ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ И СПОРТА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВКЛЮЧЕ...



ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 04 августа 2010 г. № 293

г. Орел

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ И СПОРТА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ (ИСКЛЮЧЕНИЯ) В СОСТАВ АРХИВНОГО ФОНДА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

{Утратил силу: постановление Правительства Орловской области от 10.04.2012 г. № 116; НГР: ru57000201200204}

В целях реализации распоряжения Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 года № 1789-р, постановления Правительства Орловской области от 24 марта 2010 года № 87 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) органами исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области», а также в целях совершенствования работы в сфере архивного дела Правительство Орловской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент исполнения Департаментом образования, культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Орловской области, руководителя блока социального развития О. Н. Ревякина

Председатель Правительства

Орловской области

А.П. Козлов

Приложение к постановлению

Правительства Орловской области

от 4 августа 2010 г. № 293

Административный регламент

исполнения Департаментом образования, культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Проведение экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области (далее - государственная функция).

Наименование органа исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, исполняющего государственную функцию

2. Государственная функция исполняется Департаментом образования, культуры и спорта Орловской области (далее также - Департамент).

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Закон Орловской области от 6 июля 1999 года № 109-03 «Об архивном деле в Орловской области»;

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее - Правила);

приказ Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации от 12 октября 2006 года № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год»;

постановление Правительства Орловской области от 30 апреля 2009 года № 24 «Об утверждении Положения о Департаменте образования, культуры и спорта Орловской области»;

приказ Департамента образования, культуры и спорта Орловской области от 7 августа 2009 года № 303 «Об экспертно-проверочной комиссии Департамента образования, культуры и спорта Орловской области» (далее -приказ Департамента от 7 августа 2009 года № 303);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст;

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 года.

Описание результатов исполнения государственной функции

4. Результатом исполнения государственной функции является:

1) формирование качественного по составу и содержанию Архивного фонда Орловской области как составной части Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов и их отбора на постоянное хранение в виде решений экспертно-проверочной комиссии Департамента (далее - ЭПК):

а) об утверждении описей дел постоянного хранения; актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

б) об одобрении предложений архивных учреждений Орловской области о включении (исключении) организаций в списки источников комплектования государственного и муниципальных архивов Орловской области;

в) о согласовании: списков организаций - источников комплектования архивных учреждений Орловской области; номенклатур дел; актов описания архивных документов, переработки описей; листов учета и описания уникальных документов; актов о неисправимых повреждениях документов; актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; описей дел по личному составу; инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архивных учреждений Орловской области;

2) предоставление в Федеральное архивное агентство Министерства культуры Российской Федерации в годовом отчете об основных направлениях развития архивного дела в Орловской области сведений о количестве:

а) дел постоянного хранения, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации;

б) организаций, включенных (исключенных) в списки источников комплектования архивных учреждений Орловской области;

в) уникальных документов, включенных в государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (или в региональный реестр уникальных документов);

г) описанных архивных документов и дел переработанных описей;

д) дел с неисправимо поврежденными документами и необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны;

е) дел по личному составу;

ж) номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архивных учреждений Орловской области.

Описание заявителей

5. Заявителями на исполнение государственной функции являются архивные учреждения Орловской области и организации – источники комплектования архивных учреждений Орловской области.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

6. Местонахождение Департамента образования, культуры и спорта Орловской области: 302021, г. Орел, пл. Ленина, д. 1, тел.: (4862) 47-55-58, факс: (4862) 41-51-80, e-mail: pr_obraz@adm.orel.ru

7. Местонахождение управления культуры и архивного дела Департамента образования, культуры и спорта Орловской области (далее - управление культуры и архивного дела): 302026, г. Орел, ул. Комсомольская, д.^3, тел.: (4862) 59-00-07, факс: (4862) 59-00-06, e-mail: artorel@ya.ru

8. Местонахождение отдела туризма и архивного дела управления культуры и архивного дела (далее - отдел туризма и архивного дела): 302026, г. Орел, ул. Комсомольская, д. 63, тел.: (4862) 59-02-84, 41-54-53, факс: (4862) 59-00-13, e-mail: tourism@adm.orel.ru

Часы работы: понедельник - пятница 9.00 - 18.00; перерыв с 13.00 до 14.00, суббота, воскресенье - выходные дни.

9. Информация об исполняемой государственной функции и информирование по процедуре исполнения государственной функции предоставляется специалистами непосредственно в отделе туризма и архивного дела по личным и письменным обращениям заявителей, по телефону и электронной почте.

