ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВАДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ



АДМИНИСТРАЦИЯ ВАДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

25 мая 2020 г. № 36-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВАДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с приказом комитета по делам архивов Нижегородской области от 9 апреля 2019 г. № 37 «О делегировании государственным и муниципальным архивам отдельных полномочий экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архивов Нижегородской области»:

Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Вадского муниципального района Нижегородской области.

Исполняющий обязанности

главы администрации

района

И.А. Ураев

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению администрации

Вадского муниципального района

Нижегородской области

от 25 мая 2020 г. № 36-р

Положение

об архиве администрации Вадского муниципального района Нижегородской области

(далее – Положение)

1. Общие положения

1.1. Документы администрации Вадского муниципального района Нижегородской области имеют историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью Вадского муниципального района и подлежат постоянному.

До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в администрации Вадского муниципального района Нижегородской области.

1.2. Администрация Вадского муниципального района Нижегородской области (далее – администрация района) обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности, а также в соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой Российской Федерации, своевременную передачу этих документов на хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации района.

Ответственным структурным подразделением за указанные работы является сектор документационного обеспечения управления делами администрации Вадского муниципального района Нижегородской области (далее – СДО).

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации района несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В администрации района для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на муниципальное хранение создается архив, который хранится в СДО (далее – архив).

Администрация района обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4. В своей работе по ведению архива администрации района СДО руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства администрации района, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим Положением.

1.5. Положение об архиве администрации района разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается распоряжением администрации Вадского муниципального района Нижегородской области по согласованию с архивным сектором управления делами администрации Вадского муниципального района Нижегородской области (далее – архивный сектор).

1.6. Контроль за деятельностью СДО по ведению архива осуществляет заместитель главы администрации Вадского муниципального района Нижегородской области, управляющий делами.

1.7. Архивный сектор оказывает организационно-методическое сопровождение по ведению архива.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

а) законченные делопроизводством администрации района документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

б) документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

в) личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

г) служебные и ведомственные издания;

д) научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами СДО по ведению архива являются:

а) комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

б) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

в) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой Российской Федерации;

г) осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными задачами по ведению архива СДО осуществляет следующие функции:

а) принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений администрации района, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой Российской Федерации;

б) разрабатывает и согласовывает с архивным сектором графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Комитета по делам архивов Нижегородской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на хранение;

в) составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы администрации района и ЭПМК Комитета по делам архивов Нижегородской области ;

г) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

д) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архивным сектором;

е) организует использование документов, в том числе:

- информирует руководство и работников администрации района о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации района;

- оказывает методическую помощь службам делопроизводства администрации района в составлении номенклатур дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации района;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников СДО и служб делопроизводства администрации района;

- ежегодно представляет в архивный сектор сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

- подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный сектор документы для постоянного хранения.

4. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций по ведению архива СДО имеет право:

- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации района;

- запрашивать от структурных подразделений администрации района сведения, необходимые для работы СДО по ведению архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на СДО по ведению архива задач и функций.

5. Ответственность заведующего архивом

5.1. Заведующий СДО несет ответственность за выполнение возложенных на СДО задач и функций по ведению архива.