Основная информация
| Дата опубликования: | 27 сентября 2018г. |
| Номер документа: | RU71000201800585 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Тульская область |
| Принявший орган: | Губернатор Тульской области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Указы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
ГУБЕРНАТОР ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 27.09.2018 № 205
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 24 АВГУСТА 2012 ГОДА № 103 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ»
В соответствии со статьей 33 Устава (Основного Закона) Тульской области ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить изменения и дополнения, которые вносятся в указ губернатора Тульской области от 24 августа 2012 года № 103 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области», согласно приложению.
2. Указ вступает в силу со дня подписания.
Губернатор
Тульской области
А.Г. Дюмин
Приложение
к указу Губернатора
Тульской области
от 27 сентября 2018 года
№ 205
ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ,
которые вносятся в указ губернатора Тульской области от 24 августа 2012 года № 103 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области»
1. Пункты 2.2.1, 2.2.2 Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области (далее – Инструкция) изложить в новой редакции:
«2.2.1. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и учитываемые (документы информационного характера).
2.2.2. Перечень документов информационного характера утверждается заместителем Губернатора области – руководителем аппарата правительства области – начальником главного управления государственной службы и кадров.
Документы информационного характера направляются органам исполнительной власти и аппарату правительства для организации работы в рабочем порядке.».
2. Абзац 3 пункта 3.5 Инструкции изложить в новой редакции:
«Документы информационного характера могут направляться должностному лицу в АСЭД для работы без оформления резолюции (поручения).».
3. Пункт 3.15 Инструкции изложить в новой редакции:
«3.15. При составлении и оформлении документов на бумажном носителе и в электронной форме в органах исполнительной власти и аппарате правительства необходимо руководствоваться общими требованиями к оформлению документов (приложение № 2).».
4. В пунктах 4.1.6, 5.1.1, 5.2.5, 6.3, 7.9, 13.4, 16.1.1 Инструкции, приложении № 10 к Инструкции текст «требования по оформлению документов» заменить текстом «требования к оформлению документов» в соответствующих падежах.
5. Абзац 4 пункта 11.5 Инструкции изложить в новой редакции:
«председателю государственно-правового комитета (при заключении соглашений, договоров от имени Тульской области и правительства Тульской области, за исключением соглашений, договоров, заключаемых управлением делами от имени правительства Тульской области, не связанных с распоряжением недвижимым имуществом, в том числе со сдачей (передачей, приемом) недвижимого имущества по договорам аренды или безвозмездного пользования);».
6. Пункт 11.10 Инструкции изложить в новой редакции:
«11.10. Проект соглашения, договора, прошедший согласование, в количестве экземпляров, равном числу подписывающих сторон, если иное не установлено текстом соглашения, договора, с реестром рассмотрения документа направляется на подписание.
Документы (документы, послужившие основанием для подготовки проекта соглашения, договора, реестр рассмотрения документа, подтверждающий проведение проверки подлинности электронных подписей должностных лиц, согласовавших проект соглашения, договора, реестр рассылки соглашения, договора, распечатанный из АСЭД и подписанный исполнителем проекта соглашения, договора) по проекту соглашения, договора, планируемому к подписанию Губернатором области, первым заместителем Губернатора области – председателем правительства области, их заместителями, прошедшему согласование, представляются в отдел прохождения документов управления по делопроизводству и работе с обращениями граждан для оформления на бумажный носитель, проставления на оборотной стороне каждого листа проекта соглашения, договора и приложений к нему штампа отдела и направления на подписание.».
7. Абзац 2 пункта 11.12 Инструкции изложить в новой редакции:
«В случае подписания соглашения, договора на мероприятии орган исполнительной власти, подразделение аппарата правительства, ответственный(-ое) за подготовку соглашения, договора, представляет соглашение, договор для регистрации в день его подписания или на следующий рабочий день, в случае подписания соглашения, договора в ходе проведения выездных мероприятий – в первый рабочий день после завершения мероприятий.».
8. Абзац 4 пункта 11.15 Инструкции исключить.
9. Раздел 11 Инструкции дополнить пунктом 11.16 следующего содержания:
«11.16. Соглашение, договор, подписанное(-ый) Губернатором области, первым заместителем Губернатора области – председателем правительства области, их заместителями и не подписанное(-ый) другой(-ими) стороной(-ами), передается после его регистрации управлением по делопроизводству и работе с обращениями граждан органу исполнительной власти, подразделению аппарата правительства, ответственному за подготовку соглашения, договора, для организации контроля подписания другой(-ими) стороной(-ами) и возврата одного экземпляра соглашения, договора в правительство области.
Контроль за подписанием соглашения, договора всеми сторонами, выполнением его условий осуществляет орган исполнительной власти, подразделение аппарата правительства, подготовивший(-ее) соглашение, договор.», соответственно изменив нумерацию пунктов.
10. Абзац 3 пункта 15.7 Инструкции изложить в новой редакции:
«создаются на бумажном носителе, печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его служебного телефона, наименования файла, даты печатания, фамилии специалиста, печатавшего документ;».
