Основная информация
| Дата опубликования: | 15 сентября 2009г. |
| Номер документа: | RU72000200900758 |
| Текущая редакция: | 8 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Тюменская область |
| Принявший орган: | Тюменская областная Дума |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Распоряжения |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
Тюменская областная Дума
Распоряжение
Председателя областной Думы
От 15.09.2009 № 118-рп
Об Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе
В редакции распоряжения Тюменской областной Думы
От 24.11.2009 № 153-рп (НГР:ru 72000200900759)
От 05.05.2010 № 72-рп (НГР:ru 72000201000891)
От 04.07.2011 № 115-рп (НГР:ru 72000201101140)
От 21.12.2011 № 189-рп (НГР: ru 72000201101147)
От 17.01.2012 № 5-рп (НГР:ru 72000201201268)
От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
От 03.10.2012 № 152-рп (НГР:ru 72000201201270)
С целью обеспечения единой системы работы с документами в Тюменской областной Думе и в соответствии с подпунктом «б» пункта 1 статьи 14 Регламента Тюменской областной Думы:
1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в Тюменской областной Думе (прилагается).
2. Ввести в действие Инструкцию по работе с документами в Тюменской областной Думе (далее - Инструкция) с 01 октября 2009 года.
3. Депутатам, сотрудникам аппарата областной Думы, Управления делами областной Думы, помощникам депутатов в работе с документами руководствоваться настоящей Инструкцией.
4. Разместить текст Инструкции в локальной сети областной Думы в папке - U/Информация ТОД/Издание методическ…/Инструкция/Инструкция 2009.
5. Издать Инструкцию в соответствии с планом работы Редакционного - издательского совета Тюменской областной Думы.
6. Провести в октябре 2009 года учебу сотрудников аппарата Думы, Управления делами областной Думы, помощников депутатов областной Думы по Инструкции (Емельянов А.А.).
7. Считать утратившим силу распоряжение председателя областной Думы от 20.06.2005 № 244-рп «Об Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе».
8. Определить ответственным за исполнение данного распоряжения отдел корреспонденции и документооборота (Белова Т.Р.).
9. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата областной Думы (Емельянов А.А.).
Председатель областной Думы
С.Е. Корепанов
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
И Н С Т Р У К Ц И Я
по работе с документами
в Тюменской областной Думе
Тюмень
2009
С О Д Е Р Ж А Н И Е
1. Общие положения 5
2. Прием, регистрация и прохождение служебных
документов
2.1. Прием, регистрация и доставка документов 7
2.2. Регистрация законопроектов 10
2.3. Организация работы с документами в
подразделениях областной Думы 11
2.4. Документы депутатов областной Думы 14
2.5. Меры безопасности при приеме документов 16
3. Подготовка и оформление документов
3.1. Общие требования 17
3.2. Постановления областной Думы 20
3.3. Распорядительные и иные документы 20
3.4. Протоколирование заседаний и совещаний 24
3.5. Оформление поручений 25
3.6. Служебные письма 26
3.7. Служебные телеграммы 28
3.8. Прием и оперативная передача текстов
документов по каналам факсимильной связи 29
3.9. Прием и передача документов по электронной почте 29
3.10. Требования к печатанию документов 31
4. Использование бланков, печатей и штампов
4.1. Использование бланков 32
4.2. Использование печатей и штампов 32
5. Регистрация и отправка исходящих документов 33
6. Учет и регистрация внутренних документов 36
7. Организация контроля за исполнением документов
и поручений 36
8. Обеспечение документами депутатов
Тюменской областной Думы и подразделений областной
Думы
8.1. Обеспечение документами и материалами к
заседаниям областной Думы, комитетов и постоянных
комиссий 38
8.2. Обеспечение печатными изданиями 39
8.3. Обеспечение правовыми актами и другими
документами и материалами 39
9. Техническое обеспечение подготовки документов
9.1. Аудио-, видеозапись заседаний и
документирование устных выступлений 39
9.2. Копировально-множительные работы 41
10. Организация работы с документами ограниченного
распространения 42
11. Формирование дел и хранение документов
11.1. Составление номенклатуры дел 44
11.2. Формирование дел 46
11.3. Экспертиза ценности документов 47
11.4. Оформление дел 48
11.5. Составление и оформление описи дел 50
11.6. Хранение и выдача документов и дел
областной Думы 50
11.7. Передача дел на хранение в Государственный
архив Тюменской области 51
12. Справочная работа 52
Перечень терминов и определений, используемых
в Инструкции 53
Приложения
И Н С Т Р У К Ц И Я
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ
(утверждена распоряжением председателя областной Думы от 15.09.2009 № 118-рп,
в редакции распоряжений от 24.11.2009 № 153-рп, от 05.05.2010 № 72-рп,
от 04.07.2011 № 115-рп, от 21.12.2011 № 189-рп, от 17.01.2012 № 5-рп, от 06.03.2012 № 40-рп, от 03.10.2012 № 152-рп)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по работе с документами в Тюменской областной Думе (далее - Инструкция) подготовлена в целях совершенствования работы с документами, упорядочения документооборота и обеспечения контроля исполнения документов на базе применения новых информационных технологий.
Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Регламентом Тюменской областной Думы (далее - Регламент Думы), положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела, основными правилами работы ведомственных архивов, Инструкцией по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Инструкция является правовым актом, устанавливающим единые требования и единый порядок работы со служебными документами в Тюменской областной Думе.
Документы областной Думы составляют часть архивного фонда Тюменской области и относятся к государственной собственности Тюменской области.
1.2. Инструкция утверждается распоряжением председателя областной Думы после согласования с управлением по делам архивов Тюменской области.
1.3. Знание и исполнение положений Инструкции обязательно для депутатов Тюменской областной Думы, помощников депутатов, сотрудников областной Думы и Управления делами Тюменской областной Думы.
Вновь принятые на работу сотрудники подразделений областной Думы (далее также - подразделения и подразделения Думы), Управления делами Тюменской областной Думы должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителями подразделений Думы, Управления делами Тюменской областной Думы, помощники депутатов областной Думы - отделом корреспонденции и документооборота (далее - ОКД).
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается в аппарате областной Думы на руководителя аппарата Думы, в подразделениях Думы - на руководителей подразделений Думы.
Ведение делопроизводства в подразделениях областной Думы осуществляется специалистами, ответственными за ведение делопроизводства. Обязанности ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях Думы должны быть отражены в положениях о подразделениях Думы и должностных регламентах.
Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов областной Думы возлагаются на помощников депутатов областной Думы.
Сотрудники областной Думы, Управления делами Тюменской областной Думы, помощники депутатов за неисполнение либо ненадлежащее исполнение положений, предусмотренных Инструкцией, несут ответственность, установленную законодательством.
1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами (независимо от вида носителя), включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.
1.6. Инструкция устанавливает общий порядок использования в областной Думе автоматизированных систем и информационных технологий в делопроизводстве и предусматривает поэтапный переход к электронному документообороту.
В работе с документами в областной Думе используются: система автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД), система электронного документооборота правотворческого процесса (далее - СЭД ПП), система распределенного компьютерного документирования устных выступлений «Нестор» и программный комплекс поточного сканирования документов AIDIS.
САДД объединяет в единую сеть автоматизированные рабочие места специалистов подразделений Думы, участвующих в процессе делопроизводства, и позволяет создать единую базу данных, которая содержит информацию:
- о входящих, внутренних и исходящих документах;
- о движении (прохождении) документов в областной Думе;
- о ходе исполнения документов и поручений по ним;
- о хранении документов в делах.
СЭД ПП аккумулирует материалы правотворческого процесса в электронном виде, структурирует информацию по законотворческой деятельности, создает основы для глобального использования электронных документов в деятельности Тюменской областной Думы.
Система «Нестор» позволяет производить текстовую расшифровку фонограмм несколькими операторами-стенографистами и формировать единый документ.
Программный комплекс AIDIS используется для организации массового перевода бумажных документов в электронные образы и автоматического установления ссылочной связи между электронной регистрационной карточкой документа и его электронным образом.
Сопровождение и поддержка программного обеспечения систем в процессе их эксплуатации осуществляется информационно-аналитическим управлением областной Думы (далее также - ИАУ).
1.7. В подразделениях Думы могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы ведения делопроизводства.
Внесение изменений и дополнений в настоящую Инструкцию осуществляется распоряжением председателя областной Думы на основе предложений руководителя аппарата областной Думы.
1.8. Работа с секретными документами, аудио-, видеозаписями, а также документационное и техническое обеспечение закрытых заседаний регламентируются специальными инструкциями, разрабатываемыми с учетом настоящей Инструкции.
2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Прием, регистрация и доставка документов
2.1.1. Поступающие в областную Думу документы подлежат регистрации в ОКД в день их получения до 17 часов, в пятницу и накануне нерабочих праздничных дней - до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени и в нерабочие дни, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем поступления. Документы с пометкой «Срочно» регистрируются в первоочередном порядке с указанием времени поступления.
Регистрации подлежат служебные документы, оформленные в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе наименование организации, направившей документ, номер и дату документа, адрес, подпись или оттиск печати, или оформленные на бланке организации (должностного лица).
Доставка документов в ОКД областной Думы осуществляется с помощью следующих видов связи: почтовая, фельдъегерская, специальная и курьерская.
2.1.2. Документы из федеральных органов государственной власти доставляются фельдъегерской службой, принимаются начальником или специалистом ОКД под расписку с отметкой в реестре.
Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, законодательные акты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, проекты федеральных законов, поступающие в ОКД, после предварительной отметки передаются для регистрации специалисту правового управления, работающему с данной категорией документов.
2.1.3. Обращения граждан, поступившие через почтовое отделение связи на имя председателя областной Думы, его заместителей и депутатов Думы, после отметки в учетной форме или регистрации в САДД в ОКД передаются соответственно в отдел по работе с обращениями граждан областной Думы и помощникам депутатов для последующей работы.
2.1.4. При приеме телеграмм и служебных документов, доставленных курьерской связью, в учетной форме отправителя проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ, а при необходимости - печать ОКД.
2.1.5. Полученные областной Думой факсограммы регистрируются в общем порядке. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается официальным документом.
2.1.6. Поступающие непосредственно в приемные председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата или в подразделения областной Думы документы должны быть переданы для централизованной регистрации в ОКД. Документы, не зарегистрированные в ОКД, за исключением корреспонденции, не подлежащей регистрации (приложение 1), к рассмотрению не принимаются. Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации, периодически пересматривается и утверждается руководителем аппарата областной Думы.
2.1.7. При приеме и обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Если при вскрытии конверта обнаружены отсутствие документов или отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов и другие ошибки в оформлении, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в ОКД, а второй вместе с самим документом возвращается отправителю документа. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция пересылается отправителю.
Пакеты с пометкой «Лично» не вскрываются и учитываются в журнале по реквизитам, имеющимся на конверте, после чего передаются адресатам под расписку.
2.1.8. Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и дату получения документов.
Конверты от писем, поступивших из иностранных государств, сохраняются и прилагаются к письмам.
Служебные документы на иностранных языках, адресованные председателю областной Думы и заместителям председателя областной Думы, после регистрации в журнале учета направляются помощнику председателя Думы и советнику заместителя председателя Думы для решения вопроса о переводе на русский язык, затем переведенные материалы возвращаются в ОКД для регистрации в САДД и дальнейшей работы.
2.1.9. При регистрации документа заполняется электронная регистрационная карточка по установленной форме (приложение 2), которая содержит основные реквизиты документа и отражает процессы работы с ним (рассмотрение, прохождение, исполнение). Регистрационный номер и дата регистрации проставляются в электронной регистрационной карточке в автоматическом режиме. Регистрация документа в САДД производится в соответствии с видом документа.
На поступивший в областную Думу документ проставляется штамп (приложение 3), в котором указывается регистрационный номер, дата регистрации, а при необходимости - и время поступления документа. Штамп проставляется на первом листе документа в правом нижнем углу, при невозможности этого - на любом свободном месте.
Приложение к документам отдельно не регистрируется. При получении повторных документов по одному и тому же вопросу в электронной регистрационной карточке первичного документа заполняется закладка «Повтор», в регистрационном номере автоматически добавляется порядковая цифра в скобках (приложение 4). При получении ответов на первичный документ заполняется закладка «Ответ», к регистрационному номеру автоматически добавляется через дефис порядковая цифра (приложение 5).
Информация о зарегистрированных служебных документах хранится в электронной базе данных ОКД 3 года.
2.1.10. После регистрации в ОКД корреспонденция, поступившая на имя председателя областной Думы, направляется на рассмотрение в соответствии с распоряжением председателя областной Думы о распределении обязанностей между председателем Думы и его заместителями.
Документы, поступившие непосредственно на имя заместителей председателя областной Думы, председателей комитетов, постоянных комиссий, руководителя аппарата Думы, после регистрации в ОКД передаются по назначению для рассмотрения.
Ошибочно направленная в подразделения областной Думы корреспонденция возвращается в ОКД с соответствующей пометкой.
2.1.11. Документы, рассмотренные председателем областной Думы, его заместителями, руководителем аппарата Думы, в соответствии с их поручениями направляются в подразделения через ОКД, а содержание резолюции (поручения) заносится в электронную регистрационную карточку, которая по каналам локальной сети областной Думы пересылается в соответствующее подразделение областной Думы. Передача документов адресатам с поручением на бумажных носителях осуществляется до окончания рабочего времени. Документы с пометкой «Срочно» передаются незамедлительно.
Помощник председателя областной Думы, советник заместителя председателя областной Думы, специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, помощники депутатов получают документы в ОКД не реже двух раз в день с 9.00 до 12.00, с 14.00 до 15.00 и с 16.00 до 17.30 (в пятницу – до 16.30).
(в редакции От 17.01.2012 № 5-рп (НГР:ru 72000201201268)
2.1.12. В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, специалист ОКД наклеивает «штрих-код» на документ, заносит в электронную регистрационную карточку в поле «Резолюция» пометку «Электронная копия», содержание резолюции (поручения), заполняет специальное поле «Шрих-код» и с использованием программного комплекса поточного сканирования AIDIS сканирует документ, т.е. преобразует текст документа и поручение по нему на бумажном носителе в электронный образ. Затем в соответствии с поручением руководителя пересылает по каналам локальной сети электронную регистрационную карточку вместе с прикрепленным к ней электронным образом документа в соответствующие подразделения Думы, работающие в САДД.
Подлинник документа и подлинник поручения по нему направляются ответственному исполнителю.
Ответственным за исполнение документа считается тот исполнитель, чья фамилия указана в поручении первой.
2.1.13. Переадресовка полученных для исполнения документов с резолюциями председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата Думы из одного подразделения в другое осуществляется только руководителем, наложившим резолюцию, с обязательной отметкой в ОКД. В случае отсутствия руководителя резолюция подписывается должностным лицом, его замещающим.
2.1.14. Передача документов внутри подразделений областной Думы осуществляется их сотрудниками.
2.1.15. ОКД осуществляет информационно-поисковую работу по служебным документам областной Думы для руководителей, депутатов, помощников депутатов и сотрудников аппарата.
Для обеспечения эффективного поиска информации по документам в САДД созданы классификационные справочники (классификаторы) авторов, видов документов, подразделений, исполнителей, групп документов, адресатов и др.
Поиск документов или информации о них осуществляется по полям электронной регистрационной карточки (по виду документа, автору, дате, исполнителю, номеру и т. д.) или по контексту (ключевому слову). Поисковый запрос может содержать различные комбинации поиска.
При подключении подразделений областной Думы к САДД информационно-аналитическим управлением по согласованию с руководителем аппарата Думы и ОКД определяются условия доступа специалиста подразделения в САДД (в полном объеме, в режиме просмотра и др.).
2.1.16. В ОКД с использованием САДД ведется учет количества поступивших документов с составлением соответствующей информации, которая ежеквартально направляется председателю областной Думы, заместителям председателя, руководителю аппарата Думы и в подразделения областной Думы.
2.2. Регистрация законопроектов
2.2.1. Поступивший в областную Думу законопроект регистрируется в ОКД. На сопроводительное письмо к законопроекту в САДД заполняется электронная регистрационная карточка. На первом листе сопроводительного письма в правом нижнем углу проставляется штамп, в котором указывается регистрационный номер, дата регистрации, а при необходимости - время поступления документа.
Законопроект, внесенный в областную Думу на рассмотрение двумя и более депутатами, принимается на регистрацию в ОКД с сопроводительным письмом, оформленным на бланке Тюменской областной Думы. Исходящий регистрационный номер сопроводительного письма к законопроекту проставляется помощником депутата, инициирующего законопроект.
После рассмотрения председателем областной Думы текст резолюции к законопроекту вносится специалистом ОКД в электронную регистрационную карточку в САДД.
2.2.2. В правом верхнем углу первого листа законопроекта проставляется регистрационный штамп с указанием регистрационного номера, присвоенного законопроекту, и даты регистрации. Регистрационный номер законопроекта заносится в электронную регистрационную карточку сопроводительного письма в САДД.
В СЭД ПП на законопроект заполняется электронная регистрационная карточка, в которой отражаются необходимые сведения о внесенном законопроекте. Специалист ОКД сканирует сопроводительное письмо к законопроекту, электронную версию законопроекта загружает в хранилище СЭД ПП и прикрепляет электронный образ сопроводительного письма и текста законопроекта к электронной регистрационной карточке в СЭД ПП.
2.2.3. При внесении субъектом права законодательной инициативы изменений в наименование законопроекта, доработке его содержания, а также в случае его повторного внесения законопроект представляется в областную Думу с сопроводительным письмом в адрес председателя областной Думы за подписью субъекта права законодательной инициативы с указанием мнения в отношении первоначально внесенного законопроекта.
Специалист ОКД регистрирует сопроводительное письмо в САДД как первичный документ, самому законопроекту присваивается новый регистрационный номер, и создается новая электронная регистрационная карточка в СЭД ПП по установленной форме.
2.2.4. В случае отзыва законопроекта субъектом права законодательной инициативы или снятия его с рассмотрения областной Думой специалист ОКД при списании документа «В дело» в соответствии с отметкой на поручении вносит в электронную регистрационную карточку в САДД соответствующую информацию, в СЭД ПП данную информацию вносит специалист профильного комитета.
2.3. Организация работы с документами в подразделениях
областной Думы
2.3.1. Регистрация, учет поступления, прохождения и исполнения документов в подразделениях ведутся с использованием САДД, персональных компьютеров (ПК) либо посредством записей в журнале установленной формы (приложение 6) в соответствии с правилами, определенными настоящей Инструкцией.
В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
2.3.2. При поступлении документов в подразделение областной Думы ответственный за ведение делопроизводства делает отметку в электронной регистрационной карточке в САДД, ПК либо в журнале о дате их поступления, затем документы передаются для рассмотрения руководителю.
В случае, если руководитель подразделения, работающего в САДД,* является основным исполнителем документа (его фамилия указана в поручении первой), ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении областной Думы, получив документ на бумажном носителе со «штрих-кодом»:
- не тиражирует и не направляет копии данного документа соисполнителям, которые указаны в поручении, если эти подразделения работают в САДД;
- тиражирует и направляет копии данного документа председателю, депутатам областной Думы, а также начальнику отдела бухгалтерского учета и отчетности областной Думы, если их фамилии указаны в поручении, с проставлением на поручении отметок «копия направлена», «подпись направившего документ» (разборчиво), «дата».
В случае, если руководитель подразделения, работающего в САДД, является соисполнителем документа, ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении информирует руководителя о получении документа на исполнение и при необходимости распечатывает его.
В случае, если основным исполнителем документа является руководитель подразделения, не работающего в САДД, ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении делает необходимое количество копий для направления соисполнителям с проставлением соответствующих отметок на поручении к документу.
В случае, если на служебном документе, направленном председателем областной Думы, его заместителями, руководителем аппарата Думы на исполнение в подразделение Думы, отсутствует «штрих-код», а в электронной регистрационной карточке к нему в поле «Резолюция» отсутствует отметка «ЭЛЕКТРОННАЯ КОПИЯ», ответственный за ведение делопроизводства тиражирует и направляет необходимое количество копий для всех соисполнителей, указанных в поручении на документ, с проставлением на поручении соответствующих отметок.
_______________________
* Электронная регистрационная карточка САДД, поле «Рассылка» (указаны подразделения, работающие в САДД).
2.3.3. После рассмотрения документов руководителем подразделения ответственный за ведение делопроизводства в электронной регистрационной карточке САДД:
- на контрольные документы и документы с резолюцией председателя областной Думы, заместителей председателя, руководителя аппарата Думы «Подготовить ответ заявителю», «Подготовить предложения» заполняет закладку «Поручения» (вводит резолюцию (поручение) руководителя подразделения, проставляет дату контроля, указывает ответственного исполнителя (приложение 7);
- по документам с резолюцией председателя областной Думы, заместителей председателя, руководителя аппарата Думы «Для сведения», «Для использования в работе» отражает проделанную с ними работу в поле «Резолюция».
После внесения необходимых отметок в электронной регистрационной карточке САДД ответственный за ведение делопроизводства направляет документ на исполнение.
Руководители подразделений организуют работу с поступившими документами, подготовку (при необходимости) ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручения.
2.3.4. Документы, поступившие в подразделения областной Думы, должны исполняться в срок. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты, указанной в резолюции. Если в поручении не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня поступления в подразделение (сроки исполнения отражены в п. 7.9 настоящей Инструкции).
При подготовке запроса в учреждения и организации подлинники прилагаемых документов не направляются.
2.3.5. После завершения работы над документом исполнитель кратко отражает на самом документе или на поручении (резолюции) результаты выполнения поручения, например: «Направлен ответ (дата)», «Дан устный ответ (дата)», «Учтено при оформлении замечаний к проекту закона (название)» и т.п.
Руководитель подразделения на первом листе исполненного документа или на поручении (резолюции) проставляет отметку «В дело», дату и подпись, на основании которых ответственный за ведение делопроизводства в электронной регистрационной карточке в САДД на исполненный документ проставляет отметки в полях «Дело», «Дата исполнения» и в поле «Выполнение» закладки «Поручение».
дополнить абзацем третьим следующего содержания: «При работе с документами о награждении граждан и организаций наградами областной Думы ответственный за ведение делопроизводства отражает проделанную работу в поле «Резолюция» электронной регистрационной карточки с обязательным указанием даты и номера принятого решения о награждении, номера протокола заседания комитета, а также номера и даты постановления Тюменской областной Думы.».
От 05.05.2010 № 72-рп (НГР:ru 72000201000891)
При работе с документами о награждении граждан и организаций наградами областной Думы ответственный за ведение делопроизводства отражает проделанную работу в поле «Резолюция» электронной регистрационной карточки с обязательным указанием даты и номера принятого решения о награждении, номера протокола заседания комитета, а также номера и даты постановления Тюменской областной Думы.
2.3.6. Подготовленный письменный ответ на исполненный документ на бланке областной Думы передается на подпись председателю областной Думы или его заместителям в двух экземплярах с обязательным проставлением визы исполнителя на втором экземпляре, затем направляется в ОКД для регистрации и отправки адресату.
Второй экземпляр ответа вместе с входящим документом передается в ОКД с проставлением на первом листе документа или поручения (резолюции) отметки «В дело», подписи руководителя, даты списания. Материалы должны быть расположены в хронологическом порядке. Копия ответа остается в подразделении и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Копии документов по награждению Почетной грамотой, Благодарственным письмом, Почетным нагрудным знаком Тюменской областной Думы, Благодарностью председателя Тюменской областной Думы (ходатайство о награждении, решение комитета, постоянной комиссии, распоряжение председателя областной Думы) после исполнения документов и списания их «В дело» структурными подразделениями в ОКД не передаются. Сведения об исполнении данной категории документов представляются в ОКД ответственными за ведение делопроизводства комитетов и постоянной комиссии, отдела государственной гражданской службы и кадров в виде электронных регистрационных карточек на бумажном носителе».
(в редакции От 04.07.2011 № 115-рп (НГР:ru 72000201101140)
Копии документов по награждению Почетной грамотой, Благодарственным письмом, Почетным нагрудным знаком Тюменской областной Думы, Благодарностью председателя Тюменской областной Думы (ходатайство о награждении, решение комитета, постоянной комиссии, распоряжение председателя областной Думы) после исполнения документов и списания их «В дело» структурными подразделениями в ОКД не передаются. Сведения об исполнении данной категории документов представляются в ОКД ответственными за ведение делопроизводства комитетов и постоянной комиссии, отдела государственной гражданской службы и кадров в виде электронных регистрационных карточек на бумажном носителе.
Документы, содержащие персональные данные, после исполнения их управлением государственной службы и кадров и списания «В дело» в ОКД не передаются, а размещаются на хранение в текущем архиве управления. Сведения об исполнении данной категории документов представляются в ОКД специалистом управления государственной службы и кадров в виде электронных регистрационных карточек на бумажном носителе.
(в редакции От 03.10.2012 № 152-рп (НГР:ru 72000201201270)
2.3.7. Регистрация входящих и исходящих документов, подготовленных на бланках подразделений областной Думы, осуществляется ответственным за ведение делопроизводства с использованием САДД или других учетных форм.
Подготовленный письменный ответ на исполненный документ на бланке подразделения областной Думы передается на подпись руководителю подразделения, а затем в ОКД для отправки адресату.
2.3.8. Порядок дачи заключений на проекты областных и федеральных законов осуществляется в соответствии с Регламентом Думы.
Подготовка заключений на федеральные законопроекты осуществляется в соответствии с поручением председателя областной Думы или его заместителей.
2.3.9. Формирование и ведение дел в подразделениях областной Думы осуществляются в соответствии с номенклатурой дел и с учетом требований настоящей Инструкции.
2.3.10. В случае упразднения или реорганизации подразделения областной Думы ответственный за ведение делопроизводства в период упразднения подразделения или его реорганизации группирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их:
- другим подразделениям в соответствии с перераспределенными функциями подразделения;
- в текущий архив областной Думы.
Передача осуществляется по акту приема-передачи дел, который подписывается представителями передающей и принимающей сторон.
2.3.11. Ответственным за ведение делопроизводства в подразделении выполняется следующая работа:
- получение корреспонденции в ОКД, её регистрация, контроль за прохождением документов в подразделении (с использованием САДД в случае подключения к системе);
- своевременная передача полученной корреспонденции руководителю подразделения на рассмотрение, а затем с резолюцией руководителя - непосредственному исполнителю;
- ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;
- периодический, не реже трех раз в день, просмотр в САДД информации о поступающих документах;
- отражение в САДД всех этапов прохождения и результатов исполнения документов;
- регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в подразделении, проверка правильности их оформления и передача исходящих документов на отправку;
- еженедельное информирование руководителя подразделения о состоянии исполнения документов и поручений в подразделении;
- организация хранения документов и дел, выдача документов и дел сотрудникам для работы, контроль за их возвращением и сохранностью;
- предоставление информации по вопросам прохождения и исполнения документов в подразделении, инструктаж сотрудников подразделения по вопросам делопроизводства;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел областной Думы, подготовка проекта номенклатуры дел подразделения на очередной год;
- участие в проведении экспертизы ценности документов, подготовка и сдача дел на архивное хранение;
- подготовка описи дел постоянного срока хранения;
- составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и передача документов на уничтожение в Управление делами Тюменской областной Думы (далее - Управление делами);
2.3.12. Исполнение должностных обязанностей ответственного за ведение делопроизводства в подразделении областной Думы на период его временного отсутствия (отпуск, болезнь, командировка) должно быть распоряжением возложено на иного сотрудника данного подразделения в соответствии с действующим законодательством.
2.3.13. При работе с документами в подразделениях областной Думы необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- сотрудники областной Думы, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов, зарегистрированных в ОКД, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении и специалист, за которым числится утраченный документ, составляют акт, который утверждает руководитель подразделения. Один экземпляр акта об утрате документа передается в ОКД. При необходимости назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата областной Думы;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у сотрудника;
- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки;
- передача документов областной Думы или их копий работникам внешних организаций может производиться только с письменного разрешения руководителя аппарата Думы или руководителя соответствующего подразделения;
- передача служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется только через управление по обеспечению информационной политики областной Думы, за исключением принятых областной Думой законов, подлежащих опубликованию;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя подразделения временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят (приложение 8);
- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник, получивший служебные документы, должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от замещаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства подразделения.
2.3.14. Дела, документы, находящиеся в подразделении Думы, должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность, как правило, в канцелярских шкафах, запирающихся в нерабочее время.
2.4. Документы депутатов областной Думы
2.4.1. Депутаты областной Думы в работе с документами и обращениями руководствуются правилами, установленными настоящей Инструкцией.
2.4.2. Ответственность за организацию делопроизводства депутатов областной Думы и его непосредственное ведение в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе, Инструкцией по работе в программном модуле «Приемная депутата Тюменской областной Думы» автоматизированной информационной системы «Обращения граждан» возлагается на помощников депутатов областной Думы на основании Положения о помощнике депутата Тюменской областной Думы.
(в редакции От 21.12.2011 № 189-рп (НГР: ru 72000201101147)
Помощник депутата областной Думы обеспечивает:
- получение, учет, регистрацию и представление депутату поступающей на его имя корреспонденции;
- исполнение поручений депутата;
- правильное и своевременное составление и оформление документов за подписью депутата, их учет, регистрацию и подготовку к отправке;
- контроль за поступлением ответов на запросы депутата;
- оформление заказов на копировально-множительные работы - в Управлении делами в соответствии с разделом 9.2 настоящей Инструкции;
- составление номенклатуры дел, утверждаемой депутатом областной Думы (приложения 9, 10);
- формирование документов в дела, их сохранность и подготовку к передаче в Государственный архив Тюменской области, если депутатская переписка, другие документы, отражающие деятельность депутата областной Думы, не отложились в делах подразделений областной Думы. Передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Тюменской области и муниципальные архивы осуществляется только с согласия депутата областной Думы и после проведения экспертизы ценности документов;
- составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Если приемная депутата находится в здании областной Думы, документы передаются для уничтожения в Управление делами, в других приемных уничтожение производится на местах;
- сохранность бланков депутата областной Думы.
