ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СВЕДЕНИЙ О КОЛИЧЕСТВЕ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ХРАНЯЩИХСЯ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРА...



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВО СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 05.11.2009 г. № 1604-ПП

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СВЕДЕНИЙ О КОЛИЧЕСТВЕ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ХРАНЯЩИХСЯ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, И ПОРЯДКА ЗАПОЛНЕНИЯ ОТЧЕТНОЙ ФОРМЫ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПО ХРАНЕНИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции постановлений Правительства Свердловской области от 26.03.2015 № 213-ПП, от 24.12.2015 № 1190-ПП, от 21.05.2020 № 335-ПП, от 10.09.2020 № 635-ПП)

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», статьями 3, 6 Закона Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» («Областная газета», 2008, 22 ноября, № 366-367) Правительство Свердловской области

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить:

1) Порядок предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области (прилагается);

2) Порядок заполнения отчетной формы о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области (прилагается).

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Заместителя Губернатора Свердловской области А.Р. Салихова.

(пункт 2 в редакции постановления Правительства Свердловской области от 21.05.2020 № 335-ПП)

Председатель Правительства

Свердловской области

В.А. Кокшаров

Утвержден

постановлением Правительства

Свердловской области

от 05.11.2009 № 1604-ПП

(в редакции постановления Правительства Свердловской области от 24.12.2015 № 1190-ПП)

ПОРЯДОК

предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области

1. Настоящий порядок предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, определяет сроки представления и систему заполнения годовой формы учетного документа «Сведения о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальном(ых) архиве(ах) муниципального образования» (далее – сведения) (прилагается) на архивные документы, относящиеся к государственной собственности Свердловской области и хранящиеся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области.

2. Настоящий порядок разработан в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы от 11.03.97 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации», Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104‑ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области».

(пункт 2 в редакции постановления Правительства Свердловской области от 10.09.2020 № 635-ПП)

3. Общие положения:

1) сведения составляются структурным подразделением органа местного самоуправления муниципального образования, расположенного на территории Свердловской области, или муниципальным учреждением, созданным этим органом, осуществляющим комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – муниципальный архив);

2) сведения составляются ежегодно, отражают количество архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальном архиве соответствующего муниципального образования, по состоянию на 31 декабря отчетного года;

3) сведения представляются в Управление архивами Свердловской области посредством системы электронного документооборота Правительства Свердловской области до 20 февраля года, следующего за отчетным годом;

(подпункт 3 в редакции постановления Правительства Свердловской области от 10.09.2020 № 635-ПП)

4) для информационной поддержки учета архивных фондов и оперативного представления сведений учет осуществляется в автоматизированном режиме;

5) в сведениях отражается информация об архивных документах, относящихся к государственной собственности Свердловской области, внесенных в описи дел, документов, и хранящихся в муниципальном архиве (далее – архивные документы);

6) заполнение сведений осуществляется машинописным способом, исправления не допускаются. Все сведения приводятся в указанных единицах измерения; при отсутствии сведений в показателе указывается цифра «0»;

7) сведения подписываются руководителем органа местного самоуправления соответствующего муниципального образования, расположенного на территории Свердловской области, и руководителем муниципального архива.

4. Порядок заполнения сведений:

графа 1 «№ строки»: присваивается номер строке для каждого архивного фонда в валовой последовательности;

графа 2 «№ фонда»: указывается учетный номер, присвоенный архивному фонду в соответствии со списком фондов – основным (обязательным) учетным документом муниципального архива;

графа 3 «Наименование фонда»: указывается название архивного фонда в рамках периода, за который приняты архивные документы;

графа 4 «Всего единиц хранения по фонду (по состоянию на 31 декабря ______ года)»: указывается общее количество архивных документов по каждому архивному фонду по состоянию на 31 декабря года, предшествующего отчетному;

графа 5 «Количество единиц хранения, поступивших за _____ год»: указывается количество архивных документов, поступивших в течение года;

графа 6 «Обоснование увеличения количества единиц хранения за _____ год»: приводится информация, поясняющая причины увеличения количества архивных документов по каждому фонду в течение года;

графа 7 «Количество единиц хранения, выбывших за _____ год»: указывается количество архивных документов, выбывших в течение года;

графа 8 «Обоснование уменьшения количества единиц хранения за _____ год»: приводится информация, поясняющая причины уменьшения количества архивных документов по каждому фонду в течение года;

графа 9 «Общее количество единиц хранения по фонду (по состоянию на 31 декабря отчетного ______ года)»: указывается общее количество архивных документов, поступивших и выбывших по каждому фонду в течение года;

графа 10 «Крайние даты документов фонда»: указываются крайние даты архивных документов по каждому фонду;

в графах 4, 5, 7 и 9 строки «Всего» указывается сумма показателей строк по каждой графе в отдельности.