11. Пункт 15.7 Инструкции дополнить абзацем 4 следующего содержания:
«при подготовке проектов визируются в реестре рассмотрения документа (приложение № 11), при этом порядок рассмотрения проекта документа аналогичен порядку рассмотрения проекта документа в АСЭД;».
12. В пункте 19.1.3 Инструкции текст «, за исключением оттиска печати» исключить.
13. Абзац 1 пункта 19.2.5 Инструкции изложить в новой редакции:
«19.2.5. При выборе позиций: «Не согласен», «Согласен с замечаниями» излагается замечание в установленном поле АСЭД или текст замечаний прикрепляется к регистрационной карте проекта документа. При этом имя файла замечаний формируется в следующем формате: имя файла, подчеркивание, фамилия руководителя.doc, например, <Замечания_Иванов.doc>.».
14. Приложение № 2 к Инструкции изложить в новой редакции:
«Приложение № 2
к Инструкции
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
к оформлению документов
Документы оформляются с использованием текстового редактора (процессора) Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером № 13, 14. Приложения к документам могут оформляться с использованием программы Microsoft Excel.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения имеют левое поле не менее 30 мм.
3. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Текст печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, переносы не допускаются.
Абзацный отступ текста документа – 1,25 см (не допускается пользоваться клавишей «Пробел» или «Тab»).
Интервал между буквами в словах – обычный.
Интервал между словами – один пробел.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
4. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без добавления текста «стр.» или знаков.
5. Для выделения реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту», «Подпись», а также отдельных фрагментов текста может использоваться полужирный шрифт.
6. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органов исполнительной власти и аппарата правительства, являются:
1) герб Тульской области;
2) наименование органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства – автора документа;
3) наименование должности лица – автора документа;
4) справочные данные об органе исполнительной власти, подразделении аппарата правительства;
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
9) место составления (издания) документа;
10) гриф ограничения доступа к документу;
11) адресат;
12 гриф утверждения документа;
13) заголовок к тексту;
14) текст документа;
15) отметка о приложении;
16) гриф согласования документа;
17) виза;
18) подпись;
19) отметка об электронной подписи;
20) печать;
21) отметка об исполнителе;
22) отметка о заверении копии;
23) отметка о поступлении документа;
24) резолюция;
25) отметка о контроле;
26) отметка о направлении документа в дело.
Состав реквизитов документа определяется его видом.
7. Требования к оформлению отдельных реквизитов документов.
Герб Тульской области
Герб Тульской области воспроизводится на бланках документов в соответствии с Законом Тульской области от 4 октября 2000 г. № 206-ЗТО «О гербе Тульской области».
Изображение герба Тульской области помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами «Наименование органа исполнительной власти – автора документа», «Наименование должностного лица – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Наименование органа исполнительной власти,
подразделения аппарата правительства – автора документа
Наименование органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах, наименованию, установленному положением о подразделении аппарата правительства.
Наименование должности лица – автора документа
Наименование должности лица – автора документа используется в бланках должностных лиц. Наименование должности лица может указываться под наименованием органа исполнительной власти. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в правовом акте о назначении на должность.
Справочные данные об органе исполнительной власти,
подразделении аппарата правительства
Справочные данные об органе исполнительной власти, подразделении аппарата правительства указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес (при наличии).
Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением писем, располагается под реквизитами автора документа.
Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ и др.) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Дата документа
Дата документа соответствует дате подписания, утверждения или дате события, зафиксированного в документе.
Документы, изданные двумя или более органами, организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с системой регистрации.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
На документе, составленном совместно двумя и более органами, организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органов, организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
Ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает: регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется исполнителем на бланке при подготовке письма-ответа как на бумажном носителе, так в электронном документе.
Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
Место составления (издания) документа указывается в указах Губернатора области, распоряжениях Губернатора области, протоколах, актах и других документах.
Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Адресат
Адресат используется при оформлении писем, докладов, служебных записок и других документов.
Адресатом документа может быть орган, организация, должностное или физическое лицо.
Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) органа, организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа, организации, и фамилия, инициалы должностного лица, например:
Руководителю Федеральной службы по труду и занятости
Фамилия И.О.
При адресовании документа в орган, организацию указывается его (ее) полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
или:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование органа, организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:
АО «Профиль»
Руководителю
договорно-правового отдела
Фамилия И.О.
При направлении документа группе органов, организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:
Главам администраций муниципальных образований Тульской области
При направлении документа не всем органам, организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)», например:
Руководителям органов исполнительной власти
Тульской области
(по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется реестр рассылки документа в АСЭД, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234, например:
Фамилия И.О.
Михеева ул., д. 325, кв. 2,
г. Тула, Тульская обл., 300012
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в органы власти, подведомственные организации.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) указывается электронный адрес, номер факса.
Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, правовым актом или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Тульской области
_____________И.О. Фамилия
«_____» ________________ 2018 г.