10. По личным обращениям информирование заявителей осуществляется специалистами отдела туризма и архивного дела на рабочем месте в соответствии с графиком работы отдела. Прием заявителей может быть осуществлен в день обращения или по предварительной записи. Предварительная запись осуществляется по личному обращению, по телефону, электронной почте. Прием может быть перенесен по инициативе заявителя на другой день или другое время.

11. При ответах на телефонные звонки специалисты отдела туризма и архивного дела подробно в вежливой форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. При невозможности специалиста отдела туризма и архивного дела самостоятельно ответить заявителю на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован другому должностному лицу или заявителю должен быть сообщен номер телефона, по которому он может получить необходимую информацию.

12. По письменным обращениям заявителей готовится ответ по существу запроса со ссылками на федеральное и областное законодательство в сфере архивного дела или другие нормативные правовые акты с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя, который направляется в виде почтового отправления в адрес заявителя.

13. Если информирование заявителей осуществляется по электронной почте, ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

14. По исполняемой государственной функции заявители информируются:

о приостановлении исполнения государственной функции и возвращении документов заявителям на доработку;

об отказе в исполнении государственной функции с обоснованием причины отказа;

о сроках проведения заседаний ЭГЖ, решениях ЭПК по документам, представленным заявителями на рассмотрение ЭПК;

о нормативных правовых актах в сфере архивного дела, в том числе касающихся полномочий ЭПК;

по вопросам составления и оформления документов, представляемых на рассмотрение ЭПК, а также о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организаций - источников комплектования архивных учреждений Орловской области.

15. Заявители в любое время могут обратиться за получением информации о ходе исполнения государственной функции: письменно, по телефону, электронной почте, а также лично.

5 Сроки исполнения государственной функции

16. Срок исполнения государственной функции (то есть срок рассмотрения документов заявителей) составляет не более 2 месяцев с даты регистрации документов.

Регистрация документов осуществляется в день получения документов. Зарегистрированные документы, поступившие от заявителей, передаются на проверку членам ЭПК не позднее 2 недель до намеченной даты очередного заседания ЭПК.

17. Заседания ЭПК проводятся по мере поступления документов, но не реже 1 раза в два месяца. Составление протокола заседания ЭПК, подписание его председателем и секретарем ЭПК и утверждение руководителем Департамента осуществляется в течение 15 дней после заседания ЭПК. Оформление документов заявителей (проставление штампов ЭПК об утверждении или согласовании), составление выписок из решений ЭПК, уведомление заявителей (по телефону) о принятых решениях ЭПК и выдача заявителям (лично) документов (со штампами ЭПК) или выписок из решений ЭПК производится в срок до 10 дней после утверждения протокола. В случае неявки заявителей в указанный срок документы направляются заявителям на следующий день после истечения указанного срока по почте.

В годовой отчет об основных направлениях развития архивного дела в Орловской области, направляемый в Федеральное архивное агентство Министерства культуры Российской Федерации не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным, вносятся - ведения, касающиеся исполнения государственной функции.

18. В случаях приостановления исполнения государственной функции (то есть возвращения документов заявителям на доработку), исполнение государственной функции возобновляется с момента поступления исправленных документов на регистрацию прежним порядком.

19. Время приема и очередности заявителей при подаче и возвращении документов устанавливается по согласованию с заявителями, ввиду чего время ожидания заявителями не превышает 5-10 минут.

Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции или отказа в исполнении государственной функции

20. Приостановление исполнения государственной функции осуществляется: если документы представлены заявителями не в полном объеме; если в результате рассмотрения документов членами ЭПК составлены заключения о неточностях и ошибках в их содержании и оформлении, при этом документы возвращаются заявителям на доработку.

21. Отказ в исполнении государственной функции осуществляется организациям, не являющимся источниками комплектования архивных учреждений Орловской области, кроме документов ликвидируемых организаций, которые в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 23, пункты 8, 10) поступают на хранение в архивные учреждения Орловской области.

Требования к месту исполнения государственной функции

21. Прием и информирование заявителей осуществляется в кабинете специалистов по архивному делу отдела туризма и архивного дела, который должен соответствовать санитарно-эпидемиологическим нормам.

22. Оформление входа в здание, где располагается управление культуры и архивного дела, обеспечивает возможность визуальной идентификации находящегося в нем данного структурного подразделения Департамента.

23. Документы представляются на рассмотрение ЭПК составленными и заполненными заявителями. Составление документов осуществляется заявителями непосредственно по месту нахождения организаций (заявителей). Формы документов, представляемых заявителями на рассмотрение ЭПК, содержатся в Правилах, а также в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Архивные учреждения Орловской области и источники комплектования архивных учреждений Орловской области в обязательном порядке обеспечиваются этими документами (в печатном или электронном виде).