2.4.3. Обращения на имя депутата областной Думы, поступившие в ОКД:
- в случае, если приемная депутата подключена к САДД, регистрируются в день поступления по реквизитам, имеющимся на конверте или в адресной части документа. Электронная регистрационная карточка на обращение направляется по каналам локальной сети в приемную депутата. Обращение направляется помощнику депутата для последующей работы;
- в случае, если приемная депутата не подключена к САДД, учитываются в день поступления по реквизитам, имеющимся на конверте или в адресной части документа, с использованием ПК и направляются помощнику депутата для последующей работы.
Входящая служебная корреспонденция, поступившая на имя депутата, регистрируется его помощником в электронном журнале с использованием ПК (приложение 6).
(в редакции От 21.12.2011 № 189-рп (НГР: ru 72000201101147)
Иные документы направляются в приемные депутатов областной Думы для работы без отметки в учетных формах.
2.4.4. Исходящая корреспонденция депутата, связанная с его служебной деятельностью в областной Думе, оформляется помощником депутата в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции и регистрируется в электронном журнале с использованием ПК (приложение 18) и регистрируется в электронном журнале с использованием ПК (приложение 18). Оформленные исходящие документы передаются в ОКД для отправки в запечатанных конвертах. На конверте указывается точный адрес. Если на документе имеются скрепки, то он вкладывается в конверт скрепками вниз, так как при маркировке конверта возможны повреждения.
(в редакции От 21.12.2011 № 189-рп (НГР: ru 72000201101147)
Письма, телеграммы личного характера и документы депутатов, не связанные с их деятельностью в областной Думе, к отправке через ОКД не принимаются.
2.4.5. Для оформления писем и других служебных документов за подписью депутата областной Думы используются бланки: бланк депутата областной Думы в цветном варианте, бланк депутата областной Думы в черно-белом варианте и бланк приемной депутата областной Думы (размещены в локальной сети областной Думы в папке U:/Информация ТОД/Бланки). Письмо на бланке приемной депутата областной Думы подписывается депутатом, а также может подписываться помощником депутата в случае:
- промежуточной переписки по обращениям граждан (запрос дополнительных материалов и направление промежуточных ответов);
- письменного уведомления избирателей о времени приема у депутата;
- использования письма в качестве сопроводительного для передачи обращений граждан при переадресовке другому депутату (по согласованию с депутатом).
При оформлении служебных писем на бланке приемной депутата областной Думы в реквизитах «Содержание» или «Подпись» необходимо указывать: «По поручению депутата областной Думы…».
При подготовке исходящих документов за подписью двух и более депутатов используется бланк Тюменской областной Думы, при этом:
- документы, направляемые в адрес председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата Думы, регистрируются в приемной депутата, инициирующего подготовку данного документа;
- документы, направляемые в адрес учреждений, организаций, должностным лицам, и иные документы регистрируются в ОКД.
2.4.6. Обеспечение депутата областной Думы документами и материалами к заседаниям Думы, печатными изданиями и нормативными материалами осуществляется в порядке, определяемом разделом 8 настоящей Инструкции.
2.5. Меры безопасности при приеме документов
2.5.1. Специалисты ОКД и помощники депутатов, осуществляющие прием корреспонденции, должны соблюдать меры безопасности.
Корреспонденция может считаться подозрительной, если:
- на конверте (пакете) не указан обратный адрес либо указан неправильный адрес;
- поступившая корреспонденция нестандартна по весу, размеру, форме, неровна по бокам, заклеена липкой лентой;
- корреспонденция имеет странный запах, цвет, в конвертах (пакетах) прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и тому подобное);
- на конверте (пакете) имеются не соответствующие установленным образцам марки или штампы почтовых отделений.
2.5.2. Специалисты ОКД, помощники депутатов областной Думы при обнаружении подозрительной корреспонденции должны передать ее начальнику службы эксплуатации здания Управления делами под роспись в учетной форме.
Дальнейшие действия с подозрительной корреспонденцией осуществляются службой эксплуатации здания Управления делами.
2.5.3. В случае передачи данной корреспонденции соответствующим службам начальник службы эксплуатации здания Управления делами составляет акт передачи.
В случае, если в результате проверки выявлено, что корреспонденция является безопасной, она передается начальником службы эксплуатации здания специалистам ОКД или помощникам депутатов для регистрации и дальнейшей работы.
3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие требования
3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках формата А4 (210х297 мм) установленной формы с продольным расположением реквизитов (бланки размещены в локальной сети областной Думы в папке U:/Информация ТОД/Бланки). При воспроизведении на бланке изображения герба Тюменской области в черно-белом и цветном исполнении должно быть обязательно обеспечено его изобразительное соответствие оригиналу и описанию, утвержденному Законом Тюменской области «О гербе и флаге Тюменской области». Служебные документы оформляются также на стандартных листах бумаги, для бланков поручений (резолюций) установлен формат А6 (105х150 мм).
На бланках печатаются документы, представляемые как проекты для рассмотрения на заседаниях областной Думы, комитетов, постоянных комиссий, а также направляемые в другие учреждения и организации.
Документ, оформленный на листе формата А4, должен иметь заголовок (кроме ответов на обращения граждан, телефонограмм, телеграмм, извещений, а также писем объемом до 5 строк машинописного текста).
Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем», например:
- письмо - «Об оказании помощи…»;
- распоряжение - «О рабочей группе…».
3.1.2. Документы областной Думы и документы аппарата областной Думы оформляются на соответствующих бланках. Документы на бланках областной Думы подписываются председателем, первым заместителем председателя (при наличии данной должности), заместителями председателя, руководителем аппарата Думы. Документы на бланках первого заместителя председателя областной Думы подписываются первым заместителем председателя (при наличии данной должности), документы на бланках заместителя председателя - заместителем председателя, документы на бланках руководителя аппарата областной Думы - руководителем аппарата, документы на бланках комитетов и постоянных комиссий - председателями и руководителями аппаратов комитетов и постоянных комиссий, документы на бланках депутатских фракций - руководителями депутатских фракций и руководителями аппаратов депутатских фракций, документы на бланках подразделений аппарата Думы - их руководителями.
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
3.1.3. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии членов комиссии перечисляются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии подпись И.И. Иванов
Члены комиссии подпись П.П. Петров
подпись С.С. Соснов
Подписание документа предусматривает: указание полного наименования должности (если бланк не должностной), собственноручную подпись и ее расшифровку с инициалами. Если документ подготовлен на должностном бланке (бланк заместителя председателя областной Думы, руководителя аппарата областной Думы), то наименование должности подписывающего приводится без указания элементов, имеющихся на бланке.
Факсимильное воспроизведение подписи (вместо собственноручной подписи) при подписании документов служебного характера не применяется.
Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности). Документ должен быть подписан с указанием фактически занимаемой должности и фамилии подписавшего.
3.1.4. Не допускается внесение в подписанные документы исправлений и добавлений. В исключительных случаях внесенные исправления и добавления должны быть заверены лицом, подписавшим документ.
3.1.5. Представляемые на подпись документы визируются исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов, или заинтересованными должностными лицами, с которыми производилось их согласование. Виза удостоверяет согласие должностного лица с текстом документа. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату визирования, а при необходимости - наименование должности визирующего.
Виза проставляется на распорядительных документах на оборотной стороне последнего листа подлинника документа; на служебных письмах - на вторых экземплярах на лицевой их стороне в нижней части служебных писем. В случае разногласий при согласовании проекта документа к нему прилагаются замечания или указывается особое мнение тех лиц, с которыми производилось согласование. Если в процессе согласования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
(в редакции От 24.11.2009 № 153-рп (НГР:ru 72000200900759)
Проекты документов, направляемые на подпись председателю областной Думы и его заместителям, подготовленные подразделениями аппарата областной Думы, визируются руководителем аппарата областной Думы; проекты документов, направляемые на подпись председателю областной Думы и его заместителям, подготовленные аппаратами комитетов и постоянных комиссий областной Думы, визируются председателями и руководителями аппаратов комитетов и постоянных комиссий.
Содержание служебных документов должно быть кратким, ясным и аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
3.1.6. На документе должна быть указана дата. Датой документа является дата его подписания, а на документах, принимаемых коллегиально, - дата принятия. Датой утверждаемых документов служит дата их утверждения.
Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 01.06.2008). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 01 июня 2008 года).
3.1.7. При оформлении исходящих (ответных) документов (писем) следует приводить ссылку на номер и дату поступивших документов (писем), на которые даются ответы.
3.1.8. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности руководителя, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии), даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает в себя: слово УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в творительном падеже, дату утверждения и номер.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования.
3.1.9. При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Первая страница документа или приложения не нумеруется.
3.1.10. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 7 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
3.1.11. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения и, если необходимо, печать, например:
Верно
Начальник отдела подпись И.И. Иванов
Дата
3.2. Постановления областной Думы
3.2.1. Подготовка проектов постановлений областной Думы осуществляется в соответствии с главой 12 Регламента Думы, требованиями к оформлению постановлений областной Думы и приложений к ним, а также образцами оформления документов Тюменской областной Думы, утвержденными распоряжением председателя областной Думы.
Постановления оформляются на бланках установленной формы (бланк размещен в локальной сети областной Думы в папке U:/Информация ТОД/Бланки).
3.2.2. Рассылку копий постановлений, принятых на заседании областной Думы (приложение 11), и перечня постановлений осуществляет ОКД в соответствии с обязательными листами рассылки, которые предоставляются отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы.
Перечень постановлений областной Думы, копии постановлений областной Думы размещаются в локальной сети областной Думы в папке U:/Архив/Нормативно-правовые акты/ и в СЭД ПП.
Перечень принятых постановлений областной Думы рассылается постоянным адресатам по электронной почте.
Принятые областной Думой постановления доставляются адресатам курьерской и почтовой связью, а также по электронной почте.
После отметки листов рассылки сотрудником ОКД листы рассылки должны быть возвращены в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы.
3.2.3. Хранение проектов, подлинников постановлений областной Думы и материалов к ним осуществляется отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы в соответствии с номенклатурой дел.
3.3. Распорядительные и иные документы
3.3.1. Распорядительными документами в областной Думе являются:
- распоряжения председателя, заместителей председателя областной Думы и руководителя аппарата областной Думы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу (далее - распоряжения);
- совместные распоряжения Губернатора области и председателя областной Думы;
- договоры и государственные контракты на выполнение определенного вида работ и оказание услуг.
Распоряжения оформляются на бланках установленной формы, печатаются без оборота, в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Бланки размещены в локальной сети областной Думы в папке U:/Информация ТОД/Бланки.
Договоры и государственные контракты оформляются на стандартных листах формата А4 в соответствии с действующим законодательством и требованиями настоящей Инструкции.
3.3.2. Подготовка проектов распоряжений осуществляется соответствующими подразделениями в соответствии с планом работы областной Думы, поручением председателя областной Думы или руководителя аппарата областной Думы. На руководителей подразделений возлагается ответственность за подготовку проекта и согласование его с заинтересованными сторонами.
3.3.3. Изложение текста распоряжения должно быть ясным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа.
Если распоряжение носит нормативный характер или принимается на основании правового акта, то в вводной части указывается название, дата и номер соответствующего правового акта.
В распоряжении вводная часть может отсутствовать.
3.3.4. В распоряжении должны быть четко определены задачи, ответственные за исполнение и сроки исполнения.
Ответственным за исполнение может быть подразделение областной Думы с указанием в скобках фамилии и инициалов руководителя либо должностное лицо, если ему поручается выполнение данного распоряжения.
3.3.5. Проект распоряжения должен содержать указание о признании утратившим силу распоряжения либо его отдельных пунктов, если вновь принимаемый акт исключает действие ранее принятого.
3.3.6. При необходимости осуществления контроля за исполнением распоряжения в проект вносится пункт, в котором указывается подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
3.3.7. Приложения к распоряжению являются его неотъемлемой частью. В приложении обязательно дается ссылка на распоряжение, к которому оно прилагается:
Приложение
к распоряжению председателя
областной Думы
от №
В приложении указываются конкретные мероприятия, объемы работ, сроки, исполнители, состав комиссий, рабочих групп и т.п. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
3.3.8. Проекты распоряжений могут вноситься с пояснительной запиской, содержащей обоснование необходимости и целесообразности принятия данного акта, с приложением справочных и аналитических материалов.
К проектам распоряжений, основанием для принятия которых послужили ранее принятые распоряжения, прилагаются их копии.
К проектам о внесении изменений, дополнений, об отмене распоряжений прилагаются копии соответствующих распоряжений.
3.3.9. Проект распоряжения по объему, как правило, не должен превышать двух страниц. В левом нижнем углу последнего листа проекта распоряжения указывается имя файла, фамилия и номер служебного телефона исполнителя, подготовившего проект.
3.3.10. В обязательном порядке проводится юридическая экспертиза распоряжений нормативного характера, договоров и государственных контрактов, а также их согласование со специалистами-лингвистами.
Распорядительные документы, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, возвращаются руководителем аппарата Думы для доработки в подразделение областной Думы, внесшее данные проекты.
3.3.11. До подписания проектов распоряжений осуществляется их согласование.
Проекты распоряжений, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов областной Думы, а также проекты договоров согласовываются с руководителем аппарата Думы, начальником правового управления и начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности областной Думы.
Один подлинный экземпляр договоров, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов областной Думы, передается в отдел бухгалтерского учета и отчетности для исполнения.
Проекты распоряжений по личному составу согласовываются с руководителем аппарата Думы, начальником правового управления, начальником отдела государственной гражданской службы и кадров областной Думы, при необходимости - с руководителем соответствующего подразделения, а в случае финансовых затрат - с начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности областной Думы.
Проекты распоряжений, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов Управления делами, а также проекты договоров согласовываются с руководителем аппарата Думы, управляющим делами, начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности Управления делами.
Проекты распоряжений, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов Управления делами по статье «КЭСР 241. доп. ФК 140 «Увеличение стоимости материальных затрат», согласовываются с депутатом по соответствующему избирательному округу, управляющим делами, начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности Управления делами.
Иные проекты распоряжений председателя областной Думы, касающихся деятельности Управления делами, визируются управляющим делами, начальником юридического отдела Управления делами, в случае финансовых затрат - начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности Управления делами.
Проекты совместных распоряжений Губернатора области и председателя областной Думы готовятся в двух экземплярах и согласовываются с руководителем аппарата Думы, начальником правового управления областной Думы.
Данные распоряжения согласовываются и визируются с соответствующим заместителем председателя областной Думы, руководителем аппарата областной Думы, начальником правового управления.
3.3.12. При наличии разногласий исполнителем готовится информация с указанием спорных пунктов и обоснованием окончательной редакции проекта.
Окончательное решение по спорным вопросам проекта распоряжения принимает руководитель аппарата областной Думы, в случае несогласованности позиций - председатель Думы.
Если в процессе согласования проекта вносятся изменения, то проект подлежит повторному визированию.
3.3.13. Согласованные проекты распоряжений и договоров должны быть завизированы в соответствии с Положением о порядке визирования распоряжений председателя Тюменской областной Думы, руководителя аппарата областной Думы и договоров (по вопросам финансово-хозяйственной деятельности), заключаемых Тюменской областной Думой. Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа (приложение 29).
(в редакции от 24.11.2009 № 153-рп (НГР:ru 72000200900759)
Приложение 29
(к п. 3.3.13)
Пример:
Начальник правового управления
(личная подпись) (Ф.И.О.)
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового управления
(личная подпись) (Ф.И.О.)
Дата
3.3.14. Датой принятия распоряжения считается дата его подписания.
Распоряжение регистрируется в день его подписания.
3.3.15. Подписанные распоряжения по основной деятельности областной Думы регистрируются, учитываются и хранятся в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы.
Сквозная нумерация распоряжений по основной деятельности производится с буквенным обозначением «рп».
Подписанные распоряжения по основной деятельности, имеющие приложения, принимаются на регистрацию только с представлением электронной копии.
Копии распоряжений по основной деятельности заверяются печатью отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы и с листом рассылки (приложение 11), заполненным ответственным за подготовку распоряжения, направляются в ОКД для рассылки. Листы рассылки распоряжений должны быть возвращены в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы.
3.3.16. Подписанные распоряжения по личному составу, по кадровым вопросам, о награждениях, а также государственные контракты и договоры регистрируются, учитываются и хранятся в отделе государственной гражданской службы и кадров областной Думы.
Один подлинный экземпляр государственных контрактов, договоров, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов областной Думы, передается в отдел бухгалтерского учета и отчетности областной Думы для исполнения.
Производится сквозная нумерация распоряжений с добавлением буквенного обозначения «рк» к распоряжениям по личному составу, «р» к распоряжениям по кадровым вопросам или «рн» к распоряжениям о награждениях.
Копии распоряжений по личному составу, по кадровым вопросам и о награждениях заверяются печатью отдела государственной гражданской службы и кадров областной Думы.
Ознакомление с распоряжениями по личному составу, по кадровым вопросам, о награждениях и их рассылка осуществляются отделом государственной гражданской службы и кадров областной Думы.
3.3.17. Подписанные распоряжения по административно-хозяйственной деятельности регистрируются, учитываются и хранятся в отделе государственной службы и кадровой работы Управления делами.
Сквозная нумерация распоряжений по административно-хозяйственной деятельности производится с буквенным обозначением «рх».
Копии распоряжений по административно-хозяйственной деятельности заверяются печатью отдела государственной службы и кадровой работы Управления делами.
Ознакомление с распоряжениями по административно-хозяйственной деятельности и их рассылка осуществляются отделом государственной службы и кадровой работы Управления делами.
3.3.18. Совместные распоряжения Губернатора области и председателя областной Думы подписываются председателем областной Думы и направляются с сопроводительным письмом для подписания Губернатору области. Один подписанный Губернатором области экземпляр совместного распоряжения подлежит возврату в областную Думу.
Подписанное совместное распоряжение Губернатора области и председателя областной Думы регистрируется, учитывается и хранится в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы. Сквозная нумерация совместных распоряжений производится с буквенным обозначением «рп». Совместные распоряжения Губернатора области и председателя областной Думы принимаются на регистрацию только с представлением электронной копии.
Копии совместных распоряжений Губернатора области и председателя областной Думы заверяются печатью отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы и с листом рассылки (приложение 11), заполненным ответственным за подготовку распоряжения от областной Думы, направляются в ОКД для рассылки.
3.3.19. Отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы, отдел государственной гражданской службы и кадров областной Думы, Управление делами осуществляют контроль за исполнением зарегистрированных и поставленных на контроль распоряжений.
Исполнители распоряжений ежеквартально в срок до 1 числа месяца, следующего за отчетным, представляют в указанные отделы и в Управление делами информацию о ходе выполнения распоряжений, согласованную с лицами, на которых возложен контроль за исполнением данных распоряжений.
Отделы и Управление делами ежеквартально в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным, готовят соответствующие проекты распоряжений председателя областной Думы о снятии с контроля или продлении сроков исполнения распоряжений, содержащих пункт контроля, и представляют его руководителю аппарата областной Думы.
Руководитель аппарата областной Думы ежеквартально в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным, представляет указанные проекты распоряжений председателю областной Думы на рассмотрение.
3.4. Протоколирование заседаний и совещаний
3.4.1. Протоколы заседаний комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций областной Думы оформляются на бланках установленной формы. Протоколы совместных заседаний комитетов, комиссий, согласительных комиссий, совещательных органов областной Думы, а также временных комиссий, рабочих групп, других заседаний и совещаний оформляются на стандартных листах бумаги (формат А4).
3.4.2. В протоколе заседания указываются следующие данные:
- дата, время, место проведения заседания;
- номер заседания (протокола);
- фамилия, имя, отчество и должность председательствующего на заседании, номер избирательного округа или наименование избирательного объединения;
- список депутатов (членов комитета), присутствовавших на заседании, их фамилии, имена, отчества, номера избирательных округов или наименования избирательных объединений;
- список лиц, приглашенных на заседание, с указанием должности и места работы;
- список депутатов (членов комитета), отсутствовавших на заседании, их фамилии, имена, отчества, номера избирательных округов или наименования избирательных объединений;
- повестка дня (рассмотренные вопросы). Включенные в повестку дня вопросы излагаются по форме: «Слушали» (вопрос) - «Докладывал» (Ф.И.О.) - «Выступили» (Ф.И.О.) - «Решили» - результат голосования (приложение 12).
При необходимости по инициативе участников заседания в протокол могут быть включены внесенные предложения, протокольные поручения и иные записи. Оформление протоколов производится не позднее 15 календарных дней после проведения заседания.
Протоколы оформляются на бланках установленной формы, печатаются без оборота, в соответствии с установленными требованиями.
3.4.3. Запись фонограмм заседания комитета, постоянной комиссии областной Думы обеспечивает инженерная служба Управления делами. При необходимости фонограммы расшифровываются специалистами отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы. Текст стенограммы распечатывается и прилагается к протоколу.
3.4.4. При наличии текстов или тезисов докладов они прилагаются к протоколу, а в соответствующих местах протокола делаются ссылки: «Текст доклада (выступления) прилагается».
Протокол заседания (совещания) и решения подписывается председательствующим на заседании. Протокол заседания комитета, постоянной комиссии, депутатской фракции областной Думы подписывается председательствующим на заседании комитета, комиссии, депутатской фракции и лицом, оформившим протокол. Протокол заседания согласительной комиссии - полномочными представителями сторон.
Протоколы заседаний комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций областной Думы получают сквозную нумерацию в пределах срока полномочий очередного созыва депутатского корпуса областной Думы, протоколы заседаний согласительных комиссий, а также временных комиссий - в пределах сроков их работы.
Протоколы заседаний комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций и согласительной комиссии, выписка из протокола и принятые решения оформляются аппаратами комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций.
3.4.5. Порядок, сроки подготовки и оформления протоколов заседаний областной Думы определены Регламентом Думы.
3.5. Оформление поручений
3.5.1. Поручения председателя и заместителей председателя областной Думы, председателей комитетов и постоянных комиссий, руководителя аппарата областной Думы и руководителей подразделений областной Думы оформляются на специальных бланках формата А6 (105х150 мм). В отдельных случаях поручения могут быть оформлены как резолюции на самих документах.
Поручение (резолюция) включает в себя фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись должностного лица и дату. В поручении указывается регистрационный номер входящего или исходящего документа, к которому резолюция относится (приложение 13).
При наличии нескольких исполнителей ответственным считается исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнителям документа направляются копии документа и поручения к нему (см. пункт 2.3.2).
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции должны конкретизировать предыдущие (порядок или срок исполнения, исполнителей), не дублировать их.
Резолюция (поручение) подписывается должностным лицом, в его отсутствие - лицом, его замещающим.
3.5.2. Оформление и регистрацию поручений председателя областной Думы осуществляет помощник или советник председателя областной Думы, поручений заместителя председателя областной Думы - советник, поручений руководителя аппарата Думы - помощник руководителя аппарата Думы или ведущий специалист приемной руководителя аппарата Думы, поручений руководителя подразделения - ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Думы.
Регистрацию поручений председателя областной Думы (кроме поручений (резолюций) на зарегистрированные документы) осуществляет специалист приемной председателя областной Думы с использованием САДД.
Подписанные и оформленные поручения с соответствующими документами направляются исполнителям через ОКД, внутри подразделений - через ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.
3.6. Служебные письма
3.6.1. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца.
Служебные письма, направляемые из областной Думы, адресуются учреждениям и организациям, названия которых пишутся в именительном падеже; должность, инициалы и фамилия должностного лица - в дательном падеже, например:
Министерство иностранных дел
Российской Федерации
Директору Первого Европейского
департамента
О.В. Кривоногову
Наименование адресата печатается в правом верхнем углу письма. В письмах, направляемых конкретному должностному лицу, указывается его должность, при необходимости - с наименованием учреждения или организации, инициалы и фамилия (в дательном падеже), например:
Председателю Законодательного
Собрания Ивановской области
В.Н. Тихомирову
Если документ направляется в несколько однотипных по виду деятельности организаций или органов, депутатам областной Думы, то адресат следует указывать обобщенно, например:
Депутатам областной Думы
(по списку)
Председателям
представительных органов
муниципальных образований
(по списку)
Полный почтовый адрес указывается составителем письма в случае его направления разовому корреспонденту (не включенному в лист рассылки), например:
Управляющему делами Федерации
профсоюзов Ростовской области
С.А. Кляшко
Ворошиловский проспект,
д. 89/60, комн. 207
г. Ростов-на-Дону, 344000
Если служебное письмо адресуется физическому лицу, то первоначально следует указывать инициалы и фамилию этого лица, затем почтовый адрес, например:
А.В. Васильеву
ул. Слуцкого, д. 11, кв. 48
пос. Вырица, Гатчинский р-н,
Ленинградская область, 188040
3.6.2. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
3.6.3. В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
В случае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К сопроводительному письму прилагается лист рассылки (приложение 14). Лист рассылки передается в ОКД на бумажном носителе, а его электронная версия размещается в папке U/Обмен/ОКД.
3.6.4. Служебное письмо должно иметь заголовок, который оформляется в соответствии с п. 3.1.1 и 3.10.2.
3.6.5. Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их необходимо перечислить с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения (см. п. 3.1.11).
3.6.6. В левом нижнем углу последнего листа служебного письма указываются фамилия, имя, отчество исполнителя полностью, номер его служебного телефона (приложение 15). Данные об исполнителе служебного письма печатаются шрифтом Arial № 8. Допускается указывать адрес электронной почты исполнителя, например:
Максимова Нина Сергеевна
28-88-14 Maksimova@duma72.ru
3.7. Служебные телеграммы
3.7.1. Оформление и отправка телеграмм осуществляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222) с использованием программы REX 400 “Программно-аппаратный комплекс «Автоматизированное рабочее место оператора связи».
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
Телеграммы в областной Думе оформляются за подписями председателя областной Думы и заместителей председателя областной Думы, председателей комитетов, постоянных комиссий, депутатов областной Думы и руководителя аппарата областной Думы.
Телеграмма за подписью председателя областной Думы оформляется по следующим категориям: «Обыкновенная», «Срочная», «Правительственная» (постановление Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 № 74).
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
Поступившие и отправляемые телеграммы по основной деятельности регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма.
К отправке через ОКД принимаются телеграммы только служебного характера, связанные с деятельностью областной Думы. Исполнитель определяет категорию телеграммы, простая или срочная, и вид телеграммы - с уведомлением о вручении или с доставкой в срок, указанный отправителем.
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
3.7.2. Служебные телеграммы оформляются на бланках установленной формы с обязательным указанием адреса (кроме постоянных адресатов), наименования адресата, исходящего номера, даты, текста и подписи (приложение 16).
Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату.
3.7.3. Текст телеграммы излагается кратко. Объем текста служебной телеграммы не должен превышать 90 слов.
Телеграмма одного содержания, отправляемая по нескольким адресам, передается на отправку с листом рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она рассылается, если указанных адресов нет в списке постоянных адресатов областной Думы. Лист рассылки представляется исполнителем, готовившим телеграмму.
3.8. Прием и оперативная передача текстов
документов по каналам факсимильной связи
3.8.1. Факсимильный аппарат (телефакс) предназначен для приема и оперативной передачи текстов документов и служебных материалов.
3.8.2. Факсограммы, поступившие в областную Думу на имя председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, председателей комитетов, постоянных комиссий, руководителя аппарата, руководителей подразделений областной Думы, передаются в ОКД для регистрации в САДД с отметкой о получении документа по каналам факсимильной связи.
3.8.3. Документы, подписанные председателем областной Думы, заместителями председателя Думы и предназначенные для передачи по каналам факсимильной связи, должны быть зарегистрированы в ОКД.
Факсограммы зарубежным адресатам на иностранных языках передаются при наличии перевода и визы руководителя аппарата областной Думы.
Подлинники документов, переданных по каналам факсимильной связи, передаются в ОКД и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел областной Думы.
3.8.4. При приеме и передаче служебной информации по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующим порядком:
- после передачи факсограммы оригинал письма при необходимости направляется адресату почтовой связью;
- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования»;
- передаваемые материалы могут быть текстового, табличного или графического характера;
- объем передаваемого в один адрес материала не должен превышать 10 листов формата А4;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал и руководителя соответствующего подразделения.
3.8.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет специалист, ответственный за использование факсимильного аппарата.
К передаче принимаются факсограммы, завизированные исполнителем и руководителем подразделения, на которых указаны наименование корреспондента (куда и кому направлена факсограмма) и номер его факса.
3.8.6. Контроль за использованием факсимильных аппаратов, установленных в подразделениях, осуществляется руководителями подразделений.
3.9. Прием и передача документов по электронной почте
3.9.1. Электронная почта областной Думы используется для приема и передачи информации при взаимодействии с организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства, а также между подразделениями областной Думы.
Информационно-аналитическое управление по письменной заявке руководителя подразделения Думы или депутата создает для сотрудника областной Думы, помощника депутата, ПК которого подключен к локальной сети областной Думы, индивидуальный почтовый ящик - адрес электронной почты, который представляет собой английскую транскрипцию фамилии и инициалов сотрудника и имя домена областной Думы duma72.ru.
3.9.2. Документы передаются по электронной почте в виде электронных копий и юридической силы не имеют.
3.9.3. За содержание передаваемой по электронной почте информации и идентичность текстов на бумажной основе и на магнитном носителе отвечают исполнитель, подготовивший документ, и руководитель соответствующего подразделения.
3.9.4. Прием и отправку служебных документов по каналам электронной почты с официального электронного адреса inbox@duma72.ru в областной Думе осуществляет ИАУ.
С официального электронного адреса областной Думы высылаются электронные копии:
- материалов к заседанию областной Думы;
- документов, принятых на заседании областной Думы;
- служебных документов за подписью председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, руководителя аппарата Думы;
- информационно-справочных материалов для депутатов;
- иной корреспонденции по указанию руководителя аппарата областной Думы.
Прием и отправка документов по электронной почте подразделениями областной Думы производится самостоятельно.
3.9.5. Служебная корреспонденция, отправляемая по электронной почте, оформляется исполнителем как исходящий документ. Копия подписанного документа на бумажном носителе с указанием информации о размещении электронного варианта документа в локальной сети областной Думы и адресом электронной почты получателя передается в информационно-аналитическое управление. На документах, отправляемых по электронной почте, в правом верхнем углу проставляется отметка «Передан по электронной почте» и дата отправки.
Документы информационно-справочного характера постоянным адресатам отправляются по электронной почте без сопроводительного письма.
