О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365



Утратило силу –распоряжение Правительства Ростовской области от 15.03.2017 № 131

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 27.08.2014 № 401 г. Ростов-на-Дону

О внесении изменений
в распоряжение Правительства
Ростовской области от 23.08.2012 № 365

В целях совершенствования организации межведомственного электронного документооборота:

1. Внести в приложение № 1 к распоряжению Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365 «О межведомственном электронном документообороте» изменения согласно приложению.

2. Руководителям органов исполнительной власти Ростовской области обеспечить внесение в срок до 1 января 2015 г. соответствующих изменений в правовые акты, регулирующие вопросы организации делопроизводства.

3. Рекомендовать главам муниципальных образований Ростовской области внести в срок до 1 января 2015 г. соответствующие изменения в правовые акты, регулирующие вопросы организации делопроизводства.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области Ищенко А.В.

Губернатор

Ростовской области                                В.Ю. Голубев

Распоряжение вносит

министерство информационных

технологий и связи Ростовской
области

Приложение

к распоряжению

Правительства

Ростовской области

от 27.08.2014 № 401

ИЗМЕНЕНИЯ,

вносимые в приложение № 1 к распоряжению

Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365

«О межведомственном электронном документообороте»

1. Пункт 1.2 раздела 1 дополнить абзацами следующего содержания:

«файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе.».

2. В разделе 5:

2.1. В абзаце втором пункта 5.1 слово «нормативных» исключить.

2.2. Пункт 5.2 изложить в редакции:

«5.2. Перечень документов участников, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, определяется согласно приложению к настоящему Положению и учитывается в номенклатуре дел участников с указанием, что дело ведется в электронном виде (с отметкой – ЭД). Выписка из номенклатуры дел участника с указанием дел, которые ведутся в электронном виде, после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) комитета по управлению архивным делом Ростовской области представляется министерству.».

3. Пункт 6.5 раздела 6 изложить в редакции:

«6.5. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) электронного документа или электронного образа документа. Файл электронного образа документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество присоединенного файла электронного образа документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла.

Допустимый формат и размер прикрепляемых файлов определяется министерством.

Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов, формата и размера прикрепляемых файлов в процессе использования системы «Дело», а также своевременное доведение их до участников возлагаются на министерство.».

4. Пункт 7.2 раздела 7 изложить в редакции:

«7.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.».

5. Пункт 7.3 раздела 7 признать утратившим силу.

6. В разделе 9:

6.1. Пункт 9.2 изложить в редакции:

«9.2. Резервное копирование базы данных системы «Дело» производится не реже чем 1 раз в сутки.

Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме. Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 часов 1 раз в месяц, а также для проведения работ по обновлению системы «Дело» сроком до 2 суток не более 2 раз в год.».

3.2. Дополнить пунктом 9.5 следующего содержания:

«9.5. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций или катастроф, повлекших прекращение функционирования системы «Дело», передача документов между участниками осуществляется с использованием всех доступных каналов связи и (или) на бумажном носителе до момента восстановления работоспособности системы «Дело». После восстановления работоспособности участники вносят информацию о документах, переданных по каналам связи и (или) на бумажном носителе, в систему «Дело».».

7. Дополнить разделом 10 следующего содержания:

«10. Порядок обмена электронными документами, отправляемыми и поступающими от организаций и граждан, не являющихся участниками межведомственного электронного документооборота

10.1. Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими участникам информационного взаимодействия по системе МЭДО, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Министерство предоставляет право на ведение обмена электронными документами по системе МЭДО уполномоченным сотрудникам участников на основании представленных заявок, при наличии организационно-технических возможностей организации взаимодействия по системе МЭДО.

