О КОНКУРСЕ «ЛУЧШИЙ В ПРОЕКТНОМ УПРАВЛЕНИИ»



ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 30.09.2015 № 528-р

О КОНКУРСЕ «ЛУЧШИЙ В ПРОЕКТНОМ УПРАВЛЕНИИ»

В соответствии с постановлением Правительства области от 27.01.2014 № 55-п «Об утверждении областной целевой программы «Развитие государственной гражданской службы в Ярославской области»:

1. Утвердить прилагаемое Положение о конкурсе «Лучший в проектном управлении».

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Краснова А.С.

3. Распоряжение вступает в силу с момента подписания.

Губернатор области

С.Н. Ястребов

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением

Губернатора области

от 30.09.2015 № 528-р

ПОЛОЖЕНИЕ

о конкурсе «Лучший в проектном управлении»

             

1. Положение  о конкурсе «Лучший в проектном управлении» (далее – Положение) устанавливает  правила  организации,  проведения  и подведения  итогов  конкурса  «Лучший в проектном управлении» (далее – конкурс).

              Положение определяет:

- общие параметры конкурса;

- требования к участникам конкурса;

- сроки и этапы проведения конкурса;

- порядок представления и рассмотрения конкурсных отчетов.

Положение действует в течение всего срока проведения конкурса.

2.  Цели и задачи конкурса.

Основная цель проведения конкурса – выявление,  поддержка и  популяризация  лучших  практик применения инструментов и методов проектного управления.

Задачи конкурса:

- создание базы знаний применения инструментов и методов проектного управления;              

- создание  условий  для  обмена  опытом  в сфере управления проектами.

3.  Организатор конкурса.

Организатором конкурса является Правительство области в лице управления государственной службы и кадровой политики Правительства области.

Организатор конкурса:

- руководит подготовкой и проведением конкурса;

- формирует календарный план проведения конкурса в  соответствии с этапами проведения конкурса (приложение 1 к Положению);

- распространяет информацию о конкурсе в органах исполнительной власти Ярославской области/ структурных подразделениях аппарата Правительства области;

- обеспечивает работу жюри конкурса;

- готовит распоряжение о премировании призеров конкурса;

- на регулярной основе информирует участников о ходе проведения конкурса;

- обеспечивает освещение хода проведения конкурса на официальном портале органов государственной власти Ярославской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

- организует прием отчетов по проектам от участников конкурса;

- направляет отчеты по проектам членам жюри конкурса;

- собирает оценочные листы от членов жюри конкурса;

- обеспечивает проведение итогового совещания жюри конкурса.

4.  Жюри конкурса.

4.1. Жюри конкурса состоит из председателя жюри конкурса и членов жюри конкурса.

4.2. Председателем жюри конкурса является заместитель Губернатора области, курирующий вопросы информационного, правового и организационного обеспечения деятельности органов исполнительной власти Ярославской области.

4.3. Членами жюри конкурса являются члены экспертного совета по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти Ярославской области.

4.4.  Функции жюри конкурса:

- оценка проектов на основании информации, представленной в отчетах участников;

- принятие  решения  о  призерах  конкурса  на  основе  рассмотрения итоговых баллов, полученных проектами в ходе оценки.

5. Оценка проектов – участников конкурса производится в соответствии с критериями оценки проектов, приведенными в приложении 2 к Положению.

6. Порядок проведения конкурса.

6.1. Этап 1 «Размещение информационного сообщения о проведении конкурса "Лучший в проектном управлении"».

Информационное сообщение о проведении конкурса должно включать:

- календарный план проведения конкурса;

- электронный адрес приёма отчетов по проектам от участников конкурса;

- порядок уведомления участников конкурса об итогах каждого этапа конкурса.

Информационное сообщение о проведении конкурса размещается на официальном портале органов государственной власти Ярославской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Дата размещения информационного сообщения является датой начала конкурса.

6.2. Этап 2 «Сбор отчетов по проектам».

Отчет по проекту представляется организатору конкурса на бумажном носителе и в электронном виде (с почты руководителя проекта на электронную почту организатора конкурса).

Отчет по проекту содержит следующие пункты:

- краткое описание проекта;

- основные достижения проекта;

- основные цифровые показатели проекта;

- заполненный лист  оценки по форме согласно приложению 3  к Положению.

Отчет по проекту утверждает руководитель проекта.

Организатор конкурса должен направить на электронный адрес каждого руководителя проекта письмо, подтверждающее получение от него отчета по проекту.