3.9.6. При получении сообщений на официальный электронный адрес областной Думы сотрудник информационно-аналитического управления просматривает полученные файлы с целью отбора официальных документов. Документы, адресованные председателю областной Думы, заместителю председателя областной Думы или руководителю аппарата Думы, распечатываются и передаются на регистрацию в ОКД с отметкой «Получено по электронной почте».
3.9.7. Информация о документах, адресованных депутатам областной Думы или сотрудникам областной Думы, доводится до сведения адресата и по согласованию с ним полученный документ распечатывается, перенаправляется на соответствующий электронный адрес или размещается в локальной сети.
3.9.8. Отправленные и полученные по электронной почте документы сохраняются в электронном архиве почтовой программы в течение одного года. Подлинники документов после передачи по электронной почте хранятся в подразделениях областной Думы, а при необходимости направляются адресату почтовой связью.
3.9.9. Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств электронной почты не допускается.
3.10. Требования к печатанию документов
3.10.1. Печатание документов осуществляется на ПК с использованием текстового редактора «Word for Windows» на бланках установленной формы или бумаге стандартных размеров.
3.10.2. При печатании документов необходимо соблюдать следующие правила:
- размеры полей составляют: левое - 30 мм, правое - 20 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм;
- служебные документы областной Думы печатаются шрифтом «Arial» № 12 через одинарный или полуторный междустрочные интервалы;
- для заголовков допускается увеличение размера букв, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один междустрочный интервал, без кавычек и не подчеркивается. Количество строк заголовка может быть не более пяти. Переносы в заголовке не допускаются, точка в конце не ставится. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя, тремя междустрочными интервалами, пишется с прописной буквы и выравнивается по левому полю;
- текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. От заголовка текст отделяется тремя междустрочными интервалами;
- наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал, если состоит из нескольких строк. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;
- при наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
3.10.3. Напечатанный текст должен быть вычитан исполнителем, при этом особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
Служебные письма печатаются в соответствии с разделом 3.6 настоящей Инструкции.
4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
4.1. Использование бланков
4.1.1. Образцы бланков Тюменской областной Думы, депутатов областной Думы и подразделений Думы утверждаются распоряжением председателя областной Думы.
4.1.2. В областной Думе разрешается использование бланков документов, изготовленных типографским способом и посредством компьютерной техники.
Электронные варианты бланков размещаются в локальной сети областной Думы (см. пункт 3.1.1). Данные образцы не могут быть изменены пользователем.
4.1.3. Бланк Тюменской областной Думы в цветном исполнении используется при переписке с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации. Бланки в цветном исполнении хранятся в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы и в ОКД.
4.1.4. Бланки установленной формы изготавливаются Управлением делами по заявкам подразделений областной Думы, помощников депутатов и должностных лиц в соответствии с профилем их деятельности.
4.1.5. Бланки должны использоваться строго по назначению. Руководители подразделений областной Думы, советники заместителей председателя и помощники депутатов областной Думы несут ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования.
Передача бланков Тюменской областной Думы другим организациям или лицам может производиться только с письменного разрешения руководителя аппарата областной Думы при поэкземплярном учете.
Предложения по новым бланкам вносятся руководителями подразделений вместе с образцами бланков руководителю аппарата областной Думы. На основании предложений руководителя аппарата Думы новые бланки утверждаются распоряжением председателя областной Думы.
4.1.6. Контроль за соответствием используемых бланков установленным формам осуществляется ОКД.
4.2. Использование печатей и штампов
4.2.1. Гербовые и другие печати в Тюменской областной Думе используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.
Порядок использования и хранения гербовой печати Тюменской областной Думы установлен Положением о порядке хранения и использования гербовой печати Тюменской областной Думы, утвержденным распоряжением председателя областной Думы.
4.2.2. На рассылаемых копиях постановлений, принятых областной Думой, выписках из протоколов заседаний областной Думы, распоряжениях областной Думы по основной деятельности проставляется круглая (негербовая) печать с надписью «Тюменская областная Дума. Отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы».
На рассылаемых копиях распоряжений по личному составу проставляется круглая (негербовая) печать с надписью «Тюменская областная Дума. Отдел государственной гражданской службы и кадров».
На лицевой стороне командировочного удостоверения проставляется гербовая печать Тюменской областной Думы, на оборотной стороне командировочного удостоверения - круглая (негербовая) печать с надписью «Тюменская областная Дума. Для командировочных удостоверений».
На рассылаемых копиях распоряжений по административно-хозяйственной деятельности проставляется круглая (негербовая) печать с надписью «Тюменская областная Дума. Управление делами. Отдел государственной службы и кадровой работы».
На пакетах при отправке корреспонденции спецсвязью и фельдсвязью ОКД проставляется печать с надписью «Для пакетов».
4.2.3. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен быть четким и хорошо читаемым. Непропечатывание, смазывание печати на листе заверяемого документа не допускается. Повторное проставление печати на уже имеющийся оттиск запрещено.
4.2.4. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, а также других отметок справочного характера.
4.2.5. Изготовление печатей и штампов, используемых в деятельности областной Думы, производится Управлением делами на основании заявок руководителей подразделений областной Думы, имеющих право их проставления.
4.2.6. В случае утери и порчи печатей и штампов производится служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата областной Думы.
4.2.7. Печати хранятся в сейфах или опечатываемых шкафах.
Ответственность за правильное хранение и применение печатей и штампов несут лица, использующие их на основании прав по должности.
5. РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Исходящими документами областной Думы являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.
Исходящие служебные документы направляются председателем, его заместителями, председателями комитетов, постоянных комиссий, депутатами, руководителем аппарата Думы и руководителями подразделений областной Думы в соответствии с их компетенцией.
Отправку корреспонденции осуществляет ОКД.
Документы личного характера, не связанные с деятельностью Тюменской областной Думы, к отправке не принимаются. Поздравительные открытки за подписью председателя областной Думы, заместителей председателя, руководителя аппарата Думы, председателей комитетов, постоянных комиссий, депутатов, работающих на постоянной основе, передаются в ОКД заблаговременно (за 10 календарных дней до даты поздравления), запечатанными в конверты, с указанием точного адреса для отправки через почтовое отделение связи.
5.2. Работа с исходящими служебными документами включает проверку правильности их оформления в соответствии с требованиями государственных стандартов к организационно-распорядительной документации и требованиями настоящей Инструкции.
Документы, оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителям на переоформление.
5.3. Регистрация исходящих документов ведется с использованием САДД и журнала учета исходящей корреспонденции установленной формы (приложения 17, 18).
На документе проставляется регистрационный номер и дата. Первый экземпляр исходящего документа направляется адресату, второй экземпляр остается в ОКД (с подлинной подписью лица, подписавшего документ, и визой руководителя подразделения), третий экземпляр (копия) - в соответствующем подразделении Думы.
Регистрационный номер исходящего документа, в случае его регистрации в ОКД, состоит из индекса ОКД, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах года, который проставляется автоматически при заполнении электронной регистрационной карточки, например: № 04-01-10/9.
Регистрационный номер исходящего документа, в случае его регистрации в подразделении Думы, состоит из индекса подразделения по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах года, который проставляется автоматически при заполнении электронной регистрационной карточки, например: № 08-01-12/9.
Документам одинакового содержания, направляемым нескольким адресатам, присваивается один регистрационный номер, в электронной регистрационной карточке в закладке «Примечание» проставляется количество экземпляров и указываются адресаты.
Исходящие письма отправляются с подлинной подписью.
При регистрации оформленных на бланке Тюменской областной Думы или бланке заместителя председателя областной Думы приглашений на конференцию, заседание «круглого стола», депутатские слушания и другие мероприятия в ОКД проставляется исходящий регистрационный номер на первом экземпляре документа, на остальных экземплярах регистрационный номер проставляется исполнителем. Дальнейший порядок работы с данной категорией документов определен в п. 3.6.3 настоящей Инструкции.
5.4. В случае, если исходящий документ является ответом на входящий, сотрудник подразделения заполняет электронную регистрационную карточку в САДД, выбрав закладку «Запросы/Ответы». На исходящем документе проставляется регистрационный номер входящего документа с добавлением через дефис цифрового обозначения и даты фактической регистрации.
При получении ответа на исходящий документ осуществляется его регистрация в САДД или других учетных формах. В случае, если документ зарегистрирован в ОКД, сотрудник ОКД заполняет на него электронную регистрационную карточку, выбрав закладку «Запросы/Ответы», после чего в соответствии с поручением руководителя рассылает электронную регистрационную карточку в подразделения. На документе проставляется штамп и регистрационный номер с добавлением к нему через дефис цифрового обозначения. Документ после завершения работы сдается в ОКД с пометкой «В дело».
Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями раздела 3 настоящей Инструкции.
5.5. Корреспонденция, предназначенная для отправки за пределы Российской Федерации (за исключением государств СНГ), передается на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.
Документы (включая фото-, видеоматериалы, тексты на электронных носителях), не содержащие реквизитов, необходимых для отправки, принимаются только с сопроводительными письмами, за исключением документов, направляемых постоянным адресатам в соответствии с утвержденным листом рассылки (приложение 11).
ОКД ведет в электронной базе список постоянных адресатов областной Думы, который периодически проверяется и обновляется.
5.6. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой связью, фельдсвязью, спецсвязью, курьерской связью, отправляются по факсу, телетайпу, электронной почте.
Исполнитель определяет вид и срочность отправки документа.
Документы, требующие ответа, предоставления информации, сведений в указанный в документе срок, передаются в ОКД на доставку курьерской связью за 7 календарных дней до указанного срока, почтовой связью - за 14 календарных дней. В случае несоблюдения сроков передачи документов в ОКД на отправку и доставку решение по виду и срокам отправки документов принимает руководитель аппарата областной Думы.
5.7. Исходящие документы, подписанные председателем и его заместителями, председателями комитетов, постоянных комиссий, руководителем аппарата областной Думы, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, в субъекты Российской Федерации, отправляются фельдсвязью или спецсвязью. Необходимость использования фельдсвязи, спецсвязи для доставки корреспонденции областной Думы в других случаях определяется начальником ОКД по согласованию с руководителем аппарата областной Думы.
Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются почтовой связью.
5.8. Подготовленные к отправке фельдсвязью, спецсвязью документы запечатываются в конверты, на конверте подписывается (печатается) адрес и указывается исходящий номер отправляемого документа. Если одному и тому же адресату одновременно посылается несколько документов, то они отправляются в одном конверте с указанием номеров всех вложенных документов. На документы, отправляемые спецсвязью и фельдсвязью, составляется реестр в трех экземплярах.
5.9. Подготовка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221).
Документы, отправляемые областной Думой почтовой связью, проходят экспедиционную обработку, которая включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления.
Подготовленные к отправке законвертованные документы взвешиваются, маркируются и передаются в отделение связи.
Исходящие документы отправляются в день их получения ОКД, кроме бандеролей и посылок, требующих времени для упаковки.
5.10. ОКД ведет отправку корреспонденции в день ее приема, если она принята для передачи:
по телетайпу - до 17 часов;
почтовой связью - до 13 часов (отправка корреспонденции
почтовым отделением
осуществляется в 13-30);
спецсвязью, фельдсвязью - до 16 часов;
курьерской связью - до 14 часов (доставка исходящей корреспонденции
начинается в 14 часов 30 минут).
Корреспонденция, поступившая позднее указанного времени, отправляется на следующий рабочий день.
Отправка срочных документов производится незамедлительно.
Документы, не имеющие определенного срока исполнения, носящие рекомендательный или ознакомительный характер, а также ответы на входящие документы отправляются почтовой связью (корреспонденция по городу доставляется в трехдневный срок). Документы по обращениям граждан, не содержащие указания о срочности исполнения, отправляются почтой.
5.11. В ОКД, а также подразделениях Думы, которые используют САДД, ведется учет количества исходящих документов (экземпляров) с составлением соответствующей информации, которая ежеквартально направляется председателю областной Думы, его заместителям, руководителю аппарата Думы и в подразделения областной Думы.
6. УЧЕТ И РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Внутренние документы - это документы, созданные в областной Думе и не выходящие за ее пределы (переписка между председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы, руководителем аппарата Думы и ее подразделениями).
6.2. Внутренние документы регистрируются с использованием САДД или других учетных форм. Внутренние документы, оформленные на бланках Тюменской областной Думы, заместителя председателя областной Думы, регистрируются в ОКД, на бланке руководителя аппарата - в приемной руководителя аппарата, на бланке подразделения областной Думы - в соответствующем подразделении.
Внутренние документы за подписью председателя областной Думы и его заместителей передаются адресатам через ОКД.
6.3. Прохождение внутренних документов на этапе их исполнения осуществляется с использованием САДД или других учетных форм в соответствии с разделами 2.1; 2.3; 5; 7 настоящей Инструкции.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
7.1. Контроль за исполнением документов и поручений включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, обобщение и анализ, снятие с контроля, направление исполненного документа «В дело» и информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
7.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов, находящихся на контроле, возлагается на руководителей подразделений.
7.3. Контроль за исполнением постановлений и протокольных поручений областной Думы осуществляется в соответствии с Регламентом Думы.
7.4. Контроль за исполнением распоряжений осуществляется в соответствии с распоряжением председателя областной Думы «Об исполнении и снятии с контроля распоряжений председателя областной Думы».
7.5. Контроль за исполнением поручений председателя областной Думы осуществляет помощник председателя областной Думы.
7.6. Контроль за исполнением документов и поручений руководителя аппарата областной Думы осуществляет помощник руководителя аппарата Думы.
7.7. Контролю подлежат документы с резолюциями председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы: «Для ответа», «Подготовить ответ заявителю», «Для рассмотрения и ответа».
При постановке документа на контроль в правом нижнем углу рядом со штампом регистрации помощником или советником председателя областной Думы, советниками заместителей председателя Думы проставляется штамп «Контроль» (после ознакомления руководителя с документом).
7.8. Информация о постановке документа на контроль и сроке его исполнения заносится специалистом ОКД в электронную регистрационную карточку с заполнением полей «Контроль» и «Дата контроля». Заполненная электронная регистрационная карточка по каналам локальной сети пересылается в подразделение, документ на бумажном носителе передается на исполнение.
При получении документа, поставленного руководством на контроль, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении заполняет все поля в закладке «Поручения» в САДД (приложение 7) или других учетных формах.
7.9. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты, указанной в резолюции.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- имеющие в тексте поручения пометку «Срочно» исполняются в соответствии с указанным сроком или в течение рабочего дня;
- имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок;
- остальные - в 30-дневный срок.
Если окончание срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается ближайший следующий за ним рабочий день.
7.10. В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, документ вместе с поручением сканируется специалистом ОКД. Дальнейшая работа по документу отражена в пунктах 2.1.12, 2.3.2.
Исполнитель и соисполнители ответственны за своевременное, полное и качественное исполнение документов, представление необходимых материалов и достоверность информации.
По требованию ответственного исполнителя соисполнители в установленный срок представляют все необходимые материалы.
7.11. Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции руководителя и в указанные сроки.
При необходимости продления срока исполнения документа исполнитель обязан заблаговременно, но не позднее чем за 3 дня до истечения срока, обратиться письменно с соответствующей аргументированной просьбой (с указанием причин неисполнения и срока, когда документ будет исполнен) к руководителю, давшему поручение.
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
Решение о продлении срока исполнения документа принимается руководителем, давшим поручение.
В случае продления срока исполнения документа заявителю своевременно дается промежуточный ответ, информация о продлении срока исполнения документа в обязательном порядке передается в ОКД. Специалист ОКД заносит данную информацию в электронную регистрационную карточку в САДД, в которой делает отметку в поле «Резолюция», и меняет дату исполнения документа в поле «Дата контроля» согласно решению, принятому руководителем.
ОКД ежемесячно направляет подразделениям областной Думы напоминания о сроках исполнения документов, поставленных руководством на контроль, и об исходящих документах, направленных в учреждения и организации, требующих ответа.
7.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
На поручении или документе руководитель подразделения проставляет отметку «В дело», дату и подпись. Информация об исполнении документа, поставленного руководителем на контроль, заносится в электронную регистрационную карточку в САДД или другие учетные формы.
7.13. При осуществлении контроля за исполнением документов ОКД производится оперативный поиск данных и информирование о поступлении и местонахождении документов по запросам руководителей подразделений, депутатов областной Думы, их помощников, сотрудников аппарата областной Думы.
7.14. Председателю областной Думы, его заместителям, руководителю аппарата Думы, руководителям подразделений периодически (не реже чем один раз в квартал) представляется обобщенная информация о ходе и результатах исполнения документов, поставленных руководством на контроль
8. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ ДЕПУТАТОВ ТЮМЕНСКОЙ
ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
8.1. Обеспечение документами и материалами
к заседаниям областной Думы, комитетов, постоянных комиссий
Обеспечение депутатов областной Думы и лиц, постоянно присутствующих на заседаниях областной Думы, комитетов и постоянных комиссий областной Думы, документами, подготовленными к рассмотрению, осуществляется в соответствии с Регламентом Думы.
8.2. Обеспечение печатными изданиями
8.2.1. Учет печатных изданий, получаемых областной Думой (за исключением периодической печати и журналов), и выдача их в подразделения Думы осуществляются ИАУ.
8.2.2. Рассылку «Вестника Тюменской областной Думы» осуществляет ОКД в соответствии с реестром рассылки, подготовленным ИАУ и утвержденным председателем областной Думы.
8.2.3. Рассылку изданий, выпускаемых областной Думой согласно плану редакционно-издательской деятельности, осуществляет ОКД в соответствии с листом рассылки, подготовленным ответственным редактором.
8.3. Обеспечение правовыми актами
и другими документами и материалами
8.3.1. Электронные копии правовых актов, принятых областной Думой, размещаются ИАУ в локальной сети областной Думы в папке U:/Архив, на официальном сайте областной Думы, а также передаются организациям, сопровождающим справочно-правовые системы, установленные в локальной сети областной Думы.
Заверенные копии документов, принятых областной Думой, выдаются депутатам областной Думы, их помощникам, работникам подразделений областной Думы отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы.
8.3.2. Работа с контрольными экземплярами «Вестника Тюменской областной Думы» ведется только в помещении ИАУ.
Работа с контрольными экземплярами документов, принятых областной Думой, ведется в помещении отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы.
8.3.3. Работа с материалами, имеющими гриф ограничения, осуществляется в порядке, установленном распоряжением председателя областной Думы.
Ознакомление с указанными материалами осуществляется по письменным заявкам депутатов или руководителей подразделений Думы с указанием фамилии и должности сотрудника, который должен быть ознакомлен.
8.3.4. Документы и материалы информационно-справочного характера, полученные в электронном виде, размещаются ИАУ в локальной сети областной Думы в папке U:/Информационные фонды.
9. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Аудио-, видеозапись заседаний
и документирование устных выступлений
9.1.1. Запись заседаний областной Думы, комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций, депутатских слушаний, конференций, «круглых столов» и иных проводимых в областной Думе мероприятий производится на магнитные и электронные носители в установленном порядке с использованием системы стенографирования устной речи и при необходимости - с использованием видеосредств.
9.1.2. Условия, необходимые для качественной технической записи мероприятий, обеспечиваются инженерной службой Управления делами.
Заявки на предоставление зала для проведения заседания комитета, постоянной комиссии, совещания, «круглого стола» и других мероприятий (приложение 19) направляются в Управление делами не позднее чем за два дня до проведения мероприятия. Заявки подписываются руководителями подразделений областной Думы или лицами, ответственными за проведение данного мероприятия.
9.1.3. Расшифровка и распечатка звуковых фонограмм заседаний областной Думы и иных мероприятий производится непосредственно в процессе проведения мероприятия или после его завершения в сроки, согласованные с руководителем подразделения, отвечающего за проведение мероприятия, при условии предоставления качественной звукозаписи на стандартных магнитных и электронных носителях, используемых в областной Думе.
Подразделения, отвечающие за проведение мероприятий, оформляют и передают не позднее чем за два дня до начала мероприятия в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы заявку на подготовку стенограммы (подписывается руководителем подразделения областной Думы или лицом, ответственным за проведение данного мероприятия), программу или повестку дня проводимого мероприятия. В заявке указывается, необходима полная или частичная распечатка стенограммы.
По окончании мероприятия соответствующие подразделения представляют в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы список участников заседания с указанием последовательности их выступлений и имеющиеся доклады (на электронном или бумажном носителе).
9.1.4. В первоочередном порядке расшифровываются стенограммы заседаний областной Думы.
Расшифровка стенограмм конференций, «круглых столов», депутатских слушаний, проводимых областной Думой в соответствии с планом работы на текущий год, и других мероприятий осуществляется специалистами отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы в порядке очередности поступления заявок.
Для оперативного ознакомления с отдельными звуковыми фрагментами выступлений стенограмма не печатается. Фонограмма данных фрагментов прослушивается заинтересованными лицами в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы.
9.1.5. Стенографическая запись расшифровывается, печатается с использованием системы распределенного компьютерного документирования устных выступлений «Нестор» и оформляется в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы в соответствии с установленными правилами работы.
9.1.6. Стенограммы, выписки из стенограмм по соответствующим вопросам заседаний областной Думы предоставляются депутатам, работникам аппарата Думы по согласованию с начальником отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы.
Стенограммы, выписки из стенограмм иных мероприятий, проводимых областной Думой, предоставляются депутатам, работникам аппарата Думы по согласованию с лицом, ответственным за проведение данного мероприятия.
Стенограммы, выписки из стенограмм заседаний областной Думы и иных мероприятий, проводимых областной Думой, могут получить другие заинтересованные лица (кроме депутатов и работников аппарата Думы) по согласованию с руководителем аппарата областной Думы.
Стенограмма (выписка из стенограммы) выдается под роспись в журнале регистрации с указанием фамилии, имени, отчества лица, сделавшего заявку, и даты выдачи.
Аудиозапись, расшифровка фонограмм и выдача стенограмм закрытых заседаний осуществляется только с разрешения председателя областной Думы.
9.1.7. Фонограммы после окончания расшифровки находятся в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы на звуковом сервере и хранятся до конца текущего созыва. Стенограммы хранятся в памяти компьютера 5 лет.
Видеозаписи и фонограммы на стандартных магнитных или иных носителях информации, не требующие расшифровки, хранятся в инженерной службе Управления делами.
9.2. Копировально-множительные работы
9.2.1. Тиражирование служебных документов и материалов областной Думы осуществляется копировально-множительным бюро Управления делами и подразделениями Думы с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
9.2.2. Копировально-множительным бюро принимаются для тиражирования документы и материалы только служебного характера, связанные с деятельностью областной Думы. Материалы личного характера тиражированию не подлежат.
На документ или пакет документов, сдаваемые на тиражирование, должен быть оформлен бланк заказа (приложение 20).
В первоочередном порядке по мере поступления тиражируются документы и материалы, связанные с подготовкой заседаний областной Думы, комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций, а также документы, подлежащие рассылке. В других случаях срочность выполнения копировально-множительных работ определяется по согласованию с руководителем аппарата Думы.
9.2.3. Тиражирование материалов и документов сторонним организациям может производиться только по поручению руководителя аппарата Думы.
9.2.4. Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Материалы загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан и документов, полученных почтовой и факсимильной связью) на тиражирование не принимаются.
Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа. На бланке заказа делается соответствующая отметка о выполнении работы и выдаче (под расписку) тиража заказчику.
Тиражирование бланков категорически запрещается.
9.2.5. Сотрудники копировально-множительного бюро несут ответственность за качество тиражируемых копий, а также за соответствие количества копий количеству, указанному в заказе.
9.2.6. Копировально-множительным бюро ведется учет объема выполненных работ с составлением соответствующей информации за полугодие и год.
10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
10.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в областную Думу, а также подготовленные в ней несекретные документы и издания, ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью. Работа с данной категорией документов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
10.2. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей подразделений областной Думы.
10.3. На документах, в том числе их проектах, и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам или изданиям.
10.4. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
10.5. Прием, учет и регистрацию поступающих в областную Думу документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и имеющих пометку «Для служебного пользования», осуществляет сотрудник ОКД с использованием САДД. В электронной регистрационной карточке делается пометка «ДСП», указывается номер поступившего экземпляра и количество страниц документа. Указание номеров экземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передач документов с пометкой «Для служебного пользования».
Документы ограниченного распространения передаются исполнителям только по указанию председателя областной Думы, его заместителей, председателей комитетов, постоянных комиссий, руководителя аппарата областной Думы с поэкземплярным учетом.
10.6. Корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения и имеющая пометку «Для служебного пользования», поступившая в ОКД на имя депутатов областной Думы, работающих на постоянной профессиональной основе, и депутатов, имеющих помощников в городе Тюмени, учитывается по реквизитам на конверте и в невскрытом виде передается лично депутату или его помощнику под роспись в специальном журнале.
Корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения и имеющая пометку «Для служебного пользования», поступившая в ОКД на имя депутатов областной Думы, не имеющих помощников в городе Тюмени, учитывается ОКД по реквизитам на конверте и направляется адресату фельдъегерской связью, специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями с предоставлением информации о доставке.
10.7. При печатании документов ограниченного распространения на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается фамилия исполнителя, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания документа. После подписания исполнитель передает документы на регистрацию.
10.8. Тиражирование документов ограниченного распространения осуществляется в копировально-множительном бюро Управления делами по заявкам, подписанным руководителями соответствующих подразделений областной Думы и завизированным руководителем аппарата областной Думы.
Учет растиражированных документов ограниченного распространения осуществляется поэкземплярно специалистами подразделений, передававшими документы на размножение.
10.9. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется ОКД.
При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется лист рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения областной Думы, готовившего документ.
При регистрации к исходящему номеру документа добавляется пометка «ДСП». Эта же пометка проставляется на конверте рядом с исходящим номером отправляемого документа.
Документы ограниченного распространения отправляются сторонним организациям фельдсвязью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» запрещается передавать факсимильной связью и по электронной почте.
10.10. Снятие пометки «Для служебного пользования» с информации ограниченного распространения производится должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
10.11. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом документы с пометкой «Для служебного пользования» могут быть помещены в дела отдельно или вместе с документами по тому же вопросу, но не имеющими указанной пометки. И в том и в другом случае на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».
10.12. В делах с документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющими пометку «Для служебного пользования», должны оформляться внутренние описи.
10.13. Не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением руководителя аппарата областной Думы, проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования», по результатам которой составляется акт.
10.14. Документы ограниченного распространения должны храниться в сейфах или опечатываемых шкафах.
О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель аппарата Думы, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в ОКД для включения в дело фонда.
10.15. Уничтожение документов, дел с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и иной научной ценности, производится с составлением акта установленной формы (приложение 21). В учетных формах об уничтожении делается отметка со ссылкой на соответствующий акт и снимается отметка «Для служебного пользования».
10.16. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку «Для служебного пользования», производится только с письменного разрешения должностного лица, подписавшего или утвердившего данный документ, или наложившего на документ ограниченного распространения резолюцию.
Документы с пометкой «Для служебного пользования» могут быть выданы сотрудникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 30 календарных дней.
11. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
11.1. Составление номенклатуры дел
11.1.1. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел областной Думы по установленной форме (приложение 22).
11.1.2. В номенклатуру дел областной Думы включаются наименования дел, отражающих все документируемые участки деятельности Тюменской областной Думы и ее подразделений. Переходящие дела, которые исполняются в течение нескольких лет, а также дела временно действующих органов и комиссий областной Думы подлежат включению в номенклатуру дел.
11.1.3. Номенклатура дел областной Думы на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года. Ответственность за ее окончательную подготовку возлагается на начальника ОКД.
11.1.4. Номенклатура дел областной Думы направляется один раз в пять лет на согласование с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления по делам архивов Тюменской области.
В случае изменения структуры областной Думы номенклатура дел согласовывается с ЭПК управления по делам архивов Тюменской области независимо от срока предыдущего согласования.
Номенклатура дел областной Думы согласовывается с экспертной комиссией областной Думы (далее - ЭК), ежегодно утверждается председателем Думы и вводится в действие с 01 января очередного календарного года.
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Думы получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
11.1.5. Номенклатура дел областной Думы составляется на основании номенклатур дел подразделений Думы (приложение 23). Внесение в номенклатуру дел областной Думы дел вновь образованных подразделений, новых дел, формируемых в течение года, оформляется ОКД как дополнение к утвержденной номенклатуре дел, которое включается в номенклатуру дел Думы на предстоящий год.
Номенклатура дел подразделения Думы составляется ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается с ОКД, подписывается руководителем подразделения и представляется в ОКД в двух экземплярах.
Ответственность за правильное составление номенклатуры дел несет руководитель подразделения, подписывающий номенклатуру дел. В течение делопроизводственного года в номенклатуру дел подразделения могут вноситься дополнения, уточнения после согласования с ОКД. В случае значительных изменений номенклатура дел подразделения составляется заново. Руководитель подразделения письменно обращается к руководителю аппарата Думы с просьбой о включении новой редакции номенклатуры дел подразделения в номенклатуру дел областной Думы.
Вновь образованные подразделения областной Думы должны в месячный срок разработать номенклатуру дел, согласовать ее с ОКД и представить руководителю аппарата Думы.
11.1.6. Наименование и последовательность расположения разделов в номенклатуре дел областной Думы должны соответствовать утвержденной структуре областной Думы.
За каждым разделом номенклатуры дел закрепляется индекс подразделения по классификатору, например: 01 - руководитель аппарата областной Думы, 05 - правовое управление.
11.1.7. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения подразделения областной Думы и порядкового номера заголовка дела в номенклатуре данного подразделения, например: 04-01, где 04 - индекс ОКД, 01 - порядковый номер дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин «документы», то в скобках указываются виды документов: планы, отчеты, записки и т.д. Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, их взаимосвязью.
В графе 3 номенклатуры дел по окончании календарного года ответственным за ведение делопроизводства в подразделении Думы указываются данные о количестве фактически отложившихся за год дел (томов). Подготовленные данные передаются в ОКД.
В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню документов.
Срок хранения дел и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (далее - Перечень). Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливаются ЭК областной Думы и ЭПК управления по делам архивов Тюменской области. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 01 января следующего года. Правильность проставления сроков хранения контролируется ЭК областной Думы и Государственным архивом Тюменской области.
В графе 5 делаются уточняющие отметки: о переходящих делах, о незаведении дел, о причинах отсутствия дел и т. д.