В соответствии с пунктом 4.3.1 Правил архивные учреждения осуществляют подготовку конкретных документов к рассмотрению ЭПК совместно с организациями - источниками комплектования архивных учреждений. Содержание каждого документа, представляемого на рассмотрение ЭПК, имеет индивидуальный характер для конкретного источника комплектования, ввиду чего кабинет сотрудников отдела туризма и архивного дела визуальной, текстовой информацией по вопросам деятельности ЭПК не оформляется.

Перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции

24. Заявители предоставляют следующие основные документы на рассмотрение ЭПК:

предложения архивных учреждений Орловской области о включении (исключении) организаций в списки источников комплектования государственного и муниципальных архивов Орловской области с обоснованием причин включения (исключения) в 1 экземпляре - в произвольной форме;

списки организаций - источников комплектования архивных учреждений Орловской области в 1 экземпляре (приложение 1 к настоящему административному регламенту);

описи дел постоянного хранения в 4 экземплярах (приложение 2 к настоящему административному регламенту);

номенклатуры дел в 3 экземплярах (приложение 3 к настоящему административному регламенту);

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в 2 экземплярах (приложение 4 к настоящему административному регламенту);

акты описания архивных документов, переработки описей в 2 экземплярах (приложение 5 к настоящему административному регламенту);

акты о неисправимых повреждениях документов в 2 экземплярах (приложение 6 к настоящему административному регламенту);

акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, в 2 экземплярах (приложение 7 к настоящему административному регламенту);

листы учета и описания уникальных документов в 1 экземпляре (приложение 8 к настоящему административному регламенту).

описи дел по личному составу в 4 экземплярах (приложение 9 к настоящему административному регламенту);

инструкции по делопроизводству, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архивных учреждений Орловской области в 2 экземплярах, формы для которых нормативными правовыми актами не установлены.

Требования к исполнению государственной функции на платной (бесплатной) основе

25. Государственная функция исполняется бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

26. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием заявителей и регистрация документов;

проверка документов членами ЭПК;

рассмотрение документов на заседаниях ЭПК;

оформление документов (проставление штампов ЭПК об утверждении или согласовании);

отправка (или возвращение) документов заявителям;

предоставление информации по исполнению государственной функции в Федеральное архивное агентство Министерства культуры Российской Федерации.

Прием заявителей и регистрация документов

27. Основанием для начала действий секретаря ЭПК является приказ Департамента от 7 августа 2009 года № 303, согласно которому обязанности секретаря ЭПК возложены на главного специалиста отдела туризма и архивного дела.

Регистрация документов, представляемых заявителями (лично), осуществляется секретарем ЭПК непосредственно во время приема заявителей; регистрация документов, полученных по почте, осуществляется в день получения документов.

Регистрация документов заявителей является основанием для начала действий по исполнению государственной функции.

Основанием для регистрации документов организаций - источников комплектования архивных учреждений Орловской области является решение ЭПК о включении организаций в списки источников комплектования государственного и муниципальных архивов Орловской области.

28. Документы, представленные заявителями не в полном объеме, не регистрируются и возвращаются секретарем ЭПК заявителям, представляющим документы лично, - в день представления; документы, присланные по почте, - возвращаются заявителям в день получения документов или (по согласованию с заявителями) возвращаются заявителям лично не позднее 5 дней с момента получения документов. В случае неявки заявителей в указанный срок, документы в течение одного дня направляются заявителям по почте.

29. По мере поступления документов от заявителей председатель ЭПК (в соответствии с приказом Департамента от 7 августа 2009 года № 303 обязанности председателя ЭПК возложены на начальника управления культуры и архивного дела) по предложению секретаря ЭПК определяет дату очередного заседания ЭПК.

Секретарь ЭПК информирует членов ЭПК о дате очередного заседания ЭПК и передает членам ЭПК зарегистрированные документы, поступившие от заявителей, не позднее 2 недель до намеченной даты очередного заседания ЭПК.

Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем ЭПК и передается председателю ЭПК и членам ЭПК не позднее чем за 2 дня до заседания.

Проверка документов членами ЭПК

30. Основанием для проверки зарегистрированных документов членами ЭПК является регистрация этих документов секретарем ЭПК.

Члены ЭПК проводят проверку документов в течение 2 недель до даты заседания ЭПК и в тот же срок представляют секретарю ЭПК проекты решений ЭПК по документам заявителей (об утверждении, о согласовании) или заключения на документы, не соответствующие по содержанию и оформлению установленным требованиям и нормам. Критерии для принятия решений по документам членами ЭПК указаны в пункте 33 настоящего административного регламента.