При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
постановлением правительства Тульской области
от 18.06.2018
№ 232
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос
«о чем?»:
постановление (о чем?) об утверждении Положения;
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
письмо (о чем?) о представлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В правовых актах заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4–5 строк.
Для построчного переноса текста внутри заголовка используется: «Shift+Enter».
В конце заголовка точка не ставится.
Текст документа
Документы составляются на государственном языке Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании правовых актов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование органа, организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
наименование органа, организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенно-цифрового и иного обозначения.
Заголовки разделов следует печатать прописными буквами и выравнивать по центру, они могут быть выделены полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка раздела не ставится.
В указах Губернатора Тульской области, приказах текст излагается от первого лица единственного числа («постановляю», «приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («правительство Тульской области постановляет», «комиссия решила»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности органов, организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («управление осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия провела проверку»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В письмах используются формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «представляем на рассмотрение»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «комитет считает возможным»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «предлагаю рассмотреть»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В письмах могут использоваться вступительное обращение «Уважаемый(-ая)», заключительная этикетная фраза «С уважением,».
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
В текстах документов после знака № перед цифровым обозначением номера устанавливается неразрывный пробел: «Shift+Ctrl+пробел».
Правовые акты и иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы.
Если в тексте документа имеется несколько таблиц, то они нумеруются арабскими цифрами. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией.
Таблицы должны содержать: тематический заголовок, заголовки граф.
Заголовки граф таблицы следует излагать в единственном числе, знаки препинания в конце заголовков граф не ставятся, сокращение слов в заголовках не допускается.
В одноярусной таблице все заголовки граф пишутся с прописной буквы, например:
Наименование имущества
Адрес (местонахождение) имущества
В двух- и многоярусной таблице заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы, например:
Наименование ресурсов
Единица
измерения
Потребность в ресурсах
всего
в том числе
2018 год
2019 год
2020 год
2021 год
1
2
3
4
5
6
7
Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена знаком (*) или арабской цифрой (1). Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы.
После знака сноски текст начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечание дается в конце текста. Если есть сноски, то примечание дается после сносок. Например:
Наименование техники
2018 г.
2017 г.
Дорожно-строительная техника – всего
из них:
дорожные экскаваторы
60
42
65*
35
* Включая дополнительные поставки.
Примечание:
Объем поставок дорожных экскаваторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.
Срок поставки дорожных экскаваторов может быть уточнен.
Самостоятельная графа «Номер по порядку» (№ п/п) не включается в таблицу. Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится непосредственно перед наименованием, например:
Наименование муниципального образования Тульской области
Объем субсидии
(руб.)
Плавский район
Тепло-Огаревский район
Числовые значения показателя проставляются на уровне последней строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующие страницы переносятся номера этих граф.
Списочный состав членов комиссии, списки присутствующих, приглашенных оформляются в таблице (3х1) без границ.
Фамилия, имя, отчество должностных лиц, входящих в состав комиссии, печатаются полностью.
Фамилия
Имя Отчество
-
должность, председатель комиссии
Фамилия
Имя Отчество
-
должность, заместитель председателя комиссии
Фамилия
Имя Отчество
-
должность, секретарь комиссии
Члены комиссии:
(располагаются в алфавитном порядке)
Фамилия
Имя Отчество
-
должность
Фамилия
Имя Отчество
-
должность
Отметка о приложении
Отметка о приложении содержит сведения о документе, прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, актах и др. документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к правовым актам, договорам, планам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других документах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения, например:
Приложение: 1. Заключение на проект на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке на 2 л. в 1 экз.
Если приложение (приложения) сброшюрованы, не указывается количество листов, например:
Приложение: справочник в 1 экз.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), указывается вид носителя и количество экземпляров, например:
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Приложение к письму оформляется следующим образом:
Приложение к письму
от
№
При подготовке письма в электронном виде реквизиты даты и номера письма не печатаются.
В тексте документа при первом упоминании документа-приложения
в скобках необходимо сделать пометку: «(приложение)» или «(приложение № 1)». На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
Приложение № 2
к постановлению правительства Тульской области
от 15.09.2018 № 236
Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2), если приложение одно, оно не нумеруется.
Нумерация страниц в каждом приложении производится раздельно.
Первое слово заголовка приложения (СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ и др.) печатается прописными буквами, центрируется относительно самой длинной строки заголовка. Весь заголовок выделяется полужирным шрифтом.
Оформление приложений в актах правительства области и Губернатора области завершается горизонтальной чертой длиной 6-8 см, расположенной по центру строки. Подписываются приложения руководителем органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства с указанием должности, инициалов, фамилии.
Гриф согласования документа
Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами, организациями, должностными лицами.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления проставляется:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. При этом на основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Реквизит «Гриф согласования» состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа, организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Губернатора
Тульской области
И.О. Фамилия
«_____» ________________ 2018 г.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере документа, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа – автора документа, дата и номер письма, например:
СОГЛАСОВАНО
письмом правительства
Тульской области
от 15.10.2018 № 55-К-2/152
Виза
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Виза включает: подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости может указываться должность лица, визирующего документ.