11.1.8. После окончания очередного календарного года ОКД областной Думы составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов, частей).
11.2. Формирование дел
11.2.1. Завершенные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование документов в дела в подразделениях областной Думы осуществляется в соответствии с номенклатурой дел ответственными за ведение делопроизводства при методической помощи ОКД и специалиста Государственного архива Тюменской области.
11.2.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах надписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании «В дело» и других отметок.
Неправильно оформленные документы должны быть переоформлены, а затем подшиты в дело.
11.2.3. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;
- раздельно формируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- в дела постоянного срока хранения помещаются подлинные (первые) экземпляры документов со всеми приложениями, визами, резолюциями и другими отметками;
- в дела временного срока хранения могут помещаться копии документов;
- черновики, дублирующие документы, в дело не помещаются;
- в дело помещаются, как правило, документы одного календарного года;
- объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
Дело, состоящее из нескольких томов, должно иметь общий заголовок и индекс дела с добавлением номера тома (том 1, том 2, том 3).
11.2.4. Законы, указы, постановления и другие акты федеральных органов государственной власти Российской Федерации специалистом правового управления группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями и передаются на хранение в текущий архив областной Думы.
11.2.5. Распоряжения председателя, заместителей председателя и руководителя аппарата областной Думы по основной деятельности группируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу. Личные дела, личные карточки формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.
11.2.6. Протоколы заседаний областной Думы, комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций областной Думы, совместных заседаний комитетов, постоянных комиссий, согласительной комиссии располагаются в деле в хронологическом порядке. Документы и материалы к заседаниям комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций помещаются после перечня решений, принятых на заседаниях, и соответствующих протоколов в последовательности повестки дня заседания.
11.2.7. Дела с подлинниками протоколов заседаний областной Думы формируются отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы вместе с необходимыми материалами. Дела с подлинниками протоколов заседаний комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций вместе с необходимыми материалами формируются ответственными за ведение делопроизводства в комитетах, постоянных комиссиях, депутатских фракциях.
11.2.8. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов или в хронологическом порядке. При хронологическом порядке расположения документов в деле постоянного срока хранения более ранние документы помещаются в начале дела, в делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной.
В случае необходимости документы различных сроков хранения могут находиться в одном деле до окончания делопроизводственного года или до завершения решения вопроса, а затем переформировываются в отдельные дела (постоянного и временного сроков хранения).
11.2.9. В дела с перепиской областной Думы с организациями, учреждениями, должностными лицами документы подшиваются в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
11.2.10. Формирование дел с материалами, над которыми работали несколько подразделений областной Думы, оформление и сдачу их в архив производит подразделение, ответственное за ведение данного вопроса.
11.3. Экспертиза ценности документов
11.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности областной Думы и отложившихся в ее подразделениях, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
11.3.2. Организацию и проведение экспертизы ценности документов в областной Думе осуществляет ЭК, которую возглавляет заместитель руководителя аппарата областной Думы.
11.3.3. При проведении экспертизы осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче в текущий архив областной Думы, в Государственный архив Тюменской области, а также дальнейшему хранению в подразделении, в том числе со сроком хранения «До минования надобности»; выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, проверяются качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.
11.3.4. Отбор документов постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из этих дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (менее 10 лет) сроками хранения. Черновики, копии могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.
11.3.5. Экспертиза ценности документов со сроками хранения до 10 лет включительно и «До минования надобности», подлежащих хранению в подразделениях, осуществляется непосредственно ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК областной Думы.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения (приложение 24) и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 21). Акты утверждаются руководителем аппарата Думы после одобрения ЭК и утверждения ЭПК управления по делам архивов Тюменской области описи дел постоянного срока хранения областной Думы.
11.3.6. Выделенные к уничтожению документы передаются в Управление делами для обязательного уничтожения путем измельчения, переработки или с использованием других способов.
Не допускается уничтожение документов с истекшими сроками хранения непосредственно в подразделениях.
11.4. Оформление дел
11.4.1. Оформление дела заключается в описании дела на обложке, в подшивке или переплете, нумерации листов, составлении заверительной надписи и внутренней описи.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению (не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются) и могут храниться в папках (скоросшивателях).
11.4.2. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 25) на компьютере.
На обложке дела заполняются следующие реквизиты:
- наименование организации (Тюменская областная Дума);
- наименование подразделения областной Думы;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- номер тома (части) при необходимости;
- заголовок дела (в заголовок дела вносятся регистрационные номера распоряжений, решений, протоколов и других документов, включенных в дело);
- дата начала и окончания дела (тома);
- количество листов;
- срок хранения по номенклатуре дел.
Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, номер тома (части).
11.4.3. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в архив, подшиваются или переплетаются после проведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.
Документы подшиваются в дело со всеми приложениями. Если приложения отсутствуют, на документе делается помета, поясняющая причину их отсутствия.
При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (скрепки, сколки, булавки и т.п.).
11.4.4. В конце дела подшивается лист-заверитель, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела (приложение 26).
Заверительная надпись составляется ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.
11.4.5. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа на свободном от текста поле документа. Нумерация проводится черным графическим карандашом. Не допускается нумерация чернилами и цветными карандашами. Старые рукописные номера листов аккуратно зачеркиваются одной наклонной чертой слева направо.
При нумерации листов дела следует иметь в виду ряд особенностей:
- поручения председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата Думы, руководителей подразделений областной Думы, оформленные на листах формата А6, нумеруются как самостоятельный лист;
- если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома нумеруются отдельно;
- фотографии, чертежи и другие подобные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
- сложенный лист документа полностью разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
- лист с наглухо наклеенными на нем документами нумеруется как один лист.
Не подлежат общей нумерации:
- чистые листы;
- лист с заверительной надписью;
- листы-заместители на изъятые из дела документы.
В тех случаях, когда при нумерации листов допущены ошибки (имеются непронумерованные листы, пропущенные номера, одинаковые номера листов), нумерация должна быть исправлена. Допускается введение не более 5 литерных номеров листов, например: 3а, 3б, 3в и т.д.
Листы, пронумерованные литерными номерами, приплюсовываются к общему количеству листов дела, а количество номеров, пропущенных при нумерации, вычитается из общего количества листов дела. Полученный результат служит основанием для заполнения заверительной надписи.
11.4.6. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в текущий архив областной Думы, подшиваются или переплетаются после проверки специалистом ОКД правильности их формирования и оформления.
11.5. Составление и оформление описи дел
11.5.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции, и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного срока хранения ежегодно составляются описи.
11.5.2. Опись дела составляется по установленной форме (в двух экземплярах). На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются. Описи дел являются основой для передачи дел на архивное хранение. Один экземпляр описи хранится в подразделении, второй передается в ОКД.
11.5.3. В опись дела включаются заголовки всех дел постоянного срока хранения, сформированных в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а также возникших дополнительно в процессе деятельности.
11.5.4. При составлении сводной описи дел необходимо соблюдать следующие требования: каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, следующие однородные дела обозначаются словами «То же», при этом остальные сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом следующем листе описи заголовок должен воспроизводиться полностью). В конце описи составляется итоговая запись, включающая количество внесенных в опись дел, а также начальный и последний порядковые номера (приложение 27).
11.5.5. На основании описи дел подразделений ОКД составляет сводную годовую опись дел постоянного срока хранения областной Думы, экземпляр которой, утвержденный руководителем аппарата областной Думы и ЭПК управления по делам архивов Тюменской области, постоянно хранится в ОКД.
11.6. Хранение и выдача документов и дел областной Думы
11.6.1. Дела с момента заведения и до передачи в текущий архив областной Думы хранятся по месту их формирования - в подразделениях Думы. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Дела в целях обеспечения оперативного поиска документов располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.
11.6.2. Дела, находящиеся в текущем архиве областной Думы, могут быть выданы по заявке руководителя подразделения во временное пользование на срок до 30 дней.
В делах, взятых из текущего архива областной Думы, запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, а также извлекать из них документы.
11.6.3. Выдача дел сторонним организациям по их запросам производится с письменного разрешения руководителя аппарата областной Думы. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 28).
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководителя аппарата областной Думы с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
11.7. Передача дел на хранение в Государственный архив
Тюменской области
11.7.1. Подразделения областной Думы по окончании делопроизводственного года на основании распоряжения руководителя аппарата Думы и графика сдачи дел передают дела постоянного срока хранения в текущий архив Думы в соответствии с прилагаемой описью дел.
В случае необходимости руководитель подразделения письменно обращается к руководителю аппарата областной Думы с обоснованием причин продления или переноса сроков передачи дел в текущий архив.
11.7.2. Выявленные ОКД недостатки в оформлении документов и дел должны быть устранены подразделением, сдающим документы.
11.7.3. Дела, находящиеся в текущем архиве Думы, по окончании ведомственного срока хранения передаются в Государственный архив Тюменской области. Передача дел производится на основании сводной описи дел, которая утверждается руководителем аппарата областной Думы и ЭПК управления по делам архивов Тюменской области.
11.7.4. Переписка депутата областной Думы, другие документы, отражающие деятельность депутата областной Думы и не отложившиеся в делах подразделений Думы, только с согласия депутата областной Думы и после проведения экспертизы ценности документов передаются помощником депутата в Государственный архив Тюменской области и муниципальные архивы.
11.7.5. В случае необходимости копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в Государственном архиве Тюменской области, запрашиваются по письменным заявкам подразделений, подписанным руководителем аппарата областной Думы.
12. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
12.1. Депутатам Тюменской областной Думы, помощникам депутатов областной Думы, сотрудникам аппарата Думы для исполнения служебных обязанностей может предоставляться следующая справочная информация:
- о поступлении и отправке служебных документов - ОКД;
- о прохождении документов в подразделении областной Думы – специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении;
- о поступивших, рассмотренных и рассматриваемых обращениях граждан - отделом по работе с обращениями граждан;
- о принятых законах Тюменской области, постановлениях областной Думы, их опубликовании, рассылке, о результатах голосования на заседаниях областной Думы - отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы;
- о распоряжениях председателя, заместителей председателя и руководителя аппарата областной Думы по основной деятельности - отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы;
- о распоряжениях председателя, заместителей председателя и руководителя аппарата областной Думы, а также иная информация по кадровым вопросам - отделом государственной гражданской службы и кадров;
- о деятельности комитетов, постоянных комиссий, ходе рассмотрения внесенных законопроектов - председателями этих комитетов, постоянных комиссий или по согласованию - руководителями аппаратов комитетов, постоянных комиссий;
- о законодательных (представительных) органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Ямало-Ненецкого автономного округа, об органах местного самоуправления Тюменской области, об итогах выборов депутатов и итогах заседаний законодательных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Ямало-Ненецкого автономного округа, о деятельности Совета Тюменской областной Думы, Думы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, о межпарламентских соглашениях, а также о деятельности политических партий и общественных объединений, действующих на территории Тюменской области, - отделом по работе с территориями;
- о наличии в фондах областной Думы изданий, журналов, газет, информационно-статистических материалов и иных источников информации по вопросам права, парламентаризма, социально-экономического развития области - ИАУ;
- о номерах рабочих телефонов депутатов областной Думы, помощников депутатов, сотрудников аппарата - Управлением делами.
12.2. Данные о результатах голосования на заседании областной Думы и другие данные, полученные с использованием программно-технического комплекса сопровождения заседаний, могут предоставляться ИАУ депутатам областной Думы по их запросам, сотрудникам аппарата областной Думы - по поручению руководителя аппарата Думы.
ПЕРЕЧЕНЬ
ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ИНСТРУКЦИИ
Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей организации.
Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица.
Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное, общественное значение, и отбор к уничтожению.
Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Государственное хранение архивных документов - постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами.
Дата документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок дела - краткое обобщенное обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Индекс дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Печать - 1) устройство, содержащее печатную форму и предназначенное для нанесения на бумагу оттисков этой формы; 2) реквизит документа, удостоверяющий подлинность подписи должностного лица.
Переходящее дело - дело с документами за несколько лет по вопросам,
не разрешенным в течение одного года, или с небольшим количеством документов за один год.
Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении.
Протокол заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный штамп - штамп, проставляемый на документе при его поступлении в учреждение.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Служебное письмо - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.
Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
(к п. 2.1.6)
ПЕРЕЧЕНЬ
корреспонденции, не подлежащей регистрации в отделе корреспонденции и документооборота Тюменской областной Думы
1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие
периодические издания.
2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией,
плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций,
совещаний и заседаний, присланные для сведения.
3. Поздравительные открытки и пригласительные билеты.
4. Статистические сборники, документы и формы статистической
отчетности.
5. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы.
Приложение 2
(к п. 2.1.9)
Форма электронной регистрационной карточки входящего документа
Приложение 3
(к п. 2.1.9)
Форма регистрационного штампа
Тюменская областная Дума
Вх. № ______________
от “___ “ _________ 20___ г.
Приложение 4
(к п. 2.1.9)
Форма электронной регистрационной карточки повторного документа
Приложение 5
(к п. 2.1.9)
Форма электронной регистрационной карточки документа-ответа
Приложение 6
(к п. 2.3.1)
Ж У Р Н А Л
учета входящей корреспонденции
Вх. №
(индекс)
и дата документа
Корреспондент,
дата и номер
(индекс)
поступившего
документа
Краткое содержание
Резолюция,
или кому
направлен
документ
Отметка об
исполнении
и дата списания
«В дело»
(формат А4)
Приложение 7
(к п. 2.3.3; п. 7.8)
Форма электронной регистрационной карточки-поручения
Приложение 8
(к п. 2.3.13)
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
№, дата
документа
Дата выдачи и кому выдан документ (подпись, расшифровка подписи)
Дата возврата
(до какого числа
выдан документ)
Ф.И.О., должность сотрудника, выдавшего документ
(формат А5)
Приложение 9
(к п. 2.4.2)
Тюменская областная Дума УТВЕРЖДАЮ
Депутат областной Думы
_________________
(расшифровка подписи)
«_____» ____________ 20__ г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 20__ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во дел,
томов
Сроки
хранения и
номера статей по
перечню
Приме-чание
1
2
3
4
5
Помощник депутата по избирательному округу №__
или избирательному объединению ___________________
(расшифровка подписи)
Приложение 10
(к п. 2.4.2)
Примерный перечень
заголовков дел с указанием сроков хранения для внесения в номенклатуру дел
приемной депутата областной Думы
Заголовки дел
Сроки хранения и статьи по перечню
1. Нормативные документы (Конституция Российской Федерации, Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Закон Тюменской области «О статусе депутата Тюменской областной Думы», Регламент Тюменской областной Думы, Положение о приемной депутата Тюменской областной Думы, Положение о помощнике депутата Тюменской областной Думы и другие)
2. Постановления, распорядительные документы (копии)
3. Планы работы областной Думы (квартальные, годовые)
4. Материалы, поступившие из областной Думы (информации, справки и другие)
5. Планы работы депутата (помощника)
6. Наказы избирателей и материалы по ним (оформленные в тома в хронологическом порядке)
7. Материалы о работе депутата в комитете, постоянной комиссии областной Думы
8. Отчеты о работе депутата, информации о рассмотрении обращений граждан
9. Материалы по работе со СМИ
10. Обращения граждан и переписка по ним (оформленные в тома в хронологическом порядке)
11. База данных по регистрации входящих и исходящих документов
(в случае, если приемная депутата подключена к САДД)*
12. Журнал учета входящих обращений граждан
13. Журнал учета приема граждан по личным вопросам
14. Учетные карточки приема граждан помощником
15. Журнал учета входящей корреспонденции
16. Журнал учета исходящей корреспонденции
17. Номенклатура дел
* В примечании сделать отметку «электронный вариант»
ДМН
ДМН
ДМН
ДМН
ДМН
5 лет
ДМН
ДМН
ДМН
5 лет
5 лет
ст. 72б, 72в
5 лет, ст. 72в
5 лет
5 лет
5 лет, ст. 72в
5 лет, ст. 72в
ДЗН, ст. 67б
Приложение 11
(к п. 3.2.2; п. 3.3.15; п. 3.3.18; п. 5.5)
ЛИСТ РАССЫЛКИ
(обязательный)
законопроектов, законов Тюменской области, постановлений Тюменской областной Думы
от ______________ № ____
1. Губернатор Тюменской области
2. Дума ХМАО - Югры
3. Законодательное Собрание ЯНАО
4. Правительство ХМАО - Югры
5. Администрация ЯНАО
6. Справочно-правовые системы
7. Прокуратура Тюменской области
8. Управление Министерства
юстиции РФ по Тюменской области
9. Центр правительственной связи РФ
10. «Парламентская газета «Тюменские
известия»
11. Правовое управление ТОД
Подпись _________ «__»______ 20__ г.
Отметка отдела корреспонденции
и документооборота
Продолжение
приложения 11
ЛИСТ РАССЫЛКИ
(по согласованию)
распоряжений Тюменской областной Думы
от ___________ № ____
№
п/п
Наименование адресата
Электронная
копия
Бумажная копия
1.
Председатель ТОД
2.
Заместители председателя ТОД
3.
Депутаты ТОД, работающие на постоянной основе
4.
Депутаты ТОД, работающие не на постоянной основе
5.
Руководитель аппарата ТОД
6.
Заместители руководителя аппарата ТОД
7.
Советники председателя, заместителей председателя ТОД
8.
Комитеты, постоянные комиссии ТОД
9.
Управления ТОД
10.
Отделы ТОД
11.
Приемные ТОД
12.
Управление делами ТОД
13.
Губернатор Тюменской области
14.
Вице-губернатор Тюменской области
15.
Департамент финансов Тюменской области
16.
Совет Губернаторов Тюменской области, ХМАО - Югры, ЯНАО
17.
Депутаты Государственной Думы ФС РФ
18.
Главный федеральный инспектор по Тюменской области
19.
Прокуратура Тюменской области
20.
Управление Министерства юстиции РФ по Тюменской области
21.
Федеральная налоговая служба России по Тюменской области
22.
Счетная палата Тюменской области
23.
Тюменский областной суд
24.
«Парламентская газета «Тюменские известия»
25.
Губернатор ХМАО - Югры
26.
Дума ХМАО - Югры
27.
Представительство ХМАО - Югры
28.
Губернатор ЯНАО
29.
Законодательное Собрание ЯНАО
30.
Представительство ЯНАО
31.
ТМООП «Тюменский облсовпроф»
32.
Администрация города Тюмени
33.
Тюменская городская Дума
34.
Органы местного самоуправления юга области
35.
Прочие
Подпись_____________ «___»__________20___г.
Отметка отдела корреспонденции и
документооборота
Приложение 12
(к п. 3.4.2)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
КОМИТЕТ, ПОСТОЯННАЯ КОМИССИЯ
(НАИМЕНОВАНИЕ)
ул. Республики, д. 52, г. Тюмень, 625018
ПРОТОКОЛ
заседания комитета
"_____"____________ 20 __ г. №_____________
Место проведения заседания 14-00
Председательствовал
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения).
Присутствовали:
депутаты областной Думы, члены комитета:
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения);
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения);
приглашенные:
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения);
фамилия, имя, отчество - должность, место работы;
сотрудники аппарата комитета:
фамилия, имя, отчество - должность;
фамилия, имя, отчество - должность.
Отсутствовали депутаты областной Думы, члены комитета:
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения);
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения).
Продолжение
приложения 12
Повестка дня:
(перечень рассмотренных вопросов)
1. Об утверждении повестки дня очередного заседания комитета.
Докладывал: Ф.И.О. - должность.
2. Вопрос, внесенный на рассмотрение (обсуждение).
Докладывал: Ф.И.О. - должность.
СЛУШАЛИ: 1. Утверждение повестки дня очередного заседания комитета
(проект повестки прилагается).
Докладывал: Ф.И.О.
Выступили: Ф.И.О.
Комитет
РЕШИЛ: (решение комитета).
Результат голосования
Решение принято (не принято).
СЛУШАЛИ: 2. Вопрос, внесенный на рассмотрение (обсуждение).
Докладывал: Ф.И.О.
Выступили: Ф.И.О.
Комитет
РЕШИЛ: (решение комитета).
Результат голосования
Решение принято (не принято).
Председательствующий
на заседании комитета (инициалы, фамилия)
Должность лица, оформившего протокол (инициалы, фамилия)
Приложение 13
(к п. 3.5.1)
Образец бланка поручения
Тюменская областная Дума
Поручение
К №___
(должность) (подпись)
«___» _______ 20__ г.
(формат А6)
Перечень должностей, указанных на бланке:
- председатель
областной Думы
- руководитель аппарата
областной Думы
- первый заместитель
председателя областной Думы
- руководители подразделений
областной Думы
(с указанием должности)
- заместитель председателя
областной Думы
Приложение 14
(к п. 3.6.3)
Лист рассылки
для отправки документов на мероприятия, проводимые областной Думой
№
п/п
Ф.И.О., должность
(в дательном падеже)
Адресные данные
Прочее
1.
Директору
ООО «Тюменьгазстрой»
В.И. Марову
ул. Геологоразведчиков, 6в
г. Тюмень, 625026
2.
Директору
ООО «СибПласт»
А.В. Малявину
ул. Холодильная, 71а
г. Тюмень, 625027
3.
Генеральному директору
ООО «Сибинвестстрой»
В.И. Матвиенко
ул. Герцена, 86а
г. Тюмень, 625000
4.
Директору ЗАО
«Межрегионгазстрой»
Г.Г. Панафидину
ул. Энергетиков, 167
г. Тюмень, 625013
Приложение 15
(к п. 3.6.6)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
ул. Республики, д. 52, г. Тюмень, 625018
Телетайп 735168 PARUS RU. Телефон приемной 46-51-31, факс 46-51-50, www.duma72.ru, e-mail: inbox@duma72.ru
“______” ________________20___г. №____________________
Образец
Вице-губернатору
Тюменской области
С.М. Сарычеву
О направлении на заключение
проекта обращения Тюменской
областной Думы
Уважаемый Сергей Михайлович!
Направляю Вам на заключение проект обращения Тюменской областной Думы к Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Грызлову Б.В. о необходимости внесения дополнений в Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации в части внесения в перечень поводов к возбуждению дела об административном правонарушении в области дорожного движения радионавигационных данных навигационных систем ГЛОНАСС.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Председатель областной Думы С.Е. Корепанов
Максимова Нина Сергеевна
28-88-14 Maksimova@duma72.ru
Приложение 16
(к п. 3.7.2)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
ул. Республики, д. 52, г. Тюмень, 625018
Телетайп 735168 PARUS RU. Телефон приемной 46-51-31, факс 46-51-50, www.duma72.ru, e-mail: inbox@duma72.ru
“______” ________________20___г. №____________________
Образец
ТЕЛЕГРАММА
г. Ноябрьск Тюменской области,
ул. Республики, 20,
ООО «Газпром добыча Ноябрьск»
Генеральному директору
И.Ф. Петрову
Уважаемый Иван Федорович!
Извещаем Вас о том, что очередное двадцать первое заседание областной Думы четвертого созыва, в соответствии с планом работы областной Думы на 2009 год, состоится 10 апреля 2009 года в 10-00.
Заседание будет проходить в г. Тюмени по адресу: ул. Республики, 52, первый этаж, Большой зал заседаний Тюменской областной Думы.
Председатель областной Думы Ф.И.О.
625018, г. Тюмень, Республики, 52,
областная Дума
01.04.2009
Председатель областной Думы Ф.И.О.
Приложение 17
(к п. 5.3)
Форма электронной регистрационной карточки исходящего документа
Приложение 18
(к п. 5.3)
Ж У Р Н А Л
учета исходящих документов
Номер
(индекс)
и дата
документа
Кому направлен
(адресат)
Краткое содержание
Отметка об
исполнении
(номер дела,
в которое подшита копия)
(формат А4)
Приложение 19
(к п. 9.1.2)
Заявка на предоставление зала
Зал заседаний
Большой, Малый
Наименование мероприятия
Дата и время проведения мероприятия
Количество участников
Техническая поддержка
- аудиозапись на аудиокассеты
- видеозапись на DVD (для БЗ)
- стенографирование
- показ презентаций (предоставляются за сутки до мероприятия в формате PowerPoint или JPEG)
- показ аудио- и видеоматериалов с DVD- или DV- кассеты (предоставляются за сутки до мероприятия)
- заставка мероприятия (файл в формате ВМР или JPEG)
- документ- камера (для БЗ)
- необходимость трансляции по технологическому (внутреннему) телевидению
Оформление рабочих мест (вода и пр.)
Контактный телефон и фамилия ответственного за проведение мероприятия (для сторонних организаций)
Руководитель подразделения
Приложение 20
(к п. 9.2.2)
Снятие копий разрешаю
____________________
ЗАКАЗ №____
Просьба изготовить __________________ копий с прилагаемых материалов
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Количество листов ________________________
Просьба выдать бумагу _________________________________ пачек
«______»________________20___г. Отдел ___________________________
Подпись______________________ Ф.И.О. _____________________________
Работа выполнена_________________________________________________
_________________________________________________________________
Приложение 21
(к п. 10.15; п. 11.3.5)
Тюменская областная Дума УТВЕРЖДАЮ
АКТ Руководитель аппарата
_____________№__________________ Подпись Расшифровка
подписи
_________________________________
(место составления)
О выделении к уничтожению документов, Дата
не подлежащих хранению
На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №________________________________________________
№
п/п
Заголовок
дела или групповой заголовок дел
Дата дела
или крайние даты дел
Номер описей (номенклатур)
за год(ы)
Индекс дела (тома, части) по номенк-
латуре дел или № дела по описи
Кол-во
дел
(томов, частей)
Сроки
хранения дела (тома, части)
и номера статей по перечню
Приме-чание
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого _________________________ дел за __________________________ годы
Описи дел постоянного хранения за _________годы утверждены, а по личному составу согласованы
с ЭПК ________________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
Протокол от ______________№___________________
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК от____________ №__________________
Продолжение приложения 21
Документы в количестве___________________________________________дел, (цифрами и прописью)
сданы в_______________________________
Должность работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Должность работника,
уничтожившего документы
методом сожжения, измельчения Подпись Расшифровка
(подчеркнуть) подписи
Приложение 22
(к п. 11.1.1)
Тюменская областная Дума УТВЕРЖДАЮ
Председатель областной Думы
_________________
(расшифровка подписи)
«_____» ____________ 20__ г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 20__ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во дел,
томов
Сроки
хранения и
номера статей по
перечню
Приме-чание
1
2
3
4
5
Начальник отдела корреспонденции
и документооборота _______________________
(расшифровка подписи)
Итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел в 20__ г.
В том числе
По срокам хранения
Всего
переходящих
с отметкой
“ “
Постоянного
Временного
(свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет)
Итого
Начальник отдела корреспонденции
и документооборота _____________________
(расшифровка подписи)
Приложение 23
(к п. 11.1.5)
Российская Федерация
Тюменская
областная Дума
_____________________________
_____________________________
(наименование подразделения)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ № __________
на 20__г.
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во дел
(томов, частей)
Срок хранения
дела (тома, части) и номера статей по перечню
Примеча-ние
1
2
3
4
5
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела корреспонденции
и документооборота
_________________________________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
“____ “ _________________ 20__ г.
Наименование должности
руководителя подразделения
_________________________________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
(формат А4)
Приложение 24
(к п. 11.3.5)
Тюменская областная Утверждаю
Дума
Наименование подразделения Руководитель подразделения
__________________________ __________________________
__________________________ " ___ " ___________ 20__ г.
Опись № ___
дел постоянного
хранения
за год
№ п/п
Индекс
дел
Заголовки дел
Дата
Кол-во
листов
Приме-
чание
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи включено (цифрами и прописью) дел с № ___ по № ___,
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Сдал _____________________________________
(Ф.И.О., должность)
Принял ___________________________________
(Ф.И.О., должность)
Дата
Приложение 25
(к п. 11.4.2)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
Комитет по
социальной политике
Дело № 08-03-12, т. 1
Протокол заседания № 16, часть 1,
решения № 212-223 комитета по
социальной политике, документы к нему
начато 09.01.2009
окончено 09.01.2009
хранить постоянно
№ ______________ на 202 листах
по описи
Приложение 26
(к п. 11.4.4)
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________лист(ов).
В том числе: литерные листы ______________________________ пропущенные
номера__________________ + листов внутренней описи___________________
Особенности физического состояния и формирования дел
Номера листов
должность, подпись, расшифровка подписи
«____»_______________20____г.
Приложение 27
(к п. 11.5.4)
Тюменская областная УТВЕРЖДАЮ
Дума
Руководитель аппарата
Фонд №
Опись № __ _________________________
дел постоянного " ___ " ____________ 20__ г.
хранения за год
№
п/п
Индекс
дел
Заголовки дел
Дата
Кол-во
листов
Приме-
чание
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи включено (цифрами и прописью) дел с № ___по № ___
Примечание:
Начальник отдела корреспонденции
и документооборота Ф.И.О.
Приложение 28
(к п. 11.6.3)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
№ дела, тома
Кому выдано
Дата выдачи
Подпись
(кто получает)
Дата возврата
Подпись
(кто выдает)
Приложение 29
(к п. 3.3.13)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
________________________ №_________________
О проведении «круглого стола» по теме:
«Актуальные проблемы обеспечения
финансовой стабильности региона»
В соответствии с планом работы Тюменской областной Думы на 2009 год, утвержденным постановлением областной Думы от 18.12.2008 № 1215:
1. Подготовить и провести 15 декабря 2009 года «круглый стол» по теме: «Актуальные проблемы обеспечения финансовой стабильности региона».
2. Утвердить план организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению «круглого стола» (прилагается).
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
И.О. Фамилия
Максимова Нина Сергеевна
28-88-14
Продолжение
приложения 29
Руководитель аппарата комитета
по бюджету налогам и финансам И.О. Фамилия
____________________
(дата)
Начальник правового управления И.О. Фамилия
____________________
(дата)
Начальник управления по экономике
и финансам И.О. Фамилия
____________________
(дата)
Руководитель аппарата И.О. Фамилия
____________________
(дата)
Тюменская областная Дума
Распоряжение
Председателя областной Думы
От 15.09.2009 № 118-рп
Об Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе
В редакции распоряжения Тюменской областной Думы
От 24.11.2009 № 153-рп (НГР:ru 72000200900759)
От 05.05.2010 № 72-рп (НГР:ru 72000201000891)
От 04.07.2011 № 115-рп (НГР:ru 72000201101140)
От 21.12.2011 № 189-рп (НГР: ru 72000201101147)
От 17.01.2012 № 5-рп (НГР:ru 72000201201268)
От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
От 03.10.2012 № 152-рп (НГР:ru 72000201201270)
С целью обеспечения единой системы работы с документами в Тюменской областной Думе и в соответствии с подпунктом «б» пункта 1 статьи 14 Регламента Тюменской областной Думы:
1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в Тюменской областной Думе (прилагается).