31. Секретарь ЭПК по телефону информирует заявителей о заключениях членов ЭПК и возвращает документы с заключениями членов ЭПК заявителям (лично) на доработку в течение 10 дней с момента получения заключений членов ЭПК. В случае неявки заявителей в указанный срок направляет документы заявителям на следующий день после истечения указанного срока по почте.

В журнале регистрации секретарь ЭПК проставляет дату выдачи (или отправки по почте) документов, возвращаемых на доработку, с заключениями членов ЭПК. При возвращении вышеуказанных материалов заявителям лично заявители расписываются в журнале регистрации.

Рассмотрение документов на заседаниях ЭПК

32. Основанием для проведения заседаний ЭПК является приказ Департамента от 7 августа 2009 года № 303 и установленная председателем ЭПК дата проведения очередного заседания ЭПК.

Заседания ЭПК проводятся по мере поступления документов, но не реже 1 раза в два месяца. На заседаниях ЭПК рассматриваются документы, представленные заявителями, и принимаются решения ЭПК (об утверждении, одобрении, о согласовании) с учетом проектов решений, предложенных членами ЭПК, рассматривавших эти документы до заседания ЭПК. В случае разногласий членов ЭПК решения принимаются большинством голосов, в случае разделения голосов поровну окончательное решение принимает председатель ЭПК. Протоколы заседаний ЭПК составляются секретарем ЭПК, подписываются председателем и секретарем ЭПК, утверждаются руководителем Департамента в течение 15 дней после заседания ЭПК.

33. Систематическое пополнение Архивного фонда Орловской области как составной части Архивного фонда Российской Федерации производится в результате определения источников комплектования архивных учреждений и состава архивных документов, подлежащих приему в архивные учреждения.

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Отнесение других государственных, а также негосударственных организаций к источникам комплектования производится на основании критериев: функционально-целевого назначения организации, полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (то есть изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение).

Решения о включении в состав Архивного фонда Орловской области как составной части Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭПК при утверждении описей дел постоянного хранения.

Принятие решений ЭПК об утверждении описей дел постоянного хранения осуществляется на основе комплексного применения критериев: происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли в системе государственного управления или конкретной отрасли, или типового характера, значимость выполняемых функций, время и место создания документа); содержания документов (значимость информации, в том числе её уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность); внешних особенностей документа (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа); учитывается также использование формы повидового или группового выборочного отбора документов.

Поступающие на рассмотрение ЭПК документы должны иметь необходимое количество экземпляров и должны быть составлены и оформлены в соответствии с Правилами, Основными, правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст, а также в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Росархива 6 октября 2000 года.

Оформление документов (проставление штампов ЭПК об утверждении или согласовании)

34. Основанием для проставления штампов ЭПК (об утверждении или согласовании) на документах, рассмотренных на заседаниях ЭПК, являются решения ЭПК, зафиксированные в протоколе ЭПК, утвержденном руководителем Департамента.

Секретарем ЭПК в срок до 10 дней после утверждения протокола ЭПК проставляются штампы ЭПК об утверждении или согласовании и составляются выписки из решений ЭПК.

В случае если по документам, рассматриваемым на заседании ЭПК, принимается решение о неутверждении, несогласовании конкретного документа, то членом ЭПК в срок до 5 дней после утверждения протокола заседания ЭПК составляется заключение на данный документ, которое передается секретарю ЭПК.

Отправка (или возвращение) документов заявителям

35. После утверждения протокола заседания ЭПК секретарь ЭПК в срок до 10 дней уведомляет заявителей (по телефону) о решениях ЭПК по рассмотренным документам и передает оформленные документы, выписки из решений ЭПК заявителям (лично). В случае неявки заявителей в указанный срок направляет заявителям документы на следующий день после истечения указанного срока по почте.

В тот же срок неутвержденные и несогласованные на заседании ЭПК документы возвращаются заявителям на доработку с заключениями членов ЭПК.

В журнале регистрации секретарь ЭПК проставляет дату выдачи (или отправки по почте) оформленных документов, выписок из решений ЭПК и документов, возвращаемых на доработку, с заключениями членов ЭПК. При возвращении вышеуказанных материалов заявителям лично, заявители расписываются в журнале регистрации.

Предоставление информации

по исполнению государственной функции

в Федеральное архивное агентство

Министерства культуры Российской Федерации

36. Основанием для предоставления информации по исполнению государственной функции в Федеральное архивное агентство Министерства культуры Российской Федерации является приказ Федерального архивного агентства от 12 октября 2006 года № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год», в котором указан срок предоставления информации до 15 февраля года, следующего за отчетным.