При рассмотрении проекта документа в АСЭД согласование проводится электронной подписью.
При рассмотрении проекта документа на бумажном носителе согласование осуществляется на реестре рассмотрения документа. Допускается проставление виз на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний к проекту документа виза дополняется соответствующим текстом замечаний. Замечания к проекту документа могут прилагаться к документу.
Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия должностного лица, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Подпись оформляется в таблице (2х1) без границ и выделяется полужирным начертанием.
Реквизиты должности печатаются с одинарным межстрочным интервалом по центру относительно границ первого столбца.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается во втором столбце на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Первый заместитель Губернатора Тульской области – председатель правительства Тульской области
И.О. Фамилия
Документы, определенные Инструкцией, подписываются электронной подписью в АСЭД.
Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи включает: текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа проверки электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата.
Печать
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном пометкой «МП» («Место печати»).
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает: фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.
Отметка об исполнителе печатается шрифтом меньшего размера.
Отметка о заверении копии
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа хранится в (наименование органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства)»), и заверяется печатью соответствующего органа, подразделения.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью органа исполнительной власти или подразделения аппарата правительства, в котором хранится подлинник документа, на обороте последнего листа копии и заверяются подписью уполномоченного лица.
Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в орган исполнительной власти или подразделение аппарата правительства и включает дату поступления документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
Резолюция
Резолюция (поручение) содержит указание по исполнению документа.
Резолюция оформляется на бланке резолюции либо в электронном виде в АСЭД.
Правила оформления проектов резолюций (поручений) приведены в приложении № 1 к Инструкции.
Отметка о контроле
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется в АСЭД или штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
Отметка о направлении документа в дело
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним.
Отметка о направлении документа в дело оформляется на соответствующем бланке или проставляется в АСЭД.».
15. В образце № 1 оформления приказа приложения № 5 к Инструкции, образце оформления проекта решения приложения № 6 к Инструкции, образцах № 1, № 2 оформления протокола заседания (совещания), образце № 3 оформления перечня поручений по итогам совещания приложения № 7 к Инструкции текст:
«Исп. Фамилия, инициалы (подпись)
тел.»
заменить текстом:
«Исп. Фамилия, имя, отчество
тел.».
16. Образец оформления реестра рассмотрения проекта акта правительства области и Губернатора области приложения № 4 к Инструкции изложить в новой редакции:
«ОБРАЗЕЦ
оформления реестра рассмотрения документа
РЕЕСТР РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТА
№ __________ от _____________
Вид (группа) документа: ________________
Исполнитель:
_____________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства, ответственного за подготовку проекта документа)
__________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество исполнителя; телефон)
Состав: ____
Краткое содержание:
___________________________________________________________________________________________________________
Фамилия, инициалы руководителей органов, организаций, рассматривающих документ
Должность
Подпись
Дата
».
17. Приложение № 11 к Инструкции изложить в новой редакции:
«Приложение № 11
к Инструкции
ОБРАЗЕЦ
оформления письма с пометкой «Для служебного пользования»
ПРАВИТЕЛЬСТВО
ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
Пр. Ленина, 2, г. Тула, 300041
Факс: (4872) 55-63-26, 30-68-48
E-mail: info@tularegion.ru
_______________ № _______________
На №____________________________
Для служебного пользования
Экз. № 1
Главе администрации
муниципального образования
Фамилия И.О.
О представлении сведений
Текст
Наименование должности
И.О. Фамилия
Отпечатан в одном экз.
Экз. № 1 ‑ в адрес
Копия экз. № 1 ‑ в дело
Исп. Фамилия, имя, отчество
тел. печатается на обороте
Имя файла последнего листа
Дата печатания
Фамилия специалиста,
печатавшего документ
».
18. Приложение № 23 к Инструкции изложить в новой редакции:
«Приложение № 23
к Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ
исходящих документов, внутренней корреспонденции, не создаваемых в виде электронных документов
Переписка о проведении и результатах проверок.
Переписка об административных правонарушениях.
Переписка о согласовании возможности заключения государственных (муниципальных) контрактов с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком).
Переписка о представлении к награждению всеми видами государственных, региональных, ведомственных наград.
Переписка с предложением о назначении на должности.
Переписка о представлении отзыва на государственного гражданского служащего по итогам испытания.
Переписка о проведении организационно-штатных мероприятий в органах исполнительной власти и аппарате правительства.
Переписка об изменении фонда оплаты труда в органах исполнительной власти и аппарате правительства.
Переписка об изменении и направлении решений сводной бюджетной росписи бюджета Тульской области и лимитов бюджетных обязательств.
Переписка по отчетности о целевом расходовании средств резервного фонда правительства Тульской области.
Переписка о направлении заявок на финансирование из бюджета Тульской области.
Переписка о предоставлении отчетности по соглашениям на предоставление дотаций, бюджетных кредитов из федерального бюджета.
Переписка о предоставлении информации для заключения соглашений по предоставлению дотаций из федерального бюджета бюджету Тульской области.».
