Об утверждении Порядка обращения с документами с пометкой "Для служебного пользования" в органах исполнительной власти Республики Карелия



Российская Федерация

Республика Карелия

УКАЗ

ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ

Об утверждении Порядка обращения с документами с пометкой «Для служебного пользования» в органах исполнительной власти Республики Карелия

1. Утвердить прилагаемый Порядок обращения с документами с пометкой «Для служебного пользования» в органах исполнительной власти Республики Карелия (далее - Порядок).

2. Органам исполнительной власти Республики Карелия привести свои правовые акты по вопросам обращения с документами с пометкой «Для служебного пользования» в соответствие с Порядком.

Исполняющий обязанности

Главы Республики Карелия

П.В. Чернов

г. Петрозаводск

15 апреля 2009 года №28

Утвержден Указом

Главы Республики Карелия

от 15 апреля 2009 года №28

Порядок

обращения с документами с пометкой «Для служебного пользования» в

органах исполнительной власти Республики Карелия

1. Настоящий Порядок регламентирует правила обращения с документами с пометкой «Для служебного пользования», поступающими от Главы Республики Карелия и Правительства Республики Карелия (далее - документы с пометкой «ДСП»), в органах исполнительной власти Республики Карелия.

Порядок не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. Руководитель органа исполнительной власти Республики Карелия в пределах своей компетенции определяет:

порядок организации работы в органе исполнительной власти Республики Карелия и подведомственных организациях с документами с пометкой «ДСП»;

порядок организации передачи документов с пометкой «ДСП» другим органам исполнительной власти Республики Карелия, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти и организациям;

порядок организации хранения документов с пометкой «ДСП» в органе исполнительной власти Республики Карелия.

3. В случае ликвидации (реорганизации) органа исполнительной власти Республики Карелия решение о дальнейшем использовании документов с пометкой «ДСП» принимает ликвидационная комиссия (комиссия по реорганизации).

4. Пометка «Для служебного пользования» может быть проставлена на документе по предложению исполнителя документа.

5. Пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа. Если документ с пометкой «ДСП» имеет обложку и (или) титульный лист, то на них также проставляется пометка «Для служебного пользования». Указанная пометка также проставляется на первой странице сопроводительного письма к документам с пометкой «ДСП».

6. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой «ДСП» осуществляются структурными подразделениями, которым поручен прием и учёт несекретной документации.

7. Документы с пометкой «ДСП»:

готовятся с учетом требований законодательства Российской Федерации в соответствующем структурном подразделении с использованием технических средств, не подключенных к информационным сетям общего пользования. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа должно быть указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, дата печатания. Отпечатанные и подписанные документы с пометкой «ДСП» вместе с черновиками передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения, а электронные копии (файлы) уничтожаются исполнителем;

учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При регистрации документа с пометкой «ДСП» к регистрационному номеру добавляется пометка «ДСП»;

передаются работникам под расписку, в остальных случаях пересылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения (резолюции) руководителя органа исполнительной власти Республики Карелия. Резолюция на документе с пометкой «ДСП» с указанием нескольких исполнителей является разрешением для размножения (тиражирования) такого документа. Учёт размноженных документов с пометкой «ДСП» осуществляется поэкземплярно;

хранятся в запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).

8. При необходимости направления документов с пометкой «ДСП» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров. Указатель рассылки подписывается исполнителем.

9. Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела проставляется пометка «Для служебного пользования».

10. Уничтожение документов с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту.

11. Передача исполнения документа с пометкой «ДСП» от одного работника к другому осуществляется с письменного разрешения (резолюции) руководителя органа исполнительной власти Республики Карелия.

12. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «ДСП» составляется акт приема-сдачи таких документов, который утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Карелия.

13. Проверка наличия, правильности учета документов с пометкой «ДСП» уничтожения черновиков и электронных копий (файлов) проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя органа исполнительной власти Республики Карелия. В состав таких комиссий включаются работники, ответственные за учет и хранение документов с пометкой «ДСП».

Результаты проверки оформляются актом, который утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Карелия.

14. О фактах утраты документов с пометкой «ДСП» ставится в известность руководитель органа исполнительной власти Республики Карелия и создается комиссия для расследования обстоятельств утраты.

На утраченные документы с пометкой «ДСП» составляется акт, который утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Карелия.

15. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документе с пометкой «ДСП» исполнителем данного документа делается соответствующая отметка и информируются все адресаты, которым были направлены данные документы.