Об электронном документообороте



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

Администрация Тамбовской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

02.12.2009

г. Тамбов

№ 1429

Об электронном документообороте

(в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92 (ru68000201400106)

Для организации электронного документооборота в администрации области и исполнительных органах государственной власти области администрация области постановляет:

(пункт 1 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

1. Возложить на управление информационных технологий, связи и документооборота администрации области (Стрельцов) организацию электронного документооборота администрации области и исполнительных органов государственной власти области.

(пункт 2 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

2. Утвердить положение о системе защищенного электронного документооборота администрации области и исполнительных органов государственной власти области согласно приложению № 1.

3. Утвердить перечень официальных адресов электронной почты групповых рассылок (далее - Перечень рассылок) согласно приложению № 2.

(пункт 4 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

4. Разрешить использование адресов групповых рассылок только в защищенном электронном документообороте с использованием электронной подписи (далее - ЭП).

(пункт 5 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

5. Утвердить порядок работы с электронными документами в системе защищенного электронного документооборота в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области (далее - Порядок) согласно приложению № 3.

6. Утвердить форму Реестра лиц, уполномоченных вести электронный документооборот с использованием ЭЦП в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области, (далее - Реестр уполномоченных лиц) согласно приложению № 4.

7. Руководителям структурных подразделений администрации области и исполнительных органов государственной власти области:

перейти с 01.12.2009 на использование электронных документов в документообороте со структурными подразделениями администрации области, исполнительными органами государственной власти области, администрациями городов и районов;

использовать документооборот. на бумажных носителях только в случаях, если использование электронного документооборота противоречит нормам действующего законодательства Российской Федерации;

назначить уполномоченное лицо, удостоверяющее электронные документы ЭЦП (далее - уполномоченное лицо);

(абзац изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

организовать получение ЭЦП в Тамбовском областном государственном бюджетном учреждении «Региональный информационно-технический центр» (далее - ТОГБУ «РИТЦ»);

организовать работу с нормативными правовыми актами области на основании поступающих по электронной почте извещений об их опубликовании на информационном портале органов государственной власти и местного самоуправления в сети Интернет.

(пункт 8 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

8. Управлению информационных технологий, связи и документооборота администрации области (Стрельцов) для организации защищенного электронного документооборота:

обеспечить функционирование сервера электронной почты защищенного электронного документооборота с использованием ЭП и настройку электронной почты на рабочих станциях уполномоченных лиц;

организовать ведение Перечня официальных адресов защищенного электронного документооборота с использованием ЭЦП на внутреннем Портале органов государственной власти и местного самоуправления области;

организовать ведение Перечня рассылок с использованием ЭЦП;

организовать работу по развитию информационной системы учета нормативных правовых актов (далее - НПА) области с учетом требований настоящего постановления;

организовать актуализацию Реестра уполномоченных лиц;

организовать работу по установке программно-технических средств ЭЦП в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области, администрациях городов и районов.

(пункт 9 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

9. ТОГБУ «РИТЦ» (Байбаков):

оказывать услуги удостоверяющего центра исполнительным органам государственной власти и администрациям городов и районов, участвующим в защищенном электронном документообороте с использованием ЭЦП, на безвозмездной основе;

проводить установку и настройку программно-технических средств ЭП и электронной почты защищенного электронного документооборота с использованием ЭП на компьютеры уполномоченных лиц.

(пункт 10 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

10. Рекомендовать администрациям городов и районов:

перейти на использование электронных документов в документообороте со структурными подразделениями администрации области, исполнительными органами государственной власти области, администрациями городов и районов;

назначить уполномоченное лицо и организовать получение средств ЭЦП в соответствии с порядком, установленным настоящим постановлением.

(пункт 11 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

11. Рекомендовать Тамбовской областной Думе, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти и иным организациям, участвующим в межведомственном взаимодействии с администрацией области, исполнительными органами государственной власти области, органами местного самоуправления, в том числе при предоставлении государственных и муниципальных услуг населению, перейти на использование электронных документов в документообороте со структурными подразделениями администрации области, исполнительными органами государственной власти области, органами местного самоуправления с заключением соответствующих соглашений.

