О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИИ В РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ ОТ 26 МАРТА 2012 ГОДА №192-Р



РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Белгород

29 декабря 2015 г. № 762-р

О внесении изменении в распоряжение Губернатора области от 26 марта 2012 года №192-р

В целях интеграции системы электронного документооборота области с системой межведомственного электронного документооборота:

Внести изменения в распоряжение Губернатора области от 26 марта 2012 года № 192-р «О мерах по организации электронного документооборота органов власти Белгородской области»:

- в Регламент организации электронного документооборота органов исполнительной власти области (далее - Регламент), утвержденный в пункте 1 названного распоряжения:

в раздел 1 «Общие положения» Регламента:

- пункты 1.1-1.3 раздела 1 изложить в следующей редакции:

«1.1. Электронный документооборот органов исполнительной власти области представляет собой информационное взаимодействие органов исполнительной власти области с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, другими организациями и учреждениями с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее - СМЭДО), информационной системы электронного документооборота (далее - СЭД), электронной почты (далее - ЭПЧ) и электронной подписи.

1.2. Регламент разработан на основании федеральных законов от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании», от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 06 апреля 2011 года № 63-Ф3 «Об электронной подписи», постановлений Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного документооборота», от 07 сентября 2011 года № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», от 25 декабря 2014 года № 1494 «Об утверждении правил обмена документами в электроном виде при организации информационного взаимодействия», ГОСТ Р 630-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03 марта 2003 года № 65-ст, Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области, утвержденной распоряжением Губернатора Белгородской области от 27 декабря 2006 года № 1135-р.

1.3. Под электронным документооборотом понимается обмен электронными сообщениями и документами, в том числе заверенными электронной подписью, (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками ЭД:

- получение в электронной форме решений, поручений и нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- направление в электронной форме докладов и отчетов об исполнении решений, поручений и нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- ведение в электронном виде служебной переписки с федеральными органами власти Российской Федерации, органами власти субъектов Российской Федерации, другими организациями и учреждениями;

- направление и получение в электронной форме организационно-распорядительных и служебных документов Губернатора области, Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области;

- получение информации о ходе рассмотрения и исполнения электронных сообщений и документов;

- направление в электронной форме докладов и отчетов по исполнению организационно-распорядительных и служебных документов Губернатора области, Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области;

- осуществление процедур согласования проектов организационно-распорядительных и служебных документов в электронной форме»;

в раздел 2 «Термины и определения, используемые в Регламенте» Регламента:

- раздел 2 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

«Система межведомственного электронного документооборота - система взаимодействия информационных СЭД федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов, которые в дальнейшем именуются Участниками СМЭДО. Участником СМЭДО от органов исполнительной власти области является СЭД «Электронное правительство Белгородской области». Участник СМЭДО от области наделен уникальным именем «Правительство Белгородской области» и уникальным идентификатором в СМЭДО.»;

- абзацы третий - тридцатый раздела 2 считать абзацами четвертым - тридцать первым соответственно;

в разделе 3 «Функции и обязанности участников ЭД» Регламента:

- пункт 3.1 изложить в следующей редакции:

«3.1. Организатор ЭД осуществляет следующие функции и обязанности:

- организационное и методическое обеспечение ЭД;

- обеспечение интеграции СЭД области и СМЭДО;

- формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов.»;

- пункт 3.3 дополнить абзацем десятым следующего содержания:

«- организация своевременной и качественной обработки документов, поступивших (отправляемых) по каналам СМЭДО;»;

- пункт 3.5 дополнить абзацем шестым следующего содержания:

«- контроль правильности оформления и своевременности подготовки к отправке по СМЭДО электронных образов документов (ответов по входящим документам и инициативных исходящих), прикрепляемых в СЭД Исполнителями.»;

в разделе 4 «Требования к электронным образам документов» Регламента:

- абзац четвертый изложить в следующей редакции:

«-тип файла для служебных и организационно-распорядительных документов - Pdf;»;

- абзац пятый исключить;

- абзацы шестой - девятый считать абзацами пятым - восьмым соответственно;