ГУБЕРНАТОР ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 27.09.2018 № 205
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 24 АВГУСТА 2012 ГОДА № 103 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ»
В соответствии со статьей 33 Устава (Основного Закона) Тульской области ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить изменения и дополнения, которые вносятся в указ губернатора Тульской области от 24 августа 2012 года № 103 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области», согласно приложению.
2. Указ вступает в силу со дня подписания.
Губернатор
Тульской области
А.Г. Дюмин
Приложение
к указу Губернатора
Тульской области
от 27 сентября 2018 года
№ 205
ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ,
которые вносятся в указ губернатора Тульской области от 24 августа 2012 года № 103 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области»
1. Пункты 2.2.1, 2.2.2 Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области (далее – Инструкция) изложить в новой редакции:
«2.2.1. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и учитываемые (документы информационного характера).
2.2.2. Перечень документов информационного характера утверждается заместителем Губернатора области – руководителем аппарата правительства области – начальником главного управления государственной службы и кадров.
Документы информационного характера направляются органам исполнительной власти и аппарату правительства для организации работы в рабочем порядке.».
2. Абзац 3 пункта 3.5 Инструкции изложить в новой редакции:
«Документы информационного характера могут направляться должностному лицу в АСЭД для работы без оформления резолюции (поручения).».
3. Пункт 3.15 Инструкции изложить в новой редакции:
«3.15. При составлении и оформлении документов на бумажном носителе и в электронной форме в органах исполнительной власти и аппарате правительства необходимо руководствоваться общими требованиями к оформлению документов (приложение № 2).».
4. В пунктах 4.1.6, 5.1.1, 5.2.5, 6.3, 7.9, 13.4, 16.1.1 Инструкции, приложении № 10 к Инструкции текст «требования по оформлению документов» заменить текстом «требования к оформлению документов» в соответствующих падежах.
5. Абзац 4 пункта 11.5 Инструкции изложить в новой редакции:
«председателю государственно-правового комитета (при заключении соглашений, договоров от имени Тульской области и правительства Тульской области, за исключением соглашений, договоров, заключаемых управлением делами от имени правительства Тульской области, не связанных с распоряжением недвижимым имуществом, в том числе со сдачей (передачей, приемом) недвижимого имущества по договорам аренды или безвозмездного пользования);».
6. Пункт 11.10 Инструкции изложить в новой редакции:
«11.10. Проект соглашения, договора, прошедший согласование, в количестве экземпляров, равном числу подписывающих сторон, если иное не установлено текстом соглашения, договора, с реестром рассмотрения документа направляется на подписание.
Документы (документы, послужившие основанием для подготовки проекта соглашения, договора, реестр рассмотрения документа, подтверждающий проведение проверки подлинности электронных подписей должностных лиц, согласовавших проект соглашения, договора, реестр рассылки соглашения, договора, распечатанный из АСЭД и подписанный исполнителем проекта соглашения, договора) по проекту соглашения, договора, планируемому к подписанию Губернатором области, первым заместителем Губернатора области – председателем правительства области, их заместителями, прошедшему согласование, представляются в отдел прохождения документов управления по делопроизводству и работе с обращениями граждан для оформления на бумажный носитель, проставления на оборотной стороне каждого листа проекта соглашения, договора и приложений к нему штампа отдела и направления на подписание.».
7. Абзац 2 пункта 11.12 Инструкции изложить в новой редакции:
«В случае подписания соглашения, договора на мероприятии орган исполнительной власти, подразделение аппарата правительства, ответственный(-ое) за подготовку соглашения, договора, представляет соглашение, договор для регистрации в день его подписания или на следующий рабочий день, в случае подписания соглашения, договора в ходе проведения выездных мероприятий – в первый рабочий день после завершения мероприятий.».
8. Абзац 4 пункта 11.15 Инструкции исключить.
9. Раздел 11 Инструкции дополнить пунктом 11.16 следующего содержания:
«11.16. Соглашение, договор, подписанное(-ый) Губернатором области, первым заместителем Губернатора области – председателем правительства области, их заместителями и не подписанное(-ый) другой(-ими) стороной(-ами), передается после его регистрации управлением по делопроизводству и работе с обращениями граждан органу исполнительной власти, подразделению аппарата правительства, ответственному за подготовку соглашения, договора, для организации контроля подписания другой(-ими) стороной(-ами) и возврата одного экземпляра соглашения, договора в правительство области.
Контроль за подписанием соглашения, договора всеми сторонами, выполнением его условий осуществляет орган исполнительной власти, подразделение аппарата правительства, подготовивший(-ее) соглашение, договор.», соответственно изменив нумерацию пунктов.
10. Абзац 3 пункта 15.7 Инструкции изложить в новой редакции:
«создаются на бумажном носителе, печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его служебного телефона, наименования файла, даты печатания, фамилии специалиста, печатавшего документ;».
11. Пункт 15.7 Инструкции дополнить абзацем 4 следующего содержания:
«при подготовке проектов визируются в реестре рассмотрения документа (приложение № 11), при этом порядок рассмотрения проекта документа аналогичен порядку рассмотрения проекта документа в АСЭД;».
