обязанности

    председателя Архивного комитета

    Санкт-Петербурга                      Личная подпись      М.В.Мишенкова

2.1.21. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба Санкт-Петербурга в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Заместитель руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальник Секретариата

Герб Санкт- Петер- бурга

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат 00000000

Владелец Каблуков Валентин Александрович

Действительно с 01.01.2017 по 31.12.2018

В.А.Каблуков

2.1.22. Печать

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Санкт-Петербурга (далее - гербовая печать) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Проставление гербовой печати осуществляется на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению № 4 к Инструкции.

Оттиск печати без изображения герба проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительного органа, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати проставляется так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается «МП») без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

2.1.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. При адресовании документов иногородним организациям в отметке об исполнителе возможно проставление кода Санкт-Петербурга для упрощения связи.

Например:

                               Раевская С.П.

                              (812)576-62-73

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием структурного подразделения, должности и электронным адресом исполнителя.

Например:

Раевская Светлана Павловна, Секретариат, специалист 1-й категории

(812)576-62-73, raevskaya@adm.gov.spb.ru

Отметка об исполнителе может печататься шрифтом меньшего размера.

2.1.24. Отметка о заверении копии

На копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «ВЕРНО», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Например:

    ВЕРНО

    Начальник протокольного сектора

    отдела документационного обеспечения

    Секретариата Администрации

    Губернатора Санкт-Петербурга            Личная подпись     Н.Н.Матвеева

    26.04.2018

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе, а в случае заверения документа с копии делается отметка «Копия с копии».

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 x 6 см) с заверительной надписью, которая затем заверяется печатью.

Например:

                        ┌─────────────────────────────────────────────────┐

                        │В данном документе прошито и пронумеровано       │

                        │6 (шесть) листов                                 │

                        │ВЕРНО                                            │

                        │Начальник протокольного сектора                  │

                        │отдела документационного обеспечения Секретариата│

                        │Администрации Губернатора Санкт-Петербурга       │

                        │                                                 │

                        │Личная подпись                       Н.Н.Матвеева│

                        │             "___" ____________ 2018 г.          │

                        │    МП                                           │

                        │                                                 │

                        └─────────────────────────────────────────────────┘

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

Копия электронного документа представляется в виде копии на бумажном носителе, заверенной в порядке, установленном в настоящем пункте, с указанием, в какой государственной информационной системе Санкт-Петербурга хранится электронный документ.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее - сеть «Интернет»), заверяются электронной подписью руководителя исполнительного органа или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в электронной форме.

Копии электронных документов, представляемых на физически обособленных носителях информации, высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование государственной информационной системы Санкт-Петербурга, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием формата файла;

объем каждого файла в байтах.

При этом на физически обособленном носителе информации или на прикрепляемом к нему листе указывается: «Приложение к письму от (дата) №...».

Для представления в другой исполнительный орган, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом (в электронной форме, если копия представляется по сети «Интернет», или на бумажном носителе, если копия представляется на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера (при его наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе).

2.1.25. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в исполнительные органы содержит наименование исполнительного органа или наименование его структурного подразделения, номер документа (индекс по номенклатуре дел и очередной порядковый номер), дату поступления документа (при необходимости - время поступления).

2.1.26. Резолюция

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа.

В резолюции определяются исполнительный орган, структурные подразделения или должностные лица, которым дается указание по исполнению документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровка подписи, дата.

Например:

                                        Сидоровой О.А.

                                        Жукову П.К.

                                        Прошу подготовить проект

                                        распоряжения Губернатора

                                        Санкт-Петербурга к 24.06.2018

                                        Личная подпись  Расшифровка подписи

                                        17.05.2018

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата A6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.

2.1.27. Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, установленными правовыми актами Российской Федерации или Санкт-Петербурга, распорядительным документом и(или) резолюцией руководителя.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом «Контроль».

2.1.28. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает следующие элементы: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, расшифровки подписи, даты. Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения исполнительного органа, в котором исполнен документ.

Например:

                                Отправлен факс 05.04.2018

                                В дело N 07-139

                                Главный специалист

                                отдела документационного обеспечения

                                Личная подпись           Ю.А.Ермакова

                                05.04.2018

или

                                Издан приказ от 17.03.2015 N 9-пв

                                "Об экспертной комиссии Жилищного комитета"

                                В дело N 07-140

                                Главный специалист

                                организационно-распорядительного отдела

                                Личная подпись           Е.В.Кондыбенко

                                12.04.2018

2.2. Виды бланков документов, их изготовление

и использование

2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты документов указаны в приложении № 5 к Инструкции.

2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148 мм).

Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата A6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

Бумага, применяемая для изготовления бланков формата A4 и A5, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Документы длительного (свыше 10 лет) хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки документов могут изготавливаться как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов. Схема применения углового расположения реквизитов и границ зон на бланке формата A4 приведена в приложении № 6 к Инструкции.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или вручную учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.

2.3. Требования к изготовлению, учету, использованию

и хранению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга

2.3.1. Образцы бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки) документов исполнительных органов разрабатываются Секретариатом и утверждаются Правительством Санкт-Петербурга.

Гербовые бланки писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга являются полиграфической продукцией строгой отчетности, на них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

2.3.2. Выдача гербовых бланков писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга осуществляется только машинописным бюро отдела документационного обеспечения Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - машбюро). Бланки постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга, постановлений и распоряжений Правительства Санкт-Петербурга, распоряжений и приказов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не выдаются. Окончательный вариант этих документов печатается на номерных бланках только в машбюро.

2.3.3. Гербовые бланки хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых бланков.