Ежегодно на 31 декабря к сведениям составляется итоговая запись о количестве фондов, архивных документов, поступивших и выбывших в течение года, общем количестве архивных фондов и архивных документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.

К Порядку

предоставления сведений о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальных архивах муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области

Форма

Сведения о количестве единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области и хранящихся в муниципальном (ых) архиве (ах) муниципального образования ____________________________________, на 31 декабря 20__года

№

строки

№ фонда

Наименование фонда

Всего единиц хранения по фонду

(по состоянию

на 31 декабря _____ года)

Количество единиц хранения, поступивших за ______ год

Обоснование увеличения количества единиц хранения

за ______ год

Количество единиц хранения, выбывших за ____ год

Обоснование

уменьшения количества единиц хранения

за ______ год

Общее количество единиц хранения

по фонду

(по состоянию

на 31 декабря отчетного

_____ года)

Крайние даты документов фонда

Всего

х

х

х

Итого: за 20__ год поступило ____________ фондов, _________________________ единиц хранения;

(цифрами и прописью)                                                        (цифрами и прописью)

выбыло _____________________ фондов, _____________________________ единиц хранения.

(цифрами и прописью)                                                        (цифрами и прописью)

На 31.12.20__ числится _________________ фондов, _________________________ единиц хранения.

(цифрами и прописью)                                                        (цифрами и прописью)

Руководитель органа местного самоуправления              ____________              _____________________

Дата                                                                                                  (подпись)                                          (расшифровка подписи)

Руководитель муниципального архива                                          ____________                            ______________________

Дата                                                                                                                 (подпись)                                          (расшифровка подписи)

Утвержден

постановлением Правительства

Свердловской области

от 05.11.2009 № 1604-ПП

Порядок заполнения отчетной формы о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области

1. Порядок заполнения отчетной формы о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области (далее - Порядок), определяет форму отчета о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, порядок ее заполнения и сроки представления.

2. Порядок разработан в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», Законом Свердловской области от 19 ноября 2008 года № 104-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» («Областная газета», 2008, 22 ноября, № 366-367).

(пункт 2 в редакции постановления Правительства Свердловской области от 10.09.2020 № 635-ПП)

3. Общие положения:

1) отчет составляется структурным подразделением органа местного самоуправления муниципального образования, расположенного на территории Свердловской области, или муниципальным учреждением, созданным этим органом, осуществляющим комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - муниципальный архив);

2) отчет состоит из отчетной формы «Отчет о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области» (далее - отчетная форма) (прилагается) и пояснительной записки к ней;

3) в Управление архивами Свердловской области представляются отчетная форма и пояснительная записка к ней ежеквартально и за год до 25 числа последнего месяца квартала и до 15 января года, следующего за отчетным годом, соответственно;

(подпункт 3 в редакции постановления Правительства Свердловской области от 10.09.2020 № 635-ПП)

4) отчетная форма представляется в Управление архивами Свердловской области посредством системы электронного документооборота Правительства Свердловской области;

(подпункт 4 в редакции постановления Правительства Свердловской области от 10.09.2020 № 635-ПП)

5) заполнение отчетной формы осуществляется машинописным способом, при заполнении дробных данных используется символ «/» (слэш), исправления не допускаются. Все сведения даются в тысячах единиц измерения с точностью до тысячного знака.

4. Порядок заполнения отчетной формы.

В строке 101 указываются объемы работ по переплету, подшивке и ремонту архивных документов, дезинфекции, дезинсекции, выполненных как в лабораториях, так и непосредственно в муниципальном архиве. При этом следует иметь в виду, что если подшитые и переплетенные дела вынужденно расшивались при подготовке их к микрофотокопированию, при проведении усовершенствования описей дел, описания, а затем вновь были переплетены (подшиты), их объем не включается в сведения. Исключение составляют дела, качество переплета и подшивки которых обуславливает необходимость проведения этой работы вне зависимости от их копирования.

