ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ...



УКАЗ

УКАЗ

ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ЧЛЕНОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(Наименование в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ)

ИЗМЕНЕНИЯ:

Указ Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ; НГР RU37000201200484

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Ивановской области от 22.12.2010 N 151-ОЗ "О гарантиях лиц, замещающих (замещавших) отдельные государственные должности Ивановской области" постановляю:

1. Утвердить Порядок ведения личных дел вице-Губернатора Ивановской области, первых заместителей Председателя Правительства Ивановской области, заместителей Председателя Правительства Ивановской области и членов Правительства Ивановской области (далее - лица, замещающие государственные должности) (прилагается).

(Пункт 1 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ)

2. Пункт УТРАТИЛ СИЛУ - Указ Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ.

Губернатор Ивановской области

М.А.МЕНЬ

г. Иваново

21 декабря 2011 года

N 226-уг

Приложение

к указу

Губернатора

Ивановской области

от 21.12.2011 N 226-уг

(в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ)

ПОРЯДОК

ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ЧЛЕНОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА

ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(Наименование в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в целях нормативного правового регулирования вопросов ведения личных дел вице-Губернатора Ивановской области, первых заместителей Председателя Правительства Ивановской области, заместителей Председателя Правительства Ивановской области и членов Правительства Ивановской области (далее - лица, замещающие государственные должности), а также обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах лиц, замещающих государственные должности.

(Пункт 1.1 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ)

1.2. Личное дело ведется в отношении каждого лица, замещающего государственную должность. Ведение нескольких личных дел на лицо, замещающее государственную должность, не допускается.

1.3. Ведение личных дел осуществляется управлением государственной службы и кадров аппарата Правительства Ивановской области (далее - кадровая служба).

1.4. Личные дела содержат в себе информацию, необходимую в связи с трудовыми отношениями лиц, замещающих государственные должности, и касающуюся указанных лиц, которая содержит в себе их персональные данные, относящиеся к сведениям конфиденциального характера (далее - персональные данные).

1.5. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с федеральными законами уполномоченным(ми) лицом(ами), имеющим(и) право на доступ и обработку персональных данных, и ответственным(ми) за ведение и сохранность личных дел (далее - лица, уполномоченные на ведение личных дел), в соответствии с их должностными обязанностями.

1.6. При ведении личных дел обеспечивается сохранность личных дел и конфиденциальность содержащихся в них персональных данных.

2. Ведение личных дел

2.1. Личное дело формируется после назначения гражданина Российской Федерации (далее - гражданин) на государственную должность Ивановской области вице-Губернатора Ивановской области, первого заместителя Председателя Правительства Ивановской области, заместителя Председателя Правительства Ивановской области, члена Правительства Ивановской области (далее - государственные должности) и ведется кадровой службой на протяжении всего периода замещения соответствующей государственной должности.

(Пункт 2.1 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ)

2.2. Личные дела подлежат регистрации в Книге учета личных дел по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку. Книга учета личных дел должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя кадровой службы.

2.3. Все документы личного дела брошюруются и помещаются в обложку личного дела по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. На документы личного дела составляется внутренняя опись документов личного дела по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку. Номер личного дела на обложке личного дела указывается в соответствии с его регистрационным номером в Книге учета личных дел.

2.4. При ведении личного дела в него включаются документы, необходимые работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся лица, замещающего государственную должность, предусмотренные подпунктами 3.1 - 3.4 настоящего Порядка (далее - документы). В личное дело включаются оригиналы документов, а также копии и выписки из документов.

2.5. Оформление выписок из документов и заверение копий документов производится в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, распоряжением вице-Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области.

(Пункт 2.5 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ)

2.6. Все изменения (исправления), внесенные в документы личного дела, должны быть заверены подписью должностного лица, уполномоченного на ведение личных дел, которое внесло указанные исправления, и печатью кадровой службы.

2.7. Для работы с личным делом руководитель кадровой службы выдает личное дело должностному лицу, уполномоченному на ведение личных дел, на срок до 1 рабочего дня. В этом случае оформляется контрольная карточка по форме согласно приложению 6 к настоящему Порядку, которая хранится у руководителя кадровой службы до возвращения личного дела.

