Об утверждении административного регламента исполнения управлением по делам архивов Тюменской области государственной функции "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, и...



АДМИНИСТРАЦИЯ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

1

Управление по делам архивов  Тюменской области

Распоряжение

От 23 декабря 2011 г. № 6  

Об утверждении административного регламента исполнения управлением по делам архивов Тюменской области государственной функции "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, инструкций по делопроизводству органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками формирования архивных фондов Тюменской области"

Признано утратившим силу распоряжением управления по делам архивов Тюменской области от 06.03.2012 № 2 (НГР: ru 72000201200132)

В соответствии с Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденными распоряжением Правительства Тюменской области от 05.09.2011 №1550-рп "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", постановлением Правительства Тюменской области от 18.05.2005 №33-п "Об утверждении положения "Об управлении по делам архивов Тюменской области"

1. Утвердить административный регламент исполнения управлением по делам архивов Тюменской области государственной функции "Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, инструкций по делопроизводству органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками формирования архивных фондов Тюменской области" согласно приложению к распоряжению.

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Заместитель начальника управления

Е.В.Фролова

Приложение 

к распоряжению

управления по делам архивов

Тюменской области

от 23 декабря 2011 г. №6

Административный регламент исполнения управлением по делам архивов Тюменской области государственной функции «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, инструкций по делопроизводству органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками формирования архивных фондов Тюменской области»

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

1.1.1. Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, инструкций по делопроизводству органов исполнительной власти Тюменской области, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками формирования архивных фондов Тюменской области (далее - государственная функция).

1.2. Наименование исполнительного органа государственной власти, исполняющего государственную функцию

1.2.1. Исполнение государственной функции осуществляется управлением по делам архивов Тюменской области (далее - Управление). Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется отделом комплектования и ведомственных архивов Управления (далее – Отдел).

1.2.2. Взаимодействие с другими органами власти, учреждениями, организации при исполнении государственной функции не требуется.

1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования

1.3.1. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

- Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 N 202-ФЗ; от 01.12.2007 N 318-ФЗ; от 13.05.2008 N 68-ФЗ; от 08.05.2010 N 83-ФЗ; от 27.07.2010 N 227-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от  29.06.2010 N 126-ФЗ, от 27.07.2010 N 227-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст.2060);

- Федеральным Законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ, от 10.11.2009 N 6-ФКЗ, от 28.12.2010 N 8-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст. 5021);

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179) (в ред. Федеральных законов от 06.04.2011 N 65-ФЗ, от 01.07.2011 N 169-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ, от 18.07.2011 N 239-ФЗ, с изм., внесенными Федеральным законом от 27.06.2011 N 162-ФЗ);

- Законом Тюменской области от 24.05.1995 г. №4 «О гербе и флаге Тюменской области» (в ред. Законов Тюменской области от 15.04.1996 N 36, от 30.01.1997 N 66, от 07.10.2004 N 256, от 06.10.2005 N 410, от 05.07.2007 N 9, от 07.06.2008 N 30, от 25.10.2008 N 57, от 29.12.2009 N 102, от 01.04.2010 N 7, от 07.07.2010 N 45) («Вестник Тюменской областной Думы», N 5, 1995);

- Законом Тюменской области от 28.12.2004 №313 «О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области» (в редакции Закона от 06.10.2005 №410) (газета «Тюменские известия» от 28.12.2004);

- Постановлением Правительства Тюменской области от 18.05.2005 №33-п «Об утверждении положения об управлении по делам архивов Тюменской области» (в редакции постановлений от 07.06.2008 №159-п; от 24.02.2009 N 55-п, от 21.04.2010 N 122-п, от 02.11.2011 №399-п);

- Распоряжением Губернатора Тюменской области от 09.01.2008 №2-р «Об экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Тюменской области» (в редакции распоряжения от 11.01.2011 №1-р);

- Распоряжением Правительства Тюменской области от 29.11.2010 №1835-рп «Об утверждении списка организаций – источников комплектования архивных фондов Тюменской области»;

- Распоряжением Правительства Тюменской области от 05.09.2011 №1550-рп «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059).

1.4. Предмет государственного контроля (надзора)

1.4.1. Предмет государственного контроля (надзора) при исполнении государственной функции отсутствует.

1.5. Права и обязанности должностных лиц при осуществлении государственного контроля (надзора)

1.5.1. Т.к. отсутствует государственный контроль (надзор) при исполнении государственной функции отсутствуют права и обязанности должностных лиц при его осуществлении.

