О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ОТ 30.07.2004 № 76-РП



ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 20 ноября 2006 г. № 173-рп

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ОТ 30.07.2004 № 76-РП

В целях приведения распоряжения Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 № 76-рп в соответствие с действующим законодательством:

1. Внести в Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденную распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 № 76-рп «Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга» (далее - Типовая инструкция), следующие изменения:

1.1. Пункт 1.10 Типовой инструкции исключить.

1.2. Дополнить Типовую инструкцию разделами 8 и 9, изложив их в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Лобко В.Н.

Губернатор Санкт-Петербурга

В.И.Матвиенко

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению

Правительства Санкт-Петербурга

от 20.11.2006 № 173-рп

8. Регистрация письменных обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения

8.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан (далее - обращения) ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается в исполнительных органах на соответствующее структурное подразделение.

8.2. Все поступившие в исполнительные органы обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления.

8.3. При регистрации на обращениях ставится штамп. В штамп вписывается дата регистрации и входящий номер обращения.

Обращения граждан, полученные по информационным системам общего пользования, с указанием фамилии, имени, отчества, почтового адреса отправителя, даты и подписи распечатываются получателем и учитываются в соответствии с Инструкцией.

Входящий номер обращения, как правило, состоит из индекса тематического классификатора вопросов, содержащихся в обращениях, и порядкового номера обращения, например: № 10.5-25 от 21.11.2006, где:

10.5 - индекс классификатора;

25 - порядковый номер обращения;

21.11.2006 - дата регистрации.

8.4. Анонимные обращения, полученные в том числе и по электронной почте, без указания фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

8.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

8.6. Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает направившим обращения о недопустимости злоупотребления правом.

8.7. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

8.8. Регистрация обращений производится в автоматизированной системе ЕСЭДД.

8.9. Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан) учитываются под регистрационным номером первого обращения.

8.10. В случае если в обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направленные обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.11. Поступившие в исполнительный орган обращения, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов, после регистрации направляются в соответствующие исполнительные органы по принадлежности для разрешения вопросов и ответа авторам.

Обращения, поступившие в исполнительные органы из сектора писем Управления по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, должны рассматриваться в порядке и в сроки, установленные Инструкцией.

Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации обращений в секторе писем.

8.12. Службы делопроизводства исполнительных органов несут в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам исполнительных органов и заявителям по их запросам.

8.13. Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции исполнительных органов, не позднее чем в семидневный срок направляются по принадлежности вопроса с одновременным извещением об этом авторов обращений.

8.14. В случае если на обращении поставлен штамп «ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ», обращение при ответе подлежит возврату.

8.15. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Если обращение направлено в исполнительный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

8.16. Рассмотрение поступивших в исполнительные органы обращений и принятие по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется руководителями этих органов, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращений в службе делопроизводства.

Результаты рассмотрения обращений руководителями соответствующих исполнительных органов отражаются в резолюциях, которые оформляются в соответствии с Инструкцией.

8.17. Все рассмотренные руководителями соответствующих исполнительных органов обращения возвращаются для фиксации информации, содержащейся в резолюциях, соответственно в службы делопроизводства, откуда они передаются согласно резолюции исполнителям.

8.18. Если исполнение поручения по обращению было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым.

В этом случае служба делопроизводства снимает с подлинника обращения и резолюции к нему необходимое количество копий и направляет их соисполнителям, а сам подлинник обращения и резолюцию к нему направляет ответственному исполнителю.

8.19. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее чем за пять дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции.

8.20. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения исполнителем обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен руководителем исполнительного органа, но не более чем на месяц, о чем исполнитель уведомляет автора обращения.

Сообщения о продлении срока рассмотрения обращения гражданину, подавшему заявление или жалобу, направляются только через службы делопроизводства.

8.21. Ответы на обращения даются, как правило, в письменном виде.

В отдельных случаях с согласия гражданина ответ может быть дан в устной форме. В таком случае исполнитель составляет справку, в которой должны быть отражены сведения, перечисленные в пункте 8.22 Инструкции.