(пункт 12 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

12. Управлению информационных технологий, связи и документооборота администрации области (Князев):

перейти на обработку и передачу электронных документов в органы исполнительной власти области, администрации городов и районов по электронной почте в соответствии с Порядком, установленным настоящим постановлением;

организовать рассылку извещений об обнародованных на информационном портале органов государственной власти и местного самоуправления в сети Интернет НПА области;

предоставлять официальные копии принятых НПА на бумажных носителях по запросам структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти области и администраций городов и районов;

внести необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству в администрации области, утвержденную постановлением администрации области от 21.03.2008 № 353, с учетом положений Порядка, утвержденного настоящим постановлением.

(пункт 13 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

13. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации области А.А.Сазонова.

Глава администрации

области О.И. Бетин

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации области

от 02.12.2009 № 1429

Положение

о системе электронного документооборота администрации области и исполнительных органов государственной власти области

1. Электронный документооборот администрации области и исполнительных органов государственной власти области (далее - электронный документооборот) представляет собой взаимодействие информационных систем документооборота администрации области, исполнительных органов государственной власти области, администраций городов и районов и иных органов и организаций (далее - участники).

(пункт 2 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

2. Организатором электронного документооборота является управление информатизации администрации области.

3. Под взаимодействием информационных систем документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота по электронной почте с использованием или без использования средств криптографической защиты.

(пункт 4 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

4. При осуществлении электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию для служебного использования. Информационные сообщения для служебного пользования передаются с использованием средств криптографической защиты и в обязательном порядке подписываются электронной подписью.

5. Основными принципами электронного документооборота являются: обеспечение технологической возможности использования

электронного документооборота переменным числом его участников;

применение участниками электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками электронного документооборота;

обеспечение целостности передаваемой информации;

минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками

электронного документооборота;

обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

(пункт 6 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

6. Технико-технологическая инфраструктура электронного документооборота состоит из следующих элементов:

головной узел электронного документооборота, оператором которого является организатор электронного документооборота;

абонентские пункты участников электронного документооборота с установленными средствами криптографической защиты информации и электронной подписью;

каналы связи.

7. Технические средства головного узла электронного документооборота включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников электронного документооборота.

8. Основными функциями головного узла электронного документооборота являются:

обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле электронного документооборота и передаче по каналам связи до почтовых ящиков участников электронного документооборота;

обмен электронными сообщениями между участниками электронного документооборота.

9. Технические средства участника межведомственного электронного документооборота включают в себя программное обеспечение работы электронной почты, коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированное рабочее место.

10. Основными функциями абонентских пунктов участников межведомственного электронного документооборота являются:

обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в канал связи;

доставка электронных сообщений, полученных из головного узла электронного документооборота, в информационные системы электронного документооборота адресатов;

отправка электронных сообщений из информационных систем электронного документооборота участников электронного документооборота на головной узел электронного документооборота;

хранение электронных сообщений до передачи на головной узел электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата.

11. Обмен электронными сообщениями при осуществлении электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников электронного документооборота.

12. Организатор электронного документооборота осуществляет следующие функции:

организационное и методическое обеспечение электронного документооборота;

формирование и актуализация адресных справочников почтовых ящиков;

организация эксплуатации технико-технологической инфраструктуры электронного документооборота;

организация информационной безопасности электронного

документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Организацию технико-технологической инфраструктуры электронного документооборота осуществляет организатор электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла электронного документооборота до абонентских пунктов участников электронного документооборота.

Для организации каналов связи электронного документооборота используются каналы связи организатора электронного документооборота и (или) каналы связи, арендуемые организатором электронного документооборота у операторов связи.

(пункт 14 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

14. Технические средства абонентских пунктов участников электронного документооборота приобретаются ими самостоятельно, программно-технические средства защиты информации и программа электронной почты передаются участникам электронного документооборота на безвозмездной основе во временное пользование организатором электронного документооборота. Передача оформляется актом приема- передачи технических средств. Технические средства должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность технических средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации. Программно-технические средства электронной подписи (далее - ЭП) передаются участникам электронного документооборота в соответствии с установленным порядком.

15. Настройка технических средств и средств защиты, а также установка специального программного обеспечения осуществляются под руководством организатора электронного документооборота.

16. Электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ с указанными в нем реквизитами. Обеспечение воспроизведения получаемых электронных документов возлагается на их отправителя.

17. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе. Это соответствие может подтверждаться его электронной подписью.