2. Ввести в действие Инструкцию по работе с документами в Тюменской областной Думе (далее - Инструкция) с 01 октября 2009 года.
3. Депутатам, сотрудникам аппарата областной Думы, Управления делами областной Думы, помощникам депутатов в работе с документами руководствоваться настоящей Инструкцией.
4. Разместить текст Инструкции в локальной сети областной Думы в папке - U/Информация ТОД/Издание методическ…/Инструкция/Инструкция 2009.
5. Издать Инструкцию в соответствии с планом работы Редакционного - издательского совета Тюменской областной Думы.
6. Провести в октябре 2009 года учебу сотрудников аппарата Думы, Управления делами областной Думы, помощников депутатов областной Думы по Инструкции (Емельянов А.А.).
7. Считать утратившим силу распоряжение председателя областной Думы от 20.06.2005 № 244-рп «Об Инструкции по работе с документами в Тюменской областной Думе».
8. Определить ответственным за исполнение данного распоряжения отдел корреспонденции и документооборота (Белова Т.Р.).
9. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата областной Думы (Емельянов А.А.).
Председатель областной Думы
С.Е. Корепанов
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
И Н С Т Р У К Ц И Я
по работе с документами
в Тюменской областной Думе
Тюмень
2009
С О Д Е Р Ж А Н И Е
1. Общие положения 5
2. Прием, регистрация и прохождение служебных
документов
2.1. Прием, регистрация и доставка документов 7
2.2. Регистрация законопроектов 10
2.3. Организация работы с документами в
подразделениях областной Думы 11
2.4. Документы депутатов областной Думы 14
2.5. Меры безопасности при приеме документов 16
3. Подготовка и оформление документов
3.1. Общие требования 17
3.2. Постановления областной Думы 20
3.3. Распорядительные и иные документы 20
3.4. Протоколирование заседаний и совещаний 24
3.5. Оформление поручений 25
3.6. Служебные письма 26
3.7. Служебные телеграммы 28
3.8. Прием и оперативная передача текстов
документов по каналам факсимильной связи 29
3.9. Прием и передача документов по электронной почте 29
3.10. Требования к печатанию документов 31
4. Использование бланков, печатей и штампов
4.1. Использование бланков 32
4.2. Использование печатей и штампов 32
5. Регистрация и отправка исходящих документов 33
6. Учет и регистрация внутренних документов 36
7. Организация контроля за исполнением документов
и поручений 36
8. Обеспечение документами депутатов
Тюменской областной Думы и подразделений областной
Думы
8.1. Обеспечение документами и материалами к
заседаниям областной Думы, комитетов и постоянных
комиссий 38
8.2. Обеспечение печатными изданиями 39
8.3. Обеспечение правовыми актами и другими
документами и материалами 39
9. Техническое обеспечение подготовки документов
9.1. Аудио-, видеозапись заседаний и
документирование устных выступлений 39
9.2. Копировально-множительные работы 41
10. Организация работы с документами ограниченного
распространения 42
11. Формирование дел и хранение документов
11.1. Составление номенклатуры дел 44
11.2. Формирование дел 46
11.3. Экспертиза ценности документов 47
11.4. Оформление дел 48
11.5. Составление и оформление описи дел 50
11.6. Хранение и выдача документов и дел
областной Думы 50
11.7. Передача дел на хранение в Государственный
архив Тюменской области 51
12. Справочная работа 52
Перечень терминов и определений, используемых
в Инструкции 53
Приложения
И Н С Т Р У К Ц И Я
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ
(утверждена распоряжением председателя областной Думы от 15.09.2009 № 118-рп,
в редакции распоряжений от 24.11.2009 № 153-рп, от 05.05.2010 № 72-рп,
от 04.07.2011 № 115-рп, от 21.12.2011 № 189-рп, от 17.01.2012 № 5-рп, от 06.03.2012 № 40-рп, от 03.10.2012 № 152-рп)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по работе с документами в Тюменской областной Думе (далее - Инструкция) подготовлена в целях совершенствования работы с документами, упорядочения документооборота и обеспечения контроля исполнения документов на базе применения новых информационных технологий.
Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Регламентом Тюменской областной Думы (далее - Регламент Думы), положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела, основными правилами работы ведомственных архивов, Инструкцией по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Инструкция является правовым актом, устанавливающим единые требования и единый порядок работы со служебными документами в Тюменской областной Думе.
Документы областной Думы составляют часть архивного фонда Тюменской области и относятся к государственной собственности Тюменской области.
1.2. Инструкция утверждается распоряжением председателя областной Думы после согласования с управлением по делам архивов Тюменской области.
1.3. Знание и исполнение положений Инструкции обязательно для депутатов Тюменской областной Думы, помощников депутатов, сотрудников областной Думы и Управления делами Тюменской областной Думы.
Вновь принятые на работу сотрудники подразделений областной Думы (далее также - подразделения и подразделения Думы), Управления делами Тюменской областной Думы должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителями подразделений Думы, Управления делами Тюменской областной Думы, помощники депутатов областной Думы - отделом корреспонденции и документооборота (далее - ОКД).
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается в аппарате областной Думы на руководителя аппарата Думы, в подразделениях Думы - на руководителей подразделений Думы.
Ведение делопроизводства в подразделениях областной Думы осуществляется специалистами, ответственными за ведение делопроизводства. Обязанности ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях Думы должны быть отражены в положениях о подразделениях Думы и должностных регламентах.
Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов областной Думы возлагаются на помощников депутатов областной Думы.
Сотрудники областной Думы, Управления делами Тюменской областной Думы, помощники депутатов за неисполнение либо ненадлежащее исполнение положений, предусмотренных Инструкцией, несут ответственность, установленную законодательством.
1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами (независимо от вида носителя), включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.
1.6. Инструкция устанавливает общий порядок использования в областной Думе автоматизированных систем и информационных технологий в делопроизводстве и предусматривает поэтапный переход к электронному документообороту.
В работе с документами в областной Думе используются: система автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД), система электронного документооборота правотворческого процесса (далее - СЭД ПП), система распределенного компьютерного документирования устных выступлений «Нестор» и программный комплекс поточного сканирования документов AIDIS.
САДД объединяет в единую сеть автоматизированные рабочие места специалистов подразделений Думы, участвующих в процессе делопроизводства, и позволяет создать единую базу данных, которая содержит информацию:
- о входящих, внутренних и исходящих документах;
- о движении (прохождении) документов в областной Думе;
- о ходе исполнения документов и поручений по ним;
- о хранении документов в делах.
СЭД ПП аккумулирует материалы правотворческого процесса в электронном виде, структурирует информацию по законотворческой деятельности, создает основы для глобального использования электронных документов в деятельности Тюменской областной Думы.
Система «Нестор» позволяет производить текстовую расшифровку фонограмм несколькими операторами-стенографистами и формировать единый документ.
Программный комплекс AIDIS используется для организации массового перевода бумажных документов в электронные образы и автоматического установления ссылочной связи между электронной регистрационной карточкой документа и его электронным образом.
Сопровождение и поддержка программного обеспечения систем в процессе их эксплуатации осуществляется информационно-аналитическим управлением областной Думы (далее также - ИАУ).
1.7. В подразделениях Думы могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы ведения делопроизводства.
Внесение изменений и дополнений в настоящую Инструкцию осуществляется распоряжением председателя областной Думы на основе предложений руководителя аппарата областной Думы.
1.8. Работа с секретными документами, аудио-, видеозаписями, а также документационное и техническое обеспечение закрытых заседаний регламентируются специальными инструкциями, разрабатываемыми с учетом настоящей Инструкции.
2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Прием, регистрация и доставка документов
2.1.1. Поступающие в областную Думу документы подлежат регистрации в ОКД в день их получения до 17 часов, в пятницу и накануне нерабочих праздничных дней - до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени и в нерабочие дни, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем поступления. Документы с пометкой «Срочно» регистрируются в первоочередном порядке с указанием времени поступления.
Регистрации подлежат служебные документы, оформленные в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе наименование организации, направившей документ, номер и дату документа, адрес, подпись или оттиск печати, или оформленные на бланке организации (должностного лица).
Доставка документов в ОКД областной Думы осуществляется с помощью следующих видов связи: почтовая, фельдъегерская, специальная и курьерская.
2.1.2. Документы из федеральных органов государственной власти доставляются фельдъегерской службой, принимаются начальником или специалистом ОКД под расписку с отметкой в реестре.
Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, законодательные акты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, проекты федеральных законов, поступающие в ОКД, после предварительной отметки передаются для регистрации специалисту правового управления, работающему с данной категорией документов.
2.1.3. Обращения граждан, поступившие через почтовое отделение связи на имя председателя областной Думы, его заместителей и депутатов Думы, после отметки в учетной форме или регистрации в САДД в ОКД передаются соответственно в отдел по работе с обращениями граждан областной Думы и помощникам депутатов для последующей работы.
2.1.4. При приеме телеграмм и служебных документов, доставленных курьерской связью, в учетной форме отправителя проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ, а при необходимости - печать ОКД.
2.1.5. Полученные областной Думой факсограммы регистрируются в общем порядке. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается официальным документом.
2.1.6. Поступающие непосредственно в приемные председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата или в подразделения областной Думы документы должны быть переданы для централизованной регистрации в ОКД. Документы, не зарегистрированные в ОКД, за исключением корреспонденции, не подлежащей регистрации (приложение 1), к рассмотрению не принимаются. Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации, периодически пересматривается и утверждается руководителем аппарата областной Думы.
2.1.7. При приеме и обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Если при вскрытии конверта обнаружены отсутствие документов или отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов и другие ошибки в оформлении, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в ОКД, а второй вместе с самим документом возвращается отправителю документа. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция пересылается отправителю.
Пакеты с пометкой «Лично» не вскрываются и учитываются в журнале по реквизитам, имеющимся на конверте, после чего передаются адресатам под расписку.
2.1.8. Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и дату получения документов.
Конверты от писем, поступивших из иностранных государств, сохраняются и прилагаются к письмам.
Служебные документы на иностранных языках, адресованные председателю областной Думы и заместителям председателя областной Думы, после регистрации в журнале учета направляются помощнику председателя Думы и советнику заместителя председателя Думы для решения вопроса о переводе на русский язык, затем переведенные материалы возвращаются в ОКД для регистрации в САДД и дальнейшей работы.
2.1.9. При регистрации документа заполняется электронная регистрационная карточка по установленной форме (приложение 2), которая содержит основные реквизиты документа и отражает процессы работы с ним (рассмотрение, прохождение, исполнение). Регистрационный номер и дата регистрации проставляются в электронной регистрационной карточке в автоматическом режиме. Регистрация документа в САДД производится в соответствии с видом документа.
На поступивший в областную Думу документ проставляется штамп (приложение 3), в котором указывается регистрационный номер, дата регистрации, а при необходимости - и время поступления документа. Штамп проставляется на первом листе документа в правом нижнем углу, при невозможности этого - на любом свободном месте.
Приложение к документам отдельно не регистрируется. При получении повторных документов по одному и тому же вопросу в электронной регистрационной карточке первичного документа заполняется закладка «Повтор», в регистрационном номере автоматически добавляется порядковая цифра в скобках (приложение 4). При получении ответов на первичный документ заполняется закладка «Ответ», к регистрационному номеру автоматически добавляется через дефис порядковая цифра (приложение 5).
Информация о зарегистрированных служебных документах хранится в электронной базе данных ОКД 3 года.
2.1.10. После регистрации в ОКД корреспонденция, поступившая на имя председателя областной Думы, направляется на рассмотрение в соответствии с распоряжением председателя областной Думы о распределении обязанностей между председателем Думы и его заместителями.
Документы, поступившие непосредственно на имя заместителей председателя областной Думы, председателей комитетов, постоянных комиссий, руководителя аппарата Думы, после регистрации в ОКД передаются по назначению для рассмотрения.
Ошибочно направленная в подразделения областной Думы корреспонденция возвращается в ОКД с соответствующей пометкой.
2.1.11. Документы, рассмотренные председателем областной Думы, его заместителями, руководителем аппарата Думы, в соответствии с их поручениями направляются в подразделения через ОКД, а содержание резолюции (поручения) заносится в электронную регистрационную карточку, которая по каналам локальной сети областной Думы пересылается в соответствующее подразделение областной Думы. Передача документов адресатам с поручением на бумажных носителях осуществляется до окончания рабочего времени. Документы с пометкой «Срочно» передаются незамедлительно.
Помощник председателя областной Думы, советник заместителя председателя областной Думы, специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, помощники депутатов получают документы в ОКД не реже двух раз в день с 9.00 до 12.00, с 14.00 до 15.00 и с 16.00 до 17.30 (в пятницу – до 16.30).
(в редакции От 17.01.2012 № 5-рп (НГР:ru 72000201201268)
2.1.12. В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, специалист ОКД наклеивает «штрих-код» на документ, заносит в электронную регистрационную карточку в поле «Резолюция» пометку «Электронная копия», содержание резолюции (поручения), заполняет специальное поле «Шрих-код» и с использованием программного комплекса поточного сканирования AIDIS сканирует документ, т.е. преобразует текст документа и поручение по нему на бумажном носителе в электронный образ. Затем в соответствии с поручением руководителя пересылает по каналам локальной сети электронную регистрационную карточку вместе с прикрепленным к ней электронным образом документа в соответствующие подразделения Думы, работающие в САДД.
Подлинник документа и подлинник поручения по нему направляются ответственному исполнителю.
Ответственным за исполнение документа считается тот исполнитель, чья фамилия указана в поручении первой.
2.1.13. Переадресовка полученных для исполнения документов с резолюциями председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата Думы из одного подразделения в другое осуществляется только руководителем, наложившим резолюцию, с обязательной отметкой в ОКД. В случае отсутствия руководителя резолюция подписывается должностным лицом, его замещающим.
2.1.14. Передача документов внутри подразделений областной Думы осуществляется их сотрудниками.
2.1.15. ОКД осуществляет информационно-поисковую работу по служебным документам областной Думы для руководителей, депутатов, помощников депутатов и сотрудников аппарата.
Для обеспечения эффективного поиска информации по документам в САДД созданы классификационные справочники (классификаторы) авторов, видов документов, подразделений, исполнителей, групп документов, адресатов и др.
Поиск документов или информации о них осуществляется по полям электронной регистрационной карточки (по виду документа, автору, дате, исполнителю, номеру и т. д.) или по контексту (ключевому слову). Поисковый запрос может содержать различные комбинации поиска.
При подключении подразделений областной Думы к САДД информационно-аналитическим управлением по согласованию с руководителем аппарата Думы и ОКД определяются условия доступа специалиста подразделения в САДД (в полном объеме, в режиме просмотра и др.).
2.1.16. В ОКД с использованием САДД ведется учет количества поступивших документов с составлением соответствующей информации, которая ежеквартально направляется председателю областной Думы, заместителям председателя, руководителю аппарата Думы и в подразделения областной Думы.
2.2. Регистрация законопроектов
2.2.1. Поступивший в областную Думу законопроект регистрируется в ОКД. На сопроводительное письмо к законопроекту в САДД заполняется электронная регистрационная карточка. На первом листе сопроводительного письма в правом нижнем углу проставляется штамп, в котором указывается регистрационный номер, дата регистрации, а при необходимости - время поступления документа.
Законопроект, внесенный в областную Думу на рассмотрение двумя и более депутатами, принимается на регистрацию в ОКД с сопроводительным письмом, оформленным на бланке Тюменской областной Думы. Исходящий регистрационный номер сопроводительного письма к законопроекту проставляется помощником депутата, инициирующего законопроект.
После рассмотрения председателем областной Думы текст резолюции к законопроекту вносится специалистом ОКД в электронную регистрационную карточку в САДД.
2.2.2. В правом верхнем углу первого листа законопроекта проставляется регистрационный штамп с указанием регистрационного номера, присвоенного законопроекту, и даты регистрации. Регистрационный номер законопроекта заносится в электронную регистрационную карточку сопроводительного письма в САДД.
В СЭД ПП на законопроект заполняется электронная регистрационная карточка, в которой отражаются необходимые сведения о внесенном законопроекте. Специалист ОКД сканирует сопроводительное письмо к законопроекту, электронную версию законопроекта загружает в хранилище СЭД ПП и прикрепляет электронный образ сопроводительного письма и текста законопроекта к электронной регистрационной карточке в СЭД ПП.
2.2.3. При внесении субъектом права законодательной инициативы изменений в наименование законопроекта, доработке его содержания, а также в случае его повторного внесения законопроект представляется в областную Думу с сопроводительным письмом в адрес председателя областной Думы за подписью субъекта права законодательной инициативы с указанием мнения в отношении первоначально внесенного законопроекта.
Специалист ОКД регистрирует сопроводительное письмо в САДД как первичный документ, самому законопроекту присваивается новый регистрационный номер, и создается новая электронная регистрационная карточка в СЭД ПП по установленной форме.
2.2.4. В случае отзыва законопроекта субъектом права законодательной инициативы или снятия его с рассмотрения областной Думой специалист ОКД при списании документа «В дело» в соответствии с отметкой на поручении вносит в электронную регистрационную карточку в САДД соответствующую информацию, в СЭД ПП данную информацию вносит специалист профильного комитета.
2.3. Организация работы с документами в подразделениях
областной Думы
2.3.1. Регистрация, учет поступления, прохождения и исполнения документов в подразделениях ведутся с использованием САДД, персональных компьютеров (ПК) либо посредством записей в журнале установленной формы (приложение 6) в соответствии с правилами, определенными настоящей Инструкцией.
В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
2.3.2. При поступлении документов в подразделение областной Думы ответственный за ведение делопроизводства делает отметку в электронной регистрационной карточке в САДД, ПК либо в журнале о дате их поступления, затем документы передаются для рассмотрения руководителю.
В случае, если руководитель подразделения, работающего в САДД,* является основным исполнителем документа (его фамилия указана в поручении первой), ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении областной Думы, получив документ на бумажном носителе со «штрих-кодом»:
- не тиражирует и не направляет копии данного документа соисполнителям, которые указаны в поручении, если эти подразделения работают в САДД;
- тиражирует и направляет копии данного документа председателю, депутатам областной Думы, а также начальнику отдела бухгалтерского учета и отчетности областной Думы, если их фамилии указаны в поручении, с проставлением на поручении отметок «копия направлена», «подпись направившего документ» (разборчиво), «дата».
В случае, если руководитель подразделения, работающего в САДД, является соисполнителем документа, ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении информирует руководителя о получении документа на исполнение и при необходимости распечатывает его.
В случае, если основным исполнителем документа является руководитель подразделения, не работающего в САДД, ответственный за ведение делопроизводства в данном подразделении делает необходимое количество копий для направления соисполнителям с проставлением соответствующих отметок на поручении к документу.
В случае, если на служебном документе, направленном председателем областной Думы, его заместителями, руководителем аппарата Думы на исполнение в подразделение Думы, отсутствует «штрих-код», а в электронной регистрационной карточке к нему в поле «Резолюция» отсутствует отметка «ЭЛЕКТРОННАЯ КОПИЯ», ответственный за ведение делопроизводства тиражирует и направляет необходимое количество копий для всех соисполнителей, указанных в поручении на документ, с проставлением на поручении соответствующих отметок.
_______________________
* Электронная регистрационная карточка САДД, поле «Рассылка» (указаны подразделения, работающие в САДД).
2.3.3. После рассмотрения документов руководителем подразделения ответственный за ведение делопроизводства в электронной регистрационной карточке САДД:
- на контрольные документы и документы с резолюцией председателя областной Думы, заместителей председателя, руководителя аппарата Думы «Подготовить ответ заявителю», «Подготовить предложения» заполняет закладку «Поручения» (вводит резолюцию (поручение) руководителя подразделения, проставляет дату контроля, указывает ответственного исполнителя (приложение 7);
- по документам с резолюцией председателя областной Думы, заместителей председателя, руководителя аппарата Думы «Для сведения», «Для использования в работе» отражает проделанную с ними работу в поле «Резолюция».
После внесения необходимых отметок в электронной регистрационной карточке САДД ответственный за ведение делопроизводства направляет документ на исполнение.
Руководители подразделений организуют работу с поступившими документами, подготовку (при необходимости) ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручения.
2.3.4. Документы, поступившие в подразделения областной Думы, должны исполняться в срок. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты, указанной в резолюции. Если в поручении не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня поступления в подразделение (сроки исполнения отражены в п. 7.9 настоящей Инструкции).
При подготовке запроса в учреждения и организации подлинники прилагаемых документов не направляются.
2.3.5. После завершения работы над документом исполнитель кратко отражает на самом документе или на поручении (резолюции) результаты выполнения поручения, например: «Направлен ответ (дата)», «Дан устный ответ (дата)», «Учтено при оформлении замечаний к проекту закона (название)» и т.п.
Руководитель подразделения на первом листе исполненного документа или на поручении (резолюции) проставляет отметку «В дело», дату и подпись, на основании которых ответственный за ведение делопроизводства в электронной регистрационной карточке в САДД на исполненный документ проставляет отметки в полях «Дело», «Дата исполнения» и в поле «Выполнение» закладки «Поручение».
дополнить абзацем третьим следующего содержания: «При работе с документами о награждении граждан и организаций наградами областной Думы ответственный за ведение делопроизводства отражает проделанную работу в поле «Резолюция» электронной регистрационной карточки с обязательным указанием даты и номера принятого решения о награждении, номера протокола заседания комитета, а также номера и даты постановления Тюменской областной Думы.».
От 05.05.2010 № 72-рп (НГР:ru 72000201000891)
При работе с документами о награждении граждан и организаций наградами областной Думы ответственный за ведение делопроизводства отражает проделанную работу в поле «Резолюция» электронной регистрационной карточки с обязательным указанием даты и номера принятого решения о награждении, номера протокола заседания комитета, а также номера и даты постановления Тюменской областной Думы.
2.3.6. Подготовленный письменный ответ на исполненный документ на бланке областной Думы передается на подпись председателю областной Думы или его заместителям в двух экземплярах с обязательным проставлением визы исполнителя на втором экземпляре, затем направляется в ОКД для регистрации и отправки адресату.
Второй экземпляр ответа вместе с входящим документом передается в ОКД с проставлением на первом листе документа или поручения (резолюции) отметки «В дело», подписи руководителя, даты списания. Материалы должны быть расположены в хронологическом порядке. Копия ответа остается в подразделении и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Копии документов по награждению Почетной грамотой, Благодарственным письмом, Почетным нагрудным знаком Тюменской областной Думы, Благодарностью председателя Тюменской областной Думы (ходатайство о награждении, решение комитета, постоянной комиссии, распоряжение председателя областной Думы) после исполнения документов и списания их «В дело» структурными подразделениями в ОКД не передаются. Сведения об исполнении данной категории документов представляются в ОКД ответственными за ведение делопроизводства комитетов и постоянной комиссии, отдела государственной гражданской службы и кадров в виде электронных регистрационных карточек на бумажном носителе».
(в редакции От 04.07.2011 № 115-рп (НГР:ru 72000201101140)
Копии документов по награждению Почетной грамотой, Благодарственным письмом, Почетным нагрудным знаком Тюменской областной Думы, Благодарностью председателя Тюменской областной Думы (ходатайство о награждении, решение комитета, постоянной комиссии, распоряжение председателя областной Думы) после исполнения документов и списания их «В дело» структурными подразделениями в ОКД не передаются. Сведения об исполнении данной категории документов представляются в ОКД ответственными за ведение делопроизводства комитетов и постоянной комиссии, отдела государственной гражданской службы и кадров в виде электронных регистрационных карточек на бумажном носителе.
Документы, содержащие персональные данные, после исполнения их управлением государственной службы и кадров и списания «В дело» в ОКД не передаются, а размещаются на хранение в текущем архиве управления. Сведения об исполнении данной категории документов представляются в ОКД специалистом управления государственной службы и кадров в виде электронных регистрационных карточек на бумажном носителе.
(в редакции От 03.10.2012 № 152-рп (НГР:ru 72000201201270)
2.3.7. Регистрация входящих и исходящих документов, подготовленных на бланках подразделений областной Думы, осуществляется ответственным за ведение делопроизводства с использованием САДД или других учетных форм.
Подготовленный письменный ответ на исполненный документ на бланке подразделения областной Думы передается на подпись руководителю подразделения, а затем в ОКД для отправки адресату.
2.3.8. Порядок дачи заключений на проекты областных и федеральных законов осуществляется в соответствии с Регламентом Думы.
Подготовка заключений на федеральные законопроекты осуществляется в соответствии с поручением председателя областной Думы или его заместителей.
2.3.9. Формирование и ведение дел в подразделениях областной Думы осуществляются в соответствии с номенклатурой дел и с учетом требований настоящей Инструкции.
2.3.10. В случае упразднения или реорганизации подразделения областной Думы ответственный за ведение делопроизводства в период упразднения подразделения или его реорганизации группирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их:
- другим подразделениям в соответствии с перераспределенными функциями подразделения;
- в текущий архив областной Думы.
Передача осуществляется по акту приема-передачи дел, который подписывается представителями передающей и принимающей сторон.
2.3.11. Ответственным за ведение делопроизводства в подразделении выполняется следующая работа:
- получение корреспонденции в ОКД, её регистрация, контроль за прохождением документов в подразделении (с использованием САДД в случае подключения к системе);
- своевременная передача полученной корреспонденции руководителю подразделения на рассмотрение, а затем с резолюцией руководителя - непосредственному исполнителю;
- ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;
- периодический, не реже трех раз в день, просмотр в САДД информации о поступающих документах;
- отражение в САДД всех этапов прохождения и результатов исполнения документов;
- регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных в подразделении, проверка правильности их оформления и передача исходящих документов на отправку;
- еженедельное информирование руководителя подразделения о состоянии исполнения документов и поручений в подразделении;
- организация хранения документов и дел, выдача документов и дел сотрудникам для работы, контроль за их возвращением и сохранностью;
- предоставление информации по вопросам прохождения и исполнения документов в подразделении, инструктаж сотрудников подразделения по вопросам делопроизводства;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел областной Думы, подготовка проекта номенклатуры дел подразделения на очередной год;
- участие в проведении экспертизы ценности документов, подготовка и сдача дел на архивное хранение;
- подготовка описи дел постоянного срока хранения;
- составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и передача документов на уничтожение в Управление делами Тюменской областной Думы (далее - Управление делами);
2.3.12. Исполнение должностных обязанностей ответственного за ведение делопроизводства в подразделении областной Думы на период его временного отсутствия (отпуск, болезнь, командировка) должно быть распоряжением возложено на иного сотрудника данного подразделения в соответствии с действующим законодательством.
2.3.13. При работе с документами в подразделениях областной Думы необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- сотрудники областной Думы, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов, зарегистрированных в ОКД, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении и специалист, за которым числится утраченный документ, составляют акт, который утверждает руководитель подразделения. Один экземпляр акта об утрате документа передается в ОКД. При необходимости назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата областной Думы;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у сотрудника;
- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки;
- передача документов областной Думы или их копий работникам внешних организаций может производиться только с письменного разрешения руководителя аппарата Думы или руководителя соответствующего подразделения;
- передача служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется только через управление по обеспечению информационной политики областной Думы, за исключением принятых областной Думой законов, подлежащих опубликованию;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя подразделения временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят (приложение 8);
- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник, получивший служебные документы, должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от замещаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства подразделения.
2.3.14. Дела, документы, находящиеся в подразделении Думы, должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность, как правило, в канцелярских шкафах, запирающихся в нерабочее время.
2.4. Документы депутатов областной Думы
2.4.1. Депутаты областной Думы в работе с документами и обращениями руководствуются правилами, установленными настоящей Инструкцией.
2.4.2. Ответственность за организацию делопроизводства депутатов областной Думы и его непосредственное ведение в соответствии с Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе, Инструкцией по работе в программном модуле «Приемная депутата Тюменской областной Думы» автоматизированной информационной системы «Обращения граждан» возлагается на помощников депутатов областной Думы на основании Положения о помощнике депутата Тюменской областной Думы.
(в редакции От 21.12.2011 № 189-рп (НГР: ru 72000201101147)
Помощник депутата областной Думы обеспечивает:
- получение, учет, регистрацию и представление депутату поступающей на его имя корреспонденции;
- исполнение поручений депутата;
- правильное и своевременное составление и оформление документов за подписью депутата, их учет, регистрацию и подготовку к отправке;
- контроль за поступлением ответов на запросы депутата;
- оформление заказов на копировально-множительные работы - в Управлении делами в соответствии с разделом 9.2 настоящей Инструкции;
- составление номенклатуры дел, утверждаемой депутатом областной Думы (приложения 9, 10);
- формирование документов в дела, их сохранность и подготовку к передаче в Государственный архив Тюменской области, если депутатская переписка, другие документы, отражающие деятельность депутата областной Думы, не отложились в делах подразделений областной Думы. Передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Тюменской области и муниципальные архивы осуществляется только с согласия депутата областной Думы и после проведения экспертизы ценности документов;
- составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Если приемная депутата находится в здании областной Думы, документы передаются для уничтожения в Управление делами, в других приемных уничтожение производится на местах;
- сохранность бланков депутата областной Думы.
2.4.3. Обращения на имя депутата областной Думы, поступившие в ОКД:
- в случае, если приемная депутата подключена к САДД, регистрируются в день поступления по реквизитам, имеющимся на конверте или в адресной части документа. Электронная регистрационная карточка на обращение направляется по каналам локальной сети в приемную депутата. Обращение направляется помощнику депутата для последующей работы;
- в случае, если приемная депутата не подключена к САДД, учитываются в день поступления по реквизитам, имеющимся на конверте или в адресной части документа, с использованием ПК и направляются помощнику депутата для последующей работы.
Входящая служебная корреспонденция, поступившая на имя депутата, регистрируется его помощником в электронном журнале с использованием ПК (приложение 6).