2.3.4. Испорченные гербовые бланки хранятся до конца текущего года в структурных подразделениях, после чего подлежат уничтожению. Об уничтожении испорченных гербовых бланков составляется акт по форме согласно приложению № 7 к Инструкции.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

7. Составление номенклатуры дел, формирование дел,

подготовка документов к последующему хранению

и использованию

7.1. Номенклатура дел

7.1.1. Номенклатура дел исполнительного органа (далее - номенклатура дел) представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве.

7.1.2. Номенклатура дел разрабатывается во всех исполнительных органах и содержит полный перечень всех дел, заводимых структурными подразделениями.

7.1.3. В номенклатуру дел структурных подразделений, осуществляющих организационно-техническое обеспечение деятельности коллегиальных совещательных органов (комиссий, советов), включаются документы, образующиеся в ходе работы указанных органов.

7.1.4. Номенклатура дел составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений и оформляется по форме согласно приложению № 14 к Инструкции. Так же оформляется номенклатура дел структурных подразделений.

7.1.5. Номенклатура дел составляется не реже чем один раз в пять лет и согласовывается с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - ЦЭПМК Архивного комитета), а затем утверждается руководителем исполнительного органа. В случае коренного изменения структуры исполнительного органа номенклатура дел составляется заново независимо от срока предыдущего согласования, а при отсутствии изменений - автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.6. Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в номенклатуру дел.

7.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

7.1.8. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке.

В первой графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении цифрового обозначения (кода) этого структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Во вторую графу «Заголовок дела» включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки.

Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к решению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура дел структурного подразделения;

резервные номера.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих исполнительных органов, документация соответствующего исполнительного органа.

Сначала в номенклатуре дел указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами соответствующего исполнительного органа.

Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, например «разные материалы», «общая переписка», а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

В номенклатуру дел могут включаться заголовки дел с грифом «Для служебного пользования» (далее - гриф «ДСП»), журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);

автор документа (название исполнительного органа, структурного подразделения);

корреспондент (название исполнительного органа, которому адресуют и от которого получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на то, что документ представлен копией.

Состав элементов заголовка дела, располагаемый в указанной последовательности, определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия).

Например:

«Журнал учета выдачи удостоверений»;

«Протоколы заседаний коллегии администрации Московского района Санкт-Петербурга».

При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке.

Например:

«Протоколы и стенограммы заседаний Совета по инвестициям при Губернаторе Санкт-Петербурга».

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин «Документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются разновидности документов, из которых будет формироваться дело.

Например:

«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки)».

Термин «Документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:

«Протоколы заседаний коллегии администрации Кировского района Санкт-Петербурга и документы к ним».

Термин «Переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких исполнительных органов.

Например:

«Переписка с гражданами о выдаче архивных справок».

Для внутренних документов используется краткое название исполнительного органа либо структурного подразделения или приводится общее видовое название:

«Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга».

При указании корреспондента в заголовке дела используется конкретное наименование исполнительного органа или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархивом о...»;

«Переписка с международными организациями о...».

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:

«Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров».

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

«Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства».

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

«Распоряжения Комитета финансов Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2017 год».

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

«Бизнес-планы на октябрь-декабрь 2017 года»;

«Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2017 года».

Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке дела указывается их номер (шифр):

«Личные карточки (форма Т-2)».

В заголовке дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:

«Распоряжения Комитета по промышленной политике и инновациям Санкт-Петербурга. Копии».

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Третья графа «Количество дел» заполняется в конце календарного года.

Электронные дела на тома (части) на разделяются. Все электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело.

В четвертой графе «Срок хранения и номера статей по перечню» указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

При включении в номенклатуру дел заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, срок их хранения устанавливается ЦЭПМК Архивного комитета по представлению экспертной комиссии исполнительного органа (далее - ЭК).

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Пятая графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение, месте хранения.

По окончании года в утвержденную номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в соответствующем году в исполнительном органе, составляется по форме согласно приложению № 15 к Инструкции.

7.2. Формирование дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовкам дел, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных).

Дела в структурных подразделениях исполнительных органов формируются децентрализованно, то есть в каждом структурном подразделении исполнительного органа.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

7.2.1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

7.2.2. В дело включается один экземпляр каждого документа.

7.2.3. Каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

7.2.4. В дело помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовку дела по номенклатуре дел.

7.2.5. В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в исполнительном органе, документы выборных органов и их постоянных комиссий).

7.2.6. Дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «т. 1», «т. 2».

7.2.7. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

7.2.8. В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении.

7.2.9. При необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая и подшивается в дело.

7.2.10. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, цветовыделитель, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА.

7.2.11. Не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

7.3. Группировка отдельных категорий документов

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:

7.3.1. Нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

7.3.2. Положения, инструкции, правила и другие документы, являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

7.3.3. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируются в дело, внутри дела их располагают по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки), формируются отдельно.

7.3.4. Постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.

7.3.5. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний исполнительного органа, протоколы собраний). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний могут формироваться в отдельные дела.

7.3.6. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дело документов, подлежащих возврату.

7.3.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, подшивается в дело 2004 года, а не 2005 года; план на 2006 год, составленный в 2005 году, - в дело 2006 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

7.3.8. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы Правительства Санкт-Петербурга и их заявления и жалобы по личным вопросам. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке.

7.3.9. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки), поступающие в исполнительный орган, группируются в самостоятельные дела по каждому исполнительному органу или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям.

7.3.10. Договоры, соглашения (постоянного хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, исполнительных органов.

7.3.11. Законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее - государственный гражданский служащий) отдельно, документы группируются в последовательности в соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.06.2008 № 773 «О Типовом положении о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга».

7.3.12. Личные карточки на уволенных работников формируются в дело по году увольнения, внутри дела - по фамилиям в алфавитном порядке. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.