в разделе 5 «Обработка организационно-распорядительных документов» Регламента:

- в первом абзаце слова «от 04 сентября 2008 года № 542-р» заменить словами «от 24 марта 2015 года № 161-р»;

- пункт 5.3 исключить;

- пункты 5.4 - 5.6 считать пунктами 5.3 - 5.5 соответственно;

- абзац второй пункта 5.3 после слов «и карточка задачи» дополнить словами «для сведения и»;

- четвертый абзац пункта 5.4 изложить в следующей редакции:

«Ответственный руководитель обеспечивает внесение в задачу промежуточной и итоговой информации об исполнении документа в соответствии с распоряжением Губернатора области от 08 июня 2015 года № 307-р «Об утверждении регламентов организации контроля за исполнением правовых актов Губернатора и Правительства области и поручений Губернатора области.»;

в разделе 7 «Обработка входящих служебных документов» Регламента:

- абзац пятый изложить в следующей редакции:

«Служебные документы, подлежащие обязательной регистрации, независимо от способа поступления (на бумажных или электронных носителях, по СМЭДО или ЭПЧ) обязательно обрабатываются в СЭД в соответствии с установленными правилами.»;

в разделе 10 «Обработка сообщений и документов, поступивших (отправляемых) по ЭПЧ» Регламента:

- подпункт 10.1.6 пункта 10.1 изложить в следующей редакции:

«10.1.6. Электронные сообщения, поступившие на официальный адрес ЭГТЧ Администрации Губернатора области и содержащие служебные документы, адресованные Губернатору области, Правительству области, руководителю Администрации Губернатора области регистрируются Отделом делопроизводства.»;

- подпункт 10.1.8 пункта 10.1 изложить в следующей редакции:

«10.1.8. Электронные сообщения, поступившие на официальный адрес ЭПЧ Администрации Губернатора области и адресованные заместителям Губернатора области или руководителям других органов власти области (не указанных в подпунктах 10.1.6. и 10.1.7. настоящего Регламента), для регистрации пересылаются по ЭПЧ на официальный адрес Участника ЭД или служебный электронный адрес сотрудника Участника ЭД, которому адресовано сообщение.»;

- первый абзац подпункта 10.2.1 пункта 10.2 изложить в следующей редакции:

«По ЭПЧ организационно-распорядительные документы рассылаются только Внешним пользователям»;

- второй абзац подпункта 10.2.1 пункта 10.2 изложить в следующей редакции:

«Сотрудник отдела ОРД, ответственный за рассылку документов, создает электронное сообщение, используя обработчик «Отправка документа ОРД по почте», и отправляет карточку и файл документа.»;

- дополнить Регламент разделом 11 следующего содержания:

«11. Обработка документов, поступивших и отправляемых по каналам СМЭДО

11.1. Порядок обработки документов, поступивших по каналам СМЭДО

11.1.1. Электронные документы, поступившие по каналам СМЭДО, в СЭД автоматически регистрируются и накапливаются у Администратора ЭД Администрации Губернатора области в разделе «Документы мне на рассмотрение» в папке «Входящие документы МЭДО».

Временем поступления электронного документа считается нремя его автоматическом регистрации, установленное в реквизите «Дата регистрации».

11.1.2. Администратор ЭД Администрации Губернатора области постоянно отслеживает состояние документов в разделе «Документы мне на рассмотрение» в папке «Входящие документы МЭДО» и обрабатывает поступившие электронные документы.

Администратор ЭД Администрации Губернатора области проверяет:

- возможность открытия, прочтения и уникальность полученных по каналам СМЭДО электронных документов;

- правильность направления и оформления полученных по каналам СМЭДО электронных документов;

- правильность формирования автоматической РК электронного документа;

- подлинность электронной подписи (в случаях, если электронный документ заверен электронной подписью).

В результате проверки поступивший по каналам СМЭДО электронный документ:

- возвращается отправителю;

- передается на регистрацию другому Участнику ЭД по принадлежности;

- регистрируется в электронной базе документов Администрации Губернатора области.