(в редакции От 21.12.2011 № 189-рп (НГР: ru 72000201101147)
Иные документы направляются в приемные депутатов областной Думы для работы без отметки в учетных формах.
2.4.4. Исходящая корреспонденция депутата, связанная с его служебной деятельностью в областной Думе, оформляется помощником депутата в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции и регистрируется в электронном журнале с использованием ПК (приложение 18) и регистрируется в электронном журнале с использованием ПК (приложение 18). Оформленные исходящие документы передаются в ОКД для отправки в запечатанных конвертах. На конверте указывается точный адрес. Если на документе имеются скрепки, то он вкладывается в конверт скрепками вниз, так как при маркировке конверта возможны повреждения.
(в редакции От 21.12.2011 № 189-рп (НГР: ru 72000201101147)
Письма, телеграммы личного характера и документы депутатов, не связанные с их деятельностью в областной Думе, к отправке через ОКД не принимаются.
2.4.5. Для оформления писем и других служебных документов за подписью депутата областной Думы используются бланки: бланк депутата областной Думы в цветном варианте, бланк депутата областной Думы в черно-белом варианте и бланк приемной депутата областной Думы (размещены в локальной сети областной Думы в папке U:/Информация ТОД/Бланки). Письмо на бланке приемной депутата областной Думы подписывается депутатом, а также может подписываться помощником депутата в случае:
- промежуточной переписки по обращениям граждан (запрос дополнительных материалов и направление промежуточных ответов);
- письменного уведомления избирателей о времени приема у депутата;
- использования письма в качестве сопроводительного для передачи обращений граждан при переадресовке другому депутату (по согласованию с депутатом).
При оформлении служебных писем на бланке приемной депутата областной Думы в реквизитах «Содержание» или «Подпись» необходимо указывать: «По поручению депутата областной Думы…».
При подготовке исходящих документов за подписью двух и более депутатов используется бланк Тюменской областной Думы, при этом:
- документы, направляемые в адрес председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата Думы, регистрируются в приемной депутата, инициирующего подготовку данного документа;
- документы, направляемые в адрес учреждений, организаций, должностным лицам, и иные документы регистрируются в ОКД.
2.4.6. Обеспечение депутата областной Думы документами и материалами к заседаниям Думы, печатными изданиями и нормативными материалами осуществляется в порядке, определяемом разделом 8 настоящей Инструкции.
2.5. Меры безопасности при приеме документов
2.5.1. Специалисты ОКД и помощники депутатов, осуществляющие прием корреспонденции, должны соблюдать меры безопасности.
Корреспонденция может считаться подозрительной, если:
- на конверте (пакете) не указан обратный адрес либо указан неправильный адрес;
- поступившая корреспонденция нестандартна по весу, размеру, форме, неровна по бокам, заклеена липкой лентой;
- корреспонденция имеет странный запах, цвет, в конвертах (пакетах) прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и тому подобное);
- на конверте (пакете) имеются не соответствующие установленным образцам марки или штампы почтовых отделений.
2.5.2. Специалисты ОКД, помощники депутатов областной Думы при обнаружении подозрительной корреспонденции должны передать ее начальнику службы эксплуатации здания Управления делами под роспись в учетной форме.
Дальнейшие действия с подозрительной корреспонденцией осуществляются службой эксплуатации здания Управления делами.
2.5.3. В случае передачи данной корреспонденции соответствующим службам начальник службы эксплуатации здания Управления делами составляет акт передачи.
В случае, если в результате проверки выявлено, что корреспонденция является безопасной, она передается начальником службы эксплуатации здания специалистам ОКД или помощникам депутатов для регистрации и дальнейшей работы.
3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие требования
3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках формата А4 (210х297 мм) установленной формы с продольным расположением реквизитов (бланки размещены в локальной сети областной Думы в папке U:/Информация ТОД/Бланки). При воспроизведении на бланке изображения герба Тюменской области в черно-белом и цветном исполнении должно быть обязательно обеспечено его изобразительное соответствие оригиналу и описанию, утвержденному Законом Тюменской области «О гербе и флаге Тюменской области». Служебные документы оформляются также на стандартных листах бумаги, для бланков поручений (резолюций) установлен формат А6 (105х150 мм).
На бланках печатаются документы, представляемые как проекты для рассмотрения на заседаниях областной Думы, комитетов, постоянных комиссий, а также направляемые в другие учреждения и организации.
Документ, оформленный на листе формата А4, должен иметь заголовок (кроме ответов на обращения граждан, телефонограмм, телеграмм, извещений, а также писем объемом до 5 строк машинописного текста).
Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем», например:
- письмо - «Об оказании помощи…»;
- распоряжение - «О рабочей группе…».
3.1.2. Документы областной Думы и документы аппарата областной Думы оформляются на соответствующих бланках. Документы на бланках областной Думы подписываются председателем, первым заместителем председателя (при наличии данной должности), заместителями председателя, руководителем аппарата Думы. Документы на бланках первого заместителя председателя областной Думы подписываются первым заместителем председателя (при наличии данной должности), документы на бланках заместителя председателя - заместителем председателя, документы на бланках руководителя аппарата областной Думы - руководителем аппарата, документы на бланках комитетов и постоянных комиссий - председателями и руководителями аппаратов комитетов и постоянных комиссий, документы на бланках депутатских фракций - руководителями депутатских фракций и руководителями аппаратов депутатских фракций, документы на бланках подразделений аппарата Думы - их руководителями.
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
3.1.3. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии членов комиссии перечисляются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии подпись И.И. Иванов
Члены комиссии подпись П.П. Петров
подпись С.С. Соснов
Подписание документа предусматривает: указание полного наименования должности (если бланк не должностной), собственноручную подпись и ее расшифровку с инициалами. Если документ подготовлен на должностном бланке (бланк заместителя председателя областной Думы, руководителя аппарата областной Думы), то наименование должности подписывающего приводится без указания элементов, имеющихся на бланке.
Факсимильное воспроизведение подписи (вместо собственноручной подписи) при подписании документов служебного характера не применяется.
Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности). Документ должен быть подписан с указанием фактически занимаемой должности и фамилии подписавшего.
3.1.4. Не допускается внесение в подписанные документы исправлений и добавлений. В исключительных случаях внесенные исправления и добавления должны быть заверены лицом, подписавшим документ.
3.1.5. Представляемые на подпись документы визируются исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов, или заинтересованными должностными лицами, с которыми производилось их согласование. Виза удостоверяет согласие должностного лица с текстом документа. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату визирования, а при необходимости - наименование должности визирующего.
Виза проставляется на распорядительных документах на оборотной стороне последнего листа подлинника документа; на служебных письмах - на вторых экземплярах на лицевой их стороне в нижней части служебных писем. В случае разногласий при согласовании проекта документа к нему прилагаются замечания или указывается особое мнение тех лиц, с которыми производилось согласование. Если в процессе согласования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
(в редакции От 24.11.2009 № 153-рп (НГР:ru 72000200900759)
Проекты документов, направляемые на подпись председателю областной Думы и его заместителям, подготовленные подразделениями аппарата областной Думы, визируются руководителем аппарата областной Думы; проекты документов, направляемые на подпись председателю областной Думы и его заместителям, подготовленные аппаратами комитетов и постоянных комиссий областной Думы, визируются председателями и руководителями аппаратов комитетов и постоянных комиссий.
Содержание служебных документов должно быть кратким, ясным и аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
3.1.6. На документе должна быть указана дата. Датой документа является дата его подписания, а на документах, принимаемых коллегиально, - дата принятия. Датой утверждаемых документов служит дата их утверждения.
Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 01.06.2008). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 01 июня 2008 года).
3.1.7. При оформлении исходящих (ответных) документов (писем) следует приводить ссылку на номер и дату поступивших документов (писем), на которые даются ответы.
3.1.8. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности руководителя, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии), даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает в себя: слово УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в творительном падеже, дату утверждения и номер.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования.
3.1.9. При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Первая страница документа или приложения не нумеруется.
3.1.10. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 7 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а пишется:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
3.1.11. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения и, если необходимо, печать, например:
Верно
Начальник отдела подпись И.И. Иванов
Дата
3.2. Постановления областной Думы
3.2.1. Подготовка проектов постановлений областной Думы осуществляется в соответствии с главой 12 Регламента Думы, требованиями к оформлению постановлений областной Думы и приложений к ним, а также образцами оформления документов Тюменской областной Думы, утвержденными распоряжением председателя областной Думы.
Постановления оформляются на бланках установленной формы (бланк размещен в локальной сети областной Думы в папке U:/Информация ТОД/Бланки).
3.2.2. Рассылку копий постановлений, принятых на заседании областной Думы (приложение 11), и перечня постановлений осуществляет ОКД в соответствии с обязательными листами рассылки, которые предоставляются отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы.
Перечень постановлений областной Думы, копии постановлений областной Думы размещаются в локальной сети областной Думы в папке U:/Архив/Нормативно-правовые акты/ и в СЭД ПП.
Перечень принятых постановлений областной Думы рассылается постоянным адресатам по электронной почте.
Принятые областной Думой постановления доставляются адресатам курьерской и почтовой связью, а также по электронной почте.
После отметки листов рассылки сотрудником ОКД листы рассылки должны быть возвращены в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы.
3.2.3. Хранение проектов, подлинников постановлений областной Думы и материалов к ним осуществляется отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы в соответствии с номенклатурой дел.
3.3. Распорядительные и иные документы
3.3.1. Распорядительными документами в областной Думе являются:
- распоряжения председателя, заместителей председателя областной Думы и руководителя аппарата областной Думы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу (далее - распоряжения);
- совместные распоряжения Губернатора области и председателя областной Думы;
- договоры и государственные контракты на выполнение определенного вида работ и оказание услуг.
Распоряжения оформляются на бланках установленной формы, печатаются без оборота, в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Бланки размещены в локальной сети областной Думы в папке U:/Информация ТОД/Бланки.
Договоры и государственные контракты оформляются на стандартных листах формата А4 в соответствии с действующим законодательством и требованиями настоящей Инструкции.
3.3.2. Подготовка проектов распоряжений осуществляется соответствующими подразделениями в соответствии с планом работы областной Думы, поручением председателя областной Думы или руководителя аппарата областной Думы. На руководителей подразделений возлагается ответственность за подготовку проекта и согласование его с заинтересованными сторонами.
3.3.3. Изложение текста распоряжения должно быть ясным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа.
Если распоряжение носит нормативный характер или принимается на основании правового акта, то в вводной части указывается название, дата и номер соответствующего правового акта.
В распоряжении вводная часть может отсутствовать.
3.3.4. В распоряжении должны быть четко определены задачи, ответственные за исполнение и сроки исполнения.
Ответственным за исполнение может быть подразделение областной Думы с указанием в скобках фамилии и инициалов руководителя либо должностное лицо, если ему поручается выполнение данного распоряжения.
3.3.5. Проект распоряжения должен содержать указание о признании утратившим силу распоряжения либо его отдельных пунктов, если вновь принимаемый акт исключает действие ранее принятого.
3.3.6. При необходимости осуществления контроля за исполнением распоряжения в проект вносится пункт, в котором указывается подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.
3.3.7. Приложения к распоряжению являются его неотъемлемой частью. В приложении обязательно дается ссылка на распоряжение, к которому оно прилагается:
Приложение
к распоряжению председателя
областной Думы
от №
В приложении указываются конкретные мероприятия, объемы работ, сроки, исполнители, состав комиссий, рабочих групп и т.п. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
3.3.8. Проекты распоряжений могут вноситься с пояснительной запиской, содержащей обоснование необходимости и целесообразности принятия данного акта, с приложением справочных и аналитических материалов.
К проектам распоряжений, основанием для принятия которых послужили ранее принятые распоряжения, прилагаются их копии.
К проектам о внесении изменений, дополнений, об отмене распоряжений прилагаются копии соответствующих распоряжений.
3.3.9. Проект распоряжения по объему, как правило, не должен превышать двух страниц. В левом нижнем углу последнего листа проекта распоряжения указывается имя файла, фамилия и номер служебного телефона исполнителя, подготовившего проект.
3.3.10. В обязательном порядке проводится юридическая экспертиза распоряжений нормативного характера, договоров и государственных контрактов, а также их согласование со специалистами-лингвистами.
Распорядительные документы, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимые согласования, возвращаются руководителем аппарата Думы для доработки в подразделение областной Думы, внесшее данные проекты.
3.3.11. До подписания проектов распоряжений осуществляется их согласование.
Проекты распоряжений, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов областной Думы, а также проекты договоров согласовываются с руководителем аппарата Думы, начальником правового управления и начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности областной Думы.
Один подлинный экземпляр договоров, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов областной Думы, передается в отдел бухгалтерского учета и отчетности для исполнения.
Проекты распоряжений по личному составу согласовываются с руководителем аппарата Думы, начальником правового управления, начальником отдела государственной гражданской службы и кадров областной Думы, при необходимости - с руководителем соответствующего подразделения, а в случае финансовых затрат - с начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности областной Думы.
Проекты распоряжений, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов Управления делами, а также проекты договоров согласовываются с руководителем аппарата Думы, управляющим делами, начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности Управления делами.
Проекты распоряжений, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов Управления делами по статье «КЭСР 241. доп. ФК 140 «Увеличение стоимости материальных затрат», согласовываются с депутатом по соответствующему избирательному округу, управляющим делами, начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности Управления делами.
Иные проекты распоряжений председателя областной Думы, касающихся деятельности Управления делами, визируются управляющим делами, начальником юридического отдела Управления делами, в случае финансовых затрат - начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности Управления делами.
Проекты совместных распоряжений Губернатора области и председателя областной Думы готовятся в двух экземплярах и согласовываются с руководителем аппарата Думы, начальником правового управления областной Думы.
Данные распоряжения согласовываются и визируются с соответствующим заместителем председателя областной Думы, руководителем аппарата областной Думы, начальником правового управления.
3.3.12. При наличии разногласий исполнителем готовится информация с указанием спорных пунктов и обоснованием окончательной редакции проекта.
Окончательное решение по спорным вопросам проекта распоряжения принимает руководитель аппарата областной Думы, в случае несогласованности позиций - председатель Думы.
Если в процессе согласования проекта вносятся изменения, то проект подлежит повторному визированию.
3.3.13. Согласованные проекты распоряжений и договоров должны быть завизированы в соответствии с Положением о порядке визирования распоряжений председателя Тюменской областной Думы, руководителя аппарата областной Думы и договоров (по вопросам финансово-хозяйственной деятельности), заключаемых Тюменской областной Думой. Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа (приложение 29).
(в редакции от 24.11.2009 № 153-рп (НГР:ru 72000200900759)
Приложение 29
(к п. 3.3.13)
Пример:
Начальник правового управления
(личная подпись) (Ф.И.О.)
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового управления
(личная подпись) (Ф.И.О.)
Дата
3.3.14. Датой принятия распоряжения считается дата его подписания.
Распоряжение регистрируется в день его подписания.
3.3.15. Подписанные распоряжения по основной деятельности областной Думы регистрируются, учитываются и хранятся в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы.
Сквозная нумерация распоряжений по основной деятельности производится с буквенным обозначением «рп».
Подписанные распоряжения по основной деятельности, имеющие приложения, принимаются на регистрацию только с представлением электронной копии.
Копии распоряжений по основной деятельности заверяются печатью отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы и с листом рассылки (приложение 11), заполненным ответственным за подготовку распоряжения, направляются в ОКД для рассылки. Листы рассылки распоряжений должны быть возвращены в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы.
3.3.16. Подписанные распоряжения по личному составу, по кадровым вопросам, о награждениях, а также государственные контракты и договоры регистрируются, учитываются и хранятся в отделе государственной гражданской службы и кадров областной Думы.
Один подлинный экземпляр государственных контрактов, договоров, связанных с финансовыми затратами за счет сметы расходов областной Думы, передается в отдел бухгалтерского учета и отчетности областной Думы для исполнения.
Производится сквозная нумерация распоряжений с добавлением буквенного обозначения «рк» к распоряжениям по личному составу, «р» к распоряжениям по кадровым вопросам или «рн» к распоряжениям о награждениях.
Копии распоряжений по личному составу, по кадровым вопросам и о награждениях заверяются печатью отдела государственной гражданской службы и кадров областной Думы.
Ознакомление с распоряжениями по личному составу, по кадровым вопросам, о награждениях и их рассылка осуществляются отделом государственной гражданской службы и кадров областной Думы.
3.3.17. Подписанные распоряжения по административно-хозяйственной деятельности регистрируются, учитываются и хранятся в отделе государственной службы и кадровой работы Управления делами.
Сквозная нумерация распоряжений по административно-хозяйственной деятельности производится с буквенным обозначением «рх».
Копии распоряжений по административно-хозяйственной деятельности заверяются печатью отдела государственной службы и кадровой работы Управления делами.
Ознакомление с распоряжениями по административно-хозяйственной деятельности и их рассылка осуществляются отделом государственной службы и кадровой работы Управления делами.
3.3.18. Совместные распоряжения Губернатора области и председателя областной Думы подписываются председателем областной Думы и направляются с сопроводительным письмом для подписания Губернатору области. Один подписанный Губернатором области экземпляр совместного распоряжения подлежит возврату в областную Думу.
Подписанное совместное распоряжение Губернатора области и председателя областной Думы регистрируется, учитывается и хранится в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы. Сквозная нумерация совместных распоряжений производится с буквенным обозначением «рп». Совместные распоряжения Губернатора области и председателя областной Думы принимаются на регистрацию только с представлением электронной копии.
Копии совместных распоряжений Губернатора области и председателя областной Думы заверяются печатью отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы и с листом рассылки (приложение 11), заполненным ответственным за подготовку распоряжения от областной Думы, направляются в ОКД для рассылки.
3.3.19. Отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы, отдел государственной гражданской службы и кадров областной Думы, Управление делами осуществляют контроль за исполнением зарегистрированных и поставленных на контроль распоряжений.
Исполнители распоряжений ежеквартально в срок до 1 числа месяца, следующего за отчетным, представляют в указанные отделы и в Управление делами информацию о ходе выполнения распоряжений, согласованную с лицами, на которых возложен контроль за исполнением данных распоряжений.
Отделы и Управление делами ежеквартально в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным, готовят соответствующие проекты распоряжений председателя областной Думы о снятии с контроля или продлении сроков исполнения распоряжений, содержащих пункт контроля, и представляют его руководителю аппарата областной Думы.
Руководитель аппарата областной Думы ежеквартально в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным, представляет указанные проекты распоряжений председателю областной Думы на рассмотрение.
3.4. Протоколирование заседаний и совещаний
3.4.1. Протоколы заседаний комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций областной Думы оформляются на бланках установленной формы. Протоколы совместных заседаний комитетов, комиссий, согласительных комиссий, совещательных органов областной Думы, а также временных комиссий, рабочих групп, других заседаний и совещаний оформляются на стандартных листах бумаги (формат А4).
3.4.2. В протоколе заседания указываются следующие данные:
- дата, время, место проведения заседания;
- номер заседания (протокола);
- фамилия, имя, отчество и должность председательствующего на заседании, номер избирательного округа или наименование избирательного объединения;
- список депутатов (членов комитета), присутствовавших на заседании, их фамилии, имена, отчества, номера избирательных округов или наименования избирательных объединений;
- список лиц, приглашенных на заседание, с указанием должности и места работы;
- список депутатов (членов комитета), отсутствовавших на заседании, их фамилии, имена, отчества, номера избирательных округов или наименования избирательных объединений;
- повестка дня (рассмотренные вопросы). Включенные в повестку дня вопросы излагаются по форме: «Слушали» (вопрос) - «Докладывал» (Ф.И.О.) - «Выступили» (Ф.И.О.) - «Решили» - результат голосования (приложение 12).
При необходимости по инициативе участников заседания в протокол могут быть включены внесенные предложения, протокольные поручения и иные записи. Оформление протоколов производится не позднее 15 календарных дней после проведения заседания.
Протоколы оформляются на бланках установленной формы, печатаются без оборота, в соответствии с установленными требованиями.
3.4.3. Запись фонограмм заседания комитета, постоянной комиссии областной Думы обеспечивает инженерная служба Управления делами. При необходимости фонограммы расшифровываются специалистами отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы. Текст стенограммы распечатывается и прилагается к протоколу.
3.4.4. При наличии текстов или тезисов докладов они прилагаются к протоколу, а в соответствующих местах протокола делаются ссылки: «Текст доклада (выступления) прилагается».
Протокол заседания (совещания) и решения подписывается председательствующим на заседании. Протокол заседания комитета, постоянной комиссии, депутатской фракции областной Думы подписывается председательствующим на заседании комитета, комиссии, депутатской фракции и лицом, оформившим протокол. Протокол заседания согласительной комиссии - полномочными представителями сторон.
Протоколы заседаний комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций областной Думы получают сквозную нумерацию в пределах срока полномочий очередного созыва депутатского корпуса областной Думы, протоколы заседаний согласительных комиссий, а также временных комиссий - в пределах сроков их работы.
Протоколы заседаний комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций и согласительной комиссии, выписка из протокола и принятые решения оформляются аппаратами комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций.
3.4.5. Порядок, сроки подготовки и оформления протоколов заседаний областной Думы определены Регламентом Думы.
3.5. Оформление поручений
3.5.1. Поручения председателя и заместителей председателя областной Думы, председателей комитетов и постоянных комиссий, руководителя аппарата областной Думы и руководителей подразделений областной Думы оформляются на специальных бланках формата А6 (105х150 мм). В отдельных случаях поручения могут быть оформлены как резолюции на самих документах.
Поручение (резолюция) включает в себя фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись должностного лица и дату. В поручении указывается регистрационный номер входящего или исходящего документа, к которому резолюция относится (приложение 13).
При наличии нескольких исполнителей ответственным считается исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнителям документа направляются копии документа и поручения к нему (см. пункт 2.3.2).
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции должны конкретизировать предыдущие (порядок или срок исполнения, исполнителей), не дублировать их.
Резолюция (поручение) подписывается должностным лицом, в его отсутствие - лицом, его замещающим.
3.5.2. Оформление и регистрацию поручений председателя областной Думы осуществляет помощник или советник председателя областной Думы, поручений заместителя председателя областной Думы - советник, поручений руководителя аппарата Думы - помощник руководителя аппарата Думы или ведущий специалист приемной руководителя аппарата Думы, поручений руководителя подразделения - ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Думы.
Регистрацию поручений председателя областной Думы (кроме поручений (резолюций) на зарегистрированные документы) осуществляет специалист приемной председателя областной Думы с использованием САДД.
Подписанные и оформленные поручения с соответствующими документами направляются исполнителям через ОКД, внутри подразделений - через ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.
3.6. Служебные письма
3.6.1. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца.
Служебные письма, направляемые из областной Думы, адресуются учреждениям и организациям, названия которых пишутся в именительном падеже; должность, инициалы и фамилия должностного лица - в дательном падеже, например:
Министерство иностранных дел
Российской Федерации
Директору Первого Европейского
департамента
О.В. Кривоногову
Наименование адресата печатается в правом верхнем углу письма. В письмах, направляемых конкретному должностному лицу, указывается его должность, при необходимости - с наименованием учреждения или организации, инициалы и фамилия (в дательном падеже), например:
Председателю Законодательного
Собрания Ивановской области
В.Н. Тихомирову
Если документ направляется в несколько однотипных по виду деятельности организаций или органов, депутатам областной Думы, то адресат следует указывать обобщенно, например:
Депутатам областной Думы
(по списку)
Председателям
представительных органов
муниципальных образований
(по списку)
Полный почтовый адрес указывается составителем письма в случае его направления разовому корреспонденту (не включенному в лист рассылки), например:
Управляющему делами Федерации
профсоюзов Ростовской области
С.А. Кляшко
Ворошиловский проспект,
д. 89/60, комн. 207
г. Ростов-на-Дону, 344000
Если служебное письмо адресуется физическому лицу, то первоначально следует указывать инициалы и фамилию этого лица, затем почтовый адрес, например:
А.В. Васильеву
ул. Слуцкого, д. 11, кв. 48
пос. Вырица, Гатчинский р-н,
Ленинградская область, 188040
3.6.2. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
3.6.3. В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
В случае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К сопроводительному письму прилагается лист рассылки (приложение 14). Лист рассылки передается в ОКД на бумажном носителе, а его электронная версия размещается в папке U/Обмен/ОКД.
3.6.4. Служебное письмо должно иметь заголовок, который оформляется в соответствии с п. 3.1.1 и 3.10.2.
3.6.5. Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их необходимо перечислить с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения (см. п. 3.1.11).
3.6.6. В левом нижнем углу последнего листа служебного письма указываются фамилия, имя, отчество исполнителя полностью, номер его служебного телефона (приложение 15). Данные об исполнителе служебного письма печатаются шрифтом Arial № 8. Допускается указывать адрес электронной почты исполнителя, например:
Максимова Нина Сергеевна
28-88-14 Maksimova@duma72.ru
3.7. Служебные телеграммы
3.7.1. Оформление и отправка телеграмм осуществляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222) с использованием программы REX 400 “Программно-аппаратный комплекс «Автоматизированное рабочее место оператора связи».
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
Телеграммы в областной Думе оформляются за подписями председателя областной Думы и заместителей председателя областной Думы, председателей комитетов, постоянных комиссий, депутатов областной Думы и руководителя аппарата областной Думы.
Телеграмма за подписью председателя областной Думы оформляется по следующим категориям: «Обыкновенная», «Срочная», «Правительственная» (постановление Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 № 74).
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
Поступившие и отправляемые телеграммы по основной деятельности регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма.
К отправке через ОКД принимаются телеграммы только служебного характера, связанные с деятельностью областной Думы. Исполнитель определяет категорию телеграммы, простая или срочная, и вид телеграммы - с уведомлением о вручении или с доставкой в срок, указанный отправителем.
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
3.7.2. Служебные телеграммы оформляются на бланках установленной формы с обязательным указанием адреса (кроме постоянных адресатов), наименования адресата, исходящего номера, даты, текста и подписи (приложение 16).
Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату.
3.7.3. Текст телеграммы излагается кратко. Объем текста служебной телеграммы не должен превышать 90 слов.
Телеграмма одного содержания, отправляемая по нескольким адресам, передается на отправку с листом рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она рассылается, если указанных адресов нет в списке постоянных адресатов областной Думы. Лист рассылки представляется исполнителем, готовившим телеграмму.
3.8. Прием и оперативная передача текстов
документов по каналам факсимильной связи
3.8.1. Факсимильный аппарат (телефакс) предназначен для приема и оперативной передачи текстов документов и служебных материалов.
3.8.2. Факсограммы, поступившие в областную Думу на имя председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, председателей комитетов, постоянных комиссий, руководителя аппарата, руководителей подразделений областной Думы, передаются в ОКД для регистрации в САДД с отметкой о получении документа по каналам факсимильной связи.
3.8.3. Документы, подписанные председателем областной Думы, заместителями председателя Думы и предназначенные для передачи по каналам факсимильной связи, должны быть зарегистрированы в ОКД.
Факсограммы зарубежным адресатам на иностранных языках передаются при наличии перевода и визы руководителя аппарата областной Думы.
Подлинники документов, переданных по каналам факсимильной связи, передаются в ОКД и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел областной Думы.
3.8.4. При приеме и передаче служебной информации по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующим порядком:
- после передачи факсограммы оригинал письма при необходимости направляется адресату почтовой связью;
- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования»;
- передаваемые материалы могут быть текстового, табличного или графического характера;
- объем передаваемого в один адрес материала не должен превышать 10 листов формата А4;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал и руководителя соответствующего подразделения.
3.8.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет специалист, ответственный за использование факсимильного аппарата.
К передаче принимаются факсограммы, завизированные исполнителем и руководителем подразделения, на которых указаны наименование корреспондента (куда и кому направлена факсограмма) и номер его факса.
3.8.6. Контроль за использованием факсимильных аппаратов, установленных в подразделениях, осуществляется руководителями подразделений.
3.9. Прием и передача документов по электронной почте
3.9.1. Электронная почта областной Думы используется для приема и передачи информации при взаимодействии с организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства, а также между подразделениями областной Думы.
Информационно-аналитическое управление по письменной заявке руководителя подразделения Думы или депутата создает для сотрудника областной Думы, помощника депутата, ПК которого подключен к локальной сети областной Думы, индивидуальный почтовый ящик - адрес электронной почты, который представляет собой английскую транскрипцию фамилии и инициалов сотрудника и имя домена областной Думы duma72.ru.
3.9.2. Документы передаются по электронной почте в виде электронных копий и юридической силы не имеют.
3.9.3. За содержание передаваемой по электронной почте информации и идентичность текстов на бумажной основе и на магнитном носителе отвечают исполнитель, подготовивший документ, и руководитель соответствующего подразделения.
3.9.4. Прием и отправку служебных документов по каналам электронной почты с официального электронного адреса inbox@duma72.ru в областной Думе осуществляет ИАУ.
С официального электронного адреса областной Думы высылаются электронные копии:
- материалов к заседанию областной Думы;
- документов, принятых на заседании областной Думы;
- служебных документов за подписью председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, руководителя аппарата Думы;
- информационно-справочных материалов для депутатов;
- иной корреспонденции по указанию руководителя аппарата областной Думы.
Прием и отправка документов по электронной почте подразделениями областной Думы производится самостоятельно.
3.9.5. Служебная корреспонденция, отправляемая по электронной почте, оформляется исполнителем как исходящий документ. Копия подписанного документа на бумажном носителе с указанием информации о размещении электронного варианта документа в локальной сети областной Думы и адресом электронной почты получателя передается в информационно-аналитическое управление. На документах, отправляемых по электронной почте, в правом верхнем углу проставляется отметка «Передан по электронной почте» и дата отправки.
Документы информационно-справочного характера постоянным адресатам отправляются по электронной почте без сопроводительного письма.
3.9.6. При получении сообщений на официальный электронный адрес областной Думы сотрудник информационно-аналитического управления просматривает полученные файлы с целью отбора официальных документов. Документы, адресованные председателю областной Думы, заместителю председателя областной Думы или руководителю аппарата Думы, распечатываются и передаются на регистрацию в ОКД с отметкой «Получено по электронной почте».