12. В пункте 19.1.3 Инструкции текст «, за исключением оттиска печати» исключить.
13. Абзац 1 пункта 19.2.5 Инструкции изложить в новой редакции:
«19.2.5. При выборе позиций: «Не согласен», «Согласен с замечаниями» излагается замечание в установленном поле АСЭД или текст замечаний прикрепляется к регистрационной карте проекта документа. При этом имя файла замечаний формируется в следующем формате: имя файла, подчеркивание, фамилия руководителя.doc, например, <Замечания_Иванов.doc>.».
14. Приложение № 2 к Инструкции изложить в новой редакции:
«Приложение № 2
к Инструкции
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
к оформлению документов
Документы оформляются с использованием текстового редактора (процессора) Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером № 13, 14. Приложения к документам могут оформляться с использованием программы Microsoft Excel.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения имеют левое поле не менее 30 мм.
3. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Текст печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, переносы не допускаются.
Абзацный отступ текста документа – 1,25 см (не допускается пользоваться клавишей «Пробел» или «Тab»).
Интервал между буквами в словах – обычный.
Интервал между словами – один пробел.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
4. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без добавления текста «стр.» или знаков.
5. Для выделения реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту», «Подпись», а также отдельных фрагментов текста может использоваться полужирный шрифт.
6. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органов исполнительной власти и аппарата правительства, являются:
1) герб Тульской области;
2) наименование органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства – автора документа;
3) наименование должности лица – автора документа;
4) справочные данные об органе исполнительной власти, подразделении аппарата правительства;
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
9) место составления (издания) документа;
10) гриф ограничения доступа к документу;
11) адресат;
12 гриф утверждения документа;
13) заголовок к тексту;
14) текст документа;
15) отметка о приложении;
16) гриф согласования документа;
17) виза;
18) подпись;
19) отметка об электронной подписи;
20) печать;
21) отметка об исполнителе;
22) отметка о заверении копии;
23) отметка о поступлении документа;
24) резолюция;
25) отметка о контроле;
26) отметка о направлении документа в дело.
Состав реквизитов документа определяется его видом.
7. Требования к оформлению отдельных реквизитов документов.
Герб Тульской области
Герб Тульской области воспроизводится на бланках документов в соответствии с Законом Тульской области от 4 октября 2000 г. № 206-ЗТО «О гербе Тульской области».
Изображение герба Тульской области помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами «Наименование органа исполнительной власти – автора документа», «Наименование должностного лица – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Наименование органа исполнительной власти,
подразделения аппарата правительства – автора документа
Наименование органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах, наименованию, установленному положением о подразделении аппарата правительства.
Наименование должности лица – автора документа
Наименование должности лица – автора документа используется в бланках должностных лиц. Наименование должности лица может указываться под наименованием органа исполнительной власти. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в правовом акте о назначении на должность.
Справочные данные об органе исполнительной власти,
подразделении аппарата правительства
Справочные данные об органе исполнительной власти, подразделении аппарата правительства указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес (при наличии).
Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением писем, располагается под реквизитами автора документа.
Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ и др.) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Дата документа
Дата документа соответствует дате подписания, утверждения или дате события, зафиксированного в документе.
Документы, изданные двумя или более органами, организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с системой регистрации.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
На документе, составленном совместно двумя и более органами, организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органов, организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
Ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает: регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется исполнителем на бланке при подготовке письма-ответа как на бумажном носителе, так в электронном документе.
Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
Место составления (издания) документа указывается в указах Губернатора области, распоряжениях Губернатора области, протоколах, актах и других документах.
Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Адресат
Адресат используется при оформлении писем, докладов, служебных записок и других документов.
Адресатом документа может быть орган, организация, должностное или физическое лицо.
Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) органа, организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа, организации, и фамилия, инициалы должностного лица, например:
Руководителю Федеральной службы по труду и занятости
Фамилия И.О.
При адресовании документа в орган, организацию указывается его (ее) полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
или:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование органа, организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:
АО «Профиль»
Руководителю
договорно-правового отдела
Фамилия И.О.
При направлении документа группе органов, организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:
Главам администраций муниципальных образований Тульской области
При направлении документа не всем органам, организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)», например:
Руководителям органов исполнительной власти
Тульской области
(по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется реестр рассылки документа в АСЭД, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234, например:
Фамилия И.О.
Михеева ул., д. 325, кв. 2,
г. Тула, Тульская обл., 300012
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в органы власти, подведомственные организации.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) указывается электронный адрес, номер факса.
Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, правовым актом или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Тульской области
_____________И.О. Фамилия
«_____» ________________ 2018 г.
При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
постановлением правительства Тульской области
от 18.06.2018
№ 232
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос
«о чем?»:
постановление (о чем?) об утверждении Положения;
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
письмо (о чем?) о представлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В правовых актах заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4–5 строк.
Для построчного переноса текста внутри заголовка используется: «Shift+Enter».
