Об утверждении Положения об архиве Правительства Ярославской области и признании утратившим силу приказа Администрации области от 28.02.2002 № 2



ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 24.01.2011 № 9-р

г. Ярославль

Об утверждении Положения об архиве Правительства Ярославской области и признании утратившим силу приказа Администрации области от 28.02.2002 № 2

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях совершенствования организации хранения архивных документов:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Правительства Ярославской области.

2. Признать утратившим силу приказ Администрации области от 28.02.2002 № 2 «О Положении об архиве Администрации Ярославской области».

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Берёзкина С.В.

Губернатор области                                                  С.А. Вахруков

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением

Губернатора области

от 24.01.2011 № 9-р

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Правительства Ярославской области

1. Общие положения

1.1. Архивные документы Правительства Ярославской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются собственностью Ярославской области, относятся в установленном порядке к составу Архивного фонда Ярославской области (далее – Архивный фонд ЯО) и подлежат постоянному хранению в государственном учреждении Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» (далее – ГУ ЯО ГАЯО).

До передачи на постоянное хранение эти архивные документы временно в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в архиве Правительства области.

1.2. Правительство области обеспечивает сохранность, учёт, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда ЯО, образующихся в процессе его деятельности. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Правительство области обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Правительства области.

1.3. В Правительстве области для хранения документов Архивного фонда ЯО и законченных делопроизводством архивных документов практического значения, их отбора, учёта, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создан архив Правительства Ярославской области (далее – архив).

Правительство области обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Ведение архива возлагается на административно-контрольное управление Правительства области.

1.5. Специалист Правительства области, на которого возложена обязанность по выполнению работы архива, руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, нормативными правовыми актами Правительства области, правилами и другими методическими документами управления по делам архивов Правительства области, методическими документами ГУ ЯО ГАЯО и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве Правительства области утверждается распоряжением Губернатора области после согласования проекта Положения с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства области (далее – ЭПМК).

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет заместитель Губернатора области, курирующий вопросы архивного дела.

1.8. Консультативно-методическую помощь архиву оказывает ГУ ЯО ГАЯО.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

- законченные делопроизводством Правительства области архивные документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений аппарата Правительства области, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

- документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

- научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1.Основными задачами архива являются:

- комплектование документами, указанными в разделе 2 Положения;

- учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование архивных документов, хранящихся в архиве;

- подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда ЯО на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых действующими архивными правилами;

- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Правительства области.

3.2.В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

- принимает не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений аппарата Правительства области, упорядоченные в соответствии с действующими архивными правилами;

- разрабатывает и согласовывает с ГУ ЯО ГАЯО графики представления описей на рассмотрение ЭПМК и передачи документов Архивного фонда ЯО на постоянное хранение;

- составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Правительства области и ЭПМК;

- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

- создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его соответствие научно-справочному аппарату ГУ ЯО ГАЯО;

- информирует руководство и работников Правительства области о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Правительства области;

- оказывает методическую помощь структурным подразделениям аппарата Правительства области в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников структурных подразделений аппарата Правительства области, ответственных за делопроизводство и архивное дело;

- ежегодно представляет в ГУ ЯО ГАЯО сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

- после утверждения начальником административно-контрольного управления Правительства области подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в ГУ ЯО ГАЯО архивные документы Правительства области с оформлением акта приёма-передачи.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях аппарата Правительства области;

- запрашивать от структурных подразделений аппарата Правительства области сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность

5.1. Специалист Правительства области, на которого возложена работа по ведению архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

5.2. Ответственность за сохранность архивных документов, законченных делопроизводством, возлагается на специалиста по ведению архива. До этого документы хранятся в структурных подразделениях аппарата Правительства области и ответственность за их сохранность несут должностные лица соответствующих структурных подразделений аппарата Правительства области.

5.3. За утрату и порчу документов структурных подразделений аппарата Правительства области, являющихся частью Архивного фонда, должностные лица соответствующих структурных подразделений аппарата Правительства области несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.