Отчет считается принятым для участия в конкурсе только при наличии подтверждающего письма.

6.3. Этап 3 «Проверка достоверности данных, представленных в отчетах по проектам».

Организатор конкурса обеспечивает проверку достоверности данных,  представленных в отчете, в том числе наличие согласованных и/или утвержденных документов по проекту, наличие документов, подтверждающих достижение фактических результатов проекта в указанные сроки и соответствие фактических расходов запланированному бюджету проекта.             

6.4. Этап 4 «Направление отчетов по проектам для оценки членам жюри конкурса "Лучший в проектном управлении"».

Организатор конкурса после окончания срока, установленного для проверки достоверности данных, представленных в отчете, направляет проверенные отчеты по электронной почте всем членам жюри конкурса.

6.5. Этап 5 «Оценка проектов членами жюриконкурса "Лучший в проектном управлении"».

Оценка проектов проводится на основании информации, представленной  в отчетах по проектам, путем присуждения членами жюри конкурса баллов по каждому из представленных на конкурс проектов исходя из установленных в приложении 2 к Положению критериев и заполнения листа оценки по форме согласно приложению 3 к Положению по каждому проекту.

Члены жюри конкурса оценивают проекты на соответствие требованиям следующих документов:

- ГОСТ Р ИСО 21500-2014 «Руководство по проектному менеджменту»;

- ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом»,  утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22.12.2011 № 1582-ст «Об утверждении национального стандарта»;

- Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014               № 26Р-АУ «Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти»;

- Методические рекомендации по развертыванию системы проектного управления в органах исполнительной власти Ярославской области, утвержденные распоряжением Губернатора области от 11.08.2015  № 450-р «Об утверждении Методических рекомендаций по развертыванию системы проектного управления в органах исполнительной власти Ярославской области».

6.6. Этап 6 «Сбор листов оценки».

Не позднее 10 дней с момента получения отчетов по проектам каждый член жюри конкурса направляет на электронный адрес организатора конкурса заполненные листы оценки.

6.7. Этап 7 «Подготовка и проведение итогового совещания конкурса "Лучший в проектном управлении"».

Организатор конкурса после получения заполненных листов оценки от членов жюри конкурса определяет дату итогового совещания конкурса, уведомляет о проведении совещания всех членов жюри конкурса.

К итоговому совещанию организатор конкурса рассчитывает итоговый балл по каждому участнику конкурса. Итоговый балл рассчитывается как сумма баллов, выставленных участнику конкурса всеми членами жюри конкурса по всем критериям. Участники конкурса ранжируются по величине итогового балла.

В случае если участники конкурса набрали одинаковый итоговый балл, организатор конкурса инициирует проведение совещания жюри конкурса. На совещании жюри конкурса повторно рассматривает отчеты участников конкурса, набравших одинаковый итоговый балл, и принимает путем голосования решение о последовательности данных участников в рейтинге. Голосование считается правомочным, если в нем участвует не менее половины членов жюри конкурса. При равном количестве голосов решающим является голос председателя жюри конкурса.

В итоговом рейтинге одно место рейтинга соответствует одному участнику конкурса.

На основании итогового рейтинга определяются участники конкурса, которым присуждаются премии за 4 и 5 место. Участники конкурса,  занявшие первые 3 места в рейтинге, приглашаются на итоговое совещание жюри конкурса для презентации своего проекта. Структура презентации проекта приведена в приложении 4 к Положению. 

Распределение призовых мест конкурса осуществляется на основании рассмотрения  презентаций путем голосования жюри конкурса. Голосование считается правомочным, если в нем участвует не менее половины членов жюри конкурса. При равном количестве голосов решающим является голос председателя жюри конкурса. Распределение призовых мест оформляется протоколом, который утверждает председатель жюри конкурса.

Информация о призерах размещается организатором конкурса на официальном портале органов государственной власти Ярославской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

6.8. Этап 8 «Подготовка распоряжения Губернатора области об итогах конкурса "Лучший в проектном управлении"».

На основании протокола совещания жюри конкурса организатор конкурса разрабатывает проект распоряжения Губернатора области об итогах конкурса (далее – проект распоряжения).

Участники конкурса,  занявшие с 1 по 5 место, награждаются денежными премиями и дипломами Губернатора Ярославской области.

В проекте распоряжения указываются размеры премий, которые выплачиваются по результатам проведения конкурса сотрудникам органов исполнительной власти Ярославской области/ структурных подразделениий аппарата Правительства области. Размеры премий указываются в целых рублях.