7.3.13. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Лицевые счета внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности лицевых счетов необходимо в конце календарного года делать распечатку единого лицевого счета за полный календарный год отдельно на каждого работника (с помощью лазерного принтера на бумаге высшего сорта). Запрещается формирование дела с использованием ежемесячных расчетных листков взамен единого лицевого счета.

7.3.14. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления.

7.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу в течение трех лет остаются в структурных подразделениях исполнительного органа для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение исполнительного органа, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов.

Дела временного хранения хранятся в структурных подразделениях исполнительного органа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту работниками этих структурных подразделений исполнительного органа в установленном порядке. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительного органа, и включает следующее:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

7.5. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов постоянного хранения и документов по личному составу в структурных подразделениях исполнительных органов осуществляется членами ЭК и работниками структурных подразделений исполнительных органов для установления научной, исторической и практической значимости документов.

Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.

Для проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного хранения для подготовки к передаче в структурные подразделения исполнительного органа, осуществляющие дальнейшее хранение;

отбор документов временного хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях исполнительного органа;

выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой «До минования надобности»).

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсограммы, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой «ЭК» также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

7.6. Оформление дела

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче из структурных подразделений исполнительных органов на архивное хранение и подлежат оформлению и описанию.

Оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивку и переплет документов дела;

составление внутренней описи документов дела согласно приложению № 16 к Инструкции (при необходимости);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела согласно приложению № 17 к Инструкции;

оформление обложки дела.

Все листы дела, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации листов дела запрещается.

При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам.

Например:

1а; 1б.

В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Лист-заверитель составляется в конце дела на отдельном листе. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается в конце дела за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа.

Сложенный лист формата A3 или A2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверение личности, трудовая книжка, военный билет) эти документы вкладываются в конверт.

Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем описи. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и новый лист-заверитель.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак «+».

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы, составляющие дело, подшиваются через четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дела.

Дела постоянного хранения и дела по личному составу должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

7.7. Оформление обложки дела

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме согласно приложению № 18 к Инструкции.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

наименование государственного архива;

наименование исполнительного органа;

наименование структурного подразделения исполнительного органа, где оформлялось дело;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Наименования исполнительного органа и его структурного подразделения приводятся полностью в именительном падеже. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество в именительном падеже.

На обложках дел постоянного хранения и дел по личному составу предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут приняты на государственное хранение дела исполнительного органа.

При изменении наименования исполнительного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа (структурного подразделения), а прежнее наименование исполнительного органа (структурного подразделения) заключается в скобки.

При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома.

Например:

«Распоряжения Комитета финансов Санкт-Петербурга № 1-100, т. 1».

На обложке дела указывается дата дела - год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Например:

09.04.2018

Дата дела не указывается на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как она отражается в заголовке дела.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов и распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например:

[не ранее 2009 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 2008 г.]; [не ранее 25] июня 2009 г.; 15 [января] 2008 г.; 16 августа [2007 г.]; [22 сентября 2003 г.?].

Если в дело включены документы (например приложение), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год (годы)».

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, черными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

7.8. Составление и оформление описей и актов

Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Опись - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений исполнительного органа составляются работниками этих структурных подразделений в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в структурном подразделении исполнительного органа.

При составлении описи необходимо соблюдать следующие требования:

систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации дел в описи - валовой). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и заголовку дела в номенклатуре дел;

заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годового раздела описи дел за последующие годы делается ссылка: «документы за данный год см. также в разделе описи за .... год, дело №...», которая помещается после последнего заголовка в описи за данный годовой раздел. Эта особенность оговаривается в предисловии к описи;

в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера);

графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям исполнительного органа в соответствии с актом передачи, наличии копий.

7.8.1. Опись дел постоянного хранения

На основе описей дел структурных подразделений исполнительного органа составляется годовой раздел сводной описи дел исполнительного органа.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях исполнительного органа. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению № 19 к Инструкции.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в соответствующий годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и о структуре исполнительного органа за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы описи; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных организациях или вышестоящих исполнительных органах; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются, хранятся в папках.

После утверждения годового раздела ЦЭПМК Архивного комитета опись утверждается руководителем исполнительного органа, затем три экземпляра описей в бумажной форме и один экземпляр описей в электронной форме передаются в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга, а один экземпляр описи в бумажной и электронной форме остается в исполнительном органе.

Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения. Опись электронных дел документов постоянного хранения оформляется согласно приложению № 20 к Инструкции.

7.8.2. Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

В годовой раздел сводной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях исполнительного органа.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел указанной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Годовой раздел сводной описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляется по форме согласно приложению № 21 к Инструкции.

При необходимости к годовому разделу указанной описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляется в двух экземплярах.

Отдельные описи могут составляться на единицы хранения электронных дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения по форме согласно приложению № 22 к Инструкции.

7.8.3. Опись дел по личному составу

Годовой раздел описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению № 23 к Инструкции. Порядок заполнения граф в указанной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела, личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, личная карточка, и систематизируются по алфавиту.

На личные дела государственных гражданских служащих (далее - личные дела) составляется отдельная опись.

После личных дел в опись включаются документы о приеме-передаче личных дел уволенных в год составления описи (при их наличии). Документы о приеме-передаче личных дел (акты, переписка) формируются в хронологическом порядке по дате выдачи личных дел. В опись личных дел включаются документы о приеме-передаче личных дел без указания количества листов в деле, так как это дело будет окончательно закрыто и пронумеровано только при сдаче его на государственное хранение. Особенности формирования документов приема-передачи личных дел оговариваются в предисловии к описи.

