ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД БОР НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ



Администрация Борского района Нижегородской области

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД БОР

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОТ 23.11.2020  № 5427

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД БОР НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,  п.1.8 "Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", утвержденных  приказом Росархива от 22.05.2019 № 71,  и в целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в администрации городского округа г. Бор и ее структурных подразделениях в соответствии с требованиями  ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» администрация городского округа г. Бор  постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации городского округа г. Бор Нижегородской области. 

2. Руководителям структурных подразделений администрации городского округа г. Бор обеспечить соблюдение настоящей Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Отменить постановление администрации городского округа г. Бор от 01.09.2011 № 4604 «Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению и делопроизводству в администрации городского округа г. Бор».

4. Общему отделу администрации городского округа г. Бор обеспечить   размещение настоящего постановления на официальном сайте www borcity.ru.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Ледневу Т.В.

Глава местного самоуправления 

А.В. Боровский

УТВЕРЖДЕНА

постановлением администрации

городского округа г. Бор

  от 23.11.2020  № 5427

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации городского округа город Бор Нижегородской области

ОГЛАВЛЕНИЕ

стр.

Оглавление

3

I. Общие положения

5

II. Документирование управленческой деятельности

6

III. Создание документов в администрации

6

3.1. Общие требования

6

3.2. Бланки документов

8

3.3. Общие требования к оформлению документов

9

3.4. Оформление документов, направляемых за рубеж 

21

IV. Особенности оформления отдельных видов документов

22

4.1. Акты администрации (распоряжения, постановления и др.)

22

4.2. Приказ

26

4.3. Оформление доверенности

28

4.4. Положение, правила, инструкция, регламент

28

4.5. Протокол

29

4.6. Служебные телеграммы

32

V. Организация документооборота и исполнения документов

33

5.1. Организация документооборота

33

5.2 Организация доставки и отправки документов

34

5.3. Регистрация документов

39

5.4. Порядок рассмотрения документов главой местного самоуправления либо уполномоченным лицом, и доведение документов до исполнителей

39

5.5. Порядок заверения копий документов

41

5.6. Работа исполнителей с документами

42

5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов

43

5.8. Работа с обращениями граждан

43

5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования"

44

VI. Документальный фонд администрации городского округа г.Бор

46

6.1. Составление номенклатур дел

46

6.2. Формирование, оформление дел и их текущее хранение

51

VII. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

Выделение документов с истекшими сроками хранения

57

7.1. Экспертиза ценности документов

57

7.2. Составление описей дел

59

7.3. Уничтожение документов на бумажном носителе

61

7.4. Уничтожение электронных документов

62

VIII. Передача документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации. 

62

IX. Работа с электронными документами

63

X. Изготовление, использование, хранение и уничтожение простых печатей и штампов

63

XI. Приложения

64

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город Бор Нижегородской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой  основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в муниципальный архив.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 №71, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях», утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526, Постановлением Правительства Нижегородской области от 28.12.2018 № 912 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях», требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота, применяемые в администрации городского округа г.Бор (далее – администрация), должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. Организация делопроизводства в администрации осуществляется в соответствии  с настоящей Инструкцией, Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи, утвержденного распоряжением администрации городского округа город Бор Нижегородской области от 13.02.2019 №42 (далее - Регламент СЭДО), с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭДО).

1.5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в администрации возлагается на общий отдел администрации (далее – общий отдел).

1.6. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на муниципальных служащих, назначенных ответственными за ведение делопроизводства, руководителем структурного подразделения. Примерный перечень функций, выполняемых сотрудниками, ответственными за делопроизводство, приведен в приложении №9 к настоящей Инструкции.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

1.8. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) муниципальный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме,  все находящиеся у него на исполнении документы своему непосредственному руководителю или другому сотруднику, определенному руководителем.

1.9. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности администрации, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности администрации, определяется полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В администрации создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. Документы администрации могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ

3.1. Общие требования

3.1.1. Документы администрации оформляются на бланках, соответствующих стандарту, на бумаге формата А4 (210х297 мм), А5 (210х148 мм) и А6 (105х148 мм) или в виде электронных документов.

На бумаге формата А3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы.

Бумагу форматов А6 допускается использовать для оформления резолюции к документу.

3.1.2. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Требования к оформлению реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

3.1.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 14, для многостраничных документов (положения, инструкции и другие) № 12. Для оформления таблиц - до № 10.

3.1.4. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт), отделяя реквизиты друг от друга 1 - 3 межстрочными интервалами (12 - 36 пт).

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документов", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Подпись" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами (18 - 24 пт).

Текст документов печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала (12 - 18 пт) на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы.

  Строки реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита "Адресат" могут также выравниваться по левой границе рабочего поля.

Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" - по правой границе.

3.1.5. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля в мм не менее:

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.1.6. Документы на двух и более страницах нумеруются посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без знаков препинания. На первом листе номер не ставится. Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).

3.2.2. В администрации и ее структурных подразделениях применяются следующие бланки:

- бланк письма (продольный, угловой вариант) (приложения 1 и 2);

- бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.) (приложения 5, 6, 7);

- общий бланк (продольный вариант) (приложение 4);

- бланк должностного лица (письмо, поручение, резолюция и др.) (приложение 3).

    Бланки используются в следующем порядке:

- бланк администрации - главой местного самоуправления или лицом, исполняющим его обязанности (бланк постановления, распоряжения, письма, доверенности);

- бланк главы местного самоуправления – главой местного самоуправления или лицом, исполняющим его обязанности (бланк постановления, распоряжения, письма);

- должностной бланк - должностным лицом администрации, должность которого (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке (бланк письма, поручения, резолюции);

- бланк структурного подразделения администрации - руководителями структурных подразделений, а также лицами их замещающими (бланк приказа, письма);

Документы совещательных органов оформляются на общем бланке. Применение бланков допускается председателями (руководителями) и заместителями председателя (руководителя), секретарями указанных совещательных органов.

3.2.3. Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами бланки документов могут не применяться, в таком случае "внутренняя" переписка оформляется на листах бумаги формата А4 или А5.

Подпись оформляется с указанием фамилии и должности лица, подписавшего документ.

3.2.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью главы местного самоуправления, должностных лиц администрации и структурных подразделений в сторонние организации, а также направление в адрес главы местного самоуправления документов за подписью руководителей структурных подразделений и лиц, официально их замещающих.

3.2.5. Вышеперечисленные бланки изготавливаются общим отделом администрации на основании утвержденных образцов бланков. Образцы бланков утверждаются распоряжением главы местного самоуправления.

3.2.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется правовым актом (распоряжение). Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков вносятся заведующим общим отделом администрации вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.3. Общие требования к оформлению документов

3.3.1.Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями администрации в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.

3.3.2. Реквизиты документов.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

3.3.2.1. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов администрации, должностных лиц и структурных подразделений.

3.3.2.1.1. Справочные данные.

Справочные данные об администрации указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес администрации, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта органов местного самоуправления.

3.3.2.2. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех документах кроме служебных писем.

Для каждого вида организационно-распорядительного документа администрации, структурного подразделения используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.) Реквизит печатается прописными буквами центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и др).

3.3.2.3. Дата документа.

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Дата записывается одним из двух способов: 01.04.2020 – арабскими цифрами, разделенными точкой; 1 апреля 2020 г. - словесно-цифровое проставление даты.

В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.

3.3.2.4. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из его порядкового номера, который может дополняться буквенным префиксом.

Регистрационный номер документа в администрации проставляется в соответствии с Регламентом СЭДО.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

На документе, составленном совместно двумя и более юридическими лицами, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

3.3.2.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается в письмах - ответах под датой и номером документа - ответа.

3.3.2.6. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".

Заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов, при их отсутствии - в установленном для реквизита "Заголовок" месте.

Заголовок печатается от границы левого поля под реквизитами "Дата и регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке при угловом расположении реквизитов не должна превышать 70 мм, при продольном - 110 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. На бланках с продольном расположением реквизитов заголовок может центрироваться относительно правого и левого полей документа.

3.3.2.7. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения.

Наименование органа исполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются после фамилии, например:

Министерство внутренней региональной

и муниципальной политики

Нижегородской области

главному специалисту

Лопатиной Е.П.

Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:

Министру культуры

Нижегородской области

Преподобной Н.А. 

Заведующему

отделом жилищной политики

администрации городского округа г. Бор

Кучкину А.Н.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям территориальных отделов

администрации городского округа г. Бор

При адресовании документа должностному лицу органа местного самоуправления наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенном в распорядительном документе о назначении на должность, например: заместитель главы администрации, начальник управления жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства администрации городского округа г.Бор.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата или адресат оформляется обобщенно.