В конце заголовка точка не ставится.
Текст документа
Документы составляются на государственном языке Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании правовых актов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование органа, организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
наименование органа, организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенно-цифрового и иного обозначения.
Заголовки разделов следует печатать прописными буквами и выравнивать по центру, они могут быть выделены полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка раздела не ставится.
В указах Губернатора Тульской области, приказах текст излагается от первого лица единственного числа («постановляю», «приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («правительство Тульской области постановляет», «комиссия решила»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности органов, организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («управление осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия провела проверку»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В письмах используются формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «представляем на рассмотрение»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «комитет считает возможным»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «предлагаю рассмотреть»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В письмах могут использоваться вступительное обращение «Уважаемый(-ая)», заключительная этикетная фраза «С уважением,».
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
В текстах документов после знака № перед цифровым обозначением номера устанавливается неразрывный пробел: «Shift+Ctrl+пробел».
Правовые акты и иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы.
Если в тексте документа имеется несколько таблиц, то они нумеруются арабскими цифрами. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией.
Таблицы должны содержать: тематический заголовок, заголовки граф.
Заголовки граф таблицы следует излагать в единственном числе, знаки препинания в конце заголовков граф не ставятся, сокращение слов в заголовках не допускается.
В одноярусной таблице все заголовки граф пишутся с прописной буквы, например:
Наименование имущества
Адрес (местонахождение) имущества
В двух- и многоярусной таблице заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы, например:
Наименование ресурсов
Единица
измерения
Потребность в ресурсах
всего
в том числе
2018 год
2019 год
2020 год
2021 год
1
2
3
4
5
6
7
Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена знаком (*) или арабской цифрой (1). Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы.
После знака сноски текст начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечание дается в конце текста. Если есть сноски, то примечание дается после сносок. Например:
Наименование техники
2018 г.
2017 г.
Дорожно-строительная техника – всего
из них:
дорожные экскаваторы
60
42
65*
35
* Включая дополнительные поставки.
Примечание:
Объем поставок дорожных экскаваторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.
Срок поставки дорожных экскаваторов может быть уточнен.
Самостоятельная графа «Номер по порядку» (№ п/п) не включается в таблицу. Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится непосредственно перед наименованием, например:
Наименование муниципального образования Тульской области
Объем субсидии
(руб.)
Плавский район
Тепло-Огаревский район
Числовые значения показателя проставляются на уровне последней строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующие страницы переносятся номера этих граф.
Списочный состав членов комиссии, списки присутствующих, приглашенных оформляются в таблице (3х1) без границ.
Фамилия, имя, отчество должностных лиц, входящих в состав комиссии, печатаются полностью.
Фамилия
Имя Отчество
-
должность, председатель комиссии
Фамилия
Имя Отчество
-
должность, заместитель председателя комиссии
Фамилия
Имя Отчество
-
должность, секретарь комиссии
Члены комиссии:
(располагаются в алфавитном порядке)
Фамилия
Имя Отчество
-
должность
Фамилия
Имя Отчество
-
должность
Отметка о приложении
Отметка о приложении содержит сведения о документе, прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, актах и др. документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к правовым актам, договорам, планам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других документах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения, например:
Приложение: 1. Заключение на проект на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке на 2 л. в 1 экз.
Если приложение (приложения) сброшюрованы, не указывается количество листов, например:
Приложение: справочник в 1 экз.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), указывается вид носителя и количество экземпляров, например:
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Приложение к письму оформляется следующим образом:
Приложение к письму
от
№
При подготовке письма в электронном виде реквизиты даты и номера письма не печатаются.
В тексте документа при первом упоминании документа-приложения
в скобках необходимо сделать пометку: «(приложение)» или «(приложение № 1)». На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
Приложение № 2
к постановлению правительства Тульской области
от 15.09.2018 № 236
Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2), если приложение одно, оно не нумеруется.
Нумерация страниц в каждом приложении производится раздельно.
Первое слово заголовка приложения (СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ и др.) печатается прописными буквами, центрируется относительно самой длинной строки заголовка. Весь заголовок выделяется полужирным шрифтом.
Оформление приложений в актах правительства области и Губернатора области завершается горизонтальной чертой длиной 6-8 см, расположенной по центру строки. Подписываются приложения руководителем органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства с указанием должности, инициалов, фамилии.
Гриф согласования документа
Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами, организациями, должностными лицами.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления проставляется:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. При этом на основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Реквизит «Гриф согласования» состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа, организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Губернатора
Тульской области
И.О. Фамилия
«_____» ________________ 2018 г.
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере документа, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа – автора документа, дата и номер письма, например:
СОГЛАСОВАНО
письмом правительства
Тульской области
от 15.10.2018 № 55-К-2/152
Виза
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Виза включает: подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости может указываться должность лица, визирующего документ.
При рассмотрении проекта документа в АСЭД согласование проводится электронной подписью.