1.6. Права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляется государственный контроль (надзор)

1.6.1. Т.к. отсутствует государственный контроль (надзор) при исполнении государственной функции отсутствуют права и обязанности лиц, в отношении которых он осуществляется.

1.7. Описание результата исполнения государственной функции

1.7.1. Конечным результатом исполнения государственной функции является:

- решение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Управления о согласовании положения об экспертной комиссии, положения об архиве, инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Тюменской области, органа местного самоуправления, учреждения, организации, предприятия – источника формирования архивных фондов Тюменской области (далее – Организация), оформленное в виде выписки из протокола заседания ЭПК и грифа «согласования», проставляемого штампом в левом нижнем поле последнего листа представленного документа Организации;

- решение Управления об отказе согласования правового акта, оформляемого в виде письма ЭПК о возвращении документа на доработку.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о государственной функции

2.1.1. Место нахождения Управления: ул.8 Марта, д.1, г.Тюмень; почтовый адрес: ул. Хохрякова, д.59, г.Тюмень, 625004.

График работы Управления:

понедельник - четверг                             8.45 - 18.00

пятница                                                        9.00 - 17.00

суббота-воскресенье                             выходные дни.

Сведения о месте нахождения и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном Портале органов государственной власти Тюменской области по адресу: www.admtyumen.ru.

2.1.2. Телефоны справочной службы Управления: 68-54-51, 68-54-52. Телефоны Отдела, исполняющего государственную функцию: (3452) 68-54-51, факс (3452) 46-35-92.

2.1.3. Подать заявку на исполнение государственной функции можно через электронный адрес Управления: uparchive@72to.ru, федеральную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области».

2.1.4. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям в Отдел;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Отдел;

- через федеральную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области».

При ответах на телефонные звонки сотрудники Отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае, если для подготовки ответа требуется время для проверки запрашиваемых сведений, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

При информировании посредством личного обращения заявителя сотрудник Отдела обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица или по адресу электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

При поступлении заявления на предоставление услуги через федеральную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области», ответ заявителю, информация о ходе предоставления услуги направляется через эти сайты.

2.1.5. Информация о предоставляемых Управлением государственных услугах и функциях размещена на информационном стенде в месте нахождения Управления по адресу: ул.8 Марта, д.1, г.Тюмень, 3 этаж, а также в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», сайте «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области».

2.2. Срок исполнения государственной функции

2.2.1. Исполнение государственной функции осуществляется по запросу Организации в течение 30 дней со дня поступления запроса в Управление.

Государственная функция Управлением исполняется бесплатно.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий

при предоставлении государственной услуги

3.1.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация документов, поступивших от Организации и передача их на исполнение;

- рассмотрение документа Организации, согласование.

3.1.1. Регистрация документов, поступивших от Организации

и передача их на исполнение

3.1.1.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Управление с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Организации или его заместителем, хотя бы одного из проектов документов, требующих согласования:

- положения об экспертной комиссии Организации;

- положения об архиве Организации;

- инструкции по делопроизводству Организации.

Организации представляют в Управление документы посредством почтовой, электронной, курьерской связи.

Предоставление государственной услуги в электронной форме не отличается от ее исполнения в традиционном виде. При поступлении в Управление документов по электронной почте, федеральную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области» они распечатываются на бумаге, далее работа с ними ведется в установленном порядке.

3.1.1.2.  Регистрацию документов, поступивших от Организации, осуществляет специалист Отдела в день поступления документов в Управление в базе данных «Регистрация документов экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК)».

3.1.1.3. Зарегистрированный в электронной базе данных «Регистрация документов ЭПК» документ в день регистрации направляется специалисту Отдела, ответственному за рассмотрение документов. Специалист Отдела проверяет правильность оформления, поступившего на согласование проекта.

При выявлении в ходе проверки неправильного оформления документа специалист Отдела в срок до 5 календарных дней со дня выявления недостатков информирует об этом исполнителя Организации.

3.1.1.4. В случае, если по истечении 10 календарных дней в адрес Управления не будут представлены правильно оформленные документы, специалист Отдела готовит письменное уведомление о приостановлении государственной функции за подписью начальника Отдела и не позднее 3 календарных дней со дня истечения десятидневного срока ожидания направляет его в Организацию для доработки по почте или с курьером по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма или по адресу электронной почты, федеральную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области», если заявитель указал такой способ получения информации.