Исходящие документы, в т.ч. инициативные, принимаются к отправке в случае отправления документа в один адрес - в 2-х экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающегося в деле, должен быть завизирован, в том числе указывается исполнитель с номером телефона.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Б. Черкасский пер., д.5

Москва, 103012

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и в органы государственной власти Нижегородской области, должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, а также при переписке внутри структурных подразделений.

В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.

Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги и на 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - на 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.

3.3.2.8. Текст документа.

Текст документа составляется на русском языке. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа и отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности администрации, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "департамент считает возможным...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый Александр Викторович!

Уважаемые коллеги!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.

- заключительная этикетная фраза:

«С уважением, ...»

3.3.2.9. Наличие приложения.

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:

1. Положение об Управлении образования и молодежной политики администрации городского округа г.Бор на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Управления образования и молодежной политики администрации городского округа г.Бор на 2 л. в 1 экз.

- если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 5 июня 2015 г. № 02-6/172 и приложения к нему,        всего на 5 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

- если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:    

Приложение № 2

к распоряжению администрации

городского округа г. Бор

от 15 апреля 2020 г. № 545

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример:    

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением администрации

городского округа г. Бор

от 15 апреля 2020 г. № 545

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Отметка о наличии приложения печатается через 1 одинарный  дополнительный межстрочный интервал после текста документа.

3.3.2.10. Подпись.

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке соответствующего документа, кроме "внутренней переписки", и сокращенное - на документе, оформленном на бланке. При использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Первый заместитель главы

администрации городского округа г. Бор                                И.О.Фамилия

Право подписывать документы имеет глава местного самоуправления, либо  уполномоченное лицо.

Право вести переписку по определенным вопросам может быть делегировано руководителем другим должностным лицам.

Делегирование полномочий оформляется распоряжением о распределении обязанностей или доверенностью на выполнение определенных действий от имени администрации.

Если право подписи предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель (заместитель)..."

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов нефинансового характера: приглашений, поздравлений, справок, извещений и др.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от текста, приложения тремя одинарными межстрочными интервалами.

Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Наименование

должности

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат 1а111ааа000000000011

Владелец Николаев Николай Николаевич

Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2021

Н.Н.Николаев

3.3.2.11. Гриф согласования.

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных главой местного самоуправления, должностными лицами, а также проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.

В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы администрации

городского округа город Бор

Нижегородской области

Подпись            И.О.Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.

Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и от 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленных реквизитов для грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте.

В системе электронного документооборота, согласование осуществляется в электронной форме в соответствии с Регламентом СЭДО.

В документах на бумажном носителе, подлинники которых хранятся в администрации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

3.3.2.12. Утверждение документа.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, нормативным правовым актом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Управления образования и молодежной политики администрации городского округа г.Бор

_______________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

При утверждении документа нормативным правовым актом, распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования нормативного правового акта, распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации городского округа г. Бор

от               №_______      

3.3.2.13. Печать.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Гербовые печати изготавливаются в соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской области от 04.10.2019 № 1052-р "Об изготовлении печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

3.3.2.14. Заверение копии документа.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

    Пример –

Верно

Ведущий специалист

общего отдела администрации

городского округа г. Бор

Подпись           И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в общем отделе администрации в деле N ... за ... год") и заверяется печатью администрации.

Заверительная надпись удостоверяется печатью:

- для копий правовых актов администрации городского округа г. Бор - печатью "Для документов";

- для соглашений - печатью "Для документов" администрации городского округа г. Бор или печатью с наименованием структурного подразделения (в зависимости от места хранения документа);

- для служебных документов – печатями и штампами с наименованием структурных подразделений.

Структурные подразделения могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются с письменного разрешения начальника структурного подразделения.

   3.3.2.15. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе на документах оформляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его служебного телефона.

Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста в две строки.

Например:

Солнышков Олег Викторович

8(83159) 37-109

   3.3.2.16. Резолюция.

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример -

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 20.04.2020

Подпись

Дата

3.3.2.17. Отметка о контроле документа.

Отметка о контроле документа может быть проставлена на документах, поставленных на контроль, на верхнем поле документа справа, либо в СЭДО в регистрационной карточке документа путем заполнения соответствующих полей.

3.3.2.18. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в администрацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа

3.3.2.19. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись должностного лица, уполномоченного списать документ в дело.

3.4. Оформление документов, направляемых за рубеж

3.4.1. В целях координации международных связей администрации и должностных лиц администрации городского округа г. Бор, структурных подразделений, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж, представляются на согласование (визирование) в Управление инвестиционной политики и развития бизнеса администрации городского округа г. Бор.

3.4.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем по требованиям международного стандарта ИСО.

Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.

3.4.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления:

3.4.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной и телеграфной связи).

3.4.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна).

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.

3.4.3.3. Заголовок к тексту не составляется.

3.4.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом:

- при использовании должностного бланка указываются только имя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись;

- при использовании других бланков вначале указываются имя, отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись.

Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат".

3.4.3.5. Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15 января 2020 г.

Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после текста письма на уровне или ниже подписи.

3.4.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в администрацию, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...".

3.4.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.

3.4.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя.

При этом адрес может быть написан как на английском, так и на языке страны-адресата.

3.4.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется исходя из срочности, содержащейся в них информации: по почте, через уполномоченный орган в сфере связи, нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международная телеграмма).

IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Нормативные правовые акты администрации (постановления и распоряжении)

4.1.1. Проекты нормативных  правовых актов администрации, главы местного самоуправления оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Проект акта имеет следующие реквизиты:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается с прописной буквы (Секретно) в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним;

наименование вида акта - постановление, распоряжение администрации городского округа город Бор Нижегородской области, распоряжение главы местного самоуправления, приказ структурного подразделения;

дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15.04.2020; 15 апреля 2020 г. ;

номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера документа, например: № 143.

К порядковому номеру распоряжения администрации по кадровым вопросам через дефис добавляется буква "р", например, № 153-р.

Дата и номер постановления и распоряжения администрации, главы местного самоуправления располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа.

4.1.2. Заголовок - печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (на расстоянии 2-х одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номер) одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления администрации печатается с прописной буквы, центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения администрации печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом.

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером № 14 через полуторный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений завершается словами "администрация городского округа г. Бор постановляет:", последнее слово печатается строчными буквами полужирным шрифтом.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) администрации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.3. Подпись отделяется от текста 2-3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности ("Глава местного самоуправления"), личной подписи и ее расшифровки (имени, отчества и фамилии главы местного самоуправления). Слово "Глава местного самоуправления" печатается от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия главы местного самоуправления печатаются на уровне слова "Глава местного самоуправления" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

4.1.4. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) администрации, главы местного самоуправления печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см.

Приложения к проектам актов (постановлений распоряжений) администрации, главы местного самоуправления оформляются с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля.

4.1.5. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал).

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа. Допускается выравнивание всех составных частей реквизитов по правому полю.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения после слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" дается ссылка на постановление или распоряжение администрации.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

     к постановлению администрации

городского округа г. Бор

     от ___________ № ____

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

     распоряжением администрации

городского округа г. Бор

     от _____________ № _____

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте сносок, ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) администрации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Визы проставляются на обратной стороне последнего листа проекта правового акта. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе - листе согласований с обязательным оформлением в верхней части листа согласования названия проекта правового акта.

4.1.6. Проекты актов оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word (версия XP и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается.

При этом подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертацией в текстовый редактор Microsoft Word.

4.2. Приказ

4.2.1 Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей (приложение 7).

Приказ имеет следующие реквизиты:

Наименование структурного подразделения.

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№ " и порядкового номера приказа, например:

15 апреля 2020 г. № 21; 06.05.2020 № 44.

Приказы, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа исполнительной власти и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно.

4.2.2. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано.

Например:

О командировании работников управления в ...

4.2.3. Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами. Текст приказа печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквам от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами "Признать утратившим силу ..."; "пункт ...исключить"; "пункт ...изложить в следующей редакции "..."; "дополнить пункт .. абзацем следующего содержания "...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа, согласно установленных реквизитов для визы согласования.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель структурного подразделения, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждого приложения согласно установленных реквизитов для визы согласования.

4.2.4. При оформлении совместного приказа:

наименования структурных подразделений - располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности;

наименование вида документа - приказ; располагается центровано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей структурных подразделений располагаются ниже текста на одном уровне.

4.3. Оформление доверенности

4.3.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий главы местного самоуправления городского округа г. Бор, на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

4.3.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа:

- бланк письма главы местного самоуправления городского округа г. Бор используется при подписании доверенности главой местного самоуправления на представление интересов главы местного самоуправления или совершение каких-либо действий от его имени;

- бланк письма администрации используется при подписании доверенности главой местного самоуправления городского округа г. Бор на представление интересов администрации или совершение каких-либо действий от имени администрации;

- бланк письма структурного подразделения используется при подписании доверенности его руководителем на представление интересов структурного подразделения администрации или совершение каких-либо действий от имени структурного подразделения.