10.1.1. Обмен электронными документами по системе МЭДО осуществляется путем выполнения следующих процедур:

создание РКПД в системе «Дело»;

согласование (визирование) электронного документа должностными лицами в системе «Дело»;

подписание файла электронного документа ЭП должностного лица (должностных лиц) отправителя электронного документа;

регистрация электронного документа в системе «Дело»;

подписание регистрационных данных электронного документа ЭП должностного лица – регистратора документа или ЭП юридического лица либо создание электронного образа документа;

формирование в системе «Дело» транспортного контейнера (формат транспортного контейнера определяется методическими рекомендациями Федеральной службы охраны Российской Федерации по согласованию с Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации);

направление транспортного контейнера в информационную систему электронного документооборота получателя электронного документа по системе МЭДО;

получение транспортного контейнера участником, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ;

проверка действительности ЭП и регистрация полученного электронного документа в системе «Дело» с формированием и направлением уведомления о регистрации или отказе в регистрации.

10.1.2. Для организации получения информации о статусе прохождения электронного документа предусматривается передача электронных сообщений.

10.1.3. В случае отказа в регистрации получателем электронного документа формируются и направляются соответствующие уведомления отправителю электронного документа с указанием причины отказа в регистрации.

10.1.4. В случае необходимости при получении уведомления об отказе в регистрации документа отправитель электронного документа принимает меры по устранению причин отказа и направляет его получателю повторно.

10.2. Обмен электронными документами участников с организациями, не являющимися участниками, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Право на отправку электронных документов из системы «Дело» по электронной почте предоставляется пользователям участника на основании соответствующих заявок.

Участник передает по электронной почте файл электронного документа и файл реквизитов электронного документа. Состав файла реквизитов электронного документа определяется участником.

Порядок регистрации электронных документов, поступивших по электронной почте, определяется участниками.».

8. Дополнить разделом 11 следующего содержания:

«11. Обеспечение информационной безопасности при осуществлении межведомственного электронного документооборота

11.1. При осуществлении электронного документооборота между участниками допускается обмен электронными документами, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обмен информацией между участниками, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.

11.2. Поддержание технико-технологической инфраструктуры системы «Дело» в работоспособном состоянии осуществляется министерством посредством выполнения комплекса работ, включающих:

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

11.3. Информационная безопасность при осуществлении МЭДО обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

11.4. К техническим мероприятиям относятся:

организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

обеспечение целостности обрабатываемых данных;

обеспечение антивирусной защиты информации.

11.5. К организационным мероприятиям относятся:

контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

определение должностных лиц участников МЭДО и министерства, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования базы данных системы «Дело», а также порядка обновления антивирусных баз;

установление порядка допуска к программно-техническим средствам для проведения ремонтно-восстановительных работ;

организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников МЭДО, и технических средств этих узлов.».

Приложение изложить в редакции:

«Приложение

к Положению

о межведомственном

электронном

документообороте

ПЕРЕЧЕНЬ
документов участников, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов

№ п/п

Вид документа

Срок хранения документа

Примечание

1

2

3

4

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Руководство

1.

Информационные материалы  к заседаниям Правительства Ростовской области

5 лет ЭПК

2.

Поручения руководства органов исполнительной власти, органов местного самоуправления; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению

5 лет ЭПК

3.

Переписка участников, в том числе их структурных и подведомственных учреждений, по основным (профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

4.

Проекты приказов, распоряжений, подлежащих согласованию; документы к ним

1 год

5.

Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений

5 лет ЭПК

6.

Переписка о реализации решений координационных и совещательных органов

5 лет ЭПК

7.

Проекты правил, инструкций, регламентов, подлежащих согласованию; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 лет ЭПК

8.

Проекты рекомендаций, подлежащих согласованию; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 лет ЭПК

9.

Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций

5 лет ЭПК

1.2. Организационные основы управления

10.

Переписка по организационным вопросам деятельности

5 лет

11.

Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) координационных и совещательных органов по координации определенных видов деятельности участников

5 лет ЭПК

12.

Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления

5 лет ЭПК

13.

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний

3 года

после утверждения

14.

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству

5 лет ЭПК

15.

Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)

5 лет ЭПК

1.3. Контроль

16.

Переписка о ходе выполнения постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, указов и распоряжений Губернатора Ростовской области

5 лет ЭПК

17.

Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 лет ЭПК

18.

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 лет

19.

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

1 год

после снятия с контроля

20.

Переписка по рассмотрению обращений граждан

5 лет ЭПК

1.4. Правовое обеспечение деятельности

21.

