О ПРИЗНАНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ, ПОДПИСАННЫХ ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ, РАВНОЗНАЧНЫМИ ДОКУМЕНТ...



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

01.04.2013 № 73

О ПРИЗНАНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ, ПОДПИСАННЫХ ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ, РАВНОЗНАЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ, ПОДПИСАННЫМ СОБСТВЕННОРУЧНОЙ ПОДПИСЬЮ

В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", в целях признания электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) в Правительстве Новосибирской области, областных исполнительных органах государственной власти Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, постановляю:

1. Утвердить прилагаемые:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ в СЭДД, по его простой электронной подписи;

2) перечень обязанностей оператора СЭДД при операциях с ключами простой электронной подписи;

3) перечень обязанностей лица, подписывающего электронный документ в СЭДД простой электронной подписью.

2. Наделить правом простой электронной подписи в СЭДД должностных лиц, имеющих право подписи на бумажных носителях.

3. Признать электронный документ в СЭДД, подписанный простой электронной подписью, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью должностным лицом, в соответствии с требованиями статьи 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4. Министерству юстиции Новосибирской области (Омелехина Н.В.) в срок до 01.05.2013 разработать нормативный правовой акт, регламентирующий порядок работы пользователей СЭДД с использованием простой электронной подписи.

5. Возложить на департамент информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области (Дюбанов А.В.) функции оператора информационной системы СЭДД (далее - оператор СЭДД).

6. Областным исполнительным органам государственной власти Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (Соболев А.К.):

1) в срок до 01.05.2013 представить оператору СЭДД:

а) список должностных лиц органа, наделенных правом подписи документов на бумажных носителях;

б) список должностных лиц органа, наделенных правом проставления простой электронной подписи в СЭДД за должностных лиц органа, наделенных правом подписи документов на бумажных носителях;

в) список делопроизводителей органа в СЭДД;

2) в целях обеспечения актуальности реестра ключей простых электронных подписей в случае необходимости изменения права подписи, отзыва права подписи, возникновения права подписи или в случае изменения фамилии, имени или отчества должностного лица органа, замещающего должностного лица органа и делопроизводителя органа - незамедлительно сообщать об указанных изменениях оператору СЭДД за подписью руководителя областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области или уполномоченного им лица;

3) в целях обеспечения актуальности реестра ключей простых электронных подписей в случае плановых изменений, касающихся должностных лиц органа, замещающих должностных лиц органа и делопроизводителей органа, за 3 рабочих дня до предполагаемого события сообщать об изменениях оператору СЭДД за подписью руководителя областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области или уполномоченного им лица с указанием даты предполагаемого события;

4) ознакомить пользователей СЭДД с настоящим постановлением.

7. Департаменту информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области (Дюбанов А.В.) в срок до 01.05.2013 обеспечить генерацию и установку ключей простых электронных подписей (электронных сертификатов) на рабочих местах пользователей СЭДД.

8. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

В.А.ЮРЧЕНКО

Утверждены

постановлением

Губернатора Новосибирской области

от 01.04.2013 № 73

ПРАВИЛА

ОПРЕДЕЛЕНИЯ ЛИЦА, ПОДПИСЫВАЮЩЕГО ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ В СЭДД, ПО ЕГО ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

1. Система электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) автоматически определяет должностное лицо, изменившее электронный документ (создавшее, подписавшее, согласовавшее, зарегистрировавшее электронный документ, прошедшее процедуру ознакомления с электронным документом), по ключу простой электронной подписи должностного лица.

Данная информация содержится в электронном документе и отображается в регистрационно-контрольной карточке электронного документа в СЭДД.

2. При подписании регистрационно-контрольной карточки в базе "Организационно-распорядительные документы" СЭДД отображается следующая информация:

1) о должностном лице, подписавшем документ на бумажном носителе;

2) о должностном лице (замещающем должностном лице), подписавшем регистрационно-контрольную карточку электронного документа своим ключом простой электронной подписи;

3) о лице (делопроизводителе), зарегистрировавшем регистрационно-контрольную карточку электронного документа.

3. При подписании регистрационно-контрольной карточки в базе "Внутренние документы" СЭДД отображается следующая информация:

1) о должностном лице, подписавшем документ на бумажном носителе;

2) о должностном лице (замещающем должностном лице), подписавшем регистрационно-контрольную карточку электронного документа своим ключом простой электронной подписи;

3) о лице (делопроизводителе), зарегистрировавшем регистрационно-контрольную карточку электронного документа.

4. При регистрации регистрационно-контрольной карточки в базе "Входящие документы" СЭДД отображается информация о лице (делопроизводителе), зарегистрировавшем регистрационно-контрольную карточку электронного документа.

5. При регистрации регистрационно-контрольной карточки в базе "Исходящие документы" СЭДД отображается следующая информация:

1) о должностном лице, подписавшем документ на бумажном носителе;

2) о должностном лице (замещающем должностном лице), подписавшем регистрационно-контрольную карточку электронного документа своим ключом простой электронной подписи;

3) о лице (делопроизводителе), зарегистрировавшем регистрационно-контрольную карточку электронного документа.

6. При проведении процедуры согласования в листе согласования отображается список участников согласования электронного документа в СЭДД и отображается следующая информация:

1) о должностном лице, согласовавшем документ на бумажном носителе;

2) о должностном лице (замещающем должностном лице), проставившем согласование электронного документа своим ключом простой электронной подписи в СЭДД;

3) результат согласования.