3. Документы, включаемые в личное дело

3.1. При формировании личного дела в него включаются документы (копии, выписки из документов) в следующей последовательности:

дополнение к личному листку по учету кадров;

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к анкете, заполняемое по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку (далее - дополнение к анкете);

анкета, собственноручно заполняемая и подписываемая гражданином, претендующим на замещение государственной должности, по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку (далее - анкета);

копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

копии(я) свидетельств(а) о государственной регистрации актов(а) гражданского состояния;

копии документов об образовании, о квалификации;

копия трудовой книжки (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые);

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при представлении гражданином соответствующего свидетельства);

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия полиса обязательного медицинского страхования;

сведения о полученных доходах, об имуществе, принадлежащем на праве собственности, и об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах), а также сведения о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представляемые гражданином, претендующим на замещение государственной должности, при назначении на государственную должность;

копии решений (выписки из решений) о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении ему государственных премий (при наличии);

экземпляр трудового договора;

копия акта о назначении на государственную должность;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой государственной должности связано с использованием таких сведений.

3.2. В период замещения государственной должности к личному делу приобщаются следующие документы (копии документов, выписки из документов) в хронологическом порядке:

копии документов о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания;

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;

сведения о доходах, а также сведения о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представляемые лицом, замещающим государственную должность;

экземпляры письменных дополнительных соглашений к трудовому договору;

копии актов о назначении на иную государственную должность;

копии актов (выписки из актов) о поощрении, а также о применении дисциплинарного взыскания. Копия акта о применении дисциплинарного взыскания, а также документы, связанные с применением дисциплинарного взыскания, хранятся в личном деле до его снятия или отмены;

копии актов об отстранении от работы (в случаях отстранения от работы);

письменное заявление о прекращении (расторжении) трудового договора (в случаях, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации);

документы, подтверждающие перевод по его просьбе или с согласия лица, замещающего государственную должность, на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

копия акта о прекращении (расторжении) трудового договора;

иные документы (копии, выписки из документов), содержащие в себе информацию, необходимую в связи с трудовыми отношениями с лицом, замещающим государственную должность, и касающуюся данного лица, в том числе акты, письменные согласия, письменные объяснения, заявления (за исключением документов, указанных в пункте 3.5 настоящего Порядка);

лист ознакомления с личным делом.

3.3. При формировании личного дела и его ведении должностным лицом, уполномоченным на ведение личного дела, заполняется дополнение к анкете. При заполнении дополнения к анкете в связи с изменением персональных данных лица, замещающего государственную должность, анкета вновь не заполняется.

3.4. В случае приобщения к материалам личного дела документов, составленных на других языках, прилагается нотариально заверенная верность перевода таких документов на русский язык.

В случае приобщения к личному делу копии документа иностранного государства об образовании в личное дело включается копия свидетельства об установлении эквивалентности документа об образовании, подтверждающего признание документа иностранного государства об образовании на территории Российской Федерации.

3.5. К личному делу не приобщаются:

документы, содержание которых носит временный характер: о предоставлении отпусков и дополнительных дней отдыха (за исключением отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, 3 лет), об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска, о выплате премий и иных единовременных выплатах, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, о направлении в служебные командировки, о направлении на повышение квалификации, о выполнении дополнительной работы по другой или такой же должности);

неоформленные документы (незаверенные копии и неоформленные выписки из документов);

факсограммы.

4. Хранение личных дел

4.1. Личные дела хранятся в кадровой службе в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах (далее - сейфы), установленных в опечатываемых помещениях (далее - помещения).

4.2. Уборка помещений производится в присутствии должностного лица, уполномоченного на ведение личных дел.

4.3. Вход в помещение, а также сейфы опечатываются на периоды выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежедневного отдыха.

Вскрывать помещения и сейфы имеют право только должностные лица, уполномоченные на ведение личных дел.

В случае обнаружения сорванной пломбы должностное лицо, уполномоченное на ведение личных дел, незамедлительно информирует руководителя кадровой службы или вице-Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области с целью выяснения всех обстоятельств по данному факту.

(Абзац 3 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 №112-УГ)

4.4. Личные дела лиц, замещавших государственные должности, хранятся в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ивановской области.

5. Ознакомление с документами личного дела

5.1. Ознакомление лица, замещающего государственную должность, с документами своего личного дела осуществляется кадровой службой по заявлению лица, замещающего государственную должность.

5.2. Факт ознакомления с личным делом удостоверяется личной подписью лица, замещающего государственную должность, в листе ознакомления с документами личного дела с указанием даты ознакомления.

5.3. Ознакомление с личным делом осуществляется в присутствии должностного лица, уполномоченного на ведение личных дел.