Независимо от того, что личные дела хранятся в течение 10 лет в кадровой службе исполнительного органа, опись личных дел представляется в Архивный комитет Санкт-Петербурга на согласование через три года после увольнения государственных гражданских служащих.

Годовой раздел описи дел по личному составу составляется в трех экземплярах, подписывается составителем указанной описи и работником кадровой службы исполнительного органа, согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга и утверждается руководителем исполнительного органа.

7.8.4. Акт об утрате документов

При обнаружении утраты документов в структурном подразделении исполнительного органа организуется розыск данных документов работниками указанного структурного подразделения. Розыск документов организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. Если розыск не даст результатов, то работники структурного подразделения исполнительного органа, в котором обнаружена утрата документов, составляют акт об утрате документов, утверждаемый руководителем исполнительного органа. Акт об утрате документов оформляется согласно приложению № 24 к Инструкции в четырех экземплярах. К акту об утрате документов прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная работником структурного подразделения исполнительного органа, производившим розыск документов.

7.8.5. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

После составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и дел по личному составу производится отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения.

Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, находятся в структурных подразделениях исполнительного органа до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее - акт о выделении к уничтожению), который согласовывается с ЭК, оформляется согласно приложению № 25 к Инструкции и утверждается руководителем исполнительного органа.

Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт о выделении к уничтожению под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению. Так, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 году, могут быть включены в акт о выделении к уничтожению, который будет составлен не ранее 01.01.2015, с пятилетним сроком хранения - не ранее 01.01.2017.

7.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации

7.9.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов при ликвидации или реорганизации исполнительного органа и упразднении или преобразовании структурных подразделений исполнительного органа регулируется действующим законодательством.

7.9.2. При ликвидации исполнительного органа:

документы постоянного хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи архивных документов на хранение, оформленному согласно приложению № 26 к Инструкции (далее - акт приема-передачи);

документы по личному составу должны быть переданы на хранение в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» по акту приема-передачи в соответствии с приложением № 26 к Инструкции;

документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению отдельно за каждый год, подготовленных ликвидационной комиссией исполнительного органа;

документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации исполнительного органа, уничтожаются ликвидационной комиссией исполнительного органа.

Передача документов осуществляется ликвидационной комиссией исполнительного органа. В состав ликвидационной комиссии исполнительного органа должны входить представители соответствующих государственных архивов Санкт-Петербурга.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ <*>

--------------------------------

<*> Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном настоящей Типовой инструкцией.

1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки, благодарственные письма и телеграммы.

3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.

4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.

5. Документы без подписи, а также документы, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.

6. Документы с пометкой «Лично».

7. Копии счетов на оплату.

8. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.

9. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

10. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; о ликвидации исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга).

2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические задания).

3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка).

4. Номенклатура дел.

5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; численности работников).

6. Описи дел.

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, ученого совета).

10. Положения (об исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга; о структурном подразделении исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга; о премировании).

11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов, использования средств; на капитальное строительство).

14. Структура и штатная численность.

15. Штатные расписания и изменения к ним.

16. Уставы организаций.

17. Формы унифицированных документов.

18. Тарифные ставки.

19. Методические рекомендации, методические указания и методики.

20. Регламенты.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ОТДЕЛЬНЫЕ ПРАВИЛА

НАПИСАНИЯ ОФИЦИАЛЬНЫХ НАИМЕНОВАНИЙ

1. Написание наименований органов власти

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Санкт-Петербурга:

Правительство Санкт-Петербурга;

Законодательное Собрание Санкт-Петербурга.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Губернаторе Санкт-Петербурга, Правительстве Санкт-Петербурга:

Противоэпизоотическая комиссия при Правительстве Санкт-Петербурга;

Совет по инвестициям при Губернаторе Санкт-Петербурга.

1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга:

Управление делами;

Секретариат.

1.4. Наименования отделов, секторов, входящих в состав управлений, иных структурных подразделений пишутся со строчной буквы:

отдел документационного обеспечения Секретариата.

При отсутствии полного названия слова «управление», «комиссия», употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

1.5. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях органов государственной власти Санкт-Петербурга:

Комитет финансов Санкт-Петербурга;

Служба государственного строительного надзора и экспертизы Санкт-Петербурга;

Администрация Губернатора Санкт-Петербурга,

но:

администрация Выборгского района Санкт-Петербурга.

2. Написание наименований организаций

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее - организации) единичного типа:

Дом книги;

Санкт-Петербургский государственный институт культуры.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации.

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

акционерное общество «Восток»;

публичное акционерное общество «Газпром».

3. Написание названий документов

С прописной буквы пишется первое слово в следующих видах законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, принятых органами государственной власти, а также в названиях указанных видов документов:

Конституция Российской Федерации;

Указ Президента Российской Федерации от 17.04.2017 № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций»;

Устав Санкт-Петербурга;

Закон Санкт-Петербурга «Об административных правонарушениях».

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ОТТИСК ПЕЧАТИ

С ИЗОБРАЖЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИЛИ ГЕРБА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах).

3. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта).

6. Командировочные удостоверения.

7. Описи дел.

8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями).

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные: сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; на перевод валюты; на импорт).

11. Учредительные документы организаций.

12. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

13. Сметы расходов.

14. Справки (архивные; лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы).

15. Спецификации (изделий, продукции).

16. Удостоверения.