7. При проведении процедуры ознакомления в листе ознакомления отображается:

1) список участников ознакомления электронного документа в СЭДД;

2) дата и время ознакомления.

8. При регистрации регистрационно-контрольной карточки в базе "Обращения граждан" СЭДД отображается информация о лице (делопроизводителе), зарегистрировавшем регистрационно-контрольную карточку электронного документа.

9. Информация о должностных лицах, создавших, подписавших, согласовавших, зарегистрировавших электронные документы в СЭДД, прошедших процедуру ознакомления с электронными документами в СЭДД, хранится в базе данных СЭДД.

Утвержден

постановлением

Губернатора Новосибирской области

от 01.04.2013 № 73

ПЕРЕЧЕНЬ

ОБЯЗАННОСТЕЙ ОПЕРАТОРА СЭДД ПРИ ОПЕРАЦИЯХ С КЛЮЧАМИ ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

1. Генерацию и установку ключей простых электронных подписей в СЭДД осуществляет оператор СЭДД. Создание паролей для ключей простой электронной подписи осуществляется пользователем СЭДД в порядке, установленном перечнем обязанностей пользователя СЭДД при использовании ключа простой электронной подписи.

Ключ простой электронной подписи в СЭДД является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. В обязанности оператора СЭДД входит:

1) создание реестра ключей простых электронных подписей в соответствии с представленными областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области, администрацией Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области списками должностных лиц органа, наделенных правом подписи документов на бумажных носителях, должностных лиц органа, наделенных правом проставления простой электронной подписи в СЭДД за должностных лиц органа, наделенных правом подписи документов на бумажных носителях, делопроизводителей органа в СЭДД;

2) ведение и поддержание в актуальном состоянии реестра ключей простых электронных подписей; внесение изменений в указанный реестр в случае изменений, касающихся должностных лиц органа, замещающих должностных лиц органа и делопроизводителей органа, по представлению руководителей областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области или уполномоченных ими лиц:

об аннулировании ключей простых электронных подписей, о приостановлении и возобновлении действия простых электронных подписей - в течение дня получения сведений;

об иных изменениях - в течение трех рабочих дней;

3) генерация ключей простых электронных подписей средствами СЭДД и установка их на рабочих местах пользователей СЭДД в течение трех рабочих дней по представлению руководителей областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области или уполномоченных ими лиц;

4) приостановление и возобновление действия ключей простых электронных подписей, а также аннулирование их по заявлениям пользователей СЭДД либо при возникновении инцидентов информационной безопасности в течение дня получения сведений;

5) обеспечение конфиденциальности при создании, хранении ключей простых электронных подписей в СЭДД;

6) назначение администраторов СЭДД из числа штатных сотрудников для выполнения указанного выше функционала.

Утвержден

постановлением

Губернатора Новосибирской области

от 01.04.2013 № 73

ПЕРЕЧЕНЬ

ОБЯЗАННОСТЕЙ ЛИЦА, ПОДПИСЫВАЮЩЕГО ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ В СЭДД ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

1. Лицо, подписывающее электронный документ в системе электронного документооборота и делопроизводства простой электронной подписью (далее - пользователь СЭДД), имеет доступ к СЭДД в соответствии со своей персональной учетной записью в СЭДД.

2. Пользователь СЭДД при использовании ключа простой электронной подписи обязан:

1) применять действующий личный ключ простой электронной подписи для подписания электронных документов в СЭДД;

2) все действия с ключом простой электронной подписи в СЭДД выполнять с использованием своей персональной учетной записи;

3) соблюдать конфиденциальность ключа простой электронной подписи, принимать все возможные меры для предотвращения его потери, раскрытия, искажения и несанкционированного использования;

4) немедленно обратиться с письменным заявлением к оператору СЭДД с целью приостановления действия ключа простой электронной подписи в случае потери, раскрытия, искажения ключа, а также в случае, если пользователю системы стало известно, что этот ключ используется или использовался ранее другими лицами;

5) изменять при первом обращении к СЭДД временный пароль, создаваемый администратором СЭДД при создании ключа простой электронной подписи или смене забытого пароля, согласно рекомендациям Руководства пользователя СЭДД, утвержденного оператором СЭДД;

6) при выборе пароля ключа простой электронной подписи выполнять следующие правила:

а) пароль должен содержать не менее шести символов, включая буквы верхнего и нижнего регистров и цифры;

б) пароль не должен являться словом, присутствующим в словарях, или профессиональным термином, в том числе набранным в другой раскладке клавиатуры;

в) пароль не должен основываться на семейной, служебной и другой легко доступной информации (фамилии, имена, даты рождения, клички животных, автомобильные и телефонные номера, названия организаций, адреса сайтов и т.п., в том числе набранные в другой раскладке клавиатуры);

г) пароль не должен содержать легко угадываемые последовательности символов.

3. Пользователю СЭДД при использовании ключа простой электронной подписи запрещается:

1) применять ключ электронной подписи другого лица;

2) применять приостановленный или аннулированный ключ электронной подписи;

3) применять ключ электронной подписи с истекшим сроком действия;

4) сообщать свой пароль ключа простой электронной подписи другим лицам или записывать его на материальных носителях, доступных для других лиц;

5) сохранять пароль в программно-технических средствах в открытом виде или использовать средства его автоматического ввода;

6) использовать легко угадываемый алгоритм смены пароля.