Приложение 1

к Порядку

КНИГА УЧЕТА

личных дел

N
пп

Фамилия, имя,   
отчество     

Дата  
рождения

N личного 
дела   

Дата   
назначения
на должность

Дата   
увольнения

В настоящей книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ______________ листов.

Должность руководителя кадровой службы

__________________          ________________          _____________________

     дата                       подпись                расшифровка подписи

Приложение 2

к Порядку

Форма обложки личного дела (внешняя сторона)

ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

N _________

Форма обложки личного дела (внутренняя сторона)

                 ┌───────────────────────────────────────┐

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │                                       │

                 │      "Карман" для контрольной карточки│

                 │                                       │

                 └───────────────────────────────────────┘

ПРАВИЛА ПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫМ ДЕЛОМ:

Персональные данные, внесенные в личные дела, иные сведения, содержащиеся в личных делах, относятся к сведениям конфиденциального характера.

При работе (использовании) личного дела:

лицам, уполномоченным на ведение личных дел, не допускается:

а) задерживать личное дело более чем на один рабочий день;

б) выносить личное дело из здания Правительства Ивановской области;

должностным лицам, уполномоченным на доступ и обработку персональных данных, не допускается:

а) производить какие-либо исправления записей в личном деле или вносить в него новые записи;

б) изымать из личного дела документы, а также включать в него новые документы.

Приложение 3

к Порядку

Внутренняя опись документов

личного дела N ________

N
п/п

Наименование
документа 

Дата  
и номер
документа

Количество
листов 
единиц 
хранения

Дата  
изъятия
документа

Основание
изъятия 
документа

Кем изъят 
документ  

1

2     

3   

4    

5   

6    

7     

Итого _____________________________________________________________________

                        документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи              ___________________________

                                                    (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

уполномоченного на ведение личного дела и

составившего внутреннюю опись

документов личного дела

_______________                   ______________     ______________________

   (дата)                           (подпись)        (расшифровка подписи)

Приложение 4

к Порядку

                                                 ┌────────────────────────┐

                                                 │К личному делу N _______│

                                                 └────────────────────────┘

                            Дополнение к анкете

Фамилия  _____________________

         _____________________ с __________ на основании

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

         _____________________ с __________ на основании

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

         _____________________ с __________ на основании

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Имя      _____________________

         _____________________ с __________ на основании

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

         _____________________ с __________ на основании

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Отчество _____________________

         _____________________ с __________ на основании

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

         _____________________ с __________ на основании

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

1. Данные о замещении государственной должности

N
п/п

Должность

Дата         

Номер и дата     
распорядительного акта

Основание 
освобождения

назначения
на   
должность

освобождения
от должности

о    
назначении
на   
должность

об    
освобождении
от должности

1

2   

3    

4     

5    

6     

7     

2. Избрание в состав выборных органов

N
п/п

Наименование 
выборного  
органа    

В качестве кого
избран    

Какого
созыва

Дата начала
исполнения 
полномочий 

Дата    
прекращения
исполнения 
полномочий 

1

2      

3       

4   

5     

6     

3. Данные о наградах и поощрениях

N
п/п

Дата награждения
(поощрения)  

Чем награжден
(вид поощрения)

За что награжден 
(поощрен)    

Кем награжден
(поощрен), дата
и номер   
правового акта

1

2       

3      

4        

5      

4. Данные о применении и снятии (отмене) дисциплинарных взысканий

N
п/п

Дата применения
дисциплинарного
взыскания  

Вид     
дисциплинарного
взыскания  

За что   
применено  
дисциплинарное
взыскание  

Дата и номер 
правового акта
о применении 
дисциплинарного
взыскания  

Дата снятия 
(отмены)   
дисциплинарного
взыскания  

Основание  
снятия (отмены)
дисциплинарного
взыскания  

1

2      

3      

4      

5      

6      

7      

5. Изменения в сведениях о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (далее - образование)

N
п/п

Дата    
окончания 
обучения  
(месяц, год)

Наименование
учебного  
заведения 

Вид   
образования

Специальность,
квалификация

Номер диплома,
удостоверения,
свидетельства

1

2     

3     

4    

5      

6      

6. Изменение в сведениях о месте жительства и семейном положении

N
п/п

Дата изменения  
в сведениях   

Место жительства/семейное положение      

1

2        

3                       

Приложение 5

к Порядку

АНКЕТА

(заполняется собственноручно)