17. Штатные расписания и изменения к ним.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п

Наименование реквизита документа

Код реквизита документа

1

2

3

1

Герб Санкт-Петербурга

01

2

Код формы документа

02

3

Наименование исполнительного органа - автора документа

03

4

Наименование структурного подразделения исполнительного органа - автора документа

04

5

Наименование должностного лица - автора документа

05

6

Справочные данные об исполнительном органе

06

7

Наименование вида документа

07

8

Дата документа

08

9

Регистрационный номер документа

09

10

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

10

11

Место составления (издания) документа

11

12

Гриф ограничения доступа к документу

12

13

Адресат

13

14

Гриф утверждения документа

14

15

Заголовок к тексту

15

16

Текст документа

16

17

Отметка о приложении

17

18

Гриф согласования документа

18

19

Виза

19

20

Подпись

20

21

Отметка об электронной подписи

21

22

Печать

22

23

Отметка об исполнителе

23

24

Отметка о заверении копии

24

25

Отметка о поступлении документа

25

26

Резолюция

26

27

Отметка о контроле

27

28

Отметка о направлении документа в дело

28

Принятое сокращение.

Исполнительный орган - исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

СХЕМА

ПРИМЕНЕНИЯ УГЛОВОГО РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦ ЗОН

НА БЛАНКЕ ФОРМАТА A4

Принятые сокращения:

исполнительный орган - исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга;

структурное подразделение - структурное подразделение исполнительного органа.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

  Наименование исполнительного органа                      Гриф утверждения

государственной власти Санкт-Петербурга

        АКТ

_________ N _________

(Дата)

об уничтожении испорченных бланков

с воспроизведением герба Санкт-Петербурга

№ п/п

Наименование вида гербового бланка

Серия и номер гербового бланка

Примечание

1

2

3

4

ИТОГО уничтожено _____________________________ бланков

                      (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

ответственного за учет,

использование и хранение

гербовых бланков

в структурном подразделении

исполнительного органа

государственной власти

Санкт-Петербурга              _________________    ________________________

                                  (Подпись)         (Расшифровка подписи)

Принятое сокращение.

Гербовый бланк - бланк с воспроизведением герба Санкт-Петербурга.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ПРИКАЗ

ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЙ В ВИДЕ ТАБЛИЦ

В целях правильного оформления материалов, представленных в виде таблиц, необходимо соблюдать требования, изложенные в настоящих Правилах.

Общие понятия, относящиеся к оформлению таблиц, приводятся в подразделе 3.5 настоящей Типовой инструкции.

1. Оформление заголовка таблицы

Тематический заголовок определяет тему и содержание таблицы. Он должен быть точным, кратким, соответствовать содержанию и назначению таблицы.

Тематический заголовок располагается над таблицей, выделяется полужирным шрифтом Times New Roman размера № 12, точка в конце заголовка не ставится. Ключевые слова заголовка пишутся прописными буквами и выделяются отдельной строкой. Сокращение слов в заголовках не допускается. Заголовок центрируется с разбивкой текста на логически осмысленные фрагменты.

Например:

СВОДНЫЙ РАСЧЕТ

стоимости Территориальной программы государственных гарантий

оказания гражданам Российской Федерации

бесплатной медицинской помощи в Санкт-Петербурге

на 2018 год

Недопустимо оформлять заголовки таблиц следующим образом:

                 Сводный расчет стоимости Территориальной

     программы государственных гарантий оказания гражданам Российской

                  Федерации бесплатной медицинской помощи

                      в Санкт-Петербурге на 2018 год

2. Оформление таблицы

Структура таблицы представлена в подразделе 3.5 настоящей Типовой инструкции. Верхняя часть таблицы, содержащая обобщенные наименования показателей (головка (шапка) таблицы), печатается центрированным способом без сокращений полужирным шрифтом размера № 12. В исключительных случаях в одной таблице допускается использование шрифта меньшего размера для размещения объемного текста. При оформлении заголовков граф допустимы переносы и общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м и т.д.).

Заголовки граф следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. В одноярусной таблице все заголовки пишутся с прописной буквы.

Например:

№ п/п

Наименование спортивного мероприятия

Срок проведения

Ответственный за проведение мероприятия

1

2

3

4

В двух- и многоярусной головке (шапке) таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Например:

№ п/п

Наименование мероприятия

Срок исполнения

Источник и объем финансирования

Исполнитель работ

из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.

из прочих источников, тыс. руб.

1

2

3

4

5

6

Подзаголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.

Например:

№ п/п

Наименование мероприятия

Объем финансирования по годам

ВСЕГО

Период финансирования мероприятий

2013 г.

2014 г.

2015 г.

2016 г.

2017 г.

1

2

3

4

5

6

7

8

Графа «Номер по порядку» обязательна. Заголовок графы оформляется в виде: № п/п.

Нумерация граф проставляется в таблице во всех случаях на каждом листе. При этом нумерация граф печатается центрированным способом полужирным шрифтом.

Если таблица расположена на двух и более листах, то головка (шапка) таблицы на втором и последующем листах не повторяется.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. В конце текстовой части точка не ставится. Внутри текста знаки препинания расставляются по правилам современного русского языка. Текст каждой позиции боковика выравнивается по левому краю.

Расположение текста в строках боковика должно быть логически завершенным, то есть таким, чтобы тесно связанные между собой словосочетания и элементы, а также пояснения в скобках не находились на разных строках.

В боковике после слов «ИТОГО», «ВСЕГО» двоеточие не ставится.

Заголовок «ИТОГО» относится к строке с частным итогом, а заголовок «ВСЕГО» - к строке с общим итогом, включающим частные итоги. Эти заголовки принято выделять полужирным шрифтом прописными буквами.

При расположении чисел в графах таблицы необходимо соблюдать следующие требования.

Числовые значения располагают в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки - под десятками, сотни - под сотнями и т.д.

Например:

    Прибыль,                  Уровень рентабельности,

    млн руб.                            %

    3 999                             17,2

      844                              7,3

   13 887                             22,8

В случае одновременного употребления целых и дробных десятичных чисел к целым числам добавляется через запятую необходимое количество нулей.