18. Регистрация (учет) электронных сообщений в информационной системе электронного документооборота участника электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

19. Система электронного документооборота участника электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о получении электронных сообщений этим участником.

20. Поддержание технико-технологической инфраструктуры электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется организатором электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

21. Информационная безопасность при осуществлении электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

22. К техническим мероприятиям относятся:

организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

обеспечение целостности обрабатываемых данных; обеспечение антивирусной защиты информации; резервное и архивное копирование.

23. К организационным мероприятиям относятся:

контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

определение должностных лиц участников электронного документооборота и организатора электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников электронного документооборота и технических средств этих узлов.

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации области

от 02.12.2009 № 1429

ПЕРЕЧЕНЬ

официальных адресов электронной почты групповых рассылок

Наименование группы

Адрес электронной почты групповых рассылок

1

2

Структурные подразделения администрации области

spa@eds.tambov.gov.ru

Органы исполнительной власти области

oiv@eds.tambov.gov.ru

Администрации городов

admg@eds.tambov.gov.ru

Администрации районов

admr@eds.tambov.gov.ru

Помощники главы администрации области и его заместителей

pom@eds.tambov.gov.ru

ПРИЛОЖЕНИЕ №3

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации области

от 02.12.2009 № 1429

(наименование приложения № 3 изложено в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

Порядок

работы с электронными документами в системе защищенного электронного документооборота в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области

1 Общие положения

(подпункт 1.1 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

1.1. Целью разработки Порядка работы с электронными документами в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области (далее - Порядок) является создание условий для функционирования электронного документооборота в системе защищенного электронного документооборота.

1.2. Основной формой информационного взаимодействия между структурными подразделениями и исполнительными органами государственной власти области, администрациями городов и районов признается электронный документооборот.

1.3.Вопросы, неурегулированные настоящим Порядком, подлежат решению в соответствии с положениями Инструкции по делопроизводству в администрации области, утвержденной постановлением администрации области от 21.03.2008 № 353, (далее - Инструкция по делопроизводству).

1.4. Основные понятия, используемые в настоящем Порядке:

электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере;

официальные адреса электронной почты - адреса электронной почты, используемые в защищенном документообороте по электронной почте;

машиночитаемая версия документа - файл, созданный в соответствии с требованиями положений Инструкции по делопроизводству, позволяющий создать копию документа на бумажном носителе без реквизитов: Герб Тамбовской области и подпись;

электронный образ документа - файл, содержащий графическую копию полностью оформленного документа.

2. Электронный документ

(подпункт 2.1 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

2.1 Электронным документом признается совокупность двух файлов электронного образа документа на бумажном носителе (pdf формат) и его машиночитаемой версии, подписанных электронной подписью (далее - ЭП).

(подпункт 2.2 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

2.2 Электронные документы подписываются ЭП уполномоченного лица. Компетенция уполномоченного лица по подписанию документов структурных подразделений администрации области или исполнительных органов государственной власти области определяется их правовыми актами.

(подпункт 2.3 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

2.3 Приложения к документу передаются в машиночитаемой версии, которая при необходимости подписывается ЭП.

2.4. Электронный документ может иметь копию на бумажном носителе. Копия электронного документа на бумажном носителе заверяется отметкой «Копия электронного документа».

3. Адреса электронной почты

(подпункт 3.1 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

3.1. Официальные адреса электронной почты для участия в защищенном электронном обороте документов с использованием ЭЦП (далее - официальные адреса ЭП) предоставляются управлением информационных технологий, связи и документооборота администрации области:

структурным подразделениям администрации области; исполнительным органам государственной власти области; приемным главы администрации области и его заместителей; администрациям городов и районов;

организациям и учреждениям, участвующим в оказании государственных и муниципальных услуг населению;

иным организациям по соглашению с администрацией области.

(подпункт 3.2 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

3.2 Перечень официальных адресов ЭП ведется управлением информационных технологий, связи и документооборота администрации области и размещается на внутреннем Портале органов государственной власти и местного самоуправления области.

3.3. Официальные адреса ЭП администрациям городов и районов, иным организациям, подключенным к сети администрации области, предоставляются на основании соглашений между администрацией Тамбовской области и заинтересованной стороной.

3.4 Официальные адреса ЭП защищенного электронного документооборота с использованием ЭЦП используются только среди его участников.