                                                            ┌─────────────┐

                                                            │             │

                                                            │             │

1. Фамилия ______________________________________           │  Место для  │

                                                            │ фотографии  │

   Имя __________________________________________           │             │

                                                            │    3 x 4    │

   Отчество _____________________________________           │             │

                                                            └─────────────┘

2.  Если  изменяли   фамилию,   имя   или
отчество, то укажите их, а  также  когда,
где и по какой причине изменяли         

3. Число, месяц,  год  и  место  рождения
(село, деревня,  город,  район,  область,
край, республика, страна)               

4.   Гражданство   (если   изменяли,   то
укажите, когда и по какой  причине,  если
имеете гражданство другого государства  -
укажите)                                

5. Образование  (когда  и  какие  учебные
заведения  окончили,   номера   дипломов)
Направление подготовки или  специальность
по диплому. Квалификация по диплому     

6.    Послевузовское     профессиональное
образование:  аспирантура   (адъюнктура),
докторантура                (наименование
образовательного или научного учреждения,
год окончания)                          
Ученая  степень,  ученое  звание   (когда
присвоены, номера дипломов, аттестатов) 

7. Какими иностранными языками и  языками
народов Российской Федерации владеете и в
какой степени (читаете  и  переводите  со
словарем, читаете и  можете  объясняться,
владеете свободно)                      

8.  Допуск   к   государственной   тайне,
оформленный  за  период  работы,  службы,
учебы, его  форма,  номер  и  дата  (если
имеется)                                

9. Классный чин  федеральной  гражданской
службы,  дипломатический  ранг,  воинское
или  специальное  звание,  классный   чин
правоохранительной службы,  классный  чин
государственной    гражданской     службы
субъекта      Российской       Федерации,
квалификационный  разряд,  классный   чин
муниципальной   службы   (кем   и   когда
присвоены)                              

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.).

При заполнении данного пункта необходимо именовать организации так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности и номера воинской части.

Месяц и год    

Должность с указанием  
организации       

Адрес организации   
(в т.ч. за границей) 

поступления

ухода 

11. Государственные награды, иные награды и знаки отличия

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

12. Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие.

Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, необходимо также указать их прежние фамилию, имя, отчество.

Степень  
родства  

Фамилия, имя, 
отчество   

Год, число,
месяц   
и место  
рождения 

Место работы
(наименование
и адрес   
организации),
должность  

Домашний адрес
(адрес    
регистрации, 
фактического 
проживания) 

13.  Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также

муж  (жена),  в том числе бывшие, постоянно проживающие за границей и (или)

оформляющие  документы  для  выезда на постоянное место жительства в другое

государство _______________________________________________________________

                                  (фамилия, имя, отчество,

___________________________________________________________________________

                с какого времени они проживают за границей)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

14. Пребывание за границей (когда, где, с какой целью) ____________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

15. Отношение к воинской обязанности и воинское звание ____________________

___________________________________________________________________________

16.  Домашний  адрес  (адрес  регистрации,  фактического проживания), номер

телефона (либо иной вид связи) ____________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

17. Паспорт или документ, его заменяющий __________________________________

                                          (серия, номер, кем и когда выдан)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

18. Наличие заграничного паспорта _________________________________________

                                     (серия, номер, кем и когда выдан)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

19.  Номер  страхового  свидетельства обязательного пенсионного страхования

(если имеется) ____________________________________________________________

20. ИНН (если имеется) ____________________________________________________

21.  Дополнительные  сведения (участие в выборных представительных органах,

другая информация, которую желаете сообщить о себе) _______________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

"___" ____________ 20__ г.                          Подпись _______________

                 Фотография  и  данные  о  трудовой  деятельности, воинской

      М.П.       службе  и  об  учебе   оформляемого   лица   соответствуют

                 документам,  удостоверяющим личность, записям  в  трудовой

                 книжке, документам об образовании и воинской службе.

"___" ___________ 20__ г.  ________________________________________________

                             (подпись, фамилия работника кадровой службы)

Анкета заполняется гражданином Российской Федерации собственноручно, разборчиво, без помарок и исправлений; на все вопросы даются полные ответы в строгом соответствии со сведениями, содержащимися в личных документах гражданина Российской Федерации, прочерки в графах или наличие пустых граф не допускаются.

Приложение 6

к Порядку

Контрольная карточка

N личного дела

Фамилия       

Имя     

Отчество     

Дата выдачи

Кому выдано

Подпись  

Номер телефона

Дата возврата и 
отметка в получении