3.9.7. Информация о документах, адресованных депутатам областной Думы или сотрудникам областной Думы, доводится до сведения адресата и по согласованию с ним полученный документ распечатывается, перенаправляется на соответствующий электронный адрес или размещается в локальной сети.
3.9.8. Отправленные и полученные по электронной почте документы сохраняются в электронном архиве почтовой программы в течение одного года. Подлинники документов после передачи по электронной почте хранятся в подразделениях областной Думы, а при необходимости направляются адресату почтовой связью.
3.9.9. Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств электронной почты не допускается.
3.10. Требования к печатанию документов
3.10.1. Печатание документов осуществляется на ПК с использованием текстового редактора «Word for Windows» на бланках установленной формы или бумаге стандартных размеров.
3.10.2. При печатании документов необходимо соблюдать следующие правила:
- размеры полей составляют: левое - 30 мм, правое - 20 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм;
- служебные документы областной Думы печатаются шрифтом «Arial» № 12 через одинарный или полуторный междустрочные интервалы;
- для заголовков допускается увеличение размера букв, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один междустрочный интервал, без кавычек и не подчеркивается. Количество строк заголовка может быть не более пяти. Переносы в заголовке не допускаются, точка в конце не ставится. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя, тремя междустрочными интервалами, пишется с прописной буквы и выравнивается по левому полю;
- текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. От заголовка текст отделяется тремя междустрочными интервалами;
- наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал, если состоит из нескольких строк. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;
- при наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
3.10.3. Напечатанный текст должен быть вычитан исполнителем, при этом особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
Служебные письма печатаются в соответствии с разделом 3.6 настоящей Инструкции.
4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
4.1. Использование бланков
4.1.1. Образцы бланков Тюменской областной Думы, депутатов областной Думы и подразделений Думы утверждаются распоряжением председателя областной Думы.
4.1.2. В областной Думе разрешается использование бланков документов, изготовленных типографским способом и посредством компьютерной техники.
Электронные варианты бланков размещаются в локальной сети областной Думы (см. пункт 3.1.1). Данные образцы не могут быть изменены пользователем.
4.1.3. Бланк Тюменской областной Думы в цветном исполнении используется при переписке с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации. Бланки в цветном исполнении хранятся в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы и в ОКД.
4.1.4. Бланки установленной формы изготавливаются Управлением делами по заявкам подразделений областной Думы, помощников депутатов и должностных лиц в соответствии с профилем их деятельности.
4.1.5. Бланки должны использоваться строго по назначению. Руководители подразделений областной Думы, советники заместителей председателя и помощники депутатов областной Думы несут ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования.
Передача бланков Тюменской областной Думы другим организациям или лицам может производиться только с письменного разрешения руководителя аппарата областной Думы при поэкземплярном учете.
Предложения по новым бланкам вносятся руководителями подразделений вместе с образцами бланков руководителю аппарата областной Думы. На основании предложений руководителя аппарата Думы новые бланки утверждаются распоряжением председателя областной Думы.
4.1.6. Контроль за соответствием используемых бланков установленным формам осуществляется ОКД.
4.2. Использование печатей и штампов
4.2.1. Гербовые и другие печати в Тюменской областной Думе используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.
Порядок использования и хранения гербовой печати Тюменской областной Думы установлен Положением о порядке хранения и использования гербовой печати Тюменской областной Думы, утвержденным распоряжением председателя областной Думы.
4.2.2. На рассылаемых копиях постановлений, принятых областной Думой, выписках из протоколов заседаний областной Думы, распоряжениях областной Думы по основной деятельности проставляется круглая (негербовая) печать с надписью «Тюменская областная Дума. Отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы».
На рассылаемых копиях распоряжений по личному составу проставляется круглая (негербовая) печать с надписью «Тюменская областная Дума. Отдел государственной гражданской службы и кадров».
На лицевой стороне командировочного удостоверения проставляется гербовая печать Тюменской областной Думы, на оборотной стороне командировочного удостоверения - круглая (негербовая) печать с надписью «Тюменская областная Дума. Для командировочных удостоверений».
На рассылаемых копиях распоряжений по административно-хозяйственной деятельности проставляется круглая (негербовая) печать с надписью «Тюменская областная Дума. Управление делами. Отдел государственной службы и кадровой работы».
На пакетах при отправке корреспонденции спецсвязью и фельдсвязью ОКД проставляется печать с надписью «Для пакетов».
4.2.3. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен быть четким и хорошо читаемым. Непропечатывание, смазывание печати на листе заверяемого документа не допускается. Повторное проставление печати на уже имеющийся оттиск запрещено.
4.2.4. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, а также других отметок справочного характера.
4.2.5. Изготовление печатей и штампов, используемых в деятельности областной Думы, производится Управлением делами на основании заявок руководителей подразделений областной Думы, имеющих право их проставления.
4.2.6. В случае утери и порчи печатей и штампов производится служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата областной Думы.
4.2.7. Печати хранятся в сейфах или опечатываемых шкафах.
Ответственность за правильное хранение и применение печатей и штампов несут лица, использующие их на основании прав по должности.
5. РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Исходящими документами областной Думы являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.
Исходящие служебные документы направляются председателем, его заместителями, председателями комитетов, постоянных комиссий, депутатами, руководителем аппарата Думы и руководителями подразделений областной Думы в соответствии с их компетенцией.
Отправку корреспонденции осуществляет ОКД.
Документы личного характера, не связанные с деятельностью Тюменской областной Думы, к отправке не принимаются. Поздравительные открытки за подписью председателя областной Думы, заместителей председателя, руководителя аппарата Думы, председателей комитетов, постоянных комиссий, депутатов, работающих на постоянной основе, передаются в ОКД заблаговременно (за 10 календарных дней до даты поздравления), запечатанными в конверты, с указанием точного адреса для отправки через почтовое отделение связи.
5.2. Работа с исходящими служебными документами включает проверку правильности их оформления в соответствии с требованиями государственных стандартов к организационно-распорядительной документации и требованиями настоящей Инструкции.
Документы, оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителям на переоформление.
5.3. Регистрация исходящих документов ведется с использованием САДД и журнала учета исходящей корреспонденции установленной формы (приложения 17, 18).
На документе проставляется регистрационный номер и дата. Первый экземпляр исходящего документа направляется адресату, второй экземпляр остается в ОКД (с подлинной подписью лица, подписавшего документ, и визой руководителя подразделения), третий экземпляр (копия) - в соответствующем подразделении Думы.
Регистрационный номер исходящего документа, в случае его регистрации в ОКД, состоит из индекса ОКД, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах года, который проставляется автоматически при заполнении электронной регистрационной карточки, например: № 04-01-10/9.
Регистрационный номер исходящего документа, в случае его регистрации в подразделении Думы, состоит из индекса подразделения по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах года, который проставляется автоматически при заполнении электронной регистрационной карточки, например: № 08-01-12/9.
Документам одинакового содержания, направляемым нескольким адресатам, присваивается один регистрационный номер, в электронной регистрационной карточке в закладке «Примечание» проставляется количество экземпляров и указываются адресаты.
Исходящие письма отправляются с подлинной подписью.
При регистрации оформленных на бланке Тюменской областной Думы или бланке заместителя председателя областной Думы приглашений на конференцию, заседание «круглого стола», депутатские слушания и другие мероприятия в ОКД проставляется исходящий регистрационный номер на первом экземпляре документа, на остальных экземплярах регистрационный номер проставляется исполнителем. Дальнейший порядок работы с данной категорией документов определен в п. 3.6.3 настоящей Инструкции.
5.4. В случае, если исходящий документ является ответом на входящий, сотрудник подразделения заполняет электронную регистрационную карточку в САДД, выбрав закладку «Запросы/Ответы». На исходящем документе проставляется регистрационный номер входящего документа с добавлением через дефис цифрового обозначения и даты фактической регистрации.
При получении ответа на исходящий документ осуществляется его регистрация в САДД или других учетных формах. В случае, если документ зарегистрирован в ОКД, сотрудник ОКД заполняет на него электронную регистрационную карточку, выбрав закладку «Запросы/Ответы», после чего в соответствии с поручением руководителя рассылает электронную регистрационную карточку в подразделения. На документе проставляется штамп и регистрационный номер с добавлением к нему через дефис цифрового обозначения. Документ после завершения работы сдается в ОКД с пометкой «В дело».
Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями раздела 3 настоящей Инструкции.
5.5. Корреспонденция, предназначенная для отправки за пределы Российской Федерации (за исключением государств СНГ), передается на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.
Документы (включая фото-, видеоматериалы, тексты на электронных носителях), не содержащие реквизитов, необходимых для отправки, принимаются только с сопроводительными письмами, за исключением документов, направляемых постоянным адресатам в соответствии с утвержденным листом рассылки (приложение 11).
ОКД ведет в электронной базе список постоянных адресатов областной Думы, который периодически проверяется и обновляется.
5.6. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой связью, фельдсвязью, спецсвязью, курьерской связью, отправляются по факсу, телетайпу, электронной почте.
Исполнитель определяет вид и срочность отправки документа.
Документы, требующие ответа, предоставления информации, сведений в указанный в документе срок, передаются в ОКД на доставку курьерской связью за 7 календарных дней до указанного срока, почтовой связью - за 14 календарных дней. В случае несоблюдения сроков передачи документов в ОКД на отправку и доставку решение по виду и срокам отправки документов принимает руководитель аппарата областной Думы.
5.7. Исходящие документы, подписанные председателем и его заместителями, председателями комитетов, постоянных комиссий, руководителем аппарата областной Думы, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, в субъекты Российской Федерации, отправляются фельдсвязью или спецсвязью. Необходимость использования фельдсвязи, спецсвязи для доставки корреспонденции областной Думы в других случаях определяется начальником ОКД по согласованию с руководителем аппарата областной Думы.
Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются почтовой связью.
5.8. Подготовленные к отправке фельдсвязью, спецсвязью документы запечатываются в конверты, на конверте подписывается (печатается) адрес и указывается исходящий номер отправляемого документа. Если одному и тому же адресату одновременно посылается несколько документов, то они отправляются в одном конверте с указанием номеров всех вложенных документов. На документы, отправляемые спецсвязью и фельдсвязью, составляется реестр в трех экземплярах.
5.9. Подготовка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221).
Документы, отправляемые областной Думой почтовой связью, проходят экспедиционную обработку, которая включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления.
Подготовленные к отправке законвертованные документы взвешиваются, маркируются и передаются в отделение связи.
Исходящие документы отправляются в день их получения ОКД, кроме бандеролей и посылок, требующих времени для упаковки.
5.10. ОКД ведет отправку корреспонденции в день ее приема, если она принята для передачи:
по телетайпу - до 17 часов;
почтовой связью - до 13 часов (отправка корреспонденции
почтовым отделением
осуществляется в 13-30);
спецсвязью, фельдсвязью - до 16 часов;
курьерской связью - до 14 часов (доставка исходящей корреспонденции
начинается в 14 часов 30 минут).
Корреспонденция, поступившая позднее указанного времени, отправляется на следующий рабочий день.
Отправка срочных документов производится незамедлительно.
Документы, не имеющие определенного срока исполнения, носящие рекомендательный или ознакомительный характер, а также ответы на входящие документы отправляются почтовой связью (корреспонденция по городу доставляется в трехдневный срок). Документы по обращениям граждан, не содержащие указания о срочности исполнения, отправляются почтой.
5.11. В ОКД, а также подразделениях Думы, которые используют САДД, ведется учет количества исходящих документов (экземпляров) с составлением соответствующей информации, которая ежеквартально направляется председателю областной Думы, его заместителям, руководителю аппарата Думы и в подразделения областной Думы.
6. УЧЕТ И РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Внутренние документы - это документы, созданные в областной Думе и не выходящие за ее пределы (переписка между председателем областной Думы, заместителями председателя областной Думы, руководителем аппарата Думы и ее подразделениями).
6.2. Внутренние документы регистрируются с использованием САДД или других учетных форм. Внутренние документы, оформленные на бланках Тюменской областной Думы, заместителя председателя областной Думы, регистрируются в ОКД, на бланке руководителя аппарата - в приемной руководителя аппарата, на бланке подразделения областной Думы - в соответствующем подразделении.
Внутренние документы за подписью председателя областной Думы и его заместителей передаются адресатам через ОКД.
6.3. Прохождение внутренних документов на этапе их исполнения осуществляется с использованием САДД или других учетных форм в соответствии с разделами 2.1; 2.3; 5; 7 настоящей Инструкции.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
7.1. Контроль за исполнением документов и поручений включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, обобщение и анализ, снятие с контроля, направление исполненного документа «В дело» и информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
7.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов, находящихся на контроле, возлагается на руководителей подразделений.
7.3. Контроль за исполнением постановлений и протокольных поручений областной Думы осуществляется в соответствии с Регламентом Думы.
7.4. Контроль за исполнением распоряжений осуществляется в соответствии с распоряжением председателя областной Думы «Об исполнении и снятии с контроля распоряжений председателя областной Думы».
7.5. Контроль за исполнением поручений председателя областной Думы осуществляет помощник председателя областной Думы.
7.6. Контроль за исполнением документов и поручений руководителя аппарата областной Думы осуществляет помощник руководителя аппарата Думы.
7.7. Контролю подлежат документы с резолюциями председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы: «Для ответа», «Подготовить ответ заявителю», «Для рассмотрения и ответа».
При постановке документа на контроль в правом нижнем углу рядом со штампом регистрации помощником или советником председателя областной Думы, советниками заместителей председателя Думы проставляется штамп «Контроль» (после ознакомления руководителя с документом).
7.8. Информация о постановке документа на контроль и сроке его исполнения заносится специалистом ОКД в электронную регистрационную карточку с заполнением полей «Контроль» и «Дата контроля». Заполненная электронная регистрационная карточка по каналам локальной сети пересылается в подразделение, документ на бумажном носителе передается на исполнение.
При получении документа, поставленного руководством на контроль, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении заполняет все поля в закладке «Поручения» в САДД (приложение 7) или других учетных формах.
7.9. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты, указанной в резолюции.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- имеющие в тексте поручения пометку «Срочно» исполняются в соответствии с указанным сроком или в течение рабочего дня;
- имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок;
- остальные - в 30-дневный срок.
Если окончание срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается ближайший следующий за ним рабочий день.
7.10. В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, документ вместе с поручением сканируется специалистом ОКД. Дальнейшая работа по документу отражена в пунктах 2.1.12, 2.3.2.
Исполнитель и соисполнители ответственны за своевременное, полное и качественное исполнение документов, представление необходимых материалов и достоверность информации.
По требованию ответственного исполнителя соисполнители в установленный срок представляют все необходимые материалы.
7.11. Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции руководителя и в указанные сроки.
При необходимости продления срока исполнения документа исполнитель обязан заблаговременно, но не позднее чем за 3 дня до истечения срока, обратиться письменно с соответствующей аргументированной просьбой (с указанием причин неисполнения и срока, когда документ будет исполнен) к руководителю, давшему поручение.
(в редакции От 06.03.2012 № 40-рп (НГР:ru 72000201201269)
Решение о продлении срока исполнения документа принимается руководителем, давшим поручение.
В случае продления срока исполнения документа заявителю своевременно дается промежуточный ответ, информация о продлении срока исполнения документа в обязательном порядке передается в ОКД. Специалист ОКД заносит данную информацию в электронную регистрационную карточку в САДД, в которой делает отметку в поле «Резолюция», и меняет дату исполнения документа в поле «Дата контроля» согласно решению, принятому руководителем.
ОКД ежемесячно направляет подразделениям областной Думы напоминания о сроках исполнения документов, поставленных руководством на контроль, и об исходящих документах, направленных в учреждения и организации, требующих ответа.
7.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
На поручении или документе руководитель подразделения проставляет отметку «В дело», дату и подпись. Информация об исполнении документа, поставленного руководителем на контроль, заносится в электронную регистрационную карточку в САДД или другие учетные формы.
7.13. При осуществлении контроля за исполнением документов ОКД производится оперативный поиск данных и информирование о поступлении и местонахождении документов по запросам руководителей подразделений, депутатов областной Думы, их помощников, сотрудников аппарата областной Думы.
7.14. Председателю областной Думы, его заместителям, руководителю аппарата Думы, руководителям подразделений периодически (не реже чем один раз в квартал) представляется обобщенная информация о ходе и результатах исполнения документов, поставленных руководством на контроль
8. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ ДЕПУТАТОВ ТЮМЕНСКОЙ
ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
8.1. Обеспечение документами и материалами
к заседаниям областной Думы, комитетов, постоянных комиссий
Обеспечение депутатов областной Думы и лиц, постоянно присутствующих на заседаниях областной Думы, комитетов и постоянных комиссий областной Думы, документами, подготовленными к рассмотрению, осуществляется в соответствии с Регламентом Думы.
8.2. Обеспечение печатными изданиями
8.2.1. Учет печатных изданий, получаемых областной Думой (за исключением периодической печати и журналов), и выдача их в подразделения Думы осуществляются ИАУ.
8.2.2. Рассылку «Вестника Тюменской областной Думы» осуществляет ОКД в соответствии с реестром рассылки, подготовленным ИАУ и утвержденным председателем областной Думы.
8.2.3. Рассылку изданий, выпускаемых областной Думой согласно плану редакционно-издательской деятельности, осуществляет ОКД в соответствии с листом рассылки, подготовленным ответственным редактором.
8.3. Обеспечение правовыми актами
и другими документами и материалами
8.3.1. Электронные копии правовых актов, принятых областной Думой, размещаются ИАУ в локальной сети областной Думы в папке U:/Архив, на официальном сайте областной Думы, а также передаются организациям, сопровождающим справочно-правовые системы, установленные в локальной сети областной Думы.
Заверенные копии документов, принятых областной Думой, выдаются депутатам областной Думы, их помощникам, работникам подразделений областной Думы отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы.
8.3.2. Работа с контрольными экземплярами «Вестника Тюменской областной Думы» ведется только в помещении ИАУ.
Работа с контрольными экземплярами документов, принятых областной Думой, ведется в помещении отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы.
8.3.3. Работа с материалами, имеющими гриф ограничения, осуществляется в порядке, установленном распоряжением председателя областной Думы.
Ознакомление с указанными материалами осуществляется по письменным заявкам депутатов или руководителей подразделений Думы с указанием фамилии и должности сотрудника, который должен быть ознакомлен.
8.3.4. Документы и материалы информационно-справочного характера, полученные в электронном виде, размещаются ИАУ в локальной сети областной Думы в папке U:/Информационные фонды.
9. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Аудио-, видеозапись заседаний
и документирование устных выступлений
9.1.1. Запись заседаний областной Думы, комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций, депутатских слушаний, конференций, «круглых столов» и иных проводимых в областной Думе мероприятий производится на магнитные и электронные носители в установленном порядке с использованием системы стенографирования устной речи и при необходимости - с использованием видеосредств.
9.1.2. Условия, необходимые для качественной технической записи мероприятий, обеспечиваются инженерной службой Управления делами.
Заявки на предоставление зала для проведения заседания комитета, постоянной комиссии, совещания, «круглого стола» и других мероприятий (приложение 19) направляются в Управление делами не позднее чем за два дня до проведения мероприятия. Заявки подписываются руководителями подразделений областной Думы или лицами, ответственными за проведение данного мероприятия.
9.1.3. Расшифровка и распечатка звуковых фонограмм заседаний областной Думы и иных мероприятий производится непосредственно в процессе проведения мероприятия или после его завершения в сроки, согласованные с руководителем подразделения, отвечающего за проведение мероприятия, при условии предоставления качественной звукозаписи на стандартных магнитных и электронных носителях, используемых в областной Думе.
Подразделения, отвечающие за проведение мероприятий, оформляют и передают не позднее чем за два дня до начала мероприятия в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы заявку на подготовку стенограммы (подписывается руководителем подразделения областной Думы или лицом, ответственным за проведение данного мероприятия), программу или повестку дня проводимого мероприятия. В заявке указывается, необходима полная или частичная распечатка стенограммы.
По окончании мероприятия соответствующие подразделения представляют в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы список участников заседания с указанием последовательности их выступлений и имеющиеся доклады (на электронном или бумажном носителе).
9.1.4. В первоочередном порядке расшифровываются стенограммы заседаний областной Думы.
Расшифровка стенограмм конференций, «круглых столов», депутатских слушаний, проводимых областной Думой в соответствии с планом работы на текущий год, и других мероприятий осуществляется специалистами отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы в порядке очередности поступления заявок.
Для оперативного ознакомления с отдельными звуковыми фрагментами выступлений стенограмма не печатается. Фонограмма данных фрагментов прослушивается заинтересованными лицами в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы.
9.1.5. Стенографическая запись расшифровывается, печатается с использованием системы распределенного компьютерного документирования устных выступлений «Нестор» и оформляется в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы в соответствии с установленными правилами работы.
9.1.6. Стенограммы, выписки из стенограмм по соответствующим вопросам заседаний областной Думы предоставляются депутатам, работникам аппарата Думы по согласованию с начальником отдела организационного обеспечения заседаний областной Думы.
Стенограммы, выписки из стенограмм иных мероприятий, проводимых областной Думой, предоставляются депутатам, работникам аппарата Думы по согласованию с лицом, ответственным за проведение данного мероприятия.
Стенограммы, выписки из стенограмм заседаний областной Думы и иных мероприятий, проводимых областной Думой, могут получить другие заинтересованные лица (кроме депутатов и работников аппарата Думы) по согласованию с руководителем аппарата областной Думы.
Стенограмма (выписка из стенограммы) выдается под роспись в журнале регистрации с указанием фамилии, имени, отчества лица, сделавшего заявку, и даты выдачи.
Аудиозапись, расшифровка фонограмм и выдача стенограмм закрытых заседаний осуществляется только с разрешения председателя областной Думы.
9.1.7. Фонограммы после окончания расшифровки находятся в отделе организационного обеспечения заседаний областной Думы на звуковом сервере и хранятся до конца текущего созыва. Стенограммы хранятся в памяти компьютера 5 лет.
Видеозаписи и фонограммы на стандартных магнитных или иных носителях информации, не требующие расшифровки, хранятся в инженерной службе Управления делами.
9.2. Копировально-множительные работы
9.2.1. Тиражирование служебных документов и материалов областной Думы осуществляется копировально-множительным бюро Управления делами и подразделениями Думы с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
9.2.2. Копировально-множительным бюро принимаются для тиражирования документы и материалы только служебного характера, связанные с деятельностью областной Думы. Материалы личного характера тиражированию не подлежат.
На документ или пакет документов, сдаваемые на тиражирование, должен быть оформлен бланк заказа (приложение 20).
В первоочередном порядке по мере поступления тиражируются документы и материалы, связанные с подготовкой заседаний областной Думы, комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций, а также документы, подлежащие рассылке. В других случаях срочность выполнения копировально-множительных работ определяется по согласованию с руководителем аппарата Думы.
9.2.3. Тиражирование материалов и документов сторонним организациям может производиться только по поручению руководителя аппарата Думы.
9.2.4. Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило, первые экземпляры. Материалы загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан и документов, полученных почтовой и факсимильной связью) на тиражирование не принимаются.
Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа. На бланке заказа делается соответствующая отметка о выполнении работы и выдаче (под расписку) тиража заказчику.
Тиражирование бланков категорически запрещается.
9.2.5. Сотрудники копировально-множительного бюро несут ответственность за качество тиражируемых копий, а также за соответствие количества копий количеству, указанному в заказе.
9.2.6. Копировально-множительным бюро ведется учет объема выполненных работ с составлением соответствующей информации за полугодие и год.
10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
10.1. К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в областную Думу, а также подготовленные в ней несекретные документы и издания, ограничения на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью. Работа с данной категорией документов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
10.2. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей подразделений областной Думы.
10.3. На документах, в том числе их проектах, и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам или изданиям.
10.4. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
10.5. Прием, учет и регистрацию поступающих в областную Думу документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и имеющих пометку «Для служебного пользования», осуществляет сотрудник ОКД с использованием САДД. В электронной регистрационной карточке делается пометка «ДСП», указывается номер поступившего экземпляра и количество страниц документа. Указание номеров экземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передач документов с пометкой «Для служебного пользования».
Документы ограниченного распространения передаются исполнителям только по указанию председателя областной Думы, его заместителей, председателей комитетов, постоянных комиссий, руководителя аппарата областной Думы с поэкземплярным учетом.
10.6. Корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения и имеющая пометку «Для служебного пользования», поступившая в ОКД на имя депутатов областной Думы, работающих на постоянной профессиональной основе, и депутатов, имеющих помощников в городе Тюмени, учитывается по реквизитам на конверте и в невскрытом виде передается лично депутату или его помощнику под роспись в специальном журнале.
Корреспонденция, содержащая служебную информацию ограниченного распространения и имеющая пометку «Для служебного пользования», поступившая в ОКД на имя депутатов областной Думы, не имеющих помощников в городе Тюмени, учитывается ОКД по реквизитам на конверте и направляется адресату фельдъегерской связью, специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями с предоставлением информации о доставке.
10.7. При печатании документов ограниченного распространения на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается фамилия исполнителя, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания документа. После подписания исполнитель передает документы на регистрацию.
10.8. Тиражирование документов ограниченного распространения осуществляется в копировально-множительном бюро Управления делами по заявкам, подписанным руководителями соответствующих подразделений областной Думы и завизированным руководителем аппарата областной Думы.
Учет растиражированных документов ограниченного распространения осуществляется поэкземплярно специалистами подразделений, передававшими документы на размножение.
10.9. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется ОКД.
При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется лист рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения областной Думы, готовившего документ.
При регистрации к исходящему номеру документа добавляется пометка «ДСП». Эта же пометка проставляется на конверте рядом с исходящим номером отправляемого документа.
Документы ограниченного распространения отправляются сторонним организациям фельдсвязью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» запрещается передавать факсимильной связью и по электронной почте.
10.10. Снятие пометки «Для служебного пользования» с информации ограниченного распространения производится должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
10.11. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом документы с пометкой «Для служебного пользования» могут быть помещены в дела отдельно или вместе с документами по тому же вопросу, но не имеющими указанной пометки. И в том и в другом случае на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».
10.12. В делах с документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющими пометку «Для служебного пользования», должны оформляться внутренние описи.
10.13. Не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением руководителя аппарата областной Думы, проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования», по результатам которой составляется акт.
10.14. Документы ограниченного распространения должны храниться в сейфах или опечатываемых шкафах.
О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель аппарата Думы, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в ОКД для включения в дело фонда.
10.15. Уничтожение документов, дел с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и иной научной ценности, производится с составлением акта установленной формы (приложение 21). В учетных формах об уничтожении делается отметка со ссылкой на соответствующий акт и снимается отметка «Для служебного пользования».
10.16. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку «Для служебного пользования», производится только с письменного разрешения должностного лица, подписавшего или утвердившего данный документ, или наложившего на документ ограниченного распространения резолюцию.
Документы с пометкой «Для служебного пользования» могут быть выданы сотрудникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 30 календарных дней.
11. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
11.1. Составление номенклатуры дел
11.1.1. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел областной Думы по установленной форме (приложение 22).
11.1.2. В номенклатуру дел областной Думы включаются наименования дел, отражающих все документируемые участки деятельности Тюменской областной Думы и ее подразделений. Переходящие дела, которые исполняются в течение нескольких лет, а также дела временно действующих органов и комиссий областной Думы подлежат включению в номенклатуру дел.
11.1.3. Номенклатура дел областной Думы на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года. Ответственность за ее окончательную подготовку возлагается на начальника ОКД.
11.1.4. Номенклатура дел областной Думы направляется один раз в пять лет на согласование с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления по делам архивов Тюменской области.
В случае изменения структуры областной Думы номенклатура дел согласовывается с ЭПК управления по делам архивов Тюменской области независимо от срока предыдущего согласования.
Номенклатура дел областной Думы согласовывается с экспертной комиссией областной Думы (далее - ЭК), ежегодно утверждается председателем Думы и вводится в действие с 01 января очередного календарного года.
После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Думы получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
11.1.5. Номенклатура дел областной Думы составляется на основании номенклатур дел подразделений Думы (приложение 23). Внесение в номенклатуру дел областной Думы дел вновь образованных подразделений, новых дел, формируемых в течение года, оформляется ОКД как дополнение к утвержденной номенклатуре дел, которое включается в номенклатуру дел Думы на предстоящий год.
Номенклатура дел подразделения Думы составляется ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается с ОКД, подписывается руководителем подразделения и представляется в ОКД в двух экземплярах.
Ответственность за правильное составление номенклатуры дел несет руководитель подразделения, подписывающий номенклатуру дел. В течение делопроизводственного года в номенклатуру дел подразделения могут вноситься дополнения, уточнения после согласования с ОКД. В случае значительных изменений номенклатура дел подразделения составляется заново. Руководитель подразделения письменно обращается к руководителю аппарата Думы с просьбой о включении новой редакции номенклатуры дел подразделения в номенклатуру дел областной Думы.
Вновь образованные подразделения областной Думы должны в месячный срок разработать номенклатуру дел, согласовать ее с ОКД и представить руководителю аппарата Думы.
11.1.6. Наименование и последовательность расположения разделов в номенклатуре дел областной Думы должны соответствовать утвержденной структуре областной Думы.
За каждым разделом номенклатуры дел закрепляется индекс подразделения по классификатору, например: 01 - руководитель аппарата областной Думы, 05 - правовое управление.
11.1.7. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения подразделения областной Думы и порядкового номера заголовка дела в номенклатуре данного подразделения, например: 04-01, где 04 - индекс ОКД, 01 - порядковый номер дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин «документы», то в скобках указываются виды документов: планы, отчеты, записки и т.д. Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, их взаимосвязью.
В графе 3 номенклатуры дел по окончании календарного года ответственным за ведение делопроизводства в подразделении Думы указываются данные о количестве фактически отложившихся за год дел (томов). Подготовленные данные передаются в ОКД.
В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню документов.
Срок хранения дел и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (далее - Перечень). Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливаются ЭК областной Думы и ЭПК управления по делам архивов Тюменской области. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 01 января следующего года. Правильность проставления сроков хранения контролируется ЭК областной Думы и Государственным архивом Тюменской области.
В графе 5 делаются уточняющие отметки: о переходящих делах, о незаведении дел, о причинах отсутствия дел и т. д.
11.1.8. После окончания очередного календарного года ОКД областной Думы составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов, частей).