3.5 Структурное подразделение администрации области, исполнительный орган государственной власти области, приемная заместителя главы администрации области, иной участник могут иметь только один официальный адрес ЭП.

(раздел 4 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

4. Электронная подпись

4.1 Обслуживание защищенной системы электронного документооборота с использованием ЭП осуществляет удостоверяющий центр Тамбовского областного государственного бюджетного учреждения «Региональный информационно-технический центр» (далее - ТОГБУ «РИТЦ», Удостоверяющий центр).

4.2 Структурные подразделения администрации области, исполнительные органы государственной власти области, администрации городов и районов подключаются к системе электронного документооборота с использованием ЭП ТОГБУ «РИТЦ».

4.3. Иные юридические лица подключаются к системе электронного документооборота в соответствии с заключенными с администрацией области соглашениями.

5. Создание и передача электронного документа

5.1. Электронный документ создается с помощью лицензионных программных средств, обеспечивающих его дальнейшее использование в системе электронного документооборота.

5.2. Передача электронных документов осуществляется уполномоченными лицами участников электронного документооборота после их регистрации в соответствии с установленным порядком.

(подпункт 5.3 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

5.3. Для регистрации и передачи защищенного электронного документа исполнитель представляет в отдел документационного обеспечения управления информационных технологий, связи и документооборота администрации области оригинал подписанного главой администрации области или его заместителями документа на бумажном носителе в двух экземплярах. Экземпляр с визами остается в отделе документационного обеспечения управления информационных технологий, связи и документооборота администрации области, второй экземпляр передается исполнителю для передачи по электронной почте и хранится в соответствии с существующим порядком.

5.4. По электронной почте передаются заверенная ЭЦП машиночитаемая версия документа и приложения в машиночитаемом виде. При необходимости передается электронный образ документа, заверенный ЭЦП.

5.5. Отправка электронной почты осуществляется с включенной функцией «запросить уведомление о прочтении».

5.6. Обмен электронными документами осуществляется через официальный сервер электронной почты с использованием официальных адресов электронной почты, опубликованных в Перечне рассылок на заместителя главы администрации области, иной участник могут иметь только один официальный адрес ЭП.

6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты

Порядок регистрации и рассмотрения электронного документа, поступившего на официальный адрес электронный почты администрации области, структурного подразделения администрации области и исполнительного органа государственной власти области, соответствует порядку регистрации и рассмотрения документов на бумажном носителе, определенному Инструкцией по делопроизводству.

7. Хранение электронных документов

7.1 Хранение электронного документа осуществляется уполномоченными лицами, осуществляющими заверение копий документов ЭЦП в соответствии с установленным порядком.

7.2 Срок хранения электронного документа соответствует сроку хранения его копии на бумажном носителе.

7.3. Ответственность за сохранность электронного документа возлагается на уполномоченных лиц.

(подпункт 7.4 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

7.4. Архив официального сервера электронной почты хранится в течение 5 лет. Ответственность за его сохранность возлагается на управление информационных технологий, связи и документооборота администрации области.

8. Рассылка опубликованных нормативных правовых актов области (далее - НПА)

8.1 Официальные копии НПА, размещенные на Портале органов государственной власти и местного самоуправления области в форме электронных документов, участникам электронного документооборота на бумажных носителях не рассылаются.

(подпункт 8.2 изложен в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

8.2 Работник, занимающий должности государственной гражданской службы в отделе документационного обеспечения управления информационных технологий, связи и документооборота администрации области, в соответствии с должностным регламентом, направляет на официальные адреса электронной почты заинтересованных сторон извещения об опубликовании НПА в соответствии со списком рассылки.

8.3 Учет проработки НПА осуществляется в полученных по электронной почте извещениях без использования копии электронного документа на бумажном носителе.

ПРИЛОЖЕНИЕ №4

УТВЕРЖДЕНА

постановлением администрации области

от 02.12.2009 № 1429

(наименование приложения № 4 изложено в редакции постановления администрации Тамбовской области от 31.01.2014 № 92)

ФОРМА РЕЕСТРА

лиц, уполномоченных вести электронный документооборот с использованием электронной подписи в структурных подразделениях администрации области и исполнительных органах государственной власти области

ФИО

Должность

Контактная

информация:

рабочий телефон,

адрес электронной

почты

Дата внесения в Реестр

Основания

внесения в

Реестр

Дата удаления

из реестра

Основания

удаления из Реестра

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8