Об утверждении Положения об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Тюменск...



Тюменская областная Дума

Распоряжение

Председателя областной Думы

От 29.12.2012 № 590-рк

Об утверждении Положения об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную

служебную деятельность государственного гражданского служащего Тюменской области, замещающего должность в Тюменской областной Думе

             

              В соответствии с пунктом 4 статьи 14 Федерального закона от 27.05.2003№ 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», частью 4 статьи 19 Закона Тюменской области от 28.12.2004 № 327 «О государственной гражданской службе Тюменской области», в целях реализации Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»:

              1. Утвердить Положение об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Тюменской области, замещающего должность в Тюменской областной Думе (прилагается).

              2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата Тюменской областной Думы Емельянова А.А.

С.Е. Корепанов

Приложение

к распоряжению председателя

Тюменской областной Думы

от 29.12.2012  № 590-рк

Положение

об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Тюменской области, замещающего должность в Тюменской областной Думе

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение в соответствии с пунктом 4 статьи 14 Федерального закона от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», частью 4 статьи 19 Закона Тюменской области от 28.12.2004 № 327
«О государственной гражданской службе Тюменской области» в целях реализации Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» устанавливает форму и порядок ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Тюменской области, замещающего должность в Тюменской областной Думе (далее – гражданского служащего).

              1.2. Установленный настоящим Положением порядок ведения, учета и хранения документов распространяется на правоотношения, связанные с ведением, учетом и хранением документов, подтверждающих профессиональную деятельность лиц, замещающих государственные должности Тюменской области в Тюменской областной Думе, и работников, замещающих должности в Тюменской областной Думе, не являющиеся должностями государственной гражданской службы.

              1.3. Ведение, учет и хранение документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность гражданского служащего, осуществляется управлением государственной службы и кадров Тюменской областной Думы.

1.4. Личное дело гражданского служащего – это совокупность документов, содержащих персональные данные гражданского служащего и иные сведения, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу Тюменской области, ее прохождением и увольнением с государственной гражданской службы (далее – гражданская служба).

1.5. Личное дело оформляется после издания распоряжения о назначении на должность гражданской службы.

1.6. Персональные данные, внесенные в личное дело гражданского служащего, иные сведения, содержащиеся в личном деле гражданского служащего, относятся к сведениям конфиденциального характера.

              1.7. Ведение нескольких личных дел на гражданского служащего не допускается.

2. Форма учета документов

              2.1. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается внутренняя опись (приложение 1).

2.2. Внутренняя опись документов, включаемых в личное дело, заполняется одновременно с формированием личного дела и затем заполняется при каждом внесении в личное дело новых документов. Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, наименовании документов, датах документов.

2.3. При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

2.4. При подготовке личных дел к передаче на хранение на внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в личное дело документов и количество листов внутренней описи.

2.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи.

2.6. Личное дело содержит сведения о прохождении гражданской
службы (приложение 2), которые заполняются при формировании личного дела и заносятся на протяжении всего периода прохождения службы.

2.7. Гражданский служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в личное дело.

Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела осуществляется управлением государственной службы и кадров Тюменской областной Думы не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.8. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

2.9. К личному делу прилагается лист ознакомления государственного гражданского служащего с материалами личного дела (приложение 3), который содержит дату ознакомления, отметку об ознакомлении, подпись гражданского служащего и ее расшифровку.

2.10. Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел (приложение 4), который является основным документом по учету личных дел. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении гражданского служащего номер его личного дела используется для вновь назначенного на должность гражданской службы.

3. Порядок ведения документов

3.1. Документы, подтверждающие профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего, приобщаются к его личному делу.
Личное дело оформляется в обложку единого образца, на лицевой стороне которой проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

3.2. К личному делу приобщается по одному экземпляру каждого документа.