11.1.3. Для возврата документа отправителю Администратор ЭД Участника ЭД на вкладке «Описание» задачи по рассмотрению входящего документа МЭДО заполняет поле «Причина отказа в регистрации», сохраняет выполненные действия при помощи кнопки «Сохранить» и завершает рассмотрение входящего документа МЭДО при помощи кнопки «Отправить в архив».

После завершения рассмотрения входящего документа МЭДО в СЭД автоматически:

- закрывается и переводится в архив задача по рассмотрению входящего документа МЭДО;

- формируется и направляется отправителю уведомление об отказе в регистрации документа;

- статус документа меняется с «На рассмотрении» на «В архиве» и документ из раздела «Документы мне на рассмотрение» переводится в раздел «Архив документов».

11.1.4. Электронные документы, поступившие по каналам СМЭДО и адресованные Губернатору области, Правительству области, руководителю Администрации Губернатора области регистрируются Отделом делопроизводства.

11.1.5. Электронные документы, поступившие по каналам СМЭДО и адресованные первому заместителю Губернатора области, заместителям Губернатора области, другим руководителям, не указанным в подпункте 11.1.4 настоящего Регламента, а также адресованные обезличенно органам власти области Администратор ЭД Администрации Губернатора области передает для регистрации соответствующему Администратору ЭД Участника ЭД по принадлежности.

11.1.6. Федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поступившие в электронном виде по каналам СМЭДО, Администратор ЭД Администрации Губернатора области передает для регистрации в отдел режима и секретного делопроизводства Администрации Губернатора области.

11.1.7. Обращения граждан, поступившие в электронном виде по каналам СМЭДО, регистрируются сотрудниками отдела писем и приема граждан управления организационно-контрольной работы Администрации Губернатора области.

11.1.8. Передача документов для регистрации осуществляется в СЭД в электронном виде, путем добавления в задачу по рассмотрению входящего документа МЭДО Администратора ЭД или Делопроизводителя Участника ЭД, начальника отдела режима и секретного делопроизводства Администрации Губернатора области или начальника отдел писем и приема граждан управления организационно-контрольной работы Администрации Губернатора области соответственно. Указанные сотрудники добавляются в задачу в роли «Ответственного руководителя».

11.1.9. Регистрация электронного документа, поступившего по каналам СМЭДО, выполняется путем нажатия кнопки «Создать связанный документ», выбора в РК документа «Входящие документы Участника ЭД» шаблона «Входящие документы Участника ЭД - МЭДО» или других шаблонов регистрации, например, шаблонов, установленных в СЭД для регистрации федеральных правовых актов или для обращений граждан соответственно.

При регистрации электронного документа в РК документа автоматически устанавливаются в поле «Вид документа» значение «Электронный документооборот», в поле «Способ доставки» - «Система МЭДО», автоматически прикрепляются электронные образы документов, поступившие по каналам СМЭДО.

11.1.10. Электронные документы, поступившие по каналам СМЭДО, регистрируются в СЭД, рассматриваются руководителями и исполняются в соответствии с правилами, установленными для регистрации, рассмотрения и исполнения документов, поступивших другими видами связи в пунктах 7.1-7.3 раздела 7 настоящего Регламента.

11.1.11. Завершение в СЭД задач по исполнению электронных документов, поступивших по каналам СМЭДО, выполняется в соответствии с правилами, установленными в пункте 7.4. раздела 7 настоящего Регламента, и только после отправки ответа но каналам СМЭДО.

11.1.12. Действия (по рассмотрению, возврату отправителю, передаче на регистрацию по принадлежности, регистрации, внесению резолюции и добавлении Ответственного руководителя и Исполнителей, исполнению документа и подготовке доклада об исполнении, отправке ответа по каналам СМЭДО, завершению исполнения электронного документа, поступившего по каналам СМЭДО) фиксируются в СЭД в задаче по исполнению документа автоматически. По каналам СМЭДО одновременно автоматически направляются уведомления о выполненных действиях.