Переписка участников по вопросам правоохранительного характера

5 лет ЭПК

22.

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 лет ЭПК

23.

Переписка участников по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства

3 года

1.5. Документационное обеспечение управления и

организация хранения документов

24.

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий

5 лет ЭПК

25.

Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

5 лет

26.

Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения

5 лет ЭПК

27.

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

5 лет ЭПК

28.

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 лет ЭПК

29.

Отчеты, справки об объеме документооборота участников

1 год

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Прогнозирование

30.

Переписка о разработке целевых программ

5 лет ЭПК

31.

Переписка о ходе выполнения целевых программ

5 лет ЭПК

2.2. Текущее планирование

32.

Оперативные планы работы (квартальные, месячные, недельные) по всем направлениям деятельности

ДМН

33.

Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации

5 лет

34.

Переписка по вопросам планирования

5 лет

3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.1. Финансирование, кредитование

35.

Переписка о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)

5 лет ЭПК

36.

Переписка об экономических нормативах

5 лет

37.

Переписка о финансовом обеспечении всех направлений деятельности

5 лет ЭПК

38.

Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды

5 лет

39.

Документы (акты, докладные, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины

5 лет ЭПК

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

40.

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

5 лет

41.

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах

1 год

42.

Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)

5 лет

43.

Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности

5 лет

4.2. Статистический учет и отчетность

44.

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 лет

5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ

5.1. Организация и осуществление связей

45.

Инструкции (указания, задания, рекомендации) участникам по ведению встреч (переговоров)

5 лет ЭПК

46.

Документы (доклады, справки, информации, сведения, отчеты) о проведении встреч (переговоров) с представителями зарубежных и российских организаций

5 лет ЭПК

47.

Документы (программы, планы мероприятий, предложения, рекомендации, расчеты, справочно-информационные, статистические материалы, переписка) по вопросам экономических, культурных и иных связей

5 лет ЭПК

48.

Переписка об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций

5 лет ЭПК

5.2. Осуществление связей

49.

Переписка о подготовке контрактов, договоров, соглашений

10 лет ЭПК

6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

6.1. Сбор (получение) информации

50.

Информационные обзоры (доклады)

ДМН

51.

Документы (заявки, переписка) об оформлении подписки на периодические печатные издания

1 год

6.2. Распространение информации, реклама

52.

Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций

5 лет ЭПК

53.

Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном интернет-сайте

5 лет ЭПК

54.

Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий

1 год

7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

7.1. Охрана труда

55.

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий

5 лет ЭПК

56.

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

5 лет ЭПК

57.

Переписка о проведении медицинских осмотров (диспансеризации) работников

5 лет

58.

Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

5 лет ЭПК

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

59.

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

5 лет ЭПК

60.

Документы (заявки, переписка) о командировании работников

5 лет ЭПК

61.

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

5 лет ЭПК

8.2. Установление квалификации работников

62.

Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах

5 лет

63.

Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов

1 год

8.3. Повышение квалификации работников

64.

Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников

5 лет

65.

Планы повышения квалификации работников

ДМН

66.

Отчеты о выполнении планов повышения квалификации работников

5 лет

8.4. Награждение

67.

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 лет ЭПК

9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

9.1. Снабжение деятельности

68.

Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности

5 лет

10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

69.

Переписка об изготовлении, уничтожении печатей и штампов

3 года

70.

Документы (акты, докладные, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

1 год

10.2. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

71.

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами

3 года

72.

Переписка об обеспечении помещениями, средствами связи конференций, совещаний и других мероприятий

5 лет

73.

Переписка о состоянии внутренней связи

5 лет

74.

Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи

3 года

11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ

11.1. Социальное страхование

75.

Документы (списки, планы-графики, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

3 года

76.

Списки детей работников

до замены новыми

* Отметка «ЭПК» означает, что часть документов экспертно-проверочной комиссий комитета по управлению архивным делом Ростовской области может быть отнесена к сроку хранения – постоянно.

** ДМН – до минования надобности.».

Начальник управления

документационного обеспечения

Правительства Ростовской области                                               Т.А. Родионченко

1

Z:\ORST\Rpo\0827r401.f14.docx