3.3. Перечень документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность гражданского служащего, предусмотрен пунктами 16 и 17 Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

3.4. Личное дело гражданского служащего формируется в следующем порядке:

а) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

б) сведения о прохождении гражданской службы;

в) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

е) копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;

ж) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

з) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

и) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

к) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

л) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, наградами Тюменской области (если таковые имеются);

м) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса), либо выписка из распоряжения о включении в кадровый резерв;

н) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение должности гражданской службы, предусмотренной перечнем должностей государственной гражданской службы Тюменской области в Тюменской областной Думе, а также своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

о) доклад о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданином Российской Федерации сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и других сведений, представляемых при поступлении на государственную гражданскую службу, если такая проверка проводилась;

п) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

р) согласие на обработку персональных данных;

с) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Тюменской области;

т) копия распоряжения о назначении на должность гражданской службы;

у) экземпляр служебного контракта и приложений к нему (если таковые имеются);

ф) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

х) иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.5. В процессе прохождения гражданской службы к личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы в хронологическом порядке (по мере поступления):

а) экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

б) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Тюменской области;

в) копии распоряжений о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Тюменской области;

г) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

д) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

е) письменные заявления гражданского служащего и копии распоряжений о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

ж) копии решений о награждении, поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного или иного взыскания до его снятия или отмены;

з) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

и) ежегодно предоставленные сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, замещающего должность, предусмотренную перечнем должностей государственной гражданской службы Тюменской области в Тюменской областной Думе, а также своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

к) доклад о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;

л) письменное заявление гражданского служащего и копия распоряжения об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

м) лист ознакомления государственного гражданского служащего с материалами личного дела;

н) иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.6. К личному делу не должны приобщаться документы, имеющие временные сроки хранения (копии распоряжений об отпусках, командировках, различные справки и материалы, которые по своему содержанию не характеризуют профессиональную служебную деятельность гражданского служащего).

3.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов личного дела все его листы, кроме внутренней описи и листа ознакомления с личным делом, нумеруются. Нумерация листов в личном деле оформляется в правом верхнем углу документа.

4. Учет и хранение документов

4.1. Все личные дела хранятся в управлении государственной службы и кадров Тюменской областной Думы.

Для хранения личных дел гражданских служащих используются металлические сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются в алфавитном порядке.

4.2. После увольнения гражданина с государственной гражданской службы Тюменской области и назначении его на должность государственной (муниципальной) службы в другой орган государственной власти (орган местного самоуправления
и т.д.) его личное дело передается по новому месту замещения должности государственной (муниципальной) службы по запросу лица, уполномоченного руководителем органа государственной власти (органа местного самоуправления) на основании акта приема-передачи личного дела. В журнале учета личных дел делается соответствующая запись.

4.3. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы
(за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 4.2 настоящего Положения), хранятся в управлении государственной службы и кадров областной Думы в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, по окончании указанного срока передаются в архив.

              4.4. При оформлении личного дела уволенного гражданского служащего оформляется лист-заверитель дела. В нем указывается количество подшитых и пронумерованных листов личного дела и количество листов внутренней описи.
Лист-заверитель подписывается его составителем с расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления, после чего подшивается в личное дело.

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов личного дела № _____

№ п/п

Наименование документа

Дата приобщения документа
к личному делу

Коли-чество листов

Примечание

1

2

3

4

5

Итого

документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

(цифрами и прописью)

(наименование должности лица, составившего

внутреннюю опись документов дела)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата

Приложение 2

Фамилия,

имя, отчество

Сведения о прохождении гражданской службы

Дата назначения на должность

Дата и номер распоряжения о назначении на должность

Наименование организации

Замещаемая должность, наименование структурного подразделения

Дата увольнения (перевода)

Распоряжение об увольнении (переводе)

Оборотная сторона

Сведения о награждении

Наименование награды (поощрения)

Основание

документ

номер

дата

Сведения о наложении и снятии взысканий

Дата и номер распоряжения
о наложении дисциплинарного взыскания

Вид дисциплинарного взыскания

Основание снятия дисциплинарного взыскания

Дополнительные сведения

Дата

Характер сведений

Основание

Приложение 3

Лист ознакомления

государственного гражданского служащего

Тюменской областной Думы

с материалами личного дела

Дата

Отметка об ознакомлении

Подпись

Расшифровка подписи

Приложение 4

ЖУРНАЛ

учета личных дел депутатов, работающих на профессиональной постоянной основе,

государственных гражданских служащих,

сотрудников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы

№ п/п

Фамилия, имя, отчество

Наименование структурного подразделения

Замещаемая должность

1

2

3

4

Номер личного дела

Дата назначения на должность, приема на работу

Дата освобождения от замещаемой должности, увольнения

Дата оформления личного дела в архив

Подпись ответственного за сдачу дела в архив

Примечание

5

6

7

8

9

10