В годовом отчете об основных направлениях развития архивного дела в Орловской области предоставляются сведения о количестве:

дел постоянного хранения, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации;

организаций, включенных (исключенных) в списки источников комплектования архивных учреждений Орловской области;

уникальных документов, включенных в государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (или в региональный реестр уникальных документов);

описанных архивных документов и дел переработанных описей;

дел с неисправимо поврежденными документами и необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны;

дел по личному составу;

номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архивных учреждений Орловской области.

37. Годовой отчет составляется специалистами отдела туризма и архивного дела, визируется заместителем начальника управления - начальником отдела туризма и архивного дела управления культуры и архивного дела, подписывается начальником управления культуры и архивного дела, утверждается руководителем Департамента.

38. Годовой отчет направляется по почте, дата его отправки фиксируется в журнале регистрации исходящих документов Департамента.

39. Блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции представлена в приложении 10 к настоящему административному регламенту.

IV. Порядок и форма контроля за исполнением государственной функции Порядок и формы осуществления контроля

40. Контроль за совершением действий и принятием решений, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется руководителем Департамента, в ходе утверждения протоколов заседаний ЭПК и утверждения годового отчета об основных направлениях развития архивного дела в Орловской области, направляемого в Федеральное архивное агентство.

41. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется начальником управления культуры и архивного дела Департамента (председателем ЭПК) в ходе проведения заседаний ЭПК и подписания протоколов заседаний ЭПК и годового отчета об основных направлениях развития архивного дела в Орловской области.

42. Текущий контроль также осуществляется заместителем начальника управления - начальником отдела туризма и архивного дела управления культуры и архивного дела Департамента (заместителем председателя ЭПК) в ходе проведения заседаний ЭПК и визирования годового отчета об основных направлениях развития архивного дела в Орловской области.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

43. Анализ деятельности ЭПК за год и проверки полноты, качества и сроков исполнения государственной функции по результатам каждого заседания ЭПК осуществляются заместителем начальника управления культуры и архивного дела (заместителем председателя ЭПК).

44. По результатам проверок и анализа исполнения государственной функции могут приниматься необходимые меры по улучшению организации работы ЭПК или устранению выявленных недостатков.

45. Проверка может быть проведена по конкретному обращению (жалобе) заявителя.

Ответственность государственных гражданских служащих

46. В случае выявления нарушений при исполнении государственной функции к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном действующим законодательством.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции

Внесудебное обжалование

47. Заявители (или их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые ЭПК или сотрудниками отдела туризма и архивного дела в ходе исполнения государственной функции, устно или письменно:

к руководителю Департамента, тел.: (4862) 47-55-58, факс: (4862) 41-51-80, e-mail: pr_obraz@adm.orel.ru, адрес Департамента: 302021, г. Орел, пл. Ленина, 1;

к начальнику управления культуры и архивного дела Департамента, тел.: (4862) 59-00-07, факс: (4862) 59-00-06, e-mail: artorel@ya.ru, адрес управления: 302026, г. Орел, ул. Комсомольская, 63;

к заместителю начальника управления - начальнику отдела туризма и архивного дела управления культуры и архивного дела Департамента, тел.: (4862) 59-02-84, факс: (4862) 59-00-13, e-mail: tourism@adm.orel.ru.

48. Письменная жалоба подлежит обязательной регистрации и рассматривается в срок не позднее 30 дней со дня ее регистрации.

49. Жалоба анонимного заявителя не рассматривается, жалоба также может быть оставлена без ответа по существу поставленных вопросов, если в ней содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угроза жизни должностных лиц, при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления своим правом. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

50. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Департамента или иное уполномоченное им должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу с уведомлением заявителя о прекращении переписки.

51. Руководитель Департамента или иные уполномоченные им должностные лица обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения заявителя (проверку), при необходимости – с участием заявителя или его представителя, и, в случае подтверждения указанных заявителем недостатков, принимают меры, направленные на восстановление прав и интересов заявителя.

52. Заявителю могут быть предоставлены информация и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

53. Результаты проверки по обращению (жалобе) заявителя оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению, если таковые имели место, и ответа заявителю на его обращение (жалобу), в котором излагаются результаты рассмотрения обращения (жалобы) и принятые меры по существу обращения.

54. Ответ на письменную жалобу, направленную руководителю Департамента, подписывает руководитель Департамента. Ответ на письменную жалобу, направленную начальнику управления культуры и архивного дела, подписывает начальник управления культуры и архивного дела. Ответы на жалобы направляются по почтовому адресу, указанному в обращении.

Судебное обжалование

55. Заявители (или их представители) вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия (бездействие) должностных лиц, участвующих в исполнении государственной функции, в судебном порядке.