Расчет размера премий.

Денежная премия члена межфункциональной группы управления проектом (ДПч) рассчитывается по формуле:

,

где:

- Ʃ пр. – объем средств, предусмотренных для каждого призового места:

1 место – 40 процентов суммы, предусмотренной на премирование призеров конкурса в подпункте 8.3 пункта 8 раздела Vобластной целевой  программы «Развитие государственной гражданской службы в Ярославской области» на 2014 – 2016 годы, утвержденной постановлением Правительства области от 27.01.2014 № 55-п  «Об утверждении областной целевой программы «Развитие государственной гражданской службы в Ярославской области» на 2014 – 2016 годы» (далее – Программа);

2 место – 30 процентов суммы, предусмотренной на премирование призеров конкурса в подпункте 8.3 пункта 8 раздела V Программы;

3 место – 15 процентов суммы, предусмотренной на премирование призеров конкурса в подпункте 8.3 пункта 8 раздела V Программы;

4 место – 10 процентов суммы, предусмотренной на премирование призеров конкурса в подпункте 8.3 пункта 8 раздела V Программы;

5 место – 5 процентов суммы, предусмотренной на премирование призеров конкурса в подпункте 8.3 пункта 8 раздела V Программы:

- N – количество сотрудников органов исполнительной власти Ярославской области/ структурных подразделений аппарата Правительства области, которые являются участниками проектов – призеров конкурса.

Денежная премия куратора проекта (ДПк) рассчитывается по формуле:

ДПк = 2 × ДПч.

Денежная премия руководителя проекта (ДПр) рассчитывается по формуле:

ДПр = 1,5 × ДПч.

Денежная премия администратора проекта (ДПа) рассчитывается по формуле:

ДПа = 1,2 × ДПч.

6.9. Этап 9 «Согласование и утверждение распоряжения Губернатора области "Лучший в проектном управлении"».

Организатор конкурса готовит проект распоряжения и обеспечивает его согласование.

По итогам проведения конкурса принимается распоряжение Губернатора области.

7.  Финансирование конкурса.

Расходы на премирование призеров конкурса осуществляет Правительство области за счет средств, предусмотренных на данные цели на 2015 год в подпункте 8.3 пункта 8 раздела V Программы.

Приложение 1

к Положению

ЭТАПЫ

проведения конкурса «Лучший в проектном управлении»

Номер этапа

Наименование этапа

Длительность, календарных дней

Номер этапа- предшественника

1

размещение информационного сообщения о проведении конкурса «Лучший в проектном управлении»

1

2

сбор отчетов по проектам

не более 15

1

3

проверка достоверности данных, представленных в отчетах по проектам

не более 5

2

4

направление отчетов по проектам для оценки членам жюри конкурса «Лучший в проектном управлении»

не более 2

3

5

оценка проектов членами жюриконкурса «Лучший в проектном управлении»

не более 10

4

6

сбор листов оценки

не более 2

5

7

подготовка и проведение итогового совещания конкурса «Лучший в проектном управлении»

не более 5*

6

8

подготовка распоряжения Губернатора области об итогах конкурса «Лучший в проектном управлении»

не более 5

7

9

согласование и утверждение распоряжения Губернатора области «Лучший в проектном управлении»

не более 10**

8

* Итоговое совещание конкурса «Лучший в проектном управлении» должно быть проведено не позднее 19 ноября 2015 года.

** Распоряжение Губернатора области должно быть принято не позднее 07 декабря 2015 года.

Приложение 2

к Положению

КРИТЕРИИ

оценки проектов

I. Оценка по критерию «Качество выполнения процессов управления проектами»

№ п/п

Наименование критерия

Рекомендуемый

документ-

подтверждение

Максимальный балл

1

2

3

4

1.

Инициация

3

1.1.

Разработан паспорт проекта

паспорт проекта

1

1.2.

Сформирована межфункциональная группа управления проектом

состав межфункциональной группы управления проектом

1

1.3.

В состав межфунцкиональной группы проекта включены представители заинтересованных сторон

состав межфункциональной группы управления проектом

1

2.

Планирование

5

2.1.

Разработан план-график проекта

план-график проекта

1

2.2.

Наличие в плане-графике не менее 1 контрольного события в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий

план-график проекта

1

2.3.

Наличие в плане-графике Ф.И.О. исполнителя по каждому мероприятию плана

план-график проекта

1

2.4.