    Например:       250,12

                     15,01

                    150,00

                      1,10

Одинаковые текстовые элементы и числа, повторяющиеся в графах, кавычками и другими знаками не заменяются.

Цифровые и текстовые значения в строках располагаются на уровне первой или центральной строки боковика. При отсутствии сведений в соответствующей строке проставляется тире.

Например:

№ п/п

Наименование мероприятия

Срок исполнения

Источник и объем финансирования

Исполнитель работ

из бюджета Санкт-Петербурга, тыс. руб.

из прочих источников, тыс. руб.

1

2

3

4

5

6

1. Создание условий для повышения безопасности дорожного движения детей и подростков

1.1

Разработка и реализация адресной программы установки дорожных знаков, светофорных постов, «лежачих полицейских» вблизи школьных и дошкольных учреждений, детских поликлиник, учреждений дополнительного образования

2016 г.

2017 г.

13300,0

18500,0

-

Комитет по транспорту

Комитет по образованию

1.2

Обеспечение первоклассников катафотами, фликерами или скотч-лайтами

2016 г.

2017 г.

1485,0

1485,0

-

Комитет по образованию

2. Улучшение качества обучения детей правилам дорожного движения и навыкам безопасного поведения на дороге

2.1

Разработка региональной программы основ безопасности жизнедеятельности с включением обязательного изучения правил дорожного движения в 1-9-х классах и ее внедрение в общеобразовательные учреждения

2015-2017 гг.

34,2

-

Комитет по образованию

2.2

Разработка и внедрение в дошкольные образовательные учреждения программы обучения навыкам безопасного поведения на дороге

2015-2017 гг.

12,0

-

Комитет по образованию

2.3

Разработка учебного плана для учреждений дополнительного образования, работающих с детьми по обучению правилам дорожного движения

2015-2017 гг.

1,3

-

Комитет по образованию

В зависимости от объема словесный текст в строках может располагаться по центру или смещаться к левому краю.

Например:

№ п/п

Наименование образовательного учреждения

Район Санкт-Петербурга

Адрес образовательного учреждения

Год постройки

Площадь, кв. м

1

Государственное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 117 Выборгского района

Выборгский

пр. Пархоменко, д. 17

1959 г.

3917,9

2

Государственное дошкольное образовательное учреждение Детский сад № 1 Кронштадтского района

Кронштадтский

г. Кронштадт, Посадская ул., д. 43

До 1917 г.

1091,4

3

Государственное общеобразовательное учреждение гимназия № 66 Приморского района Санкт-Петербурга

Приморский

Аэродромная ул., д. 13, корп. 2, литера А

1975 г.

1770,1

ВСЕГО

6779,4

При использовании одинаковой единицы измерения во всех графах таблицы единица измерения ставится в сокращенном виде в скобках над правым верхним углом таблицы.

Например:

(тыс. руб.)

№ п/п

Наименование мероприятия

Объем финансирования по годам

Объем финансирования в период с 2004 по 2016 гг.

2004 г.

2005 г.

2006 г.

2007 г.

2008 г.

2009 г.

2010 г.

2011 г.

2012 г.

2013 г.

2014 г.

2015 г.

2016 г.

1

Погашение кредитов

0,00

0,00

0,00

7,65

7,65

7,65

7,65

7,65

7,65

7,65

7,65

7,65

7,67

76,52

2

Выплата процентов, комиссий и других обязательных платежей

0,09

1,24

4,78

5,61

5,06

4,47

3,89

3,32

2,75

2,16

1,59

1,01

0,43

36,40

ВСЕГО

0,09

1,24

4,78

13,26

12,71

12,12

11,54

10,97

10,40

9,81

9,24

8,66

8,10

112,92

3. Сноски и примечания

Текст сноски - это поясняющий текст, помещенный под таблицей и связанный с ней значком сноски (*).

Текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Если к тексту таблицы имеется несколько примечаний, то они выносятся после таблицы (после текста сноски) под заголовком «Примечания», после которого ставится двоеточие и по порядку под номерами перечисляются все примечания. Если примечание единственное, то оно выносится после таблицы под заголовком «Примечание», после которого ставится точка и излагается текст примечания без нумерации.

Например:

Наименование должности обслуживающего персонала учреждения

Общая численность обслуживаемых лиц

до 100

101-200

201-300

301-400

401-500

Заведующий прачечной*, рабочий по стирке и ремонту спецодежды, кастелянша, швея

6

8

12

15

17

* При численности обслуживаемых лиц свыше 500 может вводиться должность заведующего прачечной.

Примечания:

1. Должность заведующего прачечной устанавливается при наличии прачечной и за счет штатной численности рабочих по стирке и ремонту спецодежды.

2. При наличии двух прачечных штатная численность устанавливается для каждой прачечной отдельно.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ОБРАЗЕЦ

ОФОРМЛЕНИЯ КОНВЕРТА МЕЖДУНАРОДНЫХ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Адрес отправителя:                              ┌──────────┐     │

│                                                │          │     │

│Марченко Т.Л.                                   │          │     │

│ул. Тверская, д. 9, кв. 187                     │          │     │

│Москва, Россия, 103009                          └──────────┘     │

│Russia                                                           │

│                                                                 │

│                              Адрес получателя:                  │

│                                                                 │

│                              Cori№№e Lemallier                  │

│                              5 rue Mari№eau                     │

│                              Paris Fra№ce 72004                 │

│                              Франция                            │

│                                                                 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