4.3.3. Сведения, необходимые для указания в доверенности:

- заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ";

- регистрационный номер и дата выдачи;

- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия администрации, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует;

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись главы администрации городского округа г. Бор (лица, исполняющего его обязанности) или руководителя соответствующего структурного подразделения;

- гербовая печать.

4.4. Положение, правила, инструкция, регламент

4.4.1. Положение - система правовых норм, детально регламентирующих правовой

статус, организацию, порядок деятельности администрации и ее подразделений, а также

определяющих основы их взаимоотношений с другими органами, организациями,    учреждениями и гражданами.

Правила (порядок) - система правовых норм, определяющих поведение граждан, иных субъектов права в той или иной сфере общественных отношений, порядок организации какого-либо вида деятельности.

Инструкция - документ, которым регулируется порядок осуществления какой-либо деятельности.

Регламент - система правовых норм, определяющих порядок деятельности администрации.

Положение, правила, инструкция, регламент подлежат обязательному утверждению правовым актом администрации.

4.4.2.Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

4.4.3. Положение (правила, инструкция, регламент) могут оформляться на общем бланке органа местного самоуправления  или на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером № 13, 14.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др.

При использовании общего бланка структурного подразделения для изготовления положения (правил, инструкции, регламента) заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными общими бланками документов. Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении 8.

4.5. Протокол

4.5.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями администрации и другими организациями, на которые возложена их подготовка.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Протоколы могут быть полными (Приложение 11) - содержит кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение 12) - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения и стенографическими - весь ход заседания записывается дословно.

Текст выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

4.5.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в службу делопроизводства подразделения-исполнителя вместе с протоколом о принятых решениях. Копии протокола или выписка из протокола (приложение 13) о принятых решениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылки подразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них.

4.5.3. Протоколы оформляются на общих бланках администрации и структурных подразделений, а также могут печататься на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.

4.5.4. Протокол имеет следующие реквизиты:

- эмблема городского округа г. Бор Нижегородской области;

- наименование структурного подразделения;

- указание вида документа (протокол);

- дата заседания;

- номер и место заседания;

- гриф утверждения (в случае,  когда протокол подлежит утверждению);

- заголовок;

- текст;

- подписи.

При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:

наименование вида документа - слово   ПРОТОКОЛ   печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 16, центровано;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов заседания (совещания) администрации, совещаний с участием главы администрации, его заместителей или руководителей структурных подразделений. Печатается через 2 одинарных межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания";

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом. На протокол проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания;

заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже;

текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной указываются председатель заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы председателя; секретарь заседания (совещания), должность, фамилия и инициалы; присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке.

Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, а фамилии располагаются в алфавитном порядке.

Основная часть протокола печатается полуторным межстрочным интервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от левого поля шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение;

подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование "Председатель", его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Протокол регистрируется по месту его создания.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полуторный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним. На протоколах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

К протоколу прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем и руководителем, ответственным за подготовку совещания.

4.6. Служебные телеграммы

4.6.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы.

4.6.2.Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес (Куда) (Кому)

Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул.Короленко, 8

или

Санкт-Петербург 15 "Восход"

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Елец Липецкой

Заволжье Нижегородской, Клин Московской

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом:

Администрации Агинского Бурятского автономного округа

или

Администрации Вологодской области

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

"Губернатору Свердловской области, фамилия, инициалы "

или ИВАНОВУ А.И.

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Начальникам территориальных отделов администрации городского округа г. Бор

При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый...............................!

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов.

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита "Подпись" и состоят из индекса подразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку, контактный телефон исполнителя.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. В процессе документооборота обеспечивается:

- прием и первичная обработка входящих документов;

- предварительное рассмотрение входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов:

- рассмотрение документов руководством;

- доведение документов до исполнителей;

- подготовка проектов документов;

- согласование проектов документов;

- подписание проектов документов;

- определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

- обработка и отправка исходящих документов.

5.1.3. В документообороте администрации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы; нормативно-правовая документация.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

- документы, поступившие из Государственной      Думы Федерального Собрания Российской Федерации,  Правительства Российской Федерации, Правительства Нижегородской области,  Законодательного собрания Нижегородской области, Судов общей юрисдикции;

- документы, поступившие из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

- документы организаций;

- запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;

- обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности администрации и о предоставлении муниципальных услуг и ответы на них;

- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.2. Организация доставки и отправки документов

Доставка документов в администрацию осуществляется посредством СЭДО, средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи, непосредственно нарочными (курьерами), а также посредством электрической связи.

Переписка между органами исполнительной власти Нижегородской области, органами местного самоуправления Нижегородской области осуществляется посредством системы электронного документооборота (СЭДО) в соответствии с Регламентом СЭДО.

По каналам электронной связи поступают: электронные документы, телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

Почтовой связью доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Прием и регистрация входящих документов в адрес главы местного самоуправления на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс - доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме (поступающих на официальный адрес электронной почты администрации official@adm.bor.nnov.ru и с использованием сервиса «написать письмо» официального сайта администрации) осуществляются централизованно общим отделом администрации. 

Прием и регистрация входящих документов в адрес заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс - доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме осуществляются секретарями и ответственными за делопроизводство сотрудниками в соответствующих структурных подразделениях.

5.2.1. При поступлении документов через СЭДО проверяется правильность адресации и оформления документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, необходимых согласований и др.), в случае отсутствия приложений либо удостоверяющих реквизитов, документ возвращается отправителю (отклоняется) с указанием причины возврата.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю (отклоняется в электронных системах) с пояснением причины возврата.

5.2.2. Все поступившие в администрацию документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

- проверку правильности (адресности) доставки документов;

- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

- вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

- проверку целостности входящих документов, включая приложения;

- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

5.2.3. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается заведующему общим отделом.

5.2.4. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й – приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

5.2.5. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», не вскрываются и передаются непосредственно адресату.

5.2.6. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в структурные подразделения администрации осуществляется через специальный почтовый ящик.

5.2.7. Организация обработки и передачи исходящих документов.

Все исходящие документы администрации подлежат обязательной регистрации.  

Незарегистрированные документы не являются официальными. 

Регистрация исходящих документов, подготовленных за подписью главы местного самоуправления, первого заместителя, заместителей главы администрации на бумажном носителе и в электронной форме, поступающих по СЭДО, и подписанных ЭП, осуществляются централизованно общим отделом администрации.

Регистрация исходящих документов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений осуществляется в соответствующих структурных подразделениях администрации ответственными сотрудниками за делопроизводство.

После подписания исходящих документов указанными должностными лицами или лицами, исполняющими их обязанности, регистрация осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день.

5.2.7.1. Организация обработки и передачи исходящих электронных документов.

5.2.7.1.1.Регистрация, визирование и подписание проекта исходящего документа осуществляется в СЭДО.

Текст документа, подготовленный исполнителем, согласовывается в СЭДО, после чего документ направляется на подписание.

После подписания исходящему документу присваивается исходящий регистрационный номер.

5.2.7.1.2. Регистрация и отправка исходящих документов в органы исполнительной власти Нижегородской области, органы местного самоуправления Нижегородской области осуществляется в СЭДО в соответствии с регламентом СЭДО.

Не подлежат отправке по системе СЭДО:

- документы с пометкой "Для служебного пользования";

- документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4;

- документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.

5.2.7.1.3. При отсутствии технической возможности отправки исходящего электронного документа по СЭДО отправка осуществляется следующим образом:

- исходящий электронный документ распечатывается на бумажном носителе, с указанием отметки о подписании его квалифицированной электронной подписью (далее ЭП),  и заверяется печатью "Для документов";

- далее отправка осуществляется в порядке, предусмотренном п. 5.2.7.2.

5.2.7.2. Организация работы с документами, подготовленными на бумажном носителе.

5.2.7.2.1.Регистрация и визирование проекта исходящего документа осуществляется в СЭДО в соответствии с п. 5.2.7.1.1. настоящей Инструкции.

После прохождения процедуры визирования в СЭДО исходящие документы распечатываются в количестве, необходимом для направления адресатам. Одновременно из СЭДО распечатывается  лист согласования и прикладывается к пакету документов на подписание. После подписания исходящий документ регистрируется в СЭДО с одновременным размещением отсканированного подписанного электронного образа документа.

После регистрации исходящие документы направляются адресатам.

5.2.7.2.2. Отправка исходящей корреспонденции за подписью главы местного самоуправления, первого заместителя и заместителей осуществляется централизованно общим отделом администрации. Отправка исходящей корреспонденции за подписью руководителя структурного подразделения осуществляется службой делопроизводства соответствующего структурного подразделения.