В плане-графике проекта бюджет проекта распределен по мероприятиям*

план-график проекта

1

1

2

3

4

2.5.

План-график проекта доведен до всех исполнителей проекта

протокол установочного совещания/ скриншот рассылки плана-графика проекта

1

3.

Исполнение

2

3.1.

Реализация мероприятий осуществлялась в соответствии с утвержденным планом-графиком проекта

отчеты исполнителей

1

3.2.

Информация о рисках проекта выявлялась и доводилась до руководителя проекта

протоколы совещаний/ скриншоты писем

1

4.

Контроль

4

4.1.

Информация о ходе реализации проекта доводится до руководителя проекта систематически  (не реже 1 раза в месяц)

отчеты о статусе проекта

1

4.2.

Информация представляется в наглядной форме

отчеты о статусе проекта

1

4.3.

Информация является достаточной для принятия управленческих решений по проекту

отчеты о статусе проекта

1

4.4.

Команда управления проектом принимает участие в оценке хода проекта

протоколы совещаний межфункциональной группы управления проектом

1

5.

Завершение

2

5.1.

Сформирован архив проекта

ссылка на место размещения архива

1

5.2.

Сформулированы предложения по дальнейшему применению результатов проекта

протокол совещания

1

              * Балл присуждается, если проект является организационным и выполняется без финансовых затрат.             

             

              Максимальное число баллов по критерию – 16.

II. Оценка по критерию «Успешность реализации проекта»

№ п/п

Наименование критерия

Рекомендуемый

документ-

подтверждение

Максимальный балл

1

2

3

4

1.

Проект реализован в сроки, указанные в паспорте проекта

итоговый отчет по проекту

3

2.

Проект реализован в рамках бюджета, указанного в паспорте проекта

итоговый отчет по проекту

3

3.

Достигнуты плановые результаты проекта

итоговый отчет по проекту

3

              Максимальное число баллов по критерию – 9.

Максимальное число баллов по всем критериям – 25.

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 11

Приложение 3

к Положению

Форма

ЛИСТ ОЦЕНКИ

              Ф.И.О. члена жюри/руководителя проекта:______________________________________________________________

              Наименование проекта: ______________________________________________________________________________

№ п/п

Наименование показателей и параметров

Балл

Примечание*

1

2

3

4

1.

Инициация

1.1.

Разработаны паспорта проекта

1.2.

Сформирована межфункциональная группа управления проектом

1.3.

В состав межфункциональной группы управления проектом включены представители заинтересованных сторон

2.

Планирование

2.1.

Разработан план-график проекта

2.2.

Наличие в плане-графике проекта не менее 1 контрольного события в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий

2.3.

Наличие в плане-графике Ф.И.О. исполнителя по каждому мероприятию плана

2.4.

В плане-графике проекта бюджет проекта распределен по мероприятиям

1

2

3

4

2.5.

План-график проекта доведен до всех исполнителей проекта

3.

Исполнение

3.1.

Реализация мероприятий осуществлялась в соответствии с утвержденным планом-графиком проекта

3.2.

Информация о рисках проекта выявлялась и доводилась до руководителя проекта

4.

Контроль

4.1.

Информация о ходе реализации проекта доводится до руководителя проекта систематически  (не реже 1 раза в месяц)

4.2.

Информация представляется в наглядной форме

4.3.

Информация является достаточной для принятия управленческих решений по проекту

4.4.

Команда управления проектом принимает участие в оценке хода проекта

5.

Завершение

5.1.

Сформирован архив проекта

5.2.

Сформулированы предложения по дальнейшему применению результатов проекта

* Руководитель проекта указывает номер приложения, содержащего документ-подтверждение, член жюри указывает обоснование выставленного балла (является обязательным, если балл члена жюри отличается от балла, выставленного руководителем проекта).

_____________

_____________________________

(подпись)

(Ф.И.О.)

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 11

Приложение 4

к Положению

СТРУКТУРА

презентации проекта

№ п/п

Наименование раздела презентации

1

2

1.

Целесообразность применения инструментов проектного управления для достижения поставленных целей

2.

Краткое описание целей проекта и достигнутых результатов

3.

Краткое описание проблем выполнения проекта и способов, примененных для их решения

4.

Выгоды, полученные в результате применения инструментов проектного управления (сокращение сроков, бюджета, трудовых ресурсов, оптимизация взаимодействия с подрядчиком)

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 2