При рассмотрении проекта документа на бумажном носителе согласование осуществляется на реестре рассмотрения документа. Допускается проставление виз на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний к проекту документа виза дополняется соответствующим текстом замечаний. Замечания к проекту документа могут прилагаться к документу.
Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия должностного лица, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Подпись оформляется в таблице (2х1) без границ и выделяется полужирным начертанием.
Реквизиты должности печатаются с одинарным межстрочным интервалом по центру относительно границ первого столбца.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается во втором столбце на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Первый заместитель Губернатора Тульской области – председатель правительства Тульской области
И.О. Фамилия
Документы, определенные Инструкцией, подписываются электронной подписью в АСЭД.
Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи включает: текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа проверки электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата.
Печать
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном пометкой «МП» («Место печати»).
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает: фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.
Отметка об исполнителе печатается шрифтом меньшего размера.
Отметка о заверении копии
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа хранится в (наименование органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства)»), и заверяется печатью соответствующего органа, подразделения.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью органа исполнительной власти или подразделения аппарата правительства, в котором хранится подлинник документа, на обороте последнего листа копии и заверяются подписью уполномоченного лица.
Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в орган исполнительной власти или подразделение аппарата правительства и включает дату поступления документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
Резолюция
Резолюция (поручение) содержит указание по исполнению документа.
Резолюция оформляется на бланке резолюции либо в электронном виде в АСЭД.
Правила оформления проектов резолюций (поручений) приведены в приложении № 1 к Инструкции.
Отметка о контроле
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется в АСЭД или штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
Отметка о направлении документа в дело
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним.
Отметка о направлении документа в дело оформляется на соответствующем бланке или проставляется в АСЭД.».
15. В образце № 1 оформления приказа приложения № 5 к Инструкции, образце оформления проекта решения приложения № 6 к Инструкции, образцах № 1, № 2 оформления протокола заседания (совещания), образце № 3 оформления перечня поручений по итогам совещания приложения № 7 к Инструкции текст:
«Исп. Фамилия, инициалы (подпись)
тел.»
заменить текстом:
«Исп. Фамилия, имя, отчество
тел.».
16. Образец оформления реестра рассмотрения проекта акта правительства области и Губернатора области приложения № 4 к Инструкции изложить в новой редакции:
«ОБРАЗЕЦ
оформления реестра рассмотрения документа
РЕЕСТР РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТА
№ __________ от _____________
Вид (группа) документа: ________________
Исполнитель:
_____________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства, ответственного за подготовку проекта документа)
__________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество исполнителя; телефон)
Состав: ____
Краткое содержание:
___________________________________________________________________________________________________________
Фамилия, инициалы руководителей органов, организаций, рассматривающих документ
Должность
Подпись
Дата
».
17. Приложение № 11 к Инструкции изложить в новой редакции:
«Приложение № 11
к Инструкции
ОБРАЗЕЦ
оформления письма с пометкой «Для служебного пользования»
ПРАВИТЕЛЬСТВО
ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
Пр. Ленина, 2, г. Тула, 300041
Факс: (4872) 55-63-26, 30-68-48
E-mail: info@tularegion.ru
_______________ № _______________
На №____________________________
Для служебного пользования
Экз. № 1
Главе администрации
муниципального образования
Фамилия И.О.
О представлении сведений
Текст
Наименование должности
И.О. Фамилия
Отпечатан в одном экз.
Экз. № 1 ‑ в адрес
Копия экз. № 1 ‑ в дело
Исп. Фамилия, имя, отчество
тел. печатается на обороте
Имя файла последнего листа
Дата печатания
Фамилия специалиста,
печатавшего документ
».
18. Приложение № 23 к Инструкции изложить в новой редакции:
«Приложение № 23
к Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ
исходящих документов, внутренней корреспонденции, не создаваемых в виде электронных документов
Переписка о проведении и результатах проверок.
Переписка об административных правонарушениях.
Переписка о согласовании возможности заключения государственных (муниципальных) контрактов с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком).
Переписка о представлении к награждению всеми видами государственных, региональных, ведомственных наград.
Переписка с предложением о назначении на должности.
Переписка о представлении отзыва на государственного гражданского служащего по итогам испытания.
Переписка о проведении организационно-штатных мероприятий в органах исполнительной власти и аппарате правительства.
Переписка об изменении фонда оплаты труда в органах исполнительной власти и аппарате правительства.
Переписка об изменении и направлении решений сводной бюджетной росписи бюджета Тульской области и лимитов бюджетных обязательств.
Переписка по отчетности о целевом расходовании средств резервного фонда правительства Тульской области.
Переписка о направлении заявок на финансирование из бюджета Тульской области.
Переписка о предоставлении отчетности по соглашениям на предоставление дотаций, бюджетных кредитов из федерального бюджета.
Переписка о предоставлении информации для заключения соглашений по предоставлению дотаций из федерального бюджета бюджету Тульской области.».
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | Портал "Нормативные правовые акты в Российской Федерации" от 02.10.2018 |
| Рубрики правового классификатора: | 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, 120.030.020 Документирование информации. Делопроизводство |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