11.2. Формирование дел
11.2.1. Завершенные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование документов в дела в подразделениях областной Думы осуществляется в соответствии с номенклатурой дел ответственными за ведение делопроизводства при методической помощи ОКД и специалиста Государственного архива Тюменской области.
11.2.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах надписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании «В дело» и других отметок.
Неправильно оформленные документы должны быть переоформлены, а затем подшиты в дело.
11.2.3. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;
- раздельно формируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- в дела постоянного срока хранения помещаются подлинные (первые) экземпляры документов со всеми приложениями, визами, резолюциями и другими отметками;
- в дела временного срока хранения могут помещаться копии документов;
- черновики, дублирующие документы, в дело не помещаются;
- в дело помещаются, как правило, документы одного календарного года;
- объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
Дело, состоящее из нескольких томов, должно иметь общий заголовок и индекс дела с добавлением номера тома (том 1, том 2, том 3).
11.2.4. Законы, указы, постановления и другие акты федеральных органов государственной власти Российской Федерации специалистом правового управления группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями и передаются на хранение в текущий архив областной Думы.
11.2.5. Распоряжения председателя, заместителей председателя и руководителя аппарата областной Думы по основной деятельности группируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу. Личные дела, личные карточки формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.
11.2.6. Протоколы заседаний областной Думы, комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций областной Думы, совместных заседаний комитетов, постоянных комиссий, согласительной комиссии располагаются в деле в хронологическом порядке. Документы и материалы к заседаниям комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций помещаются после перечня решений, принятых на заседаниях, и соответствующих протоколов в последовательности повестки дня заседания.
11.2.7. Дела с подлинниками протоколов заседаний областной Думы формируются отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы вместе с необходимыми материалами. Дела с подлинниками протоколов заседаний комитетов, постоянных комиссий, депутатских фракций вместе с необходимыми материалами формируются ответственными за ведение делопроизводства в комитетах, постоянных комиссиях, депутатских фракциях.
11.2.8. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов или в хронологическом порядке. При хронологическом порядке расположения документов в деле постоянного срока хранения более ранние документы помещаются в начале дела, в делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной.
В случае необходимости документы различных сроков хранения могут находиться в одном деле до окончания делопроизводственного года или до завершения решения вопроса, а затем переформировываются в отдельные дела (постоянного и временного сроков хранения).
11.2.9. В дела с перепиской областной Думы с организациями, учреждениями, должностными лицами документы подшиваются в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
11.2.10. Формирование дел с материалами, над которыми работали несколько подразделений областной Думы, оформление и сдачу их в архив производит подразделение, ответственное за ведение данного вопроса.
11.3. Экспертиза ценности документов
11.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности областной Думы и отложившихся в ее подразделениях, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
11.3.2. Организацию и проведение экспертизы ценности документов в областной Думе осуществляет ЭК, которую возглавляет заместитель руководителя аппарата областной Думы.
11.3.3. При проведении экспертизы осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче в текущий архив областной Думы, в Государственный архив Тюменской области, а также дальнейшему хранению в подразделении, в том числе со сроком хранения «До минования надобности»; выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, проверяются качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.
11.3.4. Отбор документов постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из этих дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (менее 10 лет) сроками хранения. Черновики, копии могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное или научное значение.
11.3.5. Экспертиза ценности документов со сроками хранения до 10 лет включительно и «До минования надобности», подлежащих хранению в подразделениях, осуществляется непосредственно ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК областной Думы.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения (приложение 24) и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 21). Акты утверждаются руководителем аппарата Думы после одобрения ЭК и утверждения ЭПК управления по делам архивов Тюменской области описи дел постоянного срока хранения областной Думы.
11.3.6. Выделенные к уничтожению документы передаются в Управление делами для обязательного уничтожения путем измельчения, переработки или с использованием других способов.
Не допускается уничтожение документов с истекшими сроками хранения непосредственно в подразделениях.
11.4. Оформление дел
11.4.1. Оформление дела заключается в описании дела на обложке, в подшивке или переплете, нумерации листов, составлении заверительной надписи и внутренней описи.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению (не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются) и могут храниться в папках (скоросшивателях).
11.4.2. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 25) на компьютере.
На обложке дела заполняются следующие реквизиты:
- наименование организации (Тюменская областная Дума);
- наименование подразделения областной Думы;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- номер тома (части) при необходимости;
- заголовок дела (в заголовок дела вносятся регистрационные номера распоряжений, решений, протоколов и других документов, включенных в дело);
- дата начала и окончания дела (тома);
- количество листов;
- срок хранения по номенклатуре дел.
Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, номер тома (части).
11.4.3. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в архив, подшиваются или переплетаются после проведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.
Документы подшиваются в дело со всеми приложениями. Если приложения отсутствуют, на документе делается помета, поясняющая причину их отсутствия.
При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (скрепки, сколки, булавки и т.п.).
11.4.4. В конце дела подшивается лист-заверитель, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела (приложение 26).
Заверительная надпись составляется ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.
11.4.5. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа на свободном от текста поле документа. Нумерация проводится черным графическим карандашом. Не допускается нумерация чернилами и цветными карандашами. Старые рукописные номера листов аккуратно зачеркиваются одной наклонной чертой слева направо.
При нумерации листов дела следует иметь в виду ряд особенностей:
- поручения председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата Думы, руководителей подразделений областной Думы, оформленные на листах формата А6, нумеруются как самостоятельный лист;
- если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома нумеруются отдельно;
- фотографии, чертежи и другие подобные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
- сложенный лист документа полностью разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
- лист с наглухо наклеенными на нем документами нумеруется как один лист.
Не подлежат общей нумерации:
- чистые листы;
- лист с заверительной надписью;
- листы-заместители на изъятые из дела документы.
В тех случаях, когда при нумерации листов допущены ошибки (имеются непронумерованные листы, пропущенные номера, одинаковые номера листов), нумерация должна быть исправлена. Допускается введение не более 5 литерных номеров листов, например: 3а, 3б, 3в и т.д.
Листы, пронумерованные литерными номерами, приплюсовываются к общему количеству листов дела, а количество номеров, пропущенных при нумерации, вычитается из общего количества листов дела. Полученный результат служит основанием для заполнения заверительной надписи.
11.4.6. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в текущий архив областной Думы, подшиваются или переплетаются после проверки специалистом ОКД правильности их формирования и оформления.
11.5. Составление и оформление описи дел
11.5.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции, и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного срока хранения ежегодно составляются описи.
11.5.2. Опись дела составляется по установленной форме (в двух экземплярах). На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются. Описи дел являются основой для передачи дел на архивное хранение. Один экземпляр описи хранится в подразделении, второй передается в ОКД.
11.5.3. В опись дела включаются заголовки всех дел постоянного срока хранения, сформированных в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а также возникших дополнительно в процессе деятельности.
11.5.4. При составлении сводной описи дел необходимо соблюдать следующие требования: каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, следующие однородные дела обозначаются словами «То же», при этом остальные сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом следующем листе описи заголовок должен воспроизводиться полностью). В конце описи составляется итоговая запись, включающая количество внесенных в опись дел, а также начальный и последний порядковые номера (приложение 27).
11.5.5. На основании описи дел подразделений ОКД составляет сводную годовую опись дел постоянного срока хранения областной Думы, экземпляр которой, утвержденный руководителем аппарата областной Думы и ЭПК управления по делам архивов Тюменской области, постоянно хранится в ОКД.
11.6. Хранение и выдача документов и дел областной Думы
11.6.1. Дела с момента заведения и до передачи в текущий архив областной Думы хранятся по месту их формирования - в подразделениях Думы. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Дела в целях обеспечения оперативного поиска документов располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.
11.6.2. Дела, находящиеся в текущем архиве областной Думы, могут быть выданы по заявке руководителя подразделения во временное пользование на срок до 30 дней.
В делах, взятых из текущего архива областной Думы, запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, а также извлекать из них документы.
11.6.3. Выдача дел сторонним организациям по их запросам производится с письменного разрешения руководителя аппарата областной Думы. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 28).
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководителя аппарата областной Думы с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
11.7. Передача дел на хранение в Государственный архив
Тюменской области
11.7.1. Подразделения областной Думы по окончании делопроизводственного года на основании распоряжения руководителя аппарата Думы и графика сдачи дел передают дела постоянного срока хранения в текущий архив Думы в соответствии с прилагаемой описью дел.
В случае необходимости руководитель подразделения письменно обращается к руководителю аппарата областной Думы с обоснованием причин продления или переноса сроков передачи дел в текущий архив.
11.7.2. Выявленные ОКД недостатки в оформлении документов и дел должны быть устранены подразделением, сдающим документы.
11.7.3. Дела, находящиеся в текущем архиве Думы, по окончании ведомственного срока хранения передаются в Государственный архив Тюменской области. Передача дел производится на основании сводной описи дел, которая утверждается руководителем аппарата областной Думы и ЭПК управления по делам архивов Тюменской области.
11.7.4. Переписка депутата областной Думы, другие документы, отражающие деятельность депутата областной Думы и не отложившиеся в делах подразделений Думы, только с согласия депутата областной Думы и после проведения экспертизы ценности документов передаются помощником депутата в Государственный архив Тюменской области и муниципальные архивы.
11.7.5. В случае необходимости копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в Государственном архиве Тюменской области, запрашиваются по письменным заявкам подразделений, подписанным руководителем аппарата областной Думы.
12. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
12.1. Депутатам Тюменской областной Думы, помощникам депутатов областной Думы, сотрудникам аппарата Думы для исполнения служебных обязанностей может предоставляться следующая справочная информация:
- о поступлении и отправке служебных документов - ОКД;
- о прохождении документов в подразделении областной Думы – специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении;
- о поступивших, рассмотренных и рассматриваемых обращениях граждан - отделом по работе с обращениями граждан;
- о принятых законах Тюменской области, постановлениях областной Думы, их опубликовании, рассылке, о результатах голосования на заседаниях областной Думы - отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы;
- о распоряжениях председателя, заместителей председателя и руководителя аппарата областной Думы по основной деятельности - отделом организационного обеспечения заседаний областной Думы;
- о распоряжениях председателя, заместителей председателя и руководителя аппарата областной Думы, а также иная информация по кадровым вопросам - отделом государственной гражданской службы и кадров;
- о деятельности комитетов, постоянных комиссий, ходе рассмотрения внесенных законопроектов - председателями этих комитетов, постоянных комиссий или по согласованию - руководителями аппаратов комитетов, постоянных комиссий;
- о законодательных (представительных) органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Ямало-Ненецкого автономного округа, об органах местного самоуправления Тюменской области, об итогах выборов депутатов и итогах заседаний законодательных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Ямало-Ненецкого автономного округа, о деятельности Совета Тюменской областной Думы, Думы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, о межпарламентских соглашениях, а также о деятельности политических партий и общественных объединений, действующих на территории Тюменской области, - отделом по работе с территориями;
- о наличии в фондах областной Думы изданий, журналов, газет, информационно-статистических материалов и иных источников информации по вопросам права, парламентаризма, социально-экономического развития области - ИАУ;
- о номерах рабочих телефонов депутатов областной Думы, помощников депутатов, сотрудников аппарата - Управлением делами.
12.2. Данные о результатах голосования на заседании областной Думы и другие данные, полученные с использованием программно-технического комплекса сопровождения заседаний, могут предоставляться ИАУ депутатам областной Думы по их запросам, сотрудникам аппарата областной Думы - по поручению руководителя аппарата Думы.
ПЕРЕЧЕНЬ
ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ИНСТРУКЦИИ
Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей организации.
Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица.
Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное, общественное значение, и отбор к уничтожению.
Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Государственное хранение архивных документов - постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами.
Дата документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок дела - краткое обобщенное обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Индекс дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Печать - 1) устройство, содержащее печатную форму и предназначенное для нанесения на бумагу оттисков этой формы; 2) реквизит документа, удостоверяющий подлинность подписи должностного лица.
Переходящее дело - дело с документами за несколько лет по вопросам,
не разрешенным в течение одного года, или с небольшим количеством документов за один год.
Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении.
Протокол заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный штамп - штамп, проставляемый на документе при его поступлении в учреждение.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Служебное письмо - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.
Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
(к п. 2.1.6)
ПЕРЕЧЕНЬ
корреспонденции, не подлежащей регистрации в отделе корреспонденции и документооборота Тюменской областной Думы
1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие
периодические издания.
2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией,
плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций,
совещаний и заседаний, присланные для сведения.
3. Поздравительные открытки и пригласительные билеты.
4. Статистические сборники, документы и формы статистической
отчетности.
5. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы.
Приложение 2
(к п. 2.1.9)
Форма электронной регистрационной карточки входящего документа
Приложение 3
(к п. 2.1.9)
Форма регистрационного штампа
Тюменская областная Дума
Вх. № ______________
от “___ “ _________ 20___ г.
Приложение 4
(к п. 2.1.9)
Форма электронной регистрационной карточки повторного документа
Приложение 5
(к п. 2.1.9)
Форма электронной регистрационной карточки документа-ответа
Приложение 6
(к п. 2.3.1)
Ж У Р Н А Л
учета входящей корреспонденции
Вх. №
(индекс)
и дата документа
Корреспондент,
дата и номер
(индекс)
поступившего
документа
Краткое содержание
Резолюция,
или кому
направлен
документ
Отметка об
исполнении
и дата списания
«В дело»
(формат А4)
Приложение 7
(к п. 2.3.3; п. 7.8)
Форма электронной регистрационной карточки-поручения
Приложение 8
(к п. 2.3.13)
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
№, дата
документа
Дата выдачи и кому выдан документ (подпись, расшифровка подписи)
Дата возврата
(до какого числа
выдан документ)
Ф.И.О., должность сотрудника, выдавшего документ
(формат А5)
Приложение 9
(к п. 2.4.2)
Тюменская областная Дума УТВЕРЖДАЮ
Депутат областной Думы
_________________
(расшифровка подписи)
«_____» ____________ 20__ г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 20__ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во дел,
томов
Сроки
хранения и
номера статей по
перечню
Приме-чание
1
2
3
4
5
Помощник депутата по избирательному округу №__
или избирательному объединению ___________________
(расшифровка подписи)
Приложение 10
(к п. 2.4.2)
Примерный перечень
заголовков дел с указанием сроков хранения для внесения в номенклатуру дел
приемной депутата областной Думы
Заголовки дел
Сроки хранения и статьи по перечню
1. Нормативные документы (Конституция Российской Федерации, Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Закон Тюменской области «О статусе депутата Тюменской областной Думы», Регламент Тюменской областной Думы, Положение о приемной депутата Тюменской областной Думы, Положение о помощнике депутата Тюменской областной Думы и другие)
2. Постановления, распорядительные документы (копии)
3. Планы работы областной Думы (квартальные, годовые)
4. Материалы, поступившие из областной Думы (информации, справки и другие)
5. Планы работы депутата (помощника)
6. Наказы избирателей и материалы по ним (оформленные в тома в хронологическом порядке)
7. Материалы о работе депутата в комитете, постоянной комиссии областной Думы
8. Отчеты о работе депутата, информации о рассмотрении обращений граждан
9. Материалы по работе со СМИ
10. Обращения граждан и переписка по ним (оформленные в тома в хронологическом порядке)
11. База данных по регистрации входящих и исходящих документов
(в случае, если приемная депутата подключена к САДД)*
12. Журнал учета входящих обращений граждан
13. Журнал учета приема граждан по личным вопросам
14. Учетные карточки приема граждан помощником
15. Журнал учета входящей корреспонденции
16. Журнал учета исходящей корреспонденции
17. Номенклатура дел
* В примечании сделать отметку «электронный вариант»
ДМН
ДМН
ДМН
ДМН
ДМН
5 лет
ДМН
ДМН
ДМН
5 лет
5 лет
ст. 72б, 72в
5 лет, ст. 72в
5 лет
5 лет
5 лет, ст. 72в
5 лет, ст. 72в
ДЗН, ст. 67б
Приложение 11
(к п. 3.2.2; п. 3.3.15; п. 3.3.18; п. 5.5)
ЛИСТ РАССЫЛКИ
(обязательный)
законопроектов, законов Тюменской области, постановлений Тюменской областной Думы
от ______________ № ____
1. Губернатор Тюменской области
2. Дума ХМАО - Югры
3. Законодательное Собрание ЯНАО
4. Правительство ХМАО - Югры
5. Администрация ЯНАО
6. Справочно-правовые системы
7. Прокуратура Тюменской области
8. Управление Министерства
юстиции РФ по Тюменской области
9. Центр правительственной связи РФ
10. «Парламентская газета «Тюменские
известия»
11. Правовое управление ТОД
Подпись _________ «__»______ 20__ г.
Отметка отдела корреспонденции
и документооборота
Продолжение
приложения 11
ЛИСТ РАССЫЛКИ
(по согласованию)
распоряжений Тюменской областной Думы
от ___________ № ____
№
п/п
Наименование адресата
Электронная
копия
Бумажная копия
1.
Председатель ТОД
2.
Заместители председателя ТОД
3.
Депутаты ТОД, работающие на постоянной основе
4.
Депутаты ТОД, работающие не на постоянной основе
5.
Руководитель аппарата ТОД
6.
Заместители руководителя аппарата ТОД
7.
Советники председателя, заместителей председателя ТОД
8.
Комитеты, постоянные комиссии ТОД
9.
Управления ТОД
10.
Отделы ТОД
11.
Приемные ТОД
12.
Управление делами ТОД
13.
Губернатор Тюменской области
14.
Вице-губернатор Тюменской области
15.
Департамент финансов Тюменской области
16.
Совет Губернаторов Тюменской области, ХМАО - Югры, ЯНАО
17.
Депутаты Государственной Думы ФС РФ
18.
Главный федеральный инспектор по Тюменской области
19.
Прокуратура Тюменской области
20.
Управление Министерства юстиции РФ по Тюменской области
21.
Федеральная налоговая служба России по Тюменской области
22.
Счетная палата Тюменской области
23.
Тюменский областной суд
24.
«Парламентская газета «Тюменские известия»
25.
Губернатор ХМАО - Югры
26.
Дума ХМАО - Югры
27.
Представительство ХМАО - Югры
28.
Губернатор ЯНАО
29.
Законодательное Собрание ЯНАО
30.
Представительство ЯНАО
31.
ТМООП «Тюменский облсовпроф»
32.
Администрация города Тюмени
33.
Тюменская городская Дума
34.
Органы местного самоуправления юга области
35.
Прочие
Подпись_____________ «___»__________20___г.
Отметка отдела корреспонденции и
документооборота
Приложение 12
(к п. 3.4.2)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
КОМИТЕТ, ПОСТОЯННАЯ КОМИССИЯ
(НАИМЕНОВАНИЕ)
ул. Республики, д. 52, г. Тюмень, 625018
ПРОТОКОЛ
заседания комитета
"_____"____________ 20 __ г. №_____________
Место проведения заседания 14-00
Председательствовал
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения).
Присутствовали:
депутаты областной Думы, члены комитета:
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения);
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения);
приглашенные:
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения);
фамилия, имя, отчество - должность, место работы;
сотрудники аппарата комитета:
фамилия, имя, отчество - должность;
фамилия, имя, отчество - должность.
Отсутствовали депутаты областной Думы, члены комитета:
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения);
фамилия, имя, отчество - должность, депутат от (№ избирательного округа
или наименование избирательного объединения).
Продолжение
приложения 12
Повестка дня:
(перечень рассмотренных вопросов)
1. Об утверждении повестки дня очередного заседания комитета.
Докладывал: Ф.И.О. - должность.
2. Вопрос, внесенный на рассмотрение (обсуждение).
Докладывал: Ф.И.О. - должность.
СЛУШАЛИ: 1. Утверждение повестки дня очередного заседания комитета
(проект повестки прилагается).
Докладывал: Ф.И.О.
Выступили: Ф.И.О.
Комитет
РЕШИЛ: (решение комитета).
Результат голосования
Решение принято (не принято).
СЛУШАЛИ: 2. Вопрос, внесенный на рассмотрение (обсуждение).
Докладывал: Ф.И.О.
Выступили: Ф.И.О.
Комитет
РЕШИЛ: (решение комитета).
Результат голосования
Решение принято (не принято).
Председательствующий
на заседании комитета (инициалы, фамилия)
Должность лица, оформившего протокол (инициалы, фамилия)
Приложение 13
(к п. 3.5.1)
Образец бланка поручения
Тюменская областная Дума
Поручение
К №___
(должность) (подпись)
«___» _______ 20__ г.
(формат А6)
Перечень должностей, указанных на бланке:
- председатель
областной Думы
- руководитель аппарата
областной Думы
- первый заместитель
председателя областной Думы
- руководители подразделений
областной Думы
(с указанием должности)
- заместитель председателя
областной Думы
Приложение 14
(к п. 3.6.3)
Лист рассылки
для отправки документов на мероприятия, проводимые областной Думой
№
п/п
Ф.И.О., должность
(в дательном падеже)
Адресные данные
Прочее
1.
Директору
ООО «Тюменьгазстрой»
В.И. Марову
ул. Геологоразведчиков, 6в
г. Тюмень, 625026
2.
Директору
ООО «СибПласт»
А.В. Малявину
ул. Холодильная, 71а
г. Тюмень, 625027
3.
Генеральному директору
ООО «Сибинвестстрой»
В.И. Матвиенко
ул. Герцена, 86а
г. Тюмень, 625000
4.
Директору ЗАО
«Межрегионгазстрой»
Г.Г. Панафидину
ул. Энергетиков, 167
г. Тюмень, 625013
Приложение 15
(к п. 3.6.6)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
ул. Республики, д. 52, г. Тюмень, 625018
Телетайп 735168 PARUS RU. Телефон приемной 46-51-31, факс 46-51-50, www.duma72.ru, e-mail: inbox@duma72.ru
“______” ________________20___г. №____________________
Образец
Вице-губернатору
Тюменской области
С.М. Сарычеву
О направлении на заключение
проекта обращения Тюменской
областной Думы
Уважаемый Сергей Михайлович!
Направляю Вам на заключение проект обращения Тюменской областной Думы к Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Грызлову Б.В. о необходимости внесения дополнений в Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации в части внесения в перечень поводов к возбуждению дела об административном правонарушении в области дорожного движения радионавигационных данных навигационных систем ГЛОНАСС.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Председатель областной Думы С.Е. Корепанов
Максимова Нина Сергеевна
28-88-14 Maksimova@duma72.ru
Приложение 16
(к п. 3.7.2)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
ул. Республики, д. 52, г. Тюмень, 625018
Телетайп 735168 PARUS RU. Телефон приемной 46-51-31, факс 46-51-50, www.duma72.ru, e-mail: inbox@duma72.ru
“______” ________________20___г. №____________________
Образец
ТЕЛЕГРАММА
г. Ноябрьск Тюменской области,
ул. Республики, 20,
ООО «Газпром добыча Ноябрьск»
Генеральному директору
И.Ф. Петрову
Уважаемый Иван Федорович!
Извещаем Вас о том, что очередное двадцать первое заседание областной Думы четвертого созыва, в соответствии с планом работы областной Думы на 2009 год, состоится 10 апреля 2009 года в 10-00.
Заседание будет проходить в г. Тюмени по адресу: ул. Республики, 52, первый этаж, Большой зал заседаний Тюменской областной Думы.
Председатель областной Думы Ф.И.О.
625018, г. Тюмень, Республики, 52,
областная Дума
01.04.2009
Председатель областной Думы Ф.И.О.
Приложение 17
(к п. 5.3)
Форма электронной регистрационной карточки исходящего документа
Приложение 18
(к п. 5.3)
Ж У Р Н А Л
учета исходящих документов
Номер
(индекс)
и дата
документа
Кому направлен
(адресат)
Краткое содержание
Отметка об
исполнении
(номер дела,
в которое подшита копия)
(формат А4)
Приложение 19
(к п. 9.1.2)
Заявка на предоставление зала
Зал заседаний
Большой, Малый
Наименование мероприятия
Дата и время проведения мероприятия
Количество участников
Техническая поддержка
- аудиозапись на аудиокассеты
- видеозапись на DVD (для БЗ)
- стенографирование
- показ презентаций (предоставляются за сутки до мероприятия в формате PowerPoint или JPEG)
- показ аудио- и видеоматериалов с DVD- или DV- кассеты (предоставляются за сутки до мероприятия)
- заставка мероприятия (файл в формате ВМР или JPEG)
- документ- камера (для БЗ)
- необходимость трансляции по технологическому (внутреннему) телевидению
Оформление рабочих мест (вода и пр.)
Контактный телефон и фамилия ответственного за проведение мероприятия (для сторонних организаций)
Руководитель подразделения
Приложение 20
(к п. 9.2.2)
Снятие копий разрешаю
____________________
ЗАКАЗ №____
Просьба изготовить __________________ копий с прилагаемых материалов
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Количество листов ________________________
Просьба выдать бумагу _________________________________ пачек
«______»________________20___г. Отдел ___________________________
Подпись______________________ Ф.И.О. _____________________________
Работа выполнена_________________________________________________
_________________________________________________________________
Приложение 21
(к п. 10.15; п. 11.3.5)
Тюменская областная Дума УТВЕРЖДАЮ
АКТ Руководитель аппарата
_____________№__________________ Подпись Расшифровка
подписи
_________________________________
(место составления)
О выделении к уничтожению документов, Дата
не подлежащих хранению
На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №________________________________________________
№
п/п
Заголовок
дела или групповой заголовок дел
Дата дела
или крайние даты дел
Номер описей (номенклатур)
за год(ы)
Индекс дела (тома, части) по номенк-
латуре дел или № дела по описи
Кол-во
дел
(томов, частей)
Сроки
хранения дела (тома, части)
и номера статей по перечню
Приме-чание
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого _________________________ дел за __________________________ годы
Описи дел постоянного хранения за _________годы утверждены, а по личному составу согласованы
с ЭПК ________________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
Протокол от ______________№___________________
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК от____________ №__________________
Продолжение приложения 21
Документы в количестве___________________________________________дел, (цифрами и прописью)
сданы в_______________________________
Должность работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Должность работника,
уничтожившего документы
методом сожжения, измельчения Подпись Расшифровка
(подчеркнуть) подписи
Приложение 22
(к п. 11.1.1)
Тюменская областная Дума УТВЕРЖДАЮ
Председатель областной Думы
_________________
(расшифровка подписи)
«_____» ____________ 20__ г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 20__ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во дел,
томов
Сроки
хранения и
номера статей по
перечню
Приме-чание
1
2
3
4
5
Начальник отдела корреспонденции
и документооборота _______________________
(расшифровка подписи)
Итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел в 20__ г.
В том числе
По срокам хранения
Всего
переходящих
с отметкой
“ “
Постоянного
Временного
(свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет)
Итого
Начальник отдела корреспонденции
и документооборота _____________________
(расшифровка подписи)
Приложение 23
(к п. 11.1.5)
Российская Федерация
Тюменская
областная Дума
_____________________________
_____________________________
(наименование подразделения)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ № __________
на 20__г.
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во дел
(томов, частей)
Срок хранения
дела (тома, части) и номера статей по перечню
Примеча-ние
1
2
3
4
5
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела корреспонденции
и документооборота
_________________________________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
“____ “ _________________ 20__ г.
Наименование должности
руководителя подразделения
_________________________________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
(формат А4)
Приложение 24
(к п. 11.3.5)
Тюменская областная Утверждаю
Дума
Наименование подразделения Руководитель подразделения
__________________________ __________________________
__________________________ " ___ " ___________ 20__ г.
Опись № ___
дел постоянного
хранения
за год
№ п/п
Индекс
дел
Заголовки дел
Дата
Кол-во
листов
Приме-
чание
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи включено (цифрами и прописью) дел с № ___ по № ___,
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Сдал _____________________________________
(Ф.И.О., должность)
Принял ___________________________________
(Ф.И.О., должность)
Дата
Приложение 25
(к п. 11.4.2)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
Комитет по
социальной политике
Дело № 08-03-12, т. 1
Протокол заседания № 16, часть 1,
решения № 212-223 комитета по
социальной политике, документы к нему
начато 09.01.2009
окончено 09.01.2009
хранить постоянно
№ ______________ на 202 листах
по описи
Приложение 26
(к п. 11.4.4)
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________лист(ов).
В том числе: литерные листы ______________________________ пропущенные
номера__________________ + листов внутренней описи___________________
Особенности физического состояния и формирования дел
Номера листов
должность, подпись, расшифровка подписи
«____»_______________20____г.
Приложение 27
(к п. 11.5.4)
Тюменская областная УТВЕРЖДАЮ
Дума
Руководитель аппарата
Фонд №
Опись № __ _________________________
дел постоянного " ___ " ____________ 20__ г.
хранения за год
№
п/п
Индекс
дел
Заголовки дел
Дата
Кол-во
листов
Приме-
чание
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи включено (цифрами и прописью) дел с № ___по № ___
Примечание:
Начальник отдела корреспонденции
и документооборота Ф.И.О.
Приложение 28
(к п. 11.6.3)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
№ дела, тома
Кому выдано
Дата выдачи
Подпись
(кто получает)
Дата возврата
Подпись
(кто выдает)
Приложение 29
(к п. 3.3.13)
ТЮМЕНСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
________________________ №_________________
О проведении «круглого стола» по теме:
«Актуальные проблемы обеспечения
финансовой стабильности региона»
В соответствии с планом работы Тюменской областной Думы на 2009 год, утвержденным постановлением областной Думы от 18.12.2008 № 1215:
1. Подготовить и провести 15 декабря 2009 года «круглый стол» по теме: «Актуальные проблемы обеспечения финансовой стабильности региона».
2. Утвердить план организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению «круглого стола» (прилагается).
3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
И.О. Фамилия
Максимова Нина Сергеевна
28-88-14
Продолжение
приложения 29
Руководитель аппарата комитета
по бюджету налогам и финансам И.О. Фамилия
____________________
(дата)
Начальник правового управления И.О. Фамилия
____________________
(дата)
Начальник управления по экономике
и финансам И.О. Фамилия
____________________
(дата)
Руководитель аппарата И.О. Фамилия
____________________
(дата)
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | Официальный портал органов государственной власти Тюменской области www.admtyumen.ru от 15.09.2009 |
| Рубрики правового классификатора: | 020.010.000 Органы исполнительной власти |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