Если обращение (исполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это обращение с контроля может должностное лицо, давшее поручение по обращению.

8.22. Ответ на обращение должен содержать:

информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено, например:

Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.; Ваше письмо рассмотрено по поручению Губернатора Санкт-Петербурга;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.

8.23. Исполнители несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.

8.24. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в службу делопроизводства, где вся информация вводится в базу данных ЕСЭДД.

Работники службы делопроизводства проверяют подготовленные проекты ответов на соответствие требованиям пункта 8.22 Инструкции. В случае несоответствия требованиям пункта 8.22 Инструкции подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).

8.25. На бланках ответов на обращение ставятся дата отправки и регистрационный номер обращения. Исходящим номером ответа на обращение является входящий регистрационный номер обращения.

Подлинники ответов направляются в подразделение, осуществляющее отправку ответов гражданам.

Копии ответов подшиваются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8.26. Ответ на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляется заявителям по почтовым адресам, указанным в обращениях.

8.27. Исполнительные органы представляют ежеквартально в Управление по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с обращениями по установленной форме, а также предложения по совершенствованию этой работы.

Информационно-аналитические справки о работе исполнительных органов с обращениями граждан ежеквартально готовятся руководителем службы делопроизводства и доводятся до сведения руководителя исполнительного органа.

9. Организация приема граждан и рассмотрения устных обращений

9.1. Организацию приема граждан руководителями исполнительных органов обеспечивает подразделение исполнительного органа, осуществляющего организацию приема граждан.

9.2. Организация приема граждан включает в себя:

прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по вопросам, затронутым в обращениях;

составление графика приема граждан руководителями исполнительных органов и обеспечение его соблюдения;

предварительная запись граждан на прием к соответствующим должностным лицам;

документационное обеспечение приема граждан;

ведение делопроизводства по обращениям принятых граждан;

осуществление контроля за выполнением поручений, данных должностными лицами на приемах граждан.

9.3. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:

консультативно-правовая работа (предварительная беседа со специалистами);

личный прием граждан руководителями исполнительных органов.

9.4. К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан о записи на прием к руководителям исполнительных органов, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции соответствующего исполнительного органа. Рассмотрение предъявляемых документов производит сотрудник подразделения исполнительного органа, осуществляющего организацию приема граждан, и по результатам рассмотрения осуществляет запись на прием к руководителю исполнительного органа.

В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса, содержащегося в письменном заявлении гражданина, не относится к компетенции исполнительного органа либо представленные документы не удовлетворяют требованиям абзаца первого настоящего пункта Инструкции.

9.5. Учет устных обращений граждан осуществляется в автоматизированной системе ЕСЭДД.

9.6. При записи гражданина на прием к должностному лицу:

готовится карточка личного приема гражданина руководителем исполнительного органа;

формируется дело, в которое включают правовые акты и иные документы по данному вопросу, справки организаций, рассматривавших обращения, и иные материалы.

9.7. Решение, принятое руководителем исполнительного органа на приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям, подписывается руководителем исполнительного органа, производившим прием, и после регистрации в службе делопроизводства направляется исполнителю.

9.8. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

9.9. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.10. Поручения руководителя исполнительного органа записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.

9.11. Поручение, данное руководителем исполнительного органа по обращению гражданина, должно исполняться безотлагательно, если иное не установлено в поручении. В случае, если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо затребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

9.12. Сроки выполнения поручений могут быть продлены только руководителем исполнительного органа, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником службы делопроизводства.

Информация о продлении сроков исполнения фиксируется в автоматизированной системе ЕСЭДД.

9.13. Проекты ответов, подготовленные в соответствии с поручениями руководителя исполнительного органа, направляются для подписания руководителю исполнительного органа.

9.14. Поручение снимается с контроля в случаях, если:

вопрос, поставленный в обращении, решен;

исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и руководитель исполнительного органа, давший поручение рассмотреть обращение, согласен с доводами исполнителя.

Одновременно со снятием поручения с контроля в автоматизированной системе ЕСЭДД делается отметка об исполнении.