В строке 102 указывается объем работ по картонированию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, на бумажной основе в единицах хранения.

В строке 103 указывается объем смикрофильмированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). В «Дополнении» к строке 103, графе 1, указывается количество кадров негативов, отснятых на рулонной пленке или микрофишах.

В графе 7 «Примечание» указываются дробью: в числителе - объем единиц хранения, на которые создан в муниципальном архиве страховой фонд по состоянию на 31 декабря отчетного года, согласно паспортным данным, в знаменателе - общий объем единиц хранения, подлежащих страховому копированию по состоянию на 31 декабря отчетного года. Графа 7 «Примечание» заполняется также в случае, если создание страхового фонда в течение года не проводилось.

В строках 201 - 202 в графах 1 - 7 указывается количество единиц хранения, принятых на постоянное хранение от областных организаций, дифференцированно по видам документов, отчетные данные о приеме документов от граждан (в условных единицах из расчета: 1 условная единица равна одному документу на двадцати и более листах, альбому, рукописи, микрофильму или двадцати листам малообъемных документов), а также в графе 8 - отчетные данные о приеме документов по личному составу от организаций; в графе 9 указываются дробью: в числителе - количество органов государственной власти Свердловской области, иных государственных органов Свердловской области, государственных унитарных предприятий Свердловской области и государственных учреждений Свердловской области, включенных в список источников комплектования муниципального архива в отчетном году, в знаменателе - общее количество органов государственной власти Свердловской области, иных государственных органов Свердловской области, государственных унитарных предприятий Свердловской области и государственных учреждений Свердловской области, включенных в список источников комплектования муниципального архива.

В строке 203 в графах 1 - 7 указывается количество единиц хранения, внесенных в описи дел, утвержденных экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области, дифференцированно по видам документов.

В строке 204 в графах 1 - 7 указывается количество единиц хранения архивных документов, переданных из одной формы собственности в другую, дифференцированно по видам документов. В строке «Примечание» указываются конкретные номера переданных фондов. В пояснительной записке указываются конкретные сведения о принятых нормативно-правовых актах о передаче собственности на архивные документы и собственниках.

В строке 301:

1) в графе 1 указывается суммарное количество информационных мероприятий, проведенных в течение отчетного квартала/года с использованием архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области: выставки и экскурсии по ним, подборки архивных документов, созданные сайты, разделы сайтов, конференции, публикации и статьи в средствах массовой информации, радио-, телепередачи, инициативные информации, школьные уроки, семинары, лекции, учебы для организаций - источников комплектования муниципального архива. В строке «Примечание» указывается количество посетителей мероприятий;

2) в графе 2 указывается количество исполненных по архивным документам, относящимся к государственной собственности Свердловской области, запросов физических и юридических лиц, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации за отчетный квартал/год. В строке «Примечание» указывается дробью: в числителе - количество запросов, исполненных с положительным результатом, в знаменателе - количество запросов, исполненных в установленные законодательством сроки;

3) в графе 3 учитывается количество фактических посещений пользователями читального зала муниципального архива в течение отчетного квартала/года. В строке «Примечание» указывается общее количество пользователей, работавших в читальном зале;

4) в графе 4 указывается количество посещений с целью оказания методической помощи архивов организаций – источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, относящиеся к государственной собственности Свердловской области, в муниципальный архив за отчетный квартал/год. В строке «Примечание» указывается количество проведенных консультаций;

(подпункт 4 в редакции постановления Правительства Свердловской области от 10.09.2020 № 635-ПП)

5) в графе 5 указывается суммарное количество пользователей архивной информации, включая работавших в читальном зале, граждан, обратившихся с запросами, посетителей мероприятий, проведенных муниципальным архивом с использованием архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области. В строке «Примечание» указывается количество исполненных тематических запросов, в том числе исполненной информации для органов власти;

6) в графе 6 указывается суммарное количество единиц хранения, относящихся к государственной собственности Свердловской области, выданных пользователям в читальный зал, во временное пользование по запросам сторонних организаций, а также сотрудникам муниципального архива для исполнения запросов, экспонирования документов на выставках, подготовки информации, статей, публикаций, теле-, радиопередач, исторических справок. В строке «Примечание» указывается количество выданных дел фонда пользования.