Приложение 1

к административному регламенту исполнения

Департаментом образования культуры и спорта Орловской

области государственной функции по проведению

экспертизы ценности документов для включения

(исключения) в состав Архивного фонда Орловской

области

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель _______________________________

(название архивного учреждения)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СПИСОК

организаций – источников комплектования государственного (муниципального) архива

__________________________________________________________________________

(название архива)

№

пп

Индекс организации*

Наименование организации

Форма собственности (государственная, негосударственная)

Форма приема документов: полная – 1, выборочная повидовая – 2.1, групповая – 2.2

Прием НТД, КФФД

Примечания** (изменения решений ЭПК, номер и дата протокола)

1

2

3

4

5

6

7

Форма списка организаций – источников комплектования

Формат А4 (297х210)

______________________

*Состоит из порядкового номера раздела и порядкового номера организации внутри раздела

**Для государственной организации указывается наличие или отсутствие заключенного с ней соглашения.

Итого по состоянию на ______________________:

дата

Всего организаций в списке _____________. В том числе по видам собственности: ________

В том числе по формам приема: _________________________________________________

Наименование должности работника _________Подпись _________Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Департамента образования,

культуры и спорта Орловской области

от _________________ № ______________

Форма списка организаций – источников комплектования

(продолжение)

Форма А4 (297х210)

Приложение 2

к административному регламенту

исполнения Департаментом

образования культуры и спорта

Орловской области государственной

функции по проведению экспертизы

ценности документов для

включения (исключения) в состав

Архивного фонда Орловской области

______________________________

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Фонд № ___________________

ОПИСЬ №_________________

дел постоянного хранения

Подпись Расшифровка подписи

за ________________________ год

№

пп

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено __________________________________________________________ дел

с № ______________________ по № _______________________________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________________________

Наименование

составителя описи ____________________Подпись ___________________________Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации _________________________Подпись ___________________________Расшифровка подписи

Дата

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации

Формат А4 (210х297)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ______________

(наименование

_________________________

организации)

от _____________№________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК Департамента образования,

культуры и спорта Орловской области

от ______________ № ____________

Приложение 3

к административному регламенту

исполнения Департаментом

образования культуры и спорта

Орловской области государственной

функции по проведению экспертизы

ценности документов для

включения (исключения) в состав

Архивного фонда Орловской области

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

____________№_________

_______________________

(место составления)

На __________________год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации________________Подпись ________   ___Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архива)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК _________

(наименование

____________________

организации)

от ___________№_____

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Департамента образования,

культуры и спорта Орловской области

от ________________ №____________

Форма номенклатуры дел организации

Формат А4 (210х297)

Итоговая запись о категориях дел (томов), заведенных в ________________________ году в

_____________________________________________________________________________

(наименование организации)

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Итого

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации _________________Подпись____________Расшифровка подписи

Дата

Форма номенклатуры дел организации

(продолжение)

Форма А4 (210х297)

Приложение 4

к административному регламенту

исполнения Департаментом

образования культуры и спорта

Орловской области государственной

функции по проведению экспертизы

ценности документов для

включения (исключения) в состав

Архивного фонда Орловской области

__________________

(название архива)

АКТ

_______№_________

(дата)

о выделении к уничтожению

архивных документов, не

подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель _______________

(название архива)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

К уничтожению отобраны документы фонда № _____________________________________

(название фонда)

_____________________________________________________________________________

на основании: ________________________________________________________________

(ссылки на нормативно-методические документы

_____________________________________________________________________________

для проведения экспертизу)

№

пп

Названия групп документов

Крайние даты

Номера описей

Номера ед.хр. по описям

Количество ед.хр.

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

Итого _________________________________ед.хр. за _________________________ год(ы)

(цифрами и прописью)

Количество ед.хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении ____________________________________________________________________

Заведующий отделом

(архивохранилищем)__________________Подпись_______________Расшивровка подписи

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Формат А4 (210х297)

Наименование должности работника       Подпись                  Расшивровка подписи

Дата

Документы сданы _____________________________________________________________

(название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной ___________ № ______________________

(дата)

Наименование должности работника       Подпись                  Расшивровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника       Подпись                  Расшивровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК Департамента образования,

культуры и спорта Орловской области

от _______________ № ____________

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

(продолжение)

Формат А4(210х297)

Приложение 5

к административному регламенту

исполнения Департаментом

образования культуры и спорта

Орловской области государственной

функции по проведению экспертизы

ценности документов для

включения (исключения) в состав

Архивного фонда Орловской области

__________________

(название архива)

АКТ

_______№_________

(дата)

описания архивных документов,

переработки описей

(нужно подчеркнуть)

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель _______________

(название архива)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд № _____________________________________________________________________

(название фонда)

_____________________________________________________________________________

По состоянию на ____________ в фонде № ______________________________ по учетным

(дата начала работы)

данным числилось ____________ описей, ______________ ед.хр., ____________ архивных

документов, _____________ листов россыпи за ________________________________ годы

Для работы получено: по описи № __________________________________________ ед.хр.