ПРИЛОЖЕНИЕ № 15

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ОБРАЗЕЦ

ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ

         П Р А В И Т Е Л Ь С Т В Е Н Н А Я   Т Е Л Е Г Р А М М А

ГЛАВЕ НОВОРЖЕВСКОГО РАЙОНА

ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ФЕДОРОВОЙ Т А

УЛИЦА ГЕРМАНА ДОМ 35

ГОРОД НОВОРЖЕВ

ПСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

181340

                     УВАЖАЕМАЯ ТАМАРА АНДРЕЕВНА ВСКЛ

    СЕРДЕЧНО  ПОЗДРАВЛЯЮ ВАС ЛИЧНО И ВСЕХ ЖИТЕЛЕЙ НОВОРЖЕВА С 235-ЛЕТИЕМ СО

ДНЯ ЕГО ОСНОВАНИЯ ТЧК

    ОТ  ДУШИ  ЖЕЛАЮ  ДАЛЬНЕЙШЕГО  РАЗВИТИЯ  И ПРОЦВЕТАНИЯ ВАШЕМУ ГОРОДУ ЗПТ

ЗДОРОВЬЯ ЗПТ СЧАСТЬЯ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ВСЕМ ГОРОЖАНАМ ТЧК

    УВЕРЕН   ЗПТ  ЧТО  ПРОЧНЫЕ  ДОБРОСОСЕДСКИЕ  ОТНОШЕНИЯ  МЕЖДУ  ПСКОВСКОЙ

ОБЛАСТЬЮ И САНКТ-ПЕТЕРБУРГОМ БУДУТ И ВПРЕДЬ КРЕПНУТЬ И РАЗВИВАТЬСЯ ТЧК

   ГУБЕРНАТОР

САНКТ-ПЕТЕРБУРГА                                            Г С ПОЛТАВЧЕНКО

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Смольный

Санкт-Петербург 191060

ПРИЛОЖЕНИЕ № 16

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

    Наименование исполнительного органа                      Гриф утверждения

государственной власти Санкт-Петербурга

          НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на ___________ год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения и номер статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя службы делопроизводства

исполнительного органа государственной

власти Санкт-Петербурга                  __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК исполнительного             Протокол ЦЭПМК

органа государственной власти           Архивного комитета Санкт-Петербурга

Санкт-Петербурга

от ____________ N _________             от _____________N________

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 17

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году

в исполнительном органе государственной власти

Санкт-Петербурга

По срокам хранения

ВСЕГО

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Наименование должности лица,

ответственного за делопроизводство

в структурном подразделении

исполнительного органа

государственной власти

Санкт-Петербурга                         __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Дата

Итоговые сведения переданы

в архив исполнительного органа

государственной власти Санкт-Петербурга

Наименование должности лица,

передавшего сведения                     __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Дата

Принятое сокращение.

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 18

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _________

№ п/п

Регистрационный индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________ документов.

          (Цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________.

                                     (Цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                          __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ № 19

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

                          ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______

В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ листов

                                         (Цифрами и прописью)

с N _____ по N _________, в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов _________________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________________.

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности лица,

составившего лист-заверитель дела        __________  ______________________

                                         (Подпись)    (Расшифровка подписи)

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ № 20

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

ПРИЛОЖЕНИЕ № 21

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

    Наименование исполнительного органа                      Гриф утверждения

государственной власти Санкт-Петербурга

Фонд N ______________

ОПИСЬ N ____________________

дел постоянного хранения

за ___________ год

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел

                                   (Цифрами и прописью)

с N __________ по N ________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________,

пропущенные номера: ______________________________________________________.

Наименование должности

составителя описи                        __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов    __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО                                 УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК                                 Протокол ЦЭПМК

исполнительного органа государственной      Архивного комитета

власти Санкт-Петербурга                     Санкт-Петербурга

от _______________ N ___________            от ________________ N _________

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 22

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

Наименование исполнительного органа                        Гриф утверждения

государственной власти Санкт-Петербурга

Фонд N ______________

ОПИСЬ N ____________________

электронных дел документов

постоянного хранения

за ___________ год

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ____________________ дел

с N ____________________ по N ________________________

    (Цифрами и прописью)        (Цифрами и прописью)

объемом ____________________ Мб.

Наименование должности

составителя описи                        __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов    __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО                                 УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК                                 Протокол ЦЭПМК

исполнительного органа государственной      Архивного комитета

власти Санкт-Петербурга                     Санкт-Петербурга

от _______________ N ___________            от ________________ N _________

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ______________

электронных дел, документов

постоянного хранения

за _____________ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела: <*>

N ед. хр. по описи _____________ Индекс дела _____________

Заголовок дела ___________________________________________

Дата документа

Регистрационный номер документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование должности

составителя описи                        __________  ______________________

                                          (Подпись)  (Расшифровка подписи)

--------------------------------

<*> Составляется на каждое электронное дело.

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 23

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

Наименование исполнительного органа                        Гриф утверждения

государственной власти Санкт-Петербурга

  Фонд N ______________

ОПИСЬ N ____________________

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за ___________ год

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

    В данный раздел описи внесено _____________________________ дел

                                      (Цифрами и прописью)

с N __________ по N ________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________,

пропущенные номера: ______________________________________________________.

Наименование должности

составителя описи                        __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов    __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

исполнительного органа государственной

власти Санкт-Петербурга

от _______________ N ___________

Принятое сокращение.

ЭК - экспертная комиссия.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 24

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

Наименование исполнительного органа                        Гриф утверждения

государственной власти Санкт-Петербурга

  Фонд N ______________

ОПИСЬ N ____________________

электронных дел документов

временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за ___________ год

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

    В данный раздел описи внесено _________________________ дел

с N ________________________ по N ___________________________

      (Цифрами и прописью)           (Цифрами и прописью)

объемом ___________ Мб.