В процессе отправки исходящий корреспонденции сотрудниками службы делопроизводства проверяется правильность оформления исходящих документов (адресат, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются  исполнителю для переоформления.

Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного списка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, требующие отправления нарочным передаются исполнителю для направления документа адресату под роспись.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

5.2.7.2.3. Если исходящий документ получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения, время получения, расшифровку подписи.

При получении подлинного экземпляра документа непосредственно адресатом или его доверенным лицом, указанное лицо расписывается за полученный документ и указывает дату получения, время получения, расшифровку подписи.

При отправке документов почтовой связью составляется реестр на отправляемые документы в 2 экземплярах, один из которых остается в общем отделе администрации.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 31 июля  2014 г. № 234.

Телеграмма сдается на отправку не менее чем в двух экземплярах аналогично письму: на бланке установленного образца и второй экземпляр с визами, либо листом согласования из СЭДО. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается список рассылки.

5.2.7.2.4. При передаче и приеме текстов  документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов, отправляемых  по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью, посредством СЭДО или, по согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.2.8. Заказная корреспонденция сдается на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в службе делопроизводства. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление указанной корреспонденции, подшивается в службе делопроизводства.

5.2.9. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

5.2.10. Телефонограмма подписывается главой местного самоуправления, его заместителями. После регистрации телефонограммы по месту подписания, она передается адресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу делопроизводства.

5.2.11. Телефонограммы, адресованные главе местного самоуправления, заместителям главы администрации принимаются и регистрируются секретарями приемных, незамедлительно докладываются и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.

5.2.12. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер телефонограммы, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилия передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

5.2.13. Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи электронных сообщений в адрес главы местного самоуправления, а также информации как внутри структурных подразделений так и организациям, а также гражданам, имеющим соответствующие программные средства.

При работе с электронной почтой должны использоваться официальные электронные адреса.

5.2.14. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

5.2.15. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

5.3. Регистрация документов

5.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

5.3.2. Документы регистрируются один раз.

Регистрация входящих документов  осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации  не установлено иное.

5.3.3. Регистрация документов в администрации осуществляется в СЭДО. На каждый документ в СЭДО заводится регистрационная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с Регламентом СЭДО.

В случае, если документы поступают через СЭДО из органа исполнительной власти Нижегородской области, повторная регистрация документа не требуется. 

В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карточке в СЭДО осуществляется  связка с ними.

5.3.4. После заполнения регистрационной карты входящего документа и присвоения ему регистрационного номера, документ сканируется.

Электронная копия документа  присоединяется к его регистрационной карточке.

5.3.5. Регистрация поступающих и отправляемых документов, адресованных главе местного самоуправления, осуществляется общим отделом администрации.

Регистрацию документов, адресованных заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации осуществляют секретари и ответственные лица соответствующих структурных подразделений администрации.

5.3.6. Оригиналы документов, поступающие на бумажных носителях, после регистрации и внесения их электронных копий в СЭДО хранятся в структурном подразделении администрации, зарегистрировавшем данный документ, в соответствии с номенклатурой дел.

5.4. Порядок рассмотрения документов главой местного самоуправления либо уполномоченным лицом, и доведения документов до исполнителей.

5.4.1. Проекты резолюций главы местного самоуправления подготавливают сотрудники общего отдела; первого заместителя, заместителей главы администрации - соответствующие секретари заместителей главы администрации; руководителей структурных подразделений – ответственные сотрудники за делопроизводство соответствующих структурных подразделений в СЭДО.

5.4.2. Документы, утвержденные главой местного самоуправления, первым заместителем, заместителями главы администрации посредством СЭДО автоматически направляются на исполнение указанным в резолюции по исполнению документа должностным лицам.

5.4.3. Документы на бумажных носителях (ДСП) после рассмотрения главой местного самоуправления, первым заместителем, заместителями главы администрации возвращаются в общий отдел для занесения резолюции в СЭДО и передачи на исполнение указанным в резолюции должностным лицам под роспись. При этом, исходя из указания по исполнению, документ копируется в необходимом количестве экземпляров согласно количеству соисполнителей.

5.4.4. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

- установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

- «весьма срочно» - в течение одного-двух дней;

- «срочно» - в 3-дневный срок;

- «оперативно» - в 10-дневный срок;

- остальные – в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

Если для исполнения документа устанавливается срок более 30 дней, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в течение 30-ти календарных дней, считая от даты первичной регистрации документа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то документ исполняется в сроки, исходя из сути документа, с учетом срока контроля, установленного в СЭДО.

Изменение срока исполнения документа (поручения) при наличии мотивированной просьбы производится должностным лицом или вышестоящим органом, установившим  этот срок по письменной просьбе о продлении, направленной исполнителем не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока.

Сроки исполнения поручений с пометками "срочно" и "оперативно" не продлеваются.

5.4.4.1. В случае получения документа не по подведомственности, письмо о переадресации документа направляется в адрес должностного лица, подписавшего поручение не позднее двух дней со дня получения документа.

5.4.4.2. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительной проработки, превышающей установленный срок рассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ автору обращения.

5.4.4.3.  В случае, когда исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации (свод) является лицо, указанное в поручении первым.

5.4.5. Общий отдел администрации регулярно составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает главе местного самоуправления о состоянии работы с документами.

Документы считаются исполненными и подлежат снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения всем заинтересованным органам, организациям (лицам) .

Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его с контроля.

Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации документа-ответа, а при недокументированном решении вопроса - дата списания документа в дело (его фактического исполнения), подтвержденного руководителем структурного подразделения-исполнителя.

5.5. Порядок заверения копий документов

5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Администрация может выдать копии только тех документов, подлинники которых у нее хранятся. Заверенные копии выдаются с письменного разрешения руководителя структурного подразделения.

Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

5.5.2. Администрация выдает по заявлениям юридических и физических лиц копии документов, исходящих из администрации, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним юридических и физических лиц.

5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный номер, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью).

Если документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

5.5.4. Копии документов изготавливаются с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия".

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

В случаях изготовления копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлиннику на обороте последнего листа документа проставляют заверительный штамп или заверительную надпись в соответствии с пунктом 3.3.2.14. "Отметка о заверении копии документа" настоящей Инструкции.

5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляется следующим образом:

- листы копии сшиваются на 3 прокола;

- на последнем листе копии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов; должность и подпись"; на ярлыке расписывается сотрудник, изготовивший копию документа;

- печать проставляется, захватывая часть последнего листа копии;

- заверительная надпись проставляется на обороте последнего листа копии.

5.5.7. Право заверять копии документов оговаривается в положении о структурном подразделении органа исполнительной власти и закрепляется в должностном регламенте сотрудника.

5.5.8. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов юридических и физических лиц.

5.6. Работа исполнителей с документами

5.6.1. Руководители структурных подразделений администрации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления и контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

5.6.2. Срочные документы передаются немедленно через СЭДО следующими подразделениями:

- с резолюцией главы местного самоуправления – общим отделом администрации;

- с резолюцией первого заместителя, заместителей главы администрации - соответствующими секретарями заместителей главы администрации;

- с резолюцией руководителей структурных подразделений - сотрудниками служб делопроизводства структурных подразделений.

5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе местного самоуправления или руководителями структурных подразделений.

5.6.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов

5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов всех уровней власти, а также на обращения комитетов и комиссий вышеуказанных органов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Нижегородской области, правовыми актами органов местного самоуправления.

5.7.2. В администрации и ее структурных подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

5.7.3. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.8. Работа с обращениями граждан

5.8.1. Обеспечение своевременного рассмотрения и централизованного учета обращений граждан, поступивших в адрес главы местного самоуправления осуществляется общим отделом администрации; первого заместителя, заместителей главы администрации осуществляется секретарями соответствующих приемных заместителей главы администрации; поступивших в адрес структурных подразделений администрации и их должностных лиц - службой делопроизводства соответствующих подразделений.

5.8.2. Регистрации подлежат все обращения граждан независимо от способа их поступления или формы.

5.8.3. Работа по рассмотрению обращений граждан в администрации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Нижегородской области от 7 сентября 2007 г. № 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области", Положением о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа город Бор Нижегородской области.

5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования"

  Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в администрации осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов.

5.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (ДСП).

К документам ДСП не могут быть отнесены:

- нормативные правовые акты Губернатора и Правительства, администрации округа, затрагивающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации, а также устанавливающие правовой статус организаций;

- документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц и решения по ним;

- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

- документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (ДСП) определяется исполнителем документа, руководителем отдела или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если документ отнесен к категории "ДСП", вся переписка по вопросу оформляется с грифом "ДСП". В случае простановки на приложении отметки "ДСП" - весь пакет документов приобретает статус ДСП.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов к ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

Глава местного самоуправления в пределах своей компетенции определяет:

- порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям;

- порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации;

- организацию защиты документов ДСП.