3.1.1.5. Результатом административной процедуры является передача документа эксперту ЭПК – специалисту Отдела на рассмотрение или письменное уведомление организации о приостановлении государственной функции.

3.1.2. Рассмотрение документа Организации, согласование

3.1.2.1. Началом административной процедуры является поступление документа на рассмотрение специалисту Отдела.

Специалист Отдела проверяет соответствие проекта нормативного правового акта Организации требованиям:

- Федерального Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федерального Закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федерального Закона от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О государственном гербе Российской Федерации»;

- Закона Тюменской области от 24.05.1995 г. №4 «О гербе и флаге Тюменской области»;

- Закона Тюменской области от 28.12.2004 г. №313 «О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области»;

- Распоряжения Губернатора Тюменской области от 09.01.2008 №2-р «Об экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Тюменской области»;

- Основных правил работы ведомственных архивов, М., 1986;

- Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;

- Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176;

- Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477;

-Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76;

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

              3.1.2.2. Если проект документа Организации соответствует требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 3.1.2.1. настоящего Регламента, специалист Отдела представляет его для согласования в день окончания рассмотрения документа.

              В случае выявления несоответствия представленных на согласование документов указанным требованиям, Управление, в срок до 30 календарных дней со дня поступления в ЭПК направляет документы на доработку для устранения выявленных замечаний.

3.1.2.3. Согласование оформляется в виде штампа согласования, включающего слово «СОГЛАСОВАНО», дату и номер протокола заседания ЭПК Управления, на котором рассмотрен представленный документ, и выписки из протокола заседания ЭПК, подписанной председателем и секретарем ЭПК.

3.1.2.4. Согласованный документ направляется в адрес Организации с выпиской из протокола заседания ЭПК Управления, оформленной на соответствующем бланке в срок до 3 календарных дней со дня согласования.

              3.1.2.5. Результатом административной процедуры является: проставление штампа согласования на документе или отправка его на доработку.

Блок –схема исполнения государственной функции в Управлении представлена в приложении N1 к настоящему Регламенту.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением

должностными лицами положений административного регламента

4.1.1. Контроль за своевременным исполнением государственной функции осуществляет специалист Отдела.

4.1.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений, осуществляет заместитель начальника Управления.

4.1.3. Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения документов, соблюдение сроков административных процедур, содержание подготовленного уведомления.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых

проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и качеством

исполнения государственной функции

              4.2.1. Контроль полноты и качества исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы граждан, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

                   По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

                   4.2.2. Помимо текущего контроля исполнения государственной функции осуществляются внеплановые проверки полноты и качества исполнения государственной функции.

              Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

              Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции на основании приказа начальника Управления формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие.

              Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

              Справка подписывается председателем комиссии.

4.3. Ответственность специалистов при исполнении

полномочий по исполнению государственной функции

              4.3.1.               При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами Управления возложенных на них обязанностей по исполнению государственной функции начальник Управления принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

По фактам нарушений государственными гражданскими служащими настоящего Регламента при исполнении полномочий  начальником Управления назначается служебное расследование.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Управления, исполняющего государственную функцию, а также должностных лиц, государственных служащих

5.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

5.1.1. Заявители вправе  обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые государственными гражданскими служащими при исполнении государственной функции, устно или письменно непосредственно к начальнику Управления или его заместителю.

             

5.2. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

              5.2.1. Каждый гражданин, который считает, что его жалоба рассмотрена ненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицо.

В письменной жалобе указываются:

- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

5.2.2. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

5.2.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного)  обжалования является не рассмотрение или  рассмотрение ненадлежащим образом жалобы гражданина.

              Каждый гражданин имеет право получить, а государственные служащие обязаны  ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию.

Жалоба на действие (бездействие) государственного служащего  Управления подается начальнику Управления.

Жалоба на действие (бездействие) начальника, заместителя начальника Управления подается заместителю Губернатора Тюменской области, руководителю Аппарата Губернатора Тюменской области, курирующему вопросы архивного дела.

5.2.4. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является  ответ гражданину вышестоящего должностного лица. Гражданину направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.3. Порядок судебного обжалования

5.3.1. Каждый гражданин имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) государственных служащих Управления нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

1

Приложение № 1

Блок-схема последовательности действий Управления при исполнении государственной функции «Согласование положений об экспертных комиссиях, архивах организаций, инструкций по делопроизводству органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками формирования архивных фондов Тюменской области»