11.1.13. Движение электронных документов в СЭД от момента их поступления до момента отправки по канатам СМЭДО отражается в общедоступной папке «Система МЭДО» в соответствующих подпапках «Незарегистрированные», «Зарегистрированные», «Для отправки в МЭДО», «Отправленные в МЭДО», «Не отправленные в МЭДО».

11.2. Порядок отправки документов по каналам СМЭДО

11.2.1. По каналам СМЭДО отправляются инициативные исходящие документы, зарегистрированные в СЭД, и ответы на запросы по входящим документам, прикрепленные в задачах по исполнению документов.

11.2.2. Инициативные исходящие документы, подлежащие отправке по каналам СМЭДО, подготавливаются в соответствии с правилами, установленными в пункте 9.1 раздела 9 настоящего Регламента.

11.2.3. Инициативные исходящие документы, подлежащие отправке по каналам СМЭДО, регистрируются в СЭД Администратором ЭД или Делопроизводителем Участника ЭД по принадлежности.

11.2.4. Регистрация инициативных исходящих документов, подлежащих отправке по каналам СМЭДО, выполняется с использованием РК документа «Исходящие документы Участника ЭД» по шаблону «Исходящие документы Участника ЭД - МЭДО» с маршрутом «На исполнение», статусом документа - «На исполнении» и с созданием задачи по отправке документа по каналам МЭДО.

При создании задачи по отправке документа по каналам МЭДО Администратор ЭД или Делопроизводитель Участника ЭД заполняет обязательно поля на вкладке «Описание» и вкладке «МЭДО», указывает корреспондента МЭДО путем выбора из справочника участников СМЭДО, сохраняет выполненные действия при помощи кнопки «Сохранить».

Состояние отправки документа автоматически устанавливается «Подготовлено к отправке».

11.2.5. Для отправки по каналам МЭДО ответа по входящему документу Исполнитель заполняет вкладку МЭДО в задаче по исполнению входящего документа, прикрепляет электронный образ отправляемого документа, указывает корреспондента МЭДО путем выбора из справочника участников МЭДО. сохраняет при помощи кнопки «Сохранить» и активирует кнопку «Подготовлено к отправке».

11.2.6. Электронный документ, подготовленный к отправке по каналам С МЭДО, автоматически отображается у Администратора ЭД Администрации Губернатора области в папке «Для отправки в МЭДО».

11.2.7. Администратор ЭД Администрации Губернатора области постоянно отслеживает состояние документов в папке «Система СМЭДО».

11.2.8. Администратор ЭД Администрации Губернатора области проверяет правильность заполнения вкладки «МЭДО» и прикрепленные электронные образы в каждом документе в папке «Для отправки в МЭДО» и при отсутствии замечаний выполняет отправку документа с помощью кнопки «Отправить» на вкладке «МЭДО» задачи по исполнению документа.

В случае неправильного оформления документа, подготовленного к отправке по каналам МЭДО, Администратор ЭД Администрации Губернатора области возвращает документ Исполнителю для устранения недостатков и повторной подготовки документа к отправке.

11.2.9. Администратор ЭД Администрации Губернатора области в документах, отправленных по каналам СМЭДО, и, соответственно, перемещенных в подпапку «Отправленные в МЭДО», проверяет состояние доставки и регистрации у корреспондента и принимает меры по своевременному завершению исполненных документов.

11.2.10. Администратор ЭД Администрации Губернатора области проверяет документы в подпапке «Не отправленные в МЭДО», устанавливает причины отказа СМЭДО в отправке документов, принимает меры по их устранению.

11.2.11. Ответственность за правильность и своевременность подготовки к отправке электронного документа по каналам СМЭДО, правильность оформления документа, отсутствие вирусов в файлах, возможность открытия и прочтения файлов возлагается на Исполнителя, подготовившего электронный образ документа.

11.2.12. Ответственность за своевременность выполнения действий по отправке документов по каналам СМЭДО возлагается на Администратора ЭД Администрации Губернатора области.»;

- разделы 11-13 Регламента считать разделами 12-14соответственно.

Губернатор Белгородской области

Е.Савченко