Необходимость снятия грифа "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем отдела или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Решение о снятии грифа "ДСП" оформляется протоколом заседания экспертной комиссии администрации. Гриф погашается штампом или записью от руки с указанием номера и даты протокола, послужившим основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью сотрудника, занимающегося учетом и хранением документов.

5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлении заявителя принимает глава местного самоуправления, руководитель структурного подразделения.

За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП муниципальный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

В случае ликвидации администрации решение о дальнейшем использовании документов с отметкой ДСП принимает ликвидационная комиссия.

5.9.4. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу.

Документы ДСП:

- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

- учитываются, как правило, отдельно от несекретных документов. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется общим отделом администрации в СЭДО посредством заведения электронной карточки документа, а также занесением резолюции по исполнению, при этом электронный образ документа размещать в СЭДО запрещается.

5.9.5. Документы с отметкой ДСП:

- передаются работникам подразделений под расписку;

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения;

- хранятся в сейфах или металлических шкафах.

5.9.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.9.7. Проверка наличия документов ДСП проводится не реже 1 раза в год экспертной комиссией с привлечением работников, ответственных за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

5.9.8. О фактах утраты документов ДСП ставится в известность глава местного самоуправления и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

5.9.9. Уничтожение дел и документов с пометкой ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту с отметкой в учетных формах.

5.9.10. При смене сотрудника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего подразделения.

Результаты проверки оформляются актом.

VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА г. БОР

Документы, созданные и полученные в процессе деятельности администрации образуют документальный фонд администрации.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документального фонда администрации, являются - составление номенклатур дел, формирование дел, оформление дел  и их текущее хранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

6.1. Составление номенклатур дел

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве администрация разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.

Номенклатура дел администрации закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда администрации.

6.1.1. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел администрации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся  в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться действующим законодательством об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, об организации местного самоуправления в Нижегородской области, положениями об администрации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации и ее отделов, их виды, состав и содержание.

6.1.3. Номенклатура дел администрации (сводная) (приложения 14, 15) составляется общим отделом администрации на основании номенклатур дел структурных подразделений по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (далее – Правила хранения 2015 г.) при методической помощи архивного отдела администрации.

6.1.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации являются наименования структурных подразделений администрации.

6.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архивного и общего отделов, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел администрации для составления сводной номенклатуры дел администрации.

Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в общий отдел. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 6.1.6. Инструкции, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел администрации.

6.1.6. Сводная номенклатура дел администрации подписывается заведующим общим отделом администрации, утверждается главой местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией администрации (далее - ЭК), и один раз в 5 лет с архивным отделом администрации.

Оформление грифа утверждения производится в соответствии с п.3.3.2.13 настоящей Инструкции.

6.1.7. Номенклатура дел администрации составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел формируется в деле с распоряжением по основной деятельности, является приложением к распоряжению о ее утверждении,  документом постоянного срока хранения;

2-й экземпляр хранится в общем отдел в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в архивный отдел администрации, источником комплектования которого является администрация.

В качестве рабочего экземпляра в общем отделе используется копия утвержденной номенклатуры дел администрации.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел администрации хранится в общем отделе до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архивный отдел.

6.1.8. В структурные подразделения администрации номенклатура дел рассылается общим отделом в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

6.1.9. В конце каждого года номенклатура дел администрации уточняется и утверждается главой местного самоуправления. 

Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. В случае изменения функций и структуры администрации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с архивным отделом администрации и утверждению.

6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений администрации, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том, числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях – копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

6.1.12. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в общий отдел администрации.

6.1.13. Общим отделом администрации на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается заведующим общим отделом и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в администрации

в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел администрации хранится в общем отделе до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архивный отдел администрации.

6.1.14. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел.

Индекс дела состоит: из номера по классификатору администрации и ее структурных подразделений, установленного в администрации, цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 107-12-05, где 107 - номер по классификатору администрации, 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

6.1.15. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный – название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский – наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский – наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;

д) хронологический – дата (период), к которой (кому) относятся документы дела;

е) географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка со структурными подразделениями администрации городского округа г. Бор по основной деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с департаментом государственной гражданской и муниципальной службы по вопросам повышения квалификации сотрудников.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами местного самоуправления Нижегородской области о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с департаментом государственной гражданской и муниципальной службы об учете и хранении дел.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Квартальные отчеты администрации.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

6.1.16.Графа 3 номенклатуры дел  «Количество дел (томов) заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов)

6.1.17. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при отсутствии срока хранения в действующих перечнях или законодательстве Российской Федерации он определяется ЭК администрации по согласованию с ЭПК архивного органа.

6.1.18. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2019 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др.

6.1.19. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих.

Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений администрации.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архивный отдел администрации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

6.2. Формирование,  оформление дел и их текущее хранение

6.2.1 Формирование дел на бумажном носителе

6.2.1.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.1.2. Дела формируются в администрации как правило, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.

6.2.1.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

6.2.1.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется общим отделом и архивным отделом.

6.2.1.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

- приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.

- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

- документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

6.2.1.6. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются отдельно в дело.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказы группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.1.7. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.2.1.8. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.2.1.3-6.2.1.6 настоящей инструкции, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе.

В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

6.2.2.Оформление дел на бумажном носителе

6.2.2.1. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к  архивному  хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем сотрудников общего отдела и архивного отдела.

6.2.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 23); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 24); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 16); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.2.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование администрации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с муниципальным архивом; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности администрации с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного органа (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу,  вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

6.2.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.3 Текущее хранение дел

6.2.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в архивный отдел или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела на бумажном носителе, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

6.2.3.2. Порядок выдачи дел

Дела, находящиеся на оперативном хранении в структурных подразделениях администрации, выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделениях администрации, в порядке, установленном  настоящей инструкцией по делопроизводству.

6.2.3.2.1.Выдача дел специалистам структурных подразделений администрации производится с разрешения руководителя структурного подразделения администрации.

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение 26). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

6.2.3.2.2. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

   6.2.3.2.3. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы местного самоуправления или его заместителя, курирующего структурное подразделение, с составлением акта о выдаче дел во временное пользование (Приложение 27)

6.2.3.4. Изъятие (выемка) документов

6.2.3.4.1. Изъятие (выемка) документов из дел постоянного хранения, образовавшихся в деятельности администрации городского округа г.Бор, допускается в исключительных случаях.

  Производится в соответствии с  законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) администрации городского округа г.Бор и  разрешения главы местного самоуправления  или иного уполномоченного им лица с извещения руководителя структурного подразделения, документы которого изымаются.

6.2.3.4.2. Факт изъятия (выемки)  документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и администрации городского округа г.Бор. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

6.2.3.4.3. При изъятии  подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятие подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и /или хранения дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

6.2.3.5. Проверка наличия дел

6.2.3.5.1. В целях установления фактического наличия документов и дел специалистами структурных подразделений, ответственных за делопроизводство, совместно с архивным отделом и общим отделом  должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел: 

- перед передачей документов в архивный отдел администрации;

- при перемещении дел;

- при смене руководителя структурного подразделения;

- при реорганизации и ликвидации администрации или структурного подразделения.

   6.2.3.5.2. По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки утверждаются заместителем главы администрации, курирующим проверяемое структурное подразделение (Приложение 28).

6.2.3.5.3. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурных подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в общий отдел  и архивный отдел.

6.2.3.5.4. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом

руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше10 лет) сроков хранения или постоянного хранения), согласовывается с ЭК администрацией, ЭПК архивного учреждения и утверждается главой администрации (Приложение 29).

6.2.3.5.5. По одному экземпляру акта хранится в общем отделе, в архивном отделе  и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архивный отдел при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

VII. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ  К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ.

ВЫДЕЛЕНИЕ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ  С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

Подготовка документов к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1. 1. Ежегодно муниципальным служащим, ответственным за делопроизводство, в структурном подразделении, не наделенными правами юридического лица, выносит на  рассмотрение экспертной  комиссии   администрации (далее ЭК) предложения о хранении или уничтожении дел.

7.1. 2. Ежегодно муниципальным служащим, ответственным за делопроизводство, в структурном подразделении, наделенными правами юридического лица, выносит на  рассмотрение экспертной  комиссии структурного подразделения предложения о хранении или уничтожении дел.

7.1.3.При проведении экспертизы ценности  документов осуществляется:

- отбор документов постоянного  и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи их на архивное хранение;

- отбор документов временных (до 10 лет включительно)  сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел администрации, правильность определения сроков хранения.