Наименование должности

составителя описи                        __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов    __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

исполнительного органа государственной

власти Санкт-Петербурга

от _______________ N ___________

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________

электронных дел документов

временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за __________ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела: <*>

N ед. хр. по описи _____________ Индекс дела _____________

Заголовок дела ___________________________________________

Дата документа

Регистрационный номер документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование должности

составителя описи                        __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

--------------------------------

<*> Составляется на каждое электронное дело.

Принятое сокращение.

ЭК - экспертная комиссия.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 25

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

Наименование исполнительного органа                        Гриф утверждения

государственной власти Санкт-Петербурга

  Фонд N ______________

ОПИСЬ N ____________________

дел по личному составу

за ___________ год

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

    В данный раздел описи внесено _________________________ дел

                                    (Цифрами и прописью)

с N __________ по N ________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________,

пропущенные номера: ______________________________________________________.

Наименование должности

составителя описи                        __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Наименование должности работника

кадровой службы исполнительного

органа государственной власти

Санкт-Петербурга                         __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                 Протокол ЭПМК

исполнительного органа государственной      государственного архива

власти Санкт-Петербурга                     Санкт-Петербурга

от _______________ N ___________            от ________________ N _________

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 26

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

Наименование исполнительного органа                        Гриф утверждения

государственной власти Санкт-Петербурга

             АКТ

_____________ N __________

об утрате документов

Фонд N ____________________________________________________________________

                                 (Название фонда)

    В результате ___________________________ установлено отсутствие в фонде

перечисленных ниже дел, предпринятые исполнительным органом государственной

власти  Санкт-Петербурга  меры  по розыску дел положительных результатов не

дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

№ п/п

Опись №

Единиц хранения №

Заголовок единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7

    Итого ______________________________________ единиц хранения.

                  (Цифрами и прописью)

    Содержание   утраченных   документов  может  быть  частично  восполнено

следующими единицами хранения: ____________________________________________

                          (Номера единиц хранения и их групповые заголовки)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

документов                        ____________  ___________________________

                                    (Подпись)       (Расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО <*>                      СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭПМК                       Протокол ЭК

Архивного комитета                   исполнительного органа государственной

Санкт-Петербурга                     власти Санкт-Петербурга

от ____________ N ___________           от ____________ N ___________

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности лица,

ответственного за учет

и хранение документов                    __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

--------------------------------

<*> Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 27

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

Наименование исполнительного органа                        Гриф утверждения

государственной власти Санкт-Петербурга

             АКТ

_____________ N __________

о выделении к уничтожению архивных

документов, не подлежащих хранению

    На основании __________________________________________________________

                       (Название и выходные данные перечня документов

                            с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы ________________________________

                                       (Наименование исполнительного органа

                                   государственной власти Санкт-Петербурга)

№ п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Количество единиц хранения

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________ единиц хранения за ________________ годы.

          (Цифрами и прописью)

Описи  дел  постоянного  хранения за ________________ годы утверждены ЦЭПМК

Архивного комитета Санкт-Петербурга (протокол от _____________ N ________).

Наименование должности лица,

ответственного за хранение документов    __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

исполнительного органа государственной власти

Санкт-Петербурга

от ____________ N ___________

Документы в количестве ___________ единиц хранения:

на бумажном носителе весом ___________ кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________________.

                                                 (Способ уничтожения)

Наименование должности

работника, сдавшего документы            __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника, внесшего изменения

в учетные документы                      __________  ______________________

                                          (Подпись)   (Расшифровка подписи)

Дата

Принятые сокращения:

ЭК - экспертная комиссия;

ЦЭПМК - Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 28

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

УТВЕРЖДАЮ                                  УТВЕРЖДАЮ

Руководитель                               Директор государственного архива

исполнительного органа                     Санкт-Петербурга

государственной власти

Санкт-Петербурга

___________  ______________________        _________  _____________________

(Подпись)   (Расшифровка подписи)         (Подпись)  (Расшифровка подписи)

  Дата          Гербовая печать              Дата        Гербовая печать

            АКТ

___________ N  ___________

приема-передачи архивных

документов на хранение

___________________________________________________________________________

                           (Основание передачи)

___________________________________________________________________________

                      (Название передаваемого фонда)

_____________________________________________________________________ сдал,

             (Наименование организации, передающей документы)

___________________________________________________________________________

             (Наименование организации, принимающей документы)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ______

годы и справочный аппарат к ним:

№ п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество единиц хранения

Примечание

1

2

3

4

5

Итого принято ______________________________________ единиц хранения.

                    (Цифрами и прописью)

Передачу произвели:                     Прием произвели:

Должность  _________ _____________      Должность  _________ ______________

           (Подпись) (Расшифровка                   (Подпись) (Расшифровка

                        подписи)                                 подписи)

Дата                                    Дата

Фонду присвоен номер ______________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность _________________  ________________________

             (Подпись)        (Расшифровка подписи)

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ № 29

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 13.08.2018 № 34-рп

КАРТОЧКА

личного приема граждан

«__» ____________ 20__ г.

№ ___________

Фамилия, имя, отчество заявителя

Должностное лицо, ведущее прием

Место жительства, телефон

Результаты рассмотрения

Категория заявителя

Содержание обращения

Я, ______________________________________________________, выражаю согласие

              (Фамилия, имя, отчество заявителя)

на  предоставление  мне  устного  ответа  в ходе личного приема по существу

поставленных в устном обращении вопросов. Письменного ответа не требуется.

______________         _____________________      _________________________

    (Дата)              (Подпись заявителя)         (Расшифровка подписи)

Я, ______________________________________________________, выражаю согласие

              (Фамилия, имя, отчество заявителя)

на видео- и(или) аудиопротоколирование личного приема.

______________         _____________________      _________________________

    (Дата)              (Подпись заявителя)         (Расшифровка подписи)