неописанных ___________ ед.хр., архивных документов, ______________________ листов.

В результате ___________________________________ произошли следующие изменения:

(наименование работы)

выделено не подлежащих хранению ______________________________ ед.хр.(док-ов, лл.)

возвращено собственнику _______________________________________ ед.хр.(док-ов, лл.)

передано в научно-справочную библиотеку___________________________________ ед.хр.

передано в другие фонды архива_________________________________ ед.хр.(док-ов, лл.)

Форма акта описания архивных документов, переработки описей

Формат А4 (210х297)

передано в другие архивы_______________________________________ ед.хр.(док-ов, лл.)

объединено с другими ед.хр. ______________________________________________ ед.хр.

сформировано из россыпи _________________________________________________ ед.хр.

поступило из других фондов _____________________________________ ед.хр. (док-ов, лл).

включена пересоставленная опись __________________________________________ ед.хр.

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Вновь составлены описи № _____________________ на _______________________ ед.хр.

По состоянию на ____________ в фонде № ______________________________ по учетным

(дата завершения работы)

числится __________________ описей, ______________ ед.хр. за _________________ годы.

Проведены следующие виды работ: ______________________________________________

_____________________________________________________________________________

(перечисляются проделанные виды работ)

____________________________________________________________________________

Составлено для именного каталога ______________________________________ описаний

для систематического каталога __________________________________________ описаний

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: _____________________

_____________________________________________________________________________

(перечислить какой именно)

Работу выполнили:

Наименование должностей

работников                                  Подписи                Расшифровка подписей

Работу принял:

Наименование должностей

работников                                  Подписи                 Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, переработки описей

(продолжение)

Формат А4(210х297)

Описания для БД/каталога принял:

(нужное подчеркнуть)

Наименование должностей

работников                                  Подписи                 Расшифровка подписи

Дата

Документы фонда и справочный аппарат принял

Наименование должностей

работников                                  Подписи                 Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должностей

работников                                  Подписи                 Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Департамента образования,

культуры и спорта Орловской области

от ______________ № ________________

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, переработки описей

(продолжение)

Формат А4(210х297)

Приложение 6

к административному регламенту

исполнения Департаментом

образования культуры и спорта

Орловской области государственной

функции по проведению экспертизы

ценности документов для

включения (исключения) в состав

Архивного фонда Орловской области

Наименование организации

АКТ

_______________ № ___________

____________________________

(место составления)

о неисправимых повреждениях

документов

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд № ___________________

(название фонда)

В фонде обнаружены документы, призванные неисправимо поврежденными:

№

пп

Опись №

Ед.хр. №

Количество листов (время звучания, метраж)

Заголовок поврежденных ед.хр.

Крайние даты

Сущность и причины повреждения

1

2

3

4

5

6

7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _______________________________ ед.хр.

Перечисленные ед.хр. подлежат списанию ввиду:

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Формат А4(210х297)

Наименование должности

руководителя архива               Подпись                         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК _____________

(наименование

________________________

организации)

от _______________ № ____

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Департамента образования,

культуры и спорта Орловской области

от _____________________ № ________

Изменения в учетные документы архива внесены

Руководитель архива

(лицо, ответственное за архив)             Подпись                 Расшифровка подписи

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

(продолжение)

Формат А4 (210х297)

Приложение 7

к административному регламенту

исполнения Департаментом

образования культуры и спорта

Орловской области государственной

функции по проведению экспертизы

ценности документов для

включения (исключения) в состав

Архивного фонда Орловской области

Наименование организации

АКТ

____________ № _________

________________________

(место составления)

о необнаружении документов, пути

розыска которых исчерпаны

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд № ___________________

(название фонда)

В результате _____________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

Опись №

Ед.хр. №

Заголовок ед.хр.

Количество листов (время звучания, метраж)

Крайние даты

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________________________________________________ед.хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.