7.1.4.Отбор документов на архивное хранение

7.1.4.1. Документы  постоянного хранения, в структурных подразделениях администрации, не наделенными правами юридического лица,   остаются на архивном хранении  в структурном подразделении в течение 5 лет до передачи их на постоянное хранение в архивный отдел.

7.1.4.2. Документы постоянного хранения, в  структурных подразделениях администрации,  наделенных правами юридического лица и являющихся организациями-источниками комплектования архивного отдела,   остаются на архивное хранение в структурном подразделении в течение 5 лет до передачи их на постоянное хранение в архивный отдел.

7.1.4.3. Документы  временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, в структурных подразделениях администрации, не наделенными правами юридического лица и наделенными   правами юридического лица остаются на архивном хранении  в структурном подразделении в течение установленных законодательством сроков.

7.1.4.4. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с  муниципальной службы, сформированных  в структурных подразделения с правами юридического лица, остаются на хранении  в установленном порядке в структурных подразделениях.

7.1.4.5. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с  муниципальной службы, сформированных  в секторе кадров и наград, остаются на хранении  в установленном порядке в структурном подразделении.

7.1.4.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел администрации.

7.1.4.7. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на архивное хранение  не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечению сроков их хранения.

7.1.5. Экспертиза ценности документов  проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных  документов с указанием сроков хранения.

7.1.5.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов  структурных подразделений администрации не наделенными  правами юридических лиц, создается экспертная комиссия (ЭК) распоряжением администрации.

7.1.5.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов  структурных подразделений администрации наделенными  правами юридических лиц, создается экспертная комиссия (ЭК) приказом руководителя структурного подразделения.

7.1.5.3. Задачи, функции, права, организация работы ЭК  определяются положением о ней,  утверждаемом правовым актом:

администрации (в случае структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица).

структурного подразделения (в случае структурных подразделений,  наделенными правами юридического лица)

7.1.6. Отбор документов для постоянного хранения  и временных (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения и долговременного хранения, в том числе по личному составу, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации или ЭК структурного подразделения, наделенного правами юридического лица.

7.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению

7.2.Составление описей дел

Передача дел  на архивное хранение проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

7.2.1. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством общего отдела и архивного отдела по формам, установленным действующими правилами в сфере архивного дела и делопроизводства.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и на архивное хранение не передаются.

7.2.2. Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела. (Приложения 17, 18, 19, 20,21) настоящей Инструкции.

7.2.3. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый;

- графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

- графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

7.2.4. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. (Приложения 20, 21).

7.2.5. Описи дел структурного подразделения,   изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения, согласовываются с ЭК администрации и заведующим общим отделом (в случае не наделения структурного подразделения правами юридического лица)  или с ЭК структурного подразделения, наделенного правами юридического лица, и руководителем структурного подразделения.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архивный отдел, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архивный отдел администрации также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

7.2.6. Подготовка электронных документов на архивное хранение  осуществляется, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении – пользователем соответствующей информационной системы  при методической помощи общего отдела  и архивного отдела, и  подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

Передача электронных документов на архивное хранение  производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах

7.2.7. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче на архивное хранение выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения

PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

- формирование в информационной системе описей электронных дел, документов

структурных подразделений;

- формирование в информационной системе администрации контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

- формирование в информационной системе администрации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

- миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архивный отдел не по информационно-коммуникационным каналам;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

7.2.8. Дела передаются на архивное хранение  в соответствии с Графиком передачи документов, согласованным  с руководителем структурного подразделения, передающих документы, и утвержденным главой администрации.

Прием-передача дел на архивное хранение  осуществляется, лицом, ответственным за делопроизводств в структурном подразделении,  в присутствии руководителя структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

7.2.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации, лицо, ответственное за делопроизводство  в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в общий отдел.

7.3.Уничтожение документов на бумажном носителе

7.3.1. На дела с истекшим сроком хранения в структурных подразделениях, не наделенными правами юридического лица, специалистом, ответственным за делопроизводство,  составляется предложение к акту о выделении к уничтожению документов администрации, не подлежащих хранению.

Предложения  направляются на рассмотрение ЭК администрации.

На основе предложений структурных подразделений ЭК администрации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 22).

Акт о выделении к уничтожению документов утверждается главой местного самоуправления после согласования ЭК администрации и утверждения ЭПМК Комитета по делам архивов Нижегородской области описей дел на  документы постоянного хранения и согласования архивным отделом описей дел на  документы по личному составу.

После чего, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

7.3.2. На дела с истекшим сроком хранения в структурных подразделениях, наделенными правами юридического лица, специалистом, ответственным за делопроизводство,  составляется предложение к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Предложения  направляются на рассмотрение ЭК структурного подразделения.

На основе предложений структурных подразделений ЭК структурного подразделения составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 22).

Акт о выделении к уничтожению документов утверждается руководителем структурного подразделения после согласования ЭК структурного подразделения и утверждения ЭПМК Комитета по делам архивов Нижегородской области описей дел на  документы постоянного хранения и согласования архивным отделом описей дел на  документы по личному составу.

После чего, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

7.4 Уничтожение электронных  документов

7.4.1. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

7.4.2. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

VIII. ПЕРАДАЧА ДОКУМЕНТОВ  НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ

8.1.  На хранение в  архивный отдел передаются документы с постоянным сроком хранения, включенных в установленном порядке, в состав Архивного Фонда Российской Федерации, по истечению 5 летнего срока хранения:

- в общем отделе администрации;

- в  структурных подразделениях-источниках комплектования архивного отдела, наделенных правами юридического лица;

- в  структурных подразделениях, не наделенных правами юридического лица, где формируются документы постоянного срока хранения, включенных в установленном порядке в состав Архивного Фонда РФ.

8.2.  Документы передаются в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным главой местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом.

8.3. В архивный отдел передаются дела с исполненными документами. Их передача производится только по описям дел, утвержденных в установленном порядке протоколом заседания ЭПМК Комитета по делам архивов Нижегородской области.

8.4. Дела с исполненными документами временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу на хранение в архивный отдел  не передаются.

8.5.  В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архивный отдел сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

8.6. Прием каждого дела производится сотрудником архивного отдела в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись сотрудника архивного отдела и лица, передавшего дела.

8.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации лицо, ответственное  за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел администрации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

IX. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов осуществляется в соответствии с Регламентом СЭДО.

X. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

10.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

10.2. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации городского округа г. Бор и структурных подразделений, производится администрацией городского округа г. Бор и структурными подразделениями самостоятельно.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы местного самоуправления или первого заместителя главы администрации определяется главой местного самоуправления. Главой местного самоуправления и первым заместителем главы администрации назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.

10.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе администрации.

10.4. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность общий отдел администрации.

10.5. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел администрации, где они уничтожаются по акту.

10.6. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается распоряжением администрации городского округа г. Бор на руководителей подразделений.

10.7. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение 10).

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

                                                                                                             к Инструкции

Эмблема

городского округа г. Бор

Администрация городского округа

город Бор Нижегородской области

ул. Ленина, д. 97, г. Бор, Нижегородская область, 606440

тел.(83159) 2-16-91, факс 2-21-93, E-mail: official@adm.bor.nnov.ru

От ___________№____________

На №_________от____________

(Кому)

(Куда)

Эмблема

городского округа г. Бор

Глава местного самоуправления городского округа

город Бор Нижегородской области

ул. Ленина, д. 97, г. Бор, Нижегородская область, 606440

тел.(83159) 2-16-91, факс 2-21-93, E-mail: official@adm.bor.nnov.ru

От ___________№____________

На №_________от____________

(Кому)

(Куда)

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

                                                                                                             к Инструкции

                                                                                                                                                  

Эмблема

городского округа г. Бор

Администрация

городского округа

город Бор Нижегородской области

ул. Ленина, д. 97, г. Бор,

Нижегородская область, 606440

тел.(83159) 2-16-91,факс 2-21-93

E-mail: official@adm.bor.nnov.ru

От ___________№____________

На №_________от____________

(Кому)

(Куда)

Глава местного самоуправления

городского округа

город Бор Нижегородской области

ул. Ленина, д. 97, г. Бор,

Нижегородская область, 606440

тел.(83159) 2-16-91,факс 2-21-93

E-mail: official@adm.bor.nnov.ru

От ___________№____________

На №_________от____________

(Кому)

(Куда)

     ПРИЛОЖЕНИЕ 3

          к Инструкции

Эмблема

городского округа г. Бор

Администрация городского округа

город Бор Нижегородской области

Первый заместитель

главы администрации

                                                                                                              И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

          к Инструкции

Эмблема

городского округа г. Бор

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

   ПРИЛОЖЕНИЕ 5

          к Инструкции

Эмблема

городского округа г. Бор

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Эмблема

городского округа г. Бор

Глава местного самоуправления

городского округа город Бор Нижегородской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                                                                   ПРИЛОЖЕНИЕ 6

          к Инструкции

Эмблема

городского округа г. Бор

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Эмблема

городского округа г. Бор

Глава местного самоуправления

городского округа город Бор Нижегородской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     ПРИЛОЖЕНИЕ 7

          к Инструкции

Эмблема

городского округа г. Бор

Управление образования и молодежной политики

администрации городского округа г. Бор

П Р И К А З

_______________                   №______________

                                                                                                                           ПРИЛОЖЕНИЕ 8

          к Инструкции

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника Управления образования и молодежной политики администрации городского округа г. Бор

от "__"_______  №____

ПОЛОЖЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

функций, возлагаемых на лиц, ответственных за ведение

делопроизводства

1. Получение и учет поступившей корреспонденции, регистрация  в СЭДО.