В строке 401:

1) в графе 1 указывается площадь помещений архива, оснащенных современной системой пожарной сигнализации в течение года. Под современными системами пожарной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. В строке «Примечание» указываются дробью: в числителе - общая площадь помещений архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации, по состоянию на 20 декабря отчетного года; в знаменателе - общая площадь помещений архива, оборудованных и требующих оборудования указанной системой. Строка «Примечание» заполняется также в случае, если в течение года работы по оснащению архивных площадей указанными системами не проводились;

2) графа 2 заполняется по аналогии с графой 1;

3) графа 3 заполняется по аналогии с графой 1;

4) в графе 4 указывается суммарная площадь введенных в эксплуатацию в течение года новых помещений любого производственного назначения, в том числе архивохранилищ, рабочих комнат, а также реконструированных архивохранилищ;

5) в графе 5 указывается суммарный прирост в течение отчетного года протяженности архивных полок за счет оснащения стеллажным оборудованием. В строке «Примечание» указывается общая протяженность архивных полок по состоянию на 31 декабря отчетного года;

6) в графе 6 указывается количество приобретенных компьютеров в течение года. В строке «Примечание» указывается наличие в архиве локальной сети (да/нет);

7) в графе 7 указывается количество приобретенных контрольно-измерительных приборов для фиксации температурно-влажностного режима в архивохранилище. В строке «Примечание» указывается количество приобретенных увлажнителей воздуха.

5. В пояснительной записке приводится информация, объясняющая указанные в отчетной форме цифровые показатели.

К Порядку

заполнения отчетной формы

о деятельности органов местного

самоуправления муниципальных

образований, расположенных

на территории Свердловской области,

по хранению, комплектованию, учету

и использованию архивных документов,

относящихся к государственной

собственности Свердловской области

Форма

(в редакции постановления Правительства Свердловской области от 10.09.2020 № 635-ПП)

Отчет о деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области

за _____ квартал/год ____ года

Представляют

Сроки представления отчета

Муниципальные архивы муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области

до 15 января года, следующего за отчетным годом

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

Код строки

Виды работ

(единицы хранения)

Примечание

на бумажной основе

кино

фото

фоно

видео

страховой фонд

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

101

Работы по улучшению физического состояния дел

\ / \/ /\ / \

102

Картонирование

\ / \/ /\ / \

103

Создание страхового фонда

\ / \/ /\ / \

┌───────────────────────┐

Дополнение: │ Графа 1, строка 103 │

├───────────┬───────────┤

│ кадров │ │

└───────────┴───────────┘

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Код

Виды работ

Тысяч единиц хранения

(количество)

строки

управленческая документация

документы личного происхождения

НТД

кино

фото

фоно

видео

по личному составу

областные организации - источники комплектования

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

201

Прием документов

от организаций

\ / \/ /\ / \

202

от граждан

\ / \/ /\ / \

\ / \/ /\ / \

\ / \/ /\ / \

203

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

\ / \/ /\ / \

\ / \/ /\ / \

204

Передача документов из одной формы собственности в другую

\ / \/ /\ / \

Примечание

Номера фондов

\ / \/ /\ / \

\ / \/ /\ / \

3. Предоставление информационных услуг и использование документов

Код строки

Проведение информационных мероприятий

Исполнение социально-правовых запросов

Посещение читального зала

Работа с областными организациями - источниками комплектования

Пользователи архивной информацией

Выдача документов пользователям

А

1

2

3

4

5

6

301

Примечание

4. Материально-техническая база

Код строки

Площадь помещений (кв. м)

Прирост протяженности архивных полок (погонные метры)

Количество приобретенных компьютеров

Количество приобретенных контрольно- измерительных приборов для фиксации температурно- влажностного режима

оснащенных современными системами пожарной сигнализации

оснащенных современными системами охранной сигнализации

оснащенных действующими системами автоматического пожаротушения

введенных в эксплуатацию (новых или реконструированных)

А

1

2

3

4

5

6

7

401

Примечание

\ / \/ /\ / \

Руководитель

муниципального

архива ____________________________________________________

(должность) (Ф.И.О.) (подпись)

__________________________________ 20___г.