____________________________________________________________________________

(номера ед.хр. и их групповые заголовки)

____________________________________________________________________________

Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

Формат А4 (210х297)

Наименование должности

руководителя архива               Подпись                         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК _____________

(наименование

________________________

организации)

от _______________ № ____

Протокол ЭПК Департамента образования,

культуры и спорта Орловской области

от _____________________ № ________

Изменения в учетные документы архива внесены

Руководитель архива

(лицо, ответственное за архив)                   Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

(продолжение)

Формат А4 (210х297)

_____________________

В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения

Приложение 8

к административному регламенту

исполнения Департаментом

образования культуры и спорта

Орловской области государственной

функции по проведению экспертизы

ценности документов для

включения (исключения) в состав

Архивного фонда Орловской области

ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА*

Регистрационный номер _______________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр ______________________________

1. Описание документа

Название (заголовок) документа ________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Самоназвание документа ______________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Вид документа _______________________________________________________________

Автор документа _____________________________________________________________

Дата (время создания) документа _______________________________________________

Век _________________________________________________________________________

Ориентировочная дата ________________________________________________________

Язык документа ______________________________________________________________

Аннотация ___________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Историческая справка _________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Форма листа учета и описания уникального документа

(продолжение)

Формат А4 (210х297)

_______________________

*В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

Наличие драгоценных металлов и камней _________________________________________

____________________________________________________________________________

Палеографические особенности ________________________________________________

____________________________________________________________________________

Печати ______________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа ______________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Собственность _______________________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель _______________________________________________________

Размеры ____________________________________________________________________

Объем ______________________________________________________________________

Физическое состояние _________________________________________________________

Сведения о реставрации _______________________________________________________

3. Место хранения документа

Место хранения документа _____________________________________________________

Адрес места хранения документа ________________________________________________

Архивный шифр: фонд № ___________ , оп. № ___________ , ед.хр. № ________________,

уд.уч. № _______, лл. ____________

4. Служебная информация

Кем представлен документ: ____________________________________________________

Протокол ЭПК Департамента образования,

культуры и спорта Орловской области от ________________________ года № ___________

Протокол ЦЭПК Росархива от __________________________________года № __________

Форма листа учета и описания уникального документа

(продолжение)

Формат А4 (210х297)

Приложение 9

к административному регламенту

исполнения Департаментом

образования культуры и спорта

Орловской области государственной

функции по проведению экспертизы

ценности документов для

включения (исключения) в состав

Архивного фонда Орловской области

____________________________

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд № __________________

ОПИСЬ №

дел по личному составу

за _______________ год

_____________________________________________________________________________

Название раздела

№ пп

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено _____________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № __________________________ по № _______________________________ в том числе:

литерные номера: _____________________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________________

Наименование должности составителя описи        Подпись         Расшифровка подписи

Форма годового раздела описи дел по личному составу

Формат А4 (210х297)

Дата

Начальник отдела кадров

(инспектор по кадрам)                        Подпись                  Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК _____________

(наименование

________________________

организации)

от _______________ № ____

Протокол ЭПК Департамента образования,

культуры и спорта Орловской области

от _____________________ № ________

Форма годового раздела описи дел по личному составу

(продолжение)

Формат А4 (210х297)

Приложение 10

к административному регламенту

исполнения Департаментом

образования культуры и спорта

Орловской области государственной

функции по проведению экспертизы

ценности документов для

включения (исключения) в состав

Архивного фонда Орловской области

Блок - схема

последовательности действий при исполнении Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области Экспертиза ценности и включение (исключение) документов в состав Архивного фонда Орловской области

Экспертиза ценности и включение (исключение документов в состав Архивного фонда Орловской области

Прием (и регистрация) секретарем экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Департамента образования, культуры и спорта Орловской области (далее – Департамент) документов от заявителей

Документы представлены в полном объеме

нет

да

Возвращение секретарем ЭПК документов, представленных не в полном объеме, на доработку заявителям

Передача секретарем ЭПК полученных документов членам ЭПК

Проверка членами ЭПК полученных документов

Документы соответствуют установленным требованиям

нет

да

Возвращение секретарем ЭПК документов, не соответствующих установленным требованиям, на доработку заявителям

Проведение заседания ЭПК: рассмотрение представленных документов и вынесение решений об утверждении, одобрении, согласовании документов

Составление секретарем ЭПК протокола заседания ЭПК

Подписание протокола ЭПК председателем и секретарем ЭПК. утверждение протокола заседания ЭПК руководителем Департамента

Оформление секретарем ЭПК документов, рассмотренных на заседании ЭПК (проставление на документах штампов ЭПК об утверждении или согласовании), направление заявителям документов и (в необходимых случаях) выписок из решений ЭПК

Направление в Федеральное архивное агентство сведений об изменениях в списках организаций – источников комплектования архивных учреждений Орловской области, о количестве включенных дел в состав Архивного фонда Орловской области, как составной части Архивного фонда Российской Федерации и других сведений. Регистрация отправляемых в Федеральное архивное агентство документов в журнале регистрации исходящих документов Департамента