2. Подготовка проектов указаний по исполнению документа к входящим документам, передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующего указания по исполнению документа - исполнителю.

3. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

4. Проверка наличия  документов, находящихся на исполнении у сотрудников.

5. Проверка правильности оформления создаваемых документов в соответствии с требованиями Инструкции (наличие заголовка, виз, приложений, ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, фамилии и номера телефона исполнителя и т.п.).

6. Передача документов на подпись руководству.

7. Получение, учет и передача на исполнение, на подпись руководству, а также для регистрации и отправки документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения в подразделении.

8. Контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов.

9. Разработка, согласование и ведение номенклатуры дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел (ежегодно).

10. Формирование, оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся на хранении.

11. Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, составление описи дел.

12. Справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов.

13. Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

14. Оформление для заверения копий документов, подлинники которых находятся на хранении в данном структурном подразделении

15. Прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты.

16. Копирование документов по указанию руководства.

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

     к Инструкции

Примерный перечень документов,

на которые ставится гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: техническое и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.).

Положения об организациях.

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления,; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм, использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

          к Инструкции

Эмблема

городского округа г. Бор

Управление сельского хозяйства администрации городского округа г. Бор

П Р О Т О К О Л

_______________ №_______________

г.Бор

Заголовок

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь       - Фамилия И.О.

Присутствовали:

Наименование должности фамилии И.О. в алфавитном порядке

Приглашенные:

Наименование должности   фамилии И.О в алфавитном порядке

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

II. Наименование вопроса

I. СЛУШАЛИ:

Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).

Изложение содержания доклада (в предложном падеже)- о чем?

ВЫСТУПИЛИ:

Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).

Изложение содержания выступления ( в предложном падеже)-о чем?

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1. Одобрить проект.........

1.2. Начальнику управления ..... (ФИО) совместно с другими структурными подразделениями городского округа доработать....

II.СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председатель                                        И.О.Фамилия

Секретарь                                              И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

     к Инструкции

Эмблема

городского округа г. Бор

Управление сельского хозяйства

администрации городского округа г. Бор

П Р О Т О К О Л

_______________ №_______________

г.Бор

Заголовок

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь    - Фамилия И.О.

Присутствовали:

Наименование должности         фамилии И.О в алфавитном порядке

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

II. Наименование вопроса

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1. Одобрить проект.........

1.2. Начальнику управления ..... (ФИО) совместно с другими структурными подразделениями городского округа г. Бор доработать....

Председатель                                        И.О.Фамилия

Секретарь                                              И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

          к Инструкции

Эмблема городского округа г. Бор

Управление сельского хозяйства администрации городского округа г. Бор

В Ы П И С К А   ИЗ   П Р О Т О К О Л А

_______________ №_______________

г.Бор

Заголовок

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь    - Фамилия И.О.

Присутствовали:

Наименование должности     фамилии И.О в алфавитном порядке

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

I. СЛУШАЛИ:

Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).

Изложение содержания доклада (в предложном падеже)- о чем?

ВЫСТУПИЛИ:

Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).

Изложение содержания выступления ( в предложном падеже)-о чем?

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1. Одобрить проект.........

1.2. Начальнику управления ..... (ФИО) совместно с другими структурными подразделениями городского округа г. Бор доработать....

Председатель                                        И.О.Фамилия

Секретарь                                              И.О.Фамилия

Верно

Должность                Подпись                    И.О.Фамилия

Дата

Примечание: Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу. Выписка заверяется службой делопроизводства структурного подразделения, осуществляющего рассылку.

                                                                                                           

                                 ПРИЛОЖЕНИЕ 14

          к Инструкции

Эмблема

городского округа г.Бор

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________                               №_______________

г.Бор

на ___________год

УТВЕРЖДАЮ

Глава местного самоуправления городского

округа г.Бор

    _________________________________

                                                                              подпись               /            расшифровка подписи

                                 _________

                    Дата

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечание

Название раздела

Заведующий общим отделом                  Подпись                                    И.О.Фамилия

Виза заведующего архивным

отделом (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

от ______________ № ___

СОГЛАСОВАНО

Заведующий архивным отделом администрации городского округа г.Бор

от ______________ № ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ________ году в администрации

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Заведующий общим отделом

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Должность лица,

передавшего сведения

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

к Инструкции

Эмблема

городского округа г.Бор

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

(наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________                               №_______________

г.Бор

на ___________год

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во томов (частей)

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечание

Название раздела

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                                               Подпись                     И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО (1)

Протокол ЭК

структурного подразделения

от ______________ № ___

(1)При наличии ЭК структурного подразделения

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ________ году в (наименование структурного подразделения)

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Должность

руководителя структурного

подразделения

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в общий отдел администрации

Должность лица,

передавшего сведения

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 16

к Инструкции

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ________________

№

пп

Регистрационный индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера

листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

   ПРИЛОЖЕНИЕ 17

к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

                                                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                                                  Руководитель учреждения

                                                                                 (структурного подразделения)          

Фонд №___________                                                                                  подпись

                                                                                  расшифровка подписи                                                                                                   

ОПИСЬ N ___________                                                Дата

дел постоянного хранения

за __________ год

N

п/п

Индекс

дела

Заголовок

Дела

Крайние

даты

Количе-ство

листов

Примеча-ние

1

2

3

4

5

6

                                                      Название раздела

     В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,

                                                                        (цифрами и прописью)

с N ___________________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                             Подпись                         Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)                  Подпись                         Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                              УТВЕРЖДЕНО

Протокол (ЭК) организации             Протокол ЭПК архивного учреждения

от___________ N __________           от____________ N ___________

                                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ 18

к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

                                                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                                                 Руководитель учреждения

Фонд N ________                                                  (структурного подразделения)                

                                                                                                                           подпись           

                                                                                     расшифровка подписи                                                 

ОПИСЬ № ___________                                                                                      

дел по личному составу

за __________ год                                         

N

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние даты

Срок

хранения

Количество

листов

Примеча-ние

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено________________________________ дел,

                                                                      (цифрами и прописью)

с N ___________________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                               Подпись                       Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)                    Подпись                       Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                              УТВЕРЖДЕНО

Протокол (ЭК) организации             Протокол ЭПК архивного учреждения

от___________ N __________           от____________ N _____________           

                                    ПРИЛОЖЕНИЕ 19

к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

                                                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                                                  Руководитель учреждения

Фонд N ________                                                  (структурного подразделения)                

                                                                                        подпись           

                                                                                       расшифровка подписи                                                 

                         

                                                                                        Дата                                      

ОПИСЬ N ________   

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения                               

за _________ год                              

N

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние даты

Срок

хранения

Количество

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено ________________________________ дел,

                                                                       (цифрами и прописью)

с N ___________________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                                       Подпись               Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)                           Подпись                Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол (ЭК) организации

от___________ N __________                                                               

      ПРИЛОЖЕНИЕ 20

к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

                                                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                                                Руководитель учреждения            Фонд N ________                                                 (структурного подразделения)                

                                                                                                                           подпись           

                                                                                       расшифровка подписи                                                 

                                                                                        Дата                                                              

ОПИСЬ N _________                             

электронных дел, документов

постоянного хранения

за _______ год

N

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние

даты

Объем, Мб

Примечания

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ________________________________ дел,

с N ____________________________по N _________________________________.

         (цифрами и прописью)                                (цифрами и прописью)

объемом ________________________________________ Мб.

Наименование должности

составителя описи                                 Подпись                    Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)                      Подпись                    Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                               УТВЕРЖДЕНО

Протокол (ЭК) организации             Протокол ЭПК архивного учреждения

от___________ N __________           от____________ N ___________

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _______________

электронных дел, документов постоянного хранения

за __________ год

Реестр документов   (контейнеров   электронных  документов)  электронного

дела:*

N ед.хр. по описи ______________________ Индекс дела ____________________

Заголовок дела __________________________________________________________

Дата

документа

Рег. N документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование должности

составителя описи                             Подпись                   Расшифровка подписи

______________________________

* Составляется на каждое электронное дело

   ПРИЛОЖЕНИЕ 21

к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

                                                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                                                  Руководитель учреждения

Фонд N ________                                                   (структурного подразделения)                

                                                                                                                           подпись           

                                                                                       расшифровка подписи                                                 

                                                                                        дата                                     

ОПИСЬ N

электронных дел, документов временных

(свыше 10 лет) сроков хранения

за _____ год

N

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Объем, Мб

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

с N _____________________________по N ________________________________.

          (цифрами и прописью)                               (цифрами и прописью)

объемом ______________________________ Мб.

Наименование должности

составителя описи                                  Подпись                  Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)                        Подпись                 Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол  (ЭК) организации

от___________ N __________

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ________

электронных дел временных

(свыше 10 лет) сроков хранения

за _______ год

Реестр  документов  (контейнеров  электронных  документов)   электронного

дела:*

N ед.хр. по описи ______________________ Индекс дела ___________________

Заголовок дела __________________________________________________________

Дата

Документа

Рег. N документа

Наименование документа

Объем,

Мб

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование должности

составителя описи                                   Подпись                   Расшифровка подписи

______________________________

* Составляется на каждое электронное дело.

ПРИЛОЖЕНИЕ 22

к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

УТВЕРЖДАЮ

Глава местного самоуправления

городского округа г.Бор

                                                                                                                         подпись           

                                                                                       расшифровка подписи                                                 

                                                                                               Дата                                     

          АКТ                    

____________ N __________                 

о выделении к уничтожению                   

архивных документов, не подлежащих                          

хранению                                    

На основании ____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

                               сроков их хранения)

отобраны к уничтожению  как  не имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда N ___________________

                                                                                                     (название фонда)

N

п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Номер

описи*

Номер ед.хр. по описи

Количество

ед. хр.

Сроки хранения

и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого ____________________________ ед. хр. за _____________________ годы.

               (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________________ годы утверждены ЭПК

____________________________________________________________________

                                  (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ N _____________________)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)                            Подпись               Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол (ЭК) администрации

от __________ N ___________

_____________________________

Документы в количестве ________________________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом __________________________________ кг сданы

на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________

_____________________________________________________________________

                                    (способ уничтожения)

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                 Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы                                  Подпись               Расшифровка подписи

Дата

* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче  в архив организации, графы 4, 5 не заполняются.

ПРИЛОЖЕНИЕ 23

к Инструкции

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

________________________________________

Ф. N ___________________

________________________________________

Оп. N __________________

________________________________________

Д. N ___________________

________________________________________

__________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)

ДЕЛО N________ ТОМ N______

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

___________________________________________________________________

(ДАТА)

На ______ лист

Хранить_________

Ф. N ________________

Оп. N _______________

Д. N ________________

ПРИЛОЖЕНИЕ 24

к Инструкции

Лист-заверитель дела N ______

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ лист(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы _______________ пропущенные номера _____________

+ листов внутренней описи _________________________________________________

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

NN листов

1

2

_________________________________________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

ПРИЛОЖЕНИЕ 25

к Инструкции

Журнал

учета простых печатей и штампов

№№ п/п

Дата регистрации

От кого получены печати и штампы

Оттиск печати, штампа

ФИО получившего штамп, печать, наименование структурного подразделения

Расписка в получении, дата

Отметка о возврате или уничтожении

1

2

3

4

5

6

7

ПРИЛОЖЕНИЕ 26

к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

____________________________________________________________________

              (структурное подразделение)

Дело ___________________________________________________________________

          (индекс дела)

Выдано во временное пользование:

N

п/п

Ф.И.О. пользователя

Дата

выдачи

Дата

возврата

Подпись

выдавшего

дело

Подпись

получившего

дело

1

2

3

4

5

6

ПРИЛОЖЕНИЕ 27

к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

АКТ

___________ N ______________

о выдаче дел во временное пользование

_____________________________________

_____________________________________

      (наименование организации,

       ее адрес, почтовый индекс)

Основание _______________________________________________________________

_________________________________________________________________________

N

п/п

Опись

N

Ед. хр. N

Заголовок ед. хр.

Крайние

даты

Количество листов, формат

(объем, Мб)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Всего выдается ____________________________________________ ед. хр.,

                                                  (цифрами и прописью)

срок возвращения _______________________________________________________.

Дела выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках,  с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дела, полученные во  временное пользование, посторонним лицам,  не выдавать  по  ним  копий,  выписок  и справок, не публиковать документы без  разрешения  организации,  выдавшейдела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный  в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности                                                                          Наименование должности

руководителя структурного подразделения,                                             руководителя

выдающего дела                                                                                           организации-получателя

Подпись            Расшифровка   подписи                                                    Подпись               Расшифровка подписи

Дата                                                                                                               Дата 

Печать организации                                                                                     Печать организации

                                                                                                         ПРИЛОЖЕНИЕ № 28                                                                                                                               

                                                                                               к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

                                                                                                     УТВЕРЖДАЮ

Зам. Главы администрации

городского округа г.Бор

                                                                                                                                                           подпись           

                                                                                       расшифровка подписи                                                 

                                                                                                               Дата                                     

                  АКТ                                                                                                                                                 

__________ N _______________                                                                                                   

проверки наличия и состояния

архивных документов                       

Фонд N ________________

Название фонда __________________________________________________________

Номера описей ___________________________________________________________

     Проверка проводилась с ____________________ по _____________________

     Проверкой установлено:

1. Числится по описям дел _____________________________________   ед.хр,

                                                                      (количество)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеются литерные номера:

       а) не учтенные в итоговой записи __________________________       ед.хр.

                                                                      (количество)

       б) не перечисленные, но учтенные

       в итоговой записи _________________________________________    ед.хр.

                                                                     (количество)

2.2. Пропущено номеров:

       а) не учтенных в итоговой записи __________________________        ед.хр.

       б) не перечисленных, но учтенных

       в итоговой записи _________________________________________     ед.хр.

                                                                      (количество)

2.3. Другие, в результате чего объем

       увеличился на _____________________________________________    ед.хр.

                                                                      (количество)

       уменьшился на ____________________________________________     ед.хр.

                                                                      (количество)

3. Числится по описям в результате

устранения технических ошибок __________________________________ ед.хр.

                                                                      (количество)

4. Не оказалось в наличии _______________________________________    ед.хр.

                                                                      (количество)

5. Имеется в наличии по данному фонду

(включенных в описи) ___________________________________________ ед.хр.

                                                                       (количество)

из них требующих:

а) дезинфекции _________________________________________________ ед.хр.

                                                                       (количество)

б) дезинсекции _________________________________________________ ед.хр.

                                                                       (количество)

в) реставрации _________________________________________________  ед.хр.

                                                                       (количество)

г) переплета или подшивки ______________________________________   ед.хр.

                                                                      (количество)

д) восстановления затухающих текстов ___________________________    ед.хр.

                                                                       (количество)

е) неисправимо поврежденных ____________________________________ ед.хр.

                                                                       (количество)

6. Имеется не включенных в описи _______________________________    ед.хр.

                                                                       (количество)

7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),

имеющихся в наличии ____________________________________________ед.хр.

                                                                        (количество)

8. Характеристика условий хранения___________________________________________________________

____________________________________________________________________

Проверку производили:

Специалист структурного

подразделения, ответственного

за делопроизводство                                    Подпись              Расшифровка подписи

Заведующий общим отделом                      Подпись              Расшифровка подписи

Заведующий архивным отделом                 Подпись              Расшифровка подписи

                                                                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ № 29                                                                                            

                                                                                                         к Инструкции

Администрация городского округа город Бор

Нижегородской области

                                                                                УТВЕРЖДАЮ

Руководитель администрации

городского округа г.Бор

                                                                                                                                                           подпись           

                                                                                       расшифровка подписи                                                 

                                                                                                               Дата                                     

           АКТ                                                                                             

___________ N _____________                                          

                                                                                                                                                 

об утрате документов                                                                       

                                                                                               

Фонд N __________________________________________________________________

                           (название фонда)

     В результате ________________________ установлено отсутствие в фонде

перечисленных ниже дел, предпринятые  архивом   меры   по   розыску   дел

положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным  снять

с учета:

N

п/п

Опись

N

Ед. хр. N

Заголовок

ед. хр.

Крайние

даты

Количе-ство листов

(объем, Мб)

Предпола-гаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7

   Итого _______________________________________________________ ед. хр.

                                              (цифрами и прописью)

   Содержание утраченных документов  может   быть   частично   восполнено

следующими ед. хр.:______________________________________________________

                                             (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности

руководителя архива                     Подпись       Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО*                                                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения                 Протокол ЦЭК (ЭК) администрации

от__________ N___________                                  от_____________ N ___________

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности

работника архива                       Подпись        Расшифровка подписи

______________________________

* Если не обнаружены